MAIL HANDLINGTUGAS OLEH:

AMELYA . NOVITA . SARI XII AP I

Pengertian Surat MasukSurat masuk adalah surat yang diterima oleh

suatu organisasi .Surat masuk dapat diterima melalui:1.Kurir instansi pengirim surat dengan

menggunakan buku ekspedisi2.Kurir kantor pos3.Diambil langsung oleh kurir instansi yang

bersangkutan bagi organisasi yang mempunyai PO Box di kantor POS

Penerimaan:Tugas Penerimaan surat dilakukan dengan cara:

• Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

• Meneliti ketepatan alamat si pengirim

• Menggolongkan surat sesuai sesuai dengan jenisnya

• Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

P enyortiran S urat Mas uk

• P eny ortiran s urat adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Pekerjaan penyortiran meliputi tugas tugas sebagai berikut.

a. m eng g olong k an s urat:

S urat masuk dapat digolongkan berdasarkan:

1. menurut wujudnya

2. menurut sifatnya

3. menurut keamanan isinya

4. menurut proses penyelesaianya

5. menurut keg iatannya

6. menurut sasaran yang dituju

7. menurut dinas pos

• P em buk aan s am pul S urat :Adalah suatu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampulnya untuk memeriksa bag ian amplop secara teliti agar jangan ada yang tertinggal di dalamnya.

• P em b erian tan g g al d an p em erik s aan lam p iran :

fungsinya untuk terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda/mesin stempel pada ruang yang kosong di bag ian atas atau bawah halaman pertama surat.

• Mem bac a,m em beri g aris bawah,dan m em buat c atatan penting /m em beri tanda untuk memperhatikan hal-hal yang penting,menggaris bawahi kalimat yang dapat memberikan gambaran tentang isi surat,memberi catatan hal-hal yang penting dan yang akan dapat membantu pimpinan dalam membaca surat.

• P en g ag en daan s u rat ad alah : Kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor unit surat tersebut.

Terd ap at tig a m ac am b u k u ag en d a,y a itu :

1. Buku Agenda Tunggal

2. Buku Agenda Kembar

3. Buku Agenda Berpasangan

• P en g ag en daan s u rat ad alah : Kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor unit surat tersebut.

Terd ap at tig a m ac am b u k u ag en d a,y a itu :

1. Buku Agenda Tunggal

2. Buku Agenda Kembar

3. Buku Agenda Berpasangan

• P eng arahan s urat m as uk :surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut,harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.pengarahan surat ini,biasanya ditulis dalam lembr disposisi.

• L em bar d is pos is i adalah:lembar yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

• D is pos is i p im pinan adalah:lcatatan berupa saran/tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.

• P en g g an daan s u rat m as u k:dilakukan untuk surat yang sifatnya penting,sangat segera dan harus ditangani sekaligus oleh beberapa pejabat,dimana surat aslinya hanya satu lembar.

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai

oleh suatu organisasi

Terima kasih