commit to user - digilib.uns.ac.id fileorang ”besar” sederhana dalam kata-kata, tetapi...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA

(Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh: YESSI ARIYAWATI PUTRI

D 1507076

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2010

i


commit to user

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA

(Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)

Disusun Oleh : Yessi Ariyawati Putri

D 1507076

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs. Muchtar Hadi, M.Si 195303201985031002

ii


commit to user

PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO)

AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA

(Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagian Sumber Daya Manusia)

Disusun Oleh:

Yessi Ariyawati Putri

D 1507076

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA 2. Penguji II Drs. Muchtar Hadi, M.Si

Mengetahui,

Dekan, Ketua Progam,

Drs. Supriyadi SN, SU Drs. Sakur, MS.

NIP. 195301281981031001 NIP. 194902051980121001

iii


commit to user

MOTTO

Orang ”besar” sederhana dalam kata-kata, tetapi ”besar” dalam Atindakan.

(Confucius)

Jenius adalah 1 % inspirasi dan 99 % keringat. Tidak ada yang dapat menggantikan kerja keras. Keberuntungan adalah sesuatu yang terjadi ketika

kesempatan bertemu dengan kesiapan.

(Thomas A. Edison)

To be silent is the biggest art in a conversation.

Sikap diam adalah seni yang terhebat dalam suatu pembicaraan (anonim)

The man who says he never has time is the laziest man. Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas

(Lichtenberg)

iv


commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini kupersembahkan untuk:

• Bapak Ibu dan Adik-adikku, terima kasih atas doanya.

• Someone who always understand me. Thanks for support.

• Almamaterku.

• Pembaca yang budiman.

v


commit to user

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat

dan Hidayah-Nya sehingga laporan Tugas Akhir dengan judul PENGELOLAAN ARSIP PT

PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia) dapat

terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Tugas akhir ini disusun guna memenuhi syarat-syarat untuk mencapai gelar Ahli

Madya pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam kesempatan ini penulis sampaikan

ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu penyusunan laporan Tugas Akhir

ini :

1. Bapak Drs.Supriyadi SN,SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Sakur, MS selaku Ketua Program Studi Manajemen Administrasi pada

program Diploma III FISIP UNS.

3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku pembimbing Akademik, yang telah

memberikan pengarahan dan memberikan motivasi yang membangun.

4. Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah

memberikan pengarahan selama proses penyusunan Tugas Akhir.

5. Ibu Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA selaku penguji satu ujian, yang telah

memberikan banyak sekali pengarahan dalam revisi Tugas Akhir.

6. Bapak Soeharmanto, S.E., Bapak Hariyadi, Bu Yuli, Bu Wike, Bu Betti dan atas

segala nasihat, saran, dan informasi yang sangat membantu dalam penyempurnaan

Tugas Akhir ini.

7. Teman-teman seperjuangan Manajemen Administrasi kelas B, yang selalu

memberikan dukungan dan semangat. Thanks lot guys.

vi


commit to user

Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

Oleh karena itu penulis akan menerima dengan senang hati segala saran dari semua pihak

demi sempurnanya Laporan Tugas Akhir ini.

Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang

membaca dan mempergunakannya.

Surakarta, 29 Mei 2010

Penulis

Yessi Ariyawati Putri

vii


commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii

HALAMAN MOTTO ........................................................................... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... v

KATA PENGANTAR ........................................................................... vi

DAFTAR ISI ........................................................................... viii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ........................................................................... xi

ABSTRAK ........................................................................... xii

ABSTRACT ........................................................................... xiii

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ................................................................ 5

B. Nilai Guna dan Arti Penting Arsip ............................................................ 8

C. Pengorganisasian Arsip ........................................................................... 11

D. Prosedur Kearsipan ........................................................................... 13

E. Metode Pengamatan ........................................................................... 16

1. Lokasi Penelitian ........................................................................... 16

2. Jenis Penelitian ........................................................................... 16

3.Sumber Data ........................................................................... 17

4. Teknik Pengumpulan Data ................................................................... 18

5. Teknik Analisis Data ........................................................................... 19

viii


commit to user

BAB III. DESKRIPSI LEMBAGA

A. PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta ............................. 20

B. Perkembangan PT PLN (Persero) ............................................................. 22

1. Kebijakan Manajemen ......................................................................... 22

2. Sumber Daya Manusia ......................................................................... 23

C. Struktur Organisasi ........................................................................... 25

1. Manajer Area Pelayanan dan Jaringan ................................................. 25

2. Asisten Manajer SDM dan Administrasi ............................................. 26

BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian SDM PT PLN

(Persero) APJ Surakarta ........................................................................... 27

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ...................................................... 28

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar....................................................... 32

B. Pengelolaan Arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta .......... 34

1. Penyimpanan Arsip ........................................................................... 35

2. Penyusutan Arsip ........................................................................... 36

3. Penemuan Kembali Arsip .................................................................... 38

4. Sarana dan Prasarana ........................................................................... 38

BAB V. PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................... 43

B. SARAN ........................................................................... 44

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 45

LAMPIRAN

ix


commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Kode Masalah

Lampiran 2 Surat Keterangan Magang

Lampiran 3 Surat Tugas Magang

Lampiran 4 Form Monitoring Magang

Lampiran 5 Form Penilaian Magang

Lampiran 6 Form Presensi Magang

Lampiran 7 Surat Pernyataan

x


commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta .................. 26

Gambar 4.1 Formulir Pengendalian Surat Masuk ......................... .................. 30

Gambar 4.2 Lemari Penyimpan Arsip Model CRS Manual ........... .................. 40

Gambar 4.3 Ordner ......................................................................... .................. 41

Gambar 4.4 Lemari Penyimpan Arsip ............................................ .................. 41

xi


commit to user

ABSTRAK

Yessi Ariyawati Putri. D 1507076. 2010. PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia). Tugas Akhir. Program Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2010. 45 Halaman.

Pengelolaan arsip dalam organisasi atau perusahaan sangat penting dalam menunjang kegiatan administrasi demi keberlangsungan suatu organisasi. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi untuk perencanaan, analisis, dan pengambilan keputusan. Pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui pengelolaan arsip dan prosedur pengurusan surat masuk surat keluar yang terdapat di bagian Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta . Pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif, data diperoleh melalui observasi langsung, wawancara dan telaah dokumen yang berhubungan dengan pengamatan. Analisis data menggunakan analisis interaktif dengan melakukan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem komputerisasi, sedang pengurusan surat keluar menggunakan buku agenda secara manual. Pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM meliputi penyimpanan arsip, penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip serta sarana prasarana yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip tersebut. Pengelolaan arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta cukup baik.

xii


commit to user

ABSTRACT

Yessi Ariyawati Putri. D 1507076. 2010. ARCHIVE MANAGEMENT OF PT PLN (PERSERO) SURAKARTA AREA NETWORKS SERVICE (Study on the Management of the Incoming and Outcoming Mails at the Human Resources Department). Diploma Program of Administrative Management. Faculty of Social and Political Sciences. Universitas Sebelas Maret.Surakarta,2010.45Pages. Archives management in an organization or company is very important in supporting the administrative activities for the continuation of the organization. The Archives functioned as as a central memory and source of information for planning, analysis, and decision making. This observation was conducted to know the management of archives and the procedures of incoming and outgoing mails at the Human Resources Department of PT PLN (Persero) Surakarta Area Networking Services.. This observation is a qualitative descriptive observation, the data obtained through direct observation, interviews, and document review related to the observations. Analysis of data used an interactive analysis by performing data reduction, data display, and making conclusion. The results of the observation indicated that the procedures of incoming mails use a computerized system, while the procedures of outgoing mails use manual system by entrying the data to the agenda-book. The archives management at the Human Resources Department include archive storage, depreciation records, and the rediscovery of the archive as well as infrastructure that supports the management of the archives. The management archives of the Human Resource Department of PT PLN (Persero) Surakarta Area Networking Services is good enough.

xiii


commit to user


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

PT. PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang

bergerak dibidang jasa kelistrikan. Salah satu tugas utamanya adalah

menyediakan jasa kelistrikan untuk memenuhi kebutuhan tenaga listrik seluruh

warga Negara Indonesia. PT PLN (Persero) adalah pelaku tunggal dalam usaha

kelistrikan, dengan Pemerintah Republik Indonesia sebagai pemegang saham

terbesar.

Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan

(profit motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non

provit motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas

dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti memerlukan

suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan

administrasi. Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga

mampunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu

kantor adalah Surat, Formulir, dan Laporan. Pengelolaan Surat, Formulir, dan

Laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan

berhubungan dengan kearsipan. Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual

kurang begitu popular karena banyak organisasi yang mulai

mengimplementasikan program peperless office dan arsip digital. Namun, pada

kenyataannya saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau

mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa

kertas, CD maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan

arsip secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini.

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang mengatur dokumen atau surat

sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di

lingkungan suatu perusahaan atau instansi. Informasi surat berawal dari tahap

1


commit to user

2

penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap

pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai

daur hidup kearsipan, perlu dikelola secara utuh sebagai sistem. Kegiatan

penerimaan arsip dinamis antara lain, menerima surat-surat yang masuk baik antar

bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Kegiatan

pencatatan arsip antara lain memeriksa surat untuk dicatat sebagai arsip,

mengindeks dengan mengelompokkan surat berdasarkan urutan kode masalah,dan

menyortir kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya.

Diperlukan sistem administrasi yang baik, sarana dan prasarana,dan

sumber daya manusia yang baik agar pekerjaan dalam kantor dapat berjalan

secara lancar dan berkesinambungan. Menyikapi perubahan internal dan eksternal

serta perkembangan teknologi informasi, maka untuk mengantisipasi kebutuhan

sarana komunikasi di lingkungan perusahaan dengan fasilitas media baru sebagai

sarana komunikasi kedinasan, tatalaksana surat dan kearsipan dihadapkan pada

permasalahan yang semakin kompleks sehingga perlu diatur secara sistematis

untuk menuju tertib administrasi yang lebih berdaya guna dan berhasil guna

dalam rangka pendayagunaan administrasi umum di lingkungan perusahaan.

