buku kebijakan spmi stikes sby

BAB IPendahuluan

A. Profil Singkat STIKes SurabayaB. Visi, Misi dan Tujuan STIKes Surabaya

1. VISI

Menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Unggulan yang bertaraf regional pada tahun 2020 dan

bertaraf nasional pada tahun 2025

2. MISI

1) Meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran melalui penggunaan berbagai teknologi sesuai dengan standar kompetensi tenaga kesehatan yang dapat dilaksanakan dengan pendekatan keilmuan secara komprehensif berdasarkan kebutuhan dan kompetensi pendidikan

2) Meningkatkan sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan profesional dalam mengelola pendidikan dan pengajaran

3) Meningkatkan sarana dan prasarana fisik pendidikan dan pengajaran sesuai dengan standar mutu nasional dan internasional

4) Menyelenggarakan dan berperan aktif dalam penelitian bidang kesehatan untuk meningkatkan IPTEK

5) Mendidik tenaga kesehatan profesional yang berkualitas prima berstandar nasional dan internasional sesuai dengan tuntutan dan perkembangan masyarakat

6) Menjalin kerja sama multisektor dalam menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran untuk memenuhi permintaan tenaga kesehatan di dalam dan luar negeri

7) Mencetak sumber daya manusia yang unggul dan berjiwa pancsila dan mampu mengembangakan entrepreneurship

3. TUJUAN

1. Dihasilkannya kualitas pendidikan sesuai dengan standart kompetensi tenaga kesehatan. 2. Dihasilkannya tenaga pendidik yang profesional berintegritas dan berwawasan nasional

maupun global. 3. Terciptanya sarana dan prasarana penunjang yang mendukung proses pembelajaran

sesuai dengan isu dan tren terbaru. 4. Dihasilkannya tenaga kesehatan yang berjiwa pancasila, mempunyai kemampuan

intelektual profesional dan integritas pribadi yang berwawasan nasional maupun global5. Dihasilkannya pemikiran yang memperkokoh perkembangan watak, moral dan selalu

mengacu ke kode etik profesi6. Tercapainya penguasaan pengetahuan, keterampilan dan sikap tenaga kesehatan

profesional sesuai jenjang kewenangan dan kompetensinya7. Terlaksananya peran dalam kegiatan penelitian dan menggunakan hasil penelitian sebagai

pengembangan IPTEK

BAB II

Buku Kebijakan SPMI-STIKes SBY 1

SISTEM PENJAMINAN MUTU

STIKES SBY

A. Latar Belakang Menjalankan Sistem Penjaminan Mutu InternalInstitusi Pendidikan harus mampu menjaga kualitas layanan pendidikan sesuai undang-

undangan dan peraturan pemerintah mengenai pendidikan tinggi yang berlaku di Indonesia.

Regulasi mengenai penjagaan kualitas pendidikan menjadi salah satu perhatian khusus untuk

meningkatkan mutu. Upaya mendukung ketercapaian mutu pendidikan Indonesia yang baik,

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Suarabaya sebagai salah satu institusi kesehatan senantiasa

mengikuti standar baku yang ada. Menjamurnya institusi kesehatan di Indonesia, menjadi suatu

tantangan bagi Direktorat pendidikan tinggi (DIKTI) dan kementrian kesehatan untuk

menyeragamkan hasil lulusan sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat dan

meningkatkan mutu layanan kesehatan, salah satunya dengan pembentukan Health Professional Education Quality (HPEQ). 1

HPEQ memiliki tugas untuk menstandarisasikan pendidikan profesi khususnya kesehatan di

Indonesia. Penjaminan mutu dilakukan yaitu dengan membentuk lembaga akreditasi independen

untuk kesehatan yang dikenal dengan LAM-PTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri-Perguruan Tinggi

Kesehatan). Prinsip sistem akreditasi yang dikembangkan oleh LAM, diantaranya; 1) Berkelanjutan

(Continuous quality improvement-CQI), 2) quality cascade (kualitas tidak hanya diikuti hingga output

namun hingga outcome di masyarakat, sehingga dapat diakui bahwa keberadaan suatu institusi

memberikan kebermanfaatan untuk lingkungan sekitar), 3)conceptualization, production and usability (bahawa input, proses dan output sistem pendidikan harus dapat menjawab kebutuhan

masyarakat), 4) kepercayaan/trustworthy (penilaian bersifat keterbukaan dan bertujuan untuk

perbaikan mutu pendidikan). 1

DIKTI sebagai pusat kebijakan perguruan tinggi, menjelaskan komponen pendidikan yang

harus dilakukan pengawasan, pengontrolan dan peningkatan sesuai UU Sisdiknas mengenai

standar Nasional Pendidikan (SNP). Adapun yang menjadi butir pada uraian SNP yaitu: standar isi,

standar proses, standar kompetensi lulusan, standar tenaga kependidikan, standar sarana dan

prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan dan standar penilaian pendidikan. 1 2 3

Penjaminan mutu eksternal yang dikenal dengan sistem akreditasi tidak dapat berhasil baik,

jika tdak ditopang oleh sistem penjaminan mutu internal, sehingga penjaminan mutu internal

menjadi hal yang penting untuk dilakukan. Berdasarkan paparan hal tersebut sistem penjaminan

mutu internal (SPMI) di STIKes Surabaya di bangun.


