BAB IV

PERATICAffGAT SISTEII INFORIIASI

Perancangan merupakan langkah awal dalan pase

pengennbangan sisten untuk setiap produk keteknikan atau

sistem. Seeara jelas dapat didefinisikan kembali yaitu

merupakan proses penerapan bermacan-naeam teknik dan

prinsip dengan tujuan untuk nendefinisikan peralatan,

proses atau sisten secara rinci sehingga nudah dalan

Penerapannya -

Seeara unum sistem infornasi hotel dapat dibagi

dalan dua bagian utana, yaitu : Front Office ilanagenent

Systen dan Baek Offiee Hanagenent System

4.L. Front Offiee l{slrdenent Systen

Lingkup dari Front Office

Systen adalah senua aktifitasinformasi di bagian Front Office

dibagi lagi menjadi beberapa nodul

inplennentasinya dapat berdiri

terinte€lrasi.

Systen tersebut adalah :

1. Reservation Hanagenent Systen.

2- Reg!istration l,lanagenent Systen.

3. Room Hanegenent Systen.

4. Front Off ice Cashier Hana€fenent

( FO I l{anegenent

dan pengelolaan

Siten ini dapat

besar yanEl dalan

sendiri atau

47

Systen.

48

5. Housekeeping HanaElenent Systen.

6. Sales and l{arketinel Hanagenent Systen.

4 - 1. 1. Reservation l{anaElenent $ysten

Hodu I in i nenEle 1o la proses , mu lai dar i

seorang tanu nelakukan reservation (penesanan

tenpat) hingga tanu tersebut melakukan

regtistrasi.

txporrn-lnpursn yang diheEilken dgri nsdul

ini adalah sebagai berikut ;

- New Booking Report, yaitu laporan tentang

Daftar penesanan kanar yang baru.

Expected Arrival, yaitu laporan tentang Daftar

kedatangan yang diharaBkan untuk besok.

Reservation Cancellation list, yaitu laporan

tentang penbatalan pem€sanan.

- Deposit Received, yaitu }aporan tentang Junlah

uanE! deposit dari tamu yang kita teriura.

Deposit Return, yaitu laporan tentang Junlah

uanE! yang telah kita kenbalikan ke tanu.

Roon Availabylity, yaitu laporan tentang Junlah

ruangan / kamar yang tersedia.

4 -t -2 - Registration llsllnBerent Systea

Hodul ini nen€elola infornasi dari saat tanu

nelakukan regfistrasi yang selanjutnya tanu akan

dialokasikan pada kanar tertentu pada modul Roon

Hanaglenent Systen

nelakukan ehek out.

dan nencatat

4g

tamu yang

Laporan yang dihasilkan dari nodul ini

adalah sebagai berikut :

- l{a}k in Guest List, yaitu laporan tentang

Daftar tanu-tanu yang datang langsung ke

hotel tanpa nelalui travel agen.

- Guest List, yaitu }aporan tentang daftar tamu.

- Foreign Guest List, yaitu laporan tentang

Daftar tamu asing.

In House Guest List, yaitu laporan tentang

daftar tamu yang sudah nelakukan reElis-

trasi dan sudah nasuk ke kanarnya.

4 - 1.3. Rool l{4lngerent systea

Dalan modul ini dieatat seluruh kanar yang

tersedia, inventory nasing-nasing kamar, jenis-

jenisnya senua fasilitas kanar beserta tarifnya.Dari nodul ini dikelola semua infornasi nengenai

tanu. baik yang nasuk nelalui reservation uaupun

walk in guest. Jadi nodul ini nengelola infornasiyang berkaitan denElan tamu saat nenBinap dihotel.

Laporan-laporan yang dihasilkan dari nodul

ini. adalah sebagai berikut :

Roon Inventory and Status List, yaitu laporan

tentang Daftar kanar berikut dengan

statusnya.

4-\-4-

4-1-5-

50

Roon Assignnent List, yaitu laporan tentang

Daftar kamar yang telah terisi.

Room Availabylity, yaitu laporan tentang kanar

yang tersedLa / bisa untuk dipakai.

