buku vot dan penyesuaian
TRANSCRIPT
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
1/67
1
Disampaikan Oleh:
Prak khin a/p thip pha yak
Janm pulau pinang
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
2/67
SATU REKOD KEWANGAN YANG PERLU DISIMPAN OLEHPEMEGANG WARAN MENGIKUT AP 95 UNTUKMEREKODPERBELANJAAN, TANGGUNGAN, PERUNTUKAN DANPELARASAN URUSNIAGA.
BERTUJUAN MENGAWAL DAN MEMASTIKANPERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN TIDAKMELEBIHI PERUNTUKAN.
SEBAGAI SUATU PUNCA MAKLUMAT UNTUKMENYEDIAKAN LAPORANBERKENAAN PERBELANJAAN,TANGGUNGAN DAN BAKI PERUNTUKAN.
APAKAH BUKU VOT?
2
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
3/67
a) SEMUA PTJ MENYELENGGARA BUKU VOT YANG
SEMPURNA MENGIKUT ARAHAN BERKUATKUASA.
b) SEMUA PTJ MENGEMUKAKAN PENYATA PERBELANJAAN
BULANAN MASING-MASINGo kedudukan pengesahan bulanan dengan Laporan
Terperinci Perbelanjaan
o Penyata penyesuaian yang telah disediakan dan
dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara (disertakan
salinannya)
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]
PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-
3
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
4/67
c) Semua pusat tanggungjawab dan pusat kos di bawah
Kementerian/Jabatan yang menerima peruntukan atau
peruntukan kecil dari Pegawai Pengawal menyelenggara buku
vot yang sempurna untuk merekod peruntukan, tanggungandan perbelanjaan;
d) Semua unit dan pemegang peruntukan kecil di Kementerian/
Jabatan menyerahkan penyata perbelanjaan bulanan masing-
masing kepada pusat kawalan untuk tujuan mengemaskini
rekod-rekod yang ada di pusat-pusat kawalan sertamembolehkan Pegawai pegawai Pengawal menyedia dan
menyampaikan laporan-laporan bulanan mengenai perbelanjaan
mengurus dan pembangunan seperti yang dikehendaki oleh
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1986;
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]
PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-
4
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
5/67
e) Laporan-laporan bulanan yang diterima dari pegawai yang
bertanggungjawab ke atas Bahagian Kewangan di Kementerian/
Jabatan mengandungi perkara berikut:
* Kedudukan pengesahan perbelanjaan bulanan dengan
Laporan terperinci perbelanjaan bulanan yang dikeluarkan oleh
Akauntan Negara atau wakilnya;
* Penyata penyesuaian yang telah disediakan (salinannya
dikembarkan bersama) dan langkah-langkah yang telah diambilbagi menyelesaikan sebarang perbezaan catatan yang didapati
di antara buku vot dan laporan terperinci perbelanjaan bulanan
yang tidak dapat dijelaskan; dan
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]
PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-
5
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
6/67
f) Pemeriksaan mengejut misalnya oleh audit dalaman dijalankan ke
atas semua buku vot bagi memastikan buku-buku vot disimpan
dengan sempurna dan kemaskini; dan
g) Penyata kewangan yang disediakan oleh Akauntan Negara pada
akhir tahun menggambarkan perbelanjaan yang dicatatkan dalam
buku vot Kementerian/Jabatan setelah penyesuaian yang perlu
dijalankan.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]
PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-
6
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
7/67
7
MERANCANG PERBELANJAAN UNTUK TAHUNKEWANGAN SEMASA BERDASARKAN TANGGUNGAN,PERUNTUKAN DAN PRESTASI PERBELANJAAN.
MENGURUSKAN PENAMBAHAN ATAU PINDAHPERUNTUKAN.
SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN
BAJET TAHUNAN.
SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKANLAPORAN PERBELANJAAN BULANAN.
FUNGSI BUKU VOT
ASPEK PENGURUSAN :-
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
8/67
8
MENGAWAL DAN MEMASTIKAN PEMBAYARAN DANTANGGUNGAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN YANGDILULUSKAN.
MENGAWAL PERUNTUKAN YANG DIAGIHKAN KEPADAPEMEGANG WARAN.
MENGESAN KESILAPAN, PENYELEWENGAN DANBAYARAN YANG TIDAK DIAKUI.
SEBAGAI REKOD DAN DOKUMENTASI SETIAPTRANSAKSI YANG BERLAKU UNTUK TUJUAN SEMAKANAUDIT ATAU PEMERIKSAAN.
