company profile pt. cipta tata dokumen indonesia · cipta tata dokumen indonesia adalah menjadi...

COMPANY PROFILE

PT. Cipta Tata Dokumen Indonesia

Total Solution Documents and Information Management www.ctdi.co.id

http://www.ctdi.co.id/

www.ctdi.co.id©2014 1

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA (CTDI)

Total Solusi Manajemen Dokumen

(Akta Notaris Handriyanti S. No. 13/2000)

RECORDS & INFORMATION MANAGEMENT

ASSOSIASI ARMA (Association of Records Managers and Administrators), USA MAPA (Masyarakat Peduli Arsip), Jakarta AIIM (Association for Information and Image Management), USA AAI (Assosiasi Arsiparis Indonesia)

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA (CTDI)

Puri Imperium Office Plaza, G-10 Jl. Kuningan Madya Kav. 5-6 Kuningan Jakarta Selatan

Tel.: (021) 83785705 Fax: (021) 83785707 Website: www.ctdi.co.id Contact Us: [email protected]

http://www.ctdi.co.id/

DAFTAR ISI _________________________________________ 1

I.PENDAHULUAN ____________________________________ 2

II.PROFIl PERUSAHAAN _______________________________ 3

III.RUANG LINGKUP JASA DAN PEKERJAAN _________________ 4

IV.RUANG LINGKUP TEKNIS PROYEK _____________________ 8

V.KUALITAS PROYEK DAN HASIL AKHIR ___________________ 8

VI.KEUNTUNGAN KERJASAMA __________________________ 9

VII.CLIENT AND BEST PRACTICE__________________________ 10

Daftar Isi


Dokumen adalah bagian dari asset perusahaan yang harus dan wajib dikelola dengan benar sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku sehingga dokumen/arsip yang merupakan “sumber informasi dan bukti otentik” dalam mendukung aktifitas usaha perusahaan dapat difungsikan secara benar dan maksimal.

Berdasarkan Undang-Undang No 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan peraturan pelaksanaannya (PP No. 87 dan 88 tahun 1999), serta UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan antara lain setiap perusahaan wajib mengatur tertib pembuatan catatan, penyimpanan, alih media, legalisasi, pemindahan dan pemusnahan dokumen perusahaan sesuai prosedur dan jadwal retensi dokumen yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan, serta pengelolaan dokumen harus dikelola oleh sumber daya manusia yang professional.

Disamping mengacu dengan peraturan-peraturan yang berlaku, Sarbanes-Oxley Act of 2002 salah satu Undang-Undang Amerika terbaru tentang pedoman retensi dokumen dan sanksinya juga berlaku bagi semua perusahaan Amerika yang beroperasi didalam maupun diluar negeri.

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA, sebagai perusahaan jasa yang memfokuskan pada “Records & Information Management” yang telah berpengalaman dan mendapat pengakuan dari berbagai perusahaan, akan menyampaikan program sesuai dengan kebutuhan instansi perusahaan saat ini maupun pada masa yang akan datang. PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA berdiri sejak tahun 1993 yang sebelumnya namanya Filing & Documentation Management (FDM) yang kegiatan utamanya bergerak dalam bidang Manajemen Dokumen & Informasi. Adapun latar belakang pendirian perusahaan adalah untuk memberikan kontribusi nyata di bidang pengembangan manajemen dokumen dan informasi pada setiap perusahaan sesuai dengan aktivitas perusahaan tersebut. Sejalan dengan perkembangan teknologi dan kompleksitas kegiatan operasional perusahaan, PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA, pada tahun 1999 juga telah memberikan solusi teknologi Records & Information Management yaitu EDMS (Electronic Document Management System).

I. Pendahuluan

II. Profil Perusahaan

LATAR BELAKANG

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA didukung oleh tenaga-tenaga yang berpengalaman dan professional staff di berbagai bidang, dan telah mendapat kepercayaan dari berbagai perusahaan baik dalam maupun luar negeri yang melakukan aktivitasnya di Indonesia antara lain perusahaan telekomunikasi, industri, perminyakan, perbankan, asuransi, media televisi dan sebagainya.

Visi PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA adalah menjadi perusahaan jasa konsultan records and information management yang handal, terdepan dan terpercaya dengan menyediakan solusi yang lengkap dan pelayanan yang tepat untuk klien serta memenuhi komitmen kami kepada top manajemen perusahaan.

Misi PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA memberikan total solusi dibidang records and information management selama usia “lifecycle” dokumen mulai dari penciptaan, distribusi, pemeliharaan sampai pemusnahan dokumen.

1. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Dokumen

2. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) e-Document

3. Penyusunan Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen

B. ROLL-OUT & SISTEM DAN PROSEDUR MANAJEMEN DOKUMEN & E-DOCUMENT

Sosialisasi Sistem Implementasi Manajemen Dokumen diunit-unit kerja

III. Ruang Lingkup Jasa dan Pekerjaan

A. DESAIN SISTEM DAN PROSEDUR MANAJEMEN DOKUMEN

VISI DAN MISI


C. PENGEMBANGAN APLIKASI MANAJEMEN DOKUMEN

Pembuatan aplikasi manajemen dokumen yang dilakukan meliputi :

1. Modul Manajemen Dokumen Aktif di Unit Kerja;

2. Alur kerja (workflow) dari setiap proses yang ada dari manajemen dokumen

perusahaan.

3. Modul Manajemen Dokumen Inaktif di Records Center/Depo Dokumen;

4. Modul Manajemen E-Document.

D. DATA AND DOCUMENT CONTENT TAXONOMY

Kemudahan yang didapat melalui Data Taxonomy antara lain:

1. Menciptakan mesin pencari data mandiri dalam lingkungan organisasi

2. Knowledge dan experience dari seluruh personil dapat terekam dan terdata

serta menjadi kekayaan organisasi

3. Meminimalkan data yang harus ter”expose” keluar organisasi

4. Memudahkan dalam proses pengambilan keputusan berdasarkan analisa data

yang akuntabel

5. Tidak menghasilkan data “sampah” dalam setiap penyajian hasil kegiatan temu

kembali

6. Semakin memudahkan proses pengambilan keputusan, analisa masalah dan

studi kasus berdasarkan satu, dua ataupun beberapa parameter

7. “Knowledge management” dalam lingkungan perusahaan dapat

terimplementasi dengan baik dan selanjutnya data dari arsip yang dimiliki

dapat menjadi “wisdom” diligkungan organisasi

E. APLIKASI DATA & INFORMASI BERBASIS WEBSITE (BUNDEL, BEBLER, BESMART, BEBOLD, BEPROPER)

1. Bundel: Aplikasi yang digunakan untuk mengelola arsip/dokumen/asset

keluarga, organisasi, corporate maupun komunitas secara online dan kolaboratif. Melalui aplikasi bundel seluruh asset pribadi maupun milik bersama dapat disimpan, dihubungkan dan dikelola secara baik, terkontrol dan terkolaborasi dengan seluruh pihak yang terkait dengan asset tersebut, sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan atau keterlambatan dalam melakukan update asset/dokumen.

2. BeBold: Aplikasi Knowledge Management perusahaan, melalui aplikasi ini

seluruh publikasi yang dikeluarkan oleh perusahaan baik dari level terendah sampai level tertinggi, dari jenis tacit knowledge sampai explicit knowledge. Aplikasi dapat mengorganisasikan seluruh publikasi tersebut dalam skema taxonomy yang berbeda dari satu organisasi ke lainnya, dengan hak akses yang beragam dan atau bertingkat disesuaikan dengan culture dan prosedur yang berlaku di perusahaan/organisasai. Aplikasi ini dibuat dengan latar belakang makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif sehingga memerlukan cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar perusahaan dapat tetap survive sehingga knowledge yang disimpan oleh perusahaan dapat digunakan kembali pada setiap waktu dalam kegiatan perusahaan dan pada akhirnya dapat menjadi wisdom/kearifan untuk disebarkan didalam lingkungan perusahaan.

3. Besmart: Aplikasi digital sebagai sarana “interaksi” cerdas secara virtual

dalam proses belajar mengajar/training, berbagi serta bertukar informasi dan ilmu pengetahuan dan mendorong kreatifitas yang bernilai bagi siswa generasi muda Indonesia maupun peserta training dengan instrukturnya dalam konteks pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dilingkungan perusahaan.

4. BeProper: Aplikasi manajemen dokumen yang dibuat melalui metodologi

daur hidup dokumen mulai dari proses penciptaan, distribusi, penyimpanan sampai pada pemusnahan dokumen berdasarkan jadwal retensi dokumen.

.....


Aplikasi dibuat sebagai alat bantu dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis perkantoran yang mengotomatiskan setiap alur kerja yang terdapat pada kaidah kearsipan dalam perusahaan. Dengan fitur yang telah siap dan responsif memungkinkan penggunanya mengakses dari gadget setiap karyawan dan mengakomodir kolaborasi antar pengguna dan pelaksana kearsipan guna meningkatkan kegiatan temu kembali dokumen

5. BeBler: System atau “Enabler”yang menghubungkan aplikasi dengan

aplikasi lainnya dalam sebuah portal perusahaan yang telah ada. Enabler akan mengirim dan atau menerima data dari aplikasi yang berbeda, sehingga perbedaan format, tata letak dan susunan data akan menjadi mudah dan langsung terintegrasi dengan sistem di tempat lain secara simultan.

