contents - omsku.comomsku.com/olshop_user_manual.pdf · pinjam, untuk sample dan lalin-lain, yang...

OLshop User Manual

1 | http://oms.web.id

Contents Pengantar : Tetang OLSHOP ......................................................................................................................... 3

Panduan Seting OLSHOP ............................................................................................................................... 4

1. Login ...................................................................................................................................................... 4

2. Mengedit User ...................................................................................................................................... 4

3. Seting Petugas ....................................................................................................................................... 6

4. Seting Kategori ...................................................................................................................................... 7

5. Upload Download Produk ..................................................................................................................... 7

6. Backup Database ................................................................................................................................... 8

PRODUK ........................................................................................................................................................ 8

SKU ........................................................................................................................................................ 9

Grade ................................................................................................................................................... 10

Kartu stok ............................................................................................................................................ 11

Stok ......................................................................................................................................................... 12

Simulasi harga ..................................................................................................................................... 12

Stok Masuk .............................................................................................................................................. 12

Produk item keluar .................................................................................................................................. 14

Produk non aktif ...................................................................................................................................... 15

SO (stock ofname) ................................................................................................................................... 16

ORDER ......................................................................................................................................................... 17

Alur pesanan ....................................................................................................................................... 17

Sebelum membahas pesanan, sebeiknya Anda memahai dulu alur pesanan barang yang ada di

OLSHOP ini, setelah memahami alur tersebut Anda akan banyak terbantu khususnya dalam mengelola

pesanan. berikut alur dari pesanan OLSHOP : ........................................................................................ 17

Pesanan ................................................................................................................................................... 18

Pesanan Dari Mitra Lama ........................................................................................................................ 21

Memanggil Mitra Lama ....................................................................................................................... 21

Memasukan Pesanan Mitra .................................................................................................................... 23

Menyesuaikan Diskon ......................................................................................................................... 25

Data dropship ...................................................................................................................................... 26

Cek Pesanan ........................................................................................................................................ 26

OLshop User Manual


Cetak Invoice Pesanan ........................................................................................................................ 27

Pembayaran Pesanan .......................................................................................................................... 27

Pisah Invoice ....................................................................................................................................... 29

Persetujuan Pembayaran .................................................................................................................... 30

Penjualan ............................................................................................................................................ 31

Dropship .................................................................................................................................................. 35

Pembungkusan Barang (packing) ............................................................................................................ 36

Cek Pesanan ........................................................................................................................................ 36

Pengiriman barang. ................................................................................................................................. 37

Return ..................................................................................................................................................... 40

Cancel Pesanan ....................................................................................................................................... 40

Cancel dari pesanan ............................................................................................................................ 40

Cancel dari penjualan .......................................................................................................................... 41

Tidak jadi Cancel ................................................................................................................................. 42

Delete Pesanan ....................................................................................................................................... 42

Retur Pesanan ......................................................................................................................................... 43

PEMBAYARAN ............................................................................................................................................. 44

Hutang piutang pembayaran. ................................................................................................................. 44

Cek Pembayaran ..................................................................................................................................... 45

Penjulan Kredit ........................................................................................................................................ 45

Pembayaran Penjualan Kredit............................................................................................................. 47

REKAP .......................................................................................................................................................... 48

Stok ......................................................................................................................................................... 48

Item Masuk ......................................................................................................................................... 48

Item Terjual ......................................................................................................................................... 49

Item Keluar .......................................................................................................................................... 49

Rekap Pokok ........................................................................................................................................ 50

Rekap Pesanan ........................................................................................................................................ 50

Rekap Penjualan ...................................................................................................................................... 50

Rekap Pembayaran ................................................................................................................................. 51

Rekap Pengiriman ................................................................................................................................... 51

OLshop User Manual


Pengantar : Tetang OLSHOP

Sekilas tentang OLSHOP

OLSHOP adalah Software penjualan online atau yang lebih dikenal dengan POS (Point off Sale) untuk

support para IM (internet Marketer), Olshop dalam mengatur pesanan yang masuk, sehingga terpantau

dan berjalan sesuai lancar. Proses salam sistem OLSHOP akan menghasilkan rekap yang dapat dianalis

untuk dijadikan pijakan dalam membantu mengambil keputusan strategis.

Kenapa OLSHOP :

Berdasar best practice yang lebih dari 3 tahun sehingga membentuk system yang proven.

Case study dibeberapa tempat yang sudah lebih dari 5 tahun

Dibangun dengan teknologi web base, yang mumungkinan Anda montirot kapan saja dan dari

mana saja.

Apa yang bisa dilakukan OLSHOP :

Membuat proses pesanan yang masuk menjadi lebih cepat dan akurat.

Mengetahui kondisi pesanan, penjualan, stok terkini dengan realtime.

Menghasilkan (rekap) data yang bisa dijadikan pijakan pengambailan keputusan.

