21

BAB III

PERANCANGAN

3.1 Sejarah dan Struktur Organisasi Perangkat Desa Sakurjaya

Desa Sakurjaya berasal dari dua suku kata sunda yaitu ‘sakur’ yang berarti

saukur dengan pengertian dalam bahasa indonesia yaitu “sebatas” dan “jaya”

yang berarti kejayaan. Desa sakurjaya sendiri diapit diantara dua kecamatan yaitu

kecamatan Ujungjaya dan kecamatan Cibuluh. Desa sakurjaya memiliki kode

wilayah 32.11.25.2005. Mengikuti perkembangan zaman dan bertambahnya

penduduk dari tahun ke tahun di Desa Sakurjaya maka di bentuklah beberapa

dusun untuk mengefektipkan kepengurusan Desa tersebut. Dusun yang berada di

desa Sakurjaya di antaranya : Dusun Cilega, Dusun Cikuleu, Dusun Cikoang,

Dusun Citalok dan Dusun Babakan.

Desa Sakurjaya memiliki Struktur Organisasi sebagai berikut :

KEPALA DESA

Sekretaris Desa

Kaur Pemerintahan

Kaur Ekbang

Kadus I Kadus II Kadus III

22

3.1.1 Tugas dan Fungsi

Tugas Dan kewajiban Kepala desa adalah :

1. Memimpin penyelenggaraan Pemerintah Desa

2. Membina kehidupan masyarakat desa

3. Membina perekonomian desa

4. Memelihara ketentraman dan ketertiban masyarakat desa

5. Mendamaikan perselisihan masyarakat desa dibantu oleh

Lembaga Adat desa

6. Mewakili desanya didalan dan diluar Pengadilan dan dapat

menunjuk kuasa hukumnya

7. Mengajukan rancangan peraturan desa bersama BPD dan

menetapkannya sebagai peraturan desa

8. Menjaga kelestarian adat istiadat yang hidup dan berkembang di

desa yang bersangkutan

9. Melaksanakan pendataan penduduk untuk kepentingan Nasional

dan melaporkannya kepada pemerintah melalui Bupati

10. Kepala Desa dapat mengangkat unsur staf Urusan pembantu

Sekretaris Desa yang jumlahnya sesuai dengan kondisi Desa

setempat setelah mendapatkan persetujuan dari BPD

23

Fungsi Kepala Desa adalah :

1. Pelaksanaan pembinaan masyarakat desa

2. Pelaksanaan pembinaan perekonomian masyarakat desa

3. Pemeliharaan ketentaram dan ketertiban masyarakat desa

4. Pelaksanaan musyawarah penyelesaian perselisihan masyarakat

desa

5. Penyusunan dan pengajuan Rencana Peraturan Desa dan

menetapkannya sebagai Peraturan Desa bersama BPD

Tugas Sekretaris Desa dalam membantu Kepala Desa mempunyai

Tugas :

1. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kearsipan dan laporan

2. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan serta

mengawasi semua unsur/kegiatan sekretariat desa

3. Mengadakan kegiatan inventarisasi (mencatat, mengawasi,

memelihara kekayaan desa)

4. Merumuskan program kegiatan Kepala Desa

5. Menyusun RAPBDes

6. Mengadakan dan melaksanakan persiapan rapat dan mencatat

hasil rapat

7. Melaksanakan Administrasi Kepegawaian Aparat Desa

8. Memberikan saran dan pendapat kepada Kepala desa

24

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa

Fungsi Sekretaris Desa adalah :

1. Menjalankan surat-menyurat, kerasipan dan laporan

2. Melaksanakan urusan keuangan

3. Melaksanakan Administrasi Bidang Pemerintahan, pembangunan

dan kemasyarakatan

4. Melaksanakan tugas dan fungsi Kepala Desa apabila Kepala

Desa berhalangan melaksanakan tugas

5. Mengkoordinir penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan

petugas teknik lapangan dan kepala dusun

Tugas Kepala Dusun :

Menjalankan kegiatan Kepala Desa dalam kepemimpinan Kepala Desa

di wilayah kerjanya

Kepala Dusun mempunyai fungsi :

1. Melaksanakan kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta

membina ketentraman dan ketertiban di wilayah kerjanya

2. Melaksanakan peraturan desa di wilayah kerjanya

3. Melaksanakan kebijakan Kepala Desa

Petugas Teknis Lapangan Bidang Pemerintahan (KULISI)