Demi kelancaran kegiatan perusahaan dan untuk mengurangi timbunan

arsip atau dokumen yang sudah tidak aktif lagi maka perusahaan perlu

mengadakan efisiensi dengan cara mengurangi jumlah arsip inaktif, hal ini biasa

disebut dengan penyusutan arsip. Pada hakekatnya, proses pengelolaan dokumen

mencakup kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin

kelestarian. Di sisi lain, perusahaan hendaknya menjaga arsip guna menjaga

informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan . Akan

tetapi,pada kenyataannya masih banyak ditemui pengelolaan arsip yang kurang

maksimal atau bahkan jauh menyimpang dari aturan yang berlaku. Oleh karena

itu, PT.PLN (Persero) mengatur sistem manajemen arsip tersebut dalam sebuah

aturan baku. Sehingga, di kemudian hari dapat diterapkan secara maksimal oleh

segenap jajaran karyawan .


commit to user

3

Undang-undang nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,

menitik beratkan bahwa usaha pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan

diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan

berbagai pihak dalam suatu hubungan hukum, oleh karena itu kewajiban membuat

dan menyimpan dokumen perusahaan secara tertib sesuai standar dan kaidah

kearsipan yang tertuang dalam suatu pedoman adalah suatu keharusan. Pada

dasarnya, keberadaan arsip pada lingkungan kantor tidak dapat dilepaskan dari

pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi. Dalam artian, arsip

dinamis tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilakukan instansi

dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya. Arsip disimpan karena diperlukan

oleh organisasi untuk berbagai keperluan, sampai saatnya dimusnahkan karena

tidak diperlukan lagi. Dengan demikian, pengelolaan arsip secara tertib dan

teratur dapat membantu organisasi dalam penyajian data dan informasi dengan

cepat dan tepat serta mampu menunjang kelancaran pekerjaan dalam organisasi

tersebut. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak

melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang

adanya kesadaran dari para pegawai. Kemungkinan yang lain adalah tidak

tersedianya tenaga atau pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan.

Di lingkungan atau area kerja PT PLN (Persero) APJ Surakarta, manfaat

atau kegunaan dari pengelolaan arsip ini sangat banyak dan memberikan

kemudahan bagi para pegawai dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari yang

erat kaitannya dengan prosedur administrasi. Selain sebagai media tukar menukar

data antar bagian, pengelolaan arsip yang baik dapat memberikan manfaat

sebagai library / perpustakaan yang memberikan informasi tentang Perusahaan.

Berdasarkan permasalahan tersebut diatas, maka Tugas akhir ini mengambil judul

PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN

JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar Bagian Sumber Daya Manusia).


commit to user

4

B. Rumusan Masalah

Sesuai dengan judul Tugas Akhir ini, maka permasalahan dalam penelitian ini

dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di PT. PLN

(Persero) APJ Surakarta ?

2. Bagaimana pengelolaan arsip yang terdapat di PT.PLN (Persero) APJ

Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui secara jelas mengenai pelaksanaan pengelolaan

arsip dinamis di bagian SDM di PT.PLN (Persero) APJ Surakarta .

b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa yang dihadapi dalam

proses pengelolaan arsip.

2. Tujuan Fungsional

Melalui penelitian ini penulis berharap dapat memberikan masukan dan

informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)

Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip menurut Wiyasa Thomas (2003:43) berasal dari

bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan

yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya

permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.

Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan

archeon berarti Balai Kota .

Basir Barthos (1990:72) mengemukakan bahwa menurut Undang

Undang No 7 Tahun 1971 Ketentuan Ketentuan Pokok Tentang Kearsipan

yang dimaksud arsip adalah:

1. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga lembaga Negara

dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

2. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan badan swasta dan/atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sutarto (1992:213) memberikan pengertian bahwa arsip statis

merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaran sehari hari administrasi Negara. Istilah arsip dinamis

merupakan terjemahan kata records. Dalam konteks Indonesia dikenal istilah

arsip dinamis dan arsip statis. . Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan memberikan rumusan sebagai berikut :

“Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara”.

5


commit to user

6

Sulistyo Basuki (2003:14) mengemukakan bahwa Arsip dinamis atau

records dalam konteks Anglo-Saxon adalah sebagai beikut:

”Dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengembilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, departemen, badan korporasi swasta dan perorangan”

Penggolongan arsip dinamis lebih lanjut dikemukakan oleh Badri Munir

Sukoco (2007:84), sebagai berikut :

a. Arsip dinamis aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara

kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup

berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan

baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan

korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

b. Arsip dinamis inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen

semi aktif. Dokumen panjang panjang yang memiliki nilai

berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan

disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi

dokumen. Contoh, berkas karyawan yang sudah pensiun.

Berbeda dengan pendapat Sulistyo Basuki (2003:17) yang

mengemukakan bahwa Association of Records Managers and Administrators

memberi batasan sebagai arsip dinamis yang digunakan sedikit-dikitnya 10

kali setahun. Contoh arsip dinamis aktif adalah berkas pegawai yang masih

bekerja, tagihan pada tahun anggaran yang sedang berjalan, korespondensi dan

tugas kreatif yang sedang berlangsung. Arsip dinamis yang digunakan kurang

dari 10 kali setahun disebut arsip dinamis inaktif. Contoh arsip dinamis inaktif

adalah berkas karyawan yang sudah diberhentikan, tagihan yang sudah

dibayar pada tahun anggaran yang lampau, proyek yang sudah selesai, dan cek

yang sudah dilunasi.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengertian Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan


commit to user

7

secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning),

pengorganisasian (organizing), penggerakan (motivating), pengawasan

(controlling) dan pengambilan keputusan (decision making), di dalam proses

kegiatan kantor sehari-hari. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih

digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis

merupakan dokumen yang disimpan permanent karena alasan histories,

administrative, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan

dalam kegiatan sehari-hari.

Kearsipan

Ig Wursanto ( 1995: 19-20), yang dimaksud dengan kearsipan atau

filling adalah kegiatan pengurusan atau penataan arsip dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan

kembali dengan mudah dan cepat bila diperlukan sewaktu-waktu.

Pendapat lain dikemukakan oleh Sulistyo Basuki (2003:15), Tata

arsip dinamis merupakan tanggung jawab kolektif sejumlah personil pada

berbagai tingkat di sebuah organisasi. Sistem tata arsip dinamis atau

recordkeeping system merupakan sistem yang dirancang bangun sebagai bukti

aktivitas bisnis, mengelola arsip dinamis serta menyediakannya bilamana

diperlukan. Menurut Sulistyo Basuki (2003:7) Manajemen rekod mengkaji

kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi

terekam yang dibuat dan diterima oleh instansi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatannya. Informasi terekam ini bila sudah jarang digunakan

akan disimpan sampai waktu tertentu. Berapa lama penyimpanan informasi

terekam yang diciptakan dan dibuat oleh badan usaha ditentukan oleh jadwal

retensi rekaman. Bila jatuh waktu, rekaman informasi tersebut akan

dimusnahkan atau disimpan permanent. Bila disimpan permanent namanya

berubah menjadi arsip (archives) atau arsip statis. Maka manajemen rekaman

(records management) dapat diterjemahakan menjadi manajemen arsip

dinamis sedangkan istilah administrasi arsip statis cukup disebut Administrasi

Arsip karena lazimnya istilah arsip selalu berkonotasi arsip statis.


commit to user

8

Jadi dapat ditarik kesimpulan dari beberapa pendapat di atas, bahwa

arsip adalah wujud/ bentuk barang/ benda yang berupa naskah, baik naskah

tunggal maupun berkelompok. Kearsipan adalah aktivitas atau kegiatan yang

berhubungan dengan pengurusan/ pengaturan arsip tersebut.

B. Nilai Guna dan Arti Penting Arsip

Kita sadari, bahwa sifat manusia itu pelupa. Betapapun tinggi tingkat

pendidikan, sifat pelupa ini tetap terdapat pada manusia. Berdasarkan hal

inilah, maka file/record menjadi sangat penting peranannya, sebab kalau

manusia lupa sesuatu, maka file/record inilah yang akan mengingatkannya.

Mengenai berbagai guna yang ada pada suatu warkat dapat dikemukakan 2

pendapat sebagai berikut ( Sutarto, 1992:169) :

1. Menurut Vernon B. Santen

Administrative value (nilai administrasi)

Legal value ( nilai hukum)

Fiscal value (nilai keuangan)

Research value (nilai penelitian)

Educational value (nilai pendidikan)

Documentary value (nilai dokumentasi)

2. Menurut Milton Reitzfeld

Values for administrative use (nilai untuk pelaksanaan

administrasi)

Values for legal use (nilai untuk pelaksanaan hukum)

Values for fiscal use (nilai untuk pelaksanaan keuangan)

Values for policy use (nilai untuk pelaksanaan haluan organisasi)

Values for operating use (nilai untuk pelaksanaan kegiatan

organisasi)

Values for historical use (nilai untuk kegunaan sejarah)

Values for research use (nilai untuk kegunaan penelitian)


commit to user

9

Lebih lanjut Sukoco Badri Munir (2007:86) menjelaskan bahwa nilai

arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau

dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi 2, berikut

penjelasan lebih lanjut :

1. Nilai guna primer

Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan

lembaga pencipta arsip, terdiri dari :

a. Nilai guna administratif

Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam menentukan garis

haluan (policy) badan lorporasi memiliki nilai guna administratif.

Arsip dinamis semaam itu meliputi bagan organisasi sebuah badan

korporasi, pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari

sini akan dapat diketahui perkembangan organisatoris sebuah

badan korporasi yang berguna bagi pemakai pada masa mendatang.

b. Nilai guna fiskal

Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan uang untuk

keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk

menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak

badan korporasi, arsip dinamis transaksi seperti laporan keuangan

dan ringkasan transaksi financial. Laporan tersebut disimpan

permanan karena mamiliki nilai guna fiscal.

c. Nilai guna hukum

Nilai guna arsip dinamis bagi badan korporasi menyangkut

kepentingan hukum. Dalam hal ini termasuk arsip dinamis yang

berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak,

bukti menyelesaikan tugas sesuai dengan persyaratan hukum,

missal menyangkut standar keselamata kerja atau dampak analisis

lingkungan.

d. Nilai guna historis

Nilai historis sebuah arsip dinamis dikaitkan dengan nilai arsip

pada masa mendatang bagi para pengguna menyangkut badan


commit to user

10

korporasi. Notulen rapat pimpinan memiliki nilai guna histories

karena notulen tersebut mencatat perubahan arah dan penentuan

garis haluan baru.