FUNGSI BUKU VOT
ASPEK KAWALAN :-
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
9/67
9
HUBUNGKAIT PENYELENGGARAAN BUKU VOT, PENYESUAIAN
BUKU VOT DAN PENYEDIAAN LAPORAN BULANAN
PEJABAT
PERAKAUNAN
1
2LAPORAN
PENYESUAIAN
BUKU VOT
LAPORAN
BULANAN3
PENGAWAIPENGAWAL
AP 95
AP 143 (b) AP 92 (a)
PERBENDAHARAAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
10/67
10
a) PERBELANJAAN MENGURUS
BUKU VOT PERLU DISELENGGARAKAN MENGIKUTJENIS-JENIS PERBELANJAAN VOT SEPERTIBERIKUT:-
b) PERBELANJAAN PEMBANGUNAN VOT P
PERBELANJAAN BEKALAN VOT B
PERBELANJAAN TANGGUNGAN VOT T
- EMOLUMEN; PERKHIDMATAN DAN BEKALAN;
HARTA MODAL; PEMBERIAN DAN KENAAN TETAP
- PERUNTUKAN DIRAJA; PENCEN, PAMPASAN DANGANJARAN
c) PERBELANJAAN PFI VOT S
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
11/67
11
1. PEGAWAI PERAKAUNAN YANG DITUGASKAN
MENYELENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI
PENGETAHUAN YANG MENCUKUPI;
2. PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI SEMASA KE SEMASA
KE ATAS BUKU-BUKU UNTUK MEMASTIKAN BAHAWA
BUKU-BUKU VOT ADALAH KEMASKINI DAN LENGKAP
PADA SETIAP MASA;
3. SEMUA PENYATA PERBELANJAAN BULANAN DITERIMA
DENGAN SEGERA DARIPADA PEMEGANG PERUNTUKAN
KECIL DAN DISATUKAN KE DALAM BUKU VOT UTAMA DI
PUSAT-PUSAT KAWALAN;
PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPENYELIA KEWANGAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
12/67
12
LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOTLAPORAN
BV 381 LAPORAN INI AKAN DIJANA SECARA HARIAN DANMERUPAKAN BUKU VOT BERKOMPUTER SERTA
MEMBERI MAKLUMAT KEWANGAN TERPERINCI
BERKENAAN URUSNIAGA AMANAH/HASIL/VOT.
LAPORAN INI MESTI DICETAK BAGI LAPORANHARI SEBELUMNYA / DIKEMASKINI DALAM
PENDRIVE/CD BAGI TEMPOH 01/01 TAHUN
BERKENAAN HINGGA KE TARIKH SEMASA,
SETIAP PAGI.
LAPORAN eSPKB YANG WAJIB DISELENGGARAKAN OLEHPTJ MENGIKUT TATACARA YANG BERKUATKUASA:-
TATACARAPENYELENGGARAAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
13/67
13
ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT
eSPKB
BV381
PENYELIAPEGAWAI
PENYEDIA
1 2
3
FAIL
BV381
TATACARAPENYELENGGARAAN
CETAK BV381PADA SETIAP
PAGI
SEMAK BAKIAWAL & BAKI
AKHIR
SEMAKKETEPATAN
REKOD BV381
PERIKSABV381 PADA
SETIAP BULAN
SIMPANBV381 DI
DALAM FAIL
BV381
BV381
4
5
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
14/67
14
BUKU VOT DISELENGGARAKAN MENGIKUT PERATURAN YANG
DITETAPKAN DICETAK SETIAP HARI BAGI TEMPOH HARISEBELUMNYA& PASTIKAN BAKI AWAL DI LAPORAN SEMASA
ADALAH SAMA DENGAN BAKI AKHIR DI LAPORANTERDAHULU.
REKOD DAN TRANSAKSI DALAM BUKU VOT ADALAH TEPAT DAN
KEMASKINI.
SETIAP PERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN DICATAT DENGANBETUL & KEMASKINIDALAM BUKU VOT.
LAPORAN HARIAN VOT DIFAILKAN SECARA BERASINGANMENGIKUT TAHUN KEWANGAN, TARIKH LAPORAN, VOT, KODPROGRAM / AKTIVITI, & OBJEK.
BUKU VOT HENDAKLAH DIPERIKSA SEKURANG-KURANGNYASEBULAN SEKALI OLEH PENYELIA DENGAN MENURUNKANTANDATANGAN RINGKAS.
