contoh tugas dan lay out buku ajar proses pembelajaran

TUGAS PEMBUATAN BUKU AJAR 1. BUAT KELOMPOK MENJADI 11 KELOMPOK2. TIAP KELOMPOK MENULIS BUKU AJAR MASING-MASING 1 BAB3. BAHAN YANG DITULIS DALAM BUKU AJAR TENTANG MATERI KULIAH PROSES

PEMBELAJARAN4. FORMAT BUKU AJAR SEPERTI YANG TELAH DIAJARKAN.5. BAGIAN DEPAN BUKU AJAR MERUPAKAN TANGGUNG JAWAB SEMUA KELOMPOK6. BUKU AJAR HARUS DIKUMPULKAN PADA SAAT UAS BERUPA HARD COPY DAN SOFT COPY.

BERIKUT SILABUS ATAU GARIS BESAR ISI BUKU.7. GUNAKAN REFERENSI YANG TAHUNNYA TIDAK LEBIH DARI 7 TAHUN8. BAHAN DASAR BUKU AJAR SUDAH ADA DI HAND OUT ATAU PERKULIAHAN PROSES

PEMBELAJARAN.9. GUNAKAN GAMBAR-GAMBAR SEBAGAI ILUSTRASI DI BAGIAN ISI BUKU AJAR

GARIS BESAR ISI BUKU

BAB 1 KONSEP PEMBELAJARANBelajar dan pembelajaranPrinsip-prinsip umum pembelajaranCara Belajar Orang DewasaBAB II SISTEM PENDIDIKAN TINGGIKonsep pendidikan tinggi Komponen Sistem Pendidikan Tinggifilosofi program diplomaBAB III MODEL-MODEL DESAIN PENGEMBANGAN KURIKULUM:Subject mater Berbasis kompetensiHumanistikRekonstruksi sosialBAB IV ANALISIS KOMPETENSI PROFESITeknik analisis kompetensi profesi dan kebutuhan instruksionalPenyusunan standar kompetensi bidanBAB V PENGEMBANGAN TUJUAN PEMBELAJARAN. Tujuan Umum/AimsObjektif Prilaku Siswa/Tujuan khususStandar Kompetensi, Kompetensi Dasar, IndikatorBAB VI PENGEMBANGAN SILABUSPengertian silabusKomponen silabuspengembangan Silabus pendidikan bidan berbasis kompetensi BAB VII PENYUSUNAN LESSON PLAN, RPP MATERI TEORI DAN PRAKTIKBAB VIII STRATEGI DASAR MENGAJARTeknik membuka dan menutup pembelajaranTeknik ceramah ilustratifTeknik bertanya dan reinforcement Teknik pengelolaan kelasBAB IX PENGANTAR METODE-METODE PEMBELAJARAN SCL

BAB X MENGELOLA PEMBELAJARAN DI KLINIKTeknik Melakukan Coaching/MelatihTeknik Pertemuan pra klinikTeknik Pertemuan pasca klinik Teknik Bimbingan klinikPreseptoring dan Mentoring

CONTOH BAGIAN DEPAN BUKU AJAR

Tintin Suhaeni

KORESPONDENSI BISNIS

Modul

Untuk mahasiswa D3 Administrasi Bisnis

GAMBAR ILUSTASI SUBSTANSI BUKU

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2009

KATA PENGANTAR DARI PENULIS

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat allah swt atas segala rahmat, taufik, dan hidayah-nya, bahan ajar information and communication technologies(ict-1) ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

bahan ajar information and communication technologies(ict-1) ini terdiri atas empat belas bab dan setiap babnya dilengkapi dengan rangkuman, latihan aplikasi konsep, dan lembar evaluasi baik pre-test maupun post-test. bahan ajar ini merupakan kombinasi antara pemahaman konsep, contoh praktis yang diorientasikan kepada kebutuhan pasar yang menjadi dasar penguasaan kompetensi yang harus dimiliki oleh mahasiswa, khususnya untuk program studi administrasi bisnis.

bahan ajar ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa dalam rangka meningkatkan kompetensi dalam bidang information and communication technologies(ict-1) dan proses pembelajaran secara umum. di samping itu bahan ajar ini merupakan pegangan baik untuk mahasiswa maupun untuk dosen.

