cara mengirim email_modul7

Paket Program Aplikasi Modul 7

M. Helmy Noor, S.S.T, M.T. Membuat Form untuk Surat, E-mail dan Label

MODUL 7

MEMBUAT FORM UNTUK SURAT, E-MAIL DAN LABEL

Hal-hal yang akan dipelajari meliputi:

• Membuat List Recipient

• Bekerja dengan Form Surat

• Bekerja dengan Form Label

• Mengirim Email ke banyak Alamat

Pada bab ini kita akan mempelajari tentang Mail Merge. Mail merge adalah fasilitas dalam

Microsoft Word untuk membuat surat berantai seperti surat undangan yakni surat yang

mempunya isi sama tetapi untuk tujuan yang berbeda.

7.1 MEMBUAT LIST RECIPIENTS

1. Pada tab Mail, group Start Mail Merge, klik Select Recipients button, dan pada list,

klik Type New List.

New Address List Dialog Box akan muncul.



2. Kemudian isikan data pada semua field dan klik OK.

3. Save Address dialog box akan muncul. Kemudian tuliskan Daftar Nama pada file

Name Box kemudian klik Save.

Latihan

Tambahkan data baru berupa

1. First Name :Restina

Last Name : Krisandi

Email Address : [email protected]

2. First Name : Jian

Last Name : Kumala

Email Address : [email protected]

Hasilnya dapat kita lihat pada edit recipient list.



7.2 BEKERJA DENGAN FORM SURAT

Buatlah dokumen dibawah ini, dengan alamat tujuan “Ratni Veni, Veronika Wardana, Rani

suherman, dan Puji Astuti”

No : / A3 / 2012

Hal : Penawaran sewa alat-alat Sound System

Lamp. : -

Kepada Yth,

Ratri Veni

PT.NUSA

JL. MASJID GG. RAWIT RT. 02/01

SURABAYA 62909

Dengan Hormat,

Bersamaan dengan surat ini, kami perusahaan yang bergerak dalam bidang

Penyewaan Sound System untuk pesta, upacara, pertunjukan dll. Hendak memberikan

penawaran kepada Bapak/Ibu seandainya dalam lingkungan kantor Bapak/Ibu

membutuhkan alat-alat tersebut. Adapun perincian dari barang yang kami tawarkan

beserta harga sewa per unitnya kami berikan pada table dibawah ini:

No Nama Barang Harga

1 Sound System 1000 Watt Rp. 1.000.000 / Hari




Demikian isi surat penawaran ini, kami berharap dapat menjalin kerjasama yang

baik. Atas perhatiannya kami ucapkan banyakterima kasih

Surabaya, 10 Oktober 2012

Dr. Budi Bambang

Manager Marketing



ikuti langkah-langkah dibawah ini:

1. Klik bagian yang akan diisi tujuan alamat surat.

2. Pada tab Mailing, group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge Button, kemudian

klik Step by step Mail Merge Wizard.

3. Ikuti langkah-langkah pada wizard

Step 1: Pilih Jenis tipe dokumen yang akan dibuat.pilih

Letter. Pilih Next

Step 2: Pilih Use the Current document. Kemudian klik Next:

Select Recipients.



Step 3: Kemudian klik Select a different List…. Pilihan

Select Data Source dialog box akan terbuka.

Anda dapat memilih salah satu file tempat

semua informasi dari penerima disimpan.

Step 4: Pada Write your letter. Pilih Address Block. Akan

muncul Insert Address box, pada Specify address

elements, pilih Joshua Randall Jr.



Step 5: Akan tampil hasil surat yang anda buat. Jika anda menginginkan merubah

informasi dari penerima, klik pada Edit recipient list

Step 6: Setelah selesai,anda dapat mencetak dokumen dengan klik pada Print

4. Setelah Merge to Print dialog box muncul, pilih From check box dan tulis 1 to 1,

kemudian Print



7.3 MEMBUAT FORM LABEL

1. Klik Microsoft Office Button. Klik New, dan kemudian pada New Document Window

klik dua kalipada Blank documents.

2. Pada tab Mailing, group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge buton, dan klik

Step by step Mail Merge Wizard.



3. Pada Mail Merge task Pane, pilih Label Option. Kemudian klik Next: Start

Document.