TATACARA PENYELENGGARAAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
15/67
15
KETERANGAN BAGI MEDAN UTAMA DI DALAM LAPORAN:-MEDAN KETERANGAN
DEBIT
Urusniaga yang melibatkan ruangan debit: Peruntukan Ditarik, pindahan keluar, peruntukan kecil
keluar & dibatal Perbelanjaan Baucer bayaran & baucer jurnal
KREDIT
Urusniaga yang melibatkan ruangan kredit: Peruntukan Asal, tambahan, pindahan masuk,
peruntukan kecil masuk & dibatal masuk. Perbelanjaan Penyata pemungut & baucer jurnal
RIZAB /(DIJELAS) Amaun rizab bagi nota minta bagi setiap urusniaga yangdikenakan atau dijelaskan
RIZAB BELUMSELESAI
Jumlah rizab belum selesai
TANGG. KENA/
(DIJELAS)
Amaun tanggungan (pesanan tempatan) bagi setiap
urusniaga yang dikenakan atau dijelaskan
FORMAT BUKU VOT BV381
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/BV381%2023000.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/BV381%2023000.pdf -
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
16/67
16
MEDAN FUNGSI
TANGGUNGANBELUM SELESAI
Jumlah tanggungan belum selesai
LIABILITI Amaun setiap bil/invois yang diterima dan didaftarkan
LIABILITI BELUMSELESAI
Jumlah amaun liabiliti yang belum selesai
PERBELANJAANBERSIH
Jumlah amaun baucer yang dijelaskan(termasuk baucer jurnal dan penyata pemungut)
BAKI MASIH ADA Jumlah peruntukan sebenar setelah di tolak amaun debit,tanggungan dikenakan /(dijelas) dan liabilitidikenakan/(dijelas) dan dicampur amaun kredit
BAKI BAYANGJumlah peruntukan sebenar setelah di tolak amaun debit,rizab/(dijelas) dan liabiliti dikenakan/(dijelas) dan dicampuramaun kredit
KETERANGAN BAGI MEDAN UTAMA DI DALAM LAPORAN:-FORMAT BUKU VOT 381
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
17/67
17
PERKARA-PERKARA YANG
PERLU DIREKODKAN*Waran peruntukan
*Viremen
*Pengeluaran pesanan
tempatan
*Pembatalan pesanan
tempatan
*Pembayaran bil
15/9/2013 17
*Pembayaran tuntutan
*Pembayaran gaji
*Pembatalan cekbayaran
*Jurnal pelarasan
*Kredit perbelanjaan
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
18/67
18
CATATAN DEBIT atau KREDIT
DI BUKU VOTpenerimaan peruntukan
pengurangan peruntukan
viremen keluar
viremen masuk
perbelanjaan
kredit perbelanjaan &
catatan pelarasan
15/9/2013 18
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
19/67
*PEMAHAMAN URUSNIAGA
BUKU VOT eSPKB
19
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
20/67
TINDAKAN YANG PERLU
Memahami aliran urusniaga yang berlaku.
1.Proses Baucar bayaran dengan PT.
2.Proses Baucar bayaran tanpa PT /
Pendapatan Bercukai / Tuntutan Perjalanan /Gaji Selain Kakitangan
3.Proses Waran Udara Pukal
4.Proses Bayaran Pukal / Gaji Berkomputer
5.Proses Rekupmen Panjar Wang Runcit
6.Proses Baucar Bayaran ePerolehan
7.Proses Waran Peruntukan20
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
21/67
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
TransaksiRizab /
(Dijelas)
Rizab
Belum
Selesai
Tanggungan
Liabiliti
Liabiliti
Belum
Selesai
Perbelanjaan
Bersih
Baki
Bersih
Baki
BayangKena /
(Dijelas)
Belum
Selesai
i) Nota Minta
RM1,000 telah
dibuat Perakuan II.
1,000 1,000 - - - - - - (1,000)
i) PT RM1,000 telah
dikeluarkan dibuat
Perakuan II
(1,000) (1,000) 1,000 1,000 - - - (1,000) -
i) Bil RM1,000
diterima dan
didaftarkan
(Perakuan I).
- - (1,000) (1,000) 1,000 1,000 - - -
i) Baucar RM1,000
diluluskan
(Perakuan II).
- - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -
1. Proses Baucar Bayaran dengan PT (Pesanan Tempatan)
21
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
22/67
2. Proses Baucar bayaran tanpa PT / Pendapatan
Bercukai / Tuntutan Perjalanan / Gaji Selain Kakitangan
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
TransaksiRizab /
(Dijelas)
Rizab
Belum
Selesai
Tanggungan
Liabiliti
Liabiliti
Belum
Selesai
Perbelanjaan
Bersih
Baki
Bersih
Baki
BayangKena /
(Dijelas)
Belum
Selesai
i) Bil RM1,000
diterima dan
didaftarkan
(Perakuan I).
- - - - 1,000 1,000 - (1,000) (1,000)
i) Baucar RM1,000
diluluskan
(Perakuan II).
- - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -
22
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
23/67
3. Proses Waran Udara Pukal
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
TransaksiRizab /
(Dijelas)
Rizab
Belum
Selesai
Tanggungan
Liabiliti
Liabiliti
Belum
Selesai
Perbelanjaan
Bersih
Baki
Bersih
Baki
BayangKena /
(Dijelas)
Belum
Selesai
i) WPU RM5,000
dikeluarkan(Perakuan II)
- - 5,000 5,000 - - - (5,000) (5,000)
i) Pembayaran
secara pukal
oleh ANM/SAD
Pelarasan
Amaun Debit
- - - - 5,000 (5,000) (5,000)
Pelarasan
Pemadanan
Waran Udara
- - (5,000) (5,000) - - - - -
23
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
24/67
4. Proses Bayaran Pukal / Gaji Berkomputer
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
TransaksiRizab /
(Dijelas)
Rizab
Belum
Selesai
Tanggungan
Liabiliti
Liabiliti
Belum
Selesai
Perbelanjaan
Bersih
Baki
Bersih
Baki
BayangKena /
(Dijelas)
Belum
Selesai
i) Pembayaran
secara pukal /
gaji berkomputer
oleh
JANM/SAD
- - - - - - 1,000 (1,000) (1,000)
24
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
25/67
5. Proses Rekupmen Panjar Wang Runcit
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
TransaksiRizab /
(Dijelas)
Rizab
Belum
Selesai
Tanggungan
Liabiliti
Liabiliti
Belum
Selesai
Perbelanjaan
Bersih
Baki
Bersih
Baki
BayangKena /
(Dijelas)
Belum
Selesai
i) Daftar Bayaran
RM1,000
diterima dan
didaftarkan
(Perakuan I).
- - - - 1,000 1,000 - (1,000) (1,000)
i) Baucar RM1,000
diluluskan
(Perakuan II).
- - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -
25
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
26/67
6. Proses Baucar Bayaran ePerolehan
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
TransaksiRizab /
(Dijelas)
Rizab
Belum
Selesai
Tanggungan
Liabiliti
Liabiliti
Belum
Selesai
Perbelanjaan
Bersih
Baki
Bersih
Baki
BayangKena /
(Dijelas)
Belum
Selesai
i) Pesanan Tempatan
eP RM1,000 telah
diluluskan.
- - 1,000 1,000 - - - (1,000) (1,000)
i) Bil RM1,000
diterima dan
padanan bayaran
dibuat.
- - (1,000) (1,000) 1,000 1,000 - - -
i) Baucar RM1,000
diluluskan
(Perakuan II).
- - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -
26
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
27/67
7. Proses Waran Peruntukan Maklumat PeruntukanKESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
Transaksi
Seperti Di
DlmAnggaran
Tahun
Tambahan Pindahan DiTarik PeruntukanKecil
DiBatal Dipinda DiRizab
Dipinda(Bayang)
i) Waran
Peruntukan Asal100,000.00 - - - - - 100,000.00 100,000.00
i) WaranPeruntukan
Tambahan
- 50,000.00 - - - - +50,000.00 - +50,000.00
i) Waran
Peruntukan
Pindahan/
Viremen
-50,000.00 /
(50,000.00)- - - -
+50,000.00 /
(50,000.00)-
+50,000.00 /
(50,000.00)
i) Waran DiTarik - - - (50,000.00) - - (50,000.00) - (50,000.00)
i) Waran
Peruntukan
Kecil
- - - -50,000.00 /
(50,000.00)-
50,000.00 /
(50,000.00)-
50,000.00 /
(50,000.00)
i) Waran Batal - - - - - 50,000.00 /(50,000.00)
50,000.00 /(50,000.00)
- 50,000.00 /(50,000.00)
27
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
28/67
Proses Waran Peruntukan Catatan Urusniaga
KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381
Transaksi +/- Debit Kredit Baki Bersih Baki Bayang
i) Waran Peruntukan Asal +100,000.00 100,000.00 100,000.00
i) Waran Peruntukan Tambahan +50,000.00 +50,000.00 +50,000.00
i) Waran Peruntukan Pindahan /
Viremen
+
50,000.00 +50,000.00 +50,000.00
-50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)
i) Waran DiTarik -50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)
i) Waran Peruntukan Kecil + 50,000.00 +50,000.00 +50,000.00
-50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)
i) Waran Batal +50,000.00 +50,000.00 +50,000.00
- 50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)28
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
29/67
29
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
30/67
LAPORAN TERPERINCI
ADALAH SATU REKOD YANG DISEDIAKAN OLEH JANM
YANG MENYENARAIKAN SEMUA BAYARAN DAN PUNGUTANYANG DIBUAT BAGI PIHAK JABATAN-JABATAN
LAPORAN TERPERINCI MELIPUTI:
1. C230 LAPORAN PERBELANJAAN VOT TANGGUNGAN2. C231 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGURUS
3. C232 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PEMBANGUNAN
4. C233 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PFI
5. C350 LAPORAN TERPERINCI AMANAH
6. C350 LAPORAN TERPERINCI TUNAI PANJAR
130
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
31/67
31
Maklumat di Laporan C231B
*Jenis urus niaga :-Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.
Siri F untuk Waran Peruntukan.
Siri K untuk Baucar Bayaran.
Siri R untuk Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.
Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.
*No. rujukan dokumen.
*Jumlah mengikut Objek Am, Objek Sebagai danObjek Lanjut.
*Jumlah Semasa (bulan berkenaan).
*Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
32/67
32
Objek Am
Objek Kumpulan Lanjut
Objek Sebagai
ObjekLanjut
PTJ DipertanggungkanPTJ Charge line di Waran Peruntukan
PTJ MembayarPTJ Penerima Dalam Waran Peruntukan
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
33/67
33
LAPORAN YANG DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI
PENGAWAL/PEMEGANG WARAN BERTUJUAN UNTUK
MENUNJUKKAN DAN MENJELASKAN PERBEZAAN YANG DI
DAPATI DI ANTARA LAPORAN PERBELANJAAN DAN BUKU VOT
PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN SECARA
BERASINGAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI /
PERBELANJAAN DIBAWAH PROGRAM/ AKTIVITI ATAU
AKAUN AMANAH.
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
34/67
34
SATU PROSES MENYEMAK KETEPATAN BAYARAN DAN PUNGUTANYANG DIREKODKAN DI DALAM LAPORAN TERPERINCI (C230T/231B/ C232P/ C233S) DENGAN APA YANG DIREKODKAN DIDALAM BUKU TUNAI (BV381) BAGI BULAN BERKENAAN DAN
BULAN SEBELUMNYA.
BERTUJUAN UNTUK MENGESAHKAN PERBELANJAAN YANGDITUNJUKKAN DI DALAM LAPORAN BUKU VOT (BV381) DANLAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN (C231b) ADALAH SAMA.
SEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN SEKIRANYA BAKI TIDAK SAMA
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
35/67
Siapa Perlu sediakan Penyesuaian ?
Pegawai Pengawal
Bila Perlu Disediakan ?
Hendaklah disediakan pada setiap bulantanpa gagal.
Setiap 14 haribulan bulan berikutnyaatau
14 hari dari tarikh surat litup flimsi35
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
36/67
KENAPA PERLU PENYESUAIAN ?1. AP143(b) MEWAJIBKAN PEGAWAI PENGAWAL/WAKILNYA
MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT SETIAPBULAN...\143(b).doc
2. MENGESAN BAYARAN YANG TIDAK DIBENARKAN
3. MENGESAN KESILAPAN MENGAKAUN OLEH JANM ATAUJABATAN BAGI MEMASTIKAN PERBELANJAAN DIREKOD
DENGAN BETUL DAN SEMUA PERUNTUKAN DIURUSKAN
DENGAN BETUL
4. LAPORAN PENGURUSAN KE ATAS PERUNTUKAN ADALAHLENGKAP DAN TEPAT UNTUK MEMBANTU PROSES MEMBUAT
KEPUTUSAN
5. AKAUN AWAM YANG DISEDIAKAN OLEH JANM/BNMENGGAMBARKAN PERBELANJAAN KERAJAAN DENGAN
LENGKAP DAN TEPAT.
36
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).doc -
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
37/67
Akibat Kegagalan Menyediakan
Penyesuaian ?