Aplikasi data, informasi berbasis website ini dapat diakses di

http://www.bebulb.com/

F. PEMBENAHAN, PENATAAN, PENDATAAN DAN PENGELOLAAN DOKUMEN

Hasil akhir, seluruh koleksi dokumen telah tertata dan terdata sehingga bila

sewaktu-waktu diperlukan mudah ditemukan kembali, dan dokumen yang tidak

memiliki nilai guna siap dimusnahkan

http://www.bebulb.com/

G. JASA PENGELOLAAN RECORDS STORAGE

Hasil Akhir, Kegiatan pengelolaan dokumen di Records Storage dilaksanakan secara professional, sehingga dokumen yang tersimpan terpelihara dengan baik dan permintaan data/ dokumen terlayani dengan cepat.

H. SEMINAR DAN PELATIHAN

Pelatihan manajemen kearsipan dengan menggunakan metoda pelatihan yang

terkini, mudah, user oriented dan ease of use, memungkinkan pelaksana tugas

kearsipan dan pengguna arsip dilingkungan perushaan dapat berinterkasi dan

berkolaborasi terhadap konten arsipnya. CTDI telah memiliki modul pelatihan

kearsipan dengan memanfaatkan teknologi web 2.0 sehingga interaksi antara

instruktur dan peserta training dan materi training kearsipannya menjadi

realtime dan kolaboratif dengan menggunakan gadget setiap trainee selain dari

laptop yang biasa dibawa ke ruang training. Hasil akhir, perusahaan memiliki

sumber daya manusia yang lebih professional dalam melaksanakan kegiatan

manajemen dokumen.

I. PROGRAM RECORDS AUDIT

Hasil akhir, efektivitas dan implementasi pengelolaan dokumen terukur dan memberikan rekomendasi untuk “improvement” sesuai kebutuhan perusahaan dan regulasi yang ada.


J. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN RECORDS MANAGEMENT

Dukungan sarana dan prasarana dari para desainer, konseptor serta pabrikan

alat dan perlengkapan manajemen arsip yang memungkinkan tercapainya

efektivitas dan efisiensi pada implementasi pengelolaan dokumen.

K. ALIH MEDIA

Dokumen sebagai sumber informasi bagi perusahaan seiring dengan

perkembangan waktu membutuhkan alih media dalam meningkatkan efisiensi

dan efektifitas kerja perusahaan. Dapat dilakukan secara hardcopy ke elektronik,

pita magnetik ke elektronik, analog ke digital, maupun sebaliknya sesuai dengan

kebutuhan dan standard yang berlaku serta perkembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi

L. PEMUSNAHAN ARSIP

Penyusutan nilai guna dokumen perusahaan sebagai rangkaian dalam siklus

hidupnya, membutuhkan kegiatan yang akan membuat dokumen perusahaan

tidak bisa dipergunakan secara baik lagi oleh pihak lain maupun perusahaan

sendiri sesuai dengan ketentuan hukum, hal ini disebut pemusnahan dokumen.

IV. Ruang Lingkup Teknis

A. STRATEGI DAN METODOLOGI

Strategi dan metode pekerjaan pembuatan system manajemen dokumen didasarkan pada kebijakan perusahaan (policy) dan standard prosedur yang sejalan dengan peraturan, perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan merupakan hal yang utama. Metode dibawah ini tidak harus dilakukan secara linear, tapi dapat dilaksanakan dalam tahapan berbeda, berulang internasional yaitu “ISO 15489 Part II: Records Management Guidelines”. Dalam merancang dan menerapkan SOP Manajemen Dokumen yang berkelanjutan, metode bentuk dan implementasi, sebagian atau keseluruhan menurut kebutuhan organisasi, persyaratan formal compliance dan perubahan lingkungan organisasi dan manajemen dokumen.

B. PROGRAM KERJA

Target waktu penyelesaian pekerjaan ditentukan setelah dilakukan assessment

baik ke satuan kerja maupun ke tempat penyimpanan arsip

C. TENAGA KERJA DAN ORGANISASI PROJECT

Tenaga ahli dalam pekerjaan pembenahan dan penataan dokumen adalah para

professional dan praktisi yang mempunyai kompetensi di bidang manajemen

dokumen serta berpengalaman mengerjakan pekerjaan sejenis.


