buku panduan (versi user)

Modul E-Office Ditjen PKH 1

USER PEGAWAI

MEMULAI APLIKASI

Bab ini akan menjelaskan mengenai proses untuk menggunakan aplikasi e-Office

Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan (e-Office Ditjen PKH) serta menu yang terdapat pada sistem ini dengan level sebagai user .

Sebelum menjalankannya, pastikan kembali bahwa computer anda telah terhubung dengan internet, selanjutnya pilih atau klik browser yang ada di computer anda

seperti Mozilla Firefox , Google Chrome , Internet Explorer atau Opera

Isikan address app.ditjennak.pertanian.go.id/eoffice

Akan tampil halaman seperti gambar berikut ini :

LOGIN Untuk dapat masuk kedalam aplikasi e-Office Ditjen PKH, anda diharuskan login

terlebih dahulu, selanjutnya isikan Nomor Induk Pegawai dan Password anda, serta kode verifikasi (huruf atau angka yang tampak dibawah password pada form login).

Lalu klik , seperti yang terlihat pada contoh gambar berikut ini:

Note: kode verifikasi harus diisi sama dengan yang tampak pada layar


Setelah login, otomatis anda akan masuk ke aplikasi e-Office Ditjen PKH, disini anda

dapat menggunakan fasilitas menu yang telah disediakan dengan tampilan sebagai berikut:

PROFIL PEGAWAI

Setelah berhasil login maka anda akan masuk kehalaman utama, untuk mengisi profil

pegawai dilakukan dengan membuka menu dan pilih sub menu

dengan tampilan sebagai berikut:

Isinya harus sama


Pada tahap selanjutnya anda dapat memilih sub menu yang akan diupdate/diisi seperti tampilan berikut:

Data Pribadi Sub menu “Data Pribadi” akan menampilkan form yang berisikan data pokok

pegawai, kolom yang dapat isi oleh user hanya foto profil alamat rumah, kota,

dan nomor telepon/hanphonde, data lainnya di isikan oleh admin kepegawaian,

seperti pada tampilan berikut:


Pengisian foto profil dilakukan dengan klik tombol pilih file yang hendak

dipilih tekan tombol dan tekan tombol , selanjutnya foto akan

tampil secara otomatis.

NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Foto Profil Isikan sesuai penjelasan diatas


2 Nomor Induk Pegawai Diisi oleh admin kepegawaian 3 Nama Pegawai Diisi oleh admin kepegawaian 4 Gelar Depan Diisi oleh admin kepegawaian 5 Gelar Belakang Diisi oleh admin kepegawaian 6 Tempat/Tanggal Lahir Diisi oleh admin kepegawaian 7 Jenis Kelamin Diisi oleh admin kepegawaian 8 Agama Diisi oleh admin kepegawaian 9 Status Keluarga Diisi oleh admin kepegawaian 10 Alamat Rumah Isikan Alamat Rumah sesuai KTP 11 Kabupaten/Kota Kabupaten/Kota sesuai KTP

12 Nomor Telepon/Handphone Nomor yang dapat dihubungi

Jika seluruh isian sudah sesuai/tidak ada perubahan maka tekan tombol

dan selanjutnya tekan tombol untuk melihat tabel uraian.

Pendidikan Formal

Sub menu “Pendidikan Formal” menampilkan form isian yang berisikan data

pendidikan formal yang telah dijalani oleh masing-masing pegawai, untuk

memulainya silahkan klik tombol seperti tampak pada gambar berikut:

Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Pendidikan Formal” seperti tampak pada gambar berikut:


NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Tingkat Pendidikan Pilih tingkat pendidikan yang akan di input 2 Nama Sekolah Isikan nama sekolah sesuai ijazah 3 Fakultas Isikan fakultas sesuai ijazah 4 Jurusan Isikan jurusan sesuai ijazah 5 Program Studi Isikan program studi sesuai ijazah 6 Tahun Masuk Pilih tahun masuk sesuai ijazah 7 Tahun Lulus Pilih tahun kelulusan sesuai ijazah 8 Lokasi Isikan alamat lengkap sekolah/universitas 9 Nomor Ijazah Isikan nomor ijazah sesuai ijazah

