CAKAP
Disiapkan oleh AgrakomPR
Pernahkan Anda kehilangan
kesempatan karena masalah komunikasi?
Apa itu komunikasi?
Bagaimana berkomunikasi secara efektif?
03
04
05
02
01Kemampuan untuk meraih tujuan
Membangun hubungan dengan pihaklain
Meningkatkan produktivitas
Kemampuan untuk mencari solusi
Meraih tingkat kepuasan dalam hidup
Komunikasi adalah penyampaianinformasi, baik pesan, ide atau gagasandari satu pihak ke pihak lain melaluilisan, tulisan atau simbol.
Komunikasi efektif
v
Siapa?Komunikator
Mengatakan apa?Pesan
Caranya?Medium
Apa hasilnya?Umpan balik
Kepada siapa?Penerima
LISAN
TULISAN & SIMBOL
NON VERBAL
TIPEKOMUNIKATOR
▪ Memaksakan kehendakpada orang lain
▪ Ingin membuktikan dirimereka
▪ Reaktif dan mendominasi
▪ Percaya diri dan otentik▪ Nyaman menjadi diri
mereka sendiri▪ Proaktif dan ekspresif
▪ Menarik diri▪ Kuatir apa yang
dipikirkan atau dikatakanorang lain
▪ Takut untuk berkatatidak
Tipe Assertive Tipe Passive Tipe Aggressive
01
02
03
04
Belajar dengan caramendengarkan, bisa mengulangkembali banyak hal
Tipe AuditorySelalu berpikir secararasional/logika dari apa yang mereka lihat, dengar dan rasakan
Tipe Auditory Digital
Suka merespon dengan fisikdan sentuhan, sering
berorientasi pada fisik, aktifbergerak dan kadang tidak bisa
diam
Tipe Kinestetic
Mengingat dengan cara melihatgambar, dan mudah terganggu
dengan suara bising
Tipe Visual
Komunikasi yang dilakukan dengan
impulsif atau tanpa dipikirkan terlebih
dulu pasti bisa membuat salah paham.
Komunikasi seharusnya terencana
dengan baik, dan arah
pembicaraannya dipikirkan lebih dulu.
Jangan Impulsif
01
Menerima semua respon dengan
tenang. Persiapan jawaban sangat
esensial.
Jangan Defensive
02
Mendominasi pembicaraan akanmembuat kita terkesan intimidatif, sehingga lawan bicara lebih memilihuntuk mengalah untuk menghindarikonflik
Jangan Mendominasi
03
Saklek memiliki arti tidak bisa ditawar-
tawar lagi atau harus dilakukan. Dalam
komunikasi, pengertian dan
kelapangan dada untuk mengerti
kondisi lawan bicara sangatlah
dibutuhkan
Jangan Saklek
04
Hambatan personal: meliputi perbedaansikap, emosi, stereotype, prasangka, bias
Hambatan budaya: meliputi perbedaan
bahasa, kepercayaan dan keyakinan.
Hambatan fisik: meliputi medium untuk
komunikasi (telepon, jarak, internet)
namun pada umumnya dapat diatasi
Solusi: usahakan berkomunikasi secaralangsung, baik tatap muka atau
menggunakan teknologi komunikasiagar mengurangi distorsi informasi.
Solusi: memberikan anggota organisasikebebasan dalam berkomunikasi
dengan menyediakan sistemkomunikasi (wadah) bagi semua
anggota untuk mendapat informasidan memberikan masukan
Solusi: berkomunikasi dengan bahasa
yang sama, hindari penggunaan jargon
atau bahasa ‘slang’ agar pesan yang
ingin disampaikan tidak disalahartikan
Coherent (Rasional)
Complete (Komprehensif)
Courteous (Sopan)
Clear (Jelas)
Concise (Singkat)
Concrete (Tepat)
Correct (Benar)
7 Cs
Scott M Cutlip dan Allen H. Center
memperkenalkan
7Cs of Communication dalam buku
mereka “Effective Public Relations”
Tambahan baru dalam 7Cs of
Communication:
• Credible (Terpercaya)
• Creative (Kreatif)
0201 Clear (Jelas)
• Sampaikan pesan dan tujuan dengan
jelas.
