bab iv pemecahan masalah - perpustakaan digital · pdf filemenjadi acuan dalam penggunaan alat...
TRANSCRIPT
BAB IV
PEMECAHAN MASALAH
4.1 Metodologi Pemecahan Masalah
Metodologi pemecahan masalah adalah suatu pola pemikiran atau penjabaran
dari langkah-langkah untuk memecahkan masalah agar suatu penelitian dapat
dilakukan secara terarah. Metodologi pemecahan masalah yang akan dilakukan pada
penelitian ini dapat dilihat pada gambar diagram alir berikut :
Identifikasi MasalahLemahnya pemantauan dan pengendalian kegiatan yang mengakibatkan terjadinya kegagalan proses
pengadaan
Studi LiteraturLiteratur yang digunakan :
Manajemen Kinerja, Sistem Kontrol dan Pengukuran Kinerja, Manajemen Informasi, Performance Dashboard,
dan referensi lain yang relevan
Penentuan Tujuan PenelitianMendesain sistem pengukuran kinerja untuk membantu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan dengan
menggunakan metode “Performance Dashboard”
Pengumpulan Data
Data Perusahaan
Survey dan Wawancara
Analisis Data
Analisis Sistem Yang AdaAnalisis Sistem Yang akan
Dikembangkan
Analisis “Gap”Gap yang terjadi antara sistem yang ada dengan
sistem yang akan dikembangkan digunakan sebagai dasar dari perancangan Performance Dashboard
Perancangan Performance Dashboard- Identifikasi key performance Indicator (KPI)- Desain Interface dashboard- Identifikasi input data- Desain Prototype Performance Dashboard- Identifikasi umpan balik/masukan dari pengguna
Kesimpulan dan Saran
Gambar 21. Tahapan Metodologi Pemecahan Masalah
52
Penjelasan lebih lanjut untuk beberapa tahapan yang membutuhkan penjelasan
detil akan diuraikan pada sub-sub bab berikutnya. Meski begitu, untuk memberi
gambaran umum tentang proses pemecahan masalah, berikut ini akan diberikan
penjelasan ringkas mengenai tiap-tiap tahapan di atas:
1. Identifikasi Masalah
Tahap ini mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses pengadaan
PT. TELKOM tbk di divisi infratel yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik.
Dari hasil identifikasi tersebut didapat bahwa permasalahan terletak pada lemahnya
proses pemantauan dan pengendalian proyek-proyek yang ditangani oleh Unit
Fungsional Logistik (UFL) ini.
2. Studi Literatur
Tahapan studi literatur dilakukan untuk memperoleh landasan dan kerangka
berpikir dari data yang mendukung penelitian ini disamping memberikan pemahaman
mengenai berbagai teori pendukung dalam analisis dan pembahasan. Studi literatur ini
menjadi acuan dalam penggunaan alat analisis, proses analisis dan penarikan
kesimpulan. Studi pustaka yang dilakukan pada penelitian ini meliputi konsep-konsep
pengukuran kinerja, Key Performance Indicator (KPI), Sistem Informasi dan
performance dashboard.
3. Penentuan Tujuan Penelitian
Pada tahapan ini ditentukan tujuan dari penelitian yaitu membuat usulan
rancangan sistem pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan untuk Unit
Fungsional Logistik Divisi Infratel dengan menggunakan metoda performance
dashboard sebagai suatu alat bantu yang dapat mengkomunikasikan suatu kinerja
dengan menampilkan informasi terpilih yang ditampilkan secara visual sehingga kita
dapat dengan cepat menemukan dimana letak dari suatu permasalahan, sehingga dapat
segera pula dilakukan langkah pengambilan keputusannya.
4. Pengumpulan dan Pengolahan Data
Untuk keperluan penelitian, proses pengumpulan data dilakukan dengan cara
survey dan wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait dengan aktivitas
organisasi bisnis yang menjadi objek penelitian. Data yang dikumpulkan adalah data
yang relevan terhadap tujuan penelitian yang telah ditetapkan.
53
5. Perancangan Desain Performansi Dashboard
Membuat sebuah rancangan display informasi berbasis Information Sistem
(IS) sebagai sarana untuk pemantauan dan pengendalian proses bisnis yang dapat
menyediakan informasi kinerja bisnis secara integratif dan dapat mendukung proses
pengambilan keputusan secara cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
6. Kesimpulan dan Rekomendasi
Tahap ini disimpulkan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan oleh perusahaan
berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini, berikut saran-saran untuk
perbaikan yang akan direkomendasikan.
4.2 Studi Literatur
4.2.1 Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja dalam suatu perusahaan sangat penting untuk dilakukan,
karena dengan dengan pengukuran tersebut kita hanya dapat mengetahui apa yang
kita dapatkan melalui sesuatu yang terukur. Apa yang diukur biasanya mendapatkan
perhatian. Yang lebih penting adalah jika kita tidak dapat mengukur suatu hal, maka
akan sulit untuk dapat mengelolanya. ”If yot cannot measure it, you cannot manage
it”. Dalam kerangka pikir inilah dapat dinyatakan bahwa pengukuran kinerja menjadi
sebuah alat untuk mengkaji ulang manajemen stratejik yang diterapkan oleh pihak
manajemen.
Dalam perancangan suatu sistem manajemen kinerja, Wibisono, D, 2006,
dalam bukunya yang berjudul ”Manajemen Kinerja : Konsep, desain, dan teknik
meningkatkan daya saing perusahaan”, menempatkan pengukuran kinerja pada tahap
penerapan dari sistem manajemen kinerja, yang mana terdapat 4 tahap dalam
perancangan sistem manajemen kinerja tersebut, yaitu :
• Tahap 0 : Fondasi
Pemahaman atas pedoman prinsip yang harus dijadikan fondasi bagi rancangan
sistem manajemen kinerja.
• Tahap 1 : Informasi Dasar
Informasi dasar yang diperlukan sebagai masukan bagi perancang Sistem
Manajemen Kinerja pada dasarnya menyangkut lingkungan usaha yang saat ini
sedang digeluti, yang terdiridari informasi tentang industri, pemerintah dan
masyarakat, pasar dan pesaing, serta produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan.
54
• Tahap 2 : Perancangan
Merupakan lankah perancangan Sistem Manajemen Kinerja yang terdiridari
penentuan visi, misi, strategi, dan kerangka kerja yang digunakan sebagai dasar
penentuan variabel kinerja, keterkaitan antar variabel, dan kaji banding
(bencmark) yang akan diambil.
• Tahap 3: Penerapan
Merupakan tahap penerapan rancangan yang meliputi display yang akan
didukung, laporan yang akan dirancang, sosialisasi Sistem Manajemen Kinerja
kepada seluruh karyawan, analisis manfaat/biaya bagi penerapan Sistem
Manajemen Kinerja, modifikasi proses yang diperlukan, pelatihan yang harus
disertakan, sumber daya yang akan terlibat, dan kedudukan Sistem Manajemen
Kinerja saat ini terhadap Sistem Manajemen Kinerja yang baru. Pada saat
penerapan, harus diuji apakah Sistem Manajemen Kinerja tersebut telah dapat
mengakomodasi 4 hal utama, yaitu pengukuran, evaluasi, diagnosis, dan tindak
lanjut yang diperlukan jika kinerja perusahaan menyimpang dari standar yang
telah ditetapkan.
• Tahap 4 : Penyegaran
Merupakan langkah evaluasi terhadap kemutakhiran Sistem Manajemen Kinerja
yang dirancang dengan mempertimbangkan informasi dan perkembangan
pengetahuan terkini.
Secara diagramatis Sistem Manajemen Kinerja dapat dilukiskan seperti pada
gambar dibawah ini.
Gambar 22. Manajemen Kinerja
Pengukuran Kinerja
Evaluasi Hasil Pengukuran
Diagnosis Proses Perbaikan
Tindak Lanjut
Proses perubahan Fundamental
Proses perbaikan berkelanjutan
55
Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa 4 pilar utama dalam manajemen
kinerja adalah pengukuran kinerja, evaluasi hasil pengukuran yang didapat, diagnosis
untuk mengidentifikasikan perbaikan, dan tindak lanjut yang harus dilakukan. 4 pilar
tersebut termasuk dalam tahap perancangan Sistem Manajemen Kinerja pada tahap
penerapan. Tahap tersebut dapat dilihat pada gambar perangkat pendukung penerapan
sistem manajemen kinerja di bawah ini.
Gambar 23. Perangkat Pendukung Penerapan Sistem Manajemen Kinerja
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa untuk mendukung keempat fungsi
tersebut, Sistem Manajemen Kinerja harus mempertimbangkan beberapa aspek, yang
meliputi ; Sistem Manajemen Kinerja yang berlaku saat ini, laporan yang harus
didukung oleh Sistem Manajemen Kinerja yang baru, sosialisasi Sistem Manajemen
Kinerja yang baru ke seluruh organisasi, analisis rasio manfaat terhadap biaya yang
harus dikeluarkan untuk setiap aktivitas dalam penerapan Sistem Manajemen Kinerja,
pelatihan yang harus dilakukan sehubungan dengan penerapan Sistem Manajemen
Kinerja yang baru, alokasi sumber dayanya, dan display yang komunikatif bagi
seluruh pegawai perusahaan.
Dalam penelitian ini, aspek yang dipertimbangkan untuk melakukan perbaikan
proses pemantauan dan pengendalian proyek yang mendukung pada penerapan sistem
manajemen kinerja adalah aspek laporan dan aspek display.
56
Laporan
Laporan harus sudah didefinisikan di awal perancangan. Spesifikasi laporan
tersebut harus dipilah untuk keperluan manajemen puncak, menengah, dan untuk
karyawan di level operasi. Untuk tiap level-level tersebut tentu berbeda kedalaman
laporannya, kerincian laporan dan jangka waktu laporan yang harus didukung.
Laporan hendaknya dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikomunikasikan
dengan segera dalam waktu riil (real time reporting) dan dengan dukungan sistem
terhubung (on-line system), baik dari segi informasi kinerjanya maupun aspek
pengambilan keputusannya.
Dispaly
Dalam membantu meningkatkan motivasi diri dan menciptakan lingkungan
yang sportif, mempublikasikan data tertentu ke depan publik dalam tingkat intern
terutama yang merangkum kinerja tim maupun individu dalam perusahaan merupakan
salah satu cara yang baik, karena setiap individu akan mengetahui posisi mereka
masing-masing terhadap seluruh kinerja perusahaan.
Tipe data yang sering digunakan adalah data kuantitatif yang merupakan data
hasil pengukuran. Bagaimana data dinilai dan ditanggapi tergantung dari pihak
manajemen. Hal yang paling sederhana dalam mengomunikasikan kinerja adalah
mengguakan grafik display. Aturan utama dalam membuat grafik display adalah
tampilannya yang menarik perhatian seperti penggunaan huruf yang besar, banyak
warna, karakteristik gambar yang mudah dirancang, mudah diperbaharui, mudah
diakses, dan mudah diinterpretasikan. Salah satu contoh grafik display yang
informatif adalah dalam bentuk dashboard.
Agar informasi kinerja tersebut dapat selalu di-update dan saling
diinformasikan dengan segera, maka diperlukan bantuan komputer yang dapat
mengakomodasikan kompleksitas data kinerja dan mempresentasikannya dalam
display yang komunikatif.
4.2.2 Sistem Pengukuran Kinerja dan Kontrol
Sistem pengukuran kinerja dapat membantu para manajer untuk melacak
implementasi dari strategi bisnis yang sedang dijalankan dengan membandingkan
hasil aktual dengan strategic goals dan objektifnya. Sistem pengukuran kinerja
memiliki ciri yang berisi metode sistematik dari pengaturan business goals bersama-
57
sama dengan feedback reports yang diberikan secara periodik untuk
mengidentifikasikan progress dari kondisi aktual dibandingkan dengan goals nya
tersebut. Feedback dari suatu informasi merupakan backbone dari sistem pengukuran
kinerja dan kontrol.
Dalam suatu sistem pengukuran kinerja dan kontrol terdapat 4 aspek penting
yang dapat menjadi fokus perhatian, yaitu :
1. Kegunaan dari sistem pengukuran kinerja dan kontrol adalah untuk
memberikan informasi. Sistem ini berfokus pada data, baik data finansial
maupun non finansial yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan dan
managerial action.
2. Sistem pengukuran kinerja dan kontrol menyajikan suatu rutinitas formal dan
prosedur-prosedur. Informasi dicatat atau dimasukkan kedalam suatu
komputer sistem dengan format standar yang telah ditetapkan, baik itu di atas
kertas dokumen ataupun di dalam sistem berbasis komputer.
3. Sistem pengukuran kinerja dan kontrol biasanya digunakan oleh tingkat
manager. Sebuah organisasi menciptakan begitu banyak informasi, informasi
tersebut tidak semuanya relevan bagi manager di setiap hari kerjanya.
4. Para manager menggunakan sistem pengukuran performansi dan kontrol untuk
me-maintain atau merubah pola aktifitas-aktifitas di organisasinya. Pola
aktifitas yang diharapkan adalah pola yang mengarah pada keefisiensian dan
proses yang jauh dari kesalahan-kesalahan (error-free processing).
4.2.3 Penggunaan Informasi Untuk Pengukuran Kinerja dan Kontrol
Informasi sangat penting untuk semua bisnis juga organisasi-organisasi
nonprofit. Banyaknya dan kualitas informasi yang bermanfaat bagi manager dari
semua jenis organisasi menunjukkan barometer yang baik dari kesehatan organisasi.
