buku panduan penggunaan aplikasi sikd versi 2.0

Panduan Penggunaan Aplikasi

SIKD versi 2.0

Pendahuluan

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Pengenalan SIKD

Pengenalan SIKD versi 2.0 Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) versi 2.0 adalah suatu aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di sebuah Instansi atau Organisasi sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan.


Tampilan Aplikasi SIKD



Halaman Masuk Aplikasi SIKD v2.0



Berkas & Item pada Aplikasi SIKD v2.0


Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0




Kelompok Pengguna Biasa


Kelompok Pengguna Biasa adalah Pengguna yang dapat melakukan tindakan terhadap arsip yang diterima dari

pengguna lain, me-registrasi Arsip ke dalam Berkas yang menjadi kewenangannya, serta mengirim Naskah/Arsip

kepada Pengguna lain.

Pengguna Biasa tidak bisa membuat Berkas sendiri, untuk dapat membuat Berkas yang baru di Unit kerjanya maupun

Unit kerja di bawahnya, Pengguna harus mengajukan permintaan pembuatan berkas baru kepada seorang

Administrator Unit/Administrator Sistem.




Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0

Masuk ke dalam Aplikasi SIKD

Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:

a) Menjalankan Browser (Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, dsb.);

b) Memasukkan alamat URL Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada Administrator Unit Kearsipan di instansi/organisasi anda!);

c) Setelah muncul tampilan Login SIKD, masukkan 'Nama Pengguna' dan 'Kata Sandi' yang telah diberikan oleh administrator Unit Kearsipan, lalu tekan tombol Masuk;

d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:

i) Beranda

ii) Berkas dan Item

iii) Registrasi Arsip

iv) Kirim Naskah

v) Kotak Masuk

vi) Bantuan

vii) Keluar



Keluar dari Aplikasi SIKD

a) Klik link Keluar; b) Tampilan akan kembali pada Halaman Masuk Aplikasi SIKD.




Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk



Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima

Memeriksa apakah terdapat naskah/arsip baru yang diterima, untuk selanjutnya naskah dapat diberkaskan ke dalam berkas yang sesuai atau langsung ditindaklanjuti oleh pengguna .

Secara default akan ada notifikasi berupa angka (jumlah naskah masuk yang baru diterima) di samping tab Kotak Masuk yang akan di-refresh setiap 2 (dua) menit pada halaman yang sama.

Atau dapat dilakukan secara manual dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Kotak Masuk, akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.

b) Untuk mengetahui naskah/arsip yang baru diterima , ditandai dengan Huruf tebal (BOLD) pada baris daftar naskah-nya,

c) Baris berwarna putih merupakan kiriman Naskah,

d) Baris berwarna hijau merupakan kiriman arsip,





Melihat Metadata Naskah/Arsip

a) Klik Menu Kotak Masuk,

b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,

c) Secara Default Metadata akan dimunculkan pada Tab 'Metadata' di bagian tengah sebelah kiri.





Melihat Sejarah Naskah/Arsip



c) Klik Tab 'Sejarah' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Metadata'.

d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Kejadian yang terekam.





Melihat Info Relasi



c) Klik Tab 'Info Relasi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.

d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Nomor Item, Hal, serta Lokasi Item yang ber-relasi.





Melihat File Digital



c) Klik Tab 'File Digital' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Info Relasi'.

d) Klik File Digital untuk melihat isi File Digital.





Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima

a) Pengguna dapat memberkaskan Naskah/Arsip yang baru diterima pada berkas yang sesuai

dengan cara memilih berkas pada Tab 'Berkaskan' di bagian tengah sebelah kanan , lalu tekan tombol Berkaskan;

b) Naskah masuk yang telah diberkaskan akan masuk kedalam tab Berkas & Arsip .





Membuat Disposisi



c) Klik Tab 'Disposisikan' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Berkaskan'.

d) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',

e) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

f) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.



Melihat Lembar Disposisi Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Naskah/Arsip di dalam kotak masuk merupakan hasil dari Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :



c) Klik Tab 'Disposisi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.

d) Lembar Disposisi dapat dilakukan Filter di kolom Dari, Ke, dan Pesan.

e) Untuk melihat Lembar Disposisi pada arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.



Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -


Membuat Revisi

a) Klik Tab Kotak Masuk,


c) Klik Tab 'Revisi' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Disposisikan'.


e) Klik tombol 'Pilih File' untuk melampirkan Kopi Digital/File Elektronik,

f) Isikan 'Pesan Hasil Revisi' jika diperlukan (opsional).

g) Klik tombol 'Kirim Revisi'.




Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan

Memeriksa Arsip yang telah Diberkaskan

Memeriksa seluruh Arsip yang telah diberkaskan oleh pengguna, atau memeriksa arsip yang telah diberkaskan ke dalam berkas yang menjadi kewenangannya.

Untuk memeriksa Arsip dan berkas yang menjadi kewenangannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.

b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',

c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,

d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan tindak lanjut yang dapat dipilih, yaitu :

- Metadata - Disposisikan

- Sejarah - Check-Out

- Info Relasi - Kirim

- File Digital - Kopi

- Pindah Berkas

e) Untuk melihat arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Melihat Metadata Arsip




d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.

e) Untuk melihat Metadata arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Melihat Sejarah Arsip





e) Klik Tab 'Sejarah' di samping Tab 'Metadata'

f) Untuk melihat 'Sejarah' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Melihat Info Relasi





e) Klik Tab 'Info Relasi' di samping Tab 'Sejarah'

f) Untuk melihat 'Info Relasi' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.



Membuat Relasi Arsip

Pembuatan Relasi Arsip dapat dilakukan untuk memberikan hubungan keterkaitan antara 2 (dua) atau lebih Arsip yang berada dalam sebuah Berkas. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :




d) Pilih 2 (dua) atau lebih Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Tindakan terhadap beberapa Arsip tersebut.

e) Klik Tab 'Relasikan' yang berada di samping Tab 'Kirim', kemudian klik 'Relasikan'.










e) Klik Tab 'File Digital' di samping Tab 'Info Relasi'

f) Klik Nama File digital untuk membukanya.

g) File Digital yang ditampilkan merupakan File Digital yang terakhir jika telah terdapat Versi-versi arsip yang pernah dibuat oleh pengguna (ditandai dengan adanya Tab 'Versi' di samping Tab 'File Digital')

h) Untuk melihat 'File Digital' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Membuat Disposisi





e) Klik Tab 'Disposisikan' di Bagian Kanan di samping Tab 'Check-Out'

f) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',

g) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

h) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.

i) Untuk melakukan Disposisi terhadap arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.