V. Kualitas Project & Hasil Akhir

A. KUALITAS PROYEK

Kualitas proyek akan ditentukan oleh beberapa komponen : 1. Hasil Akhir selesai tepat waktu

Untuk memastikan penyerahan hasil akhir pekerjaan tepat waktu sesuai jadwal yang ditetapkan diperlukan monitoring setiap tahapan kerja dan menetapkan target-target mingguan maupun harian setiap personil tim kerja.

2. Lingkungan yang Kondusif Agar sasaran akhir proyek tercapai sangat diperlukan dukungan dari Manajemen dan kerjasama seluruh Team Counterpart perusahaan client, baik dalam tahap persiapan, perancangan desain, pengembangan maupun implementasi Sistem Manajemen Dokumen.

Hasil akhir yang akan diserah terimakan oleh PT CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA adalah :

1. SOP Manajemen Dokumen; 2. Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen; 3. SOP e-Document; 4. Seluruh dokumen aktif telah tertata & tersimpan di Unit Kerja; 5. Dokumen aktif/in-aktif yang dipindahkan ke Document Center/ Records Center telah

dibenahi, ditata dan dipelihara; 6. Electronic Storage (e-storage) dokumen hasil scanning; 7. Indeks Dokumen aktif dan inaktif telah terbentuk; 8. Dokumen yang telah habis masa retensinya siap untuk dimusnahkan 9. Aplikasi Data dan Informasi (customized each clients) 10. Disaster Recovery Progam Guidelines

VI. Keuntungan Kerjasama

Keuntungan memilih PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA sebagai mitra kerja adalah:

1. Mitra berpengalaman dalam pengembangan dan implementasi manajemen

dokumen;

2. Pengelolaan dokumen dikelola secara professional dan mempunyai sumber

daya manusia yang professional dengan integritas dan kompetensi yang tinggi

serta secara terus menerus mengembangkan kemampuan dan jaringan

kerjasama;

3. Efektivitas pendekatan manajemen dokumen dengan total solusi (front-end)

dari awal tahap penciptaan, penggunaan, distribusi, pemeliharaan dan

disposisi/penyusutan (pemindahan dokumen inaktif, pemusnahan);

4. Membantu dan melayani perusahaan pengguna jasa dalam pencapaian nilai

dan standar level yang lebih tinggi guna memenangkan persaingan dan selalu

berada di posisi terdepan;

5. Kerahasiaan setiap informasi dan dokumen perusahaan pemakai jasa dapat

terjaga dan dipertanggungjawabkan;

6. Menjalin Kesinambungan kerjasama dengan mitra kerja


VII. CLIENTS AND BEST PRACTICE (2010-present)

PERIOD CLIENT SERVICES RENDERED

2015-

present

2004-

present

PT. BANK PANIN SYARIAH Tbk.

PT. BANK PANIN Tbk.

Designed System and Procedure of Document

Management

Developed Standard Records Taxonomy scheme

national Wide and continous monitoring for

enhancement

Designed Records Retension Guidelines

Conducted implementation of document management

system and procedures

Conducted records review for the implementation of

document management system in the working unit,

Head Office and all Panin Bank Syariah Offices in

Indonesia

Management and maintained of inactive files at the off-

site storage


Management

Developed Standard Records Taxonomy scheme national

Wide and continous monitoring for enhancement

Designed Records Retention Guidelines

Conducted implementation of document management

system and procedures in the working unit

Conducted records review the implementation of

document management system in the working unit of all

Panin Bank Branches

Management and maintained of inactive files at the off-

site storage


2014

2013-

2014

PT. BANK NEGARA

INDONESIA (Persero) Tbk.

PERUM. JAMKRINDO

Conducted Feasibility Study of New Document Storage


Management Nation Wide


Designed Standards Company Wide Documents

Taxonomy Scheme

Designed e-filing Standard Operating Procedure

Designed correspondence Standard Operationg

Procedure

Conducted training and socialitation of document

management system and procedures

Gap Analysis e-office application vs standard Operating

procedure for internal corporate coresspondence

Designed re-layout corporate mailroom and staffing

Conduted training for mailroom operation and job

description



2013-

2014

PT. TELEKOMUNIKASI

SELULER

Designed Process “to be” taxonomy structure and

definition

Designed Employee taxonomy and ontologies structure

and definition

Designed Employee and Process Controlled

VocabullaryControlled Vocabullary

Desiged People taxonomy Mind Map structure

Designed People and Process taxonomy database

structure

2013

PT. MITRA INTEGRASI

INFORMATIKA

Designed Concept of Corporate Document Taxonomy

Scheme, Code, and Retention Schedule

Develop Data Taxonomy to Exploration and Explotation

in oil and gas business

2013 PT. NUSANTARA REGAS (NR) Conducted Assessment Document Management

Designed Document Management System

Designed Concept of Corporate Document Taxonomy

Scheme and Retention Schedule

Develop Data Taxonomy to Exploration and Explotation

in oil and gas business

2013 PT. BANK NEGARA INDONESIA

46 (BNI )