B. TUJUAN pembentukan SPMI 1. Menjaga mutu internal STIKes Surabaya sesuai dengan standar nasional pendidikan (SNP) yang

ditentukan oleh UU sisdiknas

2. Membuat standar operasional prosedur yang menjadi bagian dari standar pendidikan

3. Membangun pusat data STIKes Surabaya sesuai dengan aspek pada sistem pendidikan tinggi

4. Menjadi sistem evaluasi dan monitoring sistem pendidikan di STIKes Surabaya sehingga dapat

memenuhi SNP dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan kemajuan era.

C. Luas LingkupRuang lingkup kebijakan system penjaminan mutu internal STIKes Surabaya meliputi:

1. Akademik

Meliputi kebijakan pelaksanaan rekrutmen mahasiswa terkait proses masukan perguruan

tinggi, proses Tridarma Perguruan Tinggi dalam aspek proses (termasuk kegiatan

kemahasiswaan yang diarahkan pada pencapaian Tridarma Perguruan Tinggi) dan system

evaluasi proses pembelajaran yang merupakan bagian dari aspek hasil luaran. Selain itu

kebijakan mengenai alumni sebagai hasil ikutan (outcome).

2. Non akademik

Kebijakan non akademik merupakan kebijakan dalam hal system administrasi keuangan dan

sarana prasarana penunjang proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

D. Istilah dan definisi1. Kebijakan merupakan pernyataan tertulis yang menjelaskan mengenai pemikiran, sikap dan

pandangan pada suatu institusi berkenaan dengan suatu hal (dalam hal ini penjaminan mutu)

2. Kebijakan SPMI merupakan pemikiran, sikap dan pandngan kegiatan institusi mengenai SPMI

yang berlaku di STIKes Surabaya (mencakup persyaratan SPMI)

3. Manual SPMI/Prosedure merupakan dokumen tertulis berisi petunjuk teknis praktis

menjalankan atau melaksanakan SPMI

4. Standar SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisikan kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi

mengenai suatu hal yang harus dipenuhi.

5. Evaluasi diri merupakan kegiatan setiap unit yang menjadi bagian kegiatan institusi,

dilaksanakan secara periodik, meliputi memeriksa, menganalisis dan menilai kinerja diri


selama kurun waktu tertentu. Sebagai cara mengetahui kekurangan yang terjadi di dalam

sistem yang berjalan di STIKes.

6. Audit SPMI termasuk audit yang menjadi syarat pada Sistem Managemen Mutu Perguruan

Tinggi merupakan kegiatan rutin setiap akhir semester tahun akademik yang dilakukan oleh

auditor internal, untuk memastikan pelaksanaan SPMI dan sistem managemen mutu PT

sesuai dengan standar minimum yang dibuat oleh etiap unit di STIKes Surabaya.

7. Mutu diartikan sebagai sesuatu yang dijalankan sesuai harapan pengguna, hasil luaran

memenuhi syarat dan sesuai dengan apa yang dijanjikan.

8. Penjaminan mutu merupakan suatu proses penentuan standar mutu pengelolaan secara

konsisten, berkelanjutan, terdokumentasi dengan tujuan memenuhi kepuasaan pengguna.

9. Penjaminan mutu pendidikan dipahami sebagai suatu kegiatan sistemik dan terpadu dengan

menetapkan standar secara konsisten dan berkelanjutan, bertujuan untuk meningkatkan

kecerdasan kehidupan bangsa melalui pendidikan, serta menmenuhi kepuaasaan pengguna.

E. PRINSIP SPMIPelaksanaan managemen mutu di lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Suarabaya, dengan

memperhatikan standar mutu yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

(BAN-PT) serta memperhatikan ketentuan yang ditetapkan oleh Lembaga Akreditasi Mandiri

Perguruan Tinggi Kesehatan (LAMPT-Kes). Adapun prinsip yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Fokus pada kebutuhan pengguna

STIKes Surabaya berupaya untuk memenuhi kebutuhan pengguna, karena menyadari bahwa

keberadaan dan keberlangsungan STIKes SBY tidak akan dapat dilepaskan dari keberadaan

pengguna (mahasiswa, orangtua, unit layanan kesehatan di masyarakat dan Indonesia,

kementerian kesehatan). Sehingga dalam menjalankan setiap prosesnya selalu memperhatikan

apa yang menjadi kebutuhan dari pengguna (stake hoder)

2. Kepemimpinan

Pimpinan sebagai ujung tombak pelaksanaan managemen STIKes Surabaya, menjadikannya

suatu unsur penting dalam mencapai visi, misi dan tujuan. Unsur pimpinan harus mampu

menciptakan dan memelihara lingkungan internal, sehingga proses dalam pencapaian tujuan

dapat berjalan dengan kondusif.