Salah satu dari tujuan pengukuran kinerja dan kontrol adalah menciptakan
suatu fact-based management, yaitu manajemen yang berangkat dari intuisi menuju
analisis berdasarkan data dan fakta.
Dalam tahapan implementasi strategi, informasi terbagi menjadi 2 tipe, yaitu :
- informasi mengenai progress dalam pencapaian goals
- informasi untuk memberikan peringatan akan suatu ancaman ataupun peluang
58
Kedua informasi tersebut sama-sama menyediakan suatu feedback. Gambar dibawah
menggambarkan alur informasi yang dibutuhkan oleh top management untuk
memperoleh pencapaian dari profit goals dan strategi.
Gambar 24. Alur Informasi Dalam Suatu Organisasi
Informasi dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan seperti planning,
coordination, motivation, evaluation, dan education. Untuk tujuan menciptakan
sistem pengukuran kinerja dan kontrol, semua tujuan diatas dapat dibuat kedalam
lima kategori, yaitu informasi untuk :
- Decision making, dimana para manager secara rutin mengumpulkan informasi
untuk memperbaiki proses pengambilan keputusan.
- Control, para manager menggunakan informasi untuk kontrol dengan
menggunakan feeddback untuk memastikan bahwa input, proses, dan output
telah diatur untuk memperoleh organizational goals.
- Signaling, digunakan saat manager mengirimkan isyarat ke seluruh bagian
organisasi mengenai preferensi, nilai-nilai, dan tipe-tipe peluang untuk di
dicari dan diteliti lebih dalam oleh para karyawannya.
- Education and learning, untuk melatih para manager dan karyawan juga
untuk membuat seluruh bagian organisasi mengerti akan perubahan-perubahan
Board of Directors and Shareholders
Top Management
Lower Organizational Levels
Information about strategies and economic payoffs
Information about strategic domaain
Information about intended strategis and plans
Information about progress in achieving intended strategies
Information about emerging threats and opportunities
59
yang terjadi dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat menyebabkan
efek pada organisasi.
- External communication, untuk memilih siapa yang berkepentingan dalam
kelangsungan dan kesuksesan perusahaan.
Pada masa lalu, informasi untuk pengukuran kinerja dan kontrol mengalami
berbagai kendala, seperti masalah kekurangan jumlah informasi, informasi dalam
scoop yang terbatas, informasi yang terlalu teragregat dan umum untuk digunakan
sebagai bahan pengambilan keputusan dan kontrol, informasi yang terlambat,
informasi yang tidak reliabel. Namun pada masa sekarang ini, dengan teknologi
informasi yang telah berkembang pesat dan pengertian akan penggunaan pengukuran
kinerja dan kontrol yang lebih baik, semua keterbatasan tersebut dapat dihindari.
4.2.4 Data dan Informasi
Data adalah fakta atau hasil observasi yang menggambarkan suatu gejala
tertentu. Data dapat didefinisikan sebagai aliran sekumpulan fakta atas sesuatu
peristiwa tertentu dalam suatu organisasi atau lingkungan yang masih belum diolah
menjadi bentuk yang dapat dipahami dan dipakai. Data baru memiliki arti setelah
diolah menjadi informasi. Data dapat berupa huruf, angka, gambar ataupun suara.
Data merupakan sumber informasi yang perlu dikelola dan dipelihara.
Gambar 25. Tranformasi Data Menjadi Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data. Informasi merupakan salah satu
sumberdaya yang mempunyai peranan sangat penting bagi manajemen suatu
organisasi dalam upayanya mencapai tujuan. Informasi dipakai sebagai pendukung
manajemen dalam mengambil keputusan mulai dari perencanaan sampai dengan
pengendalian. Dengan informasi yang baik suatu organisasi akan memiliki
keunggulan posisi untuk bersaing.
Data Pengolahan Informasi
Penyimpanan Data
60
Informasi memberikan penjelaskan pada suatu sistem mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di
masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan
khusus, dan output dari simulasi matematik. Output informasi ini digunakan oleh
manajer maupun non manajer dalam suatu perusahaan saat mereka akan membuat
keputusan untuk mencari solusi dari suatu masalah.
Kualitas dari suatu informasi ditentukan dari seberapa besar informasi itu
dapat memotivasi seseorang untuk mengambil suatu tindakan ataupun bagaimana
kontribusinya dalam pembuatan keputusan yang efektif. Ada beberapa acuan yang
dapat dipakai untuk menentukan kualitas informasi, yaitu :
• Akurat
Suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan (lengkap) dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat merupakan salah salah satu variable dalam menilai
kualitas informasi, karena selama berjalan dari pemberi sampai ke penerima
seringkali terjadigangguan yang menyebabkan adanya perubahan informasi
• Tepat waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan memberikan nilai bagi si penerimanya.
• Relevansi
Suatu informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Jika
kebutuhan informasi diperuntukan bagi suatu organisasi maka informasi
tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan
bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
• Lengkap
Informasi harus diberikan secara lengkap tidak parsial.
4.2.5 Sistem Informasi
Definisi sistem informasi dijelaskan oleh Laudon dalam bukunya
“Management Information System : New Approaches to Organization & Technology”
sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk
mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian. Tugas
61
pokok statu sistem informasi mencakup: capturing, conveying, creating (transaction
processing, analitycal processing), craddling (stroring), communicating.
Dalam prespektif bisnis, sistem informasi merupakan suatu solusi atas
persoalan organisasional dan manajerial, dengan memanfaatkan teknologi informasi
untuk mengantisipasi tantangan dari lingkungannya. Dalam perkembangannya istilah
sistem informasi manajemen selalu dikaitkan dengan teknologi jaringan komputer
sebagai alat sekaligus media transfer informasi. Sistem informasi manajemen yang
didukung oleh teknologi komputer tersebut dikenal sebagai sistem informasi
manajemen berbasis computer (computer-based information system).
Keputusan memerlukan informasi yang tepat dan akurat. Teknologi informasi
memberikan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan tersebut, yaitu dengan CBIS atau
Sistem Informasi Berbasis Komputer. Sistem tersebut ditopang oleh perangkat keras
dan lunak untuk memproses dan menyebarkan informasi. Model CBIS digunakan
sebagai model pemecahan masalah.
Gambar 26. Model CBIS Sebagai Model Pemecahan Masalah
Jika dilihat dari sisi proses transformasi informasi serta penggunaan teknologi
informasi, maka model performance dashboard dapat disebut sebagai suatu model
CBIS.
4.2.6 Alur Data dan Informasi
Struktur manajemen dari perusahaan menyerupai bentuk sebuah piramida.
Dilihat dari level-level detail sistem pelaporan yang ada, laporan yang diterima
manager senior akan lebih ringkas dibandingkan dengan format laporan yang
dibutuhkan manager-manager dibawahnya. Seperti diketahui bersama bahwa inti dari
sistem informasi adalah bagaimana mengubah data mentah menjadi informasi yang
Masalah
Keputusan
Pemecahan Masalah
Informasi Sistem Pendukung Keputusan
CBIS
62
berguna bagi para pengambil keputusan. Dalam piramida perusahaan juga terlihat tiga
tingkatan pengolahan data untuk menjadi informasi, yaitu :
• Tingkat pertama, tingkat ini adalah tingkat transaksi dimana untuk pertama
kalinya data mentah direkam ke dalam perangkat penyimpanan komputer
(data strorage). Proses ini dinamakan data entry.
• Tingkat kedua, tahap dimana data yang bersal dari berbagai macam sumber
memasuki tahap konsolidasi. Proses ini dinamakan data warehousing. Di
perusahaan yang belum memiliki data warehouse, konsolidasi biasanya
dilakukan secara manual (data di-entry ulang) ataupun dengan membuat
program-program interface yang menghubungkan beberapa modul terpisah.
• Tingkat ketiga, tingkat dimana pemrosesan data menjadi informasi yang
relevan bagi pengguna sistem komputer. Pada dasarnya yang terjadi adalah
aktifitas meringkas data yang telah tersimpan di data warehouse atau database
terkait. Seorang penyelia perlu mendapatkan ringkasan data transaksi yang
terjadi di divisinya (transactional information system). Di tingkatan
manajemen biasanya terjadi peringkasan lebih lanjut terhadap informasi yang
dihasilkan di divisinya sehingga sesuai dengan kebutuhan para manager
(management information system).
• Di tingkatan yang lebih tinggi lagi, informasi harus disajikan sedemikian rupa
sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Sistem ini disebut
dengan nama decision support system. Ringkasan informasi yang jauh lebih
ringkas ini biasanya hanya memperlihatkan status perusahaan berupa kinerja
perusahaan seperti profit perusahaan, pangsa pasar dan lainnya pada perioda
yang bersangkutan, sistem ini dinamakan executive information system.
Gambar piramida dari sistem informasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini
63
Gambar 27. Information System
4.2.7 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Terdapat 2 metode yang dapat dipakai untuk mengidentifikasi kebutuhan
informasi, yaitu :
1. Enterprise analysis (bussines system planning)
Metode bussines system planning (BSP) dikembangkan oleh IBM. Keunggulan
BSP adalah dapat memberikan gambaran kebutuhan informasi organisasi secara
menyeluruh. Kelemahan BSP adalah membutuhkan waktu yang relatif lama untuk
mengumpulkan informasi melalui wawancara dengan beberapa manajer, dan
cenderung meluas serta kurang fokus pada inti persoalannya.
2. Critical Succes Factors (CSF)
Metode CSF dilakukan melalui wawancara dengan manajer kunci untuk
mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi.
Metode ini cukup efektif dan fokus kepada persoalan inti, namun memiliki
kelemahan yaitu dalam mengagregasikan keinginan dan pendapat manajer yang
berbeda atau saling bertentangan. Informasi yang diperoleh dari para manajer
berpotensi untuk terjadinya bias.
4.2.8 Pengambilan Keputusan
Dalam piramida perusahaan juga membagi manajemen pengambil keputusan
menjadi tiga tingkatan, yaitu :
• Top Manager (TM), TM sebagai tingkatan tertinggi dalam mengambil
keputusan biasanya bersifat strategis, dalam arti untuk keperluan jangka
EIS
B I S
Data Warehouse
CCBS BSSIMS
DSS
Report & Analytical
Transactional
64
panjang dan penentuan target-target perusahaan yang harus dicapai beserta
metodenya.
• Middle Manager (MM), MM akan menterjemahkan target strategis yang
ditetapkan ke dalam periode jangka menengah yang pelaksanaannya harus
terbukti efektif dan efisien terutama dalam melakukan manajemen kontrol.
• Lower Manager (LM), tingkatan ini akan berusaha mengimplementasikan apa
yang diterjemahkan oleh MM ke dalam aktifitas sehari-hari sesuai prosedur
dan target jangka pendek yang ditentukan.
Dalam proses pengambilan keputusan diperlukan data mengenai banyak hal
untuk diolah menjadi informasi. Karakteristik informasi yang diperlukan atau relevan
untuk masing-masing level manajemen pun berbeda. Ada enam dimensi indikator
dasar dari informasi yang harus diperhatikan dalam membangun sistem informasi
tertentu bagi pengambil keputusan yang berbeda tingkat level manajemen, yaitu :
1. Information Source, yaitu sumber informasi yang dibutuhkan
2. Frequency of Decision, yaitu frekuensi dari tiap level manajemen untuk
mengambil keputusan
3. Time scale, yaitu skala waktu untuk melihat seberapa jauh tiap level
manajemen harus memonitor program-program yang diembannya.
4. Time Horizon, yaitu rencana-rencana yang akan dilakukan untuk masa depan,
baik itu jangka pendek maupun jangka panjang.
5. Scoope, yaitu batasan tiap level manajemen dalam pengambilan keputusan
6. Nature of decision, yaitu cara dari tiap level manajemen untuk mengambil
keputusan.
4.2.9 Performance Dashboard
Berdasarkan ide yang didapat dengan mengadopsi instrument panel pada
mobil, dimana panel tersebut dibuat untuk mempermudah pengemudi mobil untuk
bisa mengetahui berapa kecepatan mobil, berapa putaran mesin, berapa jumlah bahan
bakar yang ada, berapa suhu mesin dan panel-panel lain yang dapat
menginformasikan kondisi mobil lainnya sehingga kita dapat mengontrol jalannya
mobil kapanpun dan sesuai dengan yang kita inginkan. Dengan tujuan yang sama
maka performance dashboard versi digital dengan memanfaatkan teknologi komputer
65
dibuat untuk membantu para bisnis atau proyek manager untuk mengontrol jalannya
bisnis atau proyek.
Dashboard adalah alat bantu control untuk mengidentifikasi jalannya proses
bisnis secara mudah dengan menggunakan indikator-indikator tertentu seperti
misalnya penggunaan indikator warna-warna khusus yaitu merah, hijau atau kuning
yang melambangkan status atau kondisi dari suatu bisnis atau proyek, tanda
peringatan, ringkasan-ringkasan, grafik-grafik seperti bar-chart, pie chart, dimana
biasanya dibuat satu set dalam suatu portal, dan dapat diatur.
Performance dashboard memiliki fungsi yang lebih dari hanya sekedar grafik-
grafik performansi, performance dashboard adalah suatu bussines information sistem
yang komplit yang dibangun dari bussines intelegent dan struktur data-data yang
terintegrasi. Performance dashboard ini menampilkan mekanisme-mekanisme display
dengan mudah.
Dashboard yang dibuat secara spesial dapat digunakan untuk mengontrol atau
melacak semua bagian fungsional dalam suatu perusahaan, contohnya seperti untuk
divisi human resource, recruiting, sales, operation, information technology (IT),
project management, customer relation management (CRM) dan masih banyak lagi.
