CAKAP

Disiapkan oleh AgrakomPR

Pernahkan Anda kehilangan

kesempatan karena masalah komunikasi?

Apa itu komunikasi?

Bagaimana berkomunikasi secara efektif?

03

04

05

02

01Kemampuan untuk meraih tujuan

Membangun hubungan dengan pihaklain

Meningkatkan produktivitas

Kemampuan untuk mencari solusi

Meraih tingkat kepuasan dalam hidup

Komunikasi adalah penyampaianinformasi, baik pesan, ide atau gagasandari satu pihak ke pihak lain melaluilisan, tulisan atau simbol.

Komunikasi efektif

v

Siapa?Komunikator

Mengatakan apa?Pesan

Caranya?Medium

Apa hasilnya?Umpan balik

Kepada siapa?Penerima

LISAN

TULISAN & SIMBOL

NON VERBAL

TIPEKOMUNIKATOR

▪ Memaksakan kehendakpada orang lain

▪ Ingin membuktikan dirimereka

▪ Reaktif dan mendominasi

▪ Percaya diri dan otentik▪ Nyaman menjadi diri

mereka sendiri▪ Proaktif dan ekspresif

▪ Menarik diri▪ Kuatir apa yang

dipikirkan atau dikatakanorang lain

▪ Takut untuk berkatatidak

Tipe Assertive Tipe Passive Tipe Aggressive

01

02

03

04

Belajar dengan caramendengarkan, bisa mengulangkembali banyak hal

Tipe AuditorySelalu berpikir secararasional/logika dari apa yang mereka lihat, dengar dan rasakan

Tipe Auditory Digital

Suka merespon dengan fisikdan sentuhan, sering

berorientasi pada fisik, aktifbergerak dan kadang tidak bisa

diam

Tipe Kinestetic

Mengingat dengan cara melihatgambar, dan mudah terganggu

dengan suara bising

Tipe Visual

Komunikasi yang dilakukan dengan

impulsif atau tanpa dipikirkan terlebih

dulu pasti bisa membuat salah paham.

Komunikasi seharusnya terencana

dengan baik, dan arah

pembicaraannya dipikirkan lebih dulu.

Jangan Impulsif

01

Menerima semua respon dengan

tenang. Persiapan jawaban sangat

esensial.

Jangan Defensive

02

Mendominasi pembicaraan akanmembuat kita terkesan intimidatif, sehingga lawan bicara lebih memilihuntuk mengalah untuk menghindarikonflik

Jangan Mendominasi

03

Saklek memiliki arti tidak bisa ditawar-

tawar lagi atau harus dilakukan. Dalam

komunikasi, pengertian dan

kelapangan dada untuk mengerti

kondisi lawan bicara sangatlah

dibutuhkan

Jangan Saklek

04

Hambatan personal: meliputi perbedaansikap, emosi, stereotype, prasangka, bias

Hambatan budaya: meliputi perbedaan

bahasa, kepercayaan dan keyakinan.

Hambatan fisik: meliputi medium untuk

komunikasi (telepon, jarak, internet)

namun pada umumnya dapat diatasi

Solusi: usahakan berkomunikasi secaralangsung, baik tatap muka atau

menggunakan teknologi komunikasiagar mengurangi distorsi informasi.

Solusi: memberikan anggota organisasikebebasan dalam berkomunikasi

dengan menyediakan sistemkomunikasi (wadah) bagi semua

anggota untuk mendapat informasidan memberikan masukan

Solusi: berkomunikasi dengan bahasa

yang sama, hindari penggunaan jargon

atau bahasa ‘slang’ agar pesan yang

ingin disampaikan tidak disalahartikan

Coherent (Rasional)

Complete (Komprehensif)

Courteous (Sopan)

Clear (Jelas)

Concise (Singkat)

Concrete (Tepat)

Correct (Benar)

7 Cs

Scott M Cutlip dan Allen H. Center

memperkenalkan

7Cs of Communication dalam buku

mereka “Effective Public Relations”

Tambahan baru dalam 7Cs of

Communication:

• Credible (Terpercaya)

• Creative (Kreatif)

0201 Clear (Jelas)

• Sampaikan pesan dan tujuan dengan

jelas.