Expected Departure List, yaitu laporan tentang

Daftar tanu yang diharapkan akan Cek Out

Besok atau tqnggal tertentu.

Departure List, yaitu laporan tentang Daftar

tanu yang Cek Out.

Guest Hessa€le, yaitu laporan tentang daftarpesan-pesan untuk tanu.

Guest History Report, yaitu laporan tentang

Sejarah dari pada tamu tersebut selana

pernah tinggal di hotel tersebut.

Front Office Cashier l{a11s€enent systen

Hodul ini digunakan untuk nengelolah senua

Bills dai senua Outlet yang ada dan seeara

otonatis nenyelesaikan penbebanan dan pencatatan

ke Guest Fo1io nasing-nasing yang bersangkutan.

Housekeeping llsllagerent systen

Hodul ini digunakan untuk nengelolah hasilpenantauan status kamar sebagai hasil daripenganatan rutin petu€las housekeeping yang

bertugas. Infornasi ini dicoeokkan dengan status

yang dicatat oleh sub-noduI Rooun }lanaEfenent dan

penyinpangan yang

dilaporkan secara

Report.

51

diperhatikan akan

dalan Decrepaney

perlu

khusus

4.1.6. Sales And llarheting llasr8enent systea

Hodu I in i d igunakan untuk unenentukan

kebijakan lebih lanjut yang berkaitan dengan

penasaran hotel. Dari nodul ini dapat digunakan

analisa pasar, Guest sebagai sasaran utamanya,

statistik sebagai dasar strategi dan sales

pronotion sebagai sarananya.

4-2- Diskripsi singkat nengenai Diagran Aliran Data

a- Singran Aliran Data Reservatlon

Jika ada Travel agent nengajukan penesanan

/ booking, maka proses transaksi Roon

Availability Inquiry akan nengeeek apakah cukup

atau ada kamar sesuai pesanannya, Bila tidak

tersedia kamar naka Travel agent langsung

diberikan jawabannya. Apabila tersedia naka data

tersebut diberikan ke Proses transaksi

Reservation Haintenanee. Apabila tersedia kamar

naka travel agent akan diberi infornasi. Pada

proses ini kanar tersebut akan di blockindl,

untuk selanjutnya datanya disinpan dalan

Reservation record. Pada database tersebut

record ,/ junlah persediaan kanar di update.

b.

52

Diagran Aliran Data Roon llalrEfenent

Jika perseorangan / walk in Buest

nenberikan Deposit naka apabila pada saat proses

registrasi akan diberikan Roon Key, apabila

group naka biasanya nenakai voucher. Proses

transaksi pada registrasi akan memberikan data-

data tersebut ke proses transaksi Registration

Forn. Selain dari pada itu juga nencatat ke fileguest record kenudian dilanjutkan juga ke fileguest history. Pesan-pesan dari tanu akan

diproses di guest nessage managiement untuk

selanjutnya data tersebut disinpan di guest

nesaEle f ile.Diagran Aliran Data Front Office Cashier

Jika ada penyetoran deposit dari guest naka

proaes transaksi Deposit Receipt akan nenberikan

data tersebut ke Proses transaksi Guest Ledger,

denikian juga yang dari proses transaksi guest

bi11. Pada proses transaksi Guest Bill akan

nenbaca file Guest bill file sedangkan pada

proses transaksi guest ledger akan nenbaea fileguest ledger file. Dari proses-proses tersebut

datanya diberikan kepada proses transaksi Guest

total receipt Forn, yang nana pada akhirnya

data-data tersebut akan diberikan kepada proses

transaksi Front Offiee Cashier Report.

e-

d.

53

Diagraa Aliran Data House Keeping

Jika ada perubahan pada nonor kanar naka

proses transaksi pada House KeepinEl akan nelihat

/ membaca file transaksi status kamar, untuk

nelihat dari pada status kanar yang akan dituju.Bila Status sesuai maka guest / tanu boleh

pindah kanar dan infornasi ini diberikan ke Roon

HanaEfenent.