Dengan perancangan sistem ini, diharapkan dapat mengontrol semua kegiatan
proyek-proyek yang sedang dilaksanakan oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat
dengan mudah mengetahui progress juga kekurangan dari masing-masing proyek dari
segi cost, time, quality dan scoope.
Pemilik proyek dapat memonitor dan memelihara proyeknya, melihat status
dari semua tahapan proyek, dan melakukan pengaturan sesuai dengan project plan-
nya tersebut. Para anggota tim proyek dapat melihat pekerjaan yang ditugaskan pada
dirinya atau anggota tim proyek lain. Laporan akan perkembangan untuk masing-
masing tugas dihubungkan dengan perencanaannya.
Dengan dashboard ini dapat mempermudah kita untuk dapat bekerja dengan
jumlah klien dan proyek yang banyak, klien yang memiliki multiple project digabung
menjadi satu group. Dashboard project dapat membantu kita melihat semua project
dalam satu layar, dimana setiap satu proyek dapat dihubungkan dalam ekstranet site.
Klien kita tersebut juga dapat melihat dashboard yang ada, namun hanya untuk
proyek miliknya saja.
Backbone dari sebuah dashboard adalah KPI (Key Performance Indicator).
KPI menampilkan informasi berupa tabel, diagram, dan grafik. Untuk tiap level
66
manajemen yang berbeda akan membutuhkan KPI yang berbeda pula untuk
mendukung penilaiannya mengenai performansi bisnis atau proyeknya.
Gambar 28. Arsitek Performance Dashboard (Eksekutif dashboard- boxes and
arrows:design behind the desain.htm)
4.2.10 Pengguna Performance Dashboard
Tidak semua dashboard diperuntukan bagi para eksekutif. Dengan adanya
tuntutan agar organisasi dapat bergerak cepat dan memiliki daya saing, maka
dashboard dikembangkan untuk para manager di semua divisi, sehingga bisa disebut
bahwa semua pegawai adalah CFO. Ini merupakan wujud realisasi dari perusahaan
bahwa suatu decision-making yang cepat membantu perusahaan untuk mencapai
kesuksesan. Ini juga berarti memberikan jalan bagi para manager untuk membuat
keputusannya sendiri.
Dashboard membantu manager atau eksekutif untuk melakukan tiga hal,
yaitu:
• Menjawab pertanyaan-pertanyaan fundamental mengenai bisnis atau
unit bisnis. Dashboard harus dapat menjawab pertanyaan dasar dari bisnis,
yaitu pertanyaan fundamental mengenai kesehatan dari bisnisnya bisa dari
financial ataupun operasional. Setiap eksekutif atau manager memiliki data
statistiknya sendiri yang disebut Key Performance Indicator (KPI), namun
perusahaan juga memiliki standarnya sendiri yang sudah diberikan ke seluruh
organisasi perusahaannya sebagai patokan.
67
• Memberikan peringatan pada pengguna jika terdapat masalah-masalah
di bagian tertentu. Dashboard harus memberikan peringatan (alert) pada
pengguna jika terjadi suatu kesalahan.
• Membantu membuat suatu keputusan.
Para eksekutif atau manager akan menggunakan informasi yang didapat dari
dashboard untuk membuat keputusan. Kadang-kadang keputusan dapat dibuat
dengan mudah dan dapat dijawab hanya dengan menggunakan sebuah KPI,
tapi sering juga komplek dan membutuhkan banyak input.
4.2.11 Key Performance Indicator ( KPI )
KPI adalah seperangkat ukuran yang menitikberatkan pada aspek-aspek paling
penting dari kinerja suatu unit kerja atau individu yang sangat berpengaruh terhadap
prestasi unit kerja atau individu tersebut di masa kini maupun masa yang akan datang.
Hasil penilaian KPI adalah pemunculan suatu indikator penting yang berpengaruh
terhadap prestasi kinerja perusahaan dan dari indikator diharapkan diperoleh suatu
nilai yang merupakan penyimpangan antara realisasi unit kerjanya dengan sasaran
kinerja unit kerja tersebut. Penilaian kinerja berdasarkan KPI bertujuan untuk :
• Mengukur kesehatan dan kesejahteraan organisasi secara keseluruhan
• Memfokuskan pada aspek atau area dari suatu kinerja organisasi yang kritikal
dan vital secara berkelanjutan dan mengacu pada kesuksesan di masa yang
akan datang
• Mengukur suatu kesuksesan dalam area yang dianggap penting dan proses
yang mempengaruhi customer, pekerja, shareholder dan stakeholder
• Membangun total organisasi, individual departement dan individual team
Sangat penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk paling tidak
mengidentifikasi KPI nya. Kunci untuk mengidentifikasi suatu KPI adalah :
• Menganalisa atau mendefinisikan proses bisnis
• Mengetahui dengan jelas goals (tujuan-tujuan) atau performansi yang
diharapkan untuk proses bisnisnya
• Memiliki pengukuran kuantitatif dan kualitatif dari hasil dan perbandingan
dengan goals nya.
• Menginvestigasi variansi-variansi dan merenggut proses-proses atau sumber
daya untuk memperoleh tujuan jangka pendek.
68
Parameter yang digunakan dalam mengidentifikasi KPI ini adalah parameter
SMART, yaitu KPI harus :
• Specific
• Measurable
• Achievable
• Realistic
• Timely
4.3 Pengumpulan dan Analisis Data
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendesain model informasi yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi berdasarkan tingkatan manajemennya, baik untuk
tingkat eksekutif, manajer juga operasional. Informasi ini digunakan untuk sistem
pemantauan dan pengendalian yang juga mendukung dalam pengambilan keputusan
di Unit Fungsional Logistik.
Identifikasi kebutuhan informasi pada penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif dan untuk pengumpulan data dilakukan dengan metode survey dan
wawancara, diskusi kelompok terarah, telaah dokumen dan juga menggunakan
metode Critical Succes Factor (CSF).
Dalam metode critical succes factor ini dilakukan melalui wawancara dengan
manajer kunci untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan
organisasi. Pada penelitian ini penulis melakukan wawancara dan bekerjasama dengan
Bapak Syarif Hidayat selaku Manager Logistik Planning Unit Fungsional Logistik
Divisi Infratel.
Data yang dibutuhkan dan digunakan untuk penyelesaian masalah dalam
penelitian ini adalah berupa data kualitatif dan data kuantitatif. Pengumpulan data
tersebut dikumpulkan untuk mengidentifikasi dan menyusun Key performance
Indicator (KPI) sebagai dasar dari pembentukan desain performance dashboard, dan
data untuk menyusun usulan dari desain performance dashboard itu sendiri.
• Data yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan menyusun Key Performance
Indicator (KPI) bersifat kualitatif, untuk itu hanya diperlukan data-data primer
yang diperoleh dengan cara survey dan wawancara.
• Data yang diperlukan untuk menyusun desain Performance Dashboard
adalah :
69
o Data Primer, yaitu data yang diperoleh dengan survey dan wawancara
dengan beberapa pihak di organisasi perusahaan yang memiliki
keterkaitan dengan permasalahan seperti proses bisnis, aliran data,
sistem informasi.
o Data sekunder, yaitu data yang telah tersedia dan diperoleh dari pihak
perusahaan seperti profil perusahaan, surat keputusan direksi, job
description dan lainnya.
4.3.1 Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel
Unit Fungsional Logistik (UFL) bertugas sebagai bagian pengadaan terhadap
permintaan user. Dalam melaksanakan tugasnya, UFL divisi Infratel ini berada
dibawah tanggung jawab bidang Logistic and General Support yang dipimpin oleh
seorang Senior Manager yang bertanggung jawab atas efektifitas penyelenggaraan
fungsi logistik dan general support divisi Infratel yang meliputi pengelolaan
kesekretariatan, pengelolaan legal dan compliance, serta pengelolaan komunikasi
divisi, sehingga kebutuhan fasilitas penyelenggaraan operasional dapat dipenuhi dan
dilaksanakan dengan lancar. Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor
Divisi Infratel dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 29. Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor Divisi Infratel
SM LOGISTIC & GENERAL SUPPORT
MGR . ADM & SECRETARY MGR ASSET
MANAGEMENTMGR LEGAL &
SECURITYMGR LOGISTIC
PLANNING
OFF 1 COMMUNICATION & RELATION
OFF 1 HR ADM
OFF 1 FINANCE ADM
OFF 1 OFFICE FACILITY
SUPPORT
OFF 1ASSET
TRANSPORT & IP
OFF 1ASSET SERVICE
NODE
OFF 1ASSET CIVIL ,
MECHANICAL & ELLECTRICAL
OFF 1REGULATORY COMPLIANCE
OFF 1NON LITIGATION
SERVICE & INVESTEGATION
OFF 1PARTNERSHIP &
CONTRACT VERIFICATION
OFF 1RISK CONTROL
OFF 1LOGISTIC
PROGRAME
OFF 1VENDOR &
PRICE REFERENCE
OFF 1PRICE ANALYSIS
MGR PROCUREMENT
OFF 1 TRANSPORT
PROCUREMENT
OFF 1 SWITCHING
PROCUREMENT
OFF1 IP & DATA NETWORK
PROCUREMENT
OFF 1 CIVIL ,
MECHANICAL , ELECTRICAL
PROCUREMENT
70
4.3.2 Unit Pengguna UFL di Divisi Infratel
User logistik bukanlah customer atau masyarakat tetapi pemberi tugas yaitu
divisi atau bidang lain di TELKOM. Unit pengguna UFL di divisi Infratel dibagi
menjadi beberapa bagian sesuai dengan struktur organisasinya, yaitu :
1. Bidang, terdiri dari : Business Development, Infrastructure Development, serta
Logistic & General Support.
2. Integrator, terdiri dari Provisioning Infrastructure, Realtime Fault Handling,
Engineering Group, Infrastructure Performance, dan Network Management
System.
3. Sub Divisi, terdiri dari sub divisi Telin dan sub divisi Satelit.
4. Unit Network Regional adalah unit yang menjalankan operasional di tiap regional.
Terdiri dari 8 regional, yaitu :
- Sumatera bagian utara
- Sumatera bagian selatan
- Jawa Timur
- Jawa Tengah
- Jawa Barat
- Jakarta
- Kalimantan
- K T I (Kawasan Timur Indonesia)
5. Divisi lain diluar divisi Infratel, salah satunya adalah Divisi Multi Media (DMM)
4.3.3 Pengadaan Barang dan Jasa
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengadaan barang dan jasa di Unit
Fungsional Logistik ini bersifat CAPEX dan OPEX, dimana CAPEX adalah
pengadaan yang sifatnya investasi atau untuk daya tumbuh perusahaan, seperti alat
produksi, sedangkan OPEX lebih kepada pengadaan yang sifatnya langsung selesai
atau habis, seperti sewa jaringan, konsultan, kontrak maintenance, dll.
Setiap awal tahun, unit planning menyerahkan jadwal pengadaan kepada unit
fungsional logistik, dimana di dalam jadwal tersebut terdapat order pengadaan selama
satu tahun ke depan, yang terdiri dari CAPEX dan OPEX, anggaran biaya yang
dibutuhkan, serta metode pengadaan yang dipilih. Pengadaan tersebut dibagi dalam
periode 3 bulan (TW) order pengadaan. Tetapi, dalam kenyataannya belum tentu
metode tersebut yang dilaksanakan. Hal ini tergantung daripada kasus pengadaan
71
yang ditangani. Pemilihan metode selain didasarkan pada nilai kontrak, juga
berdasarkan alasan-alasan tertentu, misalnya dilakukan metode penunjukan langsung
karena mitra yang dapat memenuhi permintaan user hanya ada satu.
Unit ini tidak memiliki gudang sehingga menyebabkan tidak adanya inventory,
artinya ketika barang pesanan sudah diperoleh, maka langsung diserahterimakan
kepada user. Untuk dapat memenuhi permintaan user tersebut, unit fungsional logistik
menjalin kerjasama dengan mitra usaha (supplier-supplier).
Dibawah ini adalah contoh rencana pengadaan yang diberikan pada Divisi
Infratel yang akan dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik untuk periode TW 1
tahun 2007.