Melihat Lembar Disposisi Arsip Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Arsip di dalam Berkas yang bersangkutan sudah pernah mengalami proses Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Disposisi' di Bagian Kanan di samping Tab 'Sejarah'

f) Untuk melihat Lembar Disposisi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Cek-Out Arsip





e) Klik Tab 'Cek-Out' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'

f) Klik tombol 'Cek Out'.

g) Maka Tab 'Cek-Out' akan berubah menjadi Tab 'Cek-In'

h) Download/Unduh dan simpan File Digital yang ingin di Cek-Out pada Tab 'File Digital' kemudian ubah sesuai keinginan lalu simpan.

i) File digital ini akan dibutuhkan (diupload/unggah) untuk proses Cek-In.



Cek-In Arsip

a) Pastikan File Digital yang akan diupload/diunggah telah siap.

b) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.

c) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',

d) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,

e) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.

f) Klik Tab 'Cek-In' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'

g) Klik tombol 'Pilih File' untuk memilih File yang akan diupload/unggah, klik 'OK' / 'Open'

h) Isikan 'Keterangan Hasil Pemeriksaan' jika diperlukan, lalu klik tombol 'Cek-In'

i) Maka Tab 'Cek-In' akan berubah menjadi Tab 'Cek-Out' kembali.





Melihat Versi Arsip & Hasil Revisi





e) Tab 'Versi' akan muncul jika Versi Arsip yang bersangkutan pernah dibuat oleh salah seorang pengguna, baik dengan cara Revisi Arsip di Tab 'Naskah Masuk' maupun dengan cara Cek-Out/Cek-In di Tab 'Berkas & Arsip'.

f) Klik Tab 'Versi' yang berada di samping Tab 'File Digital', maka akan ditampilkan Versi 'Original' beserta versi-versi yang pernah dibuat.

g) Pilih salah satu Versi dengan klik tanda panah ke atas ( ) dan ke bawah ( ) untuk melihat File Digital lalu membukanya.

h) Untuk melihat Versi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Kirim Arsip yang telah Diberkaskan

Arsip yang akan dikirim di sini akan berakibat hilangnya arsip pada berkas yang bersangkutan, jika arsip masih diinginkan berada di dalam berkas, salin terlebih dahulu dengan melakukan 'Copy' ! . Maka arsip atau hasil salinannya dapat dikirim dengan langkah sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Kirim' yang berada di samping Tab 'Cek-In'


g) Klik Tombol 'Kirim Item' untuk mengirim Arsip.





Melakukan Salin Arsip dengan 'Copy'

Arsip yang akan disalin dengan 'Copy' ini akan merubah pula metadata hasil salinan-nya menjadi 'Kopi Biasa' . Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Copy' yang berada di samping Tab 'Pindah Berkas'

f) Isikan Jumlah yang akan di 'Copy' dengan angka, maksimal 50 .

g) Klik Tombol 'Copy' untuk memulai salin Arsip.





Melakukan Pemberkasan Ulang dengan 'Pindah Berkas'

Pemberkasan Ulang dapat dilakukan untuk memindahkan Arsip ke Berkas yang lain di dalam suatu unit kerja, atau ke Berkas yang menjadi kewenangan akses seorang pengguna dikarenakan sesuatu hal, misalnya kesalahan Pemberkasan sebelumnya dsb. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Pindah Berkas' yang berada di samping Tab 'Copy'

f) Pilih Berkas yang lain yang dapat diakses dengan klik tanda panah ke bawah ( ).

g) Klik Tombol 'Berkaskan' untuk memulai Pemberkasan Ulang.





Melakukan Registrasi Arsip Registrasi Arsip dapat dilakukan pada Berkas Pengguna sendiri maupun Berkas Bawahan atau yang diberikan hak akses yang telah menjadi kewenangannya. Untuk melakukan Registrasi Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Registrasi Arsip.

b) Isikan Metadata Arsip sebagai berikut :

- Jenis Arsip - Tingkat Perkembangan - Tanggal Arsip - Nomor Arsip - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Arsip - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Arsip - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah

c) Klik Tombol 'Simpan' untuk memulai proses Registrasi,

d) Hasil dari proses Registrasi Arsip dapat dilihat pada Menu 'Berkas & Arsip'





Melakukan Kirim Naskah Kirim Naskah dapat dilakukan kepada beberapa Pengguna dengan beberapa Lampiran File Elektronik.

Pilihan untuk Kirim Naskah adalah:

- Internal ke Internal Instansi (antar Unit Kerja)

- Eksternal ke Internal Instansi

- Internal ke Eksternal Instansi


Melakukan Kirim Naskah



Kirim Naskah Internal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.

b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :

- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah

c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,





Kirim Naskah Eksternal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Eksternal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Dari - Jabatan Pengirim - Instansi Pengirim - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah






Kirim Naskah Internal ke Eksternal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Eksternal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



- Jenis Naskah - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah






Melakukan Pencarian Arsip (Konten)

Pencarian ini dapat digunakan untuk mencari Konten (Isi) File Elektronik/Kopi Digital Arsip Pada Berkas yang menjadi kewenangan seorang Pengguna. Untuk melakukan Pencarian Konten File Elektronik/Kopi Digital Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Pencarian Arsip

b) Ketikkan Kata Kunci

c) Pilih Cara Pencarian yaitu :

- Seluruh Kata

- Salah satu dari kata

- Frase yang sama

- Perbandingan Kata

d) Kemudian klik tombol Cari

e) Jika ditemukan , maka akan tampil daftar item arsip sesuai kriteria pencarian.





