bab iv perancangan sistem usulan · 4) mengisi format pengisian surat dengan baik dan benar. 5)...

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem

Pada tahapan perancangan sistem ini yang penulis susun ialah solusi untuk

mempermudah, menambah, dan memperbaharui sistem yang lama dengan segala

bentuk kekurangannya. Pada dasarnya prinsip penggambaran rancangan sistemnya

yang secara keseluruhan prosedur, lumayan mengubah sistemnya dari yang

terdahulu.

4.1.1. Analisis Kebutuhan

Berdasarkan hasil dari proses riset pada Kantor Desa Cibalongsari, Karawang. Masih

memiliki beberapa bentuk kekurangan pada proses administrasi berlangsung, sistem

informasi tersebut dikelola oleh dua user yaitu Pemohon dan bagian administrasi atau

admin.

Prosedur tahapan analisis kebutuhannya ini, antara lain :

1. Prosedur Analisa Pemohon :a. Kebutuhan Pengguna

Pemohon yang akan membuat surat keterangan Desa, diharuskan untuk

meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat, untuk

menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan

pembuatan surat keterangan Desa.

b. Kebutuhan Sistem

35

36

1) Pemohon diharapkan secara mandiri melakukan administrasi online

pembuatan surat menyurat, dengan mencari kolom atau laman pencarian

link atau website resmi dari Kantor Desa Cibalongsari di internet.2) Mengakses menu utama website.3) Mengakses menu pembuatan surat Desa.4) Mengisi format pengisian surat dengan baik dan benar. 5) Pemohon yang sudah sukses melakukan administrasi online menutup

laman website untuk mengakhiri registrasi.6) Setelahnya pemohon harap segera datang ke Kantor Desa Cibalongsari

untuk pengambilan hasil print out (surat), serta membawa surat

pengantar dari RT (Rukun Tetangga).

2. Prosedur Analisa Administrasi Desa :a. Kebutuhan Pengguna

Bagian administrasi Desa hanya menerima hasil input pengisian format

surat dari pemohon.

b. Kebutuhan Sistem1) Membuka laman website2) Melakukan login dengan memasukkan username dan password.3) Mengakses menu penerimaan surat.4) Mencetak surat keterangan Desa tersebut.5) Menyerahkan surat kepada kepala desa atau sekertaris desa untuk

meminta tanda tangan dan cap stempel.6) Menyerahkan surat kepada pemohon.7) Membuat laporan surat menyurat kepada sekertaris desa, dan menyimpan

surat pengatar dari RT (Rukun Tetangga).

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case

Pemodelan use case diagram yang berkaitan dengan sistem administrasi

pada Kantor Desa Cibalongsari, Karawang. Pemodelan use case diagram usulan

sekaligus pembaharuan ini dapat digambarkan dengan use case diagram.

37

1. Use Case Diagram Surat Keterangan Domisili

Gambar IV.1.

Use Case Diagram Rancangan Surat Keterangan Domisili

2. Use Case Diagram Surat Keterangan Usaha

38

Gambar IV.2.

Use Case Diagram Rancangan Surat Keterangan Usaha

3. Use Case Diagram Surat Keterangan Tidak Mampu

Gambar IV.3.

Use Case Diagram Rancangan Surat Keterangan Tidak Mampu

4. Use Case Diagram Surat Keterangan Kematian

39

Gambar IV.4.

Use Case Diagram Rancangan Surat Keterangan Kematian

5. Use Case Diagram Surat Keterangan Izin Rame-rame

Gambar IV.5.

Use Case Diagram Rancangan Surat Keterangan Izin Rame-rame

Deskripsi Tabel Use Case :

40

1. Tabel Use Case Surat Keterangan Domisili

Tabel IV.1

Tabel Pemohon Surat Keterangan Domisili

Use Case Name Surat Keterangan DomisiliRequirements Bagian Pemohon dapat melihat form pengisian

Goal Bagian Pemohon melakukan pembuatan surat secara online

Pre-Conditions Bagian Pemohon memasuki laman website

Post-ConditionsMemasuki menu utama dan memilih menu pembuatan Surat

Keterangan Desa

Failed end Condition Pemohon salah melakukan pengisian form surat

Actors Bagian Pemohon

Main Flow/ Basic Path

1. Pemohon memilih menu pembuatan surat2. Pemohon melakukan pengisian form surat3. Pemohon mengupload berkas persyaratan4. Pemohon mencetak bukti surat pengantar RT dan membawa

pas foto.