2. Nilai guna sekunder

Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan umum di

luar lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan

pertanggungjawaban nasional, terdiri dari :

a. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau

perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan

fungsi dan kegiatannya.

b. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tapa dikaitkan dengan

badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan

merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena,

masalah, dan sejenisnya.

Arti Penting Arsip

Menurut Agus Sugiarto (2005:9), proses pengambilan keputusan

tentunya membutuhkan data-data yang diolah menjadi informasi kemudian

diolah menjadi infomasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan

dalam pengambilan keputusan. Dari hal ini, dapat dilihat peranan arsip sangat

penting dalam Management Information System (Sistem Informasi

Manajemen). Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan tentang

beberapa fungsi arsip, yaitu:

a. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan

merupakan bank data yang dapt dijadikan rujukan pencarian

informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa

mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang

terekam dalam arsip tersebut.

b. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam

kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang


commit to user

11

akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan

keputusan.

c. Sebagi bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi

memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti

apabila diperlukan.

d. Sebagai rujukan histories. Arsip yang merekam informasi masa

lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datan.

Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui

perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

A.W. Widjaja (1993:103) menjelaskan lebih lanjut bahwa untuk

mendukung agar fungsi kearsipan berjalan sempurna, maka perlu adanya

dukungan dari faktor kearsipan yang baik. Faktor kearsipan yang baik antara

lain adalah penggunaan system penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan

yang memenuhi syarat, dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat.

C. Pengorganisasian Arsip

Pengamanan arsip dinamis tidak saja dilakukan terhadap fisik arsip

dinamis itu sendiri melainkan juga terhadap isi arsip dinamis. Pengamanan isi

arsip dinamis memberikan perlindungan terhadap perusakan yang disengaja,

penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran kerahasiaan yang telah

disepakati sebelumnya. Badri Munir Sukoco ( 2007:97) mengemukakan

bahwa dalam pengurusan surat terdapat 2 azas pengendalian yaitu:

1. Sentralisasi (pengendalian secara terpusat)

Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluruh

kegiatan pengelolaan surat dibebankan dan dipertanggungjawabkan

kepada satu unit organisasi. Dengan cara ini dimungkinkan adanya

keseragaman system dan prosedur maupun peralatan. Selain itu,

kemudahan pengendalian terahadap pelaksanaannya lebih terjamin karena

kegiatan pengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu unit kerja.

Pengendalian secara sentralisasi dapat diterapkan untuk organisasi yang

lingkup kerjanya sempit, serta unit-unit kerjanya berada pada satu lokasi.


commit to user

12

Selain itu juga tepat bagi organisasi yang volume pengelolaan suratnya

kecil.. Sistem ini memiliki keuntungan sebagai berikut :

a. Mencegah duplikasi

Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah

subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai

tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut

terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan

sedang kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.

b. Layanan yang lebih baik

Bila menggunakan sisitem pemberkasan terpusat (centralized filing

system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan

layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenografer

diminta untuk memberkaskan (filing) maka besar sekali kemungkinan

akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan

demikian sistem akan mandeg. Lain halnya jika menggunakan tenaga

yang terlatih dan trampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan

c. Adanya keseragaman

Semua arsip dinamis terpusat, pengolahan, dan penyimpanannya

dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.

d. Menghemat waktu

Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta

satu tempat saja untuk menemukannya, maka pegawai akan

menghemat waktu bila mencari informasi.

e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor

Menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan

perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena

hanya ada satu orang yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan

alat tulis kantor, hal itu dapat menghemat.


commit to user

13

2. Desentralisasi (pengendalian secara terpencar)

Menurut Agus Sugiarto (2005:23), pengelolaan secara

desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setipa unti kerja

dalam setiap organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem

pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola

arsipnya masing-masing. Dalam sistem ini setiap unit yang ada

mempunyai tugas untuk mengatur dan mengelola arsipnya sendiri. Sistem

ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif

besar. Keuntungan desentralisasi arsip adalah :

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-

masing.

b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja

sendiri, sehingga relative dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

Sehubungan dengan uraian di atas, maka penulis dalam

kesempatan ini memberikan kesimpulan bahwa penentuan

pengorganisasian arsip dinamis bergantung pada kondisi dan karakteristik

perusahaan yang bersangkutan. Hal yang perlu menjadi pertimbangan

antara lain adalah sebagai berikut:

- Besar kecilnya tugas organisasi

- Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

- Jumlah Pegawai

- Jumlah naskah dinas yang dikelola

D. Prosedur Kearsipan

Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27), prosedur kearsipan terdiri dari

prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk

surat masuk meliputi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan

untuk surat keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman.


commit to user

14

Pencatatan untuk menelurusi arsip dapat dilakukan secara manual

maupun digital. Ida Nuraida (2008:74) menjelaskan sistem pencatatan arsip

secara manual dapat dilakukan menggunakan dengan berbagai macam cara.

Salah satu system yang umunya berlaku pada perusahaan swasta maupun

negeri, antara lain sebagai berikut :

1. Buku Agenda

Berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Surat masuk dan

surat keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat

masuk dan buku agenda untuk surat keluar, biasanya dibedakan pula tahun

pencatatan. Buku agenda juga dipergunakan sebagai alat Bantu untuk

mencari surat yang disimpan di file. Selain untuk pencatatan arsip sebagai

surat masuk-surat keluar, buku agenda juga dapat berguna untuk

pencatatan dalam menelusuri arsip dokumen kantor lainnya.

2. Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan menggunakan

kartu kendali, surat masuk digolongkan ke dlaam surat penting, surat

biasa, dan surat rahasia. Kartu kendali berfunfsi sebagai pengganti buku

agenda. Kartu kendali dapat ditulis dalam beberapa rangkap sesuai

kebutuhan. Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam kartu kendali

terdiri dari : Indeks, Nomor urut surat, Tanggal, Dari Kepada, Perihal

surat, Isi ringkas surat, Tanggal surat, Lampiran, Nomor dan kode surat,

pengolah surat, catatan atau keterangan, dan paraf. Kolom untuk

membubuhkan paraf sebagai tanda bukti bahwa surat telah diterima.

3. Prosedut Tata Naskah

Takah adalah suatu map jepit (snelcheckter map) berisi catatan kantor

yang diedarkan oleh bagian administrasi kantor kepada unit dalam

organisasi yang mempunyai wewenang terhadap pengolahan catatan

kantor yang bersangkutan. Pengolah yang berwenang dapat menambah

catatan dalam takah, catatan tersebut berisi instruksi ataupun disposisi.

Disposisi tersebut yang selanjutnya akan ditindak lanjuti, sebagai bentuk

keberlanjutan dalam sisttem ini.


commit to user

15

Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27) untuk prosedur penyimpanan

dokumen yang telah diproses atau ditindak lanjuti disebut dengan

penyimpanan tetap (permanent file).Langkah-langkah atau prosedur

penyimpanannya sebagai berikut :

a. Memeriksa

Sebelum sebuah dolumen disimpan secara tetap maka, harus dipastikan

apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum. Langkah ini

adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap

lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen

yang bersangkutan sudah siap untuk disimpan.

b. Mengindeks

Setelah mendapat kepastian untuk penyimpanan dokumen, langkah

berikutnya dalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan

pada nama apa, atau kode masalah apa dimana surat akan disimpan.

Penentuan kata-kata ini tergantung pada sistem penyimpanan yang

dipergunakan.

c. Memberi Tanda

Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan sistem

penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini lazim juga

disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi

tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang

sudah ditentukan pada saat mengindeks.

d. Menyortir

Untuk menghindari kesalahan peletakkan yang dapat berakibat fatal, maka

sebelum melakukan kedalam tempat penyimpanan sebaliknya dilakukan

pengelompokan dokumen berdasarkan indeks yang sudah ditentukan.

Menyortir adalah mengelompokkan dokumen-dokumen untuk

dipersiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Hal ini

mempermudah proses penyimpanan berdasarkan klasifikasi dan urutan

yang sudah ditentukan.


commit to user

16

e. Menyimpan

Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam prosedur penyimpanan

dokumen. Sehingga langkah ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati.

Jangan sampai terjadi kesalahan peletakkan , yang dapat mengakibatkan

hilangnya suatu dokumen. Bila terjadi kesalahan letak, maka semua

prosedur kearsipan dari awal sampai dengan tahap penyortiran dapat

dikatakan sia-sia.

Dari paparan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa secara

garis besar, penanganan surat mempunyai tiga fungsi/ kegunaan. Fungsi

tersebut yaitu, sebagai sarana mempermudah penelurusan asip, sebagai

bukti tanda terima catatan kantor, sebagai sarana mempermudah

pengambilan keputusan untuk pihak yang berwenang.

E. Metode Pengamatan

1. Lokasi Penelitian

Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian di PT PLN Area

Pelayanan dan Jaringan Surakarta yang berada di Jalan Slamet Riyadi No.

468 Surakarta. PT PLN (Persero) Area Pelayanan Surakarta membawahi

11 Unit Pelayanan Jaringan (UPJ). 11 UPJ tersebut adalah : Karanganyar,

Wonigiri, Jatisrono, Sukoharjo, Grogol, Manahan, Kartasura, Surakarta

Kota, Sumber Lawang, Sragen, Palur.

2. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptitf kualitatif yaitu

penelitian tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk

kata-kata dan gambar, kata-kata disusun dalam kalimat, misalnya kalimat

hasil wawancara antara peneliti dan informan. Jenis penelitan yang

digunakan ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan observasi.

Penelitian deskriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan masalah

yang diselidiki dengan melukiskan keadaan subyek dan obyek penelitian

pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan bagaimana

adanya. Ciri-ciri metode penelitian deskriptif kualitatif menurut H.B


commit to user

17

Sutopo (2002: 110) yaitu : studi kasusnya mengarah pada pendeslripsian

secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang

sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.

