BELAJAR MICROSOFT POWERPOINT (MAHIR)

STEP-BY-STEP

BELAJAR MICROSOFT POWERPOINT (MAHIR)

STEP-BY-STEP

Christopher Lee

PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Belajar Microsoft PowerPoint (Mahir) Step-by-Step

Christopher Lee

©2017, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017

okti@elexmedia.id

717050194

ISBN: 978-602-04-0029-7

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin tertulis dari penerbit.

Dicetak oleh Percetakan PT. Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan

vi

Daftar Isi

Kata Pengantar...................................................................................................................v

Daftar Isi ............................................................................................................................vi

Bab 1 Mulai Menggunakan Microsoft PowerPoint.........................................................1 Mengenal Ruang Kerja Microsoft PowerPoint ..............................................................................2 Menggunakan Ribbon Microsoft PowerPoint ...............................................................................3 Melakukan Konfigurasi Awal............................................................................................................4

Mengamankan Presentasi dengan AutoRecover ....................................................................... 4 Mempercepat Waktu Kerja Anda............................................................................................... 6 Menyimpan Informasi Singkat Slide Presentasi ........................................................................ 7 Memastikan Slide Anda Tampil Baik di Komputer Lain.......................................................... 8

Mengkustomisasi Quick Access Toolbar ........................................................................................9 Menambahkan Perintah ke Quick Access Toolbar ................................................................. 10 Menyusun Urutan Perintah di Quick Access Toolbar ............................................................ 11 Reposisi Quick Access Toolbar................................................................................................. 11 Menghapus Perintah dari Quick Access Toolbar .................................................................... 12 Menampilkan Perintah yang Tidak Ditemukan di Quick Access .......................................... 13 Mengembalikan Quick Access Toolbar ke Default .................................................................14

Mengkustomisasi Ribbon................................................................................................................15 Menyembunyikan Ribbon untuk Tampilan yang Lebih Lapang ........................................... 15 Membuat Kustom Tab/Grup Baru .......................................................................................... 15 Menambah Perintah dalam Tab/Grup Baru ........................................................................... 17 Menghapus Item pada Ribbon ................................................................................................. 18 Menyusun Ulang Urutan Perintah pada Ribbon .................................................................... 18 Menyembunyikan Item pada Ribbon ...................................................................................... 19

Bab 2 Membuat dan Memanage Slide Presentasi..........................................................21 Membuat Slide Presentasi Baru......................................................................................................22 Menambahkan Konten dengan Cepat...........................................................................................24 Menambahkan Teks ke dalam Slide ..............................................................................................25 Memindahkan Posisi Titik Sisip.....................................................................................................26 Memilih & Menyoroti Teks.............................................................................................................26 Menyalin Teks ...................................................................................................................................27 Menghapus Teks ...............................................................................................................................28 Memindahkan Teks..........................................................................................................................29 Undo dan Redo Satu Tindakan ......................................................................................................29 Memformat Teks ..............................................................................................................................31 Membuka Kotak Dialog Font .........................................................................................................32 Menyalin & Menghapus Format Teks ...........................................................................................32 Pintasan Keyboard untuk Memformat Teks ................................................................................32 Menyisipkan Teks Tanpa Formatnya ............................................................................................33 Mengubah Kapitalisasi Teks ...........................................................................................................34 Menyematkan Font dalam Slide.....................................................................................................34 Mengatur Tracking antara Beberapa Karakter.............................................................................35 Mengatur Kerning antara 2 Karakter ............................................................................................37 Mengatur Perataan Paragraf ...........................................................................................................39 Mengubah Teks sebagai WordArt..................................................................................................40

vii

Menghentikan Garis Merah Berlekuk ...........................................................................................41 Nonaktifkan Tampilan Tanda Kutipan sebagai Smart Quotes .................................................42 Nonaktifkan Tampilan Ordinals, Fractions & Hyphens ............................................................43 Mengubah Layout Slide Anda ........................................................................................................45 Mengatur Ukuran Halaman Slide..................................................................................................45 Mengubah Resolusi Tampilan Slide ..............................................................................................46 Mengubah Orientasi Halaman Slide..............................................................................................47 Mempertahankan Format dari Slide Tertentu .............................................................................47 Mengatur Slide dengan Slide Sorter...............................................................................................48 Menduplikat Slide.............................................................................................................................49 Menyembunyikan Slide ...................................................................................................................50 Memilih Objek dengan Selection Pane .........................................................................................51

Bab 3 Bekerja dengan Slide Master.................................................................................53 Menggunakan Slide Master.............................................................................................................54