Tabel IV.2

Tabel Admin Surat Keterangan Domisili

Use Case Name Surat Keterangan DomisiliRequirements Bagian Admin dapat melihat form laporan surat

Goal Bagian Admin mengakses input surat (laporan) secara online

Pre-Conditions Bagian Admin melakukan login

Post-Conditions Memasuki akun Admin dan memilih menu input surat (laporan)

Failed end Condition Admin salah memasukan username atau password

Actors Bagian Administrasi


1. Admin melakukan login2. Admin mengakses menu laporan surat3. Admin menerima laporan beserta berkas persyaratan4. Mencetak surat

2. Tabel Use Case Surat Keterangan Usaha

Tabel IV.3

Tabel Pemohon Surat Keterangan Usaha

Use Case Name Surat Keterangan UsahaRequirements Bagian Pemohon dapat melihat form pengisian



41


Keterangan Desa




1. Pemohon memilih menu pembuatan surat2. Pemohon melakukan pengisian form surat3. Pemohon mengupload berkas persyaratan4. Pemohon mencetak bukti surat pengantar RT

Tabel IV.4

Tabel Admin Surat Keterangan Usaha

Use Case Name Surat Keterangan UsahaRequirements Bagian Admin dapat melihat form laporan surat








3. Tabel Use Case Surat Keterangan Tidak Mampu

Tabel IV.5

Tabel Pemohon Surat Keterangan Tidak Mampu

Use Case Name Surat Keterangan Tidak MampuRequirements Bagian Pemohon dapat melihat form pengisian




Keterangan Desa





42

Tabel IV.6

Tabel Admin Surat Keterangan Tidak Mampu

Use Case Name Surat Keterangan Tidak MampuRequirements Bagian Admin dapat melihat form laporan surat








4.Tabel Use Case Surat Keterangan Kematian

Tabel IV.7

Tabel Pemohon Surat Keterangan Kematian

Use Case Name Surat Keterangan KematianRequirements Bagian Pemohon dapat melihat form pengisian




Keterangan Desa





Tabel IV.8

Tabel Admin Surat Keterangan Kematian

Use Case Name Surat Keterangan KeteranganRequirements Bagian Admin dapat melihat form laporan surat

43








5. Tabel Use Case Surat Keterangan Izin Rame-rame

Tabel IV.9

Tabel Pemohon Surat Keterangan Izin rame-rame

Use Case Name Surat Keterangan Izin Rame-rameRequirements Bagian Pemohon dapat melihat form pengisian




Keterangan Desa




1. Pemohon memilih menu pembuatan surat2. Pemohon melakukan pengisian form surat3. Pemohon mengupload berkas persyaratan4. Pemohon mencetak bukti surat pengantar RT dan membawa

surat undangan

Tabel IV.10

Tabel Admin Surat Keterangan Izin Rame-rame

Use Case Name Surat Keterangan Izin Rame-rameRequirements Bagian Admin dapat melihat form laporan surat





Actors Bagian AdministrasiMain Flow/ Basic Path 1. Admin melakukan login

2. Admin mengakses menu laporan surat

44

3. Admin menerima laporan beserta berkas persyaratan4. Mencetak surat

4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas

Menjelaskan bagian-bagian yang terdapat di dalam diagram aktivitas yang

baru, pada rancangan diagram tersebut.1. Diagram Aktivitas Pemohon Surat Keterangan Domisili

Gambar IV.6.

45

Diagram Aktivitas Surat Keterangan Domisili

2. Diagram Aktivitas Pemohon Surat Keterangan Usaha

Gambar IV.7.

Diagram Aktivitas Surat Keterangan Usaha

3. Diagram Aktivitas Pemohon Surat Keterangan Tidak Mampu

46

Gambar IV.8.

Diagram Aktivitas Surat Keterangan Tidak Mampu

4. Diagram Aktivitas Pemohon Surat Keterangan Kematian

47

Gambar IV.9.

Diagram Aktivitas Surat Keterangan Kematian

5. Diagram Aktivitas Pemohon Surat Keterangan Izin Rame-rame

48

Gambar IV.10.

Diagram Aktivitas Surat Keterangan Izin Rame-rame

6. Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Domisili

49

Gambar IV.11.

Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Domisili

7. Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Usaha

50

Gambar IV.12.

Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Usaha

8. Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Tidak Mampu

51

Gambar IV.13.

Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Tidak Mampu

9. Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Kematian

52

Gambar IV.14.

Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Kematian

10. Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Izin Rame-rame

53

Gambar IV.15.

Diagram Aktivitas Admin Surat Keterangan Izin Rame-rame.