sungguh merupakan kebahagiaan tersendiri ketika penulis dapat menyelesaikan bahan ajar ini, dan ini berkat dukungan dan fasilitas yang disediakan oleh pimpinan politeknik negeri bandung baik pusat maupun tingkat jurusan, teman-teman sejawat, keluarga yang telah memberikan dukungan baik moril maupun non materil. untuk itu penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tinggi.

penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan bahan ajar ini masih banyak kekurangan, untuk itu saran dan masukan penulis harapkan dari para pembaca untuk penyempurnaan di kemudian hari. semoga bahan ajar ini bermanfaat khususnya bagi mahasiswa jurusan administrasi niaga, dan pembaca pada umumnya.

Bandung, 30 juni 2010

Penulis

Tintin Suhaeni

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Pengesahan....................................................................................... i

Kata Pengantar............................................................................................... ii

Daftar Isi........................................................................................................ iv

Daftar Istilah ................................................................................................ viii

Daftar Tabel .................................................................................................. x

Daftar Gambar .............................................................................................. xi

Deskripsi Mata Kuliah................................................................................... xii

Petunjuk Penggunaan..................................................................................... xiii

BAB I RUANG KORESPONDENSI BISNIS .......................................... 1

Standar Kompetensi................................................................................. Kompetensi Dasar.....................................................................................Indikator ...................................................................................................Penngalaman Belajar .............................................................

1.1. Pengertian Korespondensi .................................................... 11.2. Pengertian Surat dan Surat Bisnis ......................................... 31.3. Peranan dan Pentingnya Surat Bisnis ................................... 41.4. Macam-macam Surat Bisnis.................................................. 51.5. Rangkuman............................................................................ 61.6. Lembar latihan ...................................................................... 61.7. Aplikasi Kasus-kasus PBL1.8. Lembar Pre-test...................................................................... 61.9. Lembar Post-test.................................................................... 71.10. Daftar Pustaka........................................................................ 7

BAB II SURAT BISNIS YANG BAIK DAN BENTUK-BENTUK

Standar Kompetensi................................................................................. Kompetensi Dasar..................................................................................... Indikator ...................................................................................................Pengalaman Belajar .............................................................

2.1 Kriteria Surat Bisnis Yang baik................................................ 82.2 Bentuk-bentuk Surat Bisnis...................................................... 112.3 Rangkuman............................................................................... 172.4 Lembar latihan.......................................................................... 172.5 Aplikasi Kasus-kasus PBL2.6 Lembar Pre-test......................................................................... 172.7 Lembar Post-test....................................................................... 172.7 Daftar Pustaka .......................................................................... 18

BAB III BAGIAN-BAGIAN DAN FUNGSI SURAT BISNIS ................... 19

Standar Kompetensi................................................................................. Kompetensi Dasar..................................................................................... Indikator ...................................................................................................Pengalaman Bejar .............................................................

3.1 Bagian-bagian Surat Bisnis....................................................... 19

3.2 Fungsi Surat.............................................................................. 40

3.3 Rangkuman............................................................................... 41

3.4 Lembar latihan.......................................................................... 41

3.5 Lembar Pre-test......................................................................... 41

3.6 Lembar Post-test....................................................................... 41

3.7 Daftar Pustaka........................................................................... 42

BAB IV SIRKULASI DAN ISTILAH-ISTILAH BISNIS .......................... 43

Standar Kompetensi................................................................................. Kompetensi Dasar..................................................................................... Indikator ................................................................................................... Pengalaman Belajar .............................................................

4.1 Sirkulasi Bisnis......................................................................... 43

4.2 Istilah-istilah Bisnis.................................................................. 46

4.3 Rangkuman............................................................................... 52

4.4 Lembar latihan.......................................................................... 52

Aplikasi Kasus-kasus PBL4.5 Lembar Pre-test......................................................................... 52

4.6 Lembar Post-test....................................................................... 52

4.7 Daftar Pustaka........................................................................... 52

BAB V SURAT PERKENALAN ................................................................. 53

Standar Kompetensi................................................................................. Kompetensi Dasar..................................................................................... Indikator ...................................................................................................