25

Tugas PTL Bidang Pemerintahan ( KULISI) Yaitu :

1. Melaksanakan kegiatan pencatatan keadaan pemerintah Desa

termasuk kependudukan, politik, keamanan, pertahanan dan

transmigrasi

2. Melaksanakan kegiatan proses penetapan APBDes

3. Melaksanakan kegiatan membuat keputusan desa

4. Melaksanakan dan membuat rancangan APBDes dan program

kerja Kepala Desa

5. Mencatat Inventarisasi kekayaan desa

6. Mencatat dan melaporkan kependudukan termasuk data

perkembangan/mutasi penduduk

7. Membina anggota pertahanan sipil dan keamanan desa

8. Memelihara dan mengisi buku-buku administrasi pemerintahan

desa

9. Melaksanakan rapat dan penerimaan tamu dinas dan bidang

pemerintahan

10. Menyususn , mencatat dan melaporkan monograpi desa

11. Mencatat dan melaporkan bidang ketransmigrasian

12. Melaksanakan dan mencatat serta melaporkan mutasi tanah

13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala desa

26

3.1.2 Prosedur Laporan DRK dan SPJ DADU

Flow Map Sistem Informasi Laporan DRK dan SPJ DADU:

1. Desa membuat laporan Daftar Rencana Kegiatan (DRK) dan Surat

Pertanggungjawaban (SPJ) Dana Alokasi Desa Umum (DADU) 3 (tiga)

rangkap dan diserahkan ke Kecamatan .

2. Kecamatan memeriksa laporan Daftar Rencana Kegiatan (DRK) dan

Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Dana Alokasi Desa Umum (DADU),

apabila memenuhi sarat dibuatkan Surat pengantar Laporan SPJ DADU 3

(tiga) rangkap. 1 dan 2 diserahkan ke Desa ,rangkap ke 3 (tiga) di arsipak

menurt tanggal , apabila tidak sesuai dikembalikan ke Desa.

3. Desa mencatat Laporan DRK dan SPJ DADU. Rangkap 1 di serahkan ke

Dinas Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat Desa, rangkap ke 2

diarsipkan menurut tanggal

4. DinasSosial dan Pemberdayaan Masyarakat Desa Memeriksa laporan

DRK dan SPJ DADU. Apabila sesuai dicatat laporan SPJ DADU dan

apabila tidak sesuai dikembalikan ke desa ,menyerahkan rangkap ke 2

(dua) ke Desa dan mengarsipkan rangkap ke 1 (satu) menurut tanggal.

27

3.2 Flow Map

DESA KECAMATAN DINSOS & PMD

Mulai

Dibuat Lap. DRK dan

SPJ DADU

. Lap. DRK dan SPJ DADU

Dicatat Lap. DRK & SPJ DADU

Surat Pengantar Lap. DRK & SPJ

DADU

Diperiksa

Dibuat Surat Pengantar Lap. SPJ

DADU

Dicatat Lap. DRK, SPJ DADU dan disimpan

Lap. SPJ DADU

Lap. SPJ DADU

Selesai

12

3

. Lap. DRK dan SPJ DADU

12

3

Surat Pengantar Lap. SPJ DADU

12

3

T

Surat Pengantar Lap. SPJ DADU

12

T

Surat Pengantar Lap. DRK & SPJ

DADU

DiperiksaTidak

Ya

Tidak

Ya

12

T

2

Keterangan :

o DRK adalah Daftar Rencana Kegiatan

o DADU adalah Dana Alokasi Desa Umum

28

3.3 State Transition Diagram (STD)

State Transition Diagram (STD) merupakan suatu Modelling tools yang

menggambarkan sifat yang ketergantungan pada suatu sistem dalam

perancangan alur kerja sebuah program yang akan berjalan.

KATA KUNCI

29

30

Gambar 3 STD Diagram

29

3.4 Spesifikasi Tabel

Spesifikasi table adalah hasil transformasi dari entitas yang berisikan table.

Berikut spesifikasi table aplikasi pengolahan dana alokasi desa umum di Desa

Sakurjaya Kecamatan Ujungjaya Kabupaten Sumedang.