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

54

Menjelaskan secara rinci dari setiap rancangan dokumen pada program

yang dihasilkan dan menguraikan setiap parameter dokumen tersebut.

A. Rancangan dokumen masukan 1. Parameter rancangan dokumen surat keterangan domisili :

Nama Dokumen : Permohonan Surat Keterangan Domisili

Fungsi : Menerangkan status tempat tinggal dan data diri seseorang

(pendatang) di suatu wilayah atau daerah tertentu

Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)

Tujuan : Pendaftar/warga

Media : Form masukan (Tampilan layar)

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan administrasi berbagai aspek

Bentuk : Lampiran C.1

2. Parameter rancangan dokumen surat keterangan usaha :

Nama Dokumen : Permohonan Surat Keterangan Usaha

(Menengah/Kecil/Mikro)

Fungsi : Sebagai syarat mengajukan pinjaman modal ke bank





Frekuensi : Setiap melakukan pengesahan secara resmi modal usaha.


3. Parameter rancangan dokumen surat keterangan tidak mampu :

Nama Dokumen : Permohonan Surat Keterangan Kematian

55

Fungsi : Untuk kepentingan berbagai kalangan, seperti ahli waris,

statistik/sensus penduduk dan instansi tempat korban bekerja,

serta pengurusan saat penguburan jenazah





Frekuensi : Setiap melakukan administrasi beberapa aspek


4. Parameter rancangan dokumen surat keterangan kematian :

Nama Dokumen : Permohonan Surat Keterangan Tidak Mampu

Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa keluarga tersebut kurang

mampu dan meminta bantuan pemerintah untuk meringankan

biaya pendidikan, kesehatan dan biaya yang lainnya







5. Parameter rancangan dokumen surat keterangan ijin rame-rame (rekes) :

Nama Dokumen : Permohonan Surat Keterangan Ijin Rame-rame (Rekes)

56

Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa seseorang tersebut akan

menyelenggarakan keramaian



Media : Form masukan (Tampila layar)


Frekuensi : Setiap melakukan penyelenggaraan keramaian


B. Rancangan Dokumen Keluaran1. Parameter rancangan dokumen surat keterangan domisili :

Nama Dokumen : Surat Keterangan Domisili

Fungsi : Menerangkan status tempat tinggal dan data diri seseorang

(pendatang) di suatu wilayah atau daerah tertentu



Media : Kertas



Bentuk : Lampiran D.1

2. Parameter rancangan dokumen surat keterangan usaha :

Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro)

57

Fungsi : Sebagai syarat mengajukan pinjaman modal ke bank



Media : Kertas


Frekuensi : Setiap melakukan pengesahan secara resmi modal usaha.


3. Parameter rancangan dokumen surat keterangan tidak mampu :

Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian

Fungsi : Untuk kepentingan berbagai kalangan, seperti ahli waris,

statistik/sensus penduduk dan instansi tempat korban bekerja,

serta pengurusan saat penguburan jenazah



Media : Kertas


Frekuensi : Setiap melakukan administrasi beberapa aspek


4. Parameter rancangan dokumen surat keterangan kematian :

Nama Dokumen : Surat Keterangan Tidak Mampu

58

Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa keluarga tersebut kurang

mampu dan meminta bantuan pemerintah untuk meringankan

biaya pendidikan, kesehatan dan biaya yang lainnya



Media : Kertas




5. Parameter rancangan dokumen surat keterangan ijin rame-rame (rekes) :

Nama Dokumen : Surat Keterangan Ijin Rame-rame (Rekes)

Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa seseorang tersebut akan

menyelenggarakan keramaian



Media : Kertas


Frekuensi : Setiap melakukan penyelenggaraan keramaian


4.1.5. Rancangan Prototype

59

Bagian ini berisi tentang penggambaran interface dari bahasa

pemrograman yang digunakan dan dibuat oleh penulis sesuai dengan sistem usulan

yang ada.

1. Interface Menu Utama dan Profil Desa Pada Program Rancangan Web Desa

Cialongsari.

Gambar IV.16.

Prototype Rancangan Menu Utama dan Profil Desa Cialongsari.

2. Interface Form Login Program Rancangan Web Desa Cibalongsari.

60

Gambar IV.17.

Prototype Rancangan Form Login Desa Cialongsari.

3. Interface Menu Pembuatan Surat Desa (Pengajuan Surat) Program Rancangan

Web Desa Cibalongsari.

Gambar IV.18.

Prototype Rancangan Menu Pembuatan Surat Desa Cialongsari.4. Interface Menu Form Pengisian Surat Keterangan Domisili

61

Gambar IV.19.