5.1 Surat Perkenalan....................................................................... 53

5.2 isi Surat Perkenalan................................................................... 53

5.3 Contoh Surat Perkenalan........................................................... 54

5.4 Rangkuman............................................................................... 55

5.5 Lembar latihan.......................................................................... 55

Aplikasi Kasus-kasus PBL5.6 Lembar Pre-test......................................................................... 55

5.7 Lembar Post-test....................................................................... 55

5.8 Daftar Pustaka........................................................................... 55

BAB VI SURAT PERMINTAAN PENAWARAN...................................... 56


6.1 Surat Permintaan Penawaran.................................................... 56

6.2 isi Surat Permintaan Penawaran................................................ 56

6.3 Contoh Surat Permintaan Penawaran........................................ 57

6.4 Rangkuman............................................................................... 58

6.5 Lembar latihan.......................................................................... 58

6.6 Lembar Pre-test......................................................................... 58

6.7 Lembar Post-test....................................................................... 58

6.8 Daftar Pustaka........................................................................... 59

BAB VII SURAT PENAWARAN................................................................ 60


7.1 Surat Penawaran........................................................................ 60

7.2 Isi Surat Penawaran................................................................... 60

7.3 Contoh Surat Penawaran........................................................... 62

7.4 Rangkuman............................................................................... 63

7.5 Lembar latihan.......................................................................... 63

7.6 Lembar Pre-test......................................................................... 63

7.7 Lembar Post-test....................................................................... 63

7.8 Daftar Pustaka........................................................................... 64

BAB VIII SURAT PESANAN...................................................................... 65


8.1 Surat Pesanan............................................................................ 65

8.2 Isi Surat Pesanan....................................................................... 65

8.3 Contoh Surat Pesanan............................................................... 67

8.4 Rangkuman............................................................................... 68

8.5 Lembar latihan.......................................................................... 68

8.6 Lembar Pre-test......................................................................... 68

8.7 Lembar Post-test....................................................................... 68

8.8 Daftar Pustaka........................................................................... 68

BAB IX SURAT KONFIRMASI PESANAN............................................... 70


9.1 Surat Konfirmasi Pesanan......................................................... 70

9.2 Isi Surat Pesanan....................................................................... 70

9.3 Contoh Surat Pesanan............................................................... 71

9.4 Rangkuman............................................................................... 72

9.5 Lembar latihan.......................................................................... 72

9.6 Lembar Pre-test......................................................................... 72

9.7 Lembar Post-test....................................................................... 72

9.8 Daftar Pustaka........................................................................... 72

BAB X SURAT JAWABAN PESANAN..................................................... 73


10.1 Surat Jawaban Pesanan........................................................... 73

10.2 Surat Penerimaan Pesanan...................................................... 73

10.3 Isi Surat Penerimaan Pesanan................................................. 74

10.4 Contoh Surat Penerimaan Pesanan......................................... 75

10.5 Surat Penolakan Pesanan........................................................ 76

10.6 Contoh Surat Penolakan Pesanan............................................ 77

10.8 Rangkuman............................................................................. 78

10.9 Lembar latihan........................................................................ 78

10.10 Lembar Pre-test..................................................................... 78

10.11 Lembar Post-test................................................................... 78

10.12 Daftar Pustaka....................................................................... 78

BAB XI SURAT PENGIRIMAN PESANAN.............................................. 80


11.1 Surat Pengiriman Pesanan....................................................... 80

11.2 Isi Surat Pengiriman Pesanan.................................................. 80

11.3 Contoh Surat Pengiriman Pesanan.......................................... 82

11.4 Rangkuman............................................................................. 83

11.5 Lembar latihan........................................................................ 83

11.6 Lembar Pre-test....................................................................... 83

11.7 Lembar Post-test..................................................................... 83

11.8 Daftar Pustaka......................................................................... 83

BAB XII SURAT PENGADUAN................................................................. 84


12.1 Surat Pengaduan...................................................................... 84

12.2 Isi Surat Pengaduan................................................................. 84

12.3 Contoh Surat Pengaduan......................................................... 85

12.4 Rangkuman............................................................................. 86

12.5 Lembar latihan........................................................................ 86

12.6 Lembar Pre-test....................................................................... 86

12.7 Lembar Post-test..................................................................... 86

12.8 Daftar Pustaka......................................................................... 86

BAB XIII SURAT PENAGIHAN................................................................. 88


13.1 Surat Penagihan...................................................................... 88

13.2 Isi Surat Penagihan................................................................. 88

13.3 Contoh Surat Pengaduan......................................................... 90

13.4 Rangkuman............................................................................. 91

13.5 Lembar latihan........................................................................ 91

13.6 Lembar Pre-test....................................................................... 92

13.7 Lembar Post-test..................................................................... 92

13.8 Daftar Pustaka......................................................................... 92

BAB XIV SURAT BUKTI PEMBAYARAN............................................... 93


14.1 Surat Bukti Pembayaran 9314.2 Faktur...................................................................................... 93