Baki peruntukan tidak dapat dikawal denganbaik
Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesandengan segera
Sukar untuk menyediakan laporan bulanan /tahunan
Mengakibatkan dikuiri Audit
37
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
38/67
38
BUKU VOT
JABATAN
(BV381)
LAPORAN TERPERINCI
PERBELANJAAN
(C230T/C231B/C232P/
C233S)
vs
Disediakan secara berasingan bagi
setiap perbelanjaan di bawah
setiap program / aktiviti / projek.
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
39/67
Buku Vot BV 381 Laporan C231
Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?
vs
39
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
40/67
40
1. KAEDAH CATATAN YANG BERBEZA
BUKU VOT : ASAS TANGGUNGAN
MEREKODKAN SEMUA TERIMAAN, BAYARAN DAN
TANGGUNGAN.
LAPORAN TERPERINCI: ASAS TUNAI
HANYA TERIMAAN DAN BAYARAN YANG DIPROSESDI JANM AKAN DIREKODKAN.
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
41/67
41
2. CATATAN DI BUKU VOT TIADA DI DALAM
LAPORAN TERPERINCI
MASA CATATAN YANG TIDAK SAMA
BAYARAN DIREKODKAN DI DALAM BUKU VOTSEMASA BAUCAR DIKELUARKAN TETAPI BELUMDIREKODKAN DI DALAM LAPORAN TERPERINCIKERANA BAYARAN BELUM DIBUAT OLEH JANM.
KESILAPAN PTJ/ JANMKESILAPAN CATATAN BAGI SESUATU KOD SODO,PROGRAM AKTIVITI, PROJEK ATAU AMANAH.
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
42/67
42
3. CATATAN DI LAPORAN TERPERINCI YANG
TIADA DI DALAM BUKU VOT
i. BAYARAN JABATAN YANG DIBUAT TERUS OLEH JANMSEPERTI PAYROLL, PUKAL DAN CATATAN JURNAL.
ii. KESILAPAN JANM MENGENAKAN CAJ BAYARAN.
iii. PTJ TIDAK MENGAMBIL TINDAKAN UNTUKMENGUBAH KOD PERAKAUNAN APABILA BERLAKUPERUBAHAN KOD.
PUKAL BORANG KEW 311
GAJI SG10 (AKTIVITI)/ SG20 (GAJI)
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
43/67
43
APAKAH REKOD YANGDIPERLUKAN UNTUK
MENYEDIAKAN PENYATAPENYESUAIAN VOT?
ANDA PERLUKAN
BUKU VOT
LAPORAN TERPERINCI
PENYATA PENGESAHAN
BAKIFORMAT PENYESUAIAN
- FORMAT A
- FORMAT A1
- FORMAT A2
- FORMAT A3
MANUALBV381
LAPORAN TERPERINCI
PENYATA PENGESAHAN
BAKIFORMAT PENYESUAIAN
- BV500
- BV501
- BV502
- BV503
eSPKB
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
44/67
44
Format Penyata Penyesuaian :-
Format PP bil. 8/87 (MANUAL)Laporan BV500 BV503 (eSPKB)
Cara Menyesuaikan Buku Vot : - Perbandingan catatan urusniaga di
Buku Vot dengan Laporan Terperinci(C231B, C230T, C232P & C233S).
Masukkan urusniaga yang tiadapadanan ke dalam senarai A1, A2 atauA3 dan lampiran A.
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
45/67
Cetak laporan BV 381
Cetak PP BV 500
hingga BV 503
Sistem eSPKB
(Laporan)
Cetak laporan flimsi
ZRFM038 / C231B@C232P
Muat turun dan cetak
(Laman web JANM)
PTJ/PK
JANM, PNG
Penyediaan Penyata Penyesuaian (Vot)Sistem eSPKB
*
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
46/67
*SAMBUNGAN
Laporan BV 500 Laporan C231B/C232P
Semak danbandingkan
urusniaga
yang terlibat
Betul dan sama
antara keduanya
TT Pengesahan
dan copHantar ke JANM
PENYATA PENYESUAIAN YANG SAMA
*SAMBUNGAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
47/67
*SAMBUNGAN
Semak dan
bandingkan
urusniagayang terlibatBerbeza
antara keduanya
TT Pengesahan
dan cop
Hantar ke JANM
PENYATA PENYESUAIAN YANG BERBEZA
Semak semula
Punca berbeza
telah dikenalpasti
1. Buat pelarasan
2. Buat pindaan
3. Rujuk ke akaun(AG)
4. Rujuk ke helpdesk
5. Rujuk ke Uni centre
Cari punca-punca
yang menyebabkan
perbezaan
Laporan BV 500 Laporan C231B/C232P
O
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
48/67
48
PENYESUAIAN BUKU VOT eSPKB
Penyata Penyesuaian bulanan yang dijana secaraautomatik berdasarkan perbandingan di antaraLaporan Buku Vot (BV381) dan Laporan Pejabat
Perakaunan setelah selesai penutupan akaunbulanan
Fungsi sama dengan Lampiran A PenyataPenyesuaian manual
Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503
BV 500LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
49/67
Laporan ini akan dijanakan oleh sistem bagimenyenaraikan semua baucar yang belumdijelaskan. Baucar yang tersenarai sepatutnya hanyabaucar diperingkat status 3 Perakuan II.