54

Rtsif,'/Rit0lt icctPii0

Rf STRYRI IOIIlr0l AccffltD

-+

nFqtrv9

intsirynilox RtcoRos

R00llAYAILNELT

--}

0lAcR#{ nLitrH( mtn Rts$il.\1il0{

."'^ ' tt'(Itr t(l -{- '

Et0cxl}lE

55

i}(lR0011 Ass 16il11

clrtcK-0ut6UiSi RiC0RDS

6UtSl tltssA6t

llttrl,-| 0Rll-88t | 6U€SI lttSSASt f ttt

-

6UiSr l{lSr0RY f tLt

R00r1 KiY

OIfIffiAi( ALIR/f{ DAIft Bffi }$IT$D(LJ(I

566uisr r0;At RicilPla--

EUiSI sItL PRY11IllI6Ut5I IOIAL

RiCI IP I

t0Rn

:tII r9nrutul|0RAO

((tln

l(:itt0Iilr.t(Rrnpltntnit

0utl

l8lU.Iilri.lslrilStrr'8lt liiliiiNtri

illli

6U:51 0iP0Sll--)

8R8

u5 r

rc!ltY ilAil6t8

IURlr0

RAI{I0r{t

A8Yt 8RRR

IAtRyt

8RA

KT8RRI)t

ss

!irA!ILIP}innrtlit Irul|08NRAOK00t I|l?tR30n slur{6ttiltts

R;.

ll.

I lrolrtY cHA[6tR riLi

I lrAsriR f tLt r.c.

I lcnsl{ ;li}l3r::;ixs , iLI

0tP0s liili.Ltt,'l

but)l

ti06tR

;8UtSI

DUt ) |

C. CnSXlri

f,!P0il

IIIiOR D€PIcAsl{ srtt

0ttfirJ{ '\Lipir{

iliA iRc{t oFFtct c,1s{tLl

57

)0r1 s lAlus cHAlt6t R00ll

ROOIT SIAIUS TILT

DIfSSft{ nLtil.fl }1Trl tilatxt8ilrc

58

Struktur File : File Reservasi

Structure for database: C:RE$ERV.dbfField Field Nane Type l{idth Dec

1 NOPESANAN Charaeter2 TGLDATANG Date3 JAHDATANG Nuneric4 TGLPERGI Date

6I7I7334

2g2015

12015

12A15

12g

347

1577

10II

2A15153015I

1030

5 JAMPERGI6 JHLINAP7 STA-TUS

NunerieNumericCharacter

CharacterCharacter

I ROOH-ILOCK Charaeter9 GROUP Charaeter

10 NAMAKELl Charaeter11 NAHAKECILl CharacterLZ KEIAHINl Charaeter13 NAI,IAKEL2 CharacterL4 NAUAKECILZ Character15 KELAMIN2 Character16 NAHAKEL3 CharaeterL7 NAHAKECILS Character18 KELAHIN3 Character1g PRMTLINE Character2A TYPEKAHAR Character2L NOKAHAR Charaeter22 HARGAKAIIAR Nuneric23 CONTACPERS Character24 TELPON25 FAX26 KARTKREDIT Character27 TGLHABIS Date28 DEPOSITE Numeric29 DIBYROLEH Charaeter30 N0REKENINO Character31 ATAST{AHA Charaeter32 ALAHAT Character33 YGHENERIHA Charaeter34 TGLTERIIIA Date35 JBTYGTRII,IA Charaeter36 CATATAN Character

59

Penjelasan Fie1d-Field pada File Reservasi

File RESERV.dbf adalah file untuk mencatat data reser-vasi yang terdiri dari :