14.3 Daftar Rincian Barang............................................................ 97

14.4 Surat Pengantar Barang........................................................... 98

14.4 Rangkuman............................................................................. 100

14.5 Lembar latihan........................................................................ 100

14.6 Lembar Pre-test....................................................................... 100

14.7 Lembar Post-test..................................................................... 100

14.8 Daftar Pustaka......................................................................... 100

Daftar Pustaka................................................................................................ 102

DAFTAR ISTILAH

1. After sales services2. Agent3. Air way bill (AWB)4. Booklet5. Broker6. CCB (claim constatering bewijs)7. Cek (cheque)8. Certificate of origin9. Claim/tuntutan10. Confidential11. Conglomerate;konglomerat12. Consignment;konsinyasi13. CV (curriculum vitae)14. CV (commanditaire vennootschap)15. Divident;dividen16. Don payment17. Faktur pro forma18. Feedback;umpan balik19. Grace period; 20. Joint venture; usaha patungan21. Konosemen; bill of lading (B/L)22. Leasing;23. Manual24. Monstser 25. Packing26. Packing list27. Petty cash;kas kecil28. Polis asuransi29. Price list30. Promes31. Prospektus32. Ready stock33. Kwitantie;receipt34. SE&O (salvo errate et ommisionem)35. Stock36. Stock holder 37. Supplier 38. Time deposit Underwriter 39. Wesel40. Warehouse receipt

41. CAC (cash and carry)42. COD (cash on delivery)

43. Remburs44. Rabat45. Rafaksi46. Tarra47. Ekstra tarra48. Tarra lazim49. Tarra netto50. Tarra faktur51. Tarra undang-undang52. Potongan tangkai53. Bag54. Box55. Case56. Can57. Carboy58. Crate59. Loco gudang60. Eks gudang61. Franco stasiun62. Franko gudang pembeli63. FOB (free on board)64. C& F (cost and freight)65. CIP (cost insurance and freight)66. FOR (Free on rail)67. FOS (free on station)68. FAS (free alongside ship)69. FOS (free overside ship)70. CIFIC (cost insurance and freight inclusive commission)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Contoh Daftar Kata Lugas........................................................... 10

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Bentuk surat Lurus Penuh........................................................ 12

Gambar 2.2 : Bentuk Surat Lurus.................................................................. 13

Gambar 2.3 : Bentuk surat Setengah Lurus .................................................. 14

Gambar 2.4 : Bentuk surat Alinea Menggantung.......................................... 15

Gambar 2.5 : Bentuk surat Lekuk.................................................................. 16

Gambar 3.1 : Alinea Isi Surat........................................................................ 27

Gambar 4.1 : Proses Umum Transaksi Bisnis............................................... 45

Gambar 4.2 : Proses Lanjutan Transaksi Bisnis............................................ 46

DESKRIPSI MATA KULIAH

1.1 Identitas Mata KuliahJudul Mata Kuliah : Korespondensi Bisnis Indonesia

Nomor Kode/SKS : KBAB 2023/3

Semester/Tingkat : III/II

Prasyarat : Pengetikan Bisnis 1 dan 2

Jumlah Jam/Minggu : 5 Jam/minggu

1.2 Ringkasan Blok/Silabus :Ruang lingkup mata kuliah korespondensi bisnis Indonesia membahas tentang topik-topik ruang lingkup korespondensi binsis, surat bisnis yang baik dan bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat bisnis, prosedur dan istilah bisnis, dan aneka surat bisnis (surat perkenalan, permintaan penawaran, penawaran, pesanan, jawaban pesanan, konfirmasi pesanan, pengiriman pesanan, pengaduan, penagihan, dan pengiriman pembayaran).

