bab iv hasil dan pembahasan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/tsa-2012-0048 bab...

76

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN

PT. Sydna Farma adalah sebuah perusahaan yang berkecimpung dalam industri

farmasi. Perusahaan ini pada awalnya memproduksi obat dengan menggunakan

produk dan lisensi dari PT. Organon Indonesia, namun dengan berkembangnya waktu

PT. Sydna Farma telah mampu memproduksi produk obat sendiri dengan fokus

memproduksi obat - obatan yang bersifat hormonal.

Pangsa pasar PT. Sydna Farma tidak hanya dikawasan Indonesia saja namun

sudah merambah ke negeri tetangga yaitu Singapura dan Malaysia. Dengan demikian

PT. Sydna Farma sudah bisa memproduksi produk dengan lisensi dari perusahaan

farmasi asing dimana juga memegang kontrak untuk produksi produk dari sepuluh

besar perusahaan farmasi di Indonesia. Produk yang dihasilkan meliputi berbagai

macam obat theurapeutic seperti kontrasepsi dan terapi penggantian hormon,

gastrointestinal, kardiovaskular, analgetik, dan anti radang.

Berikut pangsa pasar yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma :

77

Gambar 4.1. Pie Chart Pangsa Pasar Perusahaan Farmasi khusus obat hormonal

di Indonesia ( Sumber : PT. Dico Citas, 2010 )

Prosentase pangsa pasar ini berdasarkan pangsa pasar perusahaan farmasi di

Indonesia yang khusus untuk keuangan obat-obatan yang bersifat hormonal. Pangsa

pasar yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma adalah sebesar 13 % dari total pangsa

pasar yang ada dan menduduki peringkat ketiga setelah PT. Pfizer dan PT. Schering

Plough. Hal ini merupakan potensi yang patut dijaga dan dikembangkan maka hal ini

juga menjadi salah satu alasan untuk pengembangan aplikasi BI di PT. Sydna Farma

ini.

Pada tahun 2008 PT. Sydna Farma sudah berhasil mengimplementasikan aplikasi

Enterprise Resource Planning (ERP) Microsoft Dynamics AX di kantor pabriknya.

Dengan modul aplikasi yang digunakan meliputi modul General Ledger, Account

78

Receivable, Account Payable, dan management Persediaan Barang. Dimana semua

modul saling terintegrasi satu dengan yang lain.

Implementasi ERP erat hubungannya dengan bisnis proses perusahaan dimana

bisnis proses tersebut sejalan dengan strategi perusahaan yang sudah ditetapkan.

Dilihat dari faktor untuk memperoleh pemasukan perusahaan, ada dua bisnis proses

yang berjalan di PT. Sydna Farma yaitu:

1. Ketika perusahaan mendapat kontrak untuk memproduksi obat

berdasarkan lisensi dari perusahaan farmasi yang lain. Lisensi ini

mempunyai ikatan bahwa PT. Sydna Farma tidak diperbolehkan

memproduksi obat yang mempunyai zat aktif yang sama diluar kontrak

kerjasama yang ada. Zat aktif adalah zat atau senyawa aktif yang

terkandung didalam obat diluar bahan pelarutnya. Jadi ketika PT. Sydna

Farma menyetujui kontrak untuk memproduksi obat maka proses kerja

akan langsung dilakukan, produksi dijalankan sesuai dengan perintah

batch produksi yang sudah ditetapkan, bahan baku dan bahan packing

biasanya sudah disediakan oleh pihak pemberi lisensi namun jika belum

maka PT. Sydna Farma harus mencari supplier dengan standar bahan baku

dan bahan packing yang sudah ditetapkan didalam kontrak. Pihak pemberi

lisensi akan sangat aktif terlibat mulai proses quality control di

laboratorium sampai di proses packing dan pengiriman obat ke tujuan.

2. Jika perusahaan memproduksi obat sendiri, proses ini tidak tergantung

dengan lisensi dari perusahaan lain melainkan PT. Sydna Farma dengan

79

sendirinya memproduksi obat baru dengan nama obat sesuai dengan

keinginan dari PT. Sydna Farma sendiri yang mana hal ini tidak bisa

didapatkan ketika berlisensi ke perusahaan lain. Namun sertifikasi untuk

membuat obat dengan jenis dan tujuan tertentu harus dipunyai terlebih

dahulu. PT. Sydna Farma sudah mengantongi sertifikasi untuk

memproduksi obat hormonal untuk skala internasional dimana jarang

perusahaan lain mempunyainya. Proses selanjutnya yaitu melakukan riset

dan development, di sini peran bagian R&D menjadi sangat vital hampir

sebagian waktu akan dihabiskan dalam proses ini. Selanjutnya proses

untuk mendapatkan ijin untuk mengedarkan obat ini ke masyarakat

indonesia, ijin ini dikeluarkan oleh Balai POM. Sample obat akan diuji

kasiatnya dan ditest kemasannya apakah layak untuk dijual belikan

ataukah tidak, disini PT. Sydna Farma juga sudah mulai memikirkan cara

untuk mendistribusikan obat ini, biasanya distribusi obat dilakukan oleh

pihak ketiga untuk itu PT. sydna Farma sudah mempunyai beberapa calon

perusahaan distributor obat yang nantinya diberikan ijin untuk

mendistribusikan obat ke konsumen. Proses selanjutnya mulai untuk

memproduksi obat secara massal dan mulai bernegoisasi untuk mendapat

kesepakatan ke pihak distributor obat.

Dari beberapa proses diatas penting perlunya sebuah aplikasi yang bisa

memberikan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat khususnya ketika

berhadapan dengan pihak pemberi lisensi ataupun dari perusahaan distributor obat

80

untuk bisa menyakinkan mereka terhadap kinerja perusahaan. Hal inilah yang

melatarbelakangi pemilihan aplikasi BI sebagai aplikasi untuk pengambilan

keputusan di PT. Sydna Farma.

4.1.1 VISI DAN MISI PERUSAHAAN

Visi PT. Sydna Farma adalah untuk menjadi perusahaan tingkat dunia yang

mempunyai basis kepada pengembangan ilmu pengetahuan dalam dunia farmasi

dengan memiliki keunggulan operasional dalam memastikan kualitas tertinggi,

keamanan dan efektivitas produk dengan operasi yang efisien.

Sedangkan misi dari PT. Sydna Farma adalah berusaha menyediakan obat-obatan

untuk meningkatkan kualitas hidup manusia. Ditopang dengan nilai – nilai dasar

perusahaan yaitu :

Kualitas dari pelayanan

Standar mutu produksi obat selalu dijaga oleh perusahaan sesuai dengan

standar mutu nasional yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.

Kualitas dari kehidupan bekerja

Perusahaan berusaha dengan sungguh untuk selalu menyediakan

lingkungan kerja yang kondusif untuk mendorong pertumbuhan pribadi,

pengetahuan, dan harmoni pekerja serta kemakmuran bagi para

pemegang sahamnya.

Kemitraan

81

Menjaga semangat kerja team dan kolaborasi dari unit usaha bisnis

perusahaan dengan berusaha untuk mendorong komunikasi yang terbuka

dan jujur antara semua pemilik kepentingan untuk mencapai tujuan

bersama.

Integritas perusahaan

Selalu mengedepankan prinsip – prinsip kebenaran, keadilan, ketekunan

berdedikasi, dan loyalitas antara semua karyawan perusahaan dalam

aktivitas sehari-hari.

82

4.1.2 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

83

Berikut tugas dan wewenang dari setiap jabatan yang ada di PT. Sydna Farma

1. Direktur

Tugas:

• Melakukan perencanaan strategi jangka menengah dan panjang perusahaan

• Memberikan pelaporan ke para pemegang saham dalam RUPS (Rapat Umum

Pemegang Saham) terhadap performance perusahaan secara finansial ataupun

secara operasional.

• Memberikan keputusan dan menandatangani kontrak kerjasama baru,

memperpanjang kontrak yang sudah berakhir masanya dan atau menolak

perpanjangan kontrak kerjasama yang sudah ada.

• Melakukan evaluasi secara berkala atas kinerja para manager dan jajarannya dalam

pelaksanaan operasional bisnis perusahaan.

Wewenang :

• Mendelegasikan tugas kepada manager secara efisien yang disesuaikan dengan

kondisi di PT.Sydna Farma.

• Menindak dan memperingatkan bawahannya yang tidak sejalan dengan visi dan

misi serta komitmen perusahaan.

2. Manager Factory

Tugas:

• Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan Factory

84

• Menyelesaikan masalah dan kendala di departemen Factory

• Menjalankan, mengawasi dan mengontrol proses produksi

• Melakukan evaluasi secara berkala atas kinerja semua staff dibawahnya sesuai

dengan sistem dan prosedur yang berlaku.

• Melaporkan pencapaian target produksi secara berkala ke direktur

Wewenang :

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan proses produksi, maintenance dan

quality kontrol.

3. Manager Finance & Accounting

Tugas:

• Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan

Finance & Accounting

• Menyelesaikan masalah dan kendala di departemen Finance & Accounting.

• Mengkaji semua transaksi keuangan.

• Menyelesaikan tugas dari Direktur.

• Memonitor laporan bulanan.

• Mengkaji kembali sistem dan prosedur yang berlaku jika ditemukan masalah.

• Mengkaji transaksi pengeluaran keuangan.

Wewenang:

85

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan keuangan seperti laporan arus kas,

laporan keuangan, dan lain – lain.

4. Manager Information Technology (IT)

Tugas:

• Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan IT

• Merencanakan kebutuhan untuk maintenance hardware, pengembangan software

sebagai pendukung operasional perusahaan.

• Merencanakan fitur-fitur yang berhubungan dengan teknologi informasi seperti

kebutuhan internet.

• Mengawasi/mengontrol hardware: server, PC karyawan (anti virus, e-mail

system).

• Mengawasi/mengontrol keluar masuknya data/dokumen lewat e-mail dan

mengawasi e-mail system .

• Mengawasi/mengontrol data agar sesuai prosedur/proses bisnis yang sudah

ditetapkan.

Wewenang:

• Pembuatan report dan modifikasi program yang tidak merubah business process

dan prosedur perusahaan, seperti : penambahan report standart.

• Pembelian hardware komputer baru.

86

• Pembuatan report dan modifikasi aplikasi yang merubah proses bisnis dan

prosedur perusahaan.

5. Manager Supply Chain

Tugas:

• Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan Supply

Chain

• Bertanggung jawab atas aktifitas di pabrik

• Menjalankan proses produksi harian

• Menjaga stok bahan baku dan bahan packing dan memastikan tidak terjadi

kekurangan stok.

• Mengatur dan mengawasi alur proses mulai dari R&D sampai dengan proses

packing dan pengiriman.

Wewenang :

• Menjaga alur proses dan prosedur kerja yang sudah ditetapkan dan melakukan

tindakan jika terjadi kesalahan prosedur.

6. Manager TSE

Tugas:


maintenance

87

• Bertanggung jawab atas semua alat produksi dan fasilitas dilingkungan pabrik

• Setiap harinya melakukan pemeriksaan alat produksi serta fasilitas pendukungnya

dan memastikan semuanya berjalan dengan baik

• Mengatur jadwal maintenance alat dan mengawasi jalannya maintenance sesuai

dengan standar dan prosedur yang sudah ditetapkan

• Melakukan perbaikan alat yang rusak dan memastikan tidak mengganggu jalannya

proses produksi.