Menampilkan Master Slide....................................................................................................... 54 Melihat Layout Slide Aktif ........................................................................................................ 55 Menutup Master Slide .............................................................................................................. 56

Menyisipkan Master Footer ............................................................................................................56 Menghapus Footer .................................................................................................................... 57 Mengembalikan Footer............................................................................................................. 57 Menampilkan Tanggal Tertentu pada Footer.......................................................................... 58

Menyisipkan Master Grafis .............................................................................................................58 Menghapus Master Grafis pada Slide Tertentu ....................................................................... 59

Menambahkan Kustom Slide Layout Baru...................................................................................60 Menyimpan Perubahan sebagai Template....................................................................................60 Menambah dan Menghapus Master Set........................................................................................61

Mengubah Nama Master .......................................................................................................... 61 Menghapus Master.................................................................................................................... 62 Menambah Kustom Master Baru............................................................................................. 63

Menggunakan Handout dan Notes Master ..................................................................................63 Menggunakan Handout Master ............................................................................................... 64 Menggunakan Notes Master..................................................................................................... 65

Bab 4 Membuat Presentasi Kelas Dunia ........................................................................67 Bekerja dengan Teks.........................................................................................................................68

Gunakan Jenis & Ukuran Font yang Benar ............................................................................. 68 Hindari Terlalu Banyak Tipe Font ........................................................................................... 69 Hindari Teks yang Berlebihan .................................................................................................. 69 Jangan Gunakan Lebih dari Tiga Warna Teks......................................................................... 71 Soroti Teks yang Penting .......................................................................................................... 71 Gunakan Kontras untuk Menonjolkan Teks........................................................................... 72 Cara Menyederhanakan Bullet Point ....................................................................................... 73 Cara Membuat Bullet Point yang Efektif ................................................................................. 75 Menggunakan Satu Slide, Satu Gagasan .................................................................................. 77 Gunakan Spasi Baris yang Longgar .......................................................................................... 79 Menampilkan Teks dengan Lebih Menarik............................................................................. 79 Mengatur Spasi Baris dengan Rapi........................................................................................... 80 Menyesuaikan Spasi Antar Karakter ........................................................................................ 80

Bekerja dengan Gambar ..................................................................................................................81 Pilih Gambar yang Relevan ...................................................................................................... 82 Pilih Gambar yang Berkualitas Tinggi ..................................................................................... 82

viii

Hindari Menggunakan Gambar yang Tidak Perlu.................................................................. 82 Hindari Menggunakan Clipart PowerPoint ............................................................................ 82 Gambar Membuat Presentasi Mudah Dibaca ......................................................................... 83 Hindari Menggunakan Terlalu Banyak Informasi .................................................................. 83 Ganti Teks dengan Gambar...................................................................................................... 84 Aturan 1/4 Halaman ................................................................................................................. 84 Perhatikan Tata Letak Gambar dalam Presentasi.................................................................... 84

Bekerja dengan Warna .....................................................................................................................85 Gunakan Warna Background yang Paling Populer ................................................................ 85 Mendorong Interaksi Audiens dengan Warna ........................................................................ 86 Menyajikan Presentasi yang Bersemangat ............................................................................... 86 Memberi Kesan Mistik dan Emosional.................................................................................... 87 Merebut Perhatian Audiens dengan Warna ............................................................................ 88 Menggunakan Warna Dominan yang Terabaikan.................................................................. 88 Warna Polos dan Bersih tetapi Membosankan ....................................................................... 89 Warna Konservatif & Alternatif Selain Hitam Putih .............................................................. 90 Waspadai Makna yang Dikaitkan dengan Warna ................................................................... 90 Yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Skema Warna........................................................... 91

Bekerja dengan Diagram .................................................................................................................93 Bekerja dengan Struktur Organisasi ..............................................................................................95

Bab 5 Bekerja dengan Template & Themes....................................................................97 Menggunakan Template PowerPoint ............................................................................................98 Membuat Template Baru ................................................................................................................99 Menyimpan Perubahan sebagai Template..................................................................................100 Membuka & Menggunakan Template Kustom .........................................................................101 Di mana Tempat Template Kustom Disimpan .........................................................................102 Melindungi Template Kustom Anda...........................................................................................103 Mengunduh Template secara Gratis............................................................................................105 Menggunakan Tema (Themes) PowerPoint ..............................................................................112 Mengubah Warna Tema................................................................................................................113 Mengubah Tema Font ...................................................................................................................115 Menggunakan Background Styles ................................................................................................116

Bab 6 Menambahkan Audio, Video & Narasi ke dalam Presentasi............................117 Menambahkan Audio ke dalam Presentasi ................................................................................118