1.3 Standar Kompetensi : Melakukan korespondensi bisnis dengan bahasa Indonesia dengan mengelola data menjadi informasi yang dibutuhkan, membuat rancangan surat bisnis, menterjemahkan data untuk ditafsirkan, dan berkomunikasi tertulis dalam bidang bisnis.

1.4 Kompetensi Dasar :

Setelah Blok/Modul ini dibahas,mahasiswa dapat:

1. Menjelaskan ruang lingkup Information And Communication Technologies(Ict-1) secara tepat.

2. Menjelaskan ciri surat bisnis yang baik dengan benar.3. Menjelaskan bentuk-bentuk surat bisnis secara tepat.4. Menjelaskan bagian-bagian surat bisnis beserta fungsinya secara tepat5. Menganalisis prosedur bisnis sesuai standar baku.6. Menjelaskan istilah-istilah bisnis berdasarkan pengelompokannya.7. Membuat aneka surat bisnis sesuai standar perkantoran.

PETUNJUK PENGGUNAAN

Pedoman Mahasiswa:

1. Bahan ajar ini digunakan untuk mahasiswa yang telah disesuaikan dengan kurikulum, silabus, dan SAP yang berlaku

2. Setiap Bab sudah dilengkapi dengan penjelasan konsep, langkah kerja, dan latihan serta evaluasi (pre-test dan Post-test)

3. Setiap mahasiswa wajib membaca bahan tiap bab dan dilanjutkan dengan latihan aplikasi konsep, setelah terlebih dahulu mengerjakan evaluasi dengan cara tutorial dengan dosen yang bersangkutan.

4. Bagi mahasiswa yang belum mencapai standar minimum (75%) penguasaan materi untuk setiap babnya tidak diperkenankan untuk berlanjut ke bab berikutnya.

5. Reinforcement materi yang kurang akan dilakukan dengan remedial dan penugasan di rumah.

6. Untuk melatih keterampilan mahasiswa yang berkenaan dengan topik-topik yang ada dalam mata kuliah Information And Communication Technologies(Ict-1), maka mahasiswa dilengkapi dengan job sheet dan buku latihan sebagai panduan.

Pedoman Pengajar :

1. Pengajar memberikan materi sesuai dengan urutan yang sudah disusun menurut Bahan Ajar ini.

2. Materi Latihan aplikasi konsep di luar bahan ajar ini, mahasiswa dapat menggunakan Job sheet dan buku latihan.

3. Dosen akan menyediakan tugas tambahan bagi mahasiswa yang belum memenuhi standar minimal (75%), dengan cara penugasan di rumah, dan pengulangan topik-topik yang dirasakan kurang.

Penggunaan Ilustrasi dalam Bahan Ajar:

Untuk memperjelas konsep yang abstrak, dosen akan memberikan penjelasan secara ilustratif, baik yang sifatnya verbal maupun visual, seperti melalui contoh-contoh, frame of reference, analogi, anekdot, dan gambar-gambar. Di samping itu karena mata kuliah Information And Communication Technologies(Ict-1) merupakan mata kuliah kombinasi teori dan praktik, maka mahasiswa diberi banyak kesempatan untuk latihan/praktik dengan menggunakan job sheet dan buku latihan sebagai panduan.

CONTOH BAB I

BAB I RUANG LINGKUP KORESPONDENSI BISNIS

Standar Kompetensi : Melakukan korespondensi bisnis dengan bahasa Indonesia dengan mengelola data menjadi informasi yang dibutuhkan, membuat rancangan surat bisnis, menterjemahkan data untuk ditafsirkan, dan berkomunikasi tertulis dalam bidang bisnis.

Kompetensi Dasar :

Mahasiswa mengidentifdikasi ruang lingkup korespondensi bisnis.

Indikator :

1. Tanpa melihat catatan, mahasiswa dapat menjelaskan pengertiaan korespondensi bisnis dengan tepat.

2. Dengan menggunakan bahasa sendiri, mahasiswa dapat menjelaskan pengertian surat bisnis dengan benar.

3.Tanpa melihat buku, mahasiswa dapat menjelaskan peranan surat bisnis minimal tiga macam.