Prototype Rancangan Menu Form Pengisian Surat Keterangan Domisili.

5. Interface Menu Form Pengisian Surat Keterangan Usaha

62

Gambar IV.20.

Prototype Rancangan Menu Form Pengisian Surat Keterangan Usaha.

6. Interface Menu Form Pengisian Surat Keterangan Tidak Mampu

63

Gambar IV.21.

Prototype Rancangan Menu Form Pengisian Surat Keterangan Tidak Mampu.

7. Interface Menu Form Pengisian Surat Keterangan Kematian

64

Gambar IV.22.

Prototype Rancangan Menu Form Pengisian Surat Keterangan Kematian.

8. Interface Menu Form Pengisian Surat Keterangan Izin Rame-rame

65

Gambar IV.22.

Prototype Rancangan Menu Form Pengisian Surat Keterangan Izin Rame-rame.

9. Interface Menu Laporan Surat Program Rancangan Web Desa Cibalongsari.

66

Gambar IV.24.

Prototype Rancangan Menu Laporan Surat Program Rancangan Web Desa

Cibalongsari.

10. Interface Menu Surat Siap Cetak Program Rancangan Web Desa Cibalongsari.

Gambar IV.30.

Prototype Rancangan Menu Surat Siap Cetak Program Desa Cibalongsari.

4.2. Perancangan Perangkat Lunak

67

Perancangan perangkat lunak dibuat berdasarkan pada enam atribut yang ada,

yaitu ERD, LRS, Spesifikasi File, Class Diagram, Sequence Diagram, dan

Spesifikasi Hardware serta Software.

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.31.

Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan Perangkat Lunak.

4.2.2. Logical Record Structure (LRS)

68

Gambar IV.32.

Logical Record Structure (LRS) Perancangan Perangkat Lunak.

4.2.3. Spesifikasi File

Menjelaskan tentang file atau pun table yang berbentuk dari tranformasi

Entity Relationship Diagram (ERD) yang saling berhubungan, Yakni :

1. Spesifikasi File Surat Keterangan DomisiliNama File : Surat Keterangan DomisiliAkronim : SuratTipe File : TransaksiMedia : HardiskPanjang Record : 411Kunci Field : Primary KeySoftware : XAMPP

Tabel IV.11

Tabel Spesifikasi File Surat Keterangan Domisili

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan

1 Id id Int 11 Primary Key

2 Nama nama Varchar 50

69

3 NIK KTP/KK nik Varchar 50

4 Tempat Tanggal Lahir ttl Varchar 50

5 Jenis Kelamin jk Varchar 50

6 Agama agama Varchar 50

7 Status Pernikahan status Varchar 50

8 Pekerjaan pekerjaan Varchar 50

9 Kewarganegaraan kwn Varchar 50

10 Alamat Asal alamat_a Text 50

11 Alamat Sekarang alamat_s Text 50

12 Foto foto Varchar 50

2. Spesifikasi File Surat Keterangan UsahaNama File : Surat Keterangan UsahaAkronim : SuratTipe File : TransaksiMedia : HardiskPanjang Record : 511Kunci Field : Primary KeySoftware : XAMPP

Tabel IV.12

Tabel Spesifikasi File Surat Keterangan Usaha








7 No.KTP noktp Varchar 50

8 Alamat alamat Text

9 Nama Usaha nama_usaha Varchar 50

10 Jenis Usaha jenis Varchar 50

11 Tahun Berdiri tahun Varchar 50

12 Penghasilan Perbulan penghasilan Varchar 50

13 Alamat Usaha alamat_u Text


3. Spesifikasi File Surat Keterangan Tidak MampuNama File : Surat Keterangan Tidak MampuAkronim : Surat

70

Tipe File : TransaksiMedia : HardiskPanjang Record : 461Kunci Field : Primary KeySoftware : XAMPP

Tabel IV.13

Tabel Spesifikasi File Surat Keterangan Tidak Mampu





4 Pekerjaan pekerjaan Varchar 50

5 Alamat alamat Text 50

6 Pengajuan Permohonan Untuk untuk Varchar 50

7 Nama Pengajuan nama_p Varchar 50

8

Tempat Tanggal Lahir

Pengajuan

ttl_p Text

9 Jenis Kelamin Pengajuan jk_p Varchar 50

10 Pekerjaan Pengajuan pekerjaan_p Varchar 50

11 Agama Pengajuan agama_p Varchar 50

12 Alamat Pengajuan alamat_p Text


4. Spesifikasi File Surat Keterangan KematianNama File : Surat Keterangan KematianAkronim : SuratTipe File : TransaksiMedia : HardiskPanjang Record : 861Kunci Field : Primary KeySoftware : XAMPP

