bab iv rancangan sistem usulan · akan diterapkan pada dinas pekerjaan umum dan perumahan kabupaten...

30
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Seiring perkembangan ekonomi yang makin maju, sekarang ini banyak instansi, perusahaan, tempat perbelanjaan, maupun tempat pembelajaran yang bernaungan dibawah lembaga yang mulai berkembang, salah satu lembaga yang mulai berkembang. Salah satu lembaga ataupun instansi yang bergerak dibidang pemerintahan. Dalam setiap instansi selalu membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi bahkan terkadang berhubungan dengan surat menyurat salah satunya adalah mendata surat. Sistem agenda surat yang dilakukan secara manual semakin kurang memadai untuk mengikuti perkembangan teknologi. Karena itu modernisasi pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi menjadi alternatif terbaik yang akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, intergritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam agenda surat masuk dan surat keluar. Karena didalamnya telah disediakan percetakan laporan-laporan dan fasilitas lainya yang akan mempermudah user untuk menggunakan sistem ini. 44

Upload: others

Post on 09-Nov-2020

5 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

44

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Seiring perkembangan ekonomi yang makin maju, sekarang ini banyak

instansi, perusahaan, tempat perbelanjaan, maupun tempat pembelajaran yang

bernaungan dibawah lembaga yang mulai berkembang, salah satu lembaga yang

mulai berkembang. Salah satu lembaga ataupun instansi yang bergerak dibidang

pemerintahan. Dalam setiap instansi selalu membutuhkan sistem untuk

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan

informasi bahkan terkadang berhubungan dengan surat menyurat salah satunya

adalah mendata surat.

Sistem agenda surat yang dilakukan secara manual semakin kurang

memadai untuk mengikuti perkembangan teknologi. Karena itu modernisasi

pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi menjadi alternatif terbaik yang

akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak.

Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah

digunakan, intergritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam

agenda surat masuk dan surat keluar. Karena didalamnya telah disediakan

percetakan laporan-laporan dan fasilitas lainya yang akan mempermudah user

untuk menggunakan sistem ini.

44

Page 2: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

45

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Dalam perancangan sistem yang diusulkan, maka diusulkan urutan prosedur

yang diusulkan untuk agenda surat masuk dan surat keluar pada Dinas pekerjaan

Umum dan Perumahan kabupaten Landak, Yaitu :

a. Prosdur Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada prosedur ini surat yang datang langsung masuk bagian tata usaha, setelah

itu tata usaha mencatat tanggal, nomor surat, perihal langsung diketik ke

komputer tata usah yang langsung ke komputer kepala dinas dan kepala dinas

langsung menberikan peintah sesuai disposisi.

b. Proses Pembuatan Laporan

Dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar bagian tata usaha

melakukan laporan dikomputer dan laporan tersebut sudah terhubung ke

komputer ke kepala dinas.

4.3. Diagram Alir data (DAD) Sistem Usulan

Berikut Diagram Alir Data yang diusulkan untuk mempermudah dalam

pemahaman prosedur sistem ususlan pada Dinas Pekerjaan Umum Dan

Perumahan Kabupaten Landak.

4.3.1.Diagram Konteks

Page 3: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

46

SM

SM LSM

SK

Dis.SM,SK

L.SM,SK Dis.SM,SK

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan :

SPPSK : Surart Perintah Pembuatan Surat Keluar

L.SM,SK : Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

SM : Surat Masuk

SK : Surat Keluar

SuratMasuk/

Surat Keluar

Proses

Sistem Informasi

Surat masuk dan

Surat Keluar

Kepala Dinas

PU

Kepala

Bidang

Tata

Usaha

Page 4: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

47

4.3.2.Diagram Nol

SM ASM

SMSD

SM

SK Arsip Surat Masuk

SK,SDP

ASK

SPPSK SMSD

SK Arsip Surat Keluar

SMSD,SDP,SPPSK

Lap.SM&SK Lap.SM&SK

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :

SMSD : Surat Masuk Sudah Diproses

SDP : Surat Disposisi Penugasan

SPPSK : Surat Perintah Pembuatan Surat keluar

Lap.SM&SK : Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

ASM : Arsip Surat Masuk

SuratMasuk/

Surat Keluar

1.0

Prosedur

Agenda Surat

Masuk

Kepala

Dinas

Kepala

Bidang

Tata

Usaha

Sekretaris

3.0

Prosedur

Pembuatan

Laporan

2.0

Prosedur

Agenda Surat

Keluar

Page 5: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

48

ASK : Arsip Surat Keluar

Lap.SM&SK : Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Berikut ini kamus data sistem usulan pada Dinas Pekerjaan Umum dan

