Aspek Pengetahuan Manajemen Proyek (3)Rengga Asmara, S.Kom.rengga@eepis-its.edu2006Lessons Manajemen ntegrasi (prev lesson) Manajemen Ruang Lingkup (prev lesson) Manajemen Waktu (prev lesson) Manajemen Biaya (prev lesson) Manajemen Kualitas (prev lesson) Manajemen Sumber Daya Manusia (prev lesson) Manajemen Komunikasi Manajemen Resiko Manajemen PengadaanManajemen KomunikasiChapter 7Overview Untuk proyek skala menengah dan besar, faktor komunikasi antar anggota proyek sangatlah penting, mengingat banyaknya individu yang terlibat dan seringkali mereka semua tersebar di beberapa tempat atau bahkan area geografis yang berbeda.Overview - con't PMBOK menerangkan tentang manajemen komunikasi proyek yang terdiri dari: Communications Planning, Information Distribution, Performance Reporting, dan Administrative Closure.Manajemen Komunikasi ProyekDiagram: Project Communication Management (PMBOK, 2000)Manajemen Komunikasi - con't Komunikasi diperlukan tidak saja untuk kebutuhan interaksi, kolaborasi, dan kooperasi antara anggota tim proyek, namun lebih jauh lagi untuk membantu meyakinkan project manager dan segenap project leader bahwa aktivitas proyek dari hari ke hari sesuai dengan rencana yang ada (on the right track).Manajemen Komunikasi - con't Pada awal mulanya dahulu, proses komunikasi sulit dilakukan karena belum tersedianya teknologi informasi seperti pada era moderen saat ini sehingga para anggota tim harus secara berkala rapat atau bertatap muka untuk membahas kemajuan dan status proyek.Manajemen Komunikasi - con't Namun dengan dukungan teknologi informasi, sejumlah cara dapat dilakukan untuk berkomunikasi; dari yang sederhana seperti memanfaatkan electronic mail, mailing list, chatting, forum/discussion, sampai dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek khusus berbasis web (internet) seperti Project Management Central, Artemis, Primavera, dan lain sebagainya.PeniIaian Efektivitas KomunikasiDiagram: Penilaian Efektivitas Kanal Komunikasi (PMBOK, 2000)KanaI Komunikasi ProyekStakeholders Document Name Document FormatContact Person DueCustomer ManagementMonthly Status ReportHard copy Gail Feldman, Tony SilvaFirst oI monthCustomer Business StaIIMonthly Status ReportHard copyJulie Grant,JeII MartinFirst oI monthCustomer Technical StaIIMonthly Status ReportE-mail Evan Dodge,Nancy MichaelsFirst oI monthInternal ManagementMonthly Status ReportHard copy Bob Thomson First oI monthInternal Business and Technical StaIIMonthly Status ReportIntranet Angie Liu First oI monthTraining SubcontractorTraining Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/1999SoItware SubcontractorSoItware Implementation PlanE-mail Barbara Gates 6/1/2000Diagram: Contoh Kanal Komunikasi Proyek (PMBOK, 2000)Manajemen ResikoChapter 8Overview Seperti halnya dalam bisnis, tidak ada proyek yang tidak mengandung resiko. Berubahnya requirements, naik turunnya nilai tukar dolar terhadap rupiah, bergantinya teknologi, bangkrutnya vendor teknologi informasi Hal diatas hanyalah merupakan contoh fenomena yang merupakan resiko yang biasa dihadapi proyek teknologi informasi.Overview - con't PMBOK menerangkan tentang manajemen resiko proyek yang terdiri dari: Risk Identification, Risk Quantification, Risk Response Development, dan Risk Response Control.Manajemen ResikoDiagram: Project Risk Management (PMBOK, 2000)Hipotesa Manajemen Resiko Hasil penelitian memperlihatkan bahwa sangat sedikit mereka yang perduli dengan resiko tersebut khususnya bagi para praktisi manajemen proyek sistem informasi.Tingkat KematanganResiko ProyekDiagram: Hasil Kajian Tingkat Kematangan (PMBOK, 2000)Tingkat KematanganResiko Proyek - con't Resiko sulit kalau tidak dapat dikatakan mustahil untuk dihilangkan, karena sifatnya yang kerap eksternal atau diluar kendali proyek. Oleh karena itu, tujuan dari pengelolaan resiko bukanlah untuk menghilangkannya, namun untuk sedapat mungkin mengurangi dampak yang dapat ditimbulkan olehnya dengan cara melakukan tindakan-tindakan preventif.Contoh Manajemen Resiko Contohnya adalah dengan mempelajari jenis resiko yang mungkin muncul dan penyebabnya, mencari jalan pemecahan atau solusi agar yang bersangkutan dapat diatasi atau bahkan dicegah, mengkaji bagaimana mengurangi probabilitas kemunculan resiko tersebut, menganalisa cara untuk meminimalisasi terjadinya resiko tersebut, dan lain sebagainya.Manajemen Resiko Untuk mempermudah melakukan hal itu, banyak referensi dan perangkat aplikasi yang dapat dipergunakan oleh para praktisi proyek yang ingin melakukan pengelolaan resiko secara efektif.Tingkat KegagaIan ProyekDiagram: Probabilitas Kegagalan Proyek (PMBOK, 2000)Tingkat KegagaIan Proyek - con'tDiagram: Probabilitas Kegagalan Proyek (PMBOK, 2000)Manajemen PengadaanChapter 9Overview Banyak sekali produk atau perangkat (bahkan jasa) yang diperlukan oleh sebuah proyek agar dapat berjalan sebagaimana mestinya. Mulai dari perangkat untuk melaksanakan proyek itu sendiri, seperti: kertas, komputer, aplikasi, alat-alat kantor, bensin/transportasi, akomodasi, dan lain-lainOverview - con't Termasuk juga material atau bahan-bahan yang diperlukan untuk menciptakan output yang ingin dihasilkan, misalnya kabel, router, switch, komputer server, telecommunication provider, komputer, dan modem untuk membangun sebuah jaringan WAN.Overview - con't PMBOK menerangkan tentang manajemen pengadaan proyek yang terdiri dari: Procurement Planning, Solicitation Planning, Solicitation, Source Selection, Contract Administration, dan Contract Close-OutDiagram Manajemen PengadaanDiagram: Project Procurement Manajemen (PMBOK, 2000)Manajemen Pengadaan Untuk itulah diperlukan sebuah mekanisme manajemen yang efektif untuk mengadakan dan mengelola akan barang-barang tersebut, seperti terlihat pada diagram di bawah ini.SikIus Pengadaan DaIam ProyekDiagram: Siklus Pengadaan dalam Proyek (PMBOK, 2000)Question?End of Session