3. Melibatkan civitas akademik

Tim merupakan kekuatan terbesar dalam mencapai tujuan, sehingga keterlibatan civitas

akademika menjadi bagian penting yang harus dilakukan, sehingga setiap proses (pada

keseluruhan proses yang ada) dapat berjalan dengan baik.


4. Menggunakan pendekatan proses

Suatu tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien apabila keseluruhan sumber daya

dikelola melalui suatu proses yang terarah, terencana dengan baik. Proses dilakukan dengan

menentukan tujuan yang ingin dicapai, sehingga proses yang berjalan merupakan keseluruhan

tahapan untuk mencapai cita-cita yang diinginkan.

5. Menggunakan pendekatan sistem managemen

Sistem SPMI yang dilakukan dengan memahami dan melakukan pengidentifikasian dari proses

yang telah dan akan berjalan, diharapkan akan membangun pola pencapaian tujuan secara

efektif dan efisien.

6. Menggunakan model Kaizen

Pelaksanaan penjaminan mutu STIKes dengan menerapkan prinsip keberlanjutan dan Kaizen

model (perbaikan secara terus menerus), dengan menerapkan prinsip PDCA (planning-perencanaan, do-tindakan, check-evaluasi, dan action-perbaikan berdasarkan hasil evaluasi).

Langkah yang dilakukan secara terencana dan terstruktur dengan merespon perkembangan

kebutuhan pengguna secara terus menerus diharapkan mampu menjamin perbaikan dan

meningkatkan mutu.

7. Menggunakan pendekatan objektif dalam membuat keputusan

Keputusan yang efektif, merupakan pengambilan keputusan berdasarkan fakta dan bukti yang

ada, dengan menggunakan pendekatan analisis hingga memahami permasalahan hingga akar

penyebab. Pendekatan ini pun diterapkan untuk meningkatkan kinerja civitas akademika di

STIKes Surabaya, serta efektifitas penerapan sistem penjaminan mutu.

F. Rincian KebijakanSeluruh civitas akademika STIKes Surabaya memiliki keyakinan, dengan dibentuknya SPMI dapat:1. Menjamin bahwa setiap layanan pendidikan yang diberikan pada setiap mahasiswa

dilakukan sesuai standar yang ditetapkan, sehingga jika terdapat hal yang tidak sesuai, maka akan dilakukan upaya analisis dan perbaikan.

2. Mewujudkan transparansi dan akuntabiltas kepada pengguna, khususnya mahasiswa sebagai pengguna langsung mengenai penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan standar yang ditetapkan.


3. Melibatkan semua civitas akademika dalam setiap kegiatan institusi untuk mencapai tujuan bersama dengan berpatokan pada standar dan dilaksanakan secara berkelanjutan sebagai upaya peningkatan mutu.

G. Model Manajemen Kendali MutuPelaksanaan sistem kendali mutu di lingkungan STIKes Surabaya menggunakan pendekatan PDCA (plan, do, ceck dan action) yang akan menghasilkan pengembangan dan perbaikan berkelanjutan (Kaizen-continuous improvement). Beberapa prinsip yang menjadi landasan pola berfikir dan pengambilan kendali mutu berdasarakan PDCA, adalah:1. Quality first

Mutu menjadi tolok ukur dan prioritas utama dalam berfikir dan bertindak selama menjalankan kegiatan pengelolaan institusi di STIKes Surabaya.

2. Stakeholder-inSetiap rencana tindak lanjut dan pelaksanaan penyelenggaran pendidikan di lingkungan STIKes Surabaya diupayakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

3. The next process is our stakeholderSetiap anggota STIKes Surabaya, dalam menjalankan kegiatannya berfokus pada kebutuhan pengguna, sehingga mampu memberikan kepuasan layanan, namun tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Speak with dataSetiap langkah pengambilan keputusan dilakukan dengan memperhatikan fakta dan data yang ada (secara objektif) sebagai hasil dari analisis situasi, sehingga keputusan yang diambil tidak berdasarkan pengadaan atau rekayasa.

5. Upstream managementPengambilan keputusan dalam proses pendidikan tinggi dilakukan secara partisipatif.

Menggunakan model ini, STIKes Surabaya akan menetapkan tujuan yang ingin dicapai sebagai langkah awal, melalui pembuatan rencana strategis dan akan dilakukan monitoring secara berkala, dievaluasi dan dilakukan pengembangan sehingga menjadi lebih baik.

Setiap unit di STIKes Surabaya, menerapkan sistem PDCA dengan evaluasi diri dilakukan sebagai cara melakukan penilaian kinerja sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan STIKes, yang akan dijadikan pertimbangan dalam memutuskan langkah tindak lanjut.