Tabel 6. Perencanaan Pengadaan CAPEX untuk TW 1 Tahun 2007
Unit User No Nama Pengadaan Kelompok LOP Rupiah Dollar Commitment Budget
Payment Budget PIC Metoda Mitra
InfraDev 1Ekspand GMD PAR-MO
Transport2
28,886,000,000 8-Jan-07 30-Jul-07 LOLA TL
PT. NASIO KARYA
PRATAMA
InfraDev 2SKSO Padang-Lubuk Linggau
Transport 43,320,000,000 Belum
dianggarkanBelum
dianggarkan LOLA LL
InfraDev 3 Lambda JASUKA Transport 3 37,000,000,000 1-Feb-07 30-Jul-07 LOLA TL
InfraDev 4Jawa Backbone ZTE Transport
43,190,000,000
1-Feb-07 30-Jul-07 LOLA TLZTE
InfraDev 5Penggantian STPN Medan dan Palembang
Node1
8,040,000,0001-Mar-07 30-Aug-07 KUSNUL PL
InfraDev 6
Pengadaan Server & Aplikasi Perf. Data Collector SSNC
Node
1
3,500,000,000
1-Mar-07 30-Aug-07 KUSNUL TL
InfraDev 7Ekspand Kapasitas Peering Domistik
Node1
1,910,790,0001-Mar-07 30-Jul-07 RACHMAD PL
InfraDev 8Upgrade OSS IP Transport
Node1
5,169,840,0001-Mar-07 30-Jun-07 RACHMAD PL
InfraDev 9Peningkatan Kapasitas Server Data Center
Node2
4,125,000,0001-Mar-07 30-Jul-07 RACHMAD PL
InfraDev 10
Pengadaan Modul Integrasi IP Backbone ke IP Core
Node 1,899,000,000
Carry over 2006 30-Mar-07 KUSNUL PL
PT Datacraft Indonesia
InfraDev 11
Pengadaan Modul Integrasi IP Backbone ke IP Core Tahap 2
Node 2,165,000,000
Carry over 2006 30-Mar-07 KUSNUL PL
PT SCS Astragraphia
DMM 1Bandwith Management
Node 16,876,379,5201-Feb-07 30-Jul-07 ASEP PL
DMM 2Management Security Layanan Telkomnet
Node 20,235,600,0001-Feb-07 30-Jun-07 ASEP LL
DMM 3 Penambahan MCE Node 352,450,000 1-Jan-07 30-May-07 ASEP PL
DMM 4Server File Backup Operasional
Node 480,000,0001-Apr-07 30-Jul-07 HORISON
DMM 5
Pengadaan dan Pemasangan Modul Alat Produksi Akses Layanan Corporate
Transport 3,606,610,061
KUSNUL
SubDiv Satelit 1
VSAT IP Transport2
32,000,000,0001-Feb-07 30-Jul-07 SUS /
SUTOMO LL
SubDiv Satelit 2
HPA TransportSUS / TATI LL
SubDiv Satelit 3
LNA & Converter TransportSUS / TATI LL
SubDiv Satelit 4
Modem TransportSUS / TATI LL
SubDiv Satelit 5
Mux TransportSUS / TATI LL
NetRe Jakarta 1
Perangkat ON Transport
NetRe JaTeng 1
Modernisasi Perangkat SKSO
Transport5
33,600,000,0008-Jan-07 30-Jul-07 SUTOMO TL
Jumlah 246,356,669,581
Anggaran
72
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa pengadaan untuk user unit Bidang pada
TW 1 lebih banyak dibandingkan user unit lain , pengadaan di unit Bidang tersebut
semuanya berjumlah 11 proyek pengadaan untuk bagian Infrastructure Development.
Dari unit Sub Divisi Unit terdapat 5 proyek pengadaan untuk bagian Satelit. Pada Unit
Regional Area terdapat 2 proyek pengadaan yaitu untuk NetRe Jakarta dan NetRe
Jawa Tengah. Unit lain diluar divisi Infratel yang menjadi user UFL adalah Divisi
Multy Media (DMM) dengan jumlah 5 proyek pengadaan.
Tabel 7. Perencanaan Pengadaan OPEX untuk TW 1 Tahun 2007
DMM 1
Link gw internet satelit DS3 di Surabaya-Medan (perpanjangan)
1,074,000 Hidayat PL PT Meghantara
DMM 2
Link gw internet satelit DS3 di Surabaya-Medan (pengadaan baru)
1,074,000 Hidayat PL
Provisioning Infratel 3 Link gw internet
satelit DS3 di Jakarta 1,014,000 Purwanto TL
4
Link Multigateway internet satelit di 5 kota : Banda Aceh, Menado, Jaya pura, Balikpapan, Denpasar
1,320,000 PT Meghantara
DMM 5 Link gw internet satelit DS3 di Yogya 1,020,000 Tati Loral Orion
Skynet
DMM 6Link gw internet kabel 4 STM-1 via Batam-singtel
2,220,000 Dedi TLSingtel
Provisioning Infratel 7
Sewa IP Port ke TMHK 360,000 Kusnul TL Telekom
Malaysia
Provisioning Infratel 8
Perpanjangan Sewa Collocation Rack di gedung Cyber 240,000,000 Kusnul TL BNA (Broadband
Net Asia)
Infratel 9Sewa KBM Roda 4 (2 Altis, 20 Vios) Dedi TL
Aldira BAM
Infratel 10Sewa KBM Roda 4 (3 Honda City, 1 Vios) Dedi TL
Aldira BAM
HR 8 11Sewa KBM Roda 4 (1 Altis, 3 Vios) Dedi TL
Aldira BAM
Infratel 12Sewa KBM Roda 4 (2 Camry) Dedi TL
Aldira BAM
Jumlah 240,000,000 8,082,000
Payment BudgetPIC Metoda Mitra
Anggaran
User No Nama Pengadaan LOP Rupiah Dollar Commitment Budget
Terkadang ada pengadaan yang tidak masuk dalam perencanaan awal, yaitu
pengadaan yang ada jika terdapat proyek baru diluar rencana awal. Pengadaan seperti
itu disebut dengan CAPEX Instant atau OPEX Instant. Dibawah ini adalah CAPEX
Instant yang terjadi pada TW 1 tahun 2007 ini.
Tabel 8. Pengadaan CAPEX Instant Pada TW 1 Tahun 2007
Unit User No Nama Pengadaan LOP Rupiah Dollar Commitment Budget Payment Budget PIC Metoda Mitra
DMM 1 PROJECT DWDM BI RACHMAD PLDMM 2 Relokasi Timika 200.000.000 HORISON TL Kopeg Jaya
Total 200.000.000
Anggaran
73
4.3.3.1 Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Terdapat tahapan-tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa ini, secara
garis besar proses pengadaan ini dibagi kedalam lima tahapan pengadaan, yaitu:
• Tahap I : Penyiapan dokumen pra pengadaan dan penyiapan dokumen
pengadaan
• Tahap II : Pemilihan mitra
• Tahap III : Penyusunan kontrak
• Tahap IV : Pengawasan pelaksanaan
• Tahap V : Penyerahan dan penerimaan hasil pengadaan.
Tiap tahapan tersebut terdiri dari aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan, seperti dapat
dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 30. Alur Proses Pengadaan
Pada lima tahapan pengadaan terdapat dokumen-dokumen yang menjelaskan
urutan aktivitas yang terjadi, contohnya pada tahapan penyiapan dokumen pra
pengadaan terdapat lima dokumen, yaitu nodin pelimpahan, justifikasi kebutuhan,
spesifikasi teknis, BoQ, dan print out PR anggaran.
Kegiatan pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik Divisi
Infrtel ini dimulai setelah justifikasi kebutuhan yang dilampiri spek teknis dan BoQ
serta Printout PR yang telah ditandatangani disampaikan oleh pihak user.
User UserUnit Fungsional Logistik
PenyusunanDokumen
Pra-Pengadaan
Pemanfa-atan HasilPengadaan
•VerifikasiKelengkapan Dok PraPengadaan
•SK Tim•Just
Pengadaan•RKS
•RKAP Capex•Nodin Pelimpahan•Just Kebutuhan•BoQ & Spek•Printout PR•RFI•Usulan Metoda
Pengadaan
•Kesepakatan Mulai Kerja
•Diskusi Draft Kontrak
•PersetujuanKontrak
•Penanda-tangananKontrak
•Printout PO
•Survei•DRM•Amandemen•Pelaksanaan•BAUT•BAST-I•Printout GR
•Pembayaran•BAST-II•BALOP
I.PenyiapanDokumenPengadaan
II.Pemilihan
Mitra
III.Penyusunan
Kontrak
IV.PengawasanPelaksanaan
Kontrak
V.Penyerahan &Pembayaran
HasilPengadaan
•Undangan/ Pengumuman
•Rapat Penjelasan
•Evaluasi & Klarifikasi
•Kelulusan tahap I
•E-auction &/ negosiasi
•Laporan pengadaan
•Penetapan Pemenang
74
No TAHAP - 11 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan
alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu)3 Penyusunan justifikasi pengadaan4 Penyusunan dokumen pengadaan5 Draft HPS6 Pengumuman lelang 7 Pengambilan dokumen pengadaan8 Rapat penjelasan dan penentuan jaminan penawaran9 Finalisasi HPS
TAHAP -210 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi,
teknik dan bukti jaminan penawaran11 Pembukaan sampul proposal penawaran12 Evaluasi dokumen proposal penawaran13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan)14 Surat Penetapan bagi peserta lelang yang memenuhi/ tidak
memenuhi persyaratan administrasi, teknik dan permintaan SPH
15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction17 Laporan hasil pelaksanaan lelang dan usulan pemenang
lelang kepada pemberi tugas18 Persetujuan penetapan pemenang melalui lelang19 Pengumuman pemenang lelang20 Masa sanggah (untuk lelang pekerjaan jasa konstruksi)21 Evaluasi sanggahan (bila perlu)22 Surat penetapan kepada pemenang lelang dan meminta
surat kesanggupan dari pemenangTAHAP - 3
23 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan24 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 25 Create dan Posting Purchase Order (PO)26 Penandatanganan kontrak/ perjanjian27 Release Purchase Order (PO)28 Distribusi kontrak ke pihak terkait
TAHAP - 429 Survey lapangan (bila perlu)30 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)31 Negosiasi harga (bila perlu)32 Pelaksanaan pekerjaan 33 Pengawasan pekerjaan34 Evaluasi laporan pengawasan35 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)36 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)37 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima38 Pembentukan tim uji terima39 Melaksanakan uji terima dan BAST
No TAHAP - 11 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan
alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu)3 Penyusunan justifikasi pengadaan4 Penyusunan dokumen pengadaan5 Draft HPS6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan7 Pengambilan dokumen pengadaan8 Rapat penjelasan9 Finalisasi HPS
TAHAP - 210 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi
dan teknik11 Pembukaan sampul proposal penawaran12 Evaluasi dokumen proposal penawaran13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan)14 Surat Penetapan bagi yang memenuhi/ tidak memenuhi
persyaratan administrasi dan teknik15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction17 Laporan hasil pelaksanaan pemilihan langsung dan usulan
penetapan pemenang kepada pemberi tugas18 Persetujuan penetapan pemenang pemilihan langsung19 Surat penetapan kepada pemenang pemilihan langsung
dan meminta surat kesanggupan dari pemenangTAHAP - 3
20Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan
21 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal22 Create dan Posting Purchase Order (PO)23 Penandatanganan kontrak/ perjanjian24 Release Purchase Order (PO)25 Distribusi kontrak ke pihak terkait
TAHAP - 426 Survey lapangan (bila perlu)27 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)28 Negosiasi harga (bila perlu)29 Pelaksanaan pekerjaan 30 Pengawasan pekerjaan31 Evaluasi laporan pengawasan32 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)33 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)34 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima35 Pembentukan tim uji terima36 Melaksanakan uji terima dan BAST
4.3.3.2 Metode Pengadaan Barang dan Jasa
Berdasarkan dokumen pedoman pelaksanaan pengadaan nomor
KR.14/LG000/SDM-50/2005, pengadaan barang atau jasa pada UFL divisi Infratel
dapat dilakukan dengan menggunakan tiga metoda, yaitu pelelangan (LL), pemilihan
langsung (PL), dan penunjukan langsung (TL).
Secara umum ketiga metode pengadaan tersebut memiliki tahapan yang sama,
hanya ada beberapa aktifitas yang berbeda pada salah satu tahapannya. Aktifitas-
aktifitas untuk masing-masing metode dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 9. Metode Pelelangan (LL) Tabel 10. Metode Pemilihan Langsung (PL)
75
Tabel 11. Metode Penunjukan Langsung (TL)
No TAHAP - 11 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan
alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu)3 Penyusunan justifikasi pengadaan4 Penyusunan dokumen pengadaan5 Draft HPS6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan7 Pengambilan dokumen pengadaan8 Rapat penjelasan (jika diperlukan)9 Finalisasi HPS
TAHAP - 210 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi,
teknik dan harga11 Pembukaan sampul proposal penawaran12 Evaluasi dan klarifikasi atas dokumen proposal penawaran13 Undangan negosiasi14 Pelaksanaan negosiasi harga15 Laporan kepada pemberi tugas mengenai hasil pelaksanaan
penunjukan langsung serta usulan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan
16 Persetujuan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan
17 Surat penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan kepada mitra yang ditunjuk serta meminta surat kesanggupan dari pelaksana pengadaan
TAHAP - 318 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan19 Diskusi kontrak/ perjanjian20 Create dan Posting Purchase Order (PO)21 Penandatanganan kontrak/ perjanjian22 Release Purchase Order (PO)23 Distribusi kontrak ke pihak terkait
TAHAP - 424 Survey lapangan (bila perlu)25 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)26 Negosiasi harga (bila perlu)27 Pelaksanaan pekerjaan 28 Pengawasan pekerjaan29 Evaluasi laporan pengawasan30 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)31 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)32 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima33 Pembentukan tim uji terima34 Melaksanakan uji terima dan BAST
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa aktifitas-aktifitas yang dilakukan untuk
tiap metode hampir sama, perbedaan aktifitas terjadi pada tahap pemilihan mitranya.
Dalam metode pelelangan dan pemilihan langsung mengikutsertakan sejumlah mitra
untuk mengikuti tahap pemilihan. Pelelangan menggunakan media koran untuk
membuat pengumuman pengadaan, sehingga vendor yang mengikuti pengadaan
berjumlah banyak. Sedangkan untuk pemilihan langsung, UFL mengirimkan
undangan kepada sekurang-kurangnya tiga mitra usaha untuk mengikuti pengadaan.
Pemilihan mitra untuk metode penunjukan langsung berlangsung lebih cepat karena
mitranya sudah dipilih langsung yang terbaik oleh UFL.