3. Sumber Data

a. Informan

Informan adalah orang yang memberikan informasi dalam

penyelesaian tugas akhir ini. Data diperoleh dari informan melalui

wawancara dan pengamatan secara langsung selama magang. Informan

yang penulis maksud disini antara lain : sekretaris manager PT. PLN

APJ Surakarta, staff junior pada bagian SDM dan staff junior pada

bagian sekretariat, dan senior analyst di bagian humas.

b. Peristiwa atau Aktivitas

Perisiwa atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan

magang di PT. PLN APJ Surakarta, adalah semua kegiatan yang

berkaitan dengan administrasi khususnya pengelolaan arsip seperti

melakukan Entri Data Pegawai Dalam Komputer, Mengirim Surat

Dinas ke PT. PLN Distribusi Jawa Tengah dan Seluruh Unit Pelayanan

Jaringan yang berada di bawah APJ Surakarta, melakukan pengarsipan

berkas-berkas pegawai, Mencari Arsip Surat Keputusan dan kegiatan

lain yang masih berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen

yang bersifat dinamis. Dalam artian arsip yang masih sering digunakan

untuk menunjang sistem administrasi kantor setiap harinya.

c. Gambar

Pada deskripsi ini penulis menyajikan beberapa gambar yang dirasa

perlu untuk disajikan karena dengan menampilkan gambar atau suatu

dokumentasi dapat memberikan penguatan terhadap penelitian yang

dilakukan dan juga mengenai kegiatan yang mendukung dalam

pembuatan tugas akhir ini.


commit to user

18

4. Teknik Pengumpulan Data

Laporan Tugas Akhir disusun melalui pengumpulan data –data dan

informasi. Data-data dan informasi diperoleh penulis melalui cara sebagai

berikut :

a. Observasi (Penelitian)

Penulis melakukan penelitian dan pengamatan langsung di PT.

PLN APJ Surakarta. Selama malaksanakan magang informasi yang

diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat), pelaku, kegiatan,

objek, perbuatan, kejadian atau peristiwa, waktu, dan perasaan. Alasan

peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran

realistik perilaku atau kejadian, untuk menjawab pertanyaan, untuk

membantu mengerti perilaku manusia, dan untuk evaluasi yaitu

melakukan pengukuran terhadap aspek tertentu melakukan umpan

balik terhadap pengukuran tersebut.

b. Interview (Wawancara)

Wawancara merupakan alat re-cheking atau pembuktian

terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh sebelumnya.

Tehnik wawancara yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah

wawancara mendalam. Wawancara mendalam (in–depth interview)

adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan

cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan

informan atau orang yang diwawancarai,. Penulis telah melakukan

tanya jawab langsung terhadap pihak-pihak yang bersangkutan pada

bagian administrasi dan bagian Sumber Daya Manusia seputar masalah

yang berkaitan dengan topik permasalahan .

c. Riset Pustaka

Penulis telah membaca buku TataLaksana Surat Dinas yang

didalamnya mengatur mengenai prosedur pengendalian surat dinas

serta pengelolaan arsip. Selain itu, penulis juga telah membaca buku

penunjang yang terdapat di perpustakaan UNS yang berhubungan


commit to user

19

dengan topik permasalahan yang akan penulis bahas pada Laporan

Tugas Akhir ini.

5. Teknik Analisis Data

Menurut H.B.Sutopo (2002 : 91-93) dalam proses analisis

Interaktif terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar

dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga kompenen tersebut adalah:

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis

yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyerdehanaan, dan

abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus

sepanjang pelaksanaan penelitian. Prosesnya diawali sebelum

pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah

berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan (meski tidak

disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual,

melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan penelitian, dan

juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan

digunakan.

b. Sajian Data

Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara

logis, dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah

dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti untuk

berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan

pemahamannya tersebut.

c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses

pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup

mantap dan benar-benar bias dipertanggungjawabkan. Pada

dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan

penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.


commit to user

20

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

A. PT PLN Area Pelayanan Jaringan Surakarta

Kelistrikan di Surakarta berjalan seiring perjalanan sejarah ketenaga

listrikan nasional yaitu dimulai pada sebelum masa kemerdekaan dimana

pada masa itu di Tegal telah dikenal sebuah perusahaan listrik Belanda

dengan sebutan ANIEM (Algemine Nederland Indische Electric Maskapai).

Setelah masa kemerdekaan pemerintah Republik Indonesia mendirikan

Jawatan Listrik dan Gas dan kemudian pada tahun 1961 diubah menjadi

BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang

bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN

dibubarkan dan dibentuk 2 perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik

Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara

(PGN) yang mengelola gas.

Tahun 1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan

Listrik Negara sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN). Tahun

1990 melalui Peraturan Pemerintah No. 17, PLN ditetapkan sebagai

pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan. Tahun 1992, pemerintah

memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis

penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas, pada bulan Juni

1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan

Perseroan (Persero).

Seiring perkembangan usaha, PT PLN (Persero) berupaya untuk lebih

meningkatkan mutu pelayanan dari segi kuantitas dan kualitas. Peningkatan

dari berbagai aspek dilakukan guna menunjang pengembangan organisasi

tersebut. Guna menjawab tantangan di era globalisasi sekarang ini, PT PLN

(Persero) berpedoman pada sebuah motto, visi, dan misi yang telah dimiliki

PT PLN (Persero) sejak dulu. Berikut visi, misi, dan motto PT PLN

(Persero) :

20


commit to user

21

Visi PLN, yaitu:

Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh kembang

unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.

Misi PLN, yaitu:

a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, serta

berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan

pemegang saham.

b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas

kehidupan masyarakat

c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan

ekonomi.

d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

Motto PLN, yaitu :

Listrik Untuk Kehidupan yang Lebih Baik

( Electricity for a better life)

Salah satu wujud peningkatan kualitas dan pelayanan PT PLN

Surakarta untuk masyarakat adalah, saat ini masyarakat kota Surakarta dapat

menikmati layanan Listrik Pra Bayar atau yang lebih dekenal dengan istilah

Token yang baru-baru ini diluncurkan oleh PT PLN (Persero). Layanan

Listrik Pra Bayar merupakan bentuk pelayanan PLN dalam menjual energi

listrik dengan cara pelanggan membayar dimuka. Mudahnya, sebelum

menggunakan listrik dari PLN, pelanggan terlebih dahulu membeli sejumlah

nominal energi listrik, sesuai yang dibutuhkan. Dengan cara ini, kendali

penggunaan listrik sepenuhnya ada pada diri pelanggan. Bila dibandingkan

dengan penggunaan layanan pasca bayar selama ini, pelanggan relatif tak

leluasa untuk mengetahui berapa besar energy listrik yang telah dikonsumsi.

Pelanggan baru bisa mengetahuinya setelah waktu pembayaran atau bahkan

saat akan membayar di loket PLN. Dengan layanan listrik prabayar,


commit to user

22

pelanggan bukan saja bisa mengetahui sudah berapa banyak energi listrik

yang dikonsumsi, namun juga dapat melihat berapa energi listrik yang masih

tersisa untuk dapat digunakan.

Mengingat uniknya sifat layanan listrik prabayar ini, maka diperlukan

alat khusus yang berbeda dengan layanan listrik pasca bayar. Alat khusus ini

dinamakan kWh Meter (meteran listrik) Pra Bayar, atau lebih dikenal

sebagai Meter prabayar. Setiap pelanggan prabayar akan dilengkapi dengan

meter prabayar ini beserta 1 Kartu Prabayar. Meter tersebut yang akan

mencatat penggunaan listrik anda. Sedang, kartu prabayar selain sebagai

nomor identitas pelanggan prabayar juga berfungsi sebagai alat transaksi

pembelian energi listrik. Kartu prabayar tersebut dipakai oleh pelanggan

selama masih berlangganan listrik PLN.

B. Perkembangan PT PLN (Persero)

1. Kebijakan Manajemen

Tahun 2003 ditandai dua tantangan besar yang harus dihadapi

PLN selaku perusahaan terbesar di bisnis kelistrikan di Indonesia.

Pertama, membaiknya perekonomian nasional yang memberikan

dampak membaiknya pertumbuhan ketenagalistrikan di Indonesia.

Kedua, diberlakukannya UU No. 20 tahun 2002 yang merubah

lingkungan bisnis kelistrikan menjadi sarat dengan kompetisi.

Membaiknya perekonomian nasional merupakan tantangan

bagi PLN untuk bangkit kembali setelah tahun-tahun sebelumnya

menghadapi krisis yang berkepanjangan. Lingkungan bisnis yang sarat

dengan kompetisi akan merupakan tantangan bagi PLN sebagai

perusahaan yang sebelumnya merupakan perusahaan monopoli untuk

menjadi hanya sebagai salah satu pemain dalam bisnis kelistrikan.

Kedua tantangan tersebut harus dapat dijawab PLN agar visi

perusahaan untuk menjadi perusahaan kelas dunia dapat terwujud.

Untuk itu, upaya-upaya berupa kegiatan-kegiatan korporat yang

bernuansa optimisme di seluruh jajaran perusahaan sedang dan terus


commit to user

23

dilaksanakan. Pelaksanaan program Restrukturisasi Korporat dan Road

Map Perusahaan merupakan usaha yang dilakukan perusahaan untuk

menuju PLN Baru, yaitu PLN yang mampu menghadapi perubahan

lingkungan usaha. Buku Pedoman Good Corporate Government

sebagai komitmen perusahaan telah dibuat utuk menjadi acuan bagi

Komisaris, Direksi dan seluruh manajemen PLN dalam mengelola

perusahaan, baik dalam pembangunan struktur maupun dalam

mengembangkan proses bisnis.Good Corporate Government yang

berdasarkan kaidah transparansi, kemandirian, akuntabilitas,

responsibilitas serta kewajaran akan meningkatkan kinerja dan citra

positif bagi perusahaan.

Upaya untuk meningkatkan investasi sarana penyediaan tenaga

listrik dan pelayanan kepada pelanggan, yang merupakan usaha untuk

tetap dapat mempertahankan dan melaksanakan tanggung jawab PLN

dalam menjamin kelangsungan penyediaan tenaga listrik bagi

masyarakat, akan terus ditingkatkan. Upaya peningkatan kemampuan

perusahaan tersebut diharapkan akan memberikan nilai tambah bagi

pelanggan, perusahaan dan pemegang saham.

2. Sumber Daya Manusia

Saat ini PLN mempekerjakan 47.532 staf dari seluruh

Indonesia dengan rasio 15,6% di antaranya berpendidikan sarjana dan

pasca sarjana. Untuk memenuhi kebutuhan akan kemampuan dan

kompetensi sumber daya manusia bagi perkembangan teknologi, PLN

akan selalu mengusahakan berbagai pendidikan dan kegiatan pelatihan

melalui jasa pendidikan baik di lingkungan PLN sendiri maupun

menjalin kerjasama dengan berbagai univesitas dan lembaga

pendidikan di dalam dan luar negeri.