Wewenang :

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan aset perusahaan serta menyetujui atau

tidak menyetujui pembelian atau penggantian suku cadang alat produksi.

7. Manager QA/QC

Tugas:


QA/QC

• Bertanggung jawab atas standar mutu dan kualitas hasil produksi.

• Mengatur dan mengawasi jalannya quality control terhadap proses produksi

• Membuat prosedur quality control yang baik dan benar.

• Melakukan tindakan dini dan mengatasi masalah jika terjadi kesalahan prosedur

quality control.

Wewenang :

• Segala sesuatu yang berhubungan dengan quality control produk farmasi.

88

8. Manager Sumber Daya Manusia (SDM) & General Affair (GA)

Tugas:

• Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan SDM

dan GA

• Membuat perencanaan untuk aktifitas:

1. Kebersihan dan pemeliharaan gedung dan peralatannya.

2. Penyedian ATK dan kebutuhan umum, pantry, dan lain-lain.

3. Pemakaian, servis, pemeliharaan kendaraan.

4. Asuransi gedung dan kendaraan.

5. Perijinan dan perpanjangan dokumen-dokumen.

• Mengurus/membantu mengurus semua ijin-ijin perusahaan.

• Mengurus/membantu mengurus segala hal yang berhubungan dengan pengiriman

& penerimaan paket/surat dari dan ke luar negeri/dalam negeri.

• Melakukan kontrol atas pelaksanaan dari perencanaan yang sudah ditetapkan

apakah sesuai standar operasi perusahaan atau tidak.

• Memberikan input dan output dari karyawan umum dengan mengadakan

pertemuan.

• Merencanakan kegiatan penerimaan dan seleksi karyawan.

• Merencanakan penginformasian kebutuhan tenaga kerja baik dari dalam maupun

diluar perusahaan (melalui media masa).

89

• Merencanakan pembuatan maupun perpanjangan dokumen-dokumen

ketenagakerjaan.

Wewenang:

• Memilih dan mengusulkan calon karyawan untuk mengikuti proses seleksi.

• Menentukan calon karyawan yang lolos dari psikotes.

• Menentukan alat/instrumen yang sesuai untuk melakukan psikotes calon

karyawan.

• Mengusulkan jenis pelatihan yang sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

• Mengusulkan lembaga pendidikan dan pelatihan yang akan digunakan.

• Pengurusan dokumen ketenagakerjaan.

• Mengajukan saran/usulan dalam penyusunan Job Description.

• Perpanjangan ijin-ijin/dokumen perusahaan.

• Perbaikan-perbaikan dan pemeliharaan gedung dan kendaraan.

9. Supervisor Finance

Tugas:

• Menjalankan permintaan dan tugas dari manager finance dan accounting.

• Memposting jurnal transaksi pada bank.

• Melakukan pelaporan secara berkala ke manager finance dan accounting terhadap

kinerja dan hasil kerja staff finance.

Wewenang :

90

• Aktifitas harian proses yang meliputi semua bagian finance

10. Supervisor Accounting

Tugas:

• Menjalankan permintaan dan tugas dari manager finance dan accounting.

• Memposting Jurnal Transaksi GL

• Memposting closing akhir tahun dan pelaporan ke manager finance dan

accounting terhadap closing akhir tahun

• Memposting COH dan pelaporan secara berkala ke manager finance dan

accounting terhadap COH

• Memposting Fixed Aset perusahaan

Wewenang :

• Aktifitas harian proses yang meliputi semua bagian accounting.

11. Supervisor QC

Tugas:

• Menjalankan prosedur quality control secara baik dan benar.

• Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff QC.

• Melakukan pelaporan secara berkala ke manager QA/QC terhadap hasil quality

control yang sudah dilakukan

Wewenang :

91

• Aktifitas harian proses quality control.

12. Supervisor QA

Tugas:

• Menjalankan prosedur quality asurance secara baik dan benar.

• Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff QA.

• Melakukan pelaporan secara berkala ke manager QA/QC terhadap hasil quality

asurance yang sudah dilakukan

Wewenang :

• Aktifitas harian proses quality asurance.

13. Supervisor Warehouse

Tugas:

• Mengatur dan mengawasi jalannya aktifitas di dalam gudang

• Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff warehouse.

• Melakukan pelaporan secara berkala terhadap kondisi gudang ke manager.

• Melakukan tindakan dini jika terjadi kesalahan pelaksanaan prosedur yang sudah

ditetapkan

Wewenang :

• Segala sesuatu yang ada didalam gudang dan aktifitas didalamnya.

92

14. Supervisor Packaging

Tugas:

• Mengatur dan mengawasi jalannya aktifitas pengepakan obat kedalam

kemasannya.

• Mengawasi secara seksama sterilisasi proses pengepakan

• Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff packaging.


ditetapkan

Wewenang :

• Segala sesuatu dalam proses pengepakan dan aktifitas didalamnya.

15. Supervisor Production

Tugas:

• Mengatur dan mengawasi jalannya aktifitas produksi harian

• Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff Tabeltting.

• Melakukan pelaporan secara berkala terhadap proses produksi ke manager.


ditetapkan

Wewenang :

• Segala sesuatu yang ada dalam proses produksi dan aktifitas didalamnya.

93

16. Staff TSE

Tugas:

• Melakukan perbaikan alat produksi sesuai dengan perintah manager

• Menggunakan sumber daya yang ada untuk maintenance alat produksi dan

mengajukan penggantian alat / suku cadang jika sudah tidak bisa diperbaiki lagi.

Wewenang :

• Segala sesuatu tentang maintenance peralatan pabrik.

17. Staff Warehouse

Tugas:

• Mendata keluar masuk barang digudang

• Mendata kondisi dan suhu ruangan gudang dan memberikan pelaporannya ke

manager.

• Menjaga peletakan dan kerapian barang serta sterilisasi ruangan gudang.

• Melakukan tindakan dini jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti

kebakaran atau kebocoran

Wewenang :

• Segala sesuatu yang berkaitan dengan barang yang berada di gudang.

18. Staff Solid Packaging

Tugas:

94

• Melakukan proses pengepakan produk farmasi yang bersifat padat

• Menjaga kebersihan dalam proses pengepakan

Wewenang :

• Segala sesuatu yang berhubungan dengan pengepakan produk farmasi yang

bersifat padat.

19. R&D Pharmacist

Tugas:

• Melakukan proses riset dan development obat yang akan diproduksi menurut

prosedur yang sudah ditetapkan

• Menganalisis zat aktif obat contoh untuk dijadikan acuan pembuatan obat baru

• Memberikan pelaporan secara berkala ke manager terhadap aktifitas R&D.

• Menjaga keamanan dan kerahasiaan data komposisi obat yang dianalisis.

• Sesekali mengikuti proses QA untuk mendapatkan analisis pengembangan obat

baru.

Wewenang :

• Segala sesuatu yang berhubungan dengan R&D obat.

20. Staff Tabeltting

Tugas:

• Melakukan proses tabeltting untuk obat yang berwujud tabelt

95

• Menjaga kebersihan dalam proses tabeltting

Wewenang :

• Segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tabeltting

21. Staff purchasing

Tugas:

• Melakukan proses pembelian terhadap permintaan dari bagian lain yang terlebih

dahulu sudah disetujui proses pembeliannya.

• Mengajukan beberapa permintaan penawaran dari supplier sebagai bahan

pembanding.

• Memastikan barang yang dibeli sampai ke orang yang melakukan permintaan

pembelian.

Wewenang :

• Segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pembelian barang.

22. Staff QC

Tugas:

• Menjalankan analisis setiap hasil produksi untuk mencapai standar mutu yang

diharapkan dan melaporkan hasil analisis ke manager

• Menerima dan menjalankan tugas harian dari supervisor.

Wewenang :

96

• Segala alat-alat yang berhubungan dengan analisis quality control.

23. Staff Information Technology (IT)

Tugas:

• Menganalisis sistem yang sekarang berjalan.

• Menganalisis kebutuhan-kebutuhan user dan mengembangkan / update sistem

terbaru.

Wewenang:

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan IT/IS pada PT. Sydna Farma dan

melaporkan setiap aktifitas yang terjadi ke Manager IT.

24. Staff Accounting

Tugas:

• Membuat laporan keuangan konsolidasi, payroll, pengiriman dana operasional,

asuransi, klaim, setoran jamsostek, dan PPH Pasal 21.

• Membuat laporan SPT tahunan PPH Badan dan PPH pasal 21.

• Membuat daftar upah tenaga kerja tahunan untuk jamsostek.

• Mengecek dan memberikan otorisasi terhadap biaya-biaya operasional perusahaan

dengan cara memeriksa dokumen.

• Memeriksa laporan kas harian.

97

Wewenang:

• Membentuk mekanisme yang lebih efisien dalam mengarahkan PT. Sydna Farma

untuk menguji dan menjaga integritas laporan keuangan PT. Sydna Farma. Hal ini

mengharuskan PT. Sydna Farma untuk memiliki kerangka dalam melakukan

penelaahan dan rancangan dalam hal otorisasi untuk menjamin kebenaran dan

keabsahan dari posisi keuangan yang disajikan.

25. Staff Finance

Tugas:

• Mengecek dan menjadwal pembayaran kepada pelanggan.

• Mengecek dan membayar klaim kepada karyawan.

• Mendepositokan dana yang lebih dari jadwal pembayaran.

• Melakukan setoran, transfer, deposito nota-nota ke bank.

• Membuat rekapan kas kecil.

Wewenang:

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan keuangan dan melaporkan setiap

aktifitas yang terjadi ke Manager Finance & Accounting.

26. Staff General Affair (GA)

Tugas:

• Mengoperasikan AC, PABX serta pengaturan jadwal service.

98

• Perawatan genset dan panel power.

• Pengawasan line telepon PABX, instalasi air, stop contact.

• Melakukan perawatan mekanik : pintu, kunci, dll.

• Mengawasi dan absensi para petugas pemelihara taman dilingkungan pabrik.

Wewenang:

• Mengantarkan dokumen/surat-surat kepada: bank, relasi atau instansi lainnya.

• Menindak dan melaporkan petugas pemelihara taman yang lalai.

27. Staff Sumber Daya Manusia (SDM)

Tugas:

• Menampung surat lamaran yang masuk dan menyeleksi surat lamaran tersebut

sesuai dengan kualifikasi pekerjaan yang ada.

• Melakukan wawancara dan psikotes untuk calon karyawan.

• Membuat resume hasil psikotes dan menginformasikannya ke user terkait.

• Membuat desain iklan lowongan pekerjaan di media masa dan pemasangannya di

media yang sudah ditentukan.

• Mengatur jadwal dengan users untuk wawancara calon karyawan.

• Mengatur jadwal dan memanggil calon karyawan untuk proses seleksi dan

rekrutmen.

• Mengurus dokumen ketenagakerjaan ke kantor Disnakertrans.

• Pembuatan laporan absensi karyawan setiap bulannya.

99

• Input data-data administrasi personalia, seperti: data karyawan dan cuti.