76
Selain itu pada metode pelelangan terdapat masa sanggah bagi vendor yang
tidak setuju atas pemenang tender yang dipilih UFL, sedangkan untuk pemilihan
langsung tidak ada masa sanggah karena mitra usaha yang mengikuti proses
pengadaan adalah pilihan terbaik UFL.
Perbedaan antara pelelangan dan pemilihan langsung dengan penunjukan
langsung selain terdapat pada jumlah peserta pengadaan, juga pada bagian penawaran
harga. Untuk pelelangan dan pemilihan langsung menggunakan cara e-Auction yaitu
tawar-menawar harga antara peserta dan UFL, sedangkan untuk penunjukan langsung
menggunakan cara negosiasi.
4.3.4 Analisis Data
Dari hasil pengumpulan data dengan metode CSF tersebut dapat dikumpulkan
sejumlah faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan penelitian yaitu mendesain
suatu suatu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan pada Unit
Fungsional Logistik Divisi Infratel.
Dari hasil pengamatan dan diskusi dilapangan, diketahui bahwa banyak
permasalahan yang terjadi pada setiap tahapan pengadaan yang menyebabkan kinerja
dari UFL ini kurang baik. Untuk mempermudah analisis, maka permasalahan tersebut
dikelompokkan kedalam aspek scope, quality, time, cost, dan security. Akar
permasalahan yang sering terjadi adalah sebagai berikut :
Scope
Perencanaan yang belum matang menyebabkan user dan pihak UFL tidak
memahami aturan pengadaan, sehingga terjadi perubahan spesifikasi teknis yang
disebabkan oleh ketidakrincian dan ketidakjelasan dalam memberikan lingkup
pekerjaan. yang dapat membuat pelaksanaan pekerjaan terganggu. Akar masalah
dari perencanaan yang belum matang ini adalah belum standarisasinya dokumen
pengadaan dan kurangnya sosialisasi aturan pengadaan, sehingga karyawan
menggunakan pengertiannya sendiri untuk menjalankan setiap kegiatan.
Quality
Kualitas barang yang diharapkan tidak sesuai dengan kontrak juga disebabkan
karena perencanaan yang belum matang dan ketidaktahuan akan aturan
pengadaan. Akar masalah dari masalah quality yaitu juga karena belum ada
standarisasi dokumen pengadaan dan kurangnya sosialisasi aturan pengadaan.
77
Time
Ketidakrincian pelaksanaan kegiatan dapat menimbulkan keraguan untuk
menjalankan proyek. Dari keragu-raguan ini mengakibatkan keterlambatan
proses pengadaan. Akar masalah dari keterlambatan ini adalah belum
standarisasinya dokumen pengadaan.
Cost
Database harga yang tidak akurat menyebabkan ketidakrincian dalam menyusun
anggaran dan keraguan untuk menjalankan proyek, karena ketidakpastian
ketersediaan dana. Akibatnya biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan lebih
besar daripada anggaran. Akar masalah dari cost adalah penggunaan sistem IT
yang masih minim, dimana UFL harus melakukan survey pasar yang artinya
menambah biaya survey dan memakan waktu.
Security
Permasalahan lebih kepada aturan-aturan pengadaan, dimana jika karyawan
melakukan sesuatu yang tidak sesuai ketentuan maka akan terjadi masalah
legalitas. Akar masalahnya adalah belum standarisasinya dokumen pengadaan,
sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan adalah besar karena tidak adanya
dokumen yang dijadikan panduan.
Permasalahan tersebut terjadi karena lemahnya proses pemantauan dan
pengendalian (control) yang akhirnya menyebabkan tujuan pengadaan tidak tercapai
karena perubahan spesifikasi, kualitas barang atau jasa yang tidak sesuai kontrak,
keterlambatan penyerahan barang atau jasa, biaya pengadaan yang lebih besar dari
anggaran, serta pengadaan yang tidak didukung dokumen yang lengkap dan
terstandarisasi.
Lemahnya proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan di UFL
ini diakibatkan oleh masalah aliran informasi manajemen yang belum efektif dan
kualitas informasi yang masih kurang baik, selain itu juga pada masalah individu
pelaksananya. Masalah informasi tersebut menyebabkan terlambatnya proses
pengambilan keputusan atau pemberian suatu solusi oleh pihak manajemen jika
terjadi suatu masalah yang dihadapi pelaksana (PIC) pada proses pengadaan, yang
mana pengambilan keputusan memegang peranan penting dalam kegiatan pengadaan.
78
Terlambatnya pengambilan keputusan tersebut dapat mengakibatkan terhambatnya
proses pengadaan dan yang lebih buruk adalah gagalnya proyek pengadaan.
Proses pengawasan dan pengendalian di UFL ini dilakukan pada tahapan-
tahapan pengadaan, dimana kegiatan pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit
Fungsional Logistik Divisi Infrtel ini dimulai setelah justifikasi kebutuhan yang
dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani
disampaikan oleh pihak user.
Pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan difokuskan pada tahap I
dan III yaitu proses pengadaan dari sejak penerimaan justifikasi kebutuhan yang
dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani
disampaikan oleh pihak user hingga penerbitan PO (Purchase Order) dan distribusi
kontrak pada pihak terkait. Tahapan tersebut memerlukan perhatian penuh karena
pada tahap tersebut banyak permasalahan yang muncul untuk setiap metoda
pengadaan yang menyebabkan tujuan pengadaan tidak tercapai, terutama masalah
keterlambatan. Berdasarkan KR 14/LG000/SDM-50/2005, total waktu pengadaan
adalah 30 HK yang terhitung sejak pemasukan proposal penawaran sampai dengan
diterbitkan surat penetapan pemenang. Jadi waktu maksimal bagi UFL dalam
melaksanakan pengadaan pada tahap II adalah 30 hari kerja.
Pemantauan dan pengendalian pelaksanaan proses pengadaan dilakukan
dengan menggunakan parameter scope, quality, cost, time, dimana batasan untuk
parameter tersebut pada UFL divisi Infratel ini adalah :
o Scope adalah aspek untuk lingkup kerja yang dibagi berdasarkan level
manajemen dalam melakukan pemantauan dan pengendalian.
o Quality adalah aspek kualitas proses pengadaan pada setiap tahapan
o Cost disini menyangkut pada masalah angaran biaya pengadaan
o Time adalah waktu untuk proses pengadaan meliputi waktu pemrosesan
pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan (waktu siklus).
o Security, aturan-aturan pengadaan agar karyawan melakukan sesuatu sesuai
ketentuan
79
4.3.5 Analisis Sistem
Proses analisis sistem ini dilakukan pada kondisi sistem pemantauan dan
pengendalian kegiatan pengadaan saat ini dan sistem yang akan dikembangkan yang
berdasarkan pada data yang diperoleh dari pengumpulan data.
a. Kondisi saat ini
• Masing-masing proyek pengadaan dilaksanakan oleh pelaksana (PIC) yang
telah ditetapkan, PIC tersebut mengolah data-data dari sumber-sumber data
baik data manual maupun data aplikasi yang menjadi tanggung jawabnya
masing-masing. Kemudian data-data disimpan dalam server unit dan
diintegrasi pada file server tingkat divisi.
• Pelaporan status dari proyek dilakukan secara periodik setiap minggu pada
hari jum’at oleh setiap PIC pada manager logistik.
• Struktur directory untuk sistem pelaporan dibuat berdasarkan struktur
organisasi di divisi Infratel
b. Sistem pemantauan dan pengendalian yang akan dikembangkan
• Efficient
Hanya menunjukkan informasi apa yang perlu ditunjukkan untuk tiap
tingkatan level managemen yang berbeda, kemudian juga dapat memberi
pilihan-pilihan untuk informasi selanjutnya secara lebih detail.
• Simple
Sederhana sehingga memberikan kemudahan pada pengguna sistem untuk
mendapatkan informasi, termasuk informasi dari user lain. Jadi user dari UFL
ini juga dapat melakukan pemantauan proyek yang sedang berjalan baik itu
proyeknya sendiri maupun proyek user lain.
• Any time and any where
Dapat digunakan disetiap saat juga dimanapun, misalnya dengan
menggunakan site khusus di internet ataupun dengan menggunakan sistem e-
mailing yang dikirimkan secara berkala.
• Accurate
Pengumpulan data tepat waktu dan informasi yang ditampilkan harus sesuai
dengan kondisi real time ataupun near real time.
80
• Art
Tampilan harus didesain semenarik mungkin agar dapat memotivasi para
penggunanya.
Dari analisis kondisi sistem saat ini dan sistem yang diinginkan tersebut,
kemudian dilakukan proses analisis gap. Gap (kesenjangan) yang muncul dari analisis
tersebut adalah :
• Prosedur proses pelaporan yang ada belum cukup efektif dan efisien
• Kurang adanya jaminan terhadap keakurasian informasi yang disajikan
• Kurangnya data umpan balik dari pelaksana proyek pengadaan
• Banyaknya pimpinan dengan banyak level pengetahuan, sehingga semua
orang untuk tiap level managemen berbicara, menanyakan hal yang sama,
sehingga akan menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena
semua memiliki pendapat yang berbeda
• Terjadi ketidakseragaman informasi, sehingga dapat menimbulkan persepsi
yang berbeda-beda pada karyawan khususnya untuk proyek-proyek yang
saling terintegrasi
• Adanya kecenderungan timbulnya kesalahan akibat dari human error karena
masih banyak terlibatnya proses manual dalam pembuatan laporan yang
berpengaruh pada kecepatan proses pengadaan informasi secara keseluruhan
• Koordinasi yang masih lemah. Agar proses pengadaan berjalan sesuai dengan
waktu yang direncanakan maka perlu dilakukan koordinasi yang terus
menerus dengan pihak-pihak yang terkait seperti user misalnya terjadi
perubahan rencana, jadwal pelaksanaan, masalah keuangan (ketersedian dana),
dan masalah legalitas (istilah-istilah hukum dalam kontrak). Dengan
koordinasi, maka apabila terjadi permasalahan dapat segera ditemukan
penyebabnya dan menghemat waktu proses pengadaan.
• Belum adanya aplikasi atau IS yang memadai untuk menunjang implementasi
Gap (kesenjangan) yang terjadi tersebut akan digunakan sebagai dasar dari
proses perancangan Performance Dashboard, dimana maksud dari pembangunan
Performansi Dashboard itu sendiri adalah :
81
o Mendukung sistem kinerja Unit Fungsional Logistik
o Menyajikan data-data yang mudah dimengerti dan dikumpulkan
o Para manajer dapat dengan mudah dan jelas melihat performansi yang
telah dicapainya, sehingga dapat diambil suatu keputusan yang cepat,
tepat dan akurat.
o Menyajikan performansi organisasi yang dapat terus dipantau oleh
setiap orang dalam organisasi kecuali untuk data-data yang bersifat
rahasia
o Setiap unit kerja di UFL Telkom mempunyai performansi yang jelas
dalam mendukung pencapaian performansi organisasi.
o Memotivasi manajemen dan staf pelaksana untuk mencapai tujuan dari
organisasi.
4.3.5 Perancangan Desain Performansi Dashboard
Ada dua hal penting yang harus diperhatikan oleh perancang sistem
pengukuran kinerja dalam mendesainnya, yang pertama adalah mengenai desain
fiturnya : tipe informasi apa yang akan harus dikumpulkan dan bagaimana feedback
akan disajikan. Yang kedua adalah mengenai bagaimana penggunaan dari sistem
pengukuran kinerja tersebut, siapa yang menerima data dan apa yang harus mereka
lakukan dengan data tersebut. Arsitektur dari dashboard biasanya terdiri dari 3 layer
informasi yang berguna bagi user, yaitu
1. Kesimpulan keseluruhan kegiatan berupa tampilan data statistik atau grafik (KPI)
2. Multidimensional ( seperti ; produk, waktu, customer, dan lainnya) dan tampilan
hirarki (seperti ; Enterprise, departemen, operation area, dan lainnya)
3. Tampilan yang lebih detail seperti invoices, jumlah proyek, shipment, dan lainnya
Jika diurutkan maka proses perancangan performansi dashboard secara umum
dapat dibagi menjadi beberapa langkah. Langkah-langkah proses perancangan
performance dashboard dapat dilihat pada gambar berikut.
82
Gambar 31. Proses Perancangan Performance Dashboard (Indigetech.com)
4.3.5.1 Identifikasi Key Performance Indicator (KPI)
Tulang punggung dari suatu Performance Dashboard adalah KPI, yang
ditampilkan dan dinilai pada sebuah performance dashboard. KPI menjadi informasi
penting yang harus disajikan. Untuk mendapatkan informasi tersebut, dibutuhkan
jaminan terhadap ketersediaan data hasil aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang
sistematis dan terpadu. Sehingga informasi yang dihasilkan betul-betul dapat
mendukung proses pengambilan keputusan bisnis secara cepat, akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Selain itu juga dibutuhkan cara yang tepat untuk mengelola
informasi KPI secara lebih integratif, yang dapat dikaitkan dengan objektif strategis
yang ditetapkan. Sehingga hal itu dapat membantu manajemen untuk mengukur suatu
keberhasilan kinerja perusahaan secara lebih baik, berdasarkan strategi dan inisiatif
kerja yang ditetapkan.
KPI yang ditampilkan untuk tiap-tiap pengguna dashboard akan berbeda-
beda, untuk itu perlu diidentifikasi terlebih dahulu siapa penggunanya dan apa
kebutuhannya.