Mengubah Kata Sandi

Pengguna dapat mengubah Kata Sandi jika diinginkan. Untuk mengubah kata sandi dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik link 'Ganti Kata Sandi di Pojok Kanan Atas pada layar pengguna.

b) Masukkan Kata Sandi Lama

c) Masukkan Kata Sandi Baru

d) Masukkan Verifikasi Kata Sandi Baru

e) Klik Tombol 'Ganti Kata Sandi' untuk memproses.

f) Jika Kata Sandi Hilang atau Lupa, segera Hubungi Administrator Sistem.





Menggunakan Bantuan

Pengguna dapat memanfaatkan Bantuan yang telah disediakan yang berisi Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD. Untuk

meng-akses halaman bantuan dapat dilakukan dengan Klik Tombol 'Bantuan' yang terdapat di Pojok Kanan Atas di

bawah link 'Keluar' Sistem. Pengguna dapat keluar dari Halaman Bantuan dengan cara menutup browser dan membuka

aplikasi kembali, atau dengan klik Tombol 'Back' pada Browser.




Kelompok Administrator Unit


Kelompok Administrator Unit adalah Pengguna yang diberikan hak khusus untuk Pengaturan terhadap Berkas-Berkas

yang berada di sebuah Unit Kerja.

Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0 yang bisa dimanfaatkan seorang Administrator Unit adalah seluruh Fitur Pengguna Biasa

ditambah dengan Pengaturan Berkas & Kewenangan khusus di Unit lainnya Jika menduduki 2 (dua) atau lebih Jabatan

tertentu.

Seorang pengguna yang melakukan log-in merupakan Administrator Unit jika di Pojok Kanan Atas disamping Menu

'Bantuan' terdapat sebuah Menu berupa Menu 'Admin'. Klik Menu ini jika ingin melakukan Pengaturan Berkas.

Untuk Kembali Ke Menu Pengguna, Klik Menu 'Pengguna' di Pojok Kanan Atas Menu Admin.


Kelompok Pengguna Unit



Masuk ke dalam Aplikasi SIKD

Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:

a) Menjalankan Browser (Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, dsb.);

b) Memasukkan alamat URL Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada Administrator Unit Kearsipan di instansi/organisasi anda!);

c) Setelah muncul tampilan Login SIKD, masukkan 'Nama Pengguna' dan 'Kata Sandi' yang telah diberikan oleh administrator Unit Kearsipan, lalu tekan tombol Masuk;

d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:

i) Beranda

ii) Berkas dan Item

iii) Registrasi Arsip

iv) Kirim Naskah

v) Kotak Masuk

vi) Bantuan

vii) Keluar



Keluar dari Aplikasi SIKD

a) Klik link Keluar; b) Tampilan akan kembali pada Halaman Masuk Aplikasi SIKD.







Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima

Memeriksa apakah terdapat naskah/arsip baru yang diterima, untuk selanjutnya naskah dapat diberkaskan ke dalam berkas yang sesuai atau langsung ditindaklanjuti oleh pengguna .

Secara default akan ada notifikasi berupa angka (jumlah naskah masuk yang baru diterima) di samping tab Kotak Masuk yang akan di-refresh setiap 2 (dua) menit pada halaman yang sama.

Atau dapat dilakukan secara manual dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Kotak Masuk, akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.

b) Untuk mengetahui naskah/arsip yang baru diterima , ditandai dengan Huruf tebal (BOLD) pada baris daftar naskah-nya,

c) Baris berwarna putih merupakan kiriman Naskah,

d) Baris berwarna hijau merupakan kiriman arsip,





Melihat Metadata Naskah/Arsip



c) Secara Default Metadata akan dimunculkan pada Tab 'Metadata' di bagian tengah sebelah kiri.





Melihat Sejarah Naskah/Arsip



c) Klik Tab 'Sejarah' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Metadata'.

d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Kejadian yang terekam.





Melihat Info Relasi



c) Klik Tab 'Info Relasi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.

d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Nomor Item, Hal, serta Lokasi Item yang ber-relasi.








c) Klik Tab 'File Digital' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Info Relasi'.

d) Klik File Digital untuk melihat isi File Digital.





Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima

a) Pengguna dapat memberkaskan Naskah/Arsip yang baru diterima pada berkas yang sesuai

dengan cara memilih berkas pada Tab 'Berkaskan' di bagian tengah sebelah kanan , lalu tekan tombol Berkaskan;

b) Naskah masuk yang telah diberkaskan akan masuk kedalam tab Berkas & Arsip .





Membuat Disposisi



c) Klik Tab 'Disposisikan' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Berkaskan'.


e) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

f) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.



Melihat Lembar Disposisi Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Naskah/Arsip di dalam kotak masuk merupakan hasil dari Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :



c) Klik Tab 'Disposisi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.

d) Lembar Disposisi dapat dilakukan Filter di kolom Dari, Ke, dan Pesan.

e) Untuk melihat Lembar Disposisi pada arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Membuat Revisi

a) Klik Tab Kotak Masuk,


c) Klik Tab 'Revisi' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Disposisikan'.


e) Klik tombol 'Pilih File' untuk melampirkan Kopi Digital/File Elektronik,

f) Isikan 'Pesan Hasil Revisi' jika diperlukan (opsional).

g) Klik tombol 'Kirim Revisi'.





Memeriksa Arsip yang telah Diberkaskan

Memeriksa seluruh Arsip yang telah diberkaskan oleh pengguna, atau memeriksa arsip yang telah diberkaskan ke dalam berkas yang menjadi kewenangannya.

Untuk memeriksa Arsip dan berkas yang menjadi kewenangannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :




d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan tindak lanjut yang dapat dipilih, yaitu :

- Metadata - Disposisikan

- Sejarah - Check-Out

- Info Relasi - Kirim

- File Digital - Kopi

- Pindah Berkas

e) Untuk melihat arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Melihat Metadata Arsip





e) Untuk melihat Metadata arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Melihat Sejarah Arsip





e) Klik Tab 'Sejarah' di samping Tab 'Metadata'

f) Untuk melihat 'Sejarah' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Melihat Info Relasi





e) Klik Tab 'Info Relasi' di samping Tab 'Sejarah'

f) Untuk melihat 'Info Relasi' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.