Rekomendasi Sistem Operasi :

Menggunakan Browser Google Chrome

Untuk dapat memaksimalkan penggunaan fitur OLSHOP, maka menggunakan OLSHOP dengan tepat,

termasuk cara melakukan analisa dari data yang ada di OLSHOP menjadi salah satu kunci

keberhasilannya. untuk itu user manual ini kami susun.

tanpa perlu berpajang lebar, langsung saja kita memulai manual ini.

Selamat mempelajari.

OLshop User Manual


Panduan Seting OLSHOP

sebelum melakukan seting OLSHOP, pastikan Anda login sebagai Admin dari OLSHOP Anda, karena yang

berhak melakukan setingan OLSHOP secara default hanya user admin, selanjutnya kalo mau

memberikan hak akses yang lain untuk bisa seting bisa saja, namun hal ini SANGAT tidak

direkomendasikan. karena ini menyangkut kerashasian dari data yang ada di sistem ini.

1. Login

Untuk dapat menggunakan fitur OLSHOP maka diwajibakan Login terlebih dahulu, silakan login pada

menu kanan atas yang sudah disediakan halaman index dari OLSHOP:

Setelah login kama Anda akan disuguhkan halaman sebagai berikut, jika bukan halaman seperti dibawah

ini artinya Anda belum login, silakan diulangi atau kontak Admin Anda :

Saat pertama kali login dengan user “admin” dan password “passwordadmin” maka akan bisa

menggunakan semua fitur OLSHOP, karena user “admin” disini hak akses-nya adalah sebagai admin.

Artinya semua yang terkait dengan system ini bisa diatur oleh admin. Admin ini account di pakai oleh

owner atau yang dipercayakan sama owner.

2. Mengedit User OLSHOP susdah diseting dengan user Admin (owner) 2 Sales dan Gudang, karena memang disedain bagi

olshoper yang team-nya belum lebih dari 5 orang, jika lebih dari 5 orang disaran untuk ambil OLSHOP

versi UKM, silakan kontak kami untuk info lebih jelasnya terkait OLSHOP untuk UKM.

OLshop User Manual


dalam versi ini admin hanya bisa mengedit user, tidak bisa menambahkan. cara edit user adalah sebagai

berikut :

1. Klik pada menu adminitrsi dengan logo kunci untuk menuju halaman user User seperti pada

gambarh dibawah

2. Selanjutnya tambahankan user sesuai klik menu >> tambah Edit, di silakan diisi sesuai dengan

nama seles yang akan akan bertugas dimasukkan. Dalam OLSHOP ini ada beberapa hak User,

Hak yang ada sebagai berikut :

a. Admin : User tingkatan paling tinggi, biasanya dipegang oleh owner.

b. Sales : Sales yang memproses penjualan

hak askes sales sebagai berikut :

c. Gudang : Bagian Gudang yang menyiapkan barang siap dijual

untuk mengedit hak akses user, langkah mirip seperti edit user, hanya saja yang dipilih sekarang

'edit hak akses'. OLSHOP sudah di setting sesuai kebutuhan hak user, tetapi jika ingin tambah

atau kurang bisa dilakukan sendiri.

hak ases dalam OLSHOP

View : hak untuk melihat

Add : hak akses untuk menambah

Edit : hak akses untuk merubah

OLshop User Manual


Delete : hak akses untuk menghapus

Cetak : hak akses untuk mencetak, bisa printer pdf dsb

Export : hak akses untuk mengekspor data, biasanya dalam format .xls

3. Seting Petugas Setelah user disetting, maka langkah berikutnya adalah seting petugas, maksudnya adalah memberikan

hak akses kepada user untuk melakukan sesuatu. berikut halaman setting petugas :

selanjutnya untuk menambahkan perugas pada masing-masing job, misalnya QC pengiriman, maka pada

baris QC pengiriman sehingga didapat tampilan seperti berikut :

artinya ada 3 username yang berhak untuk melakukan QC pengiriman, jika ingin kurangi bisa di

nonaktifkan atau bahkan dihapus seperti pada gambar diatas, ataupun kalo mau ditambah tinggal klik

'tambah petugas', sehingga akan ditampilkan seperti dibawah :

OLshop User Manual


4. Seting Kategori Untuk setting kategori bisa masuk dari >> setting categori, setalah masuk akan ditampilkan halaman

sebagai berikut :

Untuk menambahkan kategori, silakan klik kategori dan isikan form yang disediakan.

5. Upload Download Produk Untuk, penggunaan baru atau backup bisa dilakukan dengan menu >> Upload data, setelah itu akan

ditampilkan halaman sebagai berikut :

Untuk pertama kasi, download dulu data produk dan pelanggan dari menu di gambar, file dalam bentuk

excel. sesudah itu isikan semua produk dan data terakait, save as dalam fomat 97-2003. Sesudah terisi

tinggal pilih menu upoad untuk masing-masing file yang sesuai.