4. Pilih Change Document layout, klik Label Option. Kemudian Next. Label option

dialog box akan muncul.



5. Pada bagian Label Information,klik tanda panah pada Label vendor, dan pada list,

klik Avery US Letter.

6. List pada Product number, klik 5159, dan klik OK

7. Pada bagian paling bawah Mail Merge task pane.

Klik Next : Select Recipient

8. Dengan memilih Use an existing list. Klik Browse,

cari Daftar nama.mdb, dan kemudian pada Select

Table dialog box, klik OK

9. Pilih alamat yang akan dituju, dan klik OK



10. Word akan menambahkan <<Next Record>> merge field pada semua cell pada Main

document kecuali pada record pertama.kemudian pilih Next: Arrange your Label.

11. Pada Arrange your Label klik Address block

12. Word akan menambahkan <<AddressBlock>>merge field pada cell pertama

13. Klik Update All Label.

14. <<AddressBlock>> akan mengcopy pada semua cell, setelah <<NextRecord>> Merge

field



15. Klik Next : Preview your Label

16. Klik Next Complete the merge. Kemudian klik Print. Merge to Print dialog box akan

muncul.



17. Pilih From Check box dan tulis 1 To 1, klik OK, kemudian Print.

Latihan

Buat sebuah label baru dengan label Vendor: A-ONE, dengan Product Number A-One

28181 untuk semua nama pada Daftar nama.mdb

7.4 MENGIRIM EMAIL KE BANYAK ALAMAT

1. Pada tab Mailings, group Write & Insert Field. Klik Greeting Line Button.

Greeting line dialog box akan terbuka.



2. Pada box pertama dibawah Format Greeting Line, Gantikan kata Dear dengan kata

Yth diikuti tanda Spasi. Kemudian pada dialog box berikutnya pilih Mr. Randall

3. Pada area Preview. Klik Next button untuk menampilkan Greeting yang akan

ditampilkan pada Email

4. Klik First button kemudian ke record pertama, dan klik OK

5. Word akan menambahkan <<GreetingLIne>> pada bagian atas dari pesan.

6. Pada tab Mailing, group Preview result, dan klik Preview Result button.

Word akan menampilkan halaman pertama dari pesan.

7. Pada group Write & Insert Fieldi, klik Highlight Merge Field Button.

Word akan menandai Merge Field dengan blok warna abu-abu

8. Pada group Finish, klik Finish & Merge button, dan padalist, klik Send E-mail

Message.

Kemudian akan muncul Merge To E-mail dialog box.

9. Pada bagian bawah dari Message Option. Pastikan paa box di samping To diisi

dengan Email Address. Pada Subject Line tuliskan Welcome to World Wide



Importer, dan pada Mail Format diisi dengan HTML, sedangkan pada bagian Send

records, beri tanda cek pada All dan OK.

Word akan merubah form message menjadi email message dan mengirimnya ke

masing-masing alamat tujuan yang telah dipilih pada data source.

TAMBAHAN LATIHAN

1. Buat data dibawah ini untuk mail merge dengan nama Data.doc

Nama Alamat Kota

PT. Upaya Raya Jl. Ngagel Jaya Selatan 100 Surabaya

PT. Maju Makmur Jl. Pucang Anom 45 Malang

CV. Sumber Timur Jl. Demak 90 A Semarang

PT. Ebiz EE Jl. Pucang 23 Surabaya

2. Buatlah surat untuk Mail Merge dengan tujuan ke 7 alamat pada daftar nama.mdb



Surabaya, 10 November 2012

No : 4G/015/05/06

Hal : Penawaran

Lamp. : 1 Proposal

Kepada Yth,

Salam sejahtera,

Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalambidang Tekhnologo Informatika

khususnya dalam Pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia.kami

berkeinginan untuk memperkenalkan layanan kami kepada perusahaan Bapak / Ibu,

dengan harapan akan terjalin kerjasama pada pengembangan Tekhnologi Informasi

khususnya dalam pengembangan Web (Web Development) dan multimedia sabagai

sarana publikasi maupun promosi perusahaan bapak / Ibu.

Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak/ Ibu, atas

perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

RATRI VENI

cara mengirim email_modul7

Documents