Tabel 3.1 Tabel_Kode

Field Type Size

* Kode_ text 10

Uraian text 100

Tabel 3.2. TBL_DRK

Field Type Size

* Kode Text 10

Uraian Text 100

Total_harga Number Long Integer

Tabel 3.3. Tabel_Pasword

Field Type Size

* Kode Text 10

Uraian Text 100

Total_harga Number Long Integer

Tabel 3.4. TBL_SPJ

Field Type Size

30

Tahun Text 4

Bulan Text 10

Tgl_terima Date/Time Long date

Uraian_trm Text 50

Jml_trm N Long Integer

Tgl_keluar Date/Time 50

No_bukti Number 10

Kode Text 30

Uraian_klr Text 4

Jml_keluar Number Long Integer

Realisasi Number Long Integer

Sisa_Anggaran Number Long Integer

Tot_jml_klr Number Long Integer

Jml_sd_bln_lalu Number Long Integer

3.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka adalah media komunikasi antara user dengan system

computer. Adapun perancangan antar muka dari aplikasi pengolahan dana

alokasi Desa Umum di Desa Sakurjaya Kecamatan Ujungjaya Kabupaten

Sumedang, sebagai berikut :

31

3.5.1 Perancangan Antar Muka Password

SELAMAT DATANG DI PROGRAM APLIKASIDANA ALOKASI DESA UMUM (DADU) DESA

SAKURJAYA KECAMATAN UJUNGJAYAKABUPATEN SUMEDANG

KATA KUNCI

Gambar 3.1 Desain Password

Keterangan :

Perancangan antar muka password berfungsi sebagai keamanan bahwa

tidak sembarang orang yang dapat mengakses aplikasi ini. Jadi setiap

admin telah mempunyai password yang terkoneksi dengan database

aplikasi ini. Jika password di tolak maka aplikasi tidak bisa di

lanjutkan.

KELUAR APLIKASI

32

3.5.2 Perancangan Antar Muka Menu Utama

Gambar 3.2 Menu Utama

Keterangan :

Pada bagian menu utama user akan langsung berhadapan dengan tampilan

yang terdiri dri tombol Input Kegiatan yang diharuskan memasukan kode

kegiatan denan menekan tombol Input Kode Kegiatan dan data daftar rencana

kegiatan dengan menekan tombol Input data daftar rencana kegiatan, selain itu

menu utama ini terdiri dari Transaksi Kegiatan, Laporan dan keluar aplikasi.

3.5.2 Perancangan Antar Muka Input Kode Kegiatan

APLIKASI DANA ALOKASI DESA UMUMDESA SAKURJAYA KABUPATEN SUMEDANG

TRANSAKSI KEGIATAN KELUAR APLIKASILAPORANINPUT KEGIATAN

INPUT KODE KEGIATAN

INPUT DATA DAFTAR RENCANA KEGIATAN(DRK)

33

INPUT KODE KEGIATAN

KODEURAIAN

Gambar 3.3 Desain Input Kode Kegiatan

Keterangan :

Bila melanjutkan tahapan dari menu utama dengan menekan tombol Input Kode

Kegiatan, maka yang akan tampil dalam layar adalah tampilan seperti ini. User akan

diminta untuk memasukan kode dan uraian kegiatan seperti apa. User dapat

menambah data, menghapus data, menyimpan data dan melihat kode.

3.5.3 Perancangan Antar Muka Input Data Daftar Rencana Kegiatan

(DRK)

TAMBAH DATA

KEMBALI KE MENU UTAMA

HAPUS DATA

SIMPAN DATA

LIHAT KODE

◄ |◄ ►►|

34

KODE KEGIATAN

URAIAN

TOTAL BIAYA

Gambar 3.4 Desain Input Data Daftart Rencana Kegiatan (DRK)

Keterangan :

Pada bagian input daftar rencana kegiatan (DRK), user diharuskan

memasukan data berupa Kode kegiatan, Uraian, dan total biaya yang di

butuhkan untuk melaksanakan dan terselesaikannya kegiatan tersebut. User

dapat menambah data, menghapus data, menyimpan data dan melihat DRK.

3.5.4 Perancangan Antar Muka Laporan SPJ

INPUT DATA DAFTAR RENCANA KEGIATAN (DRK)

SIMPAN TAMBAH HAPUS KEMBALI KE MENU LIHAT DRK

35

Gambar 3.5 Desain Laporan SPJ

Keterangan :

Pada bagian transaksi kegiatan. user langsung berhadapan dengan Laporan Surat

Pertanggungjawaban (SPJ), yang melaporkan berbagai kegiatan dan anggaran yang

tersimpan oleh database dan telah dilaksanakan sebelumnya.