1 NOPESANAN2 TGLDATA}IG3 JAHDATANO4 TGLPERGI5 JA}IPERGI6 JHLINAP7 STA-TUS8 ROOHJLOCKg GROUP

10 NAHAKELl11 NAHAKECILlL2 KELAHIHl13 NAHAKEL2L4 NAHAKECIL215 KELAHIN216 NAHAKELSL7 NAHAKECILS18 KELAI'IIN319 PRIVATLINEZO TYPEKAHARZL NOKAI{AR22 HARGAKAHAR23 CONTACPER$24 TELPON25 FAX26 KAR?KREDIT27 TGLHABIS28 DEPOSITE29 DIBYROLEH3O NOREKENINC31 ATASNAI'IA32 ALAHAT33 YGI,IENERII,IA34 TGLTERIHA35 JBTYGTRIHA36 CATATAN

untuk mencatatuntuk meneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk mencatatuntuk nnencatatuntuk neneatatuntuk mencatatuntuk mencatatuntuk mencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk neneatatuntuk neneatatuntuk nnencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk mencatatuntuk neneatatuntuk meneatatuntuk neneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk mencatatuntuk nencatatuntuk neneatatuntuk mencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk neneatatuntuk neneatatuntuk nencatat

No. reservationTanggal KedatanganJan DatangTgI Cek OutJan Cek OutJunlah !lenginapStatus KanarBlocking roonGroupSurnane 1LastNanelJenis Ke1aninlSurnane 2LastNane2Jenis KelaninZSurnane 3LastNaneSJenis KelaninSl{ed iator?ype KanarNonor KanarRoom Rateyang dihubungite leponfaxCredit CardTgl.habisCash AdvanceDibayar olehno. rekeninElatasnanaalanatPetugas yEi nenerinaTgI .TerinaJabatanCatatan

80

Struktur File : File Registrasi

Structure f or database : C: regfs. dbf

Field Field Nane Type1 NOPESANAN Charaeter2 NOREGS Character3 TGIDATANG Date4 JAITDATANG Nunerie5 TGLPERGI Date6 JAHPERGI Nuneric7 DATANGDARI CharacterI PERGIKE Charaeterg I,IAKSUD Character

10 JHLINAP Nunerie11 GROUP CharaeterLZ GROUP-}IO Character13 STA-TUS CharacterL4 NOTAHU-j'OI Character15 PETUGASREG Character16 NAIIAKELl CharaeterL7 NAI'IAKECILl Charaeter18 KEIAUINl Character19 INITIAL Character20 ALAHATl Character2t KOTA Charaeter22 NEGARA Character23 JABATAN Character24 TGLLAHIR Date25 NOPASPORT Character26 NAMAKELZ Character27 NAITAKBCILZ Charaeter28 KELAIiINZ CharacterZg NAIIAKEL3 Character30 NAIIAKECILB Charaeter31 KEIAHINS Charaeter32 TYPEKAHAR Character33 PERHINTAAN Charaeter34 NOKAHAR Character35 HARGAKAI{AR Nuneric36 CARABAYAR Character37 KARTKREDIT Charaeter38 TGLHABIS Date39 DEPOSITE Numeric40 DIBYROLEH Charaeter4L NOREKENINC Charaeter42 ATASNAIIA Charaeter43 ALAIIAT Charaeter44 CATATAN Character

x* Total *<*

r{ idrh66I7I7

151510

320

4363

2A15I4

30151515I

152015

12A15

13

10472

10II

2015153030

Dec

61

Penjelasan Field-Fie1d pada File Registrasi

File REGS. dbf adalah file untuk nencatat data-dataRegistrasi yang terdiri dari :

Strueture for database: C:regs.dbf

1 NOPESANAN2 NOREGS3 TGLDATANG4 JAMDATANG5 TGLPERGI6 JAHPERGI7 DATANGDARI8 PERGIKE9 HAKSUD

1O JI{LI}IAP11 GROUPL2 GROUP-}{O13 STA_TUS14 NOTAHU-J'OL15 PETUGASREG16 NAT{AKELlL7 NA}IAKECILl18 KELAHINl19 INITIAL20 ALAHATl2L KOTA22 NEGARA23 JABATAN24 TGLLAHIR25 NOPASPORT26 NAI'IAKEL227 NAHAKECIL228 KETAI'IIN229 NAMAKEL33O NAHAKECIL331 KELAHIN332 TYPEKAI'IAR33 PER}tI}ITAAN34 NOKAHAR35 HARGAKAHAR36 CARABAYAR37 KARTKREDIT38 TGTHABIS39 DEPOSITE40 DIBYROLEH4L NOREKENING42 ATASNAMA43 ALAHAT44 CATATAN

untuk mencatatuntuk neneatatuntuk neneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk neneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk neneatatuntuk neneatatuntuk mencatatuntuk mencatatuntuk neneatatuntuk mencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk mencatatuntuk neneatatuntuk meneatatuntuk mencatatuntuk neneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk mencatatuntuk mencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk neneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk mencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk meneatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatatuntuk nencatat