4. Diberikan beberapa contoh surat bisnis, mahasiswa dapat membedakan macam-macam surat bisnis berdasarkan tujuannya.

Lembar Informasi

1.1 Pengertian Korespondensi

Perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi yang semakin pesat, membawa dampak terhadap berbagai aspek, termasuk aspek bisnis. Dalam sebuah bisnis, menjalin hubungan antara perusahaan yang satu dengan yang lain sangat membutuhkan komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dibutuhkan, yaitu dalam bentuk surat, memo, laporan, agenda, dam lain-lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait (pengirim dan penerima) dalam surat menyurat tersebut sering disebut dengan istilah korespondensi.

Korespondensi atau surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Oleh karena itu berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu

pihak dengan pihak lain baik secara perseorangan mapun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

Oleh karena itu korespondensi bisnis merupakan suatu bentuk korepondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi bisnis dengan harapan dapat mencapai tujuan bisnis.

Kegiatan surat menyurat atau korespondensi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Korespondensi ekstern, yaitu surat menyurat yang ditujukan untuk instansi di luar instansi sendiri.

b. Korespondensi intern, yaitu surat menyurat yang dipergunakan dalam lingkungan sendiri termasuk antar kantor pusat dan cabangnya atau kantor daerah.

Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta memerlukan korespondensi ekstern. Sebab organisasi berkembang dan maju karena membina hubungan yang luas dengan perusahaan-perusahaan lain melalui kegiatan surat menyurat.

Pada praktiknya menulis surat bukanlah hal yang mudah, diperlukan suatu keahlian dan kelihaian dalam menuangkan ide-ide ke dalam bentuk tulisan. Berikut ini beberapa ketentuan umum yang dapat kita pergunakan dalam mengembangkan korespondensi, yaitu:

a. harus ditegaskan siapa yang berhak menandatangani surat, dan mengenai apa serta sampai di mana dapat dan boleh terkait dengan organisasi.

b. Harus tersedia fasilitas yang memadai untuk menyelenggarakan korespondensi, misalnya mesin tik, komputer, dan kertas yang cukup.

c. Harus ada sistem yang menjamin dan meningkatkan kualitas surat menyurat yang keluar, karena bagaimanapun surat merupakan duta dari organisasi

d. isi surat harus mudah dipahami bagi pembacanyae. adanya unsur keyakinan bahwa apa yang termuat dalam surat merupakan isi dan

maksud yang sebenar-benarnyaf. disusun secara sistematis, kronologis dan konsisten untuk mempermudah alur

pikiran yang membacanya, sehingga mudah dipahami.

Korespondensi ekstern melibatkan:

a. Koresponden, adalah seseorang yang berhak menyusun naskah surat dan menandatangai surat-surat keluar, misalnya para manajer, general manajer, office manager, sekretaris perusahaan,asisten direktur, direktur utama, dan sebagainya.

b. Stenografis, yaitu petugas khusus menerima pendiktean untuk surat-surat penting. Dewasa ini stenografis dapat digantikan dengan tape recorder.

c. Pengekspedisi yang bertugas: Menerima surat-surat dari luar dan dari dalam Mendistribusikan surat-surat pos Memeriksa surat-surat yang akan dikirim misalnya penulisan alamat,

lampiran-lampiran, indeks catatan, tanggal dan tanda tangan.

Memberi sampul surat, memasang materai, perangko, dan stempel organisasi

Mengirim surat ke kantor pos, bandar udara, perusahaan angkutan.

d. pengetik, yaitu petugas yang mengerjakan pengetikan naskahe. agendaris, yaitu petugas yang memberikan nomor surat, mencatat nomor dan

tanggal surat-surat keluar dan surat masuk.f. Pengarsip, yaitu petugas untuk menyortir dan menyimpan atau mengarsipkan

surat-surat penting.g. Redaktur atau bagian redaksi naskah ataupun koresponden, yaitu petugas bagian

penyusunan naskah, menyediakan data informasi, dan menyempurnakan naskah secara teknis sesuai dengan ketentuan bahasa yang berlaku .

h. Bagian perlengkapan, yaitu bagian yang berfungsi untuk menyediakan bahan-bahan yang ada kaitannya dengan pembuatan surat , misalnya kop surat, alat hapus ketikan , memo, nota, buku agenda, stempel, tinta, pita mesin tik, dan sebagainya.