3.5.5 Perancangan Antar Muka Jurnal SPJ

APLIKASI DANA ALOKASI DESA UMUMDESA SAKURJAYA KABUPATEN

SUMEDANG

LAPORAN SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

INPUT KEGIATAN TRANSAKSI KEGIATAN LAPORAN KELUAR APLIKASI

36

TAHUN URAIAN

BULAN JML PENERIMAAN

TGL PENERIMAAN JML SD BLN LALU

TANGGAL KELUAR ANGGARAN

NO BUKTI REALISASI

KODE KEGIATAN SISA ANGGARAN

URAIAN TOTAL JML PENGELUARAN

SIMPAN

JURNAL SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

KEMBALI KE MENU LIHAT JURNALTAMBAH HAPUS

PENERIMAAN

PENGELUARAN

37

Gambar 3.6 Desain Jurnal SPJ

Keterangan :

Pada bagian jurnal surat pertanggungjawaban terdiri dari dua bagian

yaitu penerimaan dan pengeluaran. Pada bagian penerimaan user harus

memasukan data yang terdiri dari tahun, uraian, bulan, jumlah

penerimaan, tanggal penerimaan, jumlah sampai dengan bulan lalu.

Pada bagian pengeluaran user diwajibkan memasukan data yang

terdiri dari : Tanggal Keluar, No Bukti, Kode Kegiatan Uraian,

anggaran Realisasi, Sisa Anggaran, Total Jumlah Pengeluaran. User

dapat menambah data, menghapus data, menyimpan data dan melihat

jurnal.

3.5.6 Perancangan Antar Muka Laporan

38

Gambar 3.7 Desain Laporan

Keterangan :

Pada bagian perancangan antarmuka laporan user langsung dihadapkan pada

tampilan Berbagai laporan yang terdidiri dari : Laporan DRK, Laporan SPJ, Lihat

anggaran dan realisasi, Lihat anggaran + Realisasi per periode, dalam bagian ini user

bukan hanya sekedar melihat saja, akam tetapi laporan ini dapat langsung dicetak

dengan menekan tombol cetak.

3.5.7 Perancangan Laporan

APLIKASI DANA ALOKASI DESA UMUMDESA SAKURJAYA KABUPATEN

SUMEDANG

TRANSAKSI KEGIATAN

LAPORAN SPJ

LIHAT ANGGARAN+REALISASI PER PERIODE

LIHAT ANGGARAN + REALISASI

CETAK

LAPORAN DRK

INPUT KEGIATAN

CETAK

LAPORAN KELUAR APLIKASI

CETAK

CETAK

39

Gambar 3.7 Laporan

Pada bagian ini, tampilan di atas merupakan tampilan dari jurnal surat pertanggung

jawaban (SPJ) dengan uraian seperti pada perancangan input data Jurnal Surat

Pertanggung Jawaban (SPJ)

3.6 Lingkungan Implementasi

Lingkungan Implementasi dari hasil Perancangan diatas akan memuat

bahasan kearah Perangkat Keras dan Piranti Lunak yang direkomendasikan atau

dipakai sebagai batas minimal untuk bisa berjalannya sebuah Aplikasi yang dibuat.

3.6.1 Perangkat Keras

Komponen perangkat komputer yang harus dimiliki untuk dapat

menjalankan sistem ini adalah :

40

1. Komputer PC, Microprocesor setingkat Pentium 4

2. Hard Disk minimal 10 GB

3. Memory minimal 128 MB

4. VGA Minimal 32 MB

5. Mouse

6. Printer

Agar mendapatkan hasil yang lebih baik maka sebaiknya

menggunakan spesifikasi hardware yang lebih tinggi dari yang disarankan.

3.6.2 Piranti Lunak

Sistem Operasi yang mendukung untuk bisa menjalankan Perangkat

Lunak Dana Alokasi Desa Umum ini diantaranya yaitu Sistem Operasi

Windows98, Windows Me, Windows XP, 2000 Profesional.

Software/Perangkat Lunak

Software/Perangkat Lunak yang digunakan dalam pembuatan

perangkat lunak Dana Alokasi Desa Umum di Desa Pamekaran adalah

Microsoft Access. Penulis menggunakan software Microsoft Access ini,

dengan alasan karena mempunyai kemampuan yang lebih dalam pembuatan

antarmuka khususnya dalam hal grafis.

MS. Office Access merupakan salah satu software basisdata

(Database) yang merupakan include/ bagian dari Software Microsoft Office.