Pengguna Performance Dahboard
Pengguna performance dashboard yang akan dirancang untuk mengukur
kinerja UFL di Divisi Infratel ini dibagi menjadi 3 tingkatan manajemen, yaitu :
1. Top Management (eksekutif), yang termasuk dalam level ini adalah :
- EGM Divisi Infratel
- Deputy EGM Divisi Infratel
2. Midlle Management
- SM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Bidang
- OSM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Integrator
83
- GM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Network
Regional
- Manajer untuk user UFL dari divisi lain diluar divisi Infratel
3. Lower Management yaitu level operasional / PIC (Person In Charge) di UFL
Skema dari pengguna performance dashboard di Divisi Infratel dapat
dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 32. Skema Pengguna Performance Dashboard di Divisi Infratel
Informasi yang ingin ditampilkan oleh tiap-tiap level manajemen dalam
organisasi akan berbeda, tidak semua pengguna menginginkan informasi yang sama.
Dengan jumlah proyek pengadaan yang banyak dan beragam jenisnya karena jumlah
pengorder yang banyak, level eksekutif menginginkan informasi untuk multy project,
berbeda dengan level manager yang lebih diperuntukan untuk scope per project,
kemudian level staff yang juga lebih fokus untuk informasi per tahapan project dan
sub-subnya. Dengan demikian penyajian informasi untuk 3 (tiga) tingkatan pengguna
dibagi dalam lingkup proyek yang berbeda, yaitu :
Performance Dashboard
Eksekutif
Middle Management PIC / Pelaksana
BIDANG
UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK
LOGISTIC & GENERAL SUPPORT
INTEGRATOR
SUB DIVISI
NETWORK
DIVISI INFRASTRUKTUR TELEKOMUNIKASI
Divisi lainContoh
Divisi Multi Media
USER USERMiddle Management Middle Management
84
Multy Project Single Project ActivityEksekutif
- EGM All Case by case - - Deputy EGM
Manager - SM - OSM Selected All Case by case - GM (semua yang ada - Manager Logistik dalam scope)
Pelaksana / Officer - PIC - Selected All
(yang ditangani)
• Eksekutif berupa Multy Project Statistical Report
• Manajer berupa Single Project Status Report
• Pelaksana/Operasional berupa Activity Level Status Report
Lingkup proyek pengadaan sebagai objek dari proses pemantauan dan
pengendalian untuk tiap level manajemen pada Divisi Infratel Telkom dapat dilihat
pada matrik dibawah ini.
Gambar 33. Matriks Lingkup Proyek untuk Pemantauan dan Pengendalian Tiap Level
Manajemen Divisi Infratel
User Needs (Kebutuhan Pengguna Performance Dashboard)
Performance dashboard terdiri dari 3 area aplikasi untuk memenuhi
kebutuhan penggunanya, yaitu monitoring, analisis dan manajemen. Monitoring
adalah aplikasi untuk memberitahukan informasi kritis dengan cepat dengan
menggunakan data waktu dan relevan. Analisis adalah dimana pengguna performance
dashboard dapat menganalisis dan mengeksplorasi data pada tingkat kedetailan data
yang berbeda-beda untuk mencari akar dari masalah yang terjadi. Aplikasi
manajemen adalah aplikasi yang menjaga komunikasi antar seluruh jajaran eksekutif,
manajer, dan staff, juga memberikan feedback pada eksekutif secara kontinyu
mengenai aktifitas kritis, dan memberikan kemudahan bagi eksekutif untuk
mengemudikan organisasinya pada jalur yang benar.
Dengan melakukan survey dan wawancara terhadap manajer kunci untuk
mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi, diketahui
bahwa informasi yang ingin diterima pada kegiatan pengadaan adalah :
• Informasi rencana kegiatan pengadaan berbentuk resume statistik dan daftar
rencana pengadaan dalam berbagai format.
85
• Informasi pemantauan kemajuan kegiatan pengadaan berbentuk laporan status
penyelesaian kegiatan pengadaan secara kualitatif maupun kuantitatif
• Informasi yang dikemas berdasarkan komposisi dan status sesuai dengan :
Periode waktu
Unit user
Jenis Anggaran (CAPEX / OPEX)
Tahap Pengadaan
PIC Pelaksana
• Informasi parametrik meliputi :
Volume
Effisiensi
Perubahan/ progress
Setelah diperoleh faktor-faktor kritis untuk informasi yang ingin diterima,
tahap selanjutnya adalah menentukan key performance indicator (KPI) untuk
menetukan indikator-indikator apa saja yang dianggap mewakili faktor-faktor kritis
yang telah dipilih. Dari hasil identifikasi, KPI yang dikelompokan berdasarkan level
manajemen di Divisi Infratel adalah :
1. Eksekutif (strategic level)
Status anggaran (CAPEX / OPEX )
Proyek yang tepat waktu dan tepat biaya
Status tahapan pengadaan / progress
Proyek yang terselesaikan
2. Manajer (manajement level)
Status tahapan pengadaan / progress
Proyek yang terselesaikan
3. Pelaksana/Operasional (PIC) (operational level)
Daftar kegiatan
Status kegiatan
Durasi kegiatan
Informasi yang ditampilkan untuk level eksekutif (stategic level) bersifat
menyeluruh dan tingkatannya tidak terlalu detail yang lebih kearah resume dari semua
kegiatan, informasi langsung ditunjukan berupa data kuantitatif dan data statistik
86
seperti pie chart juga tabel-tabel. Untuk tingkatan manajer (manajemen level),
informasi ditampilkan lebih detail yang difokuskan untuk semua tahapan kegiatan
pengadaan dimana dapat mendukung proses pemantauan dan pengendalian yang
biasanya digunakan oleh tingkat manager di setiap hari kerjanya. Sedangkan untuk
level pelaksana (operational level), informasi yang ditampilkan lebih spesifik yang
difokuskan pada kegiatan untuk tiap tahapan pengadaan yang menjadi tanggung
jawab masing-masing pelaksana, dimana pelaksana bertanggung jawab juga untuk
mengorganisir data-datanya atau pembuatan dokumen-dokumen kegiatan yang
merupakan input untuk proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan.
Performance dashboard dapat menampilkan informasi dalam beberapa layer,
yaitu bisa menampilkan informasi yang memiliki tingkat kedetailan yang berbeda.
Pengguna bisa menggali informasi yang lebih spesifik untuk menemukan akar
permasalahan.
4.3.5.2 Desain Interface Performance Dashboard
Langkah selanjutnya dari perancangan performance dashboard adalah
merancang interface yang akan ditampilkan pada penggunanya. Berdasarkan hasil
pengidentifikasian indikator-indikator di UFL divisi Infratel dan masukan dari pihak
pengguna, maka dapat dirancang disain interface dari performance dashboard sesuai
dengan kebutuhan para penggunannya.
Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa terdapat 2 jenis pengadaan yang
diberikan pada UFL , yaitu CAPEX dan OPEX. Pengadaan tersebut telah dijadwalkan
oleh PT.Telkom untuk tiap tahunnya yang dibagi kedalam 3 bulan periode/ triwulan
(TW). Maka tahapan untuk tampilan interface performance dashboard diawali
dengan pemilihan informasi yang berdasarkan kriteria :
1. Jenis pengadaan : CAPEX atau OPEX
2. Tingkat Informasi : multi proyek, per proyek, atifitas
3. Periode Pengadaan : TW1, TW2, TW3, TW4, Keseluruhan
Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat
Multy Project
Desain untuk tingkat informasi multy project ini sesuai dengan kebutuhan
informasi untuk level eksekutif (strategic level) yang menunjang untuk dalam
pengambilan keputusan bersifat strategis, dalam arti untuk keperluan jangka panjang
87
dan penentuan target-target perusahaan yang harus dicapai beserta metodenya.
Informasi ditampilkan secara ringkas namun menyeluruh. Ringkasan informasi ini
hanya memperlihatkan status perusahaan berupa kinerja perusahaan yang teragregat.
Informasi ukuran kinerja ditampilkan dalam bentuk data kualitatif dengan
menggunakan ukuran persentase karena lebih mudah untuk dianalisis.
Sesuai dengan kebutuhan pengguna di level eksekutif yang diperoleh dari
proses penentuan indikator diatas, maka dirancang sebuah display sesuai dengan
kebutuhannya, dimana penetapan warna indikator beserta artinya dan target-target
yang ingin dicapai diperoleh dari hasil diskusi dengan pihak manager kunci.
Rancangan display utama untuk informasi tingkat multy project ini adalah :
Dari display % penyerapan anggaran dapat diketahui
informasi persentase dari jumlah anggaran yang telah
dipergunakan sampai dengan progress keseluruhan
proyek saat ini. Dengan display ini pengguna dapat
mengetahui apakah anggaran terserap sesuai rencana atau
tidak.
Penetapan target untuk penyerapan anggaran untuk seluruh proyek pengadaan adalah
dibawah harga yang dianggarkan, dari hasil diskusi tersebut ditetapkan bahwa batas
aman untuk penyerapan anggaran dari seluruh proyek pengadaan adalah 80 %.
Pemberian batas nilai antara 70% - 80% adalah tanda peringatan agar lebih waspada
dengan memberikan warna kuning pada nilai tersebut. Daerah nilai dengan indikator
berwarna hijau menunjukan penyerapan anggaran pada daerah aman, sedangkan
warna merah adalah daerah tidak aman yang membutuhkan penanganan dengan
segera.
Dari display % progress status dapat diketahui persentase
progress kegiatan pengadaan dari keseluruhan proyek saat
ini, dapat dilihat apakah progress dari keseluruhan proyek
tersebut sesuai atau tidak dengan target waktu yang
direncanakan.
Gambar 34. Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi
Tingkat Multy Project
0,00 %
% Penyerapan Anggaran
0 100
8070
% Progress Project
0,00 %
1000
7030
88
Nilai progress ini adalah menunjukan status dari kegiatan pengadaan yang sedang
berlangsung. Daerah nilai dengan indikator warna hijau menunjukan kegiatan
pengadaan pada saat ini telah memasuki tahap penyelesaian dengan batas nilai antara
70 % sampai batas maksimal 100%. Daerah indikator berwarna kuning menunjukan
status kegiatan pengadaan sudah dalam proses pelaksanaan dengan batas nilai antara
30% sampai 60 %. Warna merah menunjukan status kegiatan pengadaan masih pada
tahapan awal dengan nilai antara 0 % sampai 30 %.
Display ini dirancang untuk menunjukan nilai
persentase jumlah kegiatan pengadaan yang berjalan
sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Target
untuk jumlah kegiatan pengadaan untuk periode ini
adalah 70%. Nilai dibawah target tersebut diberi
indikator warna merah yang berarti kegiatan pengadaan
mengalami keterlambatan.
Sama halnya dengan display diatas, display ini
dirancang untuk menunjukan jumlah kegiatan
pengadaan dengan penggunaan anggaran sesuai dengan
anggaran yang telah direncanakan. Target untuk jumlah
proyek pengadaan dengan anggaran yang sesuai rencana
pada periode ini adalah 80% dari keseluruhan proyek
pengadaan.
Display ini menunjukan informasi persentase jumlah
proyek yang telah terselesaikan pada saat ini. Target
proyek yang terselesaikan untuk periode saat ini adalah
95%. Nilai antara 85 % sampai 95% masih dalam batas
aman, sedangkan untuk nilai dibawah 85% dinilai
sebagai suatu kegagalan kegiatan pengadaan pada
perioda tersebut.
Gambar 34. Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi
Tingkat Multy Project (lanjutan)
0,00 %
% Project On-time
0 100
50
0,00 %
% Project On-budget
0 100
50
% Progress Complete
0,00 %
10080
9585
89
Dari display utama tingkat informasi diatas, informasi dapat digali lebih dalam lagi.
Informasi dapat dilihat berdasarkan proyek-proyek untuk per unit user. Dalam
informasi tersebut pengguna dashboard level eksekutif dapat memperoleh informasi
lebih detail untuk tiap proyek per unit user dengan tambahan informasi statistik yang
menampilkan informasi volume dari proyek pengadaan.. Berikut adalah rancangan
display informasi lanjutan untuk informasi tingkat multy project, sebagai contoh
adalah pada unit user Bidang, unit user Bidang terdiri dari 3 user, yaitu Infradev,
BusDev dan Logistic & General Support.
UNIT USER BIDANG
Gambar 35. Display Layer 2 Informasi Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per Unit User
Display diatas menyajikan informasi statistik untuk volume proyek pada unit
user dan jumlah anggaran yang direncanakan untuk proyek tersebut yang disajikan
dalam tampilan diagram dan pie chart.
Permasalahan utama yang menyebabkan kurang baiknya kinerja dari UFL ini
terjadi pada tahap I hingga tahap III, maka sistem pemantauan dan pengendalian
kegiatan pengadaan dititikberatkan pada tahap tersebut. Untuk tahap IV dan V tidak
dibutuhkan pengendalian yang khusus karena tidak terdapat masalah dalam tahapan
tersebut. Dalam proses pengadaan terbagi atas 3 metode yaitu Metode pelelangan
3
0 00
1
2
3
4
5
InfraDev BusDev Log&GSUSER
Volume Project
Komposisi Volume Project
InfraDev, 100%
BusDev, 0%
0%
InfraDev
BusDev
Log&GS
Anggaran
34.29
0 00
5
10
15
20
25
30
35
40
InfraDev BusDev Log&GSUser
Mily
ar (R
p)
90
(LL), Pemilihan langsung (PL), dan penunjukan langsung (TL). Dari ketiga metode
untuk tahapan pengadaan I hingga III terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan.