Jika terdapat baucar yang disenaraikan adalah selaindaripada status 3, pengguna perlu mengambiltindakan berikut :
Status 4 menyemak dengan Pejabat PerakaunanStatus 6 - mengambil tindakan untuk batalkan
BV501 LAPORAN BAUCAR-BAUCAR YANGBELUM DIBAYAR OLEH PEJABAT PEMBAYAR
49
BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN VOT
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
50/67
Laporan ini dijana oleh sistem bagi
menyenaraikan segala urusniaga yang dicatat
dalam BV381 yang tidak terdapat di Laporan
Pejabat Perakaunan sama ada urusniaga debitataupun kredit (Penyata Pemungut, Baucer
Jurnal dan Waran Peruntukan)
Segala jenis urusniaga penyelarasan rekod akandicatatkan di dalam laporan ini.
BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN VOTYANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI
PERBELANJAAN
50
BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
51/67
Laporan ini akan dijana secara automatik bagimenyenaraikan urusniaga yang terdapat dalamLaporan Pejabat Pembayar samada urusniaga debitataupun kredit
Segala urusniaga dalam laporan ini perlu disemak dandipastikan samada semua urusniaga adalah PTJsendiri.
Jika urusniaga di dapati betul ianya hendaklahdikunci masuk ke dalam urusniaga penyelarasanrekod untuk mengimbangkan penyesuaian PTJ.
BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORANTERPERINCI PERBELANJAAN YANG TIDAK
TERDAPAT DI AKAUN VOT
51
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
52/67
*Baki Buku Vot di BV500 (Format A) bagi setiap ObjekSebagai disemak dengan baki di Laporan BV381 pada
akhir bulan.
*Baki Peruntukan di Laporan Terperinci Perbelanjaan
pejabat perakaunan di Format A di semak dengan
laporan terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan
oleh pejabat pembayar.
*Format A
Cara Menyemak Penyata Penyesuaian BV500
52
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls -
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
53/67
Perbandingan Baki Di BV381 Dengan BV500
53
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
54/67
*BV501 (Format A1) menyenaraikan baucar-baucarbayaran yang belum dijelaskan oleh pejabatperakaunan pada akhir bulan.
*Semak dan pastikan semua baucar yang disenaraikandalam Format A1 betul belum dibayar.
*Terdapat baucar yang telah dibayar masih terdapat dalamFormat A1 kerana status baucar tidak bertukar dari status 4kepada status 8.- Log Unicenter
*Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara auto keranakesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod.
Cara Menyemak Laporan BV501
54
PROSES PENYESUAIAN
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls -
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
55/67
PROSES PENYESUAIAN*1.Bandingkan Urusniaga yang diproses oleh Pej. Perakaunan
dengan Urusniaga Debit dan Kredit pada BV381
55
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
56/67
PROSESPENYESUAIAN2. Pastikan baki peruntukan di LTP telah dibawa dengan betul
ke BV500. Jika salah, buat pindaan pada BV500 denganmemasukkan amaun yang betul.
BV500
LTP
56
PROSES PENYESUAIAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
57/67
PROSES PENYESUAIAN
3. Semak Format A1 (BV501) dan pastikan baucar-baucar yangbelum dibayar (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan
senarai jika perlu
4. Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di Format A1
adalah bersamaan dengan yang tercatat pada Format A.Betulkan amaun yang tercatat jika perlu.