Membuat Relasi Arsip

Pembuatan Relasi Arsip dapat dilakukan untuk memberikan hubungan keterkaitan antara 2 (dua) atau lebih Arsip yang berada dalam sebuah Berkas. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :




d) Pilih 2 (dua) atau lebih Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Tindakan terhadap beberapa Arsip tersebut.

e) Klik Tab 'Relasikan' yang berada di samping Tab 'Kirim', kemudian klik 'Relasikan'.










e) Klik Tab 'File Digital' di samping Tab 'Info Relasi'

f) Klik Nama File digital untuk membukanya.

g) File Digital yang ditampilkan merupakan File Digital yang terakhir jika telah terdapat Versi-versi arsip yang pernah dibuat oleh pengguna (ditandai dengan adanya Tab 'Versi' di samping Tab 'File Digital')

h) Untuk melihat 'File Digital' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Membuat Disposisi





e) Klik Tab 'Disposisikan' di Bagian Kanan di samping Tab 'Check-Out'


g) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

h) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.

i) Untuk melakukan Disposisi terhadap arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.



Melihat Lembar Disposisi Arsip Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Arsip di dalam Berkas yang bersangkutan sudah pernah mengalami proses Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Disposisi' di Bagian Kanan di samping Tab 'Sejarah'

f) Untuk melihat Lembar Disposisi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Cek-Out Arsip





e) Klik Tab 'Cek-Out' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'

f) Klik tombol 'Cek Out'.

g) Maka Tab 'Cek-Out' akan berubah menjadi Tab 'Cek-In'

h) Download/Unduh dan simpan File Digital yang ingin di Cek-Out pada Tab 'File Digital' kemudian ubah sesuai keinginan lalu simpan.

i) File digital ini akan dibutuhkan (diupload/unggah) untuk proses Cek-In.



Cek-In Arsip

a) Pastikan File Digital yang akan diupload/diunggah telah siap.

b) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.

c) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',

d) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,

e) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.

f) Klik Tab 'Cek-In' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'

g) Klik tombol 'Pilih File' untuk memilih File yang akan diupload/unggah, klik 'OK' / 'Open'

h) Isikan 'Keterangan Hasil Pemeriksaan' jika diperlukan, lalu klik tombol 'Cek-In'

i) Maka Tab 'Cek-In' akan berubah menjadi Tab 'Cek-Out' kembali.





Melihat Versi Arsip & Hasil Revisi





e) Tab 'Versi' akan muncul jika Versi Arsip yang bersangkutan pernah dibuat oleh salah seorang pengguna, baik dengan cara Revisi Arsip di Tab 'Naskah Masuk' maupun dengan cara Cek-Out/Cek-In di Tab 'Berkas & Arsip'.

f) Klik Tab 'Versi' yang berada di samping Tab 'File Digital', maka akan ditampilkan Versi 'Original' beserta versi-versi yang pernah dibuat.

g) Pilih salah satu Versi dengan klik tanda panah ke atas ( ) dan ke bawah ( ) untuk melihat File Digital lalu membukanya.

h) Untuk melihat Versi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.





Kirim Arsip yang telah Diberkaskan

Arsip yang akan dikirim di sini akan berakibat hilangnya arsip pada berkas yang bersangkutan, jika arsip masih diinginkan berada di dalam berkas, salin terlebih dahulu dengan melakukan 'Copy' ! . Maka arsip atau hasil salinannya dapat dikirim dengan langkah sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Kirim' yang berada di samping Tab 'Cek-In'


g) Klik Tombol 'Kirim Item' untuk mengirim Arsip.





Melakukan Salin Arsip dengan 'Copy'

Arsip yang akan disalin dengan 'Copy' ini akan merubah pula metadata hasil salinan-nya menjadi 'Kopi Biasa' . Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Copy' yang berada di samping Tab 'Pindah Berkas'

f) Isikan Jumlah yang akan di 'Copy' dengan angka, maksimal 50 .

g) Klik Tombol 'Copy' untuk memulai salin Arsip.





Melakukan Pemberkasan Ulang dengan 'Pindah Berkas'

Pemberkasan Ulang dapat dilakukan untuk memindahkan Arsip ke Berkas yang lain di dalam suatu unit kerja, atau ke Berkas yang menjadi kewenangan akses seorang pengguna dikarenakan sesuatu hal, misalnya kesalahan Pemberkasan sebelumnya dsb. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :





e) Klik Tab 'Pindah Berkas' yang berada di samping Tab 'Copy'

f) Pilih Berkas yang lain yang dapat diakses dengan klik tanda panah ke bawah ( ).

g) Klik Tombol 'Berkaskan' untuk memulai Pemberkasan Ulang.





Melakukan Registrasi Arsip Registrasi Arsip dapat dilakukan pada Berkas Pengguna sendiri maupun Berkas Bawahan atau yang diberikan hak akses yang telah menjadi kewenangannya. Untuk melakukan Registrasi Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Registrasi Arsip.

b) Isikan Metadata Arsip sebagai berikut :

- Jenis Arsip - Tingkat Perkembangan - Tanggal Arsip - Nomor Arsip - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Arsip - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Arsip - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah

c) Klik Tombol 'Simpan' untuk memulai proses Registrasi,

d) Hasil dari proses Registrasi Arsip dapat dilihat pada Menu 'Berkas & Arsip'





Melakukan Kirim Naskah Kirim Naskah dapat dilakukan kepada beberapa Pengguna dengan beberapa Lampiran File Elektronik.

Pilihan untuk Kirim Naskah adalah:

- Internal ke Internal Instansi (antar Unit Kerja)

- Eksternal ke Internal Instansi

- Internal ke Eksternal Instansi





Kirim Naskah Internal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah






Kirim Naskah Eksternal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Eksternal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Dari - Jabatan Pengirim - Instansi Pengirim - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah






Kirim Naskah Internal ke Eksternal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Eksternal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



- Jenis Naskah - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah






Melakukan Pencarian Arsip (Konten)

Pencarian ini dapat digunakan untuk mencari Konten (Isi) File Elektronik/Kopi Digital Arsip Pada Berkas yang menjadi kewenangan seorang Pengguna. Untuk melakukan Pencarian Konten File Elektronik/Kopi Digital Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik Menu Pencarian Arsip

b) Ketikkan Kata Kunci

c) Pilih Cara Pencarian yaitu :

- Seluruh Kata

- Salah satu dari kata

- Frase yang sama

- Perbandingan Kata

d) Kemudian klik tombol Cari

e) Jika ditemukan , maka akan tampil daftar item arsip sesuai kriteria pencarian.