• Membuat offering letter karyawan baru, perpanjangan surat kontrak kerja maupun

surat pengangkatan karyawan tetap.

• Membuat Job Description sesuai jabatan yang ada.

• Mengelola perpustakaan perusahaan.

• Pengisian data karyawan.

• Administrasi karyawan masuk dan keluar perusahaan.

Wewenang:

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan sumber daya manusia pada PT. Sydna

Farma Sydna Farma dan melaporkan setiap aktifitas yang terjadi ke Manager

General Affair (GA) dan Sumber Daya Manusia (SDM).

4.2 BUSINESS INTELIGENCE FRAMEWORK

Berikut merupakan skema Business Intelligence Framework yang ada di PT.

Sydna Farma yang terlihat digambar berikut ini:

100

Gambar 4.3 Business Intelligence Framewok PT. Sydna Farma

Dilihat dari gambar diatas proses Business Intelligence PT. Sydna Farma

dimulai dengan inputan data dari Sistem ERP Microsoft Dynamic Axapta 2009 yang

mempunyai modul General Ledger, Inventory Management, Bank, Account Payable,

Account Receivable, dan Human Resource yang bisa di tarik datanya melalui proses

ETL. Selain itu juga terdapat data input dari kegiatan manual yang tidak dicakup oleh

Microsoft Dynamic Axapta 2009 seperti data project, pajak, currency, dan juga bunga

bank biasanya data tersebut dihasilkan dalam berbentuk tabel.

Selanjutnya dari aplikasi itu data yang ada diolah dalam tahapan ETL (

Extract transform Load ) yang akan menghasilkan data warehouse dimana data yang

ada seperti finance, Inventory, project, dan sales. Data warehouse yang dihasilkan

adalah product yang pernah diproduksi, anggaran yang pernah dilaksanakan, dan juga

pencatatan keuangan yang pernah terjadi. Proses yang dilakukan dalam data

warehouse adalah queiries and analyses yang dapat menghasilkan kebutuhan BI.

Axapta 2009

Manual Input

Extract Transform Load

Finance

Inventory Project

Product

Sales

Budget Model

General Ledger

Meta data repository ( Definition of source, formula, etc )

Query And Analyses

Standart of Measurement

101

4.3 BUSINESS INTELIGENCE ROADMAP

Business Inteligence Roadmap adalah methodologi yang menyeluruh untuk

pengembangan kerangka kerja dalam proses pengembangan dan implementasi sistem

Business Inteligence, yang mana sudah dijabarkan dalam bab 3 halaman 50.

4.3.1 FASE JUSTIFICATION

Inti fase justification berpusat kepada business case assessment. Dimana business

case assessment adalah proses evaluasi penilaian terhadap kebutuhan bisnis yang ada

dan memberikan penekanan pada tahap pengembangan awal dari proyek BI.

4.3.1.1 BUSINESS CASE ASSESSMENT

Tahap – tahap yang dilalui untuk business case assessment adalah sebagai

berikut:

4.3.1.1.1 MENENTUKAN KEBUTUHAN BISNIS

Dalam penentuan kebutuhan bisnis perusahaan harus diketahui terlebih dahulu

peluang dan ancaman yang timbul dari faktor lingkungan eksternal perusahaan. Hal

ini dianalisis menggunakan dua metode yaitu metode Politic, Economic, Social,

Tehnology (PEST) dan metode Porter Five Force Analysis. Hasil akhirnya adalah

untuk mendukung analisis kebutuhan bisnis perusahaan. Analisis yang dilakukan

adalah sebagai berikut :

A. Analisis metode PEST

Peluang Politic (Politik)

102

• Berkurangnya peristiwa akhir - akhir ini yang menimbulkan gejolak

politik yang terjadi di Indonesia telah memberikan dampak yang

menguntungkan pada kegiatan bisnis di Indonesia khususnya untuk sektor

farmasi. Pemerintah dapat dikatakan telah berhasil meredam gejolak

politik yang ada setelah sebelumnya mengalami proses perubahan

demokrasi. Contohnya dengan berkurangnya demo – demo yang ditujukan

untuk mengoyahkan pemerintahan yang ada.

• Janji pemerintah untuk menghilangkan bea masuk bahan baku obat

sebesar 5 % telah memberikan angin segar bagi perusahaan farmasi.

Dimana kepastian tersebut dipertegas oleh menteri keuangan sebagai

prioritas mereka.

• Terbitnya Peraturan Pemerintah No.81 tahun 2007, dan

sebagai petunjuk pelaksanaannya adalah Peraturan Menteri Keuangan

No.238/PMK.03/2008 yang didalamnya berisi tentang penurunan tarif

pajak pertambahan nilai (PPh) bagi perusahaan yang berbentuk perseroan

terbatas (PT) sebesar 5 %. Kebijakan ini menguntungkan para pengusaha

terkhusus pengusaha farmasi sehingga beban pengeluaran perusahaan

berkurang.

Peluang Economic (Ekonomi)

• Stabilnya nilai tukar mata uang rupiah terutama terhadap nilai mata uang

Dollar Amerika telah memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan

farmasi dimana sektor bisnisnya menyangkut didalam bidang ekspor /

103

impor dalam hal ini perusahaan farmasi yang sebagian bahan bakunya

harus diimpor dari luar negeri.

• Pertumbuhan ekonomi Indonesia yang signifikan berdampak positif juga

terhadap pertumbuhan dunia bisnis. Juga dengan cepatnya tindakan

pemerintah terhadap krisis ekonomi yang telah terjadi sehingga tidak

berakibat banyak bagi perekonomian Indonesia.

Peluang Social (Sosial)

• Masyarakat Indonesia semakin sadar akan kesehatan. Dengan hidup sehat

berarti masyarakat Indonesia berusaha untuk meningkatkan kualitas hidup

mereka dan berpotensi untuk menjadi manusia yang lebih.

• Semakin berkurangnya rasa percaya masyarakat terhadap pengobatan

secara tradisional ataupun melalui dukun dan lebih memilih berobat ke

rumah sakit ataupun puskesmas.

Peluang Technology (Teknologi)

• Kemajuan tehnologi yang begitu pesat belakangan ini berimbas pada

semakin canggihnya alat-alat produksi obat yang digunakan. Hal tersebut

menjadikan kualitas hasil produksi menjadi lebih baik dan kesalahan

ataupun cacat produk bisa diperkecil.

• Teknologi yang semakin berkembang telah memberikan kenyamanan

dalam berinovasi. Khusus untuk perusahaan farmasi yang lebih berpusat

104

pada R&D nya hal ini memberikan keuntungan yang lebih dimana

inovasi-inovasi yang ada telah melahirkan produk farmasi baru yang

belum pernah ada sebelumnya. Hasil akhirnya penyakit yang sebelumnya

tidak bisa diobati sekarang menjadi bisa disembuhkan.

• Pada masa kini banyak perusahaan terbantu dengan sistem aplikasi yang

semakin canggih dan user friendly. Penggunaan sistem aplikasi yang

terdistribusi semisal Enterprise Resource Planning (ERP) memberikan

banyak kemudahan untuk menjalankan bisnis operasional perusahaan

terkhususnya di perusahaan farmasi yang mana terdiri dari berbagai divisi

yang harus saling terkait satu dengan yang lainnya.

Dari analisis PEST diatas dapat disimpulkan didalam bentuk tabel sebagai

berikut

Tabel 4.1 analisis PEST

PEST Analysis Faktor - faktor yang ada Implikasi terhadap

perusahaan Kondisi di PT. Sydna Farma

Politik Penurunan bea masuk bahan baku obat dan penurunan PPh badan usaha

Pengeluaran perusahaan dapat dihemat

Memberikan keuntungan tersendiri dengan telah berjalannya renegoisasi penurunan harga bahan baku ke pihak supplier dan berkurangnya beban pembayaran pajak ke pemerintah

Ekonomi Kecilnya dampak dari krisis ekonomi yang terjadi dan nilai tukar mata uang yang stabil

Tidak adanya perubahan strategi jangka panjang yang mempengaruhi kondisi perusahaan

Target yang dicanangkan dalam strategi sudah mulai terlihat pencapaiannya terbukti dengan meningkatnya order produksi

Sosial Daya beli masyarakat akan obat yang semakin baik Meningkatnya keuangan obat

Mulai bertambah banyak perusahaan farmasi lain yang sudah menandatangani kontrak kerjasama produksi obat dan pihak distributor yang mulai menawarkan jasanya untuk mendistribusikan obat dari PT. Sydna Farma

105

Teknologi Majunya perkembangan teknologi dan semakin canggihnya inovasi terhadap mesin produksi

Proses produksi perusahaan lebih efektif dan efisien

Dengan mudahnya para karyawan mengakses sistem dan data untuk membantu proses kerja mereka dan pengoperasian mesin produksi yang sudah otomatis

B. Analisis metode Porter Five Force

Gambar 4.4 Analisis eksternal bisnis dengan Porter “5-Competitive Force” ( Porter, 1980 )

Pendatang baru

Salah satu hambatan yang mempengaruhi perkembangan PT. Sydna Farma

adalah adanya perusahaan yang mempunyai produk baru sejenis dengan produk PT.

106

Sydna Farma yang disebut sebagai ancaman pendatang baru. Faktor – faktor yang

ada di pendatang baru adalah sebagai berikut :

• Adanya ancaman pendatang baru yang melakukan keuangan dengan

melakukan strategi marketing yang menarik. Berikut adalah contoh marketing

yang dilakukan :

Menurunkan harga atau memberikan diskon tiap pembelian obat.

Memberikan hadiah untuk setiap pembelian dalam jumlah besar.

Melakukan kerjasama dengan perusahaan multi level marketing

• Dalam segi kualitas produk pendatang baru mempunyai kualitas yang lebih

baik hal ini disebabkan karena pendatang baru melihat kelemahan –

kelemahan dari produk kompetitor yang sudah beredar dipasaran, contoh

konkritnya adalah makin sedikitnya efek samping dalam obat yang pendatang

baru keluarkan. Misalkan PT. Sydna Farma mengeluarkan produk obat

kontrasepsi yang mempunyai zat aktif yaitu endometril dimana produk ini

mempunyai efek samping seperti pendarahan, nyeri pada dada, mual, muntah,

migren, retensi cairan, penambahan berat badan, penurunan toleransi glukosa

dan produk ini sudah beredar dipasaran sebaliknya PT. Caprifarmindo baru

saja mengeluarkan produk sejenis yang hanya mempunyai efek samping

migren, mual, muntah, nyeri pada dada.

107

Kekuatan konsumen

Konsumen di PT. Sydna Farma terbagi menjadi dua jenis yang dijelaskan

dalam hal berikut ini :

• perusahaan yang melakukan kontrak kerjasama dengan PT. Sydna Farma dan

juga distributor obat – obatan yang menjual obat produksi PT. Sydna Farma

penjelasan sebagai ke pasaran. Kerjasama kontrak yang dilakukan adalah

menganai hak paten dimana PT. Sydna farma sendiri sudah mempunyai

beberapa hak paten untuk obat – obatan hormonal ( untuk lebih detailnya

sudah dijelaskan didalam proses bisnis).

• Distributor yang melakukan kerja sama dalam mendistribusikan Posisi PT.