Dari informasi statistik diatas kemudian informasi dapat digali lagi menjadi
lebih spesifik untuk informasi status tahapan multi proyek per user disertai informasi
tingkat penyelesaiannya untuk tiap tahapan dengan menggunakan indikator warna
sebagai tanda peringatan akan keterlambatannya di tiap tahapan proyek. Gambar
dibawah adalah contoh informasi lanjutan tingkat informasi eksekutif untuk proyek
milik Infradev.
INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT (INFRADEV)
Gambar 36. Display Informasi Layer 3 Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per User
Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat
Single Project
Informasi tingkat single project ini dibutuhkan oleh level manajer(manajemen
level) untuk menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke dalam periode jangka
menengah yang pelaksanaannya harus terbukti efektif dan efisien terutama dalam
melakukan manajemen kontrol juga pengambilan keputusan, untuk itu level manajer,
khususnya untuk manajer di UFL sendiri yang harus mendapatkan informasi lebih
Jumlah Proyek per Tahapan
1
2
0 00
1
2
3
4
5
I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi
Tahapan
Jum
lah
Pro
yek
Penyelesaian/Progress
75%
30%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi
Tahapan
Per
sen
Pro
gres
s
Komposisi Jumlah proyek per tahapan
33%
67%
I. Penyiapan Dok
II. Pemilihan Mitra
III. Kontrak
IV. Eksekusi
Sesuai Rencana
Dibutuhkan Perhatian
Terlambat
91
spesifik untuk masing-masing proyek di semua unit user. Informasi yang dibutuhkan
oleh level manajer ini adalah informasi status tahapan dari masing-masing proyek di
semua unit user. Informasi yang dirancang berupa tabel, diagram batang, nilai persen
status tahapan, dengan indikator warna sebagai tanda peringatan.
Display awal menunjukan informasi status tahapan dari semua proyek pada
unit user yang sedang berjalan saat ini.
Unit User User Nama Pengadaan Status Rencana Aktual Rencana Aktual % Status
InfraDevEkspand GMD PAR-MO G 17/01/07 17/01/07 10/3/2007 68,09
InfraDevPengadaan Server & Aplikasi Perf. Data C ll t SSNC
G
InfraDevEkspand Kapasitas Peering Domistik R
DMMBandwith Management Y
DMMManagement Security Layanan Telkomnet
DMMPenambahan MCE
DMMServer File Backup Operasional
DMM
Pengadaan dan Pemasangan Modul Alat Produksi Akses Layanan Corporate
SubDiv Satelit
VSAT IP
SubDiv Satelit
HPA
SubDiv Satelit
LNA & Converter
SubDiv Satelit
Modem
SubDiv Satelit
Mux
NetRe Jakarta
Perangkat ON
NetRe JaTeng
Modernisasi Perangkat SKSO
NetRe
BIDANG
DIVISI LAIN
SUB DIV
Tanggal Mulai Tanggal Selesai
G Proyek berjalan sesuai rencanaY Perlu perhatianR Tidak sesuai rencanaB Proyek selesai
Keterangan Indikator
Gambar 37. Display Layer Utama Informasi Tingkat Single Project
92
Dari informasi diatas dapat digali informasi yang lebih detail lagi untuk status
tahapan proyek per user. Dibawah ini adalah contoh display informasi untuk proyek
di user Infradev.
INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT
Gambar 38. Display Layer 2 Untuk Informasi Tingkat Single Project
Informasi dapat digali lagi untuk tiap proyek pengadaan untuk mengetahui PIC,
mitra, durasi, dan keterangan tambahan lain. Display berikutnya jika menyorot salah
satu dari proyek pengadaan diatas adalah :
Gambar 39. Display Layer 3 untuk Informasi Tingkat Single Project
1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3.1 3.2 3.3
I II IIIStatus tahapan Pengadaan
1. Ekspand GMD PAR-MO
2. Pengadaan Server & Aplikasi Perf. Data Collector SSNC
3. EKSPAN KAPASITAS PEERING DOMISTIK
TL
Planning
Actual
Sesuai rencana
Terlambat
Perlu perhatian
Pengadaan
68,09%
10,64%
31,91%PL
PL
Metode pengadaan
Persen status
Coding dari aktifitas tiap tahapan
Ekspand GMD PAR-MO
Keteranganstatus tahapan
Negosiasi selesai. Ada perubahan justifikasi dan RKS dariuser
PIC : Lola
Metoda : TL
Mitra : PT. Nasio Karya Pratama
Durasi : 42 hari
Start : 17 Januari 2007
Status : Rapat Penjelasan
Plannning : 25 Januari 2007
Realisasi : 25 Januari 2007
Estimasi Kontrak :
Sisa hari Sebelum kontrak :
LolaTL
PT. Nasio Karya Pratama42 hari
17-Jan-2007Rapat Penjelasan
25-Jan-200725-Jan-2007
93
Pada informasi tingkat single project ini dimana biasa dibutuhkan oleh tingkat
manajer, Bapak Syarif Hidayat selaku manajer logistik UFL yang bertanggung jawab
akan seluruh proyek pengadaan, menyarankan agar terdapat tambahan layer lagi
untuk memperjelas permasalahan yang dihadapi oleh PIC dalam melaksanakan
tugasnya. Dalam layer tersebut selain diperoleh inti masalah yang sedang dihadapi
oleh PIC pada setiap tahapan, pihak manajer khususnya manajer logistik dapat segera
memberikan keputusan, komentar atau solusi terhadap masalah tersebut. Display
tersebut hanya menampilkan proyek-proyek yang diperkirakan terjadi suatu masalah
atau proyek-proyek yang dilaporkan dengan indikator warna kuning dan merah pada
display sebelumnya. Rancangan untuk layer tersebut adalah :
User Nama Pengadaan PIC Status Masalah yang dihadapi Komentar
InfraDevLambda JASUKA
LolaRevisi RKS oleh user
Menunggu persetujuan anggaran
DMMPenambahan MCE
Asep Diambil alih oleh DMM
SubDiv Satelit
HPA SUTOMO/ SUS Belum Mulai
Menunggu justifikasi kebutuhan dari user
SubDiv Satelit
LNA & Converter SUTOMO/ SUS Belum Mulai
Menunggu justifikasi kebutuhan dari user
NetRe JatimModernisasi Perangkat SKSO SUTOMO
Justifikasi pengadaan
Menunggu persetujuan Deputi
Gambar 40. Tabel Display Informasi Tingkat Single Project Untuk Proyek Yang Terkena
Masalah
Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat
Activity
Informasi tingkat activity ini adalah informasi untuk level operasional yang
berinteraksi dengan transaksi rutin harian. untuk melakukan pengawasan dan
pengendalian akan aktifitas-aktifitas pada tahapan kegiatan pengadaan. Informasi ini
biasa digunakan untuk mendukung pekerjaan yang terkait dengan pengolahan data,
pengetahuan, keterampilan teknis. Informasi yang ditampilkan adalah aktifitas dari
pelaksana (PIC) yang bertanggung jawab untuk proyek yang ditugaskan kepadanya.
Pelaksana (PIC) bertanggung jawab untuk mengorganisir data-datanya atau
pembuatan dokumen-dokumen kegiatan yang merupakan input untuk proses
pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan. Para PIC menginput data-data
94
mengenai status aktifitas yang telah dia kerjakan juga memberi informasi masalah
atau gangguan-gangguan yang sedang dihadapi pada aktifitasnya.
Informasi dipilih berdasarkan PIC proyek yang sedang berjalan saat ini.
Dibawah ini adalah rancangan display informasi level pelaksana dengan
menggunakan salah satu PIC sebagai contohnya.
PIC : RACHMAD Selasa, 30 Jan Rabu, 31 Jan Kamis, 1 Peb Jumat 2 Peb
Pagi Siang Pagi Siang Pagi Siang Pagi Siang
1
EKSPAN KAPASITAS PEERING DOMISTIK
Finalisasi RKS teknis
8-Feb-07
Justifikasi pengadaan 2 metode (TL dan PL)
2UPGRADE OSS IP TRANSPORT
Finalisasi RKS teknis 8-Feb-07
3PENINGKATAN KAPASITAS SERVER DC
Finalisasi RKS teknis 8-Feb-07
4 PROJECT DWDM BITime plan dan RKS
Justifikasi kebutuhan belum ada
1-Feb-06Pelajari dan hubungi user
Verifikasi Justifikasi pengadaan
5KONVERGENSI CISCO (2006)
Jaminan pelaksanaan mitra
2-Feb-07
6KONVERGENSI NORTEL (2006)
Jaminan pelaksanaan mitra
2-Feb-07
7
IN PLATFORM SCP (2006)
Proses pelaksanaan s/d 15 Feb 2007 15-Feb-07
8
RAS TIGRIS (2006) Jaminan pelaksanaan mitra
2-Feb-07
9
IP AKSES (2006) Perpanjangan proses amandemen s/d Feb 2007
2-Feb-07
Draft amandemen
10
PENAMBAHAN SEWA BANDWITH TM (2006)
Amandemen penambahan masih diskusi dengan TM
DLD sewa 1xSTM-4, TM sewa via 3xSTM-1
Konfirmasi ke user, penyelesaian RKS dan calon mitra. Konfirmasi ke calon mitra TL mengenai status
Konfirmasi ke mitra untuk percepatan penyelesaian kontrak
Target PenyelesaianNo. Pengadaan Status Masalah
Gambar 41. Tabel Display untuk Informasi Tingkat Aktifitas
Display diatas menunjukan informasi daftar kegiatan dari PIC dalam
melaksanakan proses pengadaan yang menjadi tanggung jawabnya. Indikator warna
merah menunjukkan bahwa kegiatan pada salah satu proyeknya mengalami masalah
atau keterlambatan, dimana untuk setiap status tahapan kegiatan terdapat target waktu
untuk penyelesaiannya.
95
Informasi yang dapat diperoleh dari level ini adalah informasi mengenai durasi
kegiatan dari masing-masing proyek pengadaan, dimana durasi tersebut dibagi per
tahapan pengadaan, yaoitu tahap I untuk penyiapan dokumen, tahap II untuk evaluasi
penawaran dan seleksi dan tahap III untup penetapan pemenang.
Gambar 42. Tabel Display untuk Informasi Durasi Tingkat Aktifitas
4.3.5.3 Data Performance Dashboard
Data-data yang diperlukan untuk sebuah performance dashboard adalah data-
data yang menunjang untuk kebutuhan informasi yang akan ditampilkan. Data mentah
yang berasal dari berbagai sumber akan dikirim dan direkam dalam perangkat
komputer yang disebut proses data entry, kemudian data tersebut memasuki tahap
konsolidasi yang disebut data warehousing. Dari data warehouse kemudian data
diproses menjadi suatu informasi yang relevan bagi pengguna. Diagram konteks
performance dashboard dapat dilihat pada gambar dibawah
ini.
Gambar 43. Diagram Konteks Performance Dashboard
Data Warehouse
Performance Dashboard
Manajemen
96
Data yang digunakan adalah data yang yang memiliki prioritas hubungan
paling penting dengan indikator-indikator yang dibutuhkan. Data untuk proses
pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan di UFL adalah data eksternal dan
data internal UFL. Data eksternal adalah data yang berasal dari luar lingkungan UFL
adalah data dari usernya juga dari pihak perusahaan tingkat divisi berupa data yang
berhubungan dengan rencana pengadaan maupun aturan-aturannya / regulasi
pengadaan yang ditetapkan oleh pihak internal perusahaan ataupun pemerintah. Data
internal adalah data yang berasal dari pihak UFL nya sendiri yang berhubungan
dengan rencana kegiatan pengadaan yang akan dilakukan juga data kegiatan
pelaksanaannya.
Data yang dibutuhkan oleh UFL untuk melakukan pemantauan dan
pengendalian kegiatan ini adalah semua data yang berhubungan dengan semua
kegiatan atau dokumen tahapan pengadaan, data-data tersebut antara lain data rencana
kegiatan yang akan dikerjakan (project planning) seperti metoda yang akan
dilakukan, rencana durasi pengerjaan, pelaksana proyek (PIC). Data project planning
berisikan data-data yang menyangkut efektifitas proses logistik yang artinya semua
pengadaan yang telah dijadwalkan dapat terselesaikan sesuai dengan jangka waktu
yang telah ditetapkan. Data dari pihak UFL ini merupakan tanggung jawab level
operasional untuk mengatur dan mengolahnya.
Data dari pihak user adalah data-data mengenai perencanaan pengadaan
seperti data proyek pengadaan yang akan berlangsung beserta data anggaran /
budgetnya, LOP (pendanaan), commitment dan payment budget yaitu mengenai
waktu pembayaran proyek pengadaan akan dilakukan. Data dari pihak divisi berupa
peraturan-peraturan atau ketetapan dan wewenang pengesahan mengenai proyek
pengadaan yang ditetapkan oleh pihak perusahaan.
Data tersebut kemudian diproses dan direkam menjadi data warehouse untuk
diproses lagi menjadi informasi ke dalam performance dashboard, seperti dapat
dilihat pada gambar berikut ini.
97
Gambar 44. Proses Alur Data untuk Performance Dashboard UFL Divisi Infratel
Data untuk layer performance dashboard dikembangkan dan dihubungkan
dengan sumber datanya. Data harus selalu di update mengikuti perkembangan yang
terjadi. Pengguna performance dashboard khususnya pihak manajemen dapat
menggali terus informasi yang ingin diperolehnya sesuai dengan kebutuhannya untuk
melakukan pemantauan dan pengendalian kegiatan, dimana informasi yang
dibutuhkan harus akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap. Untuk itu data-data harus
selalu terhubung dengan data-data real time dan data yang berubah sesuai dengan
perubahan suatu proses. Hubungan antara performance dashboard dengan kebutuhan
data dapat dilihat pada gambar berikut.