• Usahakan menggunakan kalimat singkat

dan mudah dimengerti

• Informasi yang jelas akan mempermudah

penerima untuk take action

Concise(Singkat)

• Sampaikan pesan dengan singkat

• Tidak menggunakan terlalu banyak kata

sifat

• Saat berbicara, hindari kata-kata pengisi

seperti “begini”, “maksud saya”, “hmm”

• Jangan mengulang kalimat yang sama

dengan dengan cara berbeda

0403 Concrete(Tepat)

• Pesan yang tepat mempermudah

penerima memahami apa yang

disampaikan (bukan seandainya)

• Detail dan fakta yang jelas diperlukan

tapi tidak terlalu bertele-tele

• Pesan padat, tidak ada asumsi

Correct(Benar)

• Sampaikan pesan dengan benar sesuai

sasaran khalayak

• Gunakan istilah yang sesuai dengan

tingkat pendidikan atau pengetahuan

penerima

• Untuk komunikasi tertulis, periksa tata

Bahasa sesuai EYD

• Pastikan semua nama dan jabatan sudah

benar

0605 Coherent(Rasional)

• Komunikasi yang rasional adalah logis

• Semua poin terhubung dan relevan

dengan topik utama

• Nada dan alur teks konsisten

Complete(Komprehensif)

• Pesan yang lengkap meliputi semua

informasi penting dan relevan – kontak,

tanggal, waktu, lokasi dll

• Pesan mencakup “Call to action”

sehingga penerima mengetahui dengan

jelas apa yang harus dilakukan

0807 Courteous(Sopan)

• Pesan ramah, terbuka dan jujur

• Tidak ada pesan yang mengandung

SARA atau bernada menghina

• Pesan memiliki rasa empati

terhadap penerima

Credible(Terpercaya)

• Pesan yang kredibel penting terutama

saat berkomunikasi dengan penerima

yang belum memahami organisasi Anda

09 Creative(Kreatif)

• Sampaikan pesan secara kreatif untuk

menarik penerima

Video 1 kompas TV

Aplikasi – dicut 2 menit

Video 2 kompas TV

AKBP Doddy – dicut 2 menit

• Pahami target penerima terlebih dulu

• Tetapkan pesan utama

• Susunlah kerangka tulisan sebagai dasarpenulisan

• Gunakan bahasa yang mudah dipahami

• Penulisan sesuai dengan EYD

• Kalimat tidak bertele-tele

• Periksa kembali tulisan setelah selesai

Menghargai

Mendengarkan

Berpikiran terbuka

Nada Suara

Emotional Intelligence

Konsistensi dan Kejelasan

Bersikap Ramah

Percaya Diri

Empati Ajukan pertanyaan terbuka

Emotional Intelligence (EI)

• Kemampuan untuk memahami dan mengontrolemosi agar dapat berkomunikasi secara efektif.

• Empat hal utama terkait EI: self awareness, self management, social awareness dan relationship management

Bersikap Ramah

• Pesan bernada ramah akan mendorong orang lain berkomunikasi dengan Anda

• Personalisasi pesan, terutama saat bekerjadengan rekan kerja

Percaya Diri

• Menunjukkan rasa percaya diri akan meyakinkanpenerima akan pesan yang disampaikan

• Contohnya melakukan kontak mata selama percakapan, nada tegas tapi ramah saat berbicara melalui telepon, tidak agresif.

Konsistensi dan Kejelasan

• Sebelum berkomunikasi, tentukan tujuan darikomunikasi dan apa yang ingin didapat sebagai hasilnya

• Kurangnya konsistensi dan kejelasan dapatmengakibatkan pengambilan keputusan yang kurangbaik dan kebingungan.

Empati

• Menyampaikan pesan yang menunjukkanpemahaman terhadap perasaan orang lain.

• Memahami dan menghargai pandanganpenerima walau berbeda.

Mendengarkan

• Sediakan waktu untuk mendengar apa yang orang lain sampaikan dan berusahalah untuk aktif mendengar

• Perhatikan apa yang dikatakan orang lain, bertanyadan klarifikasi

• Ulangi apa yang mereka katakan untuk menghindarisalah pengertian

Berpikiran Terbuka

• Komunikasi yang kuat membutuhkan pikiran terbuka

dan komitmen untuk memahami pandangan orang

lain. Jika tidak sependapat, cobalah untuk mencari

jalan tengah.