Sydna Farma yang sebelumnya dilakukan kerjasama dalam masalah

pendistribusian obat – obatan itu sendiri karena peraturan pemerintah

NOMOR: 918/MENKES/PER/X/1993 dimana dalam peraturan tersebut

memisahkan antara produsen obat dengan pedagang besar ( Distributor )

untuk keuangan produsen tidak diperbolehkan melakukan keuangan langsung

ke konsumen melainkan harus melewati pedagar besar farmasi ( PBF ).

Dalam hal kekuatan pembeli tingkat tawar menawar yang rendah dikarenakan

dari sisi kebutuhan mereka akan obat – obatan yang harus dipenuhi. Dan harga yang

tawarkan oleh sebuah obat paten walaupun harga termasuk diatas rata – rata obat

generik akan tetapi hasil yang didapatkan juga berbeda dengan obat generik yang ada

dipasaran.

108

Kekuatan Pemasok

Dalam hal ini kekuatan pemasok PT. Sydna farma yang ada pada saat ini yaitu

• Pemasok bahan baku zat aktif dan obat – obatan lainya.

Pemasok bahan baku yang tergolong potential Supplier karena bahan dasar

yang disediakan akan berpengaruh terhadap produksi obat – obatan PT. Sydna

Farma baik dari kualitas dan juga jumlah barang yang dapat memenuhi

kebutuhan pasar sejauh ini. Sebagian besar pemasok PT. Sydna farma adalah

perusahaan asing karena pasar domestik yang tidak mempunyai bahan dasar

dan teknologi yang cukup untuk mengolahnya.

• Pemasok penyedia packing untuk obat – obatan.

Pemasok penyedia packing ini dilakukan setelah kegiatan produksi dilakukan

oleh PT. Sydna Farma. Kegiatan ini dilakukan diluar PT. Sydna Farma karena

PT. Sydna Farma ini fokus pada kegiatan utama bisnisnya yaitu produsen obat

– obatan.

Pada kekuatan Pemasok untuk PT. Sydna farma merupakan peluang tersendiri

terbukti dari diberikannya kemudahan – kemudahan, Seperti ;

• Kontrak kerjasama yang menjamin kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan

PT. Sydna Farma.

• Harga yang di tawarkan tidak fluktuatif tetapi berdasarkan kontrak, dan

kontrak tersebut diperbaharuhi setelah 5 tahun.

109

Produk Subtitusi

Karena sasaran PT. Sydna farma yang banyak di daerah perkotaan dimana

tingkat kesadaran masyarakat pemahaman dan tingkat pendidikan yang tinggi

sehingga banyak masyarakat yang menjalani pengobatan datang ke puskesmas,

rumah sakit, ataupun dokter pribadi. Lembaga – lembaga kesehatan tersebut hanya

menyediakan obat – obat kimia secara tak langsung membuat obat tradisional

tersingkir. Hal tersebut merupakan peluang untuk obat kimia karena masyarakat

perkotaan mengunjungi lembaga kesehatan tersebut, sehingga obat tradisional yang

ada bukan lagi ancaman dan juga obat tradisional hormonal variannya sangat sedikit

dan juga tidak dapat menyembuhkan penyakit – penyakit berat. tetapi obat tersebut

gunanya hanya membantu baik itu proses penyembuhan ataupun pencegahan, tidak

seperti kegunaan obat yang dapat mengurangi rasa sakit, mempercepat proses

penyembuhan, pencegahan penyakit, dan juga terapi secara berkala. Dengan

demikian bisa dikatakan bahwa obat tradisional merupakan produk subtitusi selain

obat kimia.

Persaingan Antar industri

Kompetitor dari PT. Sydna Farma sendiri terbagi menjadi 2 jenis, seperti yang

dijelaskan seperti berikut ini :

• Kompetitor dengan produk dengan jenis yang sama

110

Dalam hal produk dengan jenis yang sama yang dimaksud adalah obat yang

digunakan dengan fungsi yang sama akan tetapi pengunaan zat aktifnya

berbeda dengan produk yang dikeluarkan PT. Sydna Farma.

• Kompetitor dengan produk yang menggunakan zat aktif yang sama.

pesaing yang menggunakan zak aktif yang sama dengan fungsi yang sama

juga hal ini yang dikategorikan sebagai potential competitor, yang dilakukan

oleh PT. Sydna Farma.

Dalam cakupan lingkungan bisnis PT. Sydna Farma, terdapat kompetitor

yang diidentifikasi melalui pangsa pasar mempunyai kekuatan yang serupa dari

penjelasan diatas yang dipaparkan oleh bagian marketing PT. Dico Citas ( salah satu

distibutor obat – obatan di Indonesia) Pesaing-pesaing yang diindentifikasi yaitu

terdefinisi digambar 4.1 Pie Chart Pangsa Pasar Perusahaan Farmasi khusus untuk

produksi produk hormonal di Indonesia halaman 77.

Ancaman – ancaman yang terdapat dari pesaing yang sudah ada sebelumnya

seperti :

• Kompetitifnya harga dipasaran sehingga mengakibatkan para pembeli bisa

beranjak dari produk PT. Sydna Farma. berikut adalah tabel perbandingan

beberapa obat yang ada dipasaran :

111

Tabel 4.2 List Harga obat

Sumber : Guardian Pharmacy 2010

Nama Obat

Nama Perusahaan Dan Harga Obat

PT. Sydna Farma PT. Schering plough PT. Kimia Farma

Lynestrenol 430.000 430.687 -Desogestrel 69.334 64.256 72.300 Estriol 88.565 90.544 -Estradiol 150.403 161.801 171.300 Nandrolone dekanoat 139.150 154.638 -Dexamethasone 18.000 14.761 19.966

Dilihat dari analisis persaingan yang ada dapat dilihat bahwa persaingan yang ada

sangatlah ketat. Dari analisis yang ada di gambar 4.1 dihalaman 77 dan juga tabel 4.2

dihalaman 111 dapat mencerminkan bahwa industri obat hormonal sangatlah ketat

harga – harga yang begitu kompetitif dari pesaing dan juga tingkat keuangan yang

sangat besar membawa pengaruh terhadap persaingan yang ada.

Dari hasil analisis – analisis diatas disimpulkan kebutuhan - kebutuhan bisnis

yang diperlukan oleh PT. Sydna Farma untuk bisa bersaing dengan kompetitornya

yaitu :

1. Menaikkan posisi pangsa pasar yaitu dengan berusaha untuk mempromosikan

produk yang ada terutama untuk produk buatan sendiri agar dapat lebih

dikenal oleh masyarakat, mencari konsumen baru yang potensial dan

meningkatkan standar mutu perusahaan.

112

2. Menentukan produk baru. Dengan siapnya PT. Sydna Farma untuk

memproduksi obat dengan lisensi sendiri maka diharapkan dapat mampu daya

saing di pangsa pasar yang ada.

3. Menjamin tersedianya stok bahan untuk produksi obat dan menjaga alur

distribusi obat untuk lebih baik dan efisien sehingga terjamin mutu dan

keabsahan obat sampai ke konsumen untuk bisa di gunakan sesuai dengan

tujuan penggunaannya.

4. Meningkatkan quality control untuk produk yang diproduksi sehingga bisa

menurunkan cacat produk yang dihasilkan yang juga berimbas kepada

penurunan biaya produksi.

5. Memperbaiki proses kerja untuk menjadi lebih baik yang bertujuan untuk

peningkatan kinerja dan efektifitas dari perusahaan. Perbaikan bisa dimulai

dengan menstrukturisasi kembali struktur organisasi menjadi lebih efisien.

Setelah penjabaran kebutuhan bisnis maka dilanjutkan dengan menganalisis dan

mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada pada PT. Sydna

Farma. Tujuannya adalah agar pihak eksekutif dapat mengidentifikasi dan

menetapkan strategi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka. Alat

bantu yang mengakomodir hal tersebut adalah dengan menggunakan analisis SWOT.

C. Analisis SWOT

Analisis SWOT mencakup lingkungan ekternal dan internal dari PT. Sydna

Farma yang dijabarkan sebagai berikut :

113

Lingkungan Eksternal

a. Peluang (Opportunities)

Analisis peluang dilakukan untuk bisa mengetahui harapan untuk mendapatkan

keuntungan dan nilai tambah baru bagi perkembangan bisnis perusahaan. Berikut

beberapa peluang yang ada:

1. Kesadaran dan kemampuan masyarakat yang lebih baik untuk membeli

obat dan mendapatkan kesehatan.

2. Pesatnya perkembangan dunia IT yang berakibat semakin mudahnya

untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dimana hal ini juga

membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis produk kompetitor

untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

3. Semakin banyaknya peranan IT didalam dunia manufaktur terutama

dalam industri farmasi sehingga mempermudah dalam operasional alat –

alat produksi.

4. Regulasi pemerintah yang menguntungkan pihak pengusaha farmasi

untuk mengembangkan usaha mereka.

b. Hambatan (Threats)

Faktor hambatan adalah faktor yang tidak bisa dilihat dengan sebelah mata

yang bisa menghambat kemajuan perkembangan perusahaan. Berikut hambatan yang

ada bagi PT. Sydna Farma :

114

1. Semakin banyaknya bermunculan pesaing baru di dalam industri

farmasi yang memproduksi produk yang mempunyai fungsi dan

kegunaan produk sejenis.

2. Persaingan harga yang kompetitif antar perusahaan sejenis yang bisa

menurunkan posisi pangsa pasar perusahaan.

Lingkungan Internal

a. Kekuatan (Strength)

Faktor kekuatan adalah faktor utama yang membedakan antara perusahaan

terutama untuk daya saing / keunggulan dimana dengan baiknya kekuatan yang ada

perusahaan akan dapat meningkatkan daya saing perusahaan terhadap para

kompetitor. Berikut faktor kekuatan yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma :

1. Mempunyai pengalaman yang baik dalam memproduksi produk farmasi

terutama produk yang bersifat hormonal yang didapatkan dari

memproduksi produk – produk dari Organon.

2. Sudah mempunyai konsumen di tingkat internasional yang mana

menjadi keuntungan dalam bersaing dengan perusahaan farmasi lainnya.

3. Memegang sertifikasi internasional dalam memproduksi obat hormonal.

4. Sudah mempunyai standar operasional perusahaan di setiap

departemennya.

5. Sudah mengimplementasikan sistem ERP dan sudah berjalan dengan

baik.

115

b. Kelemahan (Weakness)

Faktor kelemahan adalah faktor internal perusahaan yang selalu diawasi dan

diatasi sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Berikut faktor

kelemahan yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma :

1. Alat – alat produksi yang sudah mulai berumur.

2. Kurangnya dedikasi dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

3. Kurangnya pelatihan dan sertifikasi tenaga kerja.

Kemudian setelah faktor – faktor strategis internal dan eksternal perusahaan

teridentifikasi, maka langkah selanjutnya menyusun tabel untuk merumuskan faktor

strategis tersebut yang dituangkan dalam bentuk kerangka kekuatan dan kelemahan

(Tabel IFAS) dan kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS). Dengan keterangan

nilai bobot skala 1 (sangat penting) hingga 0 (tidak penting), sedangkan keterangan

nilai rating menggunakan skala 1 (rendah) – 4 (tinggi) untuk kekuatan dan peluang,

skala 4 (rendah) – 1 (tinggi) untuk kelemahan dan ancaman.