OLshop User Manual


6. Backup Database Untuk melakukan backup database, tinggal klik saja menu seperti gambar dibawah, backup ini sebaiknya

di lakukan tiap hari, untuk menjaga agar jika sesuatu terjadi, tetep bisa aman.

PRODUK

Untuk melihat produk detail bisa masuk dari menu >> Produk, akan ditampilkan seperti dibawah ini

semua stok yang ada urut berdasar nama.

Anda bisa mencari item dengan memasukan keyword yang diinginkan.

untuk menambahkan produk, silakan pilih menu tambah. maka akan ditampilkan jendela seperti dibwah

ini :

OLshop User Manual


Untuk menambahkan sebaiknya semua kolom diisi, mulai dari

kode item : kode item barang

nama item : nama-warna/jenis-size misalnya jaketkittymerah12

SKU : kode SKU * Stock Keeping Unit adalah kode unik yang diberikan kepada setiap item

Stok Minimal : diisi untuk remainder jika stok sudah mendekati minimal, maka remainder akan

muncul

stok maximal : batas maksimum barang masuk ke sistem

Status : aktif, dipakai oleh sitem, bisa di search di beli dan lain-lain

SKU

kode SKU, Stock Keeping Unit adalah kode unik yang diberikan kepada setiap item barang, kita bisa

tambahkan SKU dengan cara klik tambah sku seperti digambar berikut :

OLshop User Manual


Grade

Selanjutnya edit bisa di coba dan yang di tampilkan disini adalah >> Grade, grade ini berfungsi untuk

memberikan grade kepada stok, sehingga stok akan tergrade sesuai statusnya. Manfaat grade ini

misalnya membantu produksi, jika produk grade A (fast moving) sudah menipis (paramter menipis bisa

di inputkan) otomastis bagian PPIC harus segera menurunkan potongan, detail dari tampilan grade

sebagai berikut :

OLshop User Manual


Kartu stok

berfungsi untuk melihat detail pengeluar item stok barang terjual kemana sama

Selanjutnya edit bisa di coba dan yang di tampilkan disini adalah >> Grade, grade ini berfungsi untuk

memberikan grade kepada stok, sehingga stok akan tergrade sesuai statusnya. Manfaat grade ini

misalnya membantu produksi, jika produk grade A (fast moving) sudah menipis (paramter menipis bisa

di inputkan) otomastis bagian PPIC harus segera menurunkan potongan, detail dari tampilan grade

sebagai berikut :

OLshop User Manual


Stok Merupakan menu untuk menambahkan stok yang masuk ke gudang. Default tampilan sebagai berikut

Simulasi harga

Selanjutnya di tab menu ada menu “simulasi harga” yang bisa di klik untuk membantu simulasi harga

dengan diskon yang sudah di set, menu ini akan membantu bila terjadi sale, atau program-progam

dengan besar diskon tertentu. Tampilannya seperti dibawah ini :

Stok Masuk

Untuk menambahkan stok masuk tinggal klim menu “Stok Masuk”, maka akan ditampilan halam seperti

dibawah ini :

OLshop User Manual


selanjutnya pilih tambah stok masuk untuk menambahkan stok.

Masukan kata untuk mencari produk yang kita inginkan, milsalkan kita masukan “jaket” makan akan di

tampilkan sebagai berikut, selanjutnya tinggal isi form yang sesuai dengan yang dimaksud dan klik

tambah “+” dibagian kanan.

OLshop User Manual


Setelah proses sukses maka akan dapat konfirmasi seperti gambar dibawah ini.

Produk item keluar Secara umum item keluar adalah, barang yang keluarnya tidak melalui penjualan, entah buat hadian, di

pinjam, untuk sample dan lalin-lain, yang penting setiap barang keluar harus tercatat oleh system,

sehingga data di system sama dengan data real dilapangan.

Untuk proses dan tampilan “item keluar” langkah langkahnya sama dengan “stok masuk” hanya perlu

memberikan keterangan yang lebih jelas tentang penyebab barang tersbut kaluar.

Tampilah halaman secara umum adalah sebagai berikut :

OLshop User Manual


Tinggal tekan tombol “tambah item keluar” makan akan dibawah ke halaman yang secara tampilian

mirip sekali dengan “stok masuk”, tinggal di isikan khususnya keterangan keluar, terus klik ok. seperti

gambar dibawah :

Produk non aktif Merupakan produk yang sebelumnya Anda produksi dan jual, bisa karena stok habis karena slow moving

atau kain tidak keluar atau sebab lainnya sehingga produk ini tidak diproduksi lagi, maka produk ini

dalam OLSHOP dimasukkan kedala produk non aktif, untuk mengakses produk non aktif bisa dari menu

>> Produk >> produk non aktif. Akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


Selanjut bisa di edit, tampilan edit seperti pada tambilan stok aktif. Item yang mau di edit bisa di search

dari kolom seacrh di kanan atas.

