42

41

BAB IV

ANALISIS

4.1. Deskripsi Sistem Yang Sedang Berjalan

Deskripsi sistem tabulasi data sektoral yang berjalan saat ini adalah sebagai

berikut:

Saat proses pengambilan data akan dilakukan Staf Nerwilis mencetak

dokumen yang berisi tabel hasil pencacahan data sektoral tahun sebelumnya untuk

diberikan kepada tiap KSK (Koordinator Statistik Kecamatan) untuk diisi dengan

data sektoral tahun berjalan. KSK kemudian pergi ke tiap-tiap kelurahan dan desa

pada kecamatan yang merupakan tanggung jawabnya untuk mengambil data sektoral

dari pihak kelurahan/desa. cara pengambilan data dari kelurahan/desa dilakukan

dengan wawancara atau diambil dari dokumen kelurahan/desa jika tersedia. data ini

dimasukkan ke dalam dokumen yang telah diberikan oleh staf Nerwilis. Jika data

dari pihak kelurahan/desa belum lengkap, maka KSK melakukan pencacahan

langsung pada perusahaan terkait. data yang telah terkumpul kemudian dijumlahkan

oleh KSK untuk mengisi kolom jumlah pada dokumen. dokumen yang telah lengkap

kemudian dikembalikan kepada staf Nerwilis. Staf Nerwilis menginputkan data ke

dalam komputer pada aplikasi Ms. Excel kemudian dokumen diarsipkan. Setelah

data sektoral dari semua kecamatan telah terkumpul dan diinputkan, Staf Nerwilis

membuat data sektoral kabupaten pada Ms. Excel berdasarkan data sektoral

kecamatan tersebut. laporan data sektoral Kabupaten kemudian diserahkan kepada

kepala kantor BPS dan dijadikan bahan penunjang pembuatan PDRB.

43

4.2. Bagan Alir Sistem Yang Sedang Berjalan

Mulai

BlankoData Sektoral

Mengisi data

Lengkap?

MelengkapiData

Nerwilis KSK

BlankoData Sektoral

DataSektoral

DataSektoral

Kelurahan/Desa

DataPerusahaan

DataPerusahaan

Dokumen Data sektoral Lengkap

Input DataSektoral

DbData

Sektoral Ya

TidakMembuat

Data SektoralKabupaten

PerusahaanKepala Kantor

Selesai

Data sektoral kabupaten

Data sektoral kabupaten

Disimpan sampai

Dokumen terkumpul

satu kecamatan

Dokumen Data sektoral LengkapDokumen Data

sektoral LengkapDokumen Data

sektoral Lengkap

Dokumen Data sektoral LengkapDokumen Data

sektoral LengkapDokumen Data

sektoral Lengkap

Gambar 4.1 Bagan Alir Sistem Berjalan

44

4.3. Idenfikasi Masalah

Identifikasi permasalahan dan titik terjadinya masalah menggunakan metode

analisis PIECES adalah sebagai berikut

SEGI

ANALISIS MASALAH TITIK PERMASALAHAN

Kinerja

(Performance)

- Pengumpulan data sektoral

dari kelurahan sering kali lama

- Penginputan data ke komputer

membutuhkan waktu lama

- Pembuatan data sektoral

kabupaten membutuhkan

waktu lama

- Saat data kelurahan/desa

tidak lengkap, pencacahan

perusahaan dilakukan

- Penginputan data oleh seksi

Nerwilis

- Pengolahan data sektoral

menggunakan Ms. Excel

Informasi

(Information)

- Laporan yang dihasilkan tidak

lengkap

- Laporan kurang akurat

- Dokumen yang telah dibuat

oleh seksi Nerwilis

Ekonomi

(Economy)

- Jumlah kertas dokumen input

terlalu banyak

- Pembuatan dokumen input

(Blanko)

Pengendalian

(Control)

- Dokumen data sektoral dari

KSK kurang terpercaya

- Data tidak aman

- Penyerahan data sektoral

lengkap dari KSK ke Staf

Nerwilis

- Data pada penyimpanan

data sektoral

Efisiensi

(Efficiency)

- Dokumen input data yang

digunakan tidak tepat guna

- Mengisi data sektoral pada

blanko

Pelayanan

(Service)

- Laporan untuk kepala kantor

BPS terlambat diserahkan

- Penyerahan laporan ke

kepala kantor BPS

Tabel 4.1 hasil analisis PIECES

45

4.4. Identifikasi Penyebab Masalah

EVEK

a b c d e f g h i j

a.1

a.1.1

a.1.1.1

a.1.1.1.1

b.2b.1

b.1.1

c.1

b.2.1

b.2.1.1

b.1.1.1.1

c.1.1

c.1.1.1b.1.1.1

d.1

d.1.1

d.1.1.1

d.1.1.1.1

e.1 e.2

e.1.1

e.1.1.1

e.1.1.1.1

e.2.1

e.2.1.1

e.2.1.1.1

f.1

b.1.1.

1

g.1

g.1.1

h.1

h.1.1

i.1

e.1.1.