Tabel 4.3 External Factor Analysis Summary (EFAS)

Faktor - Faktor Strategi Eksternal

Bobot Rating Bobot x Rating

PELUANG : 1. Kesadaran dan kemampuan

masyarakat yang lebih baik untuk membeli obat dan mendapatkan kesehatan.

2. Regulasi pemerintah yang menguntungkan pihak

0.25

0.01

4

2

1.00

0.20

116

pengusaha farmasi untuk mengembangkan usaha mereka.

3. Pesatnya perkembangan dunia IT yang berakibat semakin mudahnya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dimana hal ini juga membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis produk kompetitor untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan

4. Semakin banyaknya peranan IT didalam dunia manufaktur terutama dalam industri farmasi sehingga mempermudah dalam operasional alat – alat produksi.

0.05

0.20

2

4

0.10

0.80

TOTAL PELUANG 0.51 2.20

ANCAMAN:

1. Semakin banyaknya bermunculan pesaing baru di dalam industri farmasi yang memproduksi produk yang mempunyai fungsi dan kegunaan produk sejenis.

2. Persaingan harga yang

kompetitif antar perusahaan sejenis yang bisa menurunkan posisi pangsa pasar perusahaan.

0.15

0.25

3 3

0.45

0.75

TOTAL ANCAMAN 0.30 1.20

TOTAL EFAS 1.20 1.00

117

Tabel 4.4 Internal Factor Analysis Summary (IFAS)

Faktor - Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x

Rating

KEKUATAN : 1. Mempunyai pengalaman yang

baik dalam memproduksi produk farmasi terutama produk yang bersifat hormonal yang didapatkan dari memproduksi produk – produk dari Organon.

2. Sudah mempunyai konsumen di tingkat internasional yang mana menjadi faktor lebih untuk dapat bersaing dengan perusahaan farmasi yang berkembang lainnya.


4. Sudah mempunyai standar operasional perusahaan di setiap departmentnya.

5. Sudah mengimplementasikan sistem ERP dan sudah berjalan dengan baik.

0.15

0.25

0.20

0.15

0.10

3

4

3

2

2

0.45

1.00

0.60

0.30

0.20

TOTAL KEKUATAN 0.75 2.55

KELEMAHAN :

1. Alat – alat produksi yang sudah mulai berumur.

2. Kurangnya dedikasi dan

loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

0.15

0.15

2

3

0.30

0.45

118


0.20

2

0.40

TOTAL KELEMAHAN 0.50 1.15

TOTAL IFAS 1.25 1.40

Kemudian hasil analisis SWOT tadi juga dituangkan dalam bentuk Matrik yang

dijabarkan dalam tabel dibawah ini:

Tabel 4.5 Matrik SWOT PT. Sydna Farma

IFAS

EFAS

KEKUATAN (S)

1. Mempunyai pengalaman yang baik dalam memproduksi produk farmasi.

2. Sudah mempunyai konsumen di tingkat internasional


4. Sudah mempunyai standar operasional perusahaan di setiap departmentnya.

5. Sudah mengimplementasikan sistem ERP dan sudah berjalan dengan baik.

KELEMAHAN (W) 1. Alat – alat produksi yang

sudah mulai berumur

2. Kurangnya dedikasi dan

loyalitas karyawan terhadap perusahaan.


119

PELUANG (O)

4. Kesadaran dan kemampuan masyarakat yang lebih baik untuk membeli obat dan mendapatkan kesehatan.

5. Pangsa pasar yang masih terbuka lebar dan kompetitor yang masih sedikit.

6. Pesatnya perkembangan dunia IT yang berakibat semakin mudahnya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dimana hal ini juga membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis produk kompetitor untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan

7. Semakin banyaknya peranan IT didalam dunia manufaktur terutama dalam industri farmasi sehingga mempermudah dalam operasional alat – alat produksi.

STRATEGI SO

• Meningkatkan kapasitas produksi dan

meningkatkan standar mutu produk(S1,S3,S4,S5,O1,O2,O4).

• Melakukan diversifikasi produk dengan memproduksi produk baru (S1,S2,S3,O1,O2).

• Memperbesar market share dengan mengakuisisi konsumen baru(S1,S2,O1,O2).

• Meningkatkan pendapatan perusahaan dengan memaksimalkan kontrak produksi yang ada (S2,S3,O1,O2,O3).

• Menetapkan target produksi sesuai dengan

kemampuan keuangan yang ada(S2,S3,S4,S5,O2,O3).

• Mempersingkat alur distribusi barang

(S3,S4,O3).

STRATEGI

WO • Melakukan investasi untuk

pembelian alat produksi yang mendesak (W1,O4).

• Memberikan motivasi kerja dan melakukan restrukturisasi organisasi (W2,O4).

• Melakukan recruitment

karyawan sesuai dengan standar perusahaan (W3,O4).

ANCAMAN (T)

1. Semakin banyaknya bermunculan pesaing baru di dalam industri farmasi yang memproduksi produk yang mempunyai fungsi dan kegunaan produk sejenis.

2. Persaingan harga yang kompetitif

antar perusahaan sejenis yang bisa menurunkan posisi pangsa pasar perusahaan.

3. Regulasi pemerintah yang menguntungkan pihak pengusaha farmasi untuk mengembangkan usaha mereka.

STRATEGI ST

• Memperbesar nilai kontrak ke

konsumen sebagai daya saing terhadap kompetitor baru (S2,T1).

• Secara dini telah menentukan

strategi produksi sebelum regulasi ditetapkan (S1, S2, T3).

• Meningkatkan kualitas pelayanan

kepada konsumen (S1,S2,S3,S4,T1,T2).

STRATEGI

WT • Melakukan efisiensi kerja

mesin dan melakukan perawatan berkala (W1,T1,T2).

• Melakukan training kerja ke karyawan yang terarah (W2,T1,T2,T3).

• Melakukan restrukturisasi di bagian R&D. (W2,T1,T2,T3).

Setelah menggunakan faktor strategis internal dan eksternal, seperti yang telah

dipaparkan dalam tabel IFAS dan EFAS di atas, kemudian dibuatkan sebuah matrik

120

SWOT yang akan menggambarkan gabungan antara peluang dan ancaman dalam PT.

Sydna Farma yang dapat disesuaikan dengan kekuatan dan ancaman yang dihadapi

oleh PT. Sydna Farma. Berdasarkan analisis SWOT tersebut, langkah selanjutnya

dapat dikategorikan dalam 4 (empat) kelompok kemungkinan yaitu SO, WO, ST,

WT.

Setelah penentuan dan penyusunan alternatif strategi pada matrik SWOT,

kemudian langkah selanjutnya adalah menentukan posisi PT. Sydna Farma dalam

persaingan bisnis. Dengan diketahuinya posisi PT. Sydna Farma dalam persaingan

bisnis maka dapat diketahui kondisi persaingan yang dihadapi oleh PT. Sydna Farma

saat ini, serta dapat ditentukannya strategi yang paling sesuai dan tepat untuk

diterapkan oleh PT. Sydna Farma dalam menghadapi persaingan bisnis. Posisi PT.

Sydna Farma akan ditentukan dengan menggunakan diagram analisis SWOT, dengan

menentukan kordinat titik X dan Y pada diagram tersebut, dimana perhitungannya

akan menggunakan nilai yang dihasilkan dari IFAS dan EFAS yang telah dibahas

pada pembahasan sebelumnya. Berikut ini adalah diagram analisis SWOT PT. Sydna

Farma :

Koordinat titik X (IFAS)

Total Kekuatan = 2.55 Total Kelemahan = 1.15

Letak titik X = 2.55 – 1.15 = 1.40

Koordinat titik Y (EFAS)

Total Peluang = 2.20 Total Ancaman = 1.20

121

Letak titik Y = 2.20 – 1.20 = 1.00

Gambar 4.5 Diagram Analisis SWOT PT. Sydna Farma

Berdasarkan analisis faktor strategi internal dan eksternal, seperti yang terlihat

pada diagram analisis SWOT, diketahui bahwa PT. Sydna Farma berada pada strategi

SO (Strength Opportunity), yakni perusahaan mempunyai peluang yang besar

dengan kekuatan perusahaan yang ada. Dan strategi yang harus diterapkan adalah :

• Meningkatkan kapasitas produksi dan meningkatkan standar mutu produk

(S1,S3,S4,S5,O1,O2,O4).

• Melakukan diversifikasi produk dengan memproduksi produk baru

(S1,S2,S3,O1,O2).

• Memperbesar market share dengan mengakuisisi konsumen baru

(S1,S2,O1,O2).

• Meningkatkan pendapatan perusahaan dengan memaksimalkan kontrak

produksi yang ada (S2,S3,O1,O2,O3).

OPPORTUNITY

WEAKNESS STRENGTH

THREAT

SO. , .(1 4 1 0)

122

• Menetapkan target produksi sesuai dengan kemampuan keuangan yang ada

(S2,S3,S4,S5,O2,O3).

• Mempersingkat alur distribusi barang (S3,S4,O3).

Dengan demikian untuk mendukung strategi diatas, pihak eksekutif PT. Sydna

Farma membutuhkan informasi-informasi yang bisa menjadi alat bantu bagi mereka,

dan berikut adalah analisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak

eksekutif:

Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Informasi

Prioritas Strategi CSFs Masalah Kebutuhan Informasi

1

Meningkatkan kapasitas produksi dan meningkatkan standar mutu produk

• Pemahaman dan penguasaan setiap proses kerja produksi dengan baik dan benar

• Tersedianya stok bahan baku yang mencukupi.

• Kemampuan bagian Quality Control untuk standarisasi produk.

• Support dari bagian R&D

• Belum tersedianya informasi untuk menganalisis kekuatan kapasitas produksi

• Belum adanya informasi untuk mengukur mutu produk

• Adanya informasi menyeluruh tentang status keuangan perusahaan

• Adanya informasi biaya keuangan produk tertentu dari konsumen dalam periode tertentu

• Adanya informasi cash flow perusahaan dalam periode tertentu

• Adanya notifikasi jika cash flow perusahaan mengalami gangguan

• Adanya informasi perbandingan keuangan aktual dengan budget berdasarkan biaya produksi dengan pendapatan

• Adanya informasi biaya R&D dibandingkan dengan nilai produk yang dijual

• Tersedianya informasibiaya bahan baku untuk produk tertentu yang dibandingkan dengan nilai produk yang dijual

123

2 Memperbesar market share dengan mengakuisisi konsumen baru

• Penambahan jumlah konsumen baru

• Kepuasan konsumen terhadap pencapaian produksi yang tepat waktu

Belum tersedianya data prospek konsumen baru

Adanya informasi analisis prospek konsumen yang belum dilayani

3 Melakukan diversifikasi produk dengan memproduksi produk baru.

• Dukungan penuh dari pihak eksekutif perusahaan

• Adanya tim R&D dan tim produksi yang kompeten

• Pertumbuhan laba perusahaan yang cukup baik

• Kurang tersedianya informasi histori produk yang sudah pernah diproduksi yang sukses dipasaran

• Kurang tersedianya informasi konsumen yang berpengalaman menjual produk sejenis sama dengan produk baru yang akan diproduksi

• Adanya informasi histori / trend keuntungan dari prodfuk sejenis yang sukses di pasaran

• Adanya informasi histori konsumen tertentu dengan nilai kontrak distribusi produk yang terjual

4

Meningkatkan pendapatan perusahaan dengan memaksimalkan kontrak produksi yang ada.