Mengubah Kata Sandi

Pengguna dapat mengubah Kata Sandi jika diinginkan. Untuk mengubah kata sandi dapat dilakukan dengan


a) Klik link 'Ganti Kata Sandi di Pojok Kanan Atas pada layar pengguna.

b) Masukkan Kata Sandi Lama

c) Masukkan Kata Sandi Baru

d) Masukkan Verifikasi Kata Sandi Baru

e) Klik Tombol 'Ganti Kata Sandi' untuk memproses.

f) Jika Kata Sandi Hilang atau Lupa, segera Hubungi Administrator Sistem.





Menggunakan Bantuan

Pengguna dapat memanfaatkan Bantuan yang telah disediakan yang berisi Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD. Untuk

meng-akses halaman bantuan dapat dilakukan dengan Klik Tombol 'Bantuan' yang terdapat di Pojok Kanan Atas di

bawah link 'Keluar' Sistem. Pengguna dapat keluar dari Halaman Bantuan dengan cara menutup browser dan membuka

aplikasi kembali, atau dengan klik Tombol 'Back' pada Browser.





Melakukan Pengaturan Berkas

Salah satu hak yang diberikan kepada seorang Administrator Unit adalah Melakukan Pengaturan Berkas, dimana

Fiturnya adalah sebagai berikut:

- Membuat Berkas Baru

- Membuat Sub Berkas

- Mengubah Berkas

- Melakukan Tutup Berkas

- Membuka Berkas yang telah ditutup

- Menghapus Berkas (yang tidak memiliki item dan atau Sub Berkas)

Klik Menu 'Admin' di Pojok Kanan Atas di samping Menu 'Bantuan' jika ingin melakukan Pengaturan Berkas,

Kemudian Klik Menu 'Pengaturan Berkas'.






Melihat Daftar Berkas Sendiri dan Bawahan

a) Masuk ke Menu Pengaturan Berkas , jika sudah terdapat Berkas di Unit Kerjanya, maka akan ditampilkan

Daftar Berkas Sendiri .

b) Untuk Melihat daftar Berkas Bawahan, Klik Radio Button ( ) di bawah daftar Unit Kerja (Berkas

Sendiri / Berkas Sendiri & Berkas di bawahnya) , Kemudian baru Klik Unit Kerja nya .





Membuat Berkas Baru

a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .

b) Klik Tombol 'Buat Berkas Baru'.

c) Pilih dan isikan Metadata Berkas yang terdiri dari :

- Unit Kerja - Nama Pimpinan Unit Pengolah

- Klasifikasi - Mulai Retensi

- Nomor Berkas - Retensi

- Judul Berkas - Tindakan Penyusutan Akhir

- Tingkat Akses Pengguna - Isi Ringkas

d) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.





Membuat Sub Berkas


b) Pilih Berkas yang akan dibuatkan Sub Berkas dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang

bersangkutan.

c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol

'Tambah Sub Berkas'.

d) Isikan Metadata Sub Berkas yang terdiri dari :

- Judul Berkas

- Isi Ringkas

e) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Sub Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.



Menampilkan Sub Berkas


b) Pilih Tombol Panah ke Kanan ( ) di sebelah kiri Daftar Berkas.

c) Akan muncul Daftar Sub Berkas Jika ada.





Mengubah Berkas


b) Pilih Berkas yang akan Diubah dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.

c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Ubah'.

d) Ubah Metadata Berkas yang ingin diubah :






e) Klik Tombol 'Ubah' untuk mengubah Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.





Melakukan Tutup Berkas


b) Pilih Berkas yang ingin Ditutup dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.


'Tutup'.

d) Klik Tombol 'Tutup' untuk menutup Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.





Membuka Berkas yang telah Ditutup


b) Pilih Berkas yang telah Ditutup dan ingin Dibuka, dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang

bersangkutan.

c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Buka'.

d) Klik Tombol 'Buka Berkas' untuk membuka Berkas.





Menghapus Berkas

Berkas akan dapat dihapus jika Tidak memiliki Item didalamnya, dan atau Tidak memiliki Sub Berkas. Penghapusan

Berkas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :




'Hapus'.

d) Klik Tombol 'Hapus' untuk menghapus Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.





Berpindah ke Jabatan Lainnya (Plt.)

a) Pengguna yang dapat berpindah jabatan adalah Pengguna yang pada saat log-in tengah memangku 2 (dua)

jabatan atau Lebih, yaitu 1 (satu) Jabatan Utama dan Jabatan lain yang menjadi kewenangannya, dalam hal

ini adalah Pelaksana Tugas (Plt.).

b) Saat Pengguna tersebut melakukan login , akan dimunculkan Tombol 'Pindah jabatan' di Pojok Kanan Atas

disamping Tombol 'Bantuan',

c) Klik Tombol tersebut serta pilih Jabatan yang ingin dijalankan.

d) Setelah Pengguna tersebut berpindah jabatan, maka dengan sendirinya pula Kewenangan atas berkas

beserta hak aksesnya akan dapat di jalankan oleh Jabatan yang Baru.

e) Lakukan dengan Klik Tombol yang sama untuk kembali ke Jabatan Utama.





Kelompok Administrator Pengguna

Kelompok Administrator Pengguna adalah Pengguna yang diberikan seluruh hak Administrasi untuk mengelola seluruh

sistem dengan perangkat-perangkatnya yang meliputi :

1. Pengaturan Umum

2. Pengaturan Klasifikasi

3. Pengaturan Pengguna

4. Pengaturan Berkas

5. Laporan

Seorang pengguna yang melakukan log-in merupakan Administrator Pengguna jika di Pojok Kanan Atas disamping

Menu 'Bantuan' terdapat sebuah Menu berupa Menu 'Admin'. Klik Menu ini jika ingin masuk Menu 'Admin' yang Menu

Pengaturan di atas.