Menyisipkan Audio................................................................................................................. 118 Memposisikan Ikon Audio ..................................................................................................... 118 Menghapus Audio yang Tidak Diperlukan ........................................................................... 119 Memutar Audio secara Otomatis ........................................................................................... 119 Mengulang Audio Selama Presentasi ..................................................................................... 120 Mengatur Volume Klip Audio................................................................................................ 120

Menyematkan Video ke dalam Presentasi ..................................................................................121 Format Video yang Dapat Digunakan ................................................................................... 122 Menyisipkan Klip Video ......................................................................................................... 122 Pra tinjau Klip Video .............................................................................................................. 123 Memutar Klip Video Tanpa Terputus ................................................................................... 124 Menentukan Cara Memutar Klip Video................................................................................ 124 Mengulang Klip Video secara Otomatis ................................................................................ 125 Kembali ke Awal Setelah Video Selesai Diputar.................................................................... 125 Menghapus Klip Video yang Tidak Diperlukan.................................................................... 125 Menampilkan Klip Video di Seluruh Layar ........................................................................... 126

ix

Memotong (Trim) Bagian dari Klip Video............................................................................ 126 Menambahkan Gambar Poster ke dalam Klip Video ........................................................... 127 Memadatkan Klip Video dalam Presentasi............................................................................ 128 Menyisipkan Klip Flash dalam Presentasi ............................................................................. 129

Merekam Narasi untuk Presentasi ...............................................................................................132 Menghapus Narasi dari Presentasi ......................................................................................... 134 Menghapus Pengaturan Tempo ............................................................................................. 135 Mengubah Timing Narasi....................................................................................................... 136

Bab 7 Membuat Presentasi Lebih Visual dengan SmartArt........................................137 Bekerja dengan SmartArt ..............................................................................................................138 Menyisipkan Grafik SmartArt ......................................................................................................139 Menambahkan Teks ke Grafik SmartArt ....................................................................................140 Menghapus Salah Satu Bentuk dari SmartArt............................................................................141 Mengubah Tata Letak Grafik SmartArt ......................................................................................141 Menambahkan Bentuk ke Grafik SmartArt................................................................................143 Mengubah Warna Grafik SmartArt .............................................................................................144 Mengubah Gaya Grafik SmartArt ................................................................................................146 Memberi Penekanan ke Grafik SmartArt ...................................................................................147 Mengatur Ulang Posisi Bentuk SmartArt ...................................................................................149 Mengubah Bentuk Grafik SmartArt ............................................................................................150 Menyisipkan Gambar ke Grafik SmartArt..................................................................................152 Mereset Grafik SmartArt ...............................................................................................................154

Bab 8 Memukau Audiens dengan Transisi & Animasi................................................155 Bekerja dengan Transisi & Animasi .............................................................................................156

Jangan Memaksakan Efek Transisi......................................................................................... 156 Efek Animasi yang Harus Dihindari ...................................................................................... 156 Efek Animasi yang Direkomendasikan .................................................................................. 157 Gunakan Animasi dengan Bijaksana...................................................................................... 157 Persingkat Waktu Tampilan Animasi Anda .......................................................................... 158 Batasi Efek Transisi yang Digunakan ..................................................................................... 158

Membuat Efek Transisi..................................................................................................................158 Menyamakan Efek Transisi untuk Semua Slide.........................................................................161 Menghilangkan Efek Transisi .......................................................................................................161 Menjalankan Efek Transisi secara Otomatis...............................................................................161 Memberi Animasi untuk Masing-Masing Objek.......................................................................162 Menggunakan Efek Animasi Tambahan .....................................................................................163 Pra tinjau Animasi secara Otomatis/Manual .............................................................................163 Melihat Efek Animasi yang Telah Diterapkan ...........................................................................165 Mengatur Kembali Urutan Animasi ............................................................................................165 Mengatur Kecepatan Animasi ......................................................................................................166 Menggunakan Animation Trigger ...............................................................................................167 Menggunakan Animation Painter................................................................................................168 Nonaktifkan Efek Animasi dari Slide Show................................................................................169 Melihat/Mengedit Slide pada Saat Bersamaan...........................................................................170 Memulai Slide Show PowerPoint.................................................................................................170 Berpindah Antar Slide dan Layar Hitam/Putih .........................................................................171 Hindari Latar Belakang Hitam Saat Selesai ................................................................................171 Bergerak di antara Slide Saat Presentasi ......................................................................................172 Memastikan Kompatibilitas Presentasi Anda ............................................................................172

x

Bab 9 Menggunakan Slideshow & Presenter View ......................................................173 Menampilkan Slide dengan SlideShow .......................................................................................174 Mengkustomisasi SlideShow Anda ..............................................................................................178 Menggunakan Presenter View ......................................................................................................179 Mengkonfigurasi Layar Kedua untuk Presenter View ..............................................................180 Aktifkan Presenter View ................................................................................................................181 Mengenal Antarmuka Presenter View.........................................................................................181