Perumahan Kabupaten Landak, sebagai berikut :

4.4.1.Kamus Data Dokumen masukan

a. Data Surat Masuk

Nama Arus Data : Data Surat Masuk

Alias : DSM

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Proses : Surat Masuk/Surat Keluar – Proses 1.0

Proses 1.0 – Tata Usaha

Proses 1.0 – Sekretaris

Proses 1.0 – Arsip Surat Masuk

Pemjelasan : Data surat yang masuk ke Dinas PU

Periode : Setiap kali surat masuk

Volume : Rata-rata 3 lembar perhari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Isi : Nomor Surat + Username + Tanggal Terima

Surat+ Kode Arsip + Lampian + Perihal +

Pengirim + Penangan Surat + Data Surat + Isi

Surat

Footer : Kop Surat

Page 6: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

49

Bentuk : Lampiran 1

a. Data Surat Keluar

Nama Arus Data : Data Surat Keluar

Alias : DSK

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Proses : Tata Usaha – Proses 2.0

Proses 1.0 – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip Surat Keluar

Penjelasan : Data Yang Keluar Ke Dinas PU

Periode : Setiap Kali Surat Keluar

Volume : Rata-rata 3 Lembar Perhari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Isi : Nomor Surat + Username + Tanggal Keluar Surat

+

Kode Arsip + Lampiran + Perihal + Ditujukan +

Data Surat + Isi Surat

Footer : Kop Surat

Bentuk : Lampiran 2

4.4.2.Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Laporan Surat Masuk

Nama Arus Data : Laporan Surat Masuk

Alias : LSM

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Page 7: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

50

Proses : Surat Masuk/Surat Keluar – Tata Usaha

Tata Usaha – Proses 1.0 – Data Surat Masuk

Tabel Surat Masuk – Peoses 3.0 – Kepala Dinas

Penjelasan : Sebagai Laporan Surat Yang Sudah Masuk

Periode : Setiap 1 Bulan Sekali

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header : Judul

Isi : Nomor Surat + Tanggal Surat Masuk + Perihal +

Pengirim Surat + Alamat Surat + Kode Agenda

Bentuk : Lampiran 1

b. Laporan Surat Keluar

Nama Arus Data : Laporan Surat Keluar

Alias : LSK

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Proses : Tata Usaha – Kepala Dinas

Kepala Dinas – Proses 3.0 – Kepala Dinas

Penjelasan : Sebagai Laporan surat Yang Sudah Keluar

Periode : Setiap 1 Bulan sekali

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header : Judul

Isi : Nomor Surat + Tanggal Surat keluar + Perihal +

Tujuan Surat + Kode Asip

Page 8: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

51

Bentuk : Lampiran 2

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem ususlan membahas tentang mengenai rincian

bentuk dokemen-dokumen masukan dan keluaran pada sistem agenda surat pada

Dinas pekerjaan Umum danPerumahan Kabupaten Landak, untuk itu seringkali

yang digunakan dalam sistem ususlan yang memerlukan dokemen masukan

(input), untuk mendukung terhadap jalannya proses yang akan menghasilkan

keluaran (output).

4.5.1.Bentuk Dokumen Masukan

Dibawah ini adalah ususlan benu dokumen masukan sistem Usulan :

a. Nama Dokumen : Data Surat Masuk

Fungsi : Sebagai Lembar Surat-Surat yang Masuk

Tujuan : Dinas PU

Frekuensi : Setiap Hari 1 Lembar

Jumlah : 1 Lembar atau Lebih

Bentuk : Lampiran 1

Page 9: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

52

Sember : Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak, 2016

Gambar IV.3

Bentuk Dokumen Data Surat Masuk

Page 10: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

53

b. Nama Dokumen : Data Surat Keluar

Fungsi : Sebagai Lembar Surat-Surat Yang Keluar

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Kantor Lain

Frekuensi : Setiap Hari 3 Kali

Jumlah : 1 Lembar atau lebih

Bentuk : Lampiran 2

Sember : Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak, 2016

Page 11: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

54

Gambar IV.4

Bentuk Dokumen Data Surat Keluar

4.5.2.Bentuk Dokumen Keluaran

Berikut ini adalah uraian bentuk dokumen keluaran sistem usulan :