PROJECT PLANNING FINANCIAL REGULASI LAINNYA
DATA EXTRACT
DATA TRANFORMATION
DATA WAREHOUSE
PERFORMANCE DASHBOARD
UNSTRUCTUREDDATA
STRUCTURED DATA
Telkom USERUNIT
FUNGSIONAL LOGISTIK
SOURCE DATA
INPUT DATA
PROCESS DATA
98
Gambar 45. Hubungan Antara Performance Dashboard Dengan Kebutuhan Data
Standar Durasi dan Standar Nilai Kegiatan Pengadaan
Durasi atau waktu siklus dari kegiatan pengadaan merupakan indikator kinerja
yang paling penting untuk dipantau dan dikendalikan dalam unit ini, karena kecepatan
pengadaan dibutuhkan oleh pihak user untuk kegiatan operasionalnya yang
berhubungan dengan pengadaan infrastruktur, dimana hal tersebut berhubungan
dengan keberlangsungan operasional perusahaan. Dari hasil diskusi dengan bapak
Syarif Hidayat selaku manajer Logistik UFL, disimpulkan bahwa salah satu input
untuk sistem pengukuran kinerja kegiatan pengadaan pada unit ini adalah dengan
membuat standar nilai dari setiap aktifitas tahapan kegiatan pengadaan untuk masing-
masing metode, sehingga dapat mempermudah dalam pembuatan informasi kuantitatif
Pembuatan standar nilai dari dokumen tahapan kegiatan tersebut adalah
dengan melakukan survey dengan membagikan kuesioner pada level pelaksana
kegiatan pengadaan yaitu PIC di UFL divisi Infradev. Survey tersebut untuk
menentukan standar durasi juga standar bobot dari setiap aktifitas pada tahapan
pengadaan, yang mana aktifitas tahapan pengadaannya telah diatur sesuai dengan
KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II.
Perhitungan dari hasil evaluasi dapat dilihat pada lampiran. Dari hasil survey
tersebut dapat diperoleh standar durasi dan standar nilai dari suatu kegiatan
pengadaan tersebut. Hasil evaluasi dari survey untuk setiap metode pengadaan adalah
:
0,00 %0,00 %
Jumlah Proyek per Tahapan
1
2
0 00
1
2
3
4
5
I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi
Tahapan
Jum
lah
Pro
yek
0,00 %0,00 %
Jumlah Proyek per Tahapan
1
2
0 00
1
2
3
4
5
I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi
Tahapan
Jum
lah
Pro
yek
Performance Dashboard
Menggali informasi sesuai kebutuhan
- Real time - data yang berubah sesuai
kebutuhan proses
Actionable
In- touch
Data warehouse
99
Tabel 12. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pelelangan
NOTAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II DURASI
SERIALDURASI EFEKTIF
Rata bulat BOBOT % KMLTF (%)
Pra Syarat
1 Nodin Pelimpahan 2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri :
- Spesifikasi Teknis- BoQ
3 Printout PRSTART
1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 2 1 1.92% 1.92%
2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 2 2 3.85% 5.77%3 Penyusunan justifikasi pengadaan 3 2 2 3.85% 9.62%4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 3 3 5.77% 15.38%5 Draft HPS 4 0 3 5.77% 21.15%6 Pengumuman lelang 3 2 1 1.92% 23.08%7 Pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 1.92% 25.00%8 Rapat penjelasan dan penentuan jaminan penawaran 2 2 2 3.85% 28.85%9 Finalisasi HPS 3 2 2 3.85% 32.69%
Waktu pengadaan tahap A 27 17
10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan bukti jaminan penawaran 3 1 2 3.85% 36.54%
11 Pembukaan sampul proposal penawaran 1 1 2 3.85% 40.38%12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 4 3 3 5.77% 46.15%13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 2 3 1 1.92% 48.08%14 Surat Penetapan bagi peserta lelang yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan
administrasi, teknik dan permintaan SPH 3 2 2 3.85% 51.92%15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 2 2 2 3.85% 55.77%16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 1 0 3 5.77% 61.54%17 Laporan hasil pelaksanaan lelang dan usulan pemenang lelang kepada pemberi
tugas 2 2 2 3.85% 65.38%18 Persetujuan penetapan pemenang melalui lelang 3 0 2 3.85% 69.23%19 Pengumuman pemenang lelang 2 1 2 3.85% 73.08%20 Masa sanggah (untuk lelang pekerjaan jasa konstruksi) 4 4 1 1.92% 75.00%21 Evaluasi sanggahan (bila perlu) 1 1 2 3.85% 78.85%22 Surat penetapan kepada pemenang lelang dan meminta surat kesanggupan dari
pemenang 3 1 2 3.85% 82.69%Waktu pengadaan tahap B 31 21
23 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 3 3 1 1.92% 84.62%24 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 5 4 3 5.77% 90.38%25 Create dan Posting Purchase Order (PO) 1 1 1 1.92% 92.31%26 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 1 0 2 3.85% 96.15%27 Release Purchase Order (PO) 1 0 1 1.92% 98.08%28 Distribusi kontrak ke pihak terkait 2 2 1 1.92% 100.00%
Waktu pengadaan tahap C 13 10Total waktu pengadaan (A+B+C) 71 48 52
29 Survey lapangan (bila perlu)30 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)31 Negosiasi harga (bila perlu)32 Pelaksanaan pekerjaan 33 Pengawasan pekerjaan34 Evaluasi laporan pengawasan35 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)36 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)37 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima38 Pembentukan tim uji terima39 Melaksanakan uji terima dan BAST
Delivery timeReady For Use
STANDART NILAI
100
Tabel 13. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pemilihan
Langsung
NO TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II
DURASI SERIAL
DURASI EFEKTIF
Rata bulat BOBOT % KMLTF (%)
Pra Syarat
1 Nodin Pelimpahan2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri :
- Spesifikasi Teknis- BoQ
3 Printout PRSTART
1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 2 1 2.13% 2.13%
2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 2 2 4.26% 6.38%3 Penyusunan justifikasi pengadaan 3 2 2 4.26% 10.64%4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 3 3 6.38% 17.02%5 Draft HPS 4 0 3 6.38% 23.40%6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.13% 25.53%7 Pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.13% 27.66%8 Rapat penjelasan 2 1 2 4.26% 31.91%9 Finalisasi HPS 3 2 2 4.26% 36.17%
Waktu pengadaan A 26 16
10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi dan teknik3 1 2 4.26% 40.43%
11 Pembukaan sampul proposal penawaran 1 1 2 4.26% 44.68%12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 4 3 3 6.38% 51.06%13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 2 1 1 2.13% 53.19%14 Surat Penetapan bagi yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan
administrasi dan teknik 3 2 2 4.26% 57.45%15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 2 2 2 4.26% 61.70%16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 1 0 3 6.38% 68.09%17 Laporan hasil pelaksanaan pemilihan langsung dan usulan
penetapan pemenang kepada pemberi tugas 2 2 2 4.26% 72.34%18 Persetujuan penetapan pemenang pemilihan langsung 2 1 2 4.26% 76.60%19 Surat penetapan kepada pemenang pemilihan langsung dan
meminta surat kesanggupan dari pemenang 2 2 2 4.26% 80.85%Waktu pengadaan B 22 15
20 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 3 3 1 2.13% 82.98%21 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 5 4 3 6.38% 89.36%22 Create dan Posting Purchase Order (PO) 1 1 1 2.13% 91.49%23 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 2 1 2 4.26% 95.74%24 Release Purchase Order (PO) 1 0 1 2.13% 97.87%25 Distribusi kontrak ke pihak terkait 2 2 1 2.13% 100.00%
Waktu pengadaan C 14 11Total Waktu pengadaan (A+B+C) 62 42 47
26 Survey lapangan (bila perlu)27 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)28 Negosiasi harga (bila perlu)29 Pelaksanaan pekerjaan 30 Pengawasan pekerjaan31 Evaluasi laporan pengawasan32 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)33 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)34 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima35 Pembentukan tim uji terima36 Melaksanakan uji terima dan BAST
Delivery timeReady For Use
STANDART NILAI
101
Tabel 14. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Penunjukan
Langsung
NO TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II
DURASI SERIAL
DURASI EFEKTIF
Rata bulat BOBOT % KMLTF (%)
Pra Syarat
1 Nodin Pelimpahan2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri :
- Spesifikasi Teknis- BoQ
3 Printout PRSTART
1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 2 1 2.38% 2.38%
2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 2 2 4.76% 7.14%3 Penyusunan justifikasi pengadaan 3 2 2 4.76% 11.90%4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 3 3 7.14% 19.05%5 Draft HPS 4 0 3 7.14% 26.19%6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.38% 28.57%7 Pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.38% 30.95%8 Rapat penjelasan (jika diperlukan) 2 1 2 4.76% 35.71%9 Finalisasi HPS 3 2 2 4.76% 40.48%
Waktu pengadaan A 26 16
10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan harga 3 3 2 4.76% 45.24%
11 Pembukaan sampul proposal penawaran 1 0 2 4.76% 50.00%12 Evaluasi dan klarifikasi atas dokumen proposal penawaran 4 4 3 7.14% 57.14%13 Undangan negosiasi 2 2 1 2.38% 59.52%14 Pelaksanaan negosiasi harga 3 3 2 4.76% 64.29%15 Laporan kepada pemberi tugas mengenai hasil pelaksanaan
penunjukan langsung serta usulan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan 2 2 2 4.76% 69.05%
16 Persetujuan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan3 2 4.76% 73.81%
17 Surat penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan kepada mitra yang ditunjuk serta meminta surat kesanggupan dari pelaksana pengadaan 3 2 2 4.76% 78.57%
Waktu pengadaan B 21 16
18 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 3 3 1 2.38% 80.95%19 Diskusi kontrak/ perjanjian 5 5 3 7.14% 88.10%20 Create dan Posting Purchase Order (PO) 1 1 1 2.38% 90.48%21 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 2 2 2 4.76% 95.24%22 Release Purchase Order (PO) 1 1 1 2.38% 97.62%23 Distribusi kontrak ke pihak terkait 2 2 1 2.38% 100.00%
Waktu pengadaan C 14 14Total Waktu pengadaan (A+B+C) 61 46 42
24 Survey lapangan (bila perlu)25 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)26 Negosiasi harga (bila perlu)27 Pelaksanaan pekerjaan 28 Pengawasan pekerjaan29 Evaluasi laporan pengawasan30 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)31 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)32 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima33 Pembentukan tim uji terima34 Melaksanakan uji terima dan BAST
Delivery timeReady For Use
STANDART NILAI
Dari hasil evaluasi standar nilai untuk dokumen aktifitas tahapan pengadaan
tersebut, maka akan mempermudah proses pemantauan dan pengendalian kegiatan
pengadaan. Standar nilai tersebut digunakan sebagai standar penilaian pada
performance dashboard untuk status aktifitas tahapan dari proyek-proyek pengadaan
yang sedang berlangsung.
102
4.3.5.4 Prototype Performance Dashboard dan Feedback dari Pengguna
Pada tahap akhir perancangan performance dashboard ini adalah tahap
perancangan prototype, dimana pada tahap ini lebih baik dilakukan bersamaan dengan
tahap feedback dari calon penggunanya. Dimana dalam membuat prototype tersebut
si perancang dapat memperoleh banyak masukan lagi dari calon pengguna untuk hasil
akhir yang lebih memuaskan dari sisi perancang dan pengguna. Hal ini dilakukan agar
hasil rancangan performance dashboard selain fungsinya sesuai dengan kebutuhan
tapi juga mudah digunakan dan memiliki tampilan yang menarik dari segi desain,
yang mana hal tersebut dapat memotivasi para pengguna dalam mengoperasikannya.
Hasil diskusi dengan beberapa para calon pengguna mengenai prototype dari
rancangan performance dashboard adalah sebagai berikut.
Tampilan menu utama dari performance dasboard
Gambar 46. Display Menu Utama Performance Dashboard
Pada tampilan utama tersebut, pengguna dapat mengetahui tanggal
pemutakhiran (update) dari informasi yang ditampilkan. Pengguna dapat
mengetahui informasi tambahan mengenai kegunaan performance dashboard
dengan memilih tombol informasi, dengan demikian masalah sosialisasi dari
penggunaan dashboard tersebut dapat berjalan beriringan dengan proses
implementasi sistem ini. Pengguna kemudian memilih informasi jenis
pengadaan yang akan ditampilkan baik itu CAPEX atau OPEX.
103
Pemilihan tingkatan Informasi
Gambar 47. Display Pemilihan Tingkat Informasi
Pada display tersebut pengguna dapat memilih tingkat informasi yang
dibutuhkannya, yaitu tingkat multi proyek, tingkat per proyek, atau tingkat
aktifitas.
Display Informasi untuk masing-masing tingkatan
Contoh tampilan display untuk informasi tingkat multi proyek :
Gambar 48. Display Informasi Tingkat Multi Proyek Untuk Layer Utama
Dari display tersebut pengguna memilih informasi pada perioda yang ingin
ditampilkan yaitu pada TW 1, TW 2, TW 3, TW 4, atau perida keseluruhan
dalam satu tahun. Pengguna dapat memilih lagi informasi yang lebih detail
pada layer berikutnya, yaitu informasi untuk proyek pengadaan multi projek di
unit user. Begitu pula untuk display informasi tingkat per proyek atau aktifitas
proyek, yang juga menampilkan informasi sesuai dengan pilihan periodanya.