• Usahakan menggunakan kalimat singkat
dan mudah dimengerti
• Informasi yang jelas akan mempermudah
penerima untuk take action
Concise(Singkat)
• Sampaikan pesan dengan singkat
• Tidak menggunakan terlalu banyak kata
sifat
• Saat berbicara, hindari kata-kata pengisi
seperti “begini”, “maksud saya”, “hmm”
• Jangan mengulang kalimat yang sama
dengan dengan cara berbeda
0403 Concrete(Tepat)
• Pesan yang tepat mempermudah
penerima memahami apa yang
disampaikan (bukan seandainya)
• Detail dan fakta yang jelas diperlukan
tapi tidak terlalu bertele-tele
• Pesan padat, tidak ada asumsi
Correct(Benar)
• Sampaikan pesan dengan benar sesuai
sasaran khalayak
• Gunakan istilah yang sesuai dengan
tingkat pendidikan atau pengetahuan
penerima
• Untuk komunikasi tertulis, periksa tata
Bahasa sesuai EYD
• Pastikan semua nama dan jabatan sudah
benar
0605 Coherent(Rasional)
• Komunikasi yang rasional adalah logis
• Semua poin terhubung dan relevan
dengan topik utama
• Nada dan alur teks konsisten
Complete(Komprehensif)
• Pesan yang lengkap meliputi semua
informasi penting dan relevan – kontak,
tanggal, waktu, lokasi dll
• Pesan mencakup “Call to action”
sehingga penerima mengetahui dengan
jelas apa yang harus dilakukan
0807 Courteous(Sopan)
• Pesan ramah, terbuka dan jujur
• Tidak ada pesan yang mengandung
SARA atau bernada menghina
• Pesan memiliki rasa empati
terhadap penerima
Credible(Terpercaya)
• Pesan yang kredibel penting terutama
saat berkomunikasi dengan penerima
yang belum memahami organisasi Anda
09 Creative(Kreatif)
• Sampaikan pesan secara kreatif untuk
menarik penerima
Video 1 kompas TV
Aplikasi – dicut 2 menit
Video 2 kompas TV
AKBP Doddy – dicut 2 menit
• Pahami target penerima terlebih dulu
• Tetapkan pesan utama
• Susunlah kerangka tulisan sebagai dasarpenulisan
• Gunakan bahasa yang mudah dipahami
• Penulisan sesuai dengan EYD
• Kalimat tidak bertele-tele
• Periksa kembali tulisan setelah selesai
Menghargai
Mendengarkan
Berpikiran terbuka
Nada Suara
Emotional Intelligence
Konsistensi dan Kejelasan
Bersikap Ramah
Percaya Diri
Empati Ajukan pertanyaan terbuka
Emotional Intelligence (EI)
• Kemampuan untuk memahami dan mengontrolemosi agar dapat berkomunikasi secara efektif.
• Empat hal utama terkait EI: self awareness, self management, social awareness dan relationship management
Bersikap Ramah
• Pesan bernada ramah akan mendorong orang lain berkomunikasi dengan Anda
• Personalisasi pesan, terutama saat bekerjadengan rekan kerja
Percaya Diri
• Menunjukkan rasa percaya diri akan meyakinkanpenerima akan pesan yang disampaikan
• Contohnya melakukan kontak mata selama percakapan, nada tegas tapi ramah saat berbicara melalui telepon, tidak agresif.
Konsistensi dan Kejelasan
• Sebelum berkomunikasi, tentukan tujuan darikomunikasi dan apa yang ingin didapat sebagai hasilnya
• Kurangnya konsistensi dan kejelasan dapatmengakibatkan pengambilan keputusan yang kurangbaik dan kebingungan.
Empati
• Menyampaikan pesan yang menunjukkanpemahaman terhadap perasaan orang lain.
• Memahami dan menghargai pandanganpenerima walau berbeda.
Mendengarkan
• Sediakan waktu untuk mendengar apa yang orang lain sampaikan dan berusahalah untuk aktif mendengar
• Perhatikan apa yang dikatakan orang lain, bertanyadan klarifikasi
• Ulangi apa yang mereka katakan untuk menghindarisalah pengertian
Berpikiran Terbuka
• Komunikasi yang kuat membutuhkan pikiran terbuka
dan komitmen untuk memahami pandangan orang
lain. Jika tidak sependapat, cobalah untuk mencari
jalan tengah.