Menghargai

• Menghargai pendapatan dan ide orang lain mendorong orang lain untuk berkomunikasi

• Mendengarkan atau memanggil nama lawan bicaraatau penerima bisa jadi efektif

Nada Suara

• Nada suara berpengaruh terhadap suasanapercakapan.

• Kalimat yang sama akan memiliki arti yang berbeda tergantung apa kata yang ditekankandan nada suara

• Dalam menghadapi keluhan, nada suara harustenang karena nada suara tdak ramah hanya akanmemperburuk situasi

Ajukan Pertanyaan Terbuka

• Dalam percakapan, usahakan untuk bertanyatermasuk klarifikasi, skenario ‘bagaimana jika’ dan pertanyaan terbuka karena akan mendorongpenerima untuk berbicara lebih banyak dan mendapat informasi lebih banyak

Media perlu mandapatkan:• Fakta/Berita

✓ Informasi berguna✓ Relevan dengan penerima✓ Berita baru✓ Kemampuan untuk menyasar

apa yang penting✓ Kontroversi

• Kerja Sama

Media tidak menyukai:• No Comment • Tidak ada respon• Nada merendahkan

Tentang media:• Tugas mereka: mendapat

fakta, menulis berita• Bukan ahli, butuh

bantuan• Orang yang kuat dan

berpengaruh• Manusia biasa

Hubungan media:• Faktor Utama: Nada

suara dan sikap• Responsif; Membantu• Jujur, terbuka• Profesional

KOMUNIKASI DENGAN MEDIA

• Teman AndaWartawan bukan teman ataupun musuh

• Memanfaatkan ruang publikMereka bisa mendengar dari mana saja: lobi, restoran, lift

• Percakapan kasualWawancara belum berakhir sampai wartawanmeninggalkan ruangan atau menutup telepon

• Berpura-pura bodoh• Bertanya hal yang sama berulang-ulang• Tidak ada yang namanya ‘off the record’

• Selalu berpegang pada kebijakan organisasi tentangmedia. Kebijakan media harus dapat diaplikasikan dan mudah dipahami, termasuk menghasilkan publikasi positifdan menjawab media.

• Menjadi kantor berita “garda depan”Berita menyebar dengan cepat, maka bertindaklah dengancepat

• Pendekatan kreatif terhadap wartawan

• Tetapkan poin Utama✓ Prioritaskan poin penting✓ Berkomunikasi dengan tim lebih cepat dan sering

• Fokus pada tujuan✓ Sampaikan pesan secara proaktif

• Ubah pesan negatif menjadi positif• Klarifikasi kesalahpahaman• Berkata jujur• Jangan membesar-besarkan dan bias

• Mengantisipasi pertanyaan; Siapkan jawaban• Singkat dan padat• Jika tidak tahu … katakan tidak tahu• Jangan berandai-andai• Jangan berspekulasi• Tidak ada “Off the record”• Jangan mengulangi pernyataan negatif

Trik wartawan yang harus diperhatikan:

Menjawab pertanyaan:

Bagaimana menghadapi media

Kendalikan situasi

Don’t’s

Do’s

• Jangan berkata “saya dengar … “ • Jangan mengira-ngira• Jangan takut untuk mengonfirmasi

asumsi wartawan (secara baik-baik)

• Persiapan, persiapan, persiapan• Siapkan pesan Utama dengan jelas dan

padat serta berlatih• Serius terhadap apa yang disampaikan,

anggap setiap percakapan seolah-olahakan muncul di media

• Kendalikan situasi – dengan baik. Arahkan percakapan untuk menegaskanpesan utama.

• Perhatikan gerak tubuh dan nada suara• Bersikap positif dan jujur• Selalu berasumsi kamera dan

microphone menyala• Pergunakan bahasa yang sederhana,

hindari jargon• Sampaikan poin penting di awal

PT Agrakom Para RelatikaGKM Green Tower, 15th FloorJl. TB Simatupang Kav 89 G Jakarta Selatan 12520Office: (+62) 21 22785011Fax: (+62) 21 22785014Email: mail.pr@agrakompr.com