10 Nama Kepala Sekolah/Dekan Isikan nama dan gelar Kepala Sekolah/Dekan

11 Nilai/IPK Isikan Nilai/IPK sesuai ijazah


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen ijazah dengan menekan

tombol pilih file yang hendak dipilih tekan tombol dan tekan

tombol


Untuk melihat hasil input silahkan tekan tombol dan akan tampil tabel

uraian seperti pada gambar berikut:

Tanda kuning menandakan data yang telah di input masih perlu perrsetujuan dari

admin kepegawaian, jika anda ingin melakukan perubahan data maka tekan

tombol dan lakukan pengisian seperti tahapan yang telah dijelaskan,

namun jika anda ingin menghapus data tersebut maka tekan tombol

Pendidikan Informal

Sub menu “Pendidikan Informal” menampilkan form isian yang berisikan data

pendidikan informal yang telah dijalani oleh masing-masing pegawai, untuk



Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Pendidikan Informal” seperti

tampak pada gambar berikut:

NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Nama Kursus Isikan nama kursus yang diikuti

2 Teknis/NonTeknis Isikan jenis kurus yang diikuti apakah ternasuk kategori teknis atau non teknis

3 Lokasi Isikan lokasi/alamat lengkap diselenggarakannya kursus

4 Tanggal Isikan tanggal pelaksanaan kursus 5 Penyelenggara Isikan nama penyelenggara kursus 6 Jumlah Jam Isikan jumlah/lamanya jam kursus


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen sertifikat dengan menekan


tombol








Riwayat Kepangkatan Sub menu “Riwayat Kepangkatan” menampilkan form isian yang berisikan

riwayat kepangkatan yang telah dijalani oleh masing-masing pegawai, untuk



Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Riwayat Kepangkatan” seperti tampak pada gambar berikut:

NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Pangkat/Golongan Isikan Pangkat/Golongan

2 Terhitung Mulai Tanggal Isikan tanggal terhitung mulai tanggal golongan diaangkat

3 Pejabat Isikan nama pejabat yang mengesahkan 4 Nomor Surat Keputusan Isikan nomor Surat Keputusan

5 Tanggal Surat Keputusan

Isikan tanggal diterbitkannya Surat Keputusan


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen Surat Keputusan dengan

menekan tombol pilih file yang hendak dipilih tekan tombol dan

tekan tombol .








Riwayat Jabatan

Sub menu “Riwayat Jabatan” menampilkan form isian yang berisikan riwayat

jabatan yang telah dijalani oleh masing-masing pegawai, untuk memulainya

silahkan klik tombol seperti tampak pada gambar berikut:

Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Riwayat Jabatan” seperti



NO FIELD DATA KETERANGAN

1 Jenis Jabatan Pilih jenis jabatan Struktural/Fungsional/Staf

2 Nama Jabatan Pilih nama jabatan 3 Unit Kerja Isikan nama pejabat yang mengesahkan 4 Tanggal Mulai Isikan tanggal dimulaianya jabatan tersebut

5 Tanggal Selesai Isikan tanggal berakhirnya jabatan tersebut, biarkan kosong jika masih berjalan

6 Nomor Surat Keputusan Isikan nomor surat sesuai keputusan

7 Tanggal Surat Keputusan

Isikan tanggal diterbitkannya surat keputusan




tekan tombol .






namun jika anda ingin menghapus data tersebut maka tekan tombol .


Diklat Penjenjangan Sub menu “Diklat Penjenjangan” menampilkan form isian yang berisikan riwayat

diklat penjejangan yang telah dijalani oleh masing-masing pegawai, untuk


Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Diklat Penjenjangan” seperti tampak pada gambar berikut:

NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Jenis Diklat Pilh jenis duklat yang akan di input 2 Angkatan Isikan angkatannya 3 Nama Diklat Isikan nama diklat yang akan di input

4 Peneyelenggara Isikan nama lembaga/instansi penyelenggara diklat

5 Tanggal Mulai Isikan tanggal mulai dilaksanakannya diklat 6 Tanggal Selesai Isikan tanggal berakhirnya kegiatan diklat 7 Predikat Isikan perolehan predikat diklat 8 Lokasi Isikan lokasi diselenggarakannya diklat 9 Jumlah Jam Isikan jumlah jam penyelenggaraan diklat





tekan tombol







Suami/Isteri Sub menu “Suami/Isteri” menampilkan form isian yang berisikan keterangan

suami atau isteri dari masing-masing pegawai, untuk memulainya silahkan klik

tombol seperti tampak pada gambar berikut:


Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Suami/Isteri” seperti tampak

pada gambar berikut:


1 Nama Suami/Isteri Isikan nama lengkap pasangan suami/isteri sesuai dengan KTP

2 No Karis/Karsu Isikan nomor sesuai dengan nomor yang tercantum pada Karis/Karsu

3 Tanggal Lahir Isikan tanggal lahir sumai/isteri sesuai dengan KTP

4 Tanggal Menikah Isikan tanggal nikah sesuai dengan kartu/surat nikah

5 Pendidikan Isikan jenjang pendidikan teraknir yang diraih suami/isteri

6 Pekerjaan Isikan profesi pekerjaan yang dilakoni suami/isteri

7 Status Pilih status istri/suami saat ini/meninggal dunia/bercerai

8 Masuk KP4/Daftar Gaji Isikan apakah suami/isteri masuk kedalam daftar gaji pilih jawaban YA/Tidak



dan selanjutnya lakukan unggah dokumen karis/karsu dengan


tekan tombol .







Anak

Sub menu “Anak” menampilkan form isian yang berisikan keterangan anak dari

masing-masing pegawai, untuk memulainya silahkan klik tombol dan

lakukan pengisian form seperti tampak pada gambar berikut:


Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Anak” seperti tampak pada gambar berikut:


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen akte kelahiran dengan


tekan tombol .


1 Nama Anak Isikan nama lengkap anak sesuai dengan Akta Kelahiran/KTP (jika ada)

2 Jenis Kelamin Pilih jenis kelamin Laki-laki/Perempuan

3 Tempat Lahir Isikan tempat lahir anak sesuai dengan Akta Kelahiran/KTP (jika ada)

4 Tanggal Lahir Isikan tanggal lahir anak sesuai dengan KTP (jika ada)

5 Status Anak Pilih status anak Anak Kandung/Anak Angkat

6 Pendidikan Isikan jenjang pendidikan anak

7 Pekerjaan Isikan profesi pekerjaan yang dilakoni anak

8 Masuk Daftar Gaji Pilih apakah anak masuk kedalam daftar gaji pilih jawaban YA/Tidak








Seminar/Lokakarya Sub menu “Seminar/Lokakarya” menampilkan form isian yang berisikan

keterangan seminar/lokakarya yang pernah diikuti oleh masing-masing pegawai,

untuk memulainya silahkan klik tombol dan lakukan pengisian form

seperti tampak pada gambar berikut:


Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Seminar/Lokakarya” seperti tampak pada gambar berikut:


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen sertifikat kegiatan dengan


tekan tombol .


1 Nama Kegiatan Isikan nama kegiatan seminar/lokakarya yang pernah diikuti

2 Lokasi Kegiatan Isikan nama lokasi kegiatan seminar/lokakarya

3 Penyelenggara Isikan nama/instansi penyelenggara kegiatan seminar/lokakarya

4 Tahun Pilih tahun pelaksanaan seminar/lokakarya

5 Kedudukan Isikan kedudukan kesertaan sebagai peserta/moderator/pembahas/pembawa makalah/panitia








Tanda Jasa Sub menu “Tanda Jasa” menampilkan form isian yang berisikan keterangan

tanda jasa yang pernah diterima oleh masing-masing pegawai, untuk

memulainya silahkan klik tombol dan lakukan pengisian form seperti



Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Tanda Jasa” seperti tampak pada gambar berikut:


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen SK penghargaan/tanda jasa

dengan menekan tombol pilih file yang hendak dipilih tekan tombol

dan tekan tombol .


1 Nama Tanda Jasa Isikan nama/jenis tanda jasa yang pernah diterima

2 Tanggal Perolehan Isikan tanggal perolehan tanda jasa degan format tanggal-bulan-tahun

3 No SK 4 Instansi Pemberi Isikan nama instansi pemberi tanda jasa 5 Jabatan Pemberi Isikan jabatan pemberi tanda jasa








Hukuman Disiplin Sub menu “Hukuman Disiplin” menampilkan form isian yang berisikan

keterangan hukuman disiplin yang pernah diterima oleh masing-masing pegawai,



Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Hukuman Disiplin” seperti tampak pada gambar berikut:



dan selanjutnya lakukan unggah dokumen SK hukuman disiplin


dan tekan tombol .





NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Hukuman Pilih jenis hukuman yang pernah ditrerima

2 No SK Isikan nomor surat keputusan hukuman disiplin

3 Tanggal Surat Isikan tanggal surat diterbitkannya surat keputusan hukuman disiplin dengan format tanggal-bulan-tahun

4 Tanggal Berlaku Isikan tanggal berlaku surat keputusan hukuman disiplin dengan format tanggal-bulan-tahun

5 Pejabat Pembuat SK Isikan pejabat pembuat surat keputusan hukuman disiplin




DP3 Sub menu “DP3” menampilkan form isian yang berisikan keterangan DP3

masing-masing pegawai, untuk memulainya silahkan klik tombol dan

lakukan pengisian form seperti tampak pada gambar berikut:

Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “DP3” seperti tampak pada gambar berikut:


NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Tanggal Penetapan DP3 Isikan tanggal penetapan DP3 2 Tahun Isikan tahun penilaian DP3 3 Kesetiaan Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 4 Prestasi Kerja Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 5 Tanggung Jawab Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 6 Ketaatan Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 7 Kejujuran Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 8 Kerja Sama Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 9 Prakarsa Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3 10 Kepemimpinan Isikan nilai sesuai dengan dokumen DP3

11 Nomor Induk Pegawai Penilai

Terisi secara otomatis sesuai database pada Sub Bagian Kepegawaian

12 Nama Penilai Terisi secara otomatis sesuai database pada Sub Bagian Kepegawaian

13 Jabatan Penilai Terisi secara otomatis sesuai database pada Sub Bagian Kepegawaian

14 Nomor Induk Pegawai Atasan Penilai

Terisi secara otomatis sesuai database pada Sub Bagian Kepegawaian

15 Nama Atasan Penilai Terisi secara otomatis sesuai database pada Sub Bagian Kepegawaian

16 Jabatan Atasan Penilai Terisi secara otomatis sesuai database pada Sub Bagian Kepegawaian


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen DP3 dengan menekan


tombol .








Organisasi Sub menu “Organisasi” menampilkan form isian yang berisikan keterangan

riwayat organisasi yang pernah dan sedang diikuti oleh masing-masing pegawai,



Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Organisasi” seperti tampak pada gambar berikut:



dan selanjutnya lakukan unggah dokumen keanggotaan organisasi


dan tekan tombol .







NO FIELD DATA KETERANGAN 1 Tahun Pilih tahun keanggotaan organisasi 2 Nama Organisasi Isikan nama organisasi yang diikuti 3 Kedudukan Isikan kedudukan organisasi berada

4 Tanggal Mulai Isikan periode keanggotaan di organisasi yang diikuti

5 Nama Pimpinan Organisasi

Isikan nama pimpinan organisasi yang diikuti


Angka Kredit (PAK) Sub menu “Angka Kredit (PAK)” menampilkan form isian yang berisikan

keterangan angka kredit yang telah disetujui dari masing-masing pegawai, untuk

memulainya silahkan klik tombol dan lakukan pengisian form seperti


Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Organisasi” seperti tampak pada gambar berikut:


dan selanjutnya lakukan unggah dokumen Surat Keputusan

Persetujuan Angka Kredit (PAK) dengan menekan tombol pilih file yang

hendak dipilih tekan tombol dan tekan tombol .


1 Tanggal Penilaian Masukkan tanggal penilaian dengan format tanggal-bulan-tahun

2 Nilai Unsur Utama Masukkan nilai unsur utama yang telah disetujui

3 Nilai Unsur Penunjang Masukkan nilai unsur penunjang yang telah disetujui

4 No. SK Isikan nomor surat keputusan persetujuan nilai angka kredit








Ubah Password

Sub menu “Ubah Password” merupakan fasilitas tambahan yang dapat

digunakan oleh seluruh user untuk melakukan perubahan password sesuai

dengan keinginan masing-masing user, seperti dijelaskan pada gambar berikut:


1 Password Lama Isikan password lama yang telah anda miliki

2 Password Baru Isikan password baru yang hendak anda gunakan


Cetak

Untuk melihat output secara keseluruhan aplikasi ini telah dilengkapi dengan

fasilitas cetak, sehingga hasil inputan dapat dilihat dalam format PDF dan dapat

diprint dengan menekan tombol .