• Suksesnya negoisasi kontrak konsumen untuk memproduksi produknya

• Surat perjanjian kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak

• Suksesnya pencapaian target produksi tepat waktu untuk memberikan kesan bagus ke konsumen

• Belum adanya informasi histori tentang kontrak konsumen dan produk nya

• Tidak ada proses notifikasi atau peringatan kepada pihak eksekutif jika nilai pendapatan kontrak terjadi penurunan

• Adanya informasi tentang jumlah pendapatan berdasarkan kontrak konsumen dan periode tertentu

• Adanya informasi trend besaran nilai renegoisasi kontrak konsumen dan supplier

• Adanya fungsi peringatan jika terjadi penurunan kontrak produksi terhadap satu konsumen ataupun group konsumen juga terhadap produk tertentu.

5

Menetapkan target produksi sesuai dengan kemampuan keuangan yang ada

Kemampuan untuk menganalisis keuangan secara baik dan benar

• Belum adanya perencanaan biaya / budgeting untuk estimasi pengeluaran yang akan dilakukan

• Belum adanya informasi pendukung

keputusan untuk menargetkan produksi sesuai dengan kapasitas produksi pabrik

• Kurang tersedianya informasi histori produksi yang dapat menjadi standar dalam menentukan target produksi

• Adanya informasi analisis trend jumlah barang yang sudah dan sedang produksi dan kebutuhan bahan baku yang digunakan berdasarkan periode batch produksi dan berdasarkan konsumen.

• Adanya informasi analisis pengeluaran kebutuhan produksi dan bahan baku

124

• Adanya informasi analisis keuangan balance sheet berdasarkan periode akuntan dan fixed aset

• Adanya informasi analisis budgeting dan trend besarannya berdasarkan biaya produksi per produk dan bahan baku juga kebutuhan pendukung produksi

6

Mempersingkat alur distribusi barang

• Proses kerja dari pengepakan barang dan pendistribusian

• Koordinasi penuh antara staff warehouse dengan office untuk mengatur pendistribusian barang

• Dukungan dari perusahaan jasa pengiriman yang kompeten

• Tidak adanya summary data tentang produk yang diproduksi

• Tidak adanya tracking posisi barang sekarang berada

• Adanya informasi untuk barang yang keluar per batch produksi

• Adanya informasi analisis untuk tracking posisi barang produksi

• Adanya notifikasi jika barang sudah mulai dalam masa kadaluarsa berdasarkan periode batch produksi

4.3.1.1.2 MENGEVALUASI SISTEM PENGAMBIL KEPUTUSAN YANG

SEDANG BERJALAN

Pada saat implementasi BI ini berjalan sebenarnya PT. Sydna Farma sudah

memiliki datawarehouse dimana datawarehouse ini berisikan informasi–informasi

sebagai berikut :

1. Informasi keuangan perusahaan dari tahun 2009 sampai dengan sekarang.

2. Informasi persediaan barang perusahaan dari tahun 2009 sampai dengan

sekarang.

Setiap akhir hari setelah semua transaksi keuangan dan transaksi persediaan

barang selesai dilakukan masing-masing Staf warehouse dan Staf Accounting wajib

menarik data transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang. Data transaksi

125

keuangan dan transaksi persediaan barang ditarik dari sistem ERP dan kemudian

dikirimkan oleh Staf warehouse dan Staf Accounting melalui proses file transfer ke

bagian IT. Di IT data transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang tersebut

kemudian ditampung di dalam sebuah folder pada server, untuk kemudian data

transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang tersebut akan melalui proses ETL

dan pada akhirnya akan disimpan ke dalam datawarehouse.

Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan alur proses data dari data

transaksional sampai dengan ke datawarehouse :

Tarik Data Jurnal

Simpan Database

Proses cubeJurnal

Simpan ke data warehouse

Gambar 4.6 Activity Diagram Proses data Keuangan

126

Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan alur proses data

keuangan pengolahan sampai dengan ke datawarehouse :

Tarik Data Persediaan barang

Simpan Database

Proses cube persediaan barang

Simpan ke data warehouse

Gambar 4.7 Activity Diagram Proses data persediaan barang

Pihak eksekutif biasanya mengakses informasi yang ada di dalam cube

keuangan, dan cube persediaan barang dengan menggunakan fungsi OLAP yang

ditampilkan dalam bentuk pivot tabel Microsoft Excel. Analisis yang bisa dilakukan

127

oleh pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma terhadap informasi keuangan,

dan persediaan barang saat ini terbagi menjadi beberapa segmentasi sebagai berikut:

1. Type of Journal

Informasi keuangan PT. Sydna Farma juga bisa dikategorikan per tipe jurnal

misalkan jurnal Pihak eksekutif bisa melakukan analisis keuangan menurut tipe jurnal

yang diinginkan.

2. Item

Informasi persediaan barang PT. Sydna Farma juga bisa dikategorikan per item

misalkan persediaan barang Pihak eksekutif bisa melakukan analisis persediaan

barang per item.

3. Periode

Informasi keuangan, pelanggan, dan persediaan barang PT. Sydna Farma juga

bisa dikategorikan per periode tertentu misalnya informasi keuangan dan persediaan

barang untuk periode Juli sampai dengan Desember 2010. Pihak manajemen tingkat

atas bisa melakukan analisis keuangan dan analisis persediaan barang per periode.

Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan proses analisis data

keuangan yang dilakukan oleh pihak manajemen tingkat atas :

128

Pilih Cube Kuangan

Pilih measure yang dibutuhkan

Data dimensi yang dibutuhkan

Buka pivot table OLAP cube keuangan

Analisis data

Gambar 4.8 Proses Analisis Data keuangan Oleh Pihak Manajemen tingkat atas

Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan proses analisis data

Persediaan barang yang dilakukan oleh pihak manajemen tingkat atas :

129

Gambar 4.9 Proses Analisis Data Persediaan barang Oleh Pihak Manajemen tingkat atas

Analisis pada tahapan ini dapat disimpulkan bahwa sistem pengambilan

keputusan yang sedang berjalan saat ini sudah mencapai tujuan dapat sejauh ini dapat

mengatasi kebutuhan – kebutuhan dari pihak manajemen tingkat atas. Yang belum

terpenuhi dari sistem pengambilan keputusan yang sedang berjalan adalah bagaimana

cara mempresentasikan ke hadapan manajemen tingkat atas dan bagaimana

menvisualisasikan sebuah analisis data agar dapat dengan mudah dimengerti dan sifat

yang tidak terlalu teknikal.

130

4.3.1.1.3 MENGEVALUASI SUMBER DATA OPERASIONAL DAN

PROSEDUR YANG BERJALAN

PT. Sydna Farma sudah memiliki sebuah datawarehouse, dimana informasi

yang terdapat di dalam datawarehouse tersebut meliputi informasi produksi,

informasi persediaan barang, dan informasi keuangan. Data yang terdapat di dalam

data warehouse tersebut berasal dari sumber data operasional PT. Sydna Farma yang

sudah mengalami proses ETL (Extract, Transform, Load).

Sumber data operasional PT. Sydna Farma itu sendiri berasal dari database

transaksional yang bersifat OLTP (Online Transactional Processing), dimana

database tersebut berisi informasi data yang diinput dan diproses oleh user dengan

menggunakan aplikasi ERP Microsoft Dynamics AX 2009. Seperti yang sudah

dijelaskan pada kegiatan mengevaluasi sistem pengambil keputusan yang sedang

berjalan pada subfase 4.3.1.1.2 halaman 124, bahwa sumber data operasional PT.

Sydna Farma tersebut diproses setiap hari ke dalam sebuah template file, kemudian

proses data cleansing dilakukan terhadap template file tersebut sebelum disimpan ke

dalam sebuah database. Selanjutnya data yang ada di dalam database tersebut

dilakukan proses ETL (Extract / Transform / Load) dan dimasukkan ke dalam

datawarehouse.

Untuk mengevaluasi database yang sudah ada, diperlukan sebuah model data

yang bisa menggambarkan hubungan relasi antar entitas (ER diagram), dimana model

131

data tersebut biasanya dikenal dengan istilah logical data model. Berikut adalah

logical data model sebelum data ditransformasikan ke dalam datawarehouse:

• Logical Data Model untuk informasi keuangan:

Gambar 4.10 Logical Data Model keuangan sistem berjalan

• Logical Data Model untuk informasi persediaan barang:

132

Gambar 4.11 Logical Data Model persediaan barang sistem berjalan

4.3.1.1.4 MENGEVALUASI PERANGKAT LUNAK BI KOMPETITOR.

Proses tahapan evaluasi perangkat lunak pihak kompetitor dilakukan dengan

benchmarking keperusahaan yang jenis usahanya sama dan sudah

mengimplementasikan BI. Benchmark yang dilakukan lebih mendalam pada saat

implentasi BI di perusahaan dan dilakukan dengan cara wawancara. Dari 2

perusahaan yang berkedudukan diindonesia dan mempunyai jenis usaha yang sama,

berikut review dan analisis dari benchmark yang kami lakukan :

PT. UDC yang bergerak dibidang farmasi sudah menggunakan BI untuk

membantu kegiatan bisnisnya. Tools yang digunakan adalah Targit BI suite dengan

biaya yang di keluarkan pada saat implentasinya sebesar 25,369,50 USD dan lama

pengerjaan selama 3 bulan. Alasan PT. UDC menggunakan targit ialah cost yang

dikeluarkan tidak melebih budgetnya, intergrasi data yang mudah karena targit

133

mensupport produk Microsoft karena sebagian aplikasi dari PT. UDC menggunakan

produk Microsoft. PT. UDC mengunakan jasa vendor hanya pada saat training

mengenai targit itu sendiri. PT. UDC puas dalam mengimplementasikan targit

terbukti dari aplikasi yang berjalan baik dan juga lebih meningkatnya kinerja call

plan dalam menjual produk ke konsumen. Kendala yang dihadapi oleh PT. UDC

sebagian besar adalah Requirement user yang cukup tinggi, cara PT. UDC

menyelesaikannya dengan Menggunakan agile development life cycle untuk

memenuhi kebutuhan usernya.

IPI yang bergerak dibidang farmasi sudah menggunakan BI untuk membantu

kegiatan bisnisnya. Tools yang digunakan adalah SAP Business All in One dengan

biaya yang di keluarkan pada saat implentasinya sebesar ± 30.000 USD dan lama

pengerjaan selama 7 bulan. Alasan IPI menggunakan SAP Business All in One ialah

karena proses intergrasi yang mudah dan juga sebelumya IPI sudah menggunakan

produk SAP. IPI mengunakan jasa vendor hanya pada seluruh tahapannya akan tetapi

pihak internal juga terlibat didalamnya IPI puas dalam mengimplementasikan SAP

Business All in One dapat dilihat dari tingkat kepuasan klien dan juga kinerja mereka

yang maju. Kendala yang dihadapi oleh IPI sebagian besar adalah data yang

dibutuhkan tiap – tiap divisi berbeda dan kadang kebutuhannya sangat signifikan

perbedaanya, cara IPI menyelesaikannya dengan melakukan standarisasi untuk setiap

divisi dalam pemrosesan data.