MS. Access ini digunakan karena aplikasi database yang mudah dan

sederhana untuk dilakukan pengembangan sangat cocok sekali sehingga

41

penanggulangan mengenai data-data yang dimasukkan sebagai input data,

dapat ditangani dan diproses dengan cepat.

3.7 Implementasi Sistem

Impelementasi sistem merupakan kelanjutan dari kegiatan perancangan

sistem. Langkah-langkah dari tahapan implementasi ini adalah urutan dari kegiatan

awal sampai kegiatan akhir yang harus dilakukan dalam mewujudkan sistem yang

dirancang.

3.7.1 Password

42

Gambar 3.8 Tampilan Password

Perancangan antar muka password berfungsi sebagai keamanan bahwa tidak

sembarang orang yang dapat mengakses aplikasi ini. Jadi setiap admin telah

mempunyai password yang terkoneksi dengan database aplikasi ini. Jika

password di tolak maka aplikasi tidak bisa di lanjutkan

43

3.7.2 Menu Utama Input Kegiatan

Gambar 3.9 Tampilan Menu Utama

Pada bagian menu utama user akan langsung berhadapan dengan tampilan yang

terdiri dri tombol Input Kegiatan yang diharuskan memasukan kode kegiatan

denan menekan tombol Input Kode Kegiatan dan data daftar rencana kegiatan

dengan menekan tombol Input data daftar rencana kegiatan, selain itu menu

utama ini terdiri dari Transaksi Kegiatan, Laporan dan keluar aplikasi

44

3.7.3 Input Kode Kegiatan

Gambar 3.10 Tampilan Input Kode Kegiatan

Bila melanjutkan tahapan dari menu utama dengan menekan tombol Input Kode

Kegiatan, maka yang akan tampil dalam layar adalah tampilan seperti ini. User

akan diminta untuk memasukan kode dan uraian kegiatan seperti apa. User

dapat menambah data, menghapus data, menyimpan data dan melihat kode

45

3.7.4 Input Data Daftar Rencana Kegiatan (DRK)

Gambar 3.11 Tampilan Input Data Daftar Rencana Kegiatan (DRK)

Pada bagian input daftar rencana kegiatan (DRK), user diharuskan memasukan

data berupa Kode kegiatan, Uraian, dan total biaya yang di butuhkan untuk

melaksanakan dan terselesaikannya kegiatan tersebut. User dapat menambah

data, menghapus data, menyimpan data dan melihat DRK

46

3.7.5 Laporan Surat Pertanggungjawaban SPJ

Gambar 3.12 Tampilan Laporan SPJ

Pada bagian transaksi kegiatan. user langsung berhadapan dengan Laporan

Surat Pertanggungjawaban (SPJ), yang melaporkan berbagai kegiatan dan

anggaran yang tersimpan oleh database dan telah dilaksanakan sebelumnya

47

3.7.6 Jurnal Surat Pertanggungjawaban

Gambar 3.13 Tampilan Jurnal Surat Pertanggungjawaban

Pada bagian jurnal surat pertanggungjawaban terdiri dari du bagian yaitu penerimaan

dan pengeluaran. Pada bagian penerimaan user harus memasukan data yang terdiri

dari tahun, uraian, bulan, jml penerimaan, tgl penerimaan,jml sd bln lalu. Pada bagian

pengeluaran user diwajibkan memasukan data yang terdiri dari : Tanggal Keluar, No

Bukti, Kode Kegiatan Uraian, anggaran Realisasi, Sisa Anggaran, Tptal Jumlah

Pengeluaran. User dapat menambah data, menghapus data, menyimpan data dan

melihat jurnal.

48

3.7.7 Laporan-Laporan

Gambar 3.14 Tampilan Laporan-Laporan

Pada bagian perancangan antarmuka laporan user langsung dihadapkan pada

tampilan Berbagai laporan yang terdidiri dari : Laporan DRK, Laporan SPJ,

Lihat anggaran dan realisasi, Lihat anggaran + Realisasi per periode, dalam

bagian ini user bukan hanya sekedar melihat saja, akam tetapi laporan ini dapat

langsung dicetak dengan menekan tombol cetak.

49

3.7.8 Layar Laporan

Gambar 3.15 Tampilan Layar Laporan

Pada bagian ini, tampilan di atas merupakan tampilan dari jurnal surat pertanggung

jawaban (SPJ) dengan uraian seperti pada perancangan input data Jurnal Surat

Pertanggung Jawaban (SPJ).