A. BUKU BESAR

1. Membuat Kriteria Untuk Buku Besar

Agar proses posting dari jurnal ke buku besar dapat dilakukan secara otomatis, anda bisa

mendefinisikan area kerja tertentu pada sheet 2-jurnal yang akan digunakan untuk buku besar dengan cara berikut ini.

a. Nama Akun Debet

1) Blok area kerja NAMA AKUN untuk transaksi debet pada saldo awal. Pada contoh area ini adalah C5-C14, C25-C37, dan C39

2) Klik menu Insert > Name > Define...

3) Beri nama area kerja tersebut, misalnya JURNAL_NAMA_AKUN_DEBET

4) Klik Add, jika sudah klik OK

Kotak dialog akan tampak sebagai berikut:

b. Jumlah Transaksi Debet

1) Blok area kerja debet untuk transaksi debet pada jurnal. Pada contoh area ini adalah G7 sampai dengan D5-D14, D25-D37, dan D39

2) Klik menu Insert > Name > Define

3) Beri nama area kerja tersebut, misalnya JURNAL_JUMLAH_AKUN_DEBET

4) Klik Add, kemudian klik OK

kotak dialog akan tampak sebagai berikut:

c. Nama Akun Kredit

1) Blok area kerja NAMA AKUN untuk transaksi debet pada jurnal. Pada contoh area ini adalah C15-C24 dan C38

2) Klik menu Insert > Name > Define...

3) Beri nama area kerja tersebut, misalnya JURNAL_NAMA_AKUN_KREDIT

4) Klik Add, jika sudah klik OK

Jika menggunakan program office 2007 kotak dialog akan tampak sebagai berikut:

d. Jumlah Transaksi Kredit

1) Blok area kerja kredit untuk transaksi kredit pada jurnal. Pada contoh area ini adalah D15-D24 dan D38

2) Klik menu Insert > Name > Define

3) Beri nama area kerja tersebut, misalnya JURNAL_JUMLAH_AKUN_KREDIT

4) Klik Add, kemudian klik OK

Kotak dialog akan tampak sebagai berikut:

2. Membuat Komponen Buku Besar

Untuk membuat Buku Besar, gunakan Sheet 3 dengan member nama bukubesar kemudian lakukan tahapan-tahapan berikut.

Buat komponen buku besar yang terdiri dari TANGGAL, KODE PEMBANTU, URAIAN, DEBET, KREDIT DAN SALDO AKHIR. Tambahkan juga keterangan NO AKUN, NAMA AKUN, SALDO AWAL dan SALDO AKHIR seperti gambar berikut.

TANGGAL (A12): tanggal terjadinya transaksi KODE PEMBANTU (A12)

URAIAN (B12): mencatat uraian atau keterangan transaksi debet maupun kredit

DEBET (D12): mencatat jumlah transaksi kategori debet

KREDIT (E12): mencatat jumlah transaksi kategori kredit

SALDO AKHIR (A10, F12): saldo akhir masing-masing akun setelah terjadi transaksi NO AKUN (A7): nomor akun

NAMA AKUN (A6): nama akun

SALDO AWAL (A9): saldo awal periode

3. Membuat AutoFilter

Blok sel B14 sampai dengan G14, klik Data > Filter > AutoFilter. Setelah membuat

AutoFilter, anda akan melihat tampilan seperti di bawah ini.

4. Membuat List Nomor Akun

a. Arahkan kursor ke B6, klik Data > Validation

b. Pada kotak dialog yang muncul, pilih List pada kolom Allow. Pada kolom Source, masukkan =NO_AKUN atau nama lain yang sudah dipilih sebelumnya

c. Klik OK

Sel B6 akan memunculkan daftar seluruh nomor akun.