Tabel IV.14

Tabel Spesifikasi File Surat Keterangan Kematian



2 Nik KTP Jenazah nik_j Varchar 50

3 Nama Jenazah nama_j Varchar 50



71




9 Hari Meninggal hari_m Varchar 50

10 Tanggal tanggal Varchar 50

11 Pukul (WIB) pukul Varchar 50

12 Penyebab penyebab Varchar 50

13 Nik Pelapor nik_p Varchar 50

14 Nama Pelapor nama_p Varchar 50

15 Tempat Tanggal Lahir Pelapor ttl_p Varchar 50

16 Jenis Kelamin Pelapor jk_p Varchar 50

17 Agama Pelaporagama_p

Varchar 50

18 Kewarganegaraan Pelaporkwn_p

Varchar 50

19 Alamat Pelaporalamat_p

Varchar 50

20 Hubungan Pelapor dan

Jenazah

Hubungan

Varchar 50

21 FotoFoto

Varchar 50

5. Spesifikasi File Surat Keterangan Izin Rame-rameNama File : Surat Keterangan DomisiliAkronim : SuratTipe File : TransaksiMedia : HardiskPanjang Record : 361Kunci Field : Primary Key Software : XAMPP

Tabel IV.15

Tabel Spesifikasi File Surat Keterangan Izin Rame-rame

72






5 Acara acara Varchar 50

6 Hari hari Varchar 50

7 Tanggal tanggal Varchar 50

8 Tempat tempat Varchar 50

9 Hiburan hiburan Varchar 50


6. Spesifikasi File Menu Admin/PegawaiNama File : Admin/PegawaiAkronim : Menu AdminTipe File : File MasterMedia : HardiskPanjang Record : 310Kunci Field : Primary KeySoftware : XAMPP

Tabel IV.16

Tabel Spesifikasi File AdministrasiNo Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan

1 Id Pegawai id_pegawai Int 11 Primary Key

2 Nip nip Varchar 30


4 Pangkat pangkat Varchar 30

5 Jabatan jabatan Varchar 30

6 Akses akses Varchar 20

7 Username username Varchar 50

8 Password password Varchar 50

4.2.4. Class Model/Class Diagram

Penggambaran sebuah hubungan antara Entity class yang telah dibuat oleh

penulis

73

Gambar IV.33.

Class Model/Class Diagram.

4.2.5. Sequence Diagram

Sequence Diagram yang dibuat disini hanya menggambarkan tentang bagian-

bagian kegiatan utama dalam use case.

1. Sequence Diagram Bagian Surat Keterangan Desa

74

Gambar IV.34.

Sequence Diagram Bagian Surat Keterangan Desa.

2. Sequence Diagram Bagian Admin

75

Gambar IV.35.

Sequence Diagram Bagian Admin.

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

Menyebutkan beberapa perangkat Hardware dan Software yang dapat

digunakan oleh user atau pengguna sebagai pemohon maupun pada bagian

administrasi.

1. Spesifikasi Hardware :

a. Server :

1) Komputer/Laptop dengan Processor Pentium dual core, core 2 duo

2) Mouse Standar

3) Keyboard Standar

4) Monitor dengan layar minimum 1024x768

5) Koneksi Internet dengan kecepatan 2 Mbps

6) Memory/RAM 4Gb

7) Hard Disk 500Gb

76

b. Client :

1) Komputer/Laptop dengan Processor Pentium 4

2) Mouse Standar

3) Keyboard Standar

4) Monitor dengan layar minimum 1024x768

5) Koneksi Internet dengan kecepatan 56 Kbps

6) Memory/RAM 1Gb

7) Hard Disk 20Gb

2. Spesifikasi Software

1. Server :

a. Sistem operasi umum yang digunakannya seperti : Microsoft Windows.

b. Aplikasi bundle web server seperti : Menggunakan basis data MySQL,

Text Editor Sublime Text.

c. Aplikasi Web seperti : Mozila Firefox, Google Chrome.

2. Client :

a. Sistem operasi umum yang digunakannya seperti : Microsoft Windows.

b. Aplikasi Web seperti : Mozila Firefox, Google Chrome.

4.3. Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN

I

BULAN

II

BULAN

III1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

77

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5 Pembuatan & Tes Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku Petunjuk

9 Evaluasi & Operasional

bab iv perancangan sistem usulan · 4) mengisi format pengisian surat dengan baik dan benar. 5)...

Documents