BV500
BV501
Jumlah DebitFormat A1
Jumlah KreditFormat A1
57
PROSES PENYESUAIAN
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
58/67
PROSES PENYESUAIAN
5. Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di Format A2 danA3 adalah bersamaan dengan yang tercatat pada Format A.Betulkan amaun yang tercatat jika perlu
6. Semak Baki Kiraan dan pastikan seimbang dengan Baki sebenarmasih ada seperti di Akaun Vot. Jika berbeza, ulang proses untukmengesan kesilapan)
Jumlah KreditFormat A3
Jumlah KreditFormat A3
Jumlah DebitFormat A2
Jumlah KreditFormat A2
Pastikanseimbang
BV500
58
C M k L BV502
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
59/67
*BV502 Format A2 menyenaraikan Jurnal, Waran atauPenyata Pemungut yang terdapat dalam buku vottetapi tidak dapat disesuaikan dengan LaporanTerperinci Perbelanjaan
*Semak dan pastikan semua dokumen yang disenaraikan
dalam Format A2 betul belum diproses
*Terdapat dokumen yang telah diproses masih terdapat dalamFormat A2 kerana status dokumen tidak bertukar dari status 4kepada status 8.
*Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara auto keranaterdapat lebih dari 1 charge-line yang sama di atas 1dokumen atau kesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod.
Cara Menyemak Laporan BV502
59
PROSES PENYESUAIAN
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls -
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
60/67
PROSES PENYESUAIAN
7.Bandingkan Format A2 (BV502) dan Format A3 (BV503). Sisihkan item
yang boleh disesuaikan antara kedua-dua laporan dan betulkan
jumlah besar bagi kedua-dua laporan.
BV502
BV5060
PROSES PENYESUAIAN AUTO
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
61/67
PROSES PENYESUAIAN AUTO
8.Semak Format A2 (BV502) dan pastikan Waran Peruntukan, Penyata
Pemungut, dan Baucar Jurnal yang tidak dapat disesuaikan (tidakbertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai jika perlu.
61
C M k L BV503
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
62/67
*BV503 (Format A3) menyenaraikan semuaurusniaga yang telah diproses oleh PejabatPembayar tetapi tidak dapat disesuaikan secaraauto dengan Buku Vot eSPKB (BV381)
*PTJ perlu mengenalpasti urusniaga yangdisenaraikan di BV503
*Sekiranya urusniaga berkenaan adalah urusniagayang dibuat secara manual dan belumdikemaskini dalam Buku Vot eSPKB, PTJ perlu
dapatkan dokumen sokongan dan sediakanpenyelarasan rekod
Cara Menyemak Laporan BV503
62
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls -
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
63/67
PROSES PENYESUAIAN AUTO
9. Semak Format A3 (BV503) dan pastikan item yang tidak dapatdisesuaikan pada LTP (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan
senarai jika perlu.
63
Tindakan PTJ
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
64/67
Tindakan PTJ
Cetakan boleh dibuat pada bila-bila masa pada satu (1) bulan
berikutnya sebelum berakhirnya bulan tersebut.
Contohnya, Laporan Penyesuaian bagi bulan Mac 2011 boleh dicetakmulai 01 April 2011 sehingga 30 April 2011.
Semak bersama laporan C230T/C231B/C232P dan BV381
Batalkan dokumen yg dikuiri (status 6) dan sediakan dokumen barujika perlu
AMBIL TINDAKAN SEGERA TERHADAP TRANSAKSI YANG TELAH DIBUAT OLEH PEJABATPERAKAUNAN SEPERTI PAYROLL DAN PUKAL.
* Tindakan pembetulan sekiranya berlaku masalah :
- Maklum pej. perakaunan mengenai kesilapan data
- Log masalah ke dalam Unicenter masalah program bugs
64
l i
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
65/67
MatlamatPenyesuaianVot
Dapat membantu mengawal perbelanjaan danperuntukan
Memudahkan membuat laporan bulanan kepada
Pegawai PengawalMemudahkan menyediakan penutupan akaun
akhir tahun
Mengelakkan kuiri Audit
65
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
66/67
SEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN HENDAKLAHDITANDATANGAN OLEH PEGAWAI YANG
BERTANGGUNGJAWAB DAN DIKEMUKAKAN KEPADAJANM ATAU WAKILNYA DALAM MASA 14 HARI DARITARIKH LAPORAN TERPERINCI DIKELUARKAN OLEHJANM.
[Tarikh Flimsi boleh diambil (Download) di dalamWebsite Akauntan Negara Malaysia akandimaklumkan melalui buletin eSPKB]
66
-
7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian
67/67
PERTANYAAN