Bab 10 Mencetak Presentasi & Berbagi Handout........................................................183 Mencetak Handout untuk Audiens .............................................................................................184 Tampilkan Preview Presentasi dengan Cepat ............................................................................184 Masukkan Headers dan Footers pada Handout ........................................................................185 Menghapus Header & Footer pada Title Slide ...........................................................................186 Meng-setup Printer sebagai Default ............................................................................................187 Mencetak dalam Warna Hitam & Putih atau Grayscale...........................................................188 Mencetak Slides Tertentu ..............................................................................................................189 Mencetak Halaman Catatan (Notes Pages) ................................................................................190 Preview dalam Warna Hitam/Putih & Grayscale .....................................................................190 Mencetak Slide yang Tersembunyi ..............................................................................................191 Menyortir Salinan Presentasi secara Otomatis ..........................................................................192 Mencetak Ringkasan Handout untuk Audiens..........................................................................193 Melibatkan Audiens dengan Handout ........................................................................................194 Mencetak Outline View dengan Word........................................................................................194

Bab 11 Membuat Presentasi Non-Linear dengan Hyperlink......................................195 Menggunakan Hyperlink dalam Presentasi ................................................................................196

Membuka Slide dalam Presentasi yang Berbeda ...................................................................196 Membuka Slide dalam Presentasi yang Sama........................................................................ 198 Membuka Halaman atau File dalam Web ............................................................................. 199 Membuka File Berekstensi Lain ............................................................................................. 200

Menampilkan ScreenTip untuk Hyperlink ................................................................................201 Mengedit Hyperlink .......................................................................................................................202 Mengganti Warna Teks Hyperlink...............................................................................................203 Menambahkan Efek Suara ke Hyperlink ....................................................................................204 Menyalin Alamat Hyperlink .........................................................................................................205 Menghapus Hyperlink yang Tidak Diperlukan .........................................................................206

Bab 12 Berbagi Presentasi dengan Audiens Anda .......................................................207 Menandai Presentasi sebagai Final...............................................................................................208 Enkripsi Presentasi Anda...............................................................................................................209 Menghapus Data Tersembunyi ....................................................................................................210 Membatasi Akses ke Presentasi Anda..........................................................................................212 Menandai Presentasi dengan Digital Signature .........................................................................215 Memastikan Kompatibilitas Presentasi Anda ............................................................................220 Melindungi dengan Fitur Password to Modify ..........................................................................221 Menyalin Presentasi ke CD untuk Dibagikan ............................................................................223 Menyimpan Presentasi Anda ke Internet....................................................................................225 Menyimpan Presentasi Anda sebagai PDF .................................................................................226 Menyiarkan Presentasi Anda ........................................................................................................227 Membuat Video Presentasi ...........................................................................................................228

Tentang penulis..............................................................................................................229

1

BAB 1 MULAI MENGGUNAKAN MICROSOFT

POWERPOINT

Dalam bab ini, Anda akan belajar:

Memulai Microsoft PowerPoint

Mengenal Workspace Microsoft PowerPoint

Melakukan Konfigurasi Awal

Mengkustomisasi Quick Access Toolbar

Mengkustomisasi Ribbon

Latihan file yang digunakan dalam bab in: Tidak Ada

2

Mengenal Ruang Kerja Microsoft PowerPoint Ketika Anda membuka Microsoft PowerPoint, akan muncul

sebuah slide presentasi kosong seperti berikut.

Bagian Komentar

1. Quick Access toolbar Menampilkan tombol pintas dan perintah yang sering digunakan.

2. Tab File Berisi perintah yang berkaitan dengan pengolahan slide presentasi, di antaranya Save, Save As, Open, Close, Info, Recent, New, Print, Save and Send, dan Help.

3. Bar judul Menampilkan judul slide presentasi yang sedang dibuka.

3

Bagian Komentar

4. Control box Mengatur jendela slide presentasi di antaranya untuk minimize (memperkecil), maximize/restore (memperbesar), atau close (menutup presentasi).

5. Ribbon Terdiri dari beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai objek sesuai dengan jenis fungsinya.

6. Slide pane Menampilkan slide yang tersedia dalam slide presentasi yang dibuka (aktif).

7. Ruang kerja slide Microsoft PowerPoint dimulai dengan satu slide presentasi baru (Presentation1) dengan tema Title Slide yang menampung teks untuk judul utama (title) dan sub judul (sub title).