134

4.3.1.1.5 MENENTUKAN OBJEKTIF DARI APLIKASI BI.

Untuk memenuhi kebutuhan para eksekutif PT. Sydna Farma dalam

menganalisis informasi – informasi yang ada, terdapat hal – hal yang harus dipenuhi

oleh aplikasi perangkat lunak BI antara lain :

1. Mampu menampilkan laporan keuangan dalam periode tertentu dengan

bentuk laporan yang detail maupun secara rangkuman atau garis besarnya

saja.

2. Mampu menampilkan pergerakan / tren data yang berupa informasi aset, arus

kas, pendapatan, keuntungan bersih, pajak, biaya produksi, dan pengeluaran

lainnya.

3. Mampu memberikan analisis data berdasarkan inputan variabel yang berbeda

dimana variabel tersebut berupa variabel waktu / periode, jenis jurnal maupun

jenis barang.

4. Mampu memberikan analisis data dalam bentuk report keuangan dan

inventory yang sistematis dan jelas sehingga para eksekutif bisa memberikan

keputusan, tindakan maupun arahan dari informasi yang ditampilkan.

5. Mampu memunculkan informasi dari analisis variansi data yang ada.

Contohnya variansi aktual ke budget biaya keuangan dan keuntungan yaitu

analisis perbandingan dari data aktual dengan data budget berdasarkan biaya

keuangan dan keuntungan.

135

4.3.1.1.6 MENGAJUKAN SEBUAH SOLUSI BI

Sebelum pihak PT. Sydna Farma memutuskan untuk memakai sistem BI

sebagai suatu solusi dalam mengatasi permasalahan mereka ada faktor-faktor yang

dijadikan pertimbangan yaitu :

• Dilihat dari analisis kebutuhan bisnis, ada suatu keinginan dari pihak

eksekutif untuk bisa mentransformasikan kebutuhan bisnis mereka menjadi

strategi-strategi nyata yang bisa dilakukan bagi kemajuan perusahaan. Hal

tersebut membutuhkan informasi-informasi yang sesuai, tepat dan akurat

yang menjadi landasan mereka untuk melakukan tindakan tersebut.

• Dari hasil evaluasi sistem pengambil keputusan yang sedang berjalan,

ternyata belum bisa memenuhi harapan dari pihak eksekutif. Hal-hal belum

ada adalah bagaimana cara mempresentasikan informasi yang dibutuhkan ke

hadapan pihak eksekutif secara baik dan benar dan bagaimana

menvisualisasikan sebuah analisis data agar dapat dengan mudah dimengerti

yang tidak terlalu membebani pengguna untuk memperoleh analisis data

tersebut.

• Dari hasil evaluasi sumber data operasional dan prosedur yang berjalan,

masih ada sumber data yang belum ditransformasikan menjadi informasi

yang lebih baik. Contohnya yaitu data budgeting yang semestinya menjadi

faktor penting untuk bisa ditampilkan dan diproses menjadi informasi yang

lebih berguna.

136

Dari faktor diatas pihak eksekutif memandang perlu adanya sistem yang

memberikan solusi yang baik dan bisa mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada.

Maka solusi yang diberikan kepada pihak eksekutif PT. Sydna Farma adalah solusi

pengembangan dan implementasi sistem Business Intelligence dengan menggunakan

aplikasi perangkat lunak BI yang sesuai dengan kebutuhan pihak eksekutif dimana

didukung dengan dilakukannya analisis perangkat lunak BI kompetitor.

4.3.1.1.7 MENAMPILKAN COST AND BENEFIT ANALYSIS

Dalam mengimplementasikan sebuah aplikasi BI memerlukan investasi mulai

dari perangkat lunak, perangkat keras, dan infrastuktur yang memakan biaya yang

cukup besar. Dengan investasi yang besar tersebut, tentu saja benefit yang didapatkan

harus sama dengan yang didapatkan. Karena itulah diperlukan adanya cost and

benefit analysis yang digunakan oleh pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan

perlu atau tidaknya implementasi aplikasi perangkat lunak BI tersebut dilakukan.

Adapun analisis cost and benefit yang diperlukan bisa digambarkan dengan gambar

berikut ini :

137

Gambar 4.12 Komponen Cost And Benefit Analysis

Biaya (costs) yang harus dikeluarkan oleh PT. Sydna Farma untuk

impelementasi aplikasi perangkat lunak BI dapat dikategorikan sebagai berikut :

Gambar 4.13 Komponen Biaya

Adapun biaya yang harus dikeluarkan oleh PT. Sydna Farma untuk

mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak BI adalah sebagai berikut :

138

Tabel 4.7 Perbandingan Biaya Aplikasi Perangkat Lunak BI

No.

Kategori Sub Kategori

Targit BI Suite (USD)

SAP Business All in one

(USD)

ORACLE BI

(USD)

COGNOS 8 (USD)

1 Acquisition Costs Software License 6,336.00 25,000.00 31,000.00 220,000.00

2 Acquisition Costs User License 3,960.00 4,500.00 6,600.00 Include

4

Acquisition Costs

RDBMS or other back end system license : Windows Server 2008 Enterprise (64 BIT Edition) for Cognos 8 ( use DB2 IBM) 1,929.50 1,929.50 1,929.50 1,929.50

5 Acquisition Costs Installation And Configuration 0.00 0.00 0.00 Include

6 Acquisition Costs

Hardware and other infrastructure : Server BI Quad Core Model HP DL380G7 2,674.00 2,674.00 2,674.00 2,674.00

7 Operations Costs Maintenance, Support, and Upgrades 2,925.00 Call Call Include

10 Operations Costs User Trainings 5,000.00 5,000.00 5,000.00 Include

Total Investasi (USD) 22.824.50 39,103,50 47,203.5 224,603.5

Dari hasil analisis SWOT diatas pada halaman 121 dapat digunakan untuk

menganalisis peluang potensial dari sistem BI yang akan diimplementasikan sehingga

bisa sejalan dengan strategi, tujuan, dan objektif bisnis perusahaan. Yang dijabarkan

sebagai berikut :

• Sistem BI untuk perencanaan keuangan.

Contoh perbandingan perkiraan dengan volume aktual berdasarkan

pesanan dan harga dari produk Sydna dan pelanggannya, perbandingan perkiraan

dengan pendapatan aktual berdasarkan wilayah, produk, pelanggan, dan penjual

juga perbandingan perkiraan dengan aktual margin kotor dari produk Sydna.

• Sistem BI untuk pengembangan produk.

Contoh tren keuangan ke konsumen berdasarkan kategori produk yang

ada, tren keuangan berdasarkan kontrak pelanggan, tren marjin kotor dan

volume untuk produk Sydna.

139

• Sistem BI untuk supply chain management.

Contoh data historical permintaan produk Sydna oleh pelanggan, para

supplier bahan baku produk, dan tingkat persediaan produk yang siap

didistribusikan ke pelanggan, juga metrik kinerja untuk siklus dari order sampai

pembayaran, siklus pendistribusian produk dari gudang sampai ke tangan

konsumen.

• Sistem BI untuk manufaktur / produksi

Contoh data historical batch produksi produk yang ada, data historical

jika dibandingan dengan biaya per produk, tren mutu produk yang berhasil dan

yang cacat, dan siklus produksi per produk dari bahan baku sampai produk jadi.

Sehingga jika analisis diatas dimasukkan kedalam BI Opportunities Map

dibawah ini akan didapatkan hasil sebagai berikut :

Tabel 4.8 BI Opportunities Map PT. Sydna Farma Sumber : The profit impact of BI oleh Steve dan Nancy William 2003 halaman 33-45

140

Dari data diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem BI untuk perencanaan

keuangan dan Sistem BI untuk supply chain management merupakan solusi terbaik

untuk PT. Sydna farma.

Sedangkan keuntungan yang diperoleh PT. Sydna Farma dengan

mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak BI dari pilihan diatas yaitu aplikasi

BI Targit Suite, BI SAP Business all in one, ORACLE BI, dan COGNOS 8 dapat

dikategorikan sebagai berikut :

1. Application Functionalities yang meliputi :

Tabel 4.9 Application Functionalities Benefit yang diperoleh dari implementasi perangkat lunak BI

Infrastructure Integration Single Sign On karena adanya integrasi dengan Active

Directory Windows Server 2008.

Reporting Bisa membuat Reporting dalam format PDF, HTML, RTF, dan Microsoft Excel.

Dashboard Dashboard yang ada meliputi kemampuan memberikan penampilan informasi yang intuitif termasuk gauges, traffic light, Color Element, Icon, dan background.

Ad Hoc Reporting Bisa membuat laporan yang bersifat ac-hoc tanpa tergantung dari orang IT untuk membuat laporan.

OLAP Server Memampukan pengguna BI untuk menganalisis data dengan query dan kalkukasi yang cepat, dan bisa memampukan analisis yang dikenal dengan teknik “slicing and dicing”.

OLAP UI Memiliki tools interaksi manusia untuk keperluan analisis yang dikenal dengan teknik “slicing and dicing”.

141

Alerts and Notification Bisa memberikan notifikasi dan tanda yang bisa dikirimkan lewat email, contohnya notifikasi jika terjadi penurunan pendapatan, dll.

Security Memampukan seorang administrator BI untuk mendefinisikan rule dan permission dari user yang berbeda berdasarkan kebutuhan bisnis.

Scheduling Memiliki kemampuan untuk melakukan jadwal pembuatan laporan.

2. Business Functionalities yang meliputi :

• Peningkatan produksi, dimana dengan adanya aplikasi Business Intelligence,

perusahaan bisa :

Mengetahui secara dini peluang untuk memproduksi produk baru

Meningkatkan produksi dengan lebih efektif dengan cara mengembangkan

strategi timing produksi yang lebih baik.

Bisa mengetahui indikasi terjadi penurunan produksi atau kenaikan

produksi lebih awal karena jatuh tempo kontrak sehingga strategi bisnis

bisa dibuat dengan cepat untuk mengantisipasi penurunan / kenaikan

produksi tersebut.

Mengetahui lebih dini stok dan harga bahan untuk produksi.

• Peningkatan profit, dimana dengan adanya aplikasi Business Intelligence,

perusahaan bisa :

Mengetahui lebih awal jika terjadi penurunan permintaan produk.

Mengetahui produk-produk mana saja yang mengalami penurunan.

Mengetahui lebih dini produk yang berprofit rendah.

142

• Peningkatan pangsa pasar melalui :

Mengetahui lebih dalam perilaku konsumen dalam membeli produk

ataupun perilaku pelanggan dalam melakukan pembayaran.

Meningkatkan nilai kontrak ke konsumen.

Meminimalkan keluhan konsumen sehingga bisa lebih meningkatkan

tingkat kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan sehingga jumlah

pelanggan akan bisa dipelihara dengan baik dan bisa lebih ditingkatkan.