SO (stock ofname) Proses yang sesekali perlu dilakukan untuk mematikan kembali jumlah stok real, dengan catatan stok

yang ada disystem. Idealnya sama antara stok yang tercatat di sistem dengan real stok gudang. Untuk

melakukan so masu ke menu >> stok >> SO

Selanjutnya klik menu download, selanjutnya silakan buka file tersebut dan isikan sesuai dengan hasil SO

real-nya. Setelah itu save dan lakukan upload dengna cara pilih menu “choose File” dan tekan tombol

“Upload”. Berikut gambar dari form SO sebelum diisi reak stok.

OLshop User Manual


ORDER

Alur pesanan

Sebelum membahas pesanan, sebeiknya Anda memahai dulu alur pesanan barang yang ada di OLSHOP

ini, setelah memahami alur tersebut Anda akan banyak terbantu khususnya dalam mengelola pesanan.

berikut alur dari pesanan OLSHOP :

OLshop User Manual


Pesanan 1. Pesana dari mitra baru (untuk yang bertugas menerima pesanan/sales)

Masuk pada menu order, lalu pilih menu pesanan. Selanjutkanya akan disajikan gambar seberperti

dibawah ini, tinggal klik menu pesanan.

3.1 Daftar halaman pesanan

2. Setelah itu Anda akan di sajikan form seperti dibawah ini :

3.2 Form Tambah Pesanan

Langkah pertama sebelum memasukan calon pelanggan menjadi mitra adalah memastikan calon

pelanggan itu sudah jadi pelanggan apa belum sebelumnya. Untuk memastikan silakan ketik nama calon

pelanggan di form search form yang ada diatas, selanjutnya hasil search akan menampilkan data yang

sesuai dengan keyword Anda. Jika ada data yang dimaksud maka tingal klik menu buka seperti gambar

dbawah, tetapi jika tidak ada yang dimaksud, maka silakan mengisi form diatas.

OLshop User Manual


3.2 Hasil search dengan key Lina

Jika mitra belum pernah terdaftar, maka silakan tambah mitra sesuai dengan status mitra, apakah mau

beli retail, mau tambah mitra (agen, distributor) atau dari prospek yang di proses sebelumnya, masing

tampilan akan seperti berikut :

OLshop User Manual


add mitra

OLshop User Manual


Add retail

Pesanan Dari Mitra Lama

Memanggil Mitra Lama

Pesanan dari mitra lama ini artinya mitra sebelumnya sudah pernah melakukan pendaftara ke sistem

kita, meskipun belum pernah beli sebelumnya, asalkan data sudah masuk akan tetap tersimpan dan bisa

dipanggil setiap saat.

selanjutnya kita panggil mitra, langkahnya sebagai berikut :

OLshop User Manual


Masuk keyword nama mitra yang akan dicari, misalnya "kamila" makan akan dihasilkan sesuai data

Anda, berikut contoh hasil-nya.

tentunya hasilnya ini akan berbeda-beda tergantung data yang sudah Anda masukkan. selah itu isikan

beberapa form yang diminta. tambahkan keterangan yang dibutuhkan, dan simpan jika sudah.

OLshop User Manual


Memasukan Pesanan Mitra

Setalah itu akan ditampilah hasil inputan, kita tinggal pilih detail untuk melanjutkan pesanan dalam

langkah ini adalah memasukan pesanan mitra, atau pilih edit bisa juga delete untuh menghapus

pesanan.

suskses menambah pesanan

Setelah di klik menu detail maka akan di tampilkan seperti gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


sales jangan lupa mengudate status order seperti pada gambar diatas, status ini akan memudahkan

team dalam melakukan pekerjaannya masing-masing.

Selanjutnya pilih tambah item, maka akan memanggil pop-up untuk disini jenis detail barang. Seperti

pada gambar dibwah proses-nya.

OLshop User Manual


Menyesuaikan Diskon

Setelah pengisian selesain, silakan Anda tekan tombol “close”. Maka sistem akan refresh dan

menginformasikan pesanan yang sudah Anda masukan, seperti pada gambar dibawah ini :

Edit diskon

sebelum selesain, sales bisa melakukan perubah terhadap diskon jika diperlukan, secara umum diskon

sudah diset sesuai dengan mitra, namun mumungkinkan diedit sesuai dengan kebutuhan. untuk

mengedit tinggal arahkan kurson ke kolom disc, selajutnya edit nilainya dan jangan lupa simpan untuk

memastikan edit-nya sudah selesai.

OLshop User Manual


Data dropship

Jika pembelian dalam bentuk dropship, m aka masukan pensan sepeti biasa dan tambahkan alamat

kirim pada menu dropship seperti gambar dibawah ini, penambahan sebagai berikut :

Cek Pesanan

Jika barang sudah komplit, maka team gudang akan melakukan cek list pada menu yang sudah

disiapkan, dengna melakukan ceklist ini, otomatis jumlah stok di gudang akan berkurang sesuai dengan

jumlah barang yang di cecklist. caranya masuk ke menu Order >> Cek Pesanan Seperti yang di tunjukan

oleh gambar dibawah ini :

Cecklist pesanan

Pada gambar diatas dan sebelumnya bisa terlihat jumlah stok yang berbeda. Jika stok telah di update

makan sales bisa meminta tagihan ke pemesan. Disertakan dengan ongkos kirim yang sesuai. Setelah

OLshop User Manual


mitra tranfer, maka bisa di lakukan konfirmasi ke sistem seperti pada gambar dibawah ini. Untuk

selanjutnya approval akan dilakukan bagian terkait.