Pelaksanaan audit internal oleh SPMI dilakukan setiap akhir tahun akademik, dengan hasil penilaian akan dilaporkan kepada ketua unit kerja dan ketua STIKes Surabaya, untuk dilakukan upaya perbaikan berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi Tim audit internal.

Keseluruhan proses yang dilakukan di atas bertujuan untuk menjamin setiap unit menjalankan kegiatannya sesuai prosedur dan standar yang ditetapkan sehingga pemantauan akan mutu dapat terlihat, sesuai dengan asas kaizen.


Hasil pelaksanaan audit internal dengan PDCA yaitu kesiapan setiap prodi di bawah STIKes Surabaya dalam menghadapi audit eksternal (akreditasi AIPT dan atau LAMPT-Kes)

MANAGEMEN


SISTEM PENJAMINAN MUTU Visi, Misi, Tujuan,

Universitas

Perencanaan (PLAN):

strategis, operasional,

sasaran, target

Pelaksanaan (DO): - Input- Proses- Output- Outcomes

Pemeriksaan (CHECK): - Monev- Audit Internal- Evaluasi Diri- Audit Eksternal

Tindakan (ACTION):Pemeliharaan, Perbaikan, Pembinaan,

Peningkatan, Benchmarking Standar Mutu

Siklus PDCA SPMI

H. Strategi Penjaminan MutuBerdasarkan pemahaman konsep mutu dan penjaminan mutu, maka dalam upaya melakukan

sistem penjaminan mutu dilingkungan STIkes Surabaya dilakukan strategi sebagai berikut:

1. Visi, Misi dn Strategi ditetapkan oleh STIKes Surabaya sebagai goal yang ingin dituju (Start from The end)

2. Bersama-sama stakeholder baik internal maupun eksternal membangun komitmen untuk

menjalankan penjaminan mutu pendidikan

3. Penetapan standar Mutu PT berlandaskan pada standar nasional Pendidikan PT

4. STIKes Surabaya melakukan evaluaasi diri dan audit mutu sebagai upaya peningkatan mutu

secara berkelanjutan

5. STIKes Surabaya menetapan target dan sasaran secara jelas dan terukur

6. Penyusunan pedoman, Standar operasional prossedur dan Instruksi Kerja secara bertahap dan

berkesinambungan

7. STIKes Surabaya melakukan sistem pendokumentasian secara baik dan benar sehingga

mudah untuk ditelusuri dan dilakukan secara periodik serta berkelanjutan

8. STIKes Surabaya membentuk satuan/unit Penjaminan Mutu (SPMI)

I. JUMLAH DAN STANDARStandar dan protap yang dimiliki oleh STIKes dan masing-masing prodi mengacu standar nasional

pendidikan (Peraturan pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional pendidikan-8

standar dan pasal 54 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang standar Naional Perguruan

Tinggi- 10 standar) dan frame work yang dikeluarkan oleh HPEQ. Sehingga perlu dibuat suatu

pemetaan Standar yang mencakup SNP dan Frame work HPEQ, sebagai berikut :

1. Standar Isi

Merupakan standar yang berkaitan dengan ruang lingkup materi dan tingkat kompetensi yang

dituangkan dalam kriteria mengenai kompetensi lulusan, kompetensi bahan kajian, kompetensi

mata ajar dan silabus pembelajaran yang harus dipenuhi oleh peserta didik pada setiap jenjang dan


Siklus PDCA SPMI

Perencanaan (Plan)

Pelaksanaan (Do)

Evaluasi(Check)

Perbaikan (Action)

jenis pendidikan. Standar isi tercantum dalam kurikulum masing-masing prodi di lingkungan STIkes

Surabaya ( tergambarkan pada Visi, Misi dan Strategi prodi di STIkes Surabaya)

2. Standar Proses

Merupakan standar yang berkaitan dengan pelaksanaan proses pembelajaran pada satu satuan

pendidikan untuk mencapai standar kompetensi lulusan. Standar proses mencakup standar

perencanaan proes pembelajaran, standar pelaksanaan dan pembelajaran dan standar

pengawasan proses pembelajaran. Keseluruhan tergambarkan pada kurikulum, proses

pembelajaran, dan suasana akademik setiap prodi di STIkes Surabaya.