a. Nama Dokumen : Data Surat Masuk

Fungsi : Sebagai laporan Surat-Surat Yang Masuk

Sumber : Pihak Pengirim Surat

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap 1 Bulan

Jumlah : 1 Rangkap

Bentuk : Lampiran 1

PEMERINTAHAN KABUPATEN LANDAK DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN Jalan Pangeran Cinata Telp (0563) 21895 Fax (0563) 21895 Kode Pos 78357 NGABANG

Data Surat Masuk

No No_Agenda No_Surat_Masuk Tgl_Surat Tgl_Terima Asal_Surat Tujuan Perihal Isi_Surat

1

2

3

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

Gambar IV.5

Rancangan Output Data Surat Masuk

b. Nama Dokumen : Data Surat Keluar

Fungsi : Sebagai Lembar Surat yang Dikeluarkan

Sumber : Dinas PU

Media : Kertas

Page 12: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

55

Frekuensi : Setiap 1 Bulan

Jumlah : 1 Rangkap

Bentuk : Lampiran 2

PEMERINTAHAN KABUPATEN LANDAK DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN Jalan Pangeran Cinata Telp (0563) 21895 Fax (0563) 21895 Kode Pos 78357 NGABANG

Data Surat Keluar

No No_Agenda No_Surat_Keluar Tgl_Surat Asal_Surat Tujuan Perihal Isi_Surat

1

2

3

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

Gambar IV.6

Rancangan Output Data Surat Keluar

4.5.3.Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada perancangan basis data menghasilkan permetaan tabel-tabel yang dapat

digambarkan dengan menggunakan Entity relationship Diagram (ERD), Logical

record Structure (LRS), dan Spesifikasi File. ERD merupakan bentuk bagian

yang menggunakan relasi dan entitas sesuatu informasi. Adapun gambar

perancangan basis data yang dimaksud sebagai berikut :

a. Entity Relationsip Diagram (ERD)

Page 13: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

56

1

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

Gambar IV.7

ERD Sistem Usulan

Data Surat

Masuk

Tgl_Terima

Mencatat

Laporan Surat

Masuk

Data Surat

Keluar

User

Mencatat

i

Perihal

Asal_Surat

No_Surat_Masuk

Tgl_Surat

Username

Password

Tgl_Surat

No_Surat_Masuk

ID_User

ID_User

Isi Surat

Tujuan

No_Agenda

Perihal

Asal_Surat

Tujuan

Isi Surat

No_Agenda

ID_User

Laporan Surat

Keluar

No_Surat_Masuk

Tgl_Teri

ma

Isi Surat

Perihal

Tujuan

Asal_Surat

Tgl_Surat

No_Agenda

Isi Surat

No_Surat_Masuk

Perihal

No_Agen

da

Tujuan

Tgl_Surat

Asal_Sura

t

1

1

1

1

1

Page 14: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

57

b. Logical Record Structure (LRS)

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

Gambar IV.8

LRS Sistem Usulan

4.5.4.Spesifikasi File

Dalam spesifikasi file ini menjelaskan tetang file atau tabel yang terbentuk

dari transformasi Entity Relationship Diagram (ERD) atau file-file yang

menunjang dalam aplikasi.