Cetak Invoice Pesanan

Untuk memudahkan kerja team Gudang, pesanan di OLSHOP bisa di print, biasanya ini dilakukan jika

pesanan banyak, selain ini print pesanan ini bisa dinfokan juga ke pembeli untuk menginformasikan

detail pesanan dan berapa yang harus di tranfer.

Pembayaran Pesanan

Jika barang sudah di cecklist dan sudah selesai, maka tagihan pembelanjaan akan muncul. selain itu

perlu juga diinputkan ongkos kirim, sehingga tagihan ke mitra sudah total dari pembelanjaan dan ongkos

kirim. berikut cara memasukan ongkir dari pelanggan.

untuk mendapatkan nilai berapa ongkir ke alamat mita, silakan dapatkan info dari mitra pengiriman

Anda dengan berat dan tujua yang Anda maksud. contoh diatas adalah kirim JNE Reg dengan berat 1 Kg

ke kota tujuan, nilainya 10.000,- maka tinggal kita masukan nilai tersebut.

selanutnya pilih buka pembarayaran untuk memasukan nilai pembayaran, apabila mitra sudah

melakukan pembayaran baik tranfer, maupun cast atau COD.

OLshop User Manual


masukan nilai yang sesuai dengan hasil tranfer dari mitra, jika ada kekurangan atau kelebihan OLSHOP

akan mencatat semua dengan detail, sehingga bisa diinfokan ke mitra dipesanan berikutnya.

Edit Pembayaran

Pembayaran ini bisa sekali bayar dengan nominal yang tertera, bisa juga sistem beberapa kali bayar.

OLSHOP akan punya catatan detail pembayaran, termasuk jika ada sisa ataupun kurang pembayaran.

Sisa atau kurang ini akan muncul di transaksi berikut-nya.

Beda Bank

OLSHOP juga bisa menghandle pembayaran beda bank, jadi misalnya tagihan 969.000,- 569.000 dibayar

pakai bank bca, dan sisanya 400.000,- dibayar bakai bank mandiri. tetapi ada syarat, dalam proses ini.

pembayaran pertama harus disampan terlebih dahulu, baru dilanjutkan pembayaran yang kedua, karena

pembayaran yang kedua akan mengambil data sisa dari pembayaran pertama. hasilnya seperti pada

gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


Pisah Invoice

OLSHOP memfasilitasi pembayaran pisah, biasanya case ini terjadi karena ada barang inden, sementara

dari pihak pembeli ingin dikirim barang yang sudah ada terlebih dahulu, maka pisah pembayaran ini jadi

solusi untuk masalah ini. tinggal klik pada menu dibwah ini

langkah selanjutnya tinggal kita drop barang yang belum lengkap dari pesanan total.

secara otomatis jumlah yang harus dibayar dari menu pesanan juga berkurang seperti gambar dibawah.

Sisa barang yang masih inden akan otomatis menjadi pesanan baru dengan mitra pemesan yang sama,

dan akan di proses terpisah selanjutnya. seperti pesanan baru lagi, seperti gambar dibawah ini hasilnya.

OLshop User Manual


Persetujuan Pembayaran

proses pesanan tidak bisa lanjut ke penjualan, jika pembayaran belum disetujui oleh bagian keuangan

dalam hal ini admin (owner), untuk harus disetui dulu, tentunya proses persertujuan setelah melakukan

cek untuk memastikan pembayaran sudah masuk.

Jika sudah disimpan, maka bagian terkait (keuangan) bisa melakukan cek ke rekening bank yang

dimaksud, dan jika sudah masuk bisa malakukan approve terhadap pembayaran tersebut, approve bisa

dilakukan dengna cara masuk ke menu >> Pembayaran >> Cek Pembayaran. Terlihat tampilan seperti

dibawah ini :

Klik menu acc, makan akan dibawa ke pop up sebagai berikut :

OLshop User Manual


Selanjutnya pilih sesuai status cek bank, kemudian simpan. Jika sudah masuk maka sales perlu

nembahkan penjualan dan merubah status order.