Sebelum Aplikasi SIKD dapat dipergunakan, Administrator Pengguna melakukan beberapa pengaturan, meliputi

Pengaturan Umum, Pengaturan Klasifikasi, Pengaturan Pengguna, dan Pengaturan Berkas. Konfigurasi ini dilakukan

oleh Administrator Pengguna pada saat inisiasi aplikasi ataupun sesuai kebutuhan saat aplikasi telah dipergunakan

untuk mengelola arsip dinamis, misalnya terdapat kebutuhan untuk menambah atau mengubah klasifikasi, pengguna

maupun berkas.


Modul Administrator Pengguna



Pengaturan Umum

Pengaturan Umum meliputi :

- Pengaturan Tingkat Akses Pengguna,

- Penetapan Jenis Naskah,

- Jenis Media Arsip,

- Pengaturan Bahasa,

- Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi.


Pengaturan umum


Pengaturan umum

Mengatur & Mengelola Tingkat Akses Pengguna

Pengaturan & Pengelolaan Tingkat Akses Pengguna dimaksudkan untuk mengatur & mengelola hak akses pengguna

terhadap arsip sesuai dengan Struktur Organisasi dari sebuah Instansi.

Untuk mengatur & mengelola tingkat akses pengguna dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di

samping Menu 'Laporan';

b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Tingkat Akses Pengguna';

c) Untuk menambah Tingkat Akses Pengguna, pilih Tombol Tambah Data Baru;

d) Isikan 'Nama Tingkat Akses Penguna dengan Jenjang Jabatan dalam Struktur Organisasi, misalnya Kepala,

Sestama, Deputi, Eselon II dsb.

e) Isikan pula Tingkat Akses Pengguna dengan Angka mulai 1-99 ;

f) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

g) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik

Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

h) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.


Pengaturan umum


Pengaturan umum

Mengatur & Mengelola Jenis Naskah



b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Jenis Naskah';

c) Untuk menambah Jenis Naskah, pilih Tombol Tambah Data Baru;

d) Isikan 'Nama Jenis Naskah.

e) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

f) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Jenis Naskah dapat diatur dengan cara Klik Angka di samping

'Besaran Tampilan' , Pilih 10, 20 atau 50.





Pengaturan umum


Pengaturan Umum

Mengatur & Mengelola Media Arsip

Media Arsip merupakan elemen data untuk pengelompokkan arsip dalam kaitannya dengan jenis media simpan arsip. Contoh media arsip adalah kertas, CD, tape, hardisk, foto, dan lain-lain. Untuk mengatur & mengelola Media Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Media Arsip';

c) Untuk menambah Media Arsip, pilih Tombol Tambah Data Baru;

d) Isikan 'Nama Media Arsip'.


f) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik


g) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.


Pengaturan Umum


Pengaturan Umum

Mengatur & Mengelola Bahasa

Bahasa di sini merupakan elemen data yang dimaksudkan untuk memberi deskripsi bahasa dari kandungan/isi arsip yang disimpan. Untuk mengatur & mengelola Bahasa dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Bahasa';

c) Untuk menambah Bahasa, pilih Tombol Tambah Data Baru;

d) Isikan 'Nama Bahasa'.


f) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Jenis Naskah dapat diatur dengan cara Klik Angka di samping 'Besaran Tampilan' , Pilih 10, 20 atau 50.





Pengaturan Umum


Pengaturan Umum

Mengatur & Mengelola Tampilan Awal Aplikasi

Tampilan Awal Aplikasi atau disebut juga Site management / Manajemen Situs dimaksudkan sebagai fasilitas untuk

mengubah Identitas pada Tampilan Awal Aplikasi (Halaman Login) sesuai dengan Instansi yang menerapkan atau

menggunakan Aplikasi SIKD versi 2.0. Untuk mengatur & mengelola Tampilan Awal Aplikasi dapat dilakukan dengan




b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Pengaturan Tampilan Awal';

c) Untuk mengubah Gambar/ Logo Instansi Klik Tombol Pilih File, Pilih lokasi simpan file yang akan diunggah,

kemudian klik Tombol 'Open' untuk memproses, atau 'Cancel' untuk membatalkan;

d) Untuk Mengubah Tulisan Visi dan Misi Instansi, Isikan / Ketikkan teks pada Kotak yang tersedia, atur dan

percantik teks tersebut seperti layaknya Dokumen Editor semisal MS Word dsb. Pengaturan teks dapat

pula dilakukan dengan Tag HTML pada tombol 'HTML' di bagian bawah kotak. Klik 'Preview' untuk melihat

contoh tampilan.

e) Kemudian klik Tombol Simpan untuk memproses.

f) Periksa Perubahan yang terjadi dengan melakukan Keluar Aplikasi , kemudian Masuk kembali .





Pengaturan Klasifikasi

Klasifikasi Arsip merupakan salah satu tool utama dalam pengelolaan arsip dinamis. Klasifikasi arsip membantu

mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi-fungsi tertentu sehingga memudahkan dalam penataan dan pengelolaan

arsip sejak proses penciptaan hingga penyusutannya.

Dalam penggunaan Aplikasi SIKD, Skema atau Daftar Klasifikasi ini harus di input kedalam Aplikasi oleh Administrator

Pengguna sebelum Aplikasi digunakan.