CUTI

Sebagai pelengkap kebutuhan bagi pegawai, aplikasi ini telah dilengkapi dengan

fasilitas cuti yang disusun secara elektronik sehingga akan memudahkan pengguna

didalam melakukan pengajuan cuti. Setelah melakukan log in seperti dijelaskan

sebelumnya, untuk mengisi cuti dilakukan dengan membuka menu dan pilih

sub menu dengan tampilan sebagai berikut:

Untuk memulai pengajuan cuti tekan tombol selanjutnya akan tampil form isian

pengajuan cuti seperti gambar berikut:

3 Konfirmasi Password Baru

Isikan kembali password baru yang hendak anda gunakan



dan akan tampil tabel uraian yang akan menjelaskan cuti yang telah anda input seperti tampak pada gambar berikut:


1 Tanggal Pengajuan Tanggal pengajuan terisi secara otomatis sesuai tanggal dibukanya aplikasi (pastikan format tanggal pada komputer tidak salah)

2 Jenis Cuti Pilih jenis cuti yang akan diambil

3 Sisa Cuti Tahunan Sisa cuti akan terisi secara otomatis sesuai dengan riwayat cuti yang pernah dilakukan

4 Tanggal Cuti Pilih tanggal cuti yang akan diajukan dengan meng-klik tanggal yang diinginkan

5 Lama Cuti Lama cuti terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah hari yang dipilih pada tanggal cuti

6 Alamat Selama Cuti Isikan alamat selama anda melakukan cuti

7 Telepon/HP Isikan nomor telepon atau HP yang dapat dihubingi selama anda melakukan cuti


Jika anda ingin melakukan perubahan data maka tekan tombol dan lakukan

pengisian seperti tahapan yang telah dijelaskan sebelumnya. Sebagai langkah selanjutnya pegawai yang mengajukan cuti akan menunggu persetujuan (approve)

dari atasan langsung dan pejabat pemberi cuti.

Buku Kerja

Sebagai pelengkap kebutuhan bagi pegawai, aplikasi ini telah dilengkapi dengan

fasilitas buku kerja yang disusun secara elektronik sehingga akan memudahkan

pengguna didalam melakukan pengisian buku kerja. Setelah melakukan log in seperti

dijelaskan sebelumnya, untuk mengisi buku kerja dilakukan dengan membuka menu

dan pilih sub menu dengan tampilan sebagai berikut:

Untuk memulai pengisian buku kerja tekan tombol selanjutnya isikan tanggal pada

kolom tanggal pengisian buku kerja dan tekan tombol dan selanjutnya akan tampil

form isian buku kerja seperti gambar berikut:


Selanjutnya anda dapat melakukan pengisian form “Buku Kerja” seperti tampak pada gambar berikut:


1 Tanggal Isikan tanggal pengajuan buku kerja yang akan diinput

2 Jam Mulai Isikan jam mulai dilaksanakan kegiatan dengan format -- : --

3 Jam Selesai Isikan jam selesai dilaksanakan kegiatan dengan format -- : --

4 Tugas dan Fungsi Pilih tugas dan fungsi sesuai dengan tugas/kegiatan yang dilaksanakan

5 Uraian Uraikan tugas yang dilaksanakan dengan jelas merujuk pada “Tugas dan Fungsi” yang dipilih



dan tabel uraian akan menjelaskan uraian pekerjaan sesuai dengan yang telah anda input, seperti tampak pada gambar berikut:

Jika anda ingin melakukan menghapus atau melakukan perubahan data maka tekan

tombol dan lakukan pengisian seperti tahapan yang telah dijelaskan.

Untuk melihat riwayat pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya, maka anda dapat

mengklik kolom tanggal dan secara otomatis tabel uraian akan menampilkan riwayat

pekerjaan yang pernah diinput disetai dengan grafik akumulasi jam kerja pegawai

terhadap tugas dan fungsi.

buku panduan (versi user)

Documents