1. Spsifikasi File ID_User

Nama File : ID_User

Akronim File : Form id_user

Surat Masuk

ID_User**

No_Surat_Masuk*

No_Agenda

Tgl_Surat

Tgl_Terima

Asal_Surat

Tujuan

Perihal Isi_Surat

Surat Keluar

ID_User**

No_Surat_Keluar*

No_Agenda

Tgl_Surat

Asal_Surat

Tujuan

Perihal

Isi_Surat

Login

ID_User

Username

Password

Laporan Surat Masuk

No_Surat_Masuk**

No_Agenda

Tgl_Surat

Tgl_Terima

Asal_Surat

Tujuan

Perihal

Isi_Surat

Laporan Surat Keluar

No_Surat_Keluar**

No_Agenda

Tgl_Surat

Asal_Surat

Tujuan

Perihal

Isi_Surat

Page 15: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

58

Fungsi : Proses Login

Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 42

Kunci Field : ID_User

Software : MySQL

Tabel IV.1

Spesifikasi File Agenda

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket

1 ID_User ID_User Varchar 4 Primary Key

2 Username Username Varchar 30

3 Password Password Varchar 8

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

2. Spsifikasi Surat Masuk

Nama File : Surat Masuk

Akronim File : form masuk

Fungsi : Menyimpan Data Surat Masuk

Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 219

Kunci Field :No_Surat_Masuk

Software :MySQL

Page 16: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

59

Tabel IV.2

Spesifikasi File Surat Masuk

No Elemen Dta Nama Field Tipe Panjang Ket

1 ID_User ID_User Varchar 4

2 No_Surat_Masuk No_Surat_Masuk Varchar 30 Primary

Key

3 No_Agenda No_Agenda Varchar 5

4 Tgl_Surat Tgl_Surat Date

5 Tgl_Terima Tgl_Terima Date

6 Asal_Surat Asal_Surat Varchar 50

7 Tujuan Tujuan Varchar 50

8 Perihal Perihal Varchar 50

9 Isi_Surat Isi_Surat Varchar 30

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

3. Spsifikasi Surat Keluar

Nama File : Surat Keluar

Akronim File : Form Keluar

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat Keluar

Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 204

Kunci Field : No_Surat_Keluar

Software : MySQL

Page 17: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

60

Tabel IV.3

Spesifikasi Surat Keluar

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket

1 ID_User ID_User Varchar 4

2 No_Surat_Keluar No_Surat_Keluar Varchar 30 Primary Key

3 No_Agenda No_Agenda Varchar 30

4 Tgl_Surat Tgl_Surat Date

5 Asal_Surat Asal_Surat Varchar 30

6 Tujuan Tujuan Varchar 30

7 Perihal Perihal Varchar 50

8 Isi Surat Isi Surat Varchar 30

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

4. Spsifikasi Laporan Surat Masuk

Nama File : Laporan Surat Masuk

Akronim File : Form laporan surat masuk

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Laporan Surat Masuk

Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 215

Kunci Field : No_Surat_Masuk

Software : MySQL

Page 18: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

61

Tabel IV.4

Spesifikasi Laporan Surat Masuk

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket

1 No_Surat_Masuk No_Surat_Masuk Varchar 30 Primary

Key

2 No_Agenda No_Agenda Varchar 5

3 Tgl_Surat Tgl_Surat Date

4 Tgl_Terima Tgl_Terima Date

5 Asal_Surat Asal_Surat Varchar 50

6 Tujuan Tujuan Varchar 50

7 Perihal Perihal Varchar 50

8 Isi_Surat Isi_Surat Varchar 30

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

5. Spsifikasi Laporan Surat Keluar

Nama File : Laporan Surat Keluar

Akronim File : Form laporan surat keluar

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Laporan Surat Keluar

Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 200

Kunci Field : No_Surat_Masuk

Software : MySQL

Tabel IV.5

Spesifikasi Laporan Surat Keluar

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket

1 No_Surat_Keluar No_Surat_Keluar Varchar 30 Primary

Key

Page 19: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

62

2 No_Agenda No_Agenda Varchar 30

3 Tgl_Surat Tgl_Surat Date

4 Asal_Surat Asal_Surat Varchar 30

5 Tujuan Tujuan Varchar 30

6 Perihal Perihal Varchar 50

7 Isi Surat Isi Surat Varchar 30

Sumber : Hasil Rancangan (2017)

4.5.5.Struktur Kode

Struktur kode berfungsi untuk mempermudah penyimpanan pemasukan data

sehingga waktu yang diperlukan lebih singkat dalam mengelompokkan data dan

memasaukan kedalam database, selain itu kode dapat dibentuk dari kumpulan

huruf, angka, dan karakter khusus. Dapat mempercapat proses data sesuai dengan

yang dibutuhkan.