8. Notes pane Menampilkan catatan tambahan yang perlu Anda sampaikan saat presentasi.

9. Slide indicator Menampilkan informasi halaman slide aktif di mana Anda sedang berada dan jumlah slide yang tersedia dalam presentasi tersebut.

10. Tombol View Mengubah cara tampilan slide presentasi.

Menggunakan Ribbon Microsoft PowerPoint Sejak PowerPoint 2007, Microsoft telah memperkenalkan

antarmuka pengguna baru dalam bentuk Ribbon yang dirancang

untuk mempermudah pengguna memilih perintah dan fungsi di

PowerPoint.

4

Bagian Komentar

1. Tabs Menampilkan berbagai fungsi yang saling berhubungan dengan fungsi tertentu (misalnya, tab Animations untuk mengatur efek animasi) di slide presentasi.

2. Groups Dalam setiap tab, berbagai fungsi yang terkait (misalnya, Font) dikelompokkan dalam satu grup untuk memudahkan seleksi.

3. Tombol perintah Ikon (misalnya, Align Text Align) yang mewakili perintah yang sering digunakan tampil dalam grup masing-masing.

4. Dialog box launcher Ikon kecil yang terletak di sudut kanan bawah masing-masing grup pada setiap tab yang berfungsi untuk menampilkan kotak dialog (misalnya, Paragraph) atau task pane terkait saat di-klik.

Melakukan Konfigurasi Awal Dengan konfigurasi yang tepat, Anda dapat bekerja dengan lebih

nyaman dan cepat. Sebelum mengatur konfigurasi tersebut, perlu

diketahui bahwa Microsoft PowerPoint yang digunakan dalam

buku ini adalah Microsoft PowerPoint 2010. Namun jika Anda

menggunakan versi lama atau versi terbaru, yaitu Microsoft

PowerPoint 2016, cara yang digunakan relatif hampir sama

meskipun ada sedikit perbedaan.

Mengamankan Presentasi dengan AutoRecover

PowerPoint memiliki fitur AutoRecover yang dapat menyimpan

file sementara yang sedang Anda kerjakan secara otomatis, jika

terjadi masalah dengan komputer Anda (misalnya, listrik mati).

Langkah Komentar

1. Pilih tab File > Options lalu pada kotak dialog PowerPoint Options, pilih opsi Save.

Kotak dialog PowerPoint Options akan tampil.

5

Langkah Komentar

2. Pada bagian Save presentations, masukkan folder yang akan di tetapkan sebagai default folder pada AutoRecover file location.

3. Klik OK apabila selesai.

Anda juga dapat menetapkan direktori default pada opsi Default

file location di mana PowerPoint akan menyimpan dan

membuka slide presentasi Anda secara otomatis dalam direktori

default yang telah Anda tentukan selanjutnya.

Cara ini akan memudahkan Anda untuk membuka dan

menyimpan slide presentasi Anda tanpa harus mencari folder

tersebut terlebih dulu.

229

Tentang penulis

Christopher Lee WK, BSc memiliki lebih dari 20 tahun pengalaman di

Informasi Teknologi khususnya dibidang pelatihan. Sebagai Certified

System Trainer untuk Singapore National Computer Board dan

Singapore National Productivity Board, ia telah banyak memberikan

pelatihan komputer kepada perusahan-perusahan, baik di Singapore,

Malaysia, maupun di Indonesia di bidang Manajemen Komputer, Sistem

Analisis, Desain, dan Office Productivity.

Ia juga telah menulis buku-buku pelatihan komputer seperti Microsoft

Office, Programming, dan Desain Grafis untuk perusahaan seperti

Informatics Computer School (Singapore), Hewlett Packard (Singapore),

Singapore National Computer Board, Microsoft (Indonesia), dan untuk

penerbit buku seperti Elex Media Komputindo (Indonesia), Mediakita

(Indonesia), Andi Publishing (Indonesia), Synergi Media (Malaysia),

Leeds Publication (Malaysia), dan McGraw Hill (Singapore).

Saat ini, Christopher bertanggung jawab untuk mengembangkan produk

pelatihan baru untuk CustomGuide (www.customguide.com) yang

menyediakan pelatihan komputer kepada perusahaan.

Sebagai Associate Partner dengan Digital System Semesta

(www.digitalsistemsemesta.com), Ia juga bertanggung jawab untuk

mengembangkan sistem manajemen informasi untuk diterapkan di

instansi pemerintah di berbagai kota di Indonesia.

"ANOTHER MEANINGFUL BOOK FOR YOU"