1.2 Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain (Thomas Wiyasa, 1992). Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan lain sebagainya. Pengertian lain surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi atau kantor. Suatu komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuan sesuai dengan sumbernya.

Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah sutu alat untuk menyampaikan pesan secara tertulis dengan maksud tertentu dari si pengirim kepada si penerima.

Seiring dengan pesatnya perkembangan pengetahuan dan teknologi lalu lintas informasi melalui pesawat telepon, telex, radio, televisi, dan email frekuensinya sangat tinggi, namun kehadiran surat tetap mempunyai arti dan kelebihan tersendiri bila dibandingkan dengan alat-alat seperti di atas. Kelebihan surat antara lain dapat menyampaikan pesan atau informasi yang panjang atau banyak, terperinci, dan dapat dijadikan bukti otentik bila suatu saat diperlukan, praktis, efektif, dan ekonomis dibandingkan dengan alat-alat seperti dikemukakan di atas.

Secara umum surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi, atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.

Dalam menyampaikan surat bisnis seseorang dapat menggunakan media tertentu, misalnya pengiriman lewat pos, faksimili, telepon seluler atau lewat jalur dunia maya (internet).

Surat-surat bisnis yang beredar di masyarakat sangat variatif atau beragam, termasuk di dalamnya surat pemesanan produk, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat perkenalan, surat pengantar barang, surat penagihan, dan sebagainya. Surat merupakan duta dari sebuah organisasi, dan tidak jarang dipandang sebagai cermin atau kepribadian dari jiwa, mentalis, dan kondisi dari suatu organisasi. Oleh karena itu perlu selalu berhati-hati dan memerlukan keahlian khusus dalam mengonsep surat. Surat yang kita buat jangan sampai menimbulkan citra yang kurang baik, disamping itu kita harus paham betul siapa yang berwewenang mengonsep dan menandatangani surat-surat, khususnya surat keluar atas nama organisasi.

Disamping memiliki kelebihan, dalam melakukan komunikasi melalui surat, tidak mudah dan sederhana. Banyak hal yang harus dipersiapkan misalnya bahan dan alat tulis, membutuhkan keterampilan untuk menuangkan ide ke dalam bentuk tulisan secara sistematis dan logis, mesin tik atau komputer, pengiriman, penyimpanan arsip, dan pemakaian tenaga manusia dan alat kantor lainnya.

Salah satu tugas sekretaris adalah bagaimana membuat atau mngonsep surat secara efektif, dalam arti maksud surat dapat dibuat secara jelas, singkat, tegas, berbobot, sehingga penerima memahami isinya. Kelemahan seorang sekretaris dalam mengonsep surat, sebagaimana dikemukakan oleh Thomas Wiyasa (1992) adalah:

a. Susunan surat tidak sistematis dan konsistenb. Susunan kalimat tidak lengkap, sehingga tidak jelas dan menimbulkan salah tafsirc. Susunan kalimat panjang dan berbelit-belit, sehingga sukar dimengertid. Penggunaan tanda baca tidak pada tempatnyae. Ejaan tidak sesuai dengan Pedoman Ejaan Bahasa Indonesiaf. Pemakaian istilah asing yang tidak tepatg. Redaksi dan bentuk surat kurang estetikh. Ketikan kotor dan huruf yang salah langsung ditumpangi huruf yang dimaksudkan.i. Kurang mahir memilih istilah dan kata yang tepat, sopan, dan menarikj. Pengetikan alamat kurang cermatk. Kurang memperhatikan tatabahasa

Perkembangan dunia usaha dewasa ini harus diimbangi dengan kemahiran mengonsep surat bisnis. Pengonsep dituntut mampu merancang pola surat yang harus diprogram dalam komputer. Tanpa memperhatikan hal ini sulit untuk mengimbangi dunia bisnis yang makin kompetitif.