Pada program sistem informasi Dinas Pekrjaan Umum dan Perumahan

Kabupaten Landak terdapat beberapa pengkodean untuk memudahkan dalam

pencarian data, yaitu sebagai beerikut :

Struktur kode letak data terdiri dari 4 (empat) digit, keterangan seperti

berikut ini :

a. Pengkodean Data Surat masuk

Kode arsip data surat masuk terdiri dari 4 digit, keterangan sebagai berikut :

x x x x x

2 Digit terakhir nomor urut surat masuk

3 Digit pertama untuk kode surat masuk

Contoh : Arsip data surat masuk : KSM-01

Page 20: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

63

Keterangan : KSM : Kode surat masuk

01 : Nomor surat masuk

b. Pengkodean Data Surat Keluar

Kode surat keluar terdiri 4 digit, keterangan sebagai berikut :

x x x x X

2 Digit terakhir no urut surat keluar

3 Digit pertama untuk kode surat keluar

Contoh : Arsip data surat masuk : KSM-01

Keterangan : KSK : Kode surat keluar

02 : Nomor surat keluar

c. Kode Surat masuk dan Surat Keluar

Kode surat masuk dan surat keluar terdiri dari 10 digit, keterangan sebagai

berikut:

x x x x x x x x x x

4 Digit terakhir tahun SM dan SK

2 Digit bagian tengah bulan SM dan SK

2 Digit bagian tengah tanggal SM dan SK

2 Digit terakhit kode SM dan SK

Contoh Kode Surat Masuk dan Surat Keluar : 2017-08-10-MK

Keterangan : 2017 : Tahun

08 : Bulan

10 : Tanggal

MK : Kode jenis surat (M artinya Surat Masuk dan K artinya

Surat Keluar)

Page 21: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

64

4.5.6.Spesifikasi Program

Gambar IV.9

Diagram HIPO

Spesifikasi program dalam perancangan program dalam pembuatan tugas

akhir ini, terdiri dari :

a. Menu Login

Nama Program : Login

Akonim : Form Login

Fungsi : Untuk Pengamana program

Bahasa pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran 1

Proses : Form login akan tampil sebelum menuju

ketampilan

utama. Form ini berfungsi mengatur operator yang berhak mengakses program

tersebut

0.0

Login

2.2

Surat

Keluar

2.1

Surat

Masuk

2.0 Admin

Surat

0.1 Menu Utama

4.0

Logout

3.0 Laporan

3.1

Lap.Surat Masuk

1.0

File Master

3.2

Lap.surat

Keluar

Page 22: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

65

1. Menjalankan program login dengan memasukan ID_User,username dan

password untuk dapat masuk kehalaman selanjutnya.

2. Jika ID_User,username dan password yang dimasukan benar, maka akan

tampil menu selanjutnya.

3. Klik cancel untuk membatalkan.

Gambar IV.10

Tampilan Login

b. Menu Utama file

Nama Program : Menu Utama

Akonim : Menu Antar Muka

Fungsi : Memilih Informasi Yang Dibutuhkan

Bahasa pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran 2

Proses : Pada Menu Utama Terdapat Empat Buah Pilihan,

Yaitu :

Page 23: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

66

1. Menu File Master

File Master terdapat Arsip Penyimpana yang digunakan untuk menyimpan

dan mencari data semua surat masuk dan surat keluar.

2. Menu Admin Surat

Terdapat pilihan surat masuk dan surat keluar menu ini digunakan untuk

mengisi data ke form surat masuk dan surat keluar.

3. Menu Laporan

Terdapat pilihan laporan surat masuk dan surat keluar menu ini digunakan

untuk mencari data surat masuk dan surat keluar mencetak surat tersebut

dijadikan laporan.

4. Menu Logout

Data surat masuk dan surat keluar yang telah diinput dan disimpan kedalam

penyimpanan basis data, maka petugas boleh keluar dari program dengan

mengklik tombol Logout.

Gambar IV.11

Tampilan Menu Master

Page 24: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

67

c. Menu Data Surat Masuk

Nama Program : Menu Surat Masuk

Akonim : Menu Data Surat Masuk

Fungsi : Menginput Data Surat Masuk

Bahasa pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran 3

Gambar IV.12

Tampilan Data Surat Masuk

d. Menu Data Surat Keluar

Nama Program : Menu Surat Keluar

Akonim : Menu Data Surat Keluar

Fungsi : Menginput Data Surat Keluar

Bahasa pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran 4

Page 25: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

68

Gambar IV.13

Tampilan Menu Data Surat Keluar

e. Spesifikasi Program Cetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Nama Program : Menu Cetak Laporan Surat Masuk dan Surat

Keluar

Akonim : Menu Data Cetak Laporan Surat Masuk dan Surat

Keluar.