Apabila sudah masuk, maka sales perlu update status pesanan menu >> Order >> Pesanan menjadi

sudah tranfer dan nanati bisa di update menjadi sudah di kirim oleh bagian terkait. Tampilan update

status seperti dibawah ini :

Penjualan

Setelah dipastikan pembayaran telahmasuk, selanjutnya sales memasukan order kedalam penjualan.

langkahnya masuk ke Order >> Penjualan maka akan ditampilakn semua pesanan yang sudah close, alias

masuk ke penjualan. seperti gambar dibawah ini.

selanjutnya klik menu tambah penjualan untuk memasukan pesanan yang sudah lunas dibayar. akan

ditampilkan seperti dibawah ini:

OLshop User Manual


Selanjutnya sebelum barang bisa dikirimkan oleh gudang dan statusnya bisa diganti menjadi sudah di

kirim, sampai disini sales bisa memasukan pesanan menjadi penjualan. Sehingga akan jelas mana saja

barang yang sudah terjual. Dengan cara masuk ke menu Order >> Penjualan>> Detail

Tampilan setelah di klik tambah penjualan akan dibawah ini :

Klik menu aksi diatas makan akan menju ke halaman berikut :

OLshop User Manual


Tinggal memasukan ongkos kirim dan biaya lain lain jika ada, jika sudah langsung di klik simpan saja.

Setelah beres maka prose penjualan sudah selesai, hasil penjualan bisa di lihat di mu penjualan seperti

gambar dibawa ini :

Penjualan terbaru

Susudah dimasukkan penjualan, sales baru bisa melanjutkan proses penjualan. dalam hal ini adalah

cetak invoice penjualan dan cetak alamat.

Cetak invoice penjualan dan alamat bisa dilakukan dengan mengklik tombol invoice dan alamat seperti

pada gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


Halaman Penjualan untuk cetak

klik pada invoice penjualan

selanjutsnya sistem akan menampilkan tammpilan invoice sebagai berikut :

Invoice Penjualan

dan juga tampilan alamat kirim sebagai berikut :

OLshop User Manual


Dropship Proses dropship mirip dengna proses penjualan, hanya saja pengirim dropship ini berbeda, dan inv juga

dibuat berbeda. Tinggal di klik menu dropship, akan di tampilkan sebagai berikut :

Selanjut-nya alamatnya akan sebagai berikut :

OLshop User Manual


Alamat Dropship

Pembungkusan Barang (packing)

Gudang bisa melakukan pembungukusan barang dan tentu saja print, invoice dan alamat mitra pembeli.

mitra yang sudah melakukan pembayaran akan muncul dihalan gudang secara otamatis. hanya perlu di

refresh saja untuk memastikan semua yang sudah bayar muncul di halaman gudang.

sebelum melakukan pembukusan barang, gudang sudah terlibat aktif saat pesanan baru masuk, gudang

memastikan barang yang ada sesuai dengan pesana, dengan menu cek pesanan. jika tidak ada maka bisa

berkomunikasi dengan sales untuk langkah selanjutnya,

Cek Pesanan

Untuk cek pesanan bisa masuk ke menu Order >> Cek Pesanan disini akan di jumpai pesanan yang

sudah masuk sesuai dengan statusnya, seprti pada gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


Pada halaman ini terdapat beberapa menu yang ada disampingnya, tinggal di klik di menu samping akan

dibawa ke halaman yann dimaksud, menu itu sebagai berikut :

POLengkap : untuk melihat PO yang sudah lengkap

POLama : untuk melilhat PO yang sudah lama

POIndent : untuk melihat PO yang inden

Selanjutnya devisi yang terkait bias melakukan aksi berdasarkan halam PO tersebut.

untuk mengecek pesanan yang tinggal kirim, maka klik PO Lenkap, maka akan tersaji gambar sebagai

berikut :

sekali lagi proses cetak invoice, alamat dan pengiriman hanya bisa dilakukan jikga semua barang sudah

di ceklist oleh bagian gudang

Pengiriman barang.

Sesudah pesanan siap maka selanjutnya pengiriman, pengiriman bisa diakses dari menu >> Pengiriman

>> Catat Pengiriman.

OLshop User Manual


Selanjutnya pilih menu >> tambah pengiriman, maka akan di tampilkan sebagai berikut :

Silakan pilih mana yang akan di kirim, atau kalo belum muncul bisa seacrh dari menu yang ada, proses

detail pemasukan pengiriman seperti pada tampilan dibawah :

OLshop User Manual


Perlengkapan bisa disisi sesuai dengan perlengkapan yang dibutuhkan, misalnya katalog atau apa yang

akan di kirim, bisa di inputkan di perlengkapan.

Di dalam menu pengiriman, ada sub menu QC Pengiriman, tujuan dari menu ini adalah memastikan

pengiriman sesuai dengan yang seharusnya, mulai dari invoice, alamat, perlengkapan, barang dan

packing itu sendiri, sehingga jelas siapa penanggungjawabnya semisal terjadi kesalahan, tampilan dari

QC Pengiriman seperti dibawah ini :

Selanjutnya setelah barang terkirim, untuk memastikan barang sampai tujuan dengan benar dan

memberikan kenyamanan bagi mitra, Anda perlu informasikan no resi pengiriman kepada Mitra,

sehingga mitra tahu persis tentang posisi barang yang sudah dibeli-nya. Tampilan dari Resi Pengiriman

sebagai berikut :

Jika mau menambahkan resi baru yang belum ada di halaman, tinggal klik menu tambah resi saja,

selanjutnya bisa diinputkan sesuai tampilan yagn muncul.