Untuk mengonsep surat yang efektif perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:

a. menentukan sasaran pokok yang akan ditulisb. sasaran pokok dirinci secara sistematis dan konsistenc. memilih kata secara tepatd. menggunakan singkatan yang umume. menggunakan kalimat sederhana, tidak berbelit-belit

f. menggunakan tanda baca dan huruf besar pada tempatnyag. menggunakan ejaan yang disempurnakan dan tatabahasa bakuh. menggunakan bentuk surat sesuai ketentuan

1.3 Peranan dan Pentingnya Surat Bisnis

Surat sampai saat ini masih memiliki peranan penting dalam komunikasi tertulis bagi seseorang atau organisasi bisnis, meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu cepat, seperti hadirnya telepon, telepon seluler, televisi, radio, telegram, faksimili, dan komputer. Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

a. Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi si pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami.

b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, juga buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan mengenai informasi produk baru, surat pemesanan produk surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan atau surat klaim.

c. Alat bukti atau dokumen tertulis, misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti historis memungkinkan seseorang untuk melakukan pengecekan terhadap berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan di masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis ke depan.

d. Alat untuk mengingat misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat tersebut dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan di masa lalu.

e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut merupakan catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.

f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah instruksi kerja. Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

g. Media promosi bagi si pengirim surat. Dalam perkembangnnya, surat bisnis dapat juga dipergunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk dan jasa yang ditawarkan kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga atau organisasi, misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan. Surat seperti ini dapat juga diiklankan melalui media massa.

Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingan dengan alat komunikasi lisan. Antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi karena pengirim pesan mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Di samping itu surat memungkinkan pembaca untuk membaca pesan-pesan bisnis berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat dipahami dengan baik. Yang tak kalah pentingnya adalah penyampaian pesan-pesan bisnis melalui surat lebih ekonomis dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.

1.4 Macam-macam Surat Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, seperti surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi pemesanan, surat pengaduan, surat penagihan, surat perjanjian, dan lain-lain.

Rangkuman

1. korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak lain baik secara perseorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

2. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis.

3. Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan usaha bisnis.

4. Surat bisnis memiliki peranan dan fungsi sangat penting untuk berjalannya sebuah usaha/bisnis, antar lain untuk:

a. Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi si pengirim suratb. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, juga

buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnisc. Alat bukti atau dokumen tertulisd. Alat untuk mengingate. Bukti sejarah (historis)f. Pedoman kerjag. Media promosi bagi si pengirim surat

5. Beberapa contoh surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, seperti surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi pemesanan, surat pengaduan, surat penagihan, surat perjanjian, dan lain-lain.

Lembar Latihan

1. Jelaskan dengan bahasa Anda sendiri pengertian korespondensi bisnis!2. Jelaskan pengertian surat dan surat bisnis!3. Mengapa surat begitu penting bagi sebuah organisasi/peruahaan, kemukakan alasan

Anda!4. Jelaskan fungsi surat bagi sebuah organisasi/perusahaan!5. Bedakan antara surat perkenalan, permintaan penawaran, dan surat pesanan!

Lembar Pre-test

1. Apa yang dimaksud dengan kegiatan korespondensi dalam bisnis?2. Jelaskan pengertian surat dan surat bisnis yang Anda ketahui!3. Apa fungsi dan peranan surat bisnis bagi sebuah organisasi?4. Sebutkan jenis-jenis surat bisnis yang biasa dijumpai sehari-hari, minimal 3 buah

jenis!

Lembar Post test

1. Jelaskan yang dimaksud dengan kegiatan korespondensi dalam bisnis?2. Jelaskan pengertian surat dan surat bisnis yang Anda ketahui!3. Apa fungsi dan peranan surat bisnis bagi sebuah organisasi?4. Sebutkan jenis-jenis surat bisnis yang biasa dijumpai sehari-hari, minimal 3 buah

jenis!

Lembar Kasus-kausus

Daftar Pustaka

1. Ashley, A: 1993, A Handbook of Commercial correspondence, Oxford University Press; Oxford.

2. Finoza, Lamudin, 1992 , Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, Mawar Gempita, Jakarta.

3. Geoffrey Withehead & David h. Withehead, Business Corespondence, Pitman Publishing Limited, London

4. Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern, Erlangga; Jakarta5. Suhanda Panji; 1992. Korespondensi Niaga dan Bahasa Indonesia, karya utama,

Jakarta.6. Thomas W Brata Wijaya: 1992 Surat Bisnis Modern, PPM, Jakarta.7. Thomas W Brata Wijaya: 1997. Korespondensi Bisnis, PT Pustaka Binaman Presindo

Jakarta

contoh tugas dan lay out buku ajar proses pembelajaran

Documents