No. ReservationNo. RegistrasiTgl.Kedatan€lanJanTgt.Cek OutJan Cek Outdatang dariperBikenaksudLana l'lenginapGroupNonor GroupStatusNonor FolioPetugas Registrasi$urnane 1LastNanejenis kelanin 1in it ialalanat 1kotanegaraj abatantgl. lahirno&or pasportSurnane 2LastNane Zjenis kelanin 2Surnane 3LastNane 3jenis kelamin 3Type Kanarrequestl{omor KanarHarefa Kanareara bayarkartu kredittgl habisCash AdvanceDibayar olehNo. RekeningPenilik RekeninEiAlanat Penilik Rek.catatan

6Z

$truktur File : File llaster f,anar

Strueture for database: C:MSTKHR.dbfField Field Nane Type l{idth Dec

4 NO-RESERV Character5 NO-REGIS Character6 PESANTAIIU Character7 PINDAHKE Character8 CATATAN Charaeter

Penjelasan Field-Field pada Pile llaster Knrar

File HSTKHR.dbf adalah file untuk unencatat data-datanaster kanar yang terdiri dari :

Structure for database: C:HSTKMR.dbf

1 NOKAHAR2 TYPEKHR3 STA_TUS

1 NOKAHAR2 TYPEKHR3 STA_TUS4 NO_RESERV5 NO_REGIS6 PESANTAHU7 PINDAHKE8 CATATAN

CharacterCharacterCharaeter

43366

304

30

untuk neneatat No. kanaruntuk nencatat Type Kanaruntuk mencatat Statusuntuk nencatat No. Reservationuntuk neneatat No. Registrationuntuk meneatat Pesan-2 Tamuuntuk neneatat Pindah Ke Kanaruntuk nencatat Catatan

63

Struktur File : File llaster Transaksi

Structure for database: C:TRANSAK.dbfField Field Nane Type t{idth Dec

Penjelasan Field-Field pada FiIe llaster Transaksi

FiIe TRANSAK.dbf adalah file untuk neneatat data-dataTransaksi kanar yang terdiri dari :

Structure f or database: C: l{STK},|R. dbf

1 TGL_ISIZ NOKA}IAR3 TYPEK}IR4 STA_TUS5 NO_RESERV6 NO_REGIS7 PESAT{TA}IU8 PINDAHKEg CATATAN

1 TGL_ISI2 NOKAHAR3 TYPEKHR4 STA_TUS5 NO_RESERV6 NO_REGIS7 PESANTAHU8 PIT.IDAHKE9 CATATAN

Date ICharacter 4Character 3Character 3Charaeter 6Character 6Character 30Charaeter 4Character 30

untuk nencatat Tanggal bookinguntuk mencatat No.kanaruntuk neneatat Type Kamaruntuk nencatat Statusuntuk nencatat No. Reservationuntuk mencatat No.Registrationuntuk nencatat Pesan-Z Tamuuntuk neneatat Pindah Ke Kanaruntuk neneatat Catatan