3. Standar Kompetensi Lulusan

Merupakan kualifikasi kompetensi lulusan yang memenuhi standar dan memenuhi kebutuhan

masyarakat, meliputi aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap. Standar kompetesi lulusan

digunakan sebagai penentu output pada setiap mata kuliah (dalam lingkup kecil) dan lulusan

STIkes Surabaya (sebagai lingkup luas)

4. Standar pendidik dan Tenaga Kependidikan

Merupakan standar yang berkaitan dengan pendidikan prajabatan, kelayakan fisik dan mental serta

pendidikan sesuai jabatannya. Dosen dilingkungan STIkes Surabaya melaksanakan Tridharma PT

yang meliputi pengajaran (beban minimal 12 SKS selama 1 semeter, maksimal 16 SKS), penelitian

dan pengabdian masyarakat. Rasio dosen dan mahasiswa yang dimiliki yaitu 1:28,5, dengan

kualifikasi pengajar adalah dosen dengan pendidikan S2 berdasarkan bidang keilmuan yang

diajrkannya (maupun yang dikembangkan melalui penelitian), serta dosen yang memiliki dasar

keilmuan kesehatan dan memiliki pengalaman praktik dalam bidang yang diajarkannya. Sistem

rekrutmen pegawai dengan menggunakan seleksi adminitraasi, proses wawancara dan tes

microteaching. Pengajuan jabatan fungsional dan sertifikasi dosen dalam tahap pengajuan dan

peningkatan jumlah.

5. Standar Sarana Dan Prasarana

Merupakan standar yang berkaitan dengan kriteria minimal ruang belajar, ruang dosen,

perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat olah raga, tempat ibadah, tempat rekreasi,

tempat berkreasi serta sumber belajar yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran

termasuk penggunaan teknologi informasi dan komunikasi serta rasio alat dengan mahasiswa.

6. Standar Pengelolaan

Merupakan standar yang berkaitan dengan perencanan, pelaksanan dan pengawasan kegiatan

pendidikan pada tingkat satuan pendidikan agar tercapai secara efektif dan efisien, meliputi tata

pamong, pola kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan organisasi.


7. Standar Pembiayaan

Meliputi standar yang mengatur sumber pembiayaan, komponen dan besarnya biaya operasional

satuan pendidikan yang berlaku selama satu tahun, serta pengelolaan dan

pertanggungjawabannya, termasuk anggaran pengembangan dosen.

8. Standar Penilaian Pendidikan

Merupakan standar yang berkitan dengan mekanisme, prosedur dan instrument penilaian h asil

belajar peserta didik.

9. Standar Penelitian

Merupakan standar yang berkaitan dengan arahan, proses, hasil, pendanaan, sarana prasarana

serta outcome dalam melaksanakan kegitan penelitian di lingkungan STIkes Surabaya.

10. Standar pengabdian masyarakat

Merupakan standar yang berkaitan dengan arahan, proses, hasil pendanaan, sarana prassrana

serta outcome daalam melaksanakan kegitan pengabdian masyarakat di lingkungan STIkes

Surabaya.

11. Standar kemitraan

Merupakn standar yang berkaitan dengan prosedur pelaksanaan dan pengendalian kegiatan

kemitraan (kerjasama), guna mendukung prosses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian

masyarakat.

J.Dokumentasi dan Rekaman Sistem penjaminan MutuSistem manajemen kegiatan institusi terdokumentasi dengan jelas dalam sistem

dokumentasi/computer seperti berikut:

1. Kebijakan mutu, yang berisikan kebijakan organisasi dalam melakukan kegiatan yang dapat

memberikan dampak pada kepuasan pelanggan dengan menunjukan tanggungjawab personal

dan prosedur

2. Prosedure dokumen, dokumen berisikan petunjuk teknis dengan menguraikan unsur-unsur

sistem dalam pelaksanakan kegiatan institusi dan menguraikan kegiatan sesuai dengan

kebutuhan

3. Dokumentasi personal, merupakan dokumen yang menetapkan dan mengendaikan suatu

kegiatan.

K. Tanggung Jawab Dokumen1. Tanggung jawab dokumen oleh unit/sub unit penjaminan mutu untuk mengkoordinasikan

kegiatan belajar mengajar dan pemeriksaan dokumentasi sistem mutu


2. Ketua STIkes Surabaya menyetujui mutu dan pedoman mutu

3. Pimpinan setiap unit memiliki tanggungjawab untuk menyetujui instruksi kerja sesuai

bidangnya dan memastikan bahwa stff memahami dan mampu menerapkannya

4. Tanggungjawab semua personal untuk mengikuti sistem terdokumentasi dan melaporkan

kepada pimpinan unit terkait ika terdapat kekurangan atau jika diperlukan adanya perubahan

L. Pengendalian mutuProedur harus ditetapkan dan dijaga, yaitu dengan menjaga dokumen terkait penjaminan mutu

tetap terkendali, dengan procedure:

1. Dokumen dapat ditemukan

2. Dokumen ditinjau kemutakhirannya dan kecukupannya

3. Dokumen kadaluarsa tidak digunakan lagi, terkecuali masih digunakan maka ditandai

Dokumentasi harus dapat dibaca, bertanggal (dengan revisi bila berlaku), teridentifikasi dan

dipertahankan kebaruannya (tidak kadaluarsa). Sistem pengendalian dokumen dilakukan melalui

penomoran dan pengkodean dokumen, verifikaasi dokumen oleh yang berwenang serta penyimpanan

dan penggandaan dokumen.