1

j.1 b c

g a

Gambar 4.2 Hasil Analisis Akar Penyebab

46

Keterangan dari diagram di atas adalah sebagai berikut:

KODE KETERANGAN

Evek Sistem tidak efektif dan efisien serta laporan tidak akurat

a Pengumpulan data sektoral dari kelurahan / desa sering kali lama

a.1 KSK melakukan pencacahan langsung di perusahaan

a.1.1 Informasi dari pihak kelurahan/desa tidak lengkap

a.1.1.1 Pihak desa tidak bisa membedakan jenis sektor

a.1.1.1.1 Tidak adanya informasi dan keterangan yang jelas tentang sektor

yang didata

b Penginputan data ke komputer membutuhkan waktu lama

b.1 Jumlah inputan terlalu banyak

b.1.1 Data yang diinput sama dengan isi laporan

b.1.1.1 Dokumen input yang digunakan adalah dokumen laporan per

kecamatan tahun sebelumnya

b.1.1.1.1 Tidak ada dokumen input khusus

b.2 Proses menginput data ke komputer tidak begitu mudah

b.2.1 Input data dilakukan di spreadsheet

b.2.1.1 Tidak ada form penginputan data khusus

c Pembuatan data sektoral kabupaten membutuhkan waktu lama

c.1 Proses pembuatan dilakukan dengan cara menentukan sumber data

secara manual pada Ms. Excel

c.1.1 Komputer tidak bisa menentukan sumber data sendiri

c.1.1.1 Tidak ada program yang membuat komputer menentukan sumber

data sendiri

d Laporan tidak lengkap

d.1 Tidak ada laporan perkembangan

d.1.1 Pembuatannya akan menambah lama waktu pengerjaan laporan

d.1.1.1 Perlu mengatur data yang dijadikan patokan perkembangan pada

Ms. Excel

d.1.1.1.1 Tidak ada aplikasi yang bisa membuat laporan perkembangan

secara instan

e Laporan sering tidak akurat

e.1 Tidak sesuai antara isi tabel satu dan lainnya

47

e.1.1 Isi dokumen input sebagai sumber data tidak akurat

e.1.1.1 Data yang diinputkan pada dokumen bersifat rangkap

e.1.1.1.1 Data input pada dokumen tidak dikelompokkan dengan baik

e.2 Jumlah rekapitulasi sering salah

e.2.1 Rumus rekapitulasi yang dimasukkan tidak tepat

e.2.1.1 Komputer tidak bisa menentukan rumus sendiri

e.2.1.1.1 Tidak ada program yang mengatur rumus rekapitulasi secara

otomatis

f Jumlah kertas untuk dokumen input terlalu banyak

f.1 Pengaturan isi dokumen input tidak tepat

f.1.1 Penyebab sama dengan b.1.1.1 (Dokumen input yang digunakan

adalah dokumen laporan per kecamatan tahun sebelumnya)

g Dokumen data sektoral dari KSK kurang terpercaya

g.1 Dokumen rawan manipulasi data

g.1.1 Tidak ada tanda tangan kepala desa / lurah

h Data tidak aman

h.1 Siapa saja dapat mengakses dan mengubah data

h.1.1 Tidak ada kode kunci saat akan membuka form/sheet inputan

i Dokumen input data tidak tepat guna

i.1 Pengisian dokumen membingungkan

i.1.1 Penyebab sama dengan e.1.1.1 (Data yang harus diinputkan pada

dokumen bersifat rangkap)

j Laporan terlambat dihasilkan

j.1 Pengumpulan data dari semua KSK terlambat

j.1.1 Penyebab sama dengan g

j.1.2 Penyebab sama dengan a

j.2 Penyebab sama dengan b

j.3 Penyebab sama dengan c

Tabel 4.2 keterangan hasil analisis akar penyebab

48

4.5. Penyebab Masalah dan Solusi

Dari hasil analisis ditemukan penyebab masalah, kemudian dibuat solusi

sebagai berikut:

PENYEBAB MASALAH SOLUSI

Tidak adanya informasi dan keterangan

yang jelas tentang sektor yang didata

Menyediakan informasi yang jelas tentang

sektor yang didata

Tidak ada dokumen input khusus Merancang dokumen input khusus data

sektoral

Tidak ada program yang membuat

komputer menentukan sumber data

sendiri

Merancang sebuah program yang sudah

diatur untuk dapat menentukan lokasi

sumber datanya sendiri

Tidak ada aplikasi yang bisa membuat

laporan secara instan

Merancang sebuah program yang

menghasilkan laporan perkembangan

dengan sendirinya

Data input pada dokumen tidak

dikelompokkan dengan baik

Mengelola pengelompokan data pada

dokumen input yang dirancang

Tidak ada program yang mengatur

rumus rekapitulasi secara otomatis

Membuat program yang dapat mengolah

data dengan fungsi rekap yang memadai

Tidak ada tanda tangan kepala desa /

lurah

Mengharuskan adanya tanda tangan

kades/lurah pada dokumen input

Tidak ada kode kunci saat akan

membuka form/sheet inputan Memproteksi program dengan password

Tabel 4.3 Penyebab Masalah dan Solusinya