64

U

X

Xr-l.'d

dd+Jdcn^o t-r6h

>(

Xo)ro)t\xro)rto)

tl\XXO)

o)

r{ O ..d-r 02

E o..{6E--OM6OF{zt0

E{X

+J.Fl

EtrlU

aoUIot{

tuU

;fi;xxxooo(r)u)(n

XXX

o)OXo) o)xOJ OXo) o)xo)XoJ .'x

X" E)<dXt0 FlXc 6Xd tx.IJ Xd -cxo dx

FIXE gXd 5xF} F]Xx

!6Ed

bd

oLfl

E{

XII

I

III

'{ c{ cQoo0)EFEdddZt ZZ+J +J +Jaaat{ ,{ ,r.F{ 'Fl.dhtr{lt{

XXX

CD;oJ5\ oooJ OJt{o) oJo\OJoo)oJ@

gJ',x ..xurxC "{Xqt t8+J t{ .'doO OrlFl EOb0 6Flt+ bco

t3oA

x&XOXCDX\xo)xo)\X.. oxo)X

XXX

XXX o)OJ

o)o)

o)xo)lI..1

6lEI.r{ ||{tolFIr{lh0 l

Ft

tOt{ Ot! dFIC$CQ C 6 Ft tr E.F{ .-l E O O..t .rtbl! q O 0) Fl d-l O C t{t{ - E E q hC..{+r r{ (l) O CO U] d d d +r E,Fr djd+r tr iatu5 ZZZ dd.FtO>O(d O+).+r +t+r+r >t0oodEE =tr-td AmO .-ttrXO-O d ,+rho+r d rd d f{ d d O,Ft O-t bl} 6FCn *lF1 *1 OritrlqOCl!a< >{L)

.r{+Jd

tr0)a0)

^z

XXXX

X'.x

XXX XX

dll6zad+JX<

X

XX

c+)O 'F{UI TJt{Oo llfuMod5+) +Jcr{o6ub(

o)o)o)o)o)o)o)o

o)@

o)o)o)

o)X

I

XXXX

zoHE{

&c/)

E

EH

>{&E{ztrl

65

;dEdb4xdC'JXt0o) xfu \Xdo)x:trOJXX\XXXo)XXXo)XXX XXX..XX(nXX"'.{xx'.'^oXXd dXXE:CXXd .XXb4-lXXO bIIX XZE{XXXXXX" "xxx)<.c d><xXX O EXXXX.< dX}{XXO2.XXx)< k rrxxXX d dXXXX >,+JXXXX d<XXXX.O XXXX'-t XXO XX,.+, XXC'Fl XXX6! XXX6 O XXX€ t{ Xp4X

CM XXX..{ 5 XXXE+J XXXl.{ ItO)XXXo do)xxxtuxo)xxxo)XXXo)XXXX o)X)<XXXo)XXX><Xo)XXX

X

Flxom

XII

X

zg

OX|{XOX

X

X

4ald6E

>4

o)

.r{b{l

'{0)uEd

F)

o)o)

o)

OJo)

X

o.5t{

q)

M.Fl

htl,{0)

4

X

.' I

I

'Fl I(rl I6lt{ O)+)('r b0'r{ Eb06O+ro(doEz(U

bI)CDt{trd l.r .Ft

o EdocS d X+r o tr6 |4 6.-t.ld+: dZ c0nOd+r+r (D d 06 E dA p1f{Or d+JN >6OOFtdFI F()AE<()

.r{qtll! Ft c\dcd HC dO E O .r{ C)tr+t d E.r -C E!ndt0FiUl 6d d6_q)0 c d 5 z.A A2fu dE+: +t+rd';+),' F{ +J F{ d U} ,r{ .tJ F{ (rlo_h0gtE! ccorod:-F4ClF"Cn *f FtMF{*f

o)o)

OJo)

X

trd

+J0c

^odF)

c\t ceXXo (t)mco

o)X

X

X

XX

XX

XX

XX

(\.

F{

6+,

Hr-J

+t.Fl

trlU

a0)aot{

U

fi;ootEEddzz

+J +,a@k f.l.Fl .rl

tt{ Fq

XX

)<

+Jt{oO.@6qz

o)

@CD

o)o)

X

t{dt0o

X

X

I

X

FloEdz

+Jat{

.Fl

XI

X

F{

dEd

-l

XXXX

ar0(l)

wdb0

+Jo

g

XI

I

II

X

o.FlFl

tz,

'rlulkXoXfu

Xrrxr0XE{X

qJ

I

XOXOXo)X

X\xo)xo)X\Xo]Xo)

H

&F(nH

rll

E{

E{ztll