Menghargai
• Menghargai pendapatan dan ide orang lain mendorong orang lain untuk berkomunikasi
• Mendengarkan atau memanggil nama lawan bicaraatau penerima bisa jadi efektif
Nada Suara
• Nada suara berpengaruh terhadap suasanapercakapan.
• Kalimat yang sama akan memiliki arti yang berbeda tergantung apa kata yang ditekankandan nada suara
• Dalam menghadapi keluhan, nada suara harustenang karena nada suara tdak ramah hanya akanmemperburuk situasi
Ajukan Pertanyaan Terbuka
• Dalam percakapan, usahakan untuk bertanyatermasuk klarifikasi, skenario ‘bagaimana jika’ dan pertanyaan terbuka karena akan mendorongpenerima untuk berbicara lebih banyak dan mendapat informasi lebih banyak
Media perlu mandapatkan:• Fakta/Berita
✓ Informasi berguna✓ Relevan dengan penerima✓ Berita baru✓ Kemampuan untuk menyasar
apa yang penting✓ Kontroversi
• Kerja Sama
Media tidak menyukai:• No Comment • Tidak ada respon• Nada merendahkan
Tentang media:• Tugas mereka: mendapat
fakta, menulis berita• Bukan ahli, butuh
bantuan• Orang yang kuat dan
berpengaruh• Manusia biasa
Hubungan media:• Faktor Utama: Nada
suara dan sikap• Responsif; Membantu• Jujur, terbuka• Profesional
KOMUNIKASI DENGAN MEDIA
• Teman AndaWartawan bukan teman ataupun musuh
• Memanfaatkan ruang publikMereka bisa mendengar dari mana saja: lobi, restoran, lift
• Percakapan kasualWawancara belum berakhir sampai wartawanmeninggalkan ruangan atau menutup telepon
• Berpura-pura bodoh• Bertanya hal yang sama berulang-ulang• Tidak ada yang namanya ‘off the record’
• Selalu berpegang pada kebijakan organisasi tentangmedia. Kebijakan media harus dapat diaplikasikan dan mudah dipahami, termasuk menghasilkan publikasi positifdan menjawab media.
• Menjadi kantor berita “garda depan”Berita menyebar dengan cepat, maka bertindaklah dengancepat
• Pendekatan kreatif terhadap wartawan
• Tetapkan poin Utama✓ Prioritaskan poin penting✓ Berkomunikasi dengan tim lebih cepat dan sering
• Fokus pada tujuan✓ Sampaikan pesan secara proaktif
• Ubah pesan negatif menjadi positif• Klarifikasi kesalahpahaman• Berkata jujur• Jangan membesar-besarkan dan bias
• Mengantisipasi pertanyaan; Siapkan jawaban• Singkat dan padat• Jika tidak tahu … katakan tidak tahu• Jangan berandai-andai• Jangan berspekulasi• Tidak ada “Off the record”• Jangan mengulangi pernyataan negatif
Trik wartawan yang harus diperhatikan:
Menjawab pertanyaan:
Bagaimana menghadapi media
Kendalikan situasi
Don’t’s
Do’s
• Jangan berkata “saya dengar … “ • Jangan mengira-ngira• Jangan takut untuk mengonfirmasi
asumsi wartawan (secara baik-baik)
• Persiapan, persiapan, persiapan• Siapkan pesan Utama dengan jelas dan
padat serta berlatih• Serius terhadap apa yang disampaikan,
anggap setiap percakapan seolah-olahakan muncul di media
• Kendalikan situasi – dengan baik. Arahkan percakapan untuk menegaskanpesan utama.
• Perhatikan gerak tubuh dan nada suara• Bersikap positif dan jujur• Selalu berasumsi kamera dan
microphone menyala• Pergunakan bahasa yang sederhana,
hindari jargon• Sampaikan poin penting di awal
PT Agrakom Para RelatikaGKM Green Tower, 15th FloorJl. TB Simatupang Kav 89 G Jakarta Selatan 12520Office: (+62) 21 22785011Fax: (+62) 21 22785014Email: [email protected]