Untuk mengatur & mengelola Tampilan Awal Aplikasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Siapkan Daftar Klasifikasi yang telah dimiliki oleh Instansi.

b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Klik Menu 'Pengaturan Klasifikasi' yang berada di samping Menu 'Pengaturan Umum';

c) Untuk menambah Klasifikasi, pilih Tombol Tambah Klasifikasi Baru;

d) Isikan 'Judul Klasifikasi, 'Kode Klasifikasi' , 'Karakter Pemisah' , 'Uraian' sesuai Daftar Klasifikasi yang telah

ada.

e) Klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

f) Untuk Membuat Sub-Klasifikasi di bawahnya (Sekunder/Tertier) Klik Klasifikasinya, kemudian akan muncul Tombol 'Tambah Sub', Klik Tombol tersebut, lalu isikan 'Judul Klasifikasi, 'Kode Klasifikasi' , 'Karakter Pemisah' , 'Uraian' untuk Sub Klasifikasi Sekunder, Klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Lakukan Hal yang sama untuk Sub Klasifikasi Tertier.

g) Untuk Mengubah Klasifikasi/Sub-Klasifikasi di bawahnya Klik Klasifikasi yang dimaksud, kemudian akan

muncul Tombol 'Ubah', Klik Tombol tersebut, lalu Ubah sesuai Keinginan, Klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

h) Untuk Menghapus Klasifikasi, diharuskan menghapus terlebih dahulu Sub-Klasifikasi di bawahnya

(Sekunder/Tertier-nya), caranya Klik Sub Klasifikasi Terkecil, kemudian akan muncul Tombol 'Hapus', Klik Tombol tersebut, lalu Klik Tombol Hapus berikutnya untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

i) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Daftar Klasifikasi dapat diatur dengan cara Klik Angka di bagian

bawah, disamping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.



Sebelum Aplikasi SIKD digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, terlebih dahulu dilakukan konfigurasi pengguna dari

Aplikasi tersebut. Pengguna akhir (end user) dari aplikasi pada dasarnya adalah Pejabat yang ada dari organisasi yang

bersangkutan. Pengaturan Pengguna didahului dengan mengkonfigurasi jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang

ada. Selanjutnya diikuti dengan pembuatan akon pengguna.



Pengaturan Pengguna

Pengaturan Pengguna merupakan salah satu kebutuhan Sistem SIKD versi 2.0 lainnya sebelum dapat digunakan. Pada

Menu Pengaturan Pengguna ini akan dibagi menjadi 2 Bagian yaitu :

1. Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja

2. Pengaturan Pengguna itu sendiri.

Sedangkan tool yang dibutuhkan untuk Pengaturan Pengguna adalah Struktur Organisasi Instansi & Daftar

Pejabat/Pengguna yang akan menggunakan sistem berikut dengan hak kewenangannya. Sama halnya dengan Daftar

Klasifikasi, Daftar Jabatan dan Unit Kerja serta Daftar Pengguna ini harus di input kedalam Aplikasi oleh Administrator

Pengguna sebelum Aplikasi digunakan.


Pengaturan Pengguna


Pengaturan Pengguna

Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja

Untuk memulai Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Siapkan Daftar Jabatan dan Unit Kerja sesuai Struktur Organisasi yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi SIKD versi 2.0.

b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Pengguna' yang berada

di samping Menu 'Pengaturan Klasifikasi';

c) Kemudian akan muncul 2 (dua) Sub-Menu Pengaturan Pengguna, klik Sub-Menu 'Jabatan dan Unit Kerja';

d) Untuk menambah Jabatan dan Unit Kerja, pilih Tombol Tambah Data Baru;

e) Pilih 'Jabatan Atasan (Untuk Jabatan yang paling tinggi, kosongkan field ini).

f) Isikan 'Nama Jabatan misalnya: Kepala, 'Nama Unit Kerja misalnya: UK Kepala.

g) Pilih 'Tingkat Akses Pengguna sesuai yang telah dimasukkan di Menu Pengaturan Umum.

h) Isikan 'Deskripsi Jabatan dan 'Deskripsi Unit Kerja.

i) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

j) Untuk Membuat Jabatan di bawahnya Klik Nama Jabatannya, kemudian baru klik Tombol 'Tambah Jabatan Baru', maka secara otomatis Pilihan 'Jabatan Atasan' akan terisi dengan Nama Jabatan tersebut , lalu isikan 'Jabatan Atasan, 'Nama Unit Kerja dan Pilih 'Tingkat Akses Pengguna, Isikan pula 'Deskripsi Jabatan dan 'Deskripsi Unit Kerja. Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Lakukan Hal yang sama untuk Jabatan dibawahnya lagi.

k) Untuk Mengubah Jabatan dan Unit Kerja maupun Jabatan dan Unit Kerja di bawahnya, Klik Jabatan dan

Unit Kerja yang dimaksud, kemudian akan muncul Tombol 'Ubah', Klik Tombol tersebut, lalu Ubah sesuai Keinginan, Klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

l) Untuk Menghapus Jabatan dan Unit Kerja, caranya Klik Jabatan dan Unit Kerja yang dimaksud, kemudian

akan muncul Tombol 'Hapus', Klik Tombol tersebut, lalu Klik Tombol Hapus berikutnya untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Tombol 'Hapus' tidak akan muncul jika pada Jabatan dan Unit Kerja tersebut telah/sedang dijabat oleh seorang Pengguna yang diinput pada Sub-Menu 'Pengaturan Pengguna'. Kosongkan dahulu data Jabatan Utama/Wewenang Jabatan pada Pengguna di Sub-Menu 'Pengaturan Pengguna' jika ingin tetap menghapus Jabatan dan Unit Kerja tersebut.

m) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat diatur dengan cara

Klik Angka di samping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.


Pengaturan Pengguna


Pengaturan Pengguna

Pengguna (Sub-Menu)

Untuk menuju ke Sub-Menu 'Pengguna' dan mengelolanya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Siapkan Daftar Nama Pejabat/Pengguna yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi SIKD versi 2.0.

b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Pengguna' yang berada di samping Menu 'Pengaturan Klasifikasi';

c) Kemudian akan muncul 2 (dua) Sub-Menu Pengaturan Pengguna, klik Sub-Menu 'Pengguna';

d) Untuk menambah Pengguna Baru, pilih Tombol Tambah Data Baru;

e) Isikan 'Nama Lengkap , 'Nama Pengguna' , 'Kata Sandi', 'Konfirmasi Kata Sandi' , 'Tanggal Mulai Aktif' ,

serta Pilih 'Jabatan Utama.

f) Isikan 'Wewenang Jabatan' hanya untuk fasilitas Plt. (Pelaksana Tugas).

g) Pilih 'Kelompok Pengguna sesuai dengan kewenangannya.

h) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

i) Untuk melakukan Perubahan Data Pengguna, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

j) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan. Namun Perlu diperhatikan untuk Penghapusan Nama Pengguna ini sebenarnya tidak dapat dilakukan pada kondisi normal sekalipun dengan alasan untuk menyimpan histori dari pengguna yang bersangkutan.

k) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat diatur dengan cara

Klik Angka di samping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.





Pengaturan Berkas

Salah satu hak yang diberikan kepada seorang Administrator Pengguna adalah Melakukan Pengaturan Berkas, dimana

Fiturnya adalah sebagai berikut:

- Membuat Berkas Baru

- Membuat Sub Berkas

- Mengubah Berkas

- Melakukan Tutup Berkas

- Membuka Berkas yang telah ditutup

- Menghapus Berkas (yang tidak memiliki item dan atau Sub Berkas)

Klik Menu 'Admin' di Pojok Kanan Atas di samping Menu 'Bantuan' jika ingin melakukan Pengaturan Berkas,

Kemudian Klik Menu 'Pengaturan Berkas'.



Pengaturan Berkas


Pengaturan Berkas

Melihat Daftar Berkas Sendiri dan Bawahan

a) Masuk ke Menu Pengaturan Berkas , jika sudah terdapat Berkas di Unit Kerjanya, maka akan ditampilkan

Daftar Berkas Sendiri .

b) Untuk Melihat daftar Berkas Bawahan, Klik Radio Button ( ) di bawah daftar Unit Kerja (Berkas

Sendiri / Berkas Sendiri & Berkas di bawahnya) , Kemudian baru Klik Unit Kerja nya .


Pengaturan Berkas


Pengaturan Berkas

Membuat Berkas Baru


b) Klik Tombol 'Buat Berkas Baru'.

c) Pilih dan isikan Metadata Berkas yang terdiri dari :






d) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.


Pengaturan Berkas


Pengaturan Berkas

Membuat Sub Berkas


b) Pilih Berkas yang akan dibuatkan Sub Berkas dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang

bersangkutan.


'Tambah Sub Berkas'.

d) Isikan Metadata Sub Berkas yang terdiri dari :

- Judul Berkas

- Isi Ringkas

e) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Sub Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.


Pengaturan Berkas

Menampilkan Sub Berkas


b) Pilih Tombol Panah ke Kanan ( ) di sebelah kiri Daftar Berkas.

c) Akan muncul Daftar Sub Berkas Jika ada.


Pengaturan Berkas


Pengaturan Berkas

Mengubah Berkas


b) Pilih Berkas yang akan Diubah dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.

c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Ubah'.

d) Ubah Metadata Berkas yang ingin diubah :






e) Klik Tombol 'Ubah' untuk mengubah Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.


Pengaturan Berkas

Pengaturan Berkas

Melakukan Tutup Berkas




'Tutup'.

d) Klik Tombol 'Tutup' untuk menutup Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.


Pengaturan Berkas


Pengaturan Berkas

Membuka Berkas yang telah Ditutup


b) Pilih Berkas yang telah Ditutup dan ingin Dibuka, dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang

bersangkutan.

c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Buka'.

d) Klik Tombol 'Buka Berkas' untuk membuka Berkas.


Pengaturan Berkas


Pengaturan Berkas

Menghapus Berkas

Berkas akan dapat dihapus jika Tidak memiliki Item didalamnya, dan atau Tidak memiliki Sub Berkas. Penghapusan

Berkas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :




'Hapus'.

d) Klik Tombol 'Hapus' untuk menghapus Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.





Laporan

Menu 'Laporan' dalam Aplikasi SIKD versi 2.0 berisi 3 (tiga) Sub-Menu Laporan yaitu :

1. Laporan Seluruh Berkas dan Arsip

2. Laporan Berkas dan Arsip Inaktif

3. Laporan Penindakan Akhir

Dari ke-tiga Sub Menu tersebut dapat dilakukan Filter berdasarkan Metadatanya di setiap Sub Menu, sehingga akan

didapatkan 8 (delapan) Laporan Utama dan beberapa laporan lain , hasil dari memaksimalkan fungsi filter tersebut,

Laporan utama yang dimaksud adalah:

Seluruh Tabel yang terbentuk dalam laporan ini dapat di-ekspor ke dalam 4 (empat) bentuk File yaitu :

1. MS Excel

2. MS Word

3. PDF

4. CSV

File-file tersebut dapat diunduh (download) dengan Klik tombol-tombol yang berada di bagian Bawah Tabel (Footer).


Laporan

Sub-Menu Seluruh Berkas dan Arsip

Untuk Masuk ke Sub-Menu ini :

Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Laporan' yang berada di samping Menu

'Pengaturan Klasifikasi', Kemudian akan muncul 3 (tiga) Sub-Menu Laporan, klik Sub-Menu 'Seluruh Berkas

dan Arsip'. Maka akan muncul Daftar seluruh Berkas dan Arsip yang masih dalam masa Aktif.

Pada Sub-Menu 'Seluruh Berkas dan Arsip' ini dapat dibentuk menjadi 4 (empat) Laporan Utama yaitu :

1. Daftar Arsip Vital

Caranya :

a) Pada Daftar Berkas dan Arsip di layar,akan ditampilkan kolom-kolom pada Bagian Atas Tabel berupa

sebuah Header yang cukup panjang.

b) Cari kolom bertuliskan 'Vital/Tidak Vital', geser Scrollbar Horisontal yang berada di bagian Bawah untuk ke

bagian Kanan Tabel.

c) Ketikkan 'Vital' di Kotak di bawah judul kolom 'Vital/Tidak Vital'.

d) Maka akan tersortir menjadi sebuah Laporan Arsip Vital.

e) Klik Tombol-tombol di bawah Tabel untuk melakukan ekspor ke MS Excel, MS Word, PDF dan CSV.

f) Browser akan menampilkan sebuah jendela Download, Pilih 'Simpan Berkas' , lalu 'OK' untuk memula

buku panduan penggunaan aplikasi sikd versi 2.0

Documents