Berikut adalah benefit yang bisa diperoleh oleh PT. Sydna Farma dengan

mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak BI secara kuantitatif sebagai berikut :

Tabel 4.10 Keuntungan dari implementasi perangkat lunak BI secara kuantitatif

Sumber : Forcasting Finance PT. Sydna Farma 2010

Pencapaian Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3

Kenaikan angka produksi 20% 30% 50% Penambahan produk baru 30% 50% 75% Peningkatan Collection yang diterima dari customer

50% 75% 100%

Penurunan Stock Kritis (30%) (50%) (75%) Peningkatan Return On Investment ( ROI ) 40% 100% 150%

Benefit lain yang didapatkan dari implementasi BI :

• Meningkatnya kapabilitas dari pengambilan keputusan.

• Keseluruhan tingkat kinerja meningkat.

• Memperbaiki sistem quality control dan proses validasi untuk setiap unit

produksi.

• Mendapatkan analisis biaya produksi yang lebih baik.

143

• memperbaiki sistem perencanaan dan menurunkan jumlah angka pesanan

yang terlambat sehingga dapat memperbaiki tingkat layanan.

Kesimpulan dari cost and benefit analisis yang telah dilakukan dapat

diperoleh hasil bahwa dengan mengimplentasikan BI dapat meningkatkan perusahaan

dalam hal produksi, profit, dan pangsa pasar yang juga sejalan dalam visi dan misi

perusahaan yang sudah di tetapkan sebelumnya.

4.3.1.1.8 MENAMPILKAN ANALISIS RESIKO

Analisis resiko juga harus dilakukan oleh pihak eksekutif pada saat akan

melakukan implementasi aplikasi perangkat lunak BI. Tujuan dilakukannya analisis

resiko adalah :

1. Mengidentifikasi ancaman/gangguan yang mungkin terjadi baik secara internal

maupun eksternal.

2. Melakukan penilaian terhadap ancaman/gangguan yang didasarkan pada

probability (kecenderungan) dan impact (dampak).

3. Menentukan prioritas tingkat ancaman/gangguan berdasarkan pengukuran risk

assessment.

4. Menyediakan informasi untuk penetapan strategi manajemen resiko.

Berikut adalah analisis dari Risk Assessment mengenai masing – masing

perangkat lunak BI :

• Targit BI Suite

144

Tabel 4.11 Analisis Risk Assessment Targit BI Suite

Variabel Keterangan Penjelasan

Kompleksitas Eksekusi cara kerja dan tingkat user friendly

Dapatnya terintergrasi dengan produk – produk microsoft menyebabkan tidak banyak perubahan dalam pengimplementasian Targit BI Suite kedepannya. membutuh kan langkah yang sedikit untuk menganalis data

Integrasi Integrasi dengan produk lain. Targit BI suite dapat terintergarsi dengan mudah dengan produk microsoft karena perangkat lunak ini menyedikan support untuk intergrasi produk microsoft.

Perusahaan Dukungan internal yang solid pihak manajemen tingkat atas juga mendukung adanya proyek BI ini dilihat ada antusias mereka dengan adanya pertemuan secara berkala untuk pembahasan perkembang proyek

Tim Proyek Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Kemampuan internal dari team proyek perusahaan yang terlibat dalam proyek ini cukup berkompeten

Inventasi Keuangan ROI dalam jangka waktu yang singkat.

Biaya investasi yang diperlukan 22.824.50 USD Sehingga tingkat pengembalian untuk investasi menjadi lebih kecil

• SAP bussines all in one

Tabel 4.12 Analisis Risk Assessment SAP bussines all in one


Teknologi Aplikasi BI menggunakan teknologi yang sudah matang.

Module yang disediakan dalam SAP bussines all in one mencakup kebutuhan PT.Sydna Farma : • Operations and inventory • Finance


Membutuhkan langkah – langkah yang panjang untuk

145

melakukan analisis data Integrasi Integrasi dengan produk lain. Intergrasi untuk SAP bussines

all in one sangat sulit karena perangkat lunak ini hanya dapat terintergarsi dengan produk – produk SAP yang lainnya, sedangkan PT. Sydna farma sendiri sejauh ini tidak pernah menggunakan produk SAP



Kemaampuan team proyek yang ada sangat berpengaruh besa dilihat pengalaman staff IT yang mempunyai pengalam penggunaan produk SAP.


Biaya investasi yang diperlukan 39,103,50 USD Sehingga tingkat pengembalian untuk investasi menjadi lebih kecil

• Oracle BI

Tabel 4.13 Analisis Risk Assessment Oracle BI



Membutuhkan langkah – langkah yang panjang untuk melakukan analisis data

Integrasi Integrasi dengan produk lain. Oracle BI menyediakan pendukung intergrasi data dengan produk diluar Oracle, sehingga dapat memudahkan apabila diimplementasikan di PT. Sydna Farma yang tidak menggunakan produk Oracle.


146


Team proyek internal belum pernah ada yang menjalankan proyek berbasiskan produk Oracle sehingga menjadi kelemahan tersendiri untuk PT. Sydna Farma


Biaya investasi yang diperlukan sangat besar yaitu 47,203.50 USD dan biaya tersebut masih ada tambahan apabila meninginkan module baru ± 1,500 USD / module

• COGNOS 8

Tabel 4.14 Analisis Risk Assessment COGNOS 8



Membutuhkan langkah – langkah yang panjang untuk melakukan analisis data

Integrasi Integrasi dengan produk lain. Tidak ada fasilitas pendukung untuk produk diluar IBM. COGNOS 8 mengggunakan database yang terintergrasi dengan DB2 yaitu database software dari IBM itu sendiri. Sedangkan PT. Sydna Farma Menggunakan SQL server 2005 untuk software databasenya yang merupakan produk dari microsoft.



Team proyek internal di PT. sydna farma sudah akrab dengan adanya produk IBM ada beberapa server yang menggunakan produk tersebut, sehingga pengalaman dan kesiapan dari team sendiri cukup baik.


Biaya investasi yang diperlukan sangat besar yaitu 224,603.50

147

USD biaya tersebut diluar biaya untuk implementasi database.

Adapun analisis resiko tersebut dapat digambarkan dalam bentuk Risk

Assessment Matrix berikut ini :

Tabel 4.15 Risk Assessment Matrix implementasi perangkat lunak BI

Variabel Keterangan Targit BI Suite

SAP Business All in one

ORACLE BI Cognos 8

Teknologi Aplikasi BI menggunakan teknologi yang sudah matang.

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Hijau (rendah) Hijau

(rendah)


Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Merah (Tinggi) Merah

(Tinggi)

Integrasi Integrasi dengan produk lain.

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Hijau (rendah) Merah

(Tinggi)

Perusahaan Dukungan internal yang solid

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Hijau (rendah) Hijau

(rendah)

Tim Proyek

Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi) Hijau

(rendah)

Inventasi Keuangan

ROI dalam jangka waktu yang singkat.

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi) Merah

(Tinggi)

Berdasarkan Risk Assessment Matrix diatas, dapat diambil kesimpulan

bahwa resiko implementasi Targit BI Suite memiliki resiko yang lebih rendah. Targit

BI Suite juga mempunyai kelebihan – kelebihan dibanding dengan aplikasi SAP

Business All in one, Oracle BI, dan COGNOS 8 yaitu :

148

1. PT. Sydna farma selama ini menggunakan produk dari microsoft seperti

Microsoft Dynamic AX / Axapta untuk ERP nya. Dengan kelebihan yang

Targit BI suite miliki yaitu dapat terintergrasi dengan produk Microsoft,

sehingga dapat memudahkan PT. Sydna farma mengimplementasikan

perangkat lunak ini.

2. Dari segi biaya Targit BI Suite mengeluarkan biaya yang sedikit untuk

investasi didalam perangkat lunak ini dibandingkan dengan yang lainnya.

Sehingga mempercepat jangka pengembalian investasi, selain itu tidak ada

biaya tambahan diluar implementasi dan juga pemeliharaan ( maintenance ).

3. Dari sisi internal seluruh anggota proyek sudah berpengalaman dan terbiasa

dengan produk yang dapat terintergrasi dengan microsoft.

4.3.1.1.9 MENULIS LAPORAN EVALUASI

1. Setelah dianalisis kebutuhan bisnis yang ada diatas, tidak ditemukan

hambatan yang signifikan terhadap bisnis yang sudah berjalan, namun lebih

kepada bagaimana caranya kebutuhan bisnis yang dirancang dijadikan

sebagai alat untuk meningkatkan kemajuan perkembangan perusahaan

dalam bentuk strategi – strategi yang akan dijalankan.

2. Dapat dilihat dari segi keuangan, untuk diinvestasikan kedalam sebuah

proyek Targit BI Suite memiliki biaya investasi yang rendah tetapi manfaat

yang didapatkan sama dengan yang lainnya. Karena ROI dari masing -

masing aplikasi yang diajukan terlalu lama dikarenakan biaya yang tinggi.

149

Selain itu benefit yang didapatkan dan hasil benchmark yang ada dengan

jenis usaha yang sejenis maka aplikasi perangkat lunak Targit BI suite ini di

PT. Sydna Farma dapat diimplementasikan.

3. Berdasarkan hasil Risk Assessment Matrix di atas, diperoleh kesimpulan

bahwa resiko implementasi aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite

memiliki resiko yang lebih rendah jika dibandingkan dengan aplikasi

perangkat lunak SAP Business All in one, ORACLE BI, dan COGNOS 8.

4.3.2 FASE PLANNING

Pada fase ini PT. Sydna Farma melakukan perencanaan untuk menjalankan

evaluasi dan pembaharuan didalam sistem yang akan mereka implementasikan yang

dijabarkan sebagai berikut :

4.3.2.1 ENTERPRISE INFRASTRUCTUR EVALUATION

Dalam upaya pengimplementasian aplikasi BI ini PT. sydna farma

menyatakan perlu adanya Evaluasi infrastruktur secara keseluruhan. Hal ini

dipandang perlu supaya aplikasi BI baru mereka dapat berjalan dan terintegrasi

dengan baik yang mana dijabarkan sebagai berikut :

150

4.3.2.1.1 TECHNICAL INFRASTRUCTUR EVALUATION

Ada tahap – tahap yang harus dilalui oleh PT. Sydna Farma dalam evaluasi

teknikal infrastruktur mereka yang dijelaskan lebih rinci sebagai berikut :

4.3.2.1.1.1 MENILAI PLATFORM YANG SEDANG BERJALAN

Wilayah lokasi PT. Sydna Farma terbagi menjadi tiga lokasi gedung yang

terpisah yaitu gedung kantor, pabrik, dan maintenance. Setiap gedung mempunyai

infrastruktur jaringan tersendiri dimana setiap workstation user terkoneksi dan

dipusatkan ke gedung kantor dimana sistem server berada. Berikut merupakan

deskripsi teknologi yang ada di PT. Sydna Farma :

Tabel 4.16 BI Server Technical Specification

BI Server Technical Specification

Server Type PowerEdge(TM) SC430 with Intel(R)

Hardware • PowerEdge(TM) SC430 with Intel(R) • Pentium(R) D Processor 3.0 GHz/2x2MB,800MHz

FSB • Intel(R) E7230 Chipset • Integrated Broadcom Gigabit Ethernet Controller

Embedded graphics • C1:SATA configuration (Non RAID, 1HDD) • Chassis for PowerEdge(TