1

BAHAN DISKUSI

JUDUL PEMFORMATAN DOKUMEN MELALUI PENGOLAH KATA

Kegiatan Belajar 1: Menerapkan pengetahuan pengelolaan informasi digital

melalui pemanfaatan perangkat lunak pengolah informasi – Pemanfaata

Aplikasi Pengolah Kata

A. Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran, Anda mampu menggunakan berbagai fitur

perangkat lunak pengolah kata, antara lain

mengatur paragraf, Font, kolom paragraf,

menambahkan gambar,

membuat tabel,

membuat persamaan/Equation,

memanfaatkan fitur MailMerge,

menggunakan indentasi, Heading, section, Header, dan Footer, serta

membuat daftar isi / Table of Content.

B. Uraian Materi

Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari pengelolaan informasi meng-

gunakan perangkat lunak pengolah kata. Seperti telah diuraikan pada Deskripsi,

meskipun terdapat perangkat lunak free ware, namun pada kegiatan belajar ini

perangkat lunak yang digunakan adalah sistem operasi Windows 8 dan

perangkat lunak pengolah kata Microsoft Word 2010.

1. Pengaturan tata letak dokumen

Untuk mengatur tata letak dokumen, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah

ukuran kertas yang akan Anda gunakan untuk mencetak dokumen tersebut.

Standar ukuran kertas adalah sebagai berikut.

2

Pada saat ini yang digunakan sebagai ukuran standar adalah A4, oleh karena itu

Microsoft Word menyediakan A4 sebagai ukuran baku.

Setelah memahami berbagai jenis ukuran kertas, untuk pengaturan tata letak

dokumen, Anda perlu memerhatikan berbagai patokan, antara lain ukuran Margin

(tepi, batas) atas/bawah/kiri/kanan, jenis dan ukuran Font, spasi antarbaris, dan

indentasi.

Berbagai Margin standar dapat dilihat seperti tertera di bawah ini.

3

2. Margin

Margin digunakan untuk mengataur jarak batas tulisan dan pinggir kertas

Margian ada 4 macam

a) Top margin ( margin atas)b) Bottom ( margin bawah)c) Left margin ( margin kiiri)d) Right margin ( margin kanan)

Cara Mengatur Indentasi Pada Word

Apa itu indentasi paragraf ? indentasi adalah bagian paragraf yang menjorok ke dalam pada baris-baris paragraph. Pengaturan indentasi atau penggeseran paragraf baik ke kiri maupun ke kanan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Masing-masing cara mempunyai fungsi sesuai dengan tujuan dan variasi pekerjaan yang dilakukan.

Cara-cara tersebut adalah:

1. Melalui grup Paragraph pada ribbon Home

4

Anda dapat langsung menekan tombol Decrease Indent dan Increase Indent yang terdapat pada grup Paragraph (ribon home) untuk menggeser paragraf ke kanan atau ke kiri.

2. Melalui grup Paragraph pada ribon Page Layout

Cara sebelumnya, pengaturan indentasi tidak dapat diatur ukurannya. Namun melalui grup Paragraph yang terdapat pada Page Layout, Anda dapat mengatur sendiri

3. Melalui Kotak Dialog Paragraph

Jika ingin melakukan pengaturan paragraf lebih lanjut, caranya dengan mengklik anak panah (tooltip) pada grup paragraph untuk memunculkan kotak dialog Paragraph.

Keterangan:Left, jarak indentasi dari margin kiri, Right, jarak indentasi dari margin kananSpecial, indentasi khusus sesuai dengan pengaturan yang kita lakukan sendiri, terdiri dariNone (meniadakan indentasi khusus), First Line (indentasi kiri hanya untuk paragraf pertama saja) dan Hanging (untuk membuat indentasi gantung)

4. Melalui Ruler

Selanjutnya Anda juga dapat melakukan pengaturan secara manual melalui ruler. Tentu saja rulernya harus diaktifkan terlebih dahulu yang dapat dilihat pada ribbon View.Selanjutnya seleksi paragraf yang ingin diubah indentasinya, lalu geser indentasi sesuai yang diinginkan menggunakan pointer mouse, seperti gambar berikut:

Indentasi digunakan untuk mengatur permodelan alinea menjorok kedalam atau keluar, sedangkan tabs untuk mengatur jarrak tabulasi.Left indent :

Digunakan untuk mengatur batas pengetikan sebelah kiri pada sebuah alineaRight indent :

Digunakan untuk mengatur batas pengetikan sebelah kanan pada sebuah alineaFrist line indent :

Digunakan untuk mengatur baris awal dari alinea menjorok kedalam atau keluarHanging indent :Indentasi : digunakan untuk mengatur awal tuliasan baris kedua dan seterusnya

Digunakan untuk mengatur baris awal sampai akhir dari alinea menjorok kedalam atau keluar

 b. Paragraf Pengaturan paragraf digunakan untuk mengatur line spacing ( spasi antar baris) dengan ketentuan sebagai berikut. 1) Align Left ( ) digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kiri.(ctrl+l BILA MENGGUNAKAN KEYBOIARD 2) Center ( )digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata tengah. ( CTRL + E )3) Align Right ( ) digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kanan. (CTRL + R)4) Justify ( ) digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kanan dan rata kiri. ( CTRL +J)

Dari paragraf juga dapat diatur jarak /spasi antar baris text dalam sebuah dokumen word, yaitu dengan memilih LINE SPACING.

5

Caranya sbb .

Blok / pilih tulisan yang akan diatur spasinya Klik page setup Pilih paragrapg

Maka tampil jendela paragraph seperti dibawah ini :

Klik tanda panah kecil pada kotak “line spacing” Lalu pilih ukuran spasi yang diinginkan , misalnya single-1,5 line , double dll.

WORD ARTWord art adalah satu fasilitas lagi dalam microsoft word yang berfungsi memformat text dengan denganbentuk artistik, sehingga tampilan text menjadi lebih menarik.Caranya : klik menu insert -klik Word Art, lalu tulis kata yang dinginkan.

6

4. Header dan Footer

Headerdan Footer digunakan untuk membuat catatan kecil, label, logo, atau

keterangan. Header terletak di bagian atas setiap halaman dokumen, Footer di

bagian bawah setiap dokumen. Sesuatu yang diletakkan di bagian Header dan

Footerakan selalu tampak di setiap halaman.

Pengertian Drag and Droppengertian Drag and Drop adalah memindahkan suatu objek dengan cara mengklik dan ditahan kemudian menariknya, setelah itu diletakkan pada lokasi yang diinginkan. penarikan objek (Drag) dilakukan dengan menahan tombol sebelah kiri mouse, kemudian melepaskannya ketika akan meletakkan objek (Drope).5. Penulisan rumus

Fitur Equation pada menu Insert adalah fasilitas pada Microsoft Word yang disediakan untuk menuliskan rumus dan simbol yang tidak terdapat dalam Keyboard.

Dengan adanya fitur Equation, rumus-rumus yang rumit dapat dibuat

dengan lebih mudah dan cepat.

Contoh :

Dokumen asli.

7

Extensi file

Apabila anda mengetik sebuah dokumen di microsoft word, excel , power point, access dll. Komputer akan menambahkan kode akhir nama file anda.

Misalnya ketika anda bekerja di dokumen word krmudian anda simpan dengan nama : latihan , maka komputer akan menambahkan nama file anda dengan kata “doc” maka akan menjadi : latihan.doc

Untuk documen excel akan ditambahkan ekstensi : xls

Untuk dokumen Power point akan ditambahkan : PPT

Untuk dokumen yang dibuat di microsoft access, akan ditambahkan : acdbs

7. Mail Merge

Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk

memudahkan pencetakan dokumen secara cepat (Biasa disebut Surat Massal) yaitu satu surat ditujukan kepada banyak pihak.

Misalnya, Ketua OSIS ingin menyampaikan undangan ratap kepada siswa di kelasnya bahwa pada akan diselenggarakan Rapat. Untuk membahas hal yang berkaitan dengan kegiatan OSIS

8

Langkah langkah langkah membuat mail merge

1. Buat sebuah surat di microsoft word, misalnya Surat Undangan

Pada baris Nama dan alamat dikosongkan saja ( lihat contoh )

PENGURUS ORGANISASI SISWA INTEREN SEKOLAHSMK PGRI PEKANBARU

Pekanbaru, September 2016

Kepada Yth . .....................

Alamat : .....................

Nomor :

Lamp :

Prihal : Undangan

Bersama ini kami mengharapkan kehadiran saudara pada pertemuan yang akan kami adakan pada tanggal :

Hari / Tgl :

Tempat :

Pukul :

Demikian kami sampaikan , dan atas kehadiran Saudara tepat pada waktunya kami ucapkan terima kasih.-

Ketua OSIS SMK PGRI Pekanbaru

____________________________

9

2. Buat sebuah Tabel di Excel , untuk isian data orang yang akan diundang

Contoh :

3. Kembali ke halaman surat undangan4. Letakkan kursor pada baris Kepada :5. Klik menu mailing6. Pilih menu selest recipient7. Pilih : use exiting list8.Buka Nama file data yang telah anda buat di microsoft excel. Tampil seperti dibawah ini

10

Klik OK

DROP CAP

Drp Cap adalah sebuah Bentuk variasi huruf yang diletakkan pada awal paragraph sehingga naskah terlihat menarik . misalnya seperti paragraph dibawah ini.

ndentasin adalah bagian paragraph yang menjorok kedalam pada baris baris paragraf.Letak pengaturan indentasi berada

pada ruler.INASKAH FORMAT BERKOLOM

8. Letakkan kursor Sebelah kanan kata “Kepada”9. Klik menu “Insert merge fiil” dan pilih “Nama”19 Klik “Insert merge fill” lalu pilih alamat.

sampai disini selesai.20 untuk menampilkan data, klikpreview result

11

Sebuah naskah pada satu halaman dokumen dapat dibuat dalam bentu berkolom, baik 2 kolom , 3 kolom dan seterusnya

Untuk membuat format kolom ini dapat dilakukan dengan memilih menu : Page layout. Langkahnya sbb:

Pilih teks yang diformat menjadi beberapa kolom Klik menu page layout Pilih tanda panah pada menu kolom Pilih jumlah kolom yang diinginkan

MENYIMPAN DOKUMENKatika dokumen sudah selesai diketik , sebaiknya disimpan agar sewaktu waktu dapat dibuka kembali.Caranya : klik file - klik save ( cukup dengan megklik ikon save yang terletak pad bagian atas menu .Akan tampil seperti dibawah ini , yang merupakan peringatan, apaklah naskah akan disimpan atau tidak. Jika tidak disimpan , cukup klik “Don’t save” dan jika ingin disimpan, klik “ save “. Maka anda diminta menuliskan nama file yang anda inginkan, lalu klik save sekali lagi.

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22