Untuk pengiriman lain-lain hampir sama dengan pengiriman, Cuma beda-nya disini yang di kirim bukan

barang utama (fashion) melainkan bisa dalam bentuk katalog, spandul, cd, serata tools lain yang bisa

disesuaikan dengan masing-masing perusahaan.

OLshop User Manual


Return Return ini adalah proses pengambalian barang yang di terima oleh sales, selanjutnya akan dimasukan ke

stok oleh bagian gudang. Langkah tinggal masuk ke menu >> Order >> Return

Cancel Pesanan Cancel pesanan adalah mitra atau calon mitra tidak jadi membeli barang, setelah mitra atau calon mitra

melakukan pemesanan. Banyak hal yang menyebabkan cancel pesanan ini, cancel merupakan hal yang

wajar dalam jual beli, jadi dalam sebuah sistem yang bagus harus bsia men-cancel pesanan ini. secara

umum pesanan yang dicancel ini tidak dihapus dari sistem, hanya ditandai kalo pesanan tersebut cancel.

semisalnya dalam proses selanjutnya ternyata tidak jadi cancel, maka pesanan ini dapat dipanggil

kembali dari menu >> order >> Pesanan >> semua order.

Cancel dari pesanan

Jika masih dalam proses pesan maka untuk cancel langkahnya lebih sederhana. Jika barang sudah di

ceklist oleh bagian gudang, maka langkah pertama adalah meng-uncecklist dulu, dengan langkah ini

artinya barang yagn sudah di pesan akan dikebalikan ke stok. tentunya yang melakukan ini adalah

bagian gudang. seperti gambar dibawah ini :

setelah itu sales merubah status pesanan menjadi cancel, seperti gambar dibawah ini.

OLshop User Manual


Lankah terakhir seperti biasa, menyimpan terhadap yang sudah dilakukan.

Cancel dari penjualan

Cancel dari penjualan langkahnya lebih panjang satu langkah dari cancel pesanan, yaitu pergi ke

penjualan dahulu baru kemudian lakukan cancel penjualan. masuk ke menu penjualan kemudian klik

menu dan pilih hapus penjualan seperti gambar dibawah ini.

OLshop User Manual


setelah itu maka posisi penjualan akan kembali ke menu pesanan, selanjutnya ikuti langkah cancel

pesanan seperti pada menu sebelumnya.

catatan : cancel order ini hanya bisa dilakukan jika status barang belum dikirim, jika sudah dikirim makan

pesanan harus dicari di menu semua order.

Tidak jadi Cancel

Jika ternyata karena satu dan lain hal, yang awalnya mitra atau calon mitra sudah konfirm calcel, dan

akhirnya tidak jadi cancel. maka pesanan yang sebelumnya di cancel tinggal dipanggil kembali dari menu

>> Order >> Pesanan >> Semua order.

Delete Pesanan Delete pesanan ini hanya boleh dilakukan jika terjadi kesalah dalam input, misalnya input double atau

sudah diinput sama sales lain. jadi lebih banyak ke double baru boleh menggunakan pilihan delete

pesanan ini. Jika cuma salah ketik maka sebaiknya gunakan menu edit untuk mempercepat proses.

berikut gambar dari delete pesanan.

Delete ini mengakitkan pesanan data yang didelete benar-benar hilang dari sistem, sehingga perlu hati-

hati dalam menggunakan menu ini.

OLshop User Manual


Retur Pesanan rata-rata dalam jual beli harus ada pilihan retur ini, hanya memang terkadang batas waktunya berbeda-

beda. ada yang boleh return dalam 1 bulan, 3 bulan dan lain sebagainya tergantung kebijakan, OLSHOP

memfasilatasi return ini karene memang seharusnya diperbolehkan return.

Sebagai catatan yang bisa dilakukan retur adalah yang status barangnya sudah terkirim, sehingga Anda

perlu memastikan bahwa yang return itu benar-benar statusnya benar-benar yang sudah dikirim. jika

belum maka Anda cukup masuk ke menu cancel pesanan seperti yang dijelaskan sebelumnya.

Langkah awal return adalah masuk ke menu >>Order >> Retur >> Tambah Retun masukan nama yang

malakukan retur. jika sudah ada di daftar menu retur tinggal search saja.

misalnya search dengan zubari makan akan ditampilkan seperti gambar diatas, selanjutnya pilih retur

makan Anda akan disajikan menu seperti dibawah ini :

pilih sales dan simpan. sehingga akan masuk ke menu rutur.