5. Menggunakan Fungsi

Setelah daftar Nomor Akun dibuat, anda dapat membuat Nama Akun muncul sesuai dengan Nomor Akun yang dipilih, dengan langkah-langkah menulis fungsi pada masing-masing sel sebagai berikut:

a. Nama Akun B5=IF(B4=;;VLOOKUP(C8 DAFTAR_AKUN;2))

Dengan fungsi ini, sel C9 akan menampilkan Nama Akun sesuai Nomor Akun yang dipilih dalam C8.

b. Saldo Awal

B7 =IF(B4=;;VLOOKUP(C8;DAFTAR_AKUN;3))

Dengan fungsi ini, sel B9 akan menampilkan Saldo Awal sesuai Nomor Akun yang dipilih (B6). Misalnya, saldo awal untuk nomor akun 1111 nama akun Kas di Tangan akan muncul sebesar Rp 500.000.000,00

c. Posisi Debet/Kredit

D11 =IF(B6=;;VLOOKUP(C8;DAFTAR_AKUN;4))

(dengan fungsi ini sel C9 akan menampilkan posisi Debet atau Kredit sesuai Nomor Akun yang dipilih (B6). Posisi DEBET atau KREDIT ini adalah saldo normal yang diambil dari sheet 1 (1-daftarakun) yang sudah dibuat sebelumnya. Contohnya, posisi akun 1111 untuk Kas di Tangan dengan SALDO AWAL Rp 500.000.000,00 adalah DEBET, seperti terlihat di bawah ini.

d. Saldo Awal Debet

D13 =IF(C9=DEBET;B9;0)

Dengan fungsi ini sel D13 hanya akan menampilkan jumlah Saldo Awal (B9) akun yang memiliki posisi Debet. Dalam contoh, saldo awal untuk Kas di Tangan dengan jumlah Rp 500.000.000,00 ada pada sisi DEBET seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

e. Transaksi Debet

E16 = =IF(Jurnal!D6='Buku Besar'!$B$6;Jurnal!F6;0)

Dengan fungsi ini akan diambil transaksi DEBET pada jurnal (sheet 2-jurnal) sesuai nomor akun yang dipilih sesuai dengan tanggal transaksi. Anda bisa melihat pada sheet 2-jurnal, berisi uraian transaksi debet dan jumlah transaksi debet.Jadi sel ini akan mengambil jumlah transaksi debet yang ada pada jurnal (sheet 2-jurnal). Copy sel ke bawah sesuai dengan area kerja yang diinginkan (misalnya sampai

E49) agar fungsi ini bisa berjalan untuk transaksi debet yang lain. Dalam contoh, fungsi ini akan menampilkan dalam buku besar seluruh transaksi Kas di Tangan yang di debet seperti gambar berikut.

f. Saldo Awal Kredit

E13 =IF(C9="KREDIT";B9;0)

Dengan fungsi ini sel E13 ahanya akan menampilkan jumlah saldo awal (C9) akun yang memiliki posisi kredit.

g. Transaksi Kredit

E16 = =IF(Jurnal!G14='Buku Besar'!$B$6;Jurnal!I14;0)

Dengan fungsi ini akan diambil akan diambil transaksi KREDIT pada jurnal (sheet 2-jurnal) sesuai nomor akun yang dipilih sesuai dengan tanggal transaksi. Copy sel E16 ke bawah sesuai dengan area kerja yang diinginkan agar fungsi ini bisa berjalan untuk transaksi kredit yang lain.

h. Saldo Akhir

G15 =IF(C9=DEBET;D13;IF(C9=KREDIT;E15;0))

Dengan fungsi ini akan ditampilkan jumlah saldo akhir akun (debet maupun kredit) pada setiap tanggal transaksi

F14 = =IF($C$9="DEBIT";F13+D14-E14;IF($C$9="KREDIT";F13+D14-E14;0))

Copy sel sesuai dengan area kerja yang diinginkan agar fungsi ini dapat berjalan untuk saldo akhir transaksi lain.

i. Tanggal Transaksi

A14 = =IF(D14-E140;Jurnal!B6;"")Dengan fungsi ini akan diambil tanggal awal dari Nomor Akun yang berada di sheet 1 (1daftarakun). Dalam contoh akan terlihat sebagai berikut.

j. Uraian Transaksi

B14=IF(D14-E140;Jurnal!C6;"")

Dengan fungsi ini jika terdapat transaksi debet (D14) maupun kredit (E14), akan muncul uraian transaksi sesuai yang tercatat pada jurnal (sheet 2-jurnal).

Copy sel B14 ke bawah sesuai dengan area kerja yang dibutuhkan agar fungsi ini dapat berjalan untuk uraian transaksi lain.

Jika terlihat beberapa baris kosong yang menggganggu tampilan, arahkan petunjuk sel ke Tanggal. Pilih custom lalu pilih does not equal, kemudian klik OK.

Berikut ini contoh tampilan buku besar akun Kas di Tangan.