Conducted Assessment Document Management of all

active document maintained in the “strong room” (all

floors), Head Office, Jakarta

Analysis, evaluation and recommendation of document

management system

Designed Document Management System


2012 KEMENTRIAN KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL

PERIMBANGAN KEUANGAN

Conducted Assessment Document Management of all

active and inactive document maintained in the head

office, Jakarta

Analysis, evaluation dan recommendation of document

management system

Designed Master Plan of Document Management System

Design Standard Taxonomy for Records and Retention

Schedule

Design Standard Data Taxonomy for APBD (Anggaran

Pendapatan Belanja Daerah) Nation Wide

2010-Mei

2013

PT. PERUSAHAAN GAS

NEGARA (PGN)

Developed Standard Operating Procedure Digitalized

Document System

Management dan Maintained for all inactive document

which are store in the Records Center 1 & 2, Bandung

Rendered consultation for up-dating and revision of

Records Retension Guidelines

Develop Taxonomy scheme and Records Retention

Schedule

Develop Taxonomy and Vocabullary Control for Nation

Wide Pipeline Process and Development



2007-

2010

PT. MEDCO E&P INDONESIA Designed code and Taxonomy of Corporate Document

Clasify and Idencify Data According Taxonomy Table

Developed

Implementation of e-library program which consists of

managing and digitalized of selected document located

at head office and field area

Design and Enhancing Documents Taxonomy scheme

Retention Schedule

2006-

2011

PT. TELKOMSEL Designed System and Procedure of Document

Management


Designed Standards Company Wide Documents

Taxonomy Scheme

Designed e-filing Standard Operating Procedure

Conducted implementation of document

management system and procedures

Conducted records review for the implementation

of document management system in the working

unit, Head Office and Regional area

Managed and maintained of inactive files at the

off-site storage

Conducted records destruction program

HEAD OF RECORDS MANAGEMENT EXPERTS

Helmina Sinaga, CRM

Records & Information Management Consultant

www.helmina.net

Working experiences :

1993-present Records & Information Management Consultant

2000-2001 General Affairs Manager, Devon Energy Ltd. Jakarta

1998-1999 Consultant, Records Center, Devon Energy Ltd., Jakarta

1990-1998 Records Specialist, Exxon/ Esso Indonesia, Jakarta

1985-1990 Sr. Librarian/Consultant, AIDAB (Australian International

Development Assistance Bureau)

1981-1985 Information Services, Indian Embassy, Jakarta

Association

- ARMA (Association of Records Managers and Administrators), USA,

1993-present

- MAPA (Archive Concern Society) , Jakarta 2005-present

- AAIM (Association for Information and Image Management), USA 2015

- AAI (Association of Indonesian Archivist), 2015-2020

Education

- Advanced Records Management, ARMA USA

- Universitas Indonesia, Faculty of Literate, Librarianship and Archive Majority,

Depok, Jakarta

- Records Management Courses : Singapore, Kuala Lumpur, Houston, Denver,

Las Vegas, USA

- Imaging/EDMS Course, Sydney


TRAINING/WORKSHOPS/SEMINARS

1. As the Writer in the field of Records and Information Management, MAPA

(Archive Concern Society) journal 2005-present

2. Guest Speaker, University of Indonesia, Faculty of Literate, Librarianship and Archive Majority, Depok, Jakarta 2010-

3. ARMA Seminar, Las Vegas, USA, Oct 2000

4. Article titled “Records Management is One of the Priority in Your Organization”

submitted to ARMA, 2001

5. As the Public Speaker & Instructor on “Records & Information Management”,

1993-present

6. Comparison Study, Santa Fe Energy Ltd. Houston, USA, Oct 1998

7. Imaging Course, Sydney, Australia, 1997

8. ARMA 41th Seminar, Denver, USA, 1996

9. As the Speaker in the Information Professional Annual Meeting, Houston,

USA, 1994

10. Managing Your Files Course, Singapore, 1993

11. CONSAL IX (South East Asian Librarian Congress) Bangkok, Thailand, 1993

12. Comparison Study, Exxon Malaysia, Kuala Lumpur, 1991