Fungsi : Menampilkan Proses Untuk Mencetak Laporan

Surat Masuk dan Surat Keluar Berdasarkan

Tanggal, Bulan Dan Tahun.

Bahasa pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran 5

Page 26: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

69

Gambar IV.14

Tampilan Menu Cetak Surat Masuk

Gambar IV.15

Tampilan Menu Cetak Surat Keluar

5.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Suatu sistem tidak dapat diterapkan dengan baik bila tidak didukung oleh

sarana yang baik. Sarana pendukung yang dimaksud bukan berarti harus

menggunakan merk tertentu, melainkan dapat berinteraksi dengan baik satu sama

lain dari sistem yang ada.

Page 27: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

70

4.6.1.Umum

Sistem akan berjalan dengan baik dan berhasil jika didukung beberapa unsur

antara lain perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan

konfigurasi komputer. Prasarana atau peralatan yang dibutuhkan harus sesuai dan

memiliki kemampuan yang cukup baik untuk spesifikasi sistem komputer yang

harus tersedia pada sistem yang diusulkan

4.6.2.Perangkat Keras

Perangkat Keras merupakan seperangkar alat yang digunakan untuk

menjalankan suatu sistem, dan juga merupakan komponen pada komputer yang

dapat dilihat dan disentuh secara fisik, yang dapat berupa peralatan masukan,

peralatan pemrosesan, dan peralatan keluaran. Spesifikasi minimal yang

dibutuhkan adalah sebagai berikut :

a. Procesor : Intel Celeron quad core processor N2930 (up to 2.16

GHz)

b. Memory (RAM) : 4 GB

c. Floppy Disk : 1.2 GB

d. Monitor : SVGA

e. Harddisk : 320 GB

f. Mouse : Standart Mouse

g. Keyboard : Standart 102 Keys

h. Printer : Canon

Page 28: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

71

4.6.3.Perangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan komponen pada komputer yang tidak telihat

secara fisik, tetapi terdapat dalam sebuah komputer.

a. Sistem Operasi : Windows 8

b. Sistem Aplikasi : MySQL

c. Program pendukung : Microsoft Visual Basic 6.0

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi yang dilakukan penulis dalam penulisan tugas akhir ini

adalah sebagai berikut :

Tabel IV.6

Jadwal Implementasi

No Keterangan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Data Awal

2 Pengumpulan Data

3 Analisa

4 BAB I

5 BAB II

6 BAB III

7 BAB IV

8 BAB V

9 Evaluasi

Langkah-langkah implementasi sistem usulan, yaitu :

a. Persiapan Data Awal

Tahap ini penulis mempersiapkan seluruh data yang akan digunakan.

Page 29: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

72

b. Pengumpulan Data

Tahap ini penulis mengumpulkan data sistem berjalan yang akan dibutuhkan

dalam perancangan sistem.

c. Analisa

Tahap ini penulis pelajari sistem yang telah ada serta menganalisis masalah

yang sering dihadapi tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk

permasalahan sistem yang dibutuhkan agar dibuat nantinya bermanfaat bagi

kinerja perusahaan/instansi.

d. BAB I

Tahap ini penulis pelajari tentang latar belakang masalah, maksud dan tujuan,

dan metode penelitian yang digunakan.

e. BAB II

Tahap ini penulis menjelaskan konsep dasar sistem serta teori pendukung untuk

merancang sistem.

f. BAB III

Tahap ini penulis menjelaskan tentang Diagram Alir Data (DAD) Sistem

Berjalan, Spesifikasi Dokumen Sistem Masukan dan Keluaran, Kamus Data

Sistem Masukan dan Keluaran, Permasalahan, dan Pemecahan Masalah.

g. BAB IV

Tahap ini penulis merancang sebuah prosedur yang diusulkan meliputi :

Diagram Alir Data Sistem Usulan, Kamus Data Sistem Usulan, Spesifikasi

Sistem Usulan, Entity Relationship Diagram, Logical Record Structure,

Spesifikasi File, Struktur Kode, HIPO, Struktur Sistem Komputer, Jadwal

Implementasi.

Page 30: BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · akan diterapkan pada Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Kabupaten Landak. Sistem Informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

73

h. BAB V

Tahap ini penulis member kesimpulan dan saran

i. Evaluasi

Tahap ini adalah tahap pengecekan sistem yang sudah dirancang oleh penulis.