Dalam menghadapi tekanan lingkungan bisnis yang berubah

cepat, PLN telah mempersiapkan infrastruktur SDM dan Organisasi

yang kokoh berupa program Manajemen Sumber Daya Manusia


commit to user

24

Berbasis Kompetensi (MSDM-BK) dan penerapan Knowledge

Management (KM). Program tersebut akan mentrasformasi Organisasi

beserta SDM-nya yang birokratis menuju organisasi pembelajar

(learning organization). Untuk mengatasi gap kompetensi SDM saat

ini dan kompetensi SDM masa mendatang, perusahaan telah membuat

peningkatan yang signifikan dalam beberapa fungsi, antara lain :

penyusunan direktori kompetensi, penyusunan kebutuhan kompetensi

jabatan, sistem rekrutmen dan seleksi berbasis kompetensi, sistem

pelatihan dan pengembangan berbasis kompetensi, sistem jalur karir

dan suksesi berbasiskompetensi,sistem penilaian kinerja, sistem

penghargaan, sistem informasi SDM terintegrasi.

Pencanangan MSDM-BK di PLN telah dimulai sejak 5 Januari

2004 sebagai fondasi awal dimulainya pendekatan yang lebih

sistematik dan modern dalam mengelola sumber daya manusia

perusahaan. ImplementasiMSDM-BKdi PLN merupakan salah satu

bagian dari strategi PLN dalam mewujudkan PLN Star 2011, yaitu :

1. SDM yang mampu menyehatkan Rapor PLN pada tahun 2011.

2. Membangun Knowledge Worker

o Rasio Komposisi pegawai PLN sudah lebih baik menjadi 30 :

70 (30% pegawai terdiri S2,S1,D3 dan 70% D1 ke bawah).

o Rata-rata usia sudah lebih baik menjadi 40 tahun dari rata-

rata usia 44 tahun di tahun 2006.

o Seluruh tenaga terampil teknik sudah bersertifikat.

o 600 orang sudah memperoleh pelatihan manajemen modern

(fokus pada soft skill).

3. Membangun Human Capital : MSDMBK telah terlaksana 100%,

Knowledge Management telah terbangun.

4. Membangun Kinerja Korporat yang terukur: BSC, ERP sudah

berjalan 100%, Malcolm Baldrige Score Korporat mencapai 500,


commit to user

25

Seluruh Unit telah memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2000 dan ISO

14001.

C. Struktur Organisasi

1. Manajer Area Pelayanan dan Jaringan

Tugas Pokok Manajer Area Pelayanan dan Jaringan adalah

bertanggung jawab atas pengelolaan usaha ketenagalistrikan secara

efektif dan efisien yang meliputi : pemasaran dan niaga, perencanaan,

pendistribusian energi listrik, keuangan, SDM & Adminsitrasi,

membina hubungan kerja kemitraan dan komunikasi yang efektif guna

menjaga citra perusahaan serta mewujudkan Good Corporate

Governance serta melakukan pembinaan terhadap unit asuhannya.

Untuk menjalankan tugas pokoknya, MAPJ memiliki fungsi :

1. Melakukan koordinasi dengan seluruh manajer bidang dan

manajer APD mengenai rencana dan pelaksanaan pekerjaan APJ.

2. Menyusun program kerja dan anggaran sebagai pedoman kerja.

3. Mengusulkan PRK Unit sebagai bahan penyusunan RKAP.

4. Mengelola fungsi pemasaran dan niaga yang meliputi strategi

pemasaran, peningkatan pelayanan, serta Tata Usaha Langganan.

5. Mengelola fungsi perencanaan yang meliputi perencanaan sistem

dan konstruksi serta sistem teknologi informasi.

6. Mengelola fungsi distribusi yang meliputu operasi distribusi dan

penertiban., pemeliharaan jaringan, pengendalian pengukuran,

serta logistik.

7. Mengelola fungsi keuangan yang meliputi pengendalian

anggaran dan keuangan , pengawasan pendapatan serta

akuntansi.

8. Mengelola SDM dan Administrasi yang meliputi SDM dan

kesekretariatan

9. Mengevaluasi dan menganalisis semua laporan baik yang bersifat

rutin maupun berkala.


commit to user

26

10. Melaksanakan pembinaan terhadap UPJ

11. Mengelola hubungan denga mitra kerja, lembaga pemerintahan,

swasta, tokoh masyarakat, serta mass media.

2. Asisten Manajer SDM dan Administrasi

Tugas pokok Asman SDM & Adm adalah bertanggung jawab

atas pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SDM, tata usaha

sekretariat, rumah tangga, keamanan, keselamatan, dan kesehatan

lingkungan kerja, dan kegiatan umum lainnya, pengendalian tenaga

kerja, tata laksana perbekalan, pelaksanaan bidang kehumasan, serta

penanganan masalah hukum. Untuk melaksanakan tugas pokoknya

Asman SDM & Adm memiliki fungsi :

1. Menyusun program kerja dan anggaran fungsi SDM dan

Administrasi sebagai pedoman kerja

2. Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi proses dan biaya

pegawai, administrasi, kesekretariatan dan pencapaian target

HOP untuk mendapatkan efisiensi biaya perusahaan

3. Mengevaluasi kinerja dan mengusulkan peningkatan kompetensi

staf untuk meningkatkan kinerja perusahaan

4. Menyusun usulan formasi tenaga kerja (FTK) termasuk

outsourcing

5. Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi usulan peningkatan

kompetensi SDM dan merencanakan usulan diklat/kursus untuk

meningkatkan kompetensi SDM

6. Memverifikasi perhitungan pajak penghasilan (PPh Ps.21)

pegawai dan pensiunan serta rekonsiliasi tagihan dana pensiun

PLN

7. Melaksanakan administrasi perkantoran sesuai dengan ketentuan

8. Mengelola gedung, kebutuhan sarana kerja serta peralatan kantor

9. Melaksanakan kegiatan rumah tangga kantor


commit to user

27

10. Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi pelaksanaan

keamanan, keselamatan kerja, dan kesehatan lingkungan kerja

11. Membuat laporan rutin dan berkala sesuai dengan bidang

tugasnya

12. Melaksanakan pembinaan terhadap UPJ sesuai dengan bidang

tugasnya

13. Melaksanakan hubungan dengan mitra kerja, lembaga

pemerintahan, swasta, tokoh masyarakat, serta mass media sesuai

dengan bidang tugasnya.


commit to user

26Gambar 3.1 Struktur Organisasi PLN APJ SKA MANAJER APJ

SENIOR SPESIALIST II/ ANALYST HUKUM

SENIOR SPESIALIST IIHUMAS, KEMITRAAN & BINA LINGK

SENIOR SPESIALIST IIKINERJA

LINGKUNGAN & KESL. KETENAGALISTRIKAN

ENGINEER

ASSISTANT ENGINEER

SENIOR SPESIALIST II

PENGENDALIAN LOSSES & PJU

ENGINEER PENGENDALIAN LOSSES & ACCOUNT EXECUTIVE

SENIOR ENGINEER II

SENIOR SPESIALIST II

ANALYST HUMAS,KEMITRAAN, & BINA LINGKUNGAN

ASISTEN MANAJER PEMASARAN & NIAGA

ANALYST RISET PASAR

ANALYST

SUPERVISOR STRATEGI PEMASARAN

JUNIOR ANALYST TRANSAKSI ENERGI

JUNIOR ANALYST ADM. PEMASARAN

JUNIOR ANALYST PEMASARAN

SUPERVISOR PENINGKATAN

ASS. ANALYST PELAYANAN PLG

ASS. ANALYST PENINGKATAN MUTU

SUPERVISOR TATA USAHA LANGGANAN

JUNIOR ANALYST SISTEM T U L

JUNIOR ANALYST ADM PELANGGAN

ASS ANALYST PENGAWASAN PIUTNG

JUNIOR ANALYST PENGAWASAN PIUTANG

ASISTEN MANAJER PERENCANAAN

ASSISTANT ENGINEER RENC.BANG.JARINGAN

SUPERVISOR PERENC.SISTEM & KONSTRUKSI

JUNIOR ENGINEER PERENC.KONS.DIST

ASSISTANT OFFICER ADM

ASS. ENGINEER PERENC.SIS.DISTRIBUSI

SUPERVISOR SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

JUNIOR ANALYST SISTEM INFORMASI

JUNIOR ANALYST PEMELIHARA SOFTWARE

ASISTEN MANAJER DISTRIBUSI

ASSISTANT/ JUNIOR ENGINEER PROTEKSI

ASSISTANT ENGINEER MUTU KEANDALAM

SUPERVISOR OPERASI DISTRIBUSI * PENERTIBAN

JUNIOR ENGINEER PERENC.OPERASI DIST

ASS. ENGINEER PENGENDALIAN OPDIST

JUNIOR ENGINEER PENGENDALIAN OPDIST

ASS. ENGINEER P2TL

SUPERVISOR OPERASI PEMELIHARAAN JRGN

JUNIOR ENGINEER PEMEL. DISTRIBUSI

JUNIOR ENG.PEMEL CUBICLE & PROTEK

ASS.ENG.PEMEL CUBICLE & PROTEK

SUPERVISOR PENGANDALIAN ANGG & KEU

JUNIOR ANALYST KEUANGAN

JUNIOR ANALYST ANGGARAN

ASSISTEN MANAGER KEUANGAN

ASSISTANT ANALYST ANGGARAN

SUPERVISOR PENGAWASAN PENDAPATAN

ASS.OFFICER PENERIMAAN PEND

SUPERVISOR AKUNTANSI

ASSISTANT ANALYST AKUNTASNSI

JUNIOR ANALYST AKUNTANSI

ASSISTEN MANAJER SDM & ADMINISTRASI

SUPERVISOR SUMBER DAYA MANUSIA

ASSISTEN OFFICER ADM SDM

JUNIOR OFFICER ADM SDM

SUPERVISOR SEKRETARIAT

ASSISTEN OFFICER RUMAH TANGGA

JUNIOR OFFICER RUMAH TANGGA

JUNIOR OFFICER ADMINISTRASI UMUM


commit to user

27

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Pada bagian ini penulis akan menjelaskan secara terperinci hasil pengamatan

selama masa magang di Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Hal-hal

yang akan penulis bahas lebih lanjut meliputi :

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian SDM PT

PLN (Persero) APJ Surakarta

Pengurusan surat masuk dan surat keluar yang terdapat di bagian ini

pada dasarnya sama dengan bagian lainnya. Bagian yang penulis maksut disini

meliputi : Asman Pemasaran Niaga, Asman Perencanaan, Asman Distribusi,

Asman Keuangan. Hal yang membedakan adalah surat apa yang dikelola dan

diarsip pada tiap bagiannya. Bagian SDM mengelola surat yang berhubungan

dengan pegawai, baik itu pegawai yang masih bekerja maupun pensiunan

pegawai. Meliputi, kesejahteraan pegawai, panggilan diklat, mutasi jabatan,

realisasi manfaat pensiun pegawai, laporan SPT Pph pegawai, penempatan On

The Job Training (OJT), Pengiriman data perpajakan, Konfirmasi surat

keterangan, Data Pegawai Outsourching, dan masih banyak lagi.

Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara dengan salah satu junior

staff SDM bahwa :

“Penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar banyak, akan tetapi tidak semua surat tersebut diarsip. Hal itu bergantung pada seberapa penting surat tersebut bagi perusahaan. Dapat digolongkan menurut kode masalah pada setiap suratnya” (Wawancara, tanggal 11 Maret 2010)

Selama masa pengamatan penulis sempat mengira proses penataan arsip

kepegawaian di bagian SDM sudah sesuai dengan bidang keahlian masing-

masing, ternyata penulis salah. Pengurusan arsip dilakukan oleh pegawai

bagian SDM yang disebut dengan Junior Staff SDM. Surat masuk tersebut

diperoleh dari berbagai pihak. Untuk terus menjalin komunikasi yang baik

dengan instansi- instansi terkait dan menjalin kerjasama guna kelangsungan

27


commit to user

28

efisiensi perusahaan, maka PT PLN berusaha untuk tetap menjaga informasi

yang diperoleh baik secara fisik maupun kerahasiaanya. Adapun proses

pengurusan surat masuk dan proses pengurusan surat keluar, adalah sebagai

berikut :

1. Prosedur pengurusan surat masuk

Penerimaan surat langsung dikelola oleh sekretaris manager,

selanjutnya akan diberikan formulir pengendalian surat masuk.

Penerimaan surat akan dicatat secara komputerisasi (computerized)

dengan program yang dibuat khusus. yang kemudian baru diteruskan pada

bidang yang akan dituju. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua

surat yang diterima melalui sekretariat, tetapi kadangkala ada surat yang

langsung diterima sendiri oleh unit kerja yang bersangkutan. Dengan

demikian, sudah jelas bahwa proses penerimaan surat masuk melalui

bagian sekretariat, setelah surat diberi disposisi oleh manager kemudian

diteruskan ke tiap unit kerja yang bersangkutan. Setelah surat ditindak

lanjuti oleh unit kerja yang bersangkutan, barulah surat tersebut diarsip

sesuai bagiannya.

Untuk bagian SDM sendiri, sebagian besar surat yang diterima

tidak bersifat rahasia. Surat masuk yang bersifat rahasia biasanya jarang

sekali ada, surat yang bersifat rahasia salah satu contohnya adalah surat

teguran atau peringatan kepada karyawan berdasarkan penilaian pegawai,

data diperoleh melalui wawancara dengan sekretaris manager, berikut

kutipan wawancara :

“Surat masuk yang sifatnya rahasia sedikit ya. Paling surat teguran atau peringatan kepada karyawan yang kurang disiplin berdasarkan Manajemen Unjuk Kerja semacam penilaian pegawai. Surat rahasia akan diberikan secara personal kepada yang bersangkutan, dalam artian sekretaris manager tidak akan membuka amplop dari surat tersebut dan biasanya terdapat huruf R di belakang nomor suratnya”. ( Wawancara tanggal 12 Maret 2010 dengan Bu Bety Sekretaris Manager PT PLN ) Surat masuk yang diterima oleh PT Perusahaan Listrik Negara

(PLN) Area Pelayanan Jaringan Surakarta mencakup berbagai


commit to user

29

departemen atau biasa disebut bagian. Pada dasarnya, pengelolaan surat

masuk pada tiap bagian sama, yang membedakan adalah perihal apa yang

akan ditindaklanjuti berdasar surat tersebut.

“ Surat dan dokumen yang diarsip sama bagaian SDM ya antara lain, surat pengajuan cuti pegawai, surat klaim kesehatan pensiun pegawai, surat pengajuan magang. Surat masuk yang diterima tiap bagian berbeda, jadi proses mengarsipnya juga tergantung bagian yang dituju ” ( Wawancara tanggal 12 Maret 2010 dengan junior staff SDM PT PLN) Dari paparan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa langkah-

langkah dalam pengurusan surat masuk di bagian SDM PT PLN (Persero)

APJ Surakarta sudah sesuai dengan pedoman yang terdapat di Buku

Tatalaksana Surat PT PLN (Persero) yang berlaku. Secara lebih detail

sebagai berikut :

a. Semua surat masuk diterima oleh Sekretaris Manager (Bu Bety)

yang kemudian dilakukan pencatatan secara computerized.

Program ini diperoleh langsung dari PT PLN (Persero) Distribusi

Jawa Tengah.

b. Surat diberi formulir pengendalian surat masuk dan diserahkan

kepada Manajer (Bpk Puguh Dwi Atmanto) untuk diketahui

disposisi dan pendistribusian surat tersebut.

c. Setelah diketahui disposisinya, baru Sekretaris Manajer

mendistribusikan surat tersebut ke unit-unit atau bagian yang

bersangkutan (dalam hal ini bagian yang dimaksud adalah SDM).

d. Surat masuk ditangani oleh secretariat yang ada di setiap bagian.

Untuk bagian SDM yang bertugas di bagian secretariat adalah Bu

Martini. Surat ini kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat

masuk.

e. Setelah proses pencatatan selesai, surat diserahkan ke Assisten

Manager SDM (Bpk Hariyadi) dan dimintakan disposisi dan paraf

pada formulir pengendaliannya.


commit to user

30

f. Kemudian surat diambil dan yang terakhir diserahkan ke supervisor

SDM (Bpk Suyatno) untuk ditindaklanjuti disposisinya.

g. Setelah surat ditindak lanjuti sesuai disposisinya, baru junior staff

(Bu Yuli) dapat mengarsip surat tersebut.

Pembahasan di atas juga menunjukan bahwa, penanganan surat

perlu dikelola dengan baik untuk mendukung kelancaran kegiatan

operasional perusahaan. Data dan informasi yang terdapat dalam surat

harus secepat mungkin direkam dan disampaikan kepada pihak yang

dituju,kemudian diolah menjadi informasi yang baik sehingga mendukung

dalam pengambilan keputusan yang berkualitas.

Gambar 4.1

Formulir Pengendalian Surat Masuk PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Pengendalian Pengolahan Nomor Agenda : Tanggal : Nomor Surat : Tanggal : Dari Kepada Perihal Lampiran Diteruskan Kepada Tanggal 1 2 3 4 5 dst. Kembali ke unit Tata Usaha Tanggal : Kode Masalah : Indeks Kode Tunjuk Silang Jadwal retensi Catatan : 1. Jika surat ini telah selesai diproses, harap dikembalikan ke Unit Tata Usaha 2. Jika mengenai rahasia Perusahaan / Negara , berusaha dan bantulah untuk tetap memegang rahasia tersebut.

Sumber : PT.PLN(Persero) APJ Surakarta


commit to user

31

Sarana pengurusan surat yang berguna untuk memperrmudah dalam

pengambilan keputusan oleh atasan adalah penggunaan lembar disposisi. Namun

berdasarkan pengamatan penulis, PT PLN (Persero) menggunakan Formulir

pengendalian surat masuk seperti gambar di atas. Lembar pengendalian surat ini

digunakan untuk menulis disposisi, instruksi, keputusan, atau pendapat. Lembar

pengendalian surat ini dibaca oleh penerima surat dan kemudian diteruskan

kepada bagian atau pejabat yang mempunyai wewenang khusus dalam mentukan

tindak lanjut terhadap surat tersebut.

PT. PLN APJ (Area Pelayanan Jaringan) Surakarta membawahi 11

UPJ (Unit Pelayanan Jaringan) yaitu sebagai berikut : Sumber Lawang,

Sragen, Palur, Karanganyar, Wonigiri, Jatisrono, Sukoharjo, Grogol,

Manahan, Kartasura, Surakarta Kota. Sarana yang digunakan untuk

pengurusan surat sebagai bukti tanda terima dari Unit Pelayanan Jaringan

terdiri dari, buku ekspedisi dan lembar pengantar. Berikut penjelasan

secara lebih detail mengenai dua hal tersebut :

1. Buku Ekspedisi

Buku ini dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan,

pengiriman, atau pendistribusian surat. Buku ekspedisi terdiri dari

buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi

intern berisi nomor urut surat dalam agenda surat masuk, nama

pengirim surat, dan paraf penerima surat. Sedangkan buku

ekspedisi ekstern berisi nomor surat,tanggal penerimaan surat, dan

paraf penerima surat tersebut.

2. Lembar Pengantar

Lembar pengantar berfunsi untuk mencatat surat masuk dan surat

keluar baik surat yang bersifat biasa maupun yang sifatnya rahasia.

Berdasarkan pengamatan penulis selama masa magang, dapat

diperoleh beberapa kesimpulan. Diantaranya, apabila terdapat surat –surat

yang ditujukan ke Unit Pelayanan Jaringan diatas, surat diletakkan pada

kotak khusus yang disebut dengan kotak ekspedisi dan terdapat di bagian

secretariat SDM. Kotak tersebut berjumlah sebelas dan di setiap sisi

atasnya terdapat nama-nama sebelas UPJ tersebut. Surat- surat dilengkapi


commit to user

32

dengan buku agenda/ ekspedisi, sehingga apabila pegawai dari UPJ

datang untuk mengambil, pegawai tersebut harus membubuhkan paraf di

buku ekspedisi tersebut. Hal ini sebagai bukti bahwa surat yang ditujukan

ke UPJ yang bersangkutan telah diambil.

Berikut adalah Tabel Penerimaan Surat Masuk PT PLN (Persero)

Area Pelayanan Jaringan Surakarta selama kurun waktu 1 Tahun. Periode

bulan Januari-Desember 2009, sebagai berikut :

No Perihal (Main Subject) Kode

Masalah Jumlah

1 Manajemen 000 1600

2 Ketenagalistrikan 001 1137

3 Penelitian dan Pengembangan 002 16

4 Pendidikan Pelatihan 003 246

5 SDM dan Organisasi 004 354

6 Keuangan 005 348

7 Logistik 006 136

Sumber : PT.PLN(Persero) APJ Surakarta

Berdasarkan Tabel dapat kita lihat, bahwa dari keseluruhan surat masuk

di PT PLN APJ Surakarta yang memiliki jumlah paling banyak dalam

jangka waktu setahun yaitu perihal manajemen dan paling sedikit bagian

Penelitian Pengembangan.

2. Prosedur pengurusan surat keluar

Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh bagian SDM

PT PLN APJ Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait. Baik

pihak internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam rangka

mewujudkan kerjasama yang baik. Pengurusan surat keluar masih secara

manual (ditulis di buku agenda surat keluar) dan pendistribusiannya

bergantung pada bagian yang mengeluarkan surat itu. Setiap bagian

terdapat unit yang bertugas mengelola surat masuk dan surat keluar


commit to user

33

disebut sekretariat. Informasi tersebut diperolah dari wawancara dengan

sekretaris manager, berikut kutipan wawancara tersebut :

“Program computerized untuk pengelolaan surat masuk dibuat secara intranet dan diperoleh langsung dari PLN Distribusi Semarang. Sebenarnya sudah ada sosialisasi dan diklat untuk merealisasikan program untuk surat keluar, akan tetapi sampai saat ini belum terealisasi karena belum ada instruksi dari Manajer APJ”. (Wawancara, tanggal 11 Maret 2010 dengan asisten manager PLN APJ Surakarta)

Berdasarkan pengamatan dan wawancara di atas, diperoleh kesimpulan

bahwa langkah-langkah yang dalam proses pengurusan surat keluar di

bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Pembuatan konsep surat di bagian Sumber Daya Manusia dibuat oleh

Supervisor SDM, namun ada juga surat yang dibuat oleh junior staff

SDM. Dalam hal tertentu, biasanya Pimpinan mengonsep sendiri surat

yang akan dikirim kemudian diserahkan ke junior staff untuk diketik

sesuai format yang telah ditentukan. Proses pembuatan surat dapat

berjalan dengan cepat dan tepat karena konsepnya telah ditentukan

oleh pimpinan. Begitu juga dengan surat yang dibuat oleh junior staff

tidak membutuhkan waktu lama dikarenakan surat diketik berdasarkan

konsep dari pimpinan yang bersangkutan.

2. Surat diserahkan kepada Assisten Manager Bagian SDM untuk

ditandatangani.

3. Surat diberikan ke secretariat SDM untuk dicatat dalam buku agenda

surat keluar.

4. Surat diberi nomor sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat keluar

serta dibubuhi cap dinas.

5. Surat digandakan menggunakan mesin fotocopy untuk dikirim ke

instansi yang dituju dan untuk diarsip.

6. Pengetikan alamat dan nomor pada sampul surat.

7. Surat diperiksa sekali lagi, dimasukkan kedalam amplop dan siap

untuk dikirim. Surat keluar yang paling banyak di bagian SDM

meliputi :


commit to user

34

003 Notulen Rapat

330 Praktek Kerja Lapangan

440 Bantuan Perawatan Kesehatan

490 Emolemen Pegawai

041 Kerjasama

Berdasarkan pengamatan, menunjukkan bahwa surat-surat yang

perlu disimpan antara lain Surat Keputusan, Surat yang berhubungan

dengan Kepegawaian. Surat -surat yang tidak perlu disimpan adalah

Undangan, karena surat akan diberikan langsung kepada yang

bersangkutan dan pengurusannnya hanya dicatat dalam formulir

pengendalian saja. Begitu juga dengan surat lamaran pekerjaan, surat

pengajuan magang, surat-surat tersebut cukup diketahui disposisinya

tidak perlu diarsip.

Dari hasil pengamatan dan pembahasan diatas dapat ditarik

kesimpulan yaitu, prosedur pengurusan surat keluar di PT PLN (Persero)

Area Pelayanan Jaringan Surakarta untuk semua bagian termasuk bagian

Sumber Daya Manusia menggunakan buku agenda secara manual.

Prosedur pengurusan surat secara computerized, sesungguhnya lebih

banyak meringankan tugas pegawai administrasi dan menjadikan

pengurusan surat lebih efisien. Baik efisien dalam waktu, tenaga, dan

tempat. Untuk merealisasikan sekaligus mengaplikasikan program

computerized harus diperoleh instruksi terlebih dahulu dari Bpk. Puguh

Dwi Atmanto selaku Manager PT . PLN Area Pelayanan Jaringan

Surakarta.

B. Pengelolaan Arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta

Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di bagian SDM

diperoleh kesimpulan bahwa azas penyimpanan arsip yang dilakukan di PT

PLN (Persero) APJ Surakarta adalah azas desentralisasi. Pengelolaan arsip

dilakukan pada setiap department atau bagian, dengan demikian bagian SDM

menyimpan arsipnya sendiri. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian


commit to user

35

diberi wewenang untuk mengelola sendiri arsipnya. Hal ini memudahkan

pegawai tiap bagian apabila ingin mencari suatu arsip. Pengelolaan arsip di

bagian SDM meliputi :

1. Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta

menggunakan sistem pokok masalah (Subject Filing System). Arsip-arsip

disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu

arsip, misalnya arsip tentang kepegawaian dihimpun dan disimpan

menjadi satu dalam berkas tersendiri. Satu masalah dipecah menjadi sub-

sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip

tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang dipergunakan adalah

huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.

Daftar indeks yang dimaksud disini adalah daftar klasifikasi, daftar

pokok soal, atau daftar pokok masalah. Dalam filing sistem subyek, yang

dimaksud daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat perincian pokok

masalah dari suatu instansi yang disusun berdasarkan urutan abjad saja.

Semua pokok masalah yang ada didalam suatu instansi beserta kode-

kodenya tertulis lengkap dalam buku Tatalaksana Surat PT.PLN (Persero).

Pada setiap pokok masalah, diberi keterangan mengenai sub- sub

masalahnya. Semua pokok masalah yang ada dalam suatu instansi

disatukan dan disusun dalam suatu buku, sehingga setiap unit kerja atau

bagian harus memiliki manual kearsipan. Agar tercipta keseragaman

dalam daftar indeks setiap pokok masalah (main subject) dan sub pokok

masalah (sub subject). Klasifikasi kode masalah dapat dilihat di bagian

lampiran. Prosedur penyimpanan arsip di bagian SDM PT PLN (Persero)

APJ Surakarta sebagai berikut :

a. Memisahkan arsip

Setelah surat diperiksa dan diperoleh kepastian bahwa surat siap

untuk disimpan, junior staff akan menyortir arsip untuk

dikelompokkan menurut pokok masalah seperti yang dicantumkan

dalam formulir pengendalian surat masuk .


commit to user

36

b. Mengindeks

Untuk menentukan sub pokok masalah dari setiap arsip yang akan

disimpan berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan,junior

staff menandai keterangan yang dapat dijadikan kata kunci (indeks)

dari arsip yang bersangkutan. Setelah itu arsip dibuat daftar

pencatatan, diurutkan secara kronologis berdasarkan tanggal

penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal

penemuan kembali arsip.

c. Penyimpanan arsip

Arsip-arsip yang telah diurutkan dan disortir berdasarkan

klasifikasi subyek kemudian dimasukkan ke dalam ordner atau box

file. Kode masalah ditulis dalam setiap ordner atau box file

sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada box file

tersebut. Sedang untuk arsip yang berhubungan dengan Emolemen

(hak) pegawai, arsip dikelompokkan berdasarkan huruf pertama

dari nama pegawai.

Dari uraian tersebut di atas, penulis menyimpulkan bahwa

pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM sudah cukup baik. Arsip

perlu dikelola dengan baik oleh tiap unit sebagai penunjang dalam

menyediakan jasa pelayanan untuk menengani berbagai informasi.

Namun, pegawai bagian SDM yang berwenang menangani arsip

sebaiknya memiliki wawasan yang cukup mengenai manajemen kearsipan

agar lebih dapat menerapkan wawasan tersebut dengan baik sehingga arsip

dapat dengan cepat dan mudah ditemukan kembali dalam rangka

pengembilan keputusan.

2. Penyusutan Arsip

Sesuai dengan teori yang ada, sudah selayaknya pada setiap unit

yang ada di suatu instansi mengadakan penyusutan arsip, paling tidak 5

tahun sekali. Sebab arsip akan bertambah sedangkan ruang penyimpanan

mempunyai daya tampung yang terbatas. Akan tetapi pada kenyataannya,


commit to user

37

berdasarkan wawancara dengan salah satu pegawai menyatakan bahwa

belum pernah ada penyusutan arsip.

“ Sampai dengan saat ini, belum pernah diadakan penyusutan arsip mbak. Untuk dokumen-dokumen yang sekiranya sudah tidak dipakai lagi (inaktif) hanya dibendel menjadi satu kemudian dimasukkan ke gudang.” (Wawancara dengan ibu Wike, junior staff SDM PT PLN(Persero) APJ Surakarta tanggal tanggal 11 Maret 2010)

Bagian arsip juga membenarkan akan hal tersebut dan juga

menyebutkan hal-hal yang menyebabkan PT PLN (Persero) APJ Surakarta

belum pernah mengadakan penyusutan arsip. Berikut hasil penarikan

kesimpulan penulis secara lebih detail :

2. Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk

menangani arsip. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian terhadap

keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya utnuk

dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat berupa

keterbatasan waktu yang dimiliki.

3. Pegawai yang menangani arsip bukan pegawai yang khusus

memiliki skill di bidang kearsipan. Jadi para pegawai tersebut

menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas

utamanya, yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini

menyebabkan adanya anggapan yang kurang penting terhadap arsip,

sebab pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama

dari pegawai yang menangani arsip tersebut.

