Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.

Sumber daya manusia pada unit tata usaha harus dapat dikelola dengan baik terutama agar beban kerja yang ditanggung oleh masing-masing pekerja sesuai dengan kapasitas yang dimiliki. Jika terjadi kelebihan beban kerja, maka para karyawan akan merasa kelelahan dalam melayani kebutuhan administrasi mahasiswa dan dapat berakibat menurunnya kualitas pelayanan. Sebaliknya jika terjadi kekurangan beban kerja, maka institusi menggaji karyawan dengan jumlah yang lebih banyak untuk hasil kerja yang sama atau terjadi inefisiensi biaya. Karyawan yang tidak dapat bekerja optimal sesuai kapasitasnya dapat berakibat terganggunya proses pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan data tentang jumlah karyawan pada unit tata usaha setiap departemen di IPB, diketahui bahwa terdapat perbedaan jumlah tenaga kerja yang mengerjakan jenis pekerjaan yang sama, salah satunya pekerjaan administrasi dan akademik. Perbedaan tersebut disebabkan belum terdapatnya ketetapan standar jumlah tenaga kerja yang mengerjakan tugas tertentu. Oleh karena itu, pengukuran beban kerja perlu dilakukan kembali untuk mengetahui jumlah kebutuhan karyawan yang sesungguhnya

No Uraian tugas Beban kerja SKR WPT1 Mengetik surat 70 lb/ hr 12 mnt/lb 840 mnt2 Mengagendakan surat 24 srt/hr 6 mnt/srt 144 mnt3 Mengosep surat456

∑ WPT ……..

PerhitunganJam Efektif1.Waktuefektifdengan5 harikerjaa.

MenurutBKN

1 Tahun =365 hari

CutiTahunan =12 hari

_______ _

353 hari

HariMinggu =52 hari

_______ _

301 hari

HariSabtu =52 hari

_______ _

249 hari

Hariliburresmi=14 hari

______ _

235 hari

Jam kerja =37,5 Jam/Minggu

WaktuEfektif=70% x 37,5 J = 26 Jam/Minggu

Atau =26= 5,2 Jam/hari

5

Waktu efektif =235 harix 5,2 jam/hari

1 Tahun=1.222 jam/tahun

Catatan: Tidak termasuk hari ijin keperluan penting/sakit

Penjelasanwaktu kerja dalam1 minggu

Jumlah4 x 7,5 jam= 30 jam1 x 7,5 jam= 7,5 jam______ += 37,5 jama.5 harikerja

Senins.d. Kamis

•08.00-12.00 = 4 jam•12.00-13.00 = Istirahat•13.00-16.30 = 3,5 jam______ 7,5 jamJum’at•08.00-11.30 = 3,5 jam•11.30-13.00 = istirahat•13.00-17.00 = 4 jam______ 7,5 jam