OLshop User Manual


selanjutnya pilih detail dan isi form yang ada, pastikan dalam proses retur ini dibarengi dengan

menginput pesanan baru sebagai pengganti retur ini. karena memang dalam form disyaratkan ada no

PO yang harus diisi seperti gambar dibawah ini.

untuk menu status barang, ada opsi belum diterima, sudah diterima dan sudah kembali ke stok. ini

digunakan untuk operasi internal kita.

PEMBAYARAN Menginformasikan tentang mitra yang belum melakukan pembayaran, di menu pembayaran sebaliknya,

menampikan mitra yang sudah membayar pesanan. Untuk menampilkan mitra yang sudah membayar

silakan search di kolom yang sudah disediakan dengan terlebih dahulu klik menu “pembayaran”

Hutang piutang pembayaran. Jika di pembayaran angkata-nya tidak sama dengan tagihan, baik lebih atau kurang maka akan masuk ke

halaman utang piutang pembayaran ini, sehingga transaki lebih fair dan lebih nyaman karena kejelasan

hutang piutnganya.

OLshop User Manual


Cek Pembayaran Menu ini digunakan untuk mengecek pembayaran apakan sudah masuk atau belum, jika belum masuk

dan blom di konfirm oleh bagian terkait, maka proses penjualan tidak bisa berlanjut, jadi harus di

konfirm dulu kalo sudah bayar di menu ini.

Penjulan Kredit Untuk yang sudah di kenal atau karena satu dan lain hal ingin dikirim terlebih dahulu, maka masuk ke

menu Pembayaran >> Pembayaran Kredit. setelah terbukan halaman tinggal pilih menu “tambah

penjualan” akan disajikan nama-nama yang bisa di tambahkan, kalo belum ketemu nama yang dimaksud

bisa di search nama yang dimaksud.

OLshop User Manual


Jika belum ada, bisa di search, sesudah ketemu di pilih, dan prosesnya mirip seperti penjualan. tetapi ini

masuk ke pejulan kredit, invoice yang tercetak juga invoice kredit.

OLshop User Manual


Pembayaran Penjualan Kredit

ketika sudah bayar, maka pembayaran dimasukan melalui menu Pembayaran >> Hutang Piutang seperti

pada gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


REKAP Rekap ini menampilkan semua rekap yang terkait dengan System, mulai dari stok, pesanan, penjualan,

produksi, pembayaran, pengiriman, pelanggan, evalusi mitra dan evalusi sales.

secara umum rekap ini bisa dalam bentuk excel atau .pdf tergantung kebutuhan, kebanyakan memang

di excel, tujuannya dari rekap ini memang tidak berhenti di rekap saja, tapi bisa di olah lebih lanjut

untuk membantu mengambil langkah stragegic perusahaan.

berikut beberapa rekap yang bisa dilakukan dengan OLSHOP :

Stok pada halaman ini ditampilan beberapa pilihan yang bisa di pilih, mulai stok terkini, ready stok, update

stok dan stok menipis, selanjutnya di tab berikutnya da menu “item terjual”, “item keluar”, “form

pesanana” dan “rekap pokok” tinggal di pilih yang sesuai kebutuhan

Rekap Stok

Item Masuk

Menu ini untuk merekap item apa saya yang sudah masuk pada sistem, kapan masuknya dan detailnya

seperti apa bisa direpak dari menu history, seperi pada gambar dibawah ini :

OLshop User Manual


Item Terjual

Menu ini untuk mengatahu rekap dari item yang terjual, berapa saja jenis barang ini dalam periode

waktu tertenu, tinggal dipilih dari tanggal periode waktu yang diiginkan :

Item Keluar

Menu ini untuk melihat rekap item barang yang keluar selain dari penjualan, bisa dari give, bonus, untuk

donasi dan lain-lain. intinya semua barang yang keluar tidak melalui penjualan bisa rekapnya bisa dilihat

di menu ini :

OLshop User Manual


Rekap Pokok

Rekap pokok ini untuk merekap HPP persedian barang.

Rekap Pesanan untuk mengetahui kondisi pesanan terkini, dan mengambil langkah apa yang sebaiknya di lakukan

terkait pesanan akan membantu Anda:

Rekap Pesan

Rekap Penjualan di rekap penjualan bisa dipilih berdasar waktu dan kategori, mulai dari semua penjualan, penjualan pake

keteragan, perjulan per pelanggan, dan pejualan per sales.

OLshop User Manual


Rekap Pembayaran Rekap pembayan seperti sebelumnya bida di pilih berdasar waktu dan kategori, mulai dari semua

pembayaran, penjualan saja, pembayaran lain dan hiutang piutang bayar.

Rekap Pengiriman Pada rekap pengiriman ini terdapat pilihan rekap resi, rekap semua pengiriman, rekap pengiriman lain

dan hutang piutang pengiriman.

OLshop User Manual


terima kasih

:)

salam

OLSHOP Management

contents - omsku.comomsku.com/olshop_user_manual.pdf · pinjam, untuk sample dan lalin-lain, yang...

Documents