Pada hakikatnya, pekerjaan mengelola arsip atau yang biasa disebut

dengan kearsipan tidak membutuhkan pegawai yang mahir atau

professional. Akan tetapi, sangat dibutuhkan sekali ketelatenan dan

kesadaran dalam menjalankan tugas tersebut. Demikian pula dengan hal

penyusutan arsip, untuk mengadakan penyusutan arsip yang telah berumur

lebih dari 5 tahun perlu adanya petugas yang memliliki pengetahuan di

bidang arsip. Pada umumnya, penyusutan arsip bertujuan untuk

memusnahkan arsip yang sudah tidak dipakai, karena dikhawatirkan akan


commit to user

38

menimbulkan penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Pemusnahan arsip biasanya menggunakan berbagai macam metode, salah

satunya yang kerap digunakan adalah dengan pembakaran.

3. Penemuan Kembali Arsip

Arsip yang telah tertata di dalam ordner diurutkan berdasarkan

subjek masalah, hal ini memudahkan pegawai dalam kegiatan yang

berhubungan dengan penemuan kembali arsip. Kegiatan yang dilakukan

yang berkenaan dengan penemuan kembali arsip salah satu contohnya

adalah mencari berkas pensiunan pegawai untuk mengurus emolemen

pegawai. Berdasarkan pengamatan selama magang, langkah-langkah yang

dilakukan bagian SDM dalam menemukan arsip adalah sebagai berikut :

a. Misal, pensiunan pegawai yang bersangkutan bernama Susanto.

Maka,junior staff akan mencari dalam ordner yang berlabel huruf

S.

b. Setelah diketemukan, kemudian di teliti di dalam ordner tersebut

apakah terdapat berkas pegawai yang bernama Susanto.

c. Setelah ditemukan, diambil berkas dalam map yang didalamnya

berisi berkas Susanto. Map-map lain dalam Ordner berlabel S

dikembalikan jadi satu.

d. Setelah selesai menindak lanjuti berkas Susanto, barulah arsip

tersebut dikembalikan dalam ordner dan diletakkan ditempat

semula.

4. Sarana dan Prasarana

Dari hasil pengamatan, penulis dapat menyimpulkan fasilitas kearsipan

apa saja yang terdapat di bagian SDM PT.PLN (Persero) APJ Surakarta.

Fasilitas ini sebagai sarana pendukung kegiatan korespondensi dan

sebagai sarana pengelolaan arsip, agar kegiatan pengelolaan arsip yang

terdapat di bagian SDM dapat berjalan lancar. Sarana prasarana tersebut

adalah sebagai berikut :


commit to user

39

a. Alat Korespondensi

Alat-alat korespondensi yang terdapat di bagian SDM antara lain

sebagai berikut :

1 Faximile

Mesin ini bekerja layaknya mesin fotocopy jarak jauh. Hampir

setiap hari mesin ini berbunyi dan menerima surat dari Unit

Pelayanan Jaringan, Distribusi Jawa Tengah, maupun dari

pihak luar yang menjalin kerjasama dengan PT PLN (Persero)

APJ Surakarta. Surat yang diterima melalui mesin fax harus

segera dicopy, dikhawatirkan apabila terlalu lama disimpan

akan mengakibatkan hilangnya tulisan yang terdapat di kertas

fax tersebut.

2 Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy yang terdapat di bagian SDM sama dengan

mesin fotocopy pada umunya. Kendala yang dihadapi adalah,

mesin fotocopy ini sering sekali macet. Untuk

memperbaikinya, harus memanggil teknisi dari toko yang

bersangkutan. Hal ini menjadi salah satu faktor penghambat

kelancaran kegiatan administrasi, karena proses pembetulan

mesin fotocopy membutuhkan waktu yang cukup lama.

3 Komputer

4 Mesin Ketik

Meskipun telah ada komputer yang lebih canggih dan

memberikan lebih banyak kemudahan dalam hal pengetikan

surat, namun pada kenyataannya mesin ketik memiliki fungsi

originalitas yang lebih tinggi. Penulisan tanggal dan nomor

surat harus menggunakan mesin ketik.

5 Buku Agenda

6 Printer


commit to user

40

b. Alat Penyimpan Arsip

Fasilitas kearsipan yang terdapat di bagian SDM sudah baik dan

memenuhi syarat dalam rangka menunjang kgiatan kearsipan, alat-alat

tersebut antara lain sebagai berikut :

1. Lemari Penyimpanan Arsip Model CRS Manual

CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang

disusun sejajar di atas sebuah rel, sehingga menghemat

pemakaian ruangan. Bagian bawah lemari menggunakan roda

sehingga mudah digeser. Arsip yang tersimpan di dalamnya

antara lain: Laporan Tugas Akhir Peserta Magang, Surat

Keputusan Direksi.

Gambar 4.2

Lemari Penyimpanan Arsip Model CRS Manual

2. Ordner

Map Brief ordner yang terdapat di sana adalah map besar

terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip

yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam

jumlah banyak. Dalam ordner inilah tersimpan berbagai macam

file pegawai. Arsip pegawai tersebut antara lain : mutasi jabatan,

pengajuan diklat, klaim kesehatan, emolemen pensiun pegawai,

dan juga surat surat kerjasama dengan beberapa instansi terkait.


commit to user

41

Label untuk tiap ordner berbeda, pokok masalah ditulis pada

bagian depan di setiap ordner tersebut.

Gambar 4.3

Ordner

3. Lemari arsip

Gambar 4.4

Lemari Penyimpan Arsip

Gambar- gambar di atas merupakan temuan dan dokumentasi dari

penulis. Berdasarkan dokumentasi, menunjukkan bahwa pengelolaan

arsip yang terdapat di PT PLN (Persero) Area Pelayanan Surakarta


commit to user

42

cukup baik. Penataan yang rapi dan penyusunan arsip berdasarkan kode

masalah, kemudian diurutkan sesuai tanggal penerimaan dan abjad.

Akan tetapi, dapat dilihat pula bahwa masih ada beberapa bagian yang

sedikit kurang rapi. Contoh gambar 4.3, terdapat beberapa berkas yang

masih tertumpuk di atas meja dan belum sempat diarsip . Hal ini

merupakan salah satu faktor penghambat kelancaran pengelolaan arsip

berikutnya. Apabila arsip tersebut dibutuhkan suatu saat, maka pegawai

yang tidak mengenal letaknya akan mengalami kesulitan dalam hal

penemuan kembali.


commit to user

43

BAB V

PENUTUP

Dalam bab terakhir ini penulis memberikan kesimpulan dan saran

berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan. Kesimpulan yang dimaksudkan

disini adalah ringkasan dari seluruh permasalahan yang telah dibahas pada bab-

bab sebelumnya. Saran merupakan sumbangan pemikiran dari penulis yang

berupa bahan pertimbangan untuk mencari pemecahan dari permasalahan-

permasalahan yang dihadapi dalam rangka mewujudkan pelaksanaan sebagian

tugas pokok khususnya di bidang kearsipan.

A. Kesimpulan

Surat masuk yang diterima oleh PT Perusahaan Listrik Negara (PLN)

Area Pelayanan Jaringan Surakarta mencakup berbagai departemen atau biasa

disebut bagian. Bagian tersebut meliputi: Asman Pemasaran Niaga, Asman

Perencanaan, Asman Distribusi, Asman Keuangan, dan Asman Sumber Daya

Manusia. Pada dasarnya, pengelolaan surat masuk pada tiap bagian sama,

yang membedakan adalah perihal apa yang akan ditindaklanjuti berdasar surat

tersebut. Penerimaan surat masuk dan pengurusan surat keluar yang terdapat

di bagian Sumber Daya Manusia ditangani oleh bagian yang disebut

sekretariat SDM.

Pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM meliputi, penyimpanan

arsip, penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip serta sarana prasarana

yang mendukung. Pengelolaan arsip yang digunakan PT. PLN (Persero) APJ

Surakarta saat ini menggunakan sistem subyek. Klasifikasi subyek dan kode

masalah tertulis dalam Buku Tatalaksana Surat PT.PLN (Persero) dan

dijadikan pedoman dalam sistem administrasi khususnya kearsipan di seluruh

jajaran PLN Area Pelayanan Jaringan dan Unit Pelayanan Jaringan. Sarana

untuk penyimpanan dan pemeliharaan arsip jumlahnya sudah cukup memadai.

Fasilitas yang terdapat di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta juga mendukung

dalam rangka menunjang kearsipan. Pegawai yang menangani arsip bukan

43


commit to user

44

pegawai yang khusus memiliki skill di bidang kearsipan. Jadi para pegawai

tersebut menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas

utamanya, yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini

menyebabkan adanya anggapan yang kurang penting terhadap arsip, sebab

pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama dari pegawai yang

menangani arsip tersebut. Sampai saat ini belum pernah dilakukan penyusutan

atau pemusnahan arsip sama sekali. Arsip yang dianggap sudah tidak

dipergunakan lagi dalam kegiatan administrasi dibendel menjadi satu dan

dimasukkan ke dalam gudang. Hal ini terjadi dikarenakan kurangnya tenaga

yang terlatih dan terampil di bidang kearsipan, sehingga belum dapat

memenuhi harapan-harapan untuk dapat berfungsi sebagai petugas arsip yang

dapat diandalkan.

B. Saran

1. Untuk menghindari agar arsip tidak bertunpuk perlu diadakan penambahan

sarana atau perlengkapan secara kualitas dan kuantitas sesuai kebutuhan,

sehingga arsip akan tertata lebih rapi.

2. Perlu ditertibkan kembali tugas dan tanggung jawab secara jelas kepada

petugas atau pegawai yang menangani kearsipan. Dengan demikian

pegawai yang menangani kearsipan dapat diusahakan untuk tidak berganti-

ganti tangan atau pegawai. Penempatan pegawai di bidang kearsipan di

sesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan mempunyai pengetahuan

tentang kearsipan.

3. Memberikan kesempatan kepada pegawainya untuk mengikuti pendidikan

dan latihan (Diklat) mengenai kearsipan, agar kedepannya para pegawai

lebih memahami serta mampu menerapkan ilmu kearsipan tersebut secara

lebih baik dan hendaknya pegawai yang menangani arsip memliliki latar

belakang pendidikan kearsipan.

commit to user - digilib.uns.ac.id fileorang ”besar” sederhana dalam kata-kata, tetapi...

Documents