M. Tata Cara Penomoran DokumenDokumen diberikan nomor untuk memudahkan dalam penelusuran dan pengendalian dokumen.

Setiap dokumen harus diberikan judul nama dokumen, nomor dokumen, versi dokumen dan

tanggal mulai dokumen diberlakukan. Nomor dan Kode dokumen yang berlaku di STIkes Surabaya

diatur sebagai berikut: kode dokumen (menunjukan dokumen yang digunakan), kode institusi

(STIkes Surabaya SI); kode Prodi (keperawaatan SP; kebidanan SB; Gizi; SG), nomor dokumen

ditulis menggunakan huruf dan terdiri atas 2 huruf.

N. Pengendalian rekamanProsedur harus diterapkan dan dijaga untuk identifikasi, pemeliharaan dan pembuangan rekaman.

Rekaman harus dapat dibaca, dikenali dan dapat dilacak pada kegiatan, proses. Dokumen harus

dijaga dan dilindungi dari kerusakan.

O. Pengorganisasian sistem penjaminan mutuPengelolaan sistem penjaminan mutu tingkat STIkes Surabaya dilakukan oleh unit penjaminan

mutu dan pada tingkat jurusan dilakukan oleh sek prodi.

Adapun tugas pokok unit penjaminan mutu adalah sebagai berikut:


1. Mengkoordinasikan kegiatan penjaminan mutu dan pengasawasan internal untuk STIkes

maupun unit kerja yang ada di Stikes dalam hal akademik maupun non-akademik

2. Membuat perencanaan, melaksanakan dan mengembangkan kegiatan penjaminan mutu dana

pengawaasan internal STikes

3. Kepala unit penjaminan mutu STIkes Surabaya berperan sebagai wakil manajemen dalam

implementasi sistem manajemen mutu di STIKes.

4. Melaksanakan kegiatan audit internal akademik dan non akademik secara terjadwal pada

semua elemen yang ada di STIKes

5. Mempersiapkan dan memfasilitasi pelaksanaan audit eksternal yang dilakukan oleh institusi

dari luar STIkes.

P. TATA KELOLA

Ketua SPMI : Octo Zulakrnain, S.Kep.Ns

Sekretaris : Bayu Irianti, M.Keb

Penanggung Jawab Monev :


Ketua STIKes

Puket I Puket II

Adak Ketua Jurusan

Sekretaris Jurusan

Adum

Puket III

Ka.Unit SPMI

a. Prodi S-1 Keperawatan : Prestasianita Putri, S.Kep.,Ns

b. Prodi D.III Kebidanan : Hj. Zummatul Atika, SST

c. Prodi S-1 Ilmu Gizi : Alvia Nur Layli, S.KM., M.Gizi

Q. Sasaran Sasaran SPMI merupakan keseluruhan aspek pendidikan yang meliputi input, proses, output dan

outcome sistem pendidikan pada:

1. STIkes Surabaya

2. Prodi S1. Keperawatan STIKes Surabaya

3. Prodi D.III Kebidanan STIKes Surabaya

4. Prodi S.1 Ilmu Gizi STIKes Surabaya

R. Dokumen lainDokumen SPMI yang harus disiapkan berdasarkan frame work HPEQ dan SNP sebagai berikut:

1. Dokumen/buku kebijakan SPMI Visi, Misi strategi perguruan tinggi, latar belakang

menjalankan SPMI, ruang lingkup SPMI, daftar istilah dokumen SPMI, garis besar kebijakan SPMI

(tujuan, strategi, prinsip, managerial SPMI, unit pejabat khusus-tata kelola SPMI), informasi singkat

dokumen SPMI, hubungan SPMI dengan statute dan renstra (kebijakan utama PT)

2. Manual SPMItujuan, ruang lingkup (manual penetapan, pelaksanaan, pengendalian

pelaksanaan, peningkatan), rincian job desk scrip, penanggungjawab pelaksana, uraian unjuk

kerja, formulir yang harus dibuat, sarana dalam pembuatan manual.

3. Buku standar SPMIdefinisi, alasan penetapan standar, pernyataan isi standar, strategi

pencapaian, indikator pencapaian, pihak yang terlibat, referensi. (penetapan, pelaksanaan, pengendalian dan peningkatan)

4. Formulir SPMIformulir sesuai dengan standard an Instruksi kerja

5. Standar Operasional prosedur

1) input

a. Mahasiswa dan pembelajaran:

- Rekrutmen mahasiswa

- Registrasi perkuliahan

- Evaluasi dan pengembangan kurikulum

b. Sumberdaya manusia


- Rekrutmen

- Masa percobaan

- Perjanjian kerja (MOU)

- Penilaian prestasi kerja

- Mutasi, promosi dan pemberhentian

- Waktu kerja, lembur dan cuti

- Penghasilan dan penghargaan

- Jaminan kesehatan dan kesejahteraan

- Pengembangan diri dan pembinaan

- Standar kedisiplinan

- Perjalanan dinas

- Pengakhiran hubungan kerjasama

c. Pengadaan sarana dan prasarana pendukung pembelajaran

- Permohonan penambahan dan pengadaan sarana pembelajaran

- Laboratorium peminjaman, penggunaan, pengembalian, pengajuan alat dan bahan baru,

inventarisasi

- Perpustakaan peminjaman, pengembalian, pengajuan buku baru, inventarisasi

2) Standar proses

a. Pembelajaran dokumen pembelajaran (silabus, RPP, materi, absensi), permohonan cuti

akademik, mahasiswa bermasalah

b. Evaluasi teori, praktikum, skill lab, klinik (dokumen), tugas akhir (karya tulis ilmiah)

c. Penelitian pengajuan, pendanaan, review dan etik, hasil dan publikasi

d. Pengabdian masyarakatpengajuan, pendanaan, pelaporan

e. Uji kompetensitry out, pendaftaran, pelaksanaan

f. Wisuda

3) Standar output

a. Kulitas lulusan kesesuaian antara profil perguruan tinggi, proses, profil lulusan dan daya

serap alumni

b. Tracer study

c. Kuesioner alumni mengenai sistem pendidikan di STIkes Surabaya

4) Standar outcome


a. Kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat kuesioner pengguna (360 degree= institusi

pelayanan, isntitusi pendidikan dan masyarakat)

BAB III

PELAKSANAAN KEGIATAN PENJAMINAN MUTU

Kegiatan penjaminan mutu di STIkes Surabaya, menggunakan tahapan sebagai berikut:

A. Penetapan Standar

Merupakan kegiatan perencanaan, penetapan dan pengesahan standar, yang diawali periode

penjaminan mutu di lingkungan STIkes Surabaya, adapun yang menjadi langkah penentuan

standar memenuhi unsur ABCD, sebagai berikut:

1. A (audience), menjelaskan mengenai subjek yang dikenakan standar

2. B (behavior), menjelaskan mengenai tindakan yang harus dipenuhi oleh subjek terkait

penjelasan standar

3. C (competence), menjelaskan mengenai sasaran, target atau goal yang harus dicapai oleh

subjek terkait penerapan standar

4. D (degree), mengenai tingkatan, level atau ukuran akan tindakan yang dilakukan (dapat berupa

frekwensi maupun jangka waktu)

B. Pelaksanaan

Pelaksanaan penjaminan mutu berdasarkan kebijakan akademik dan dokumen mutu. kebijakan

akademik sebagai rencana atau standar akademik yang memuat arah kebijakan, visi, misi, standar

pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, serta peraturan akademik (terdiri atas

kebijakan akademik, standar akademik dan pedoman akademik) yang diterapkan pada level

STIKes dan Prodi (prodi berisikan kualifikasi lulusan-learning outcome, profile prodi, kurikulum,

peta kurikulum, silabus dan RPP).

Dokumen mutu berada pada tingkat STIKes dan prodi, meliputi manual mutu (kebijakan utama

STIKes, Struktur organisasi, tugas tiap struktur hanya dimiliki oleh STIKes, tidak pada lingkup


prodi); manual prosedur (prosedur pelaksaanaan kegiatan yang melintasi banyak unit, beriskan

tujuan, ruang lingkup, wewenang dan tanggung jawab, referensi serta indicator keberhasilan);

instruksi kerja (procedure kerja dalam unit); dokumen pendukung (statute, rencana inovasi-renov,

rencana strategi-renstra Rencana Induk Pengembangan); dan formulir.

Adapun langkah penyusunan dokumen sebagai beriku:

1. Menetapkan penyusunan dokumen dengan menggunakan flow chart dan kalimat

2. Membuat tata urut dokumen berdasaarkan tingkatannya

3. Membuat format struktur dokumen

4. Menuliskan draft dokumen

5. Uji coba draft

6. Perbaikan draft

7. Pengesahan draft menjadi dokumen oleh pimpinan

8. Pengendalian dokumen (pelaksanaan hingga tahap evaluasi)

C. Monitoring

Monitoring dan evaluasi dilaksanakan untuk memastikan bahwa setiap standar yang ada

dilaksanakan, dipenuhi, dievaluasi dan ditingkatkan oleh setiap unit di STIkes Surabaya. Evaluasi

dan monitoring komponen sistem pendidikan pada kedua STIKes dilakukan sebanyak 2 kali yaitu

pada bulan maret dan september , yang dilakukan pada bulan ke-3 dan ke-9, sedangkan pada

masing-masing prodi dilakukan setiap triwulan, yaitu pada bulan ke-6, ke-9 dan 12, selama 1

minggu. Assessor internal merupakan staff STIkes Surabaya yang telah diberikan surat

penunjukan sebagai anggota SPMI serta pernah mengikuti sosialisasi maupun pelatihan Audit

Mutu Internal (pelatihan internal atau eksternal). Penilaian dilakukan oleh anggota SPMI yang

bukan bertugas pada prodi yang akan dilakukan penilaian, untuk menghindari subjektifitas

(dilakukan teknik cross audit).

D. Evaluasi diri

Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyimpulkan keadaan berdasarkan fakta dan dapat

dijadikan landasan pimpinan untuk mengelola PT. evaluasi diri bertujuan untuk menilai efektifitas

penyelenggaraan layanan pendidikan, perubahan program pendidikan sebagai dasar peningatan

mutu dengan menggunakan SWOT analisis.

E. Audit mutu


Merupakan kegiatan pemeriksaan secara sistematis dan independen untuk menjaga mutu dengan

menilai keberlangsungan proses yang telah dilaksanakan. Audit dilakukan baik secara internal

(melaui unit penjaminan mutu) maupun eksternal (proses akreditasi). Adapun yang menjadi tujuan

adalah:

1. Memastikan kesesuaian dan hasil temuan pelaksanaan dengan standar mutu

2. Memeriksa keefektifan pencapaian mutu

3. Menganalisis penyebab ketidak seuaian berdasarkan hasil temuan

4. Memfasilitasi auditi untuk membuat rancangan tindak lanjut (RTL) untuk memperbaiki mutu

5. Memenuhi tuntutan peraturan dan perundang-undangan

F. Rumusan koreksi dan tindak koreksi

Tindak koreksi dilakukan berdasarkan hasil temuan dari audit berdasarkan data dan fakta yang

ada yang dilaporkan dalam catatan audit internal untuk ditindaak lanjuti sebagai bagian dari RTL

peningkatan mutu.

G. Tinjauan manajemen

Merupakan kegiatan pimpinan STIkes Surabaya dalam meninjau sistem manajemen mutu dalam

selang waktu tertentu dan secara berkelanjutan. Tinjauan manajemen dilakukan berdasarkan hasil

audit yang tertuang pada rumusan tindak koreksi, sehingga dapat menjalankan prinsip kaizen

dengan baik.

H. Peningkatan mutu

Berdasarkan hasil tinjau managemen, pimpinan STIKes akan membuat suatu RTL dan target baru

dengan berfokus pada peningkatan mutu pendidikan tinggi, baik dengan cara benchmark secara

internal maupun eksternal.


Hubungan Kebijakan SPMI dan dokumen lain

Keterangan :

Pembuatan standar mutu merujuk pada system penjaminan mutu eksternal (SPME), tata kelola perguruan tinggi yang terdapat pada statute serta strategi perbaikan berdasarkan paparan dari renstra.


SPMI

SPME

Statuta

Renstra


Frame work HPEQ untuk blue print akreditasi LAM-PTKes

BAB IVPENUTUP

Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal di STIkes Surabaya, merupakan suatu tuntutan peraturan

yang harus dilakukan sekaligus menjadi kebutuhan bagi setiap institusi pendidikan dalam menjaga

kualitas lulusan sehingga mampu bersaing secara local dan global dengan memenuhi kebutuhan

pengguna. Keberhasilan dalam pelaksanaan penjaiminan mutu tidak hanya bergantung pada

ketersediaannya dokumen mutu namun lebih pada komitmen pengelola PT dalam mendukung

pelaksanaan penjaminan mutu serta keterlibatan seluruh civitas akademika di STIkes Surabaya

dalam melaksanakan standar yang tertulis dalam dokumen mutu.

Penjaminan mutu diharapkan mampu menjadi tolok awal pedoman, peningkatan dan pengembangan

mutu layanan pendidikan di STIkes Surabaya, sehingga tujuan yang telah terpapar pada Visi, misi

dan strategi PT dapat tercapai ssesuai dengan tuntutan zaman dan kebutuhan pengguna.


LANDASAN PENYUSUNAN

1. Naskah Akademik Sistem Akreditasi Program Studi Pendidikan Kesehatan, 2013.

2. DIKTI D. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Jakarta: DIKTI. 2012

3. Waluyo BM. Kebijakan Nasional Sistem Penjaminan mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). In: Tinggi DP, editor. Jakarta: Kemendikbud; 2012.

4. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Jakarta. Dikti; 2014

5. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Peraturan Menteri pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Jakarta. 2014

6. Undang-undang Nomor 23 tahun 2003 tentang sistem pendidikan tinggi.DIKTI.2003

7. Undang-undang no 14 tahun 2005 tentang guru dan dosen, DIKTI. 2005

8. peraturan menteri pendidikan nasional nomor 63 tahun 2009 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan

9. pusat pendidikan tenaga kesehatan, pedoman penjaminan mutu pendidikan tenaga kesehatan, Depkes RI, 2009

10. Lembaga Penjaminan Mutu Internal Universitas Gadjah Mada, Penjaminan Mutu Internal dan Audit Mutu Internal PT. UGM. 2015 (hasil dosen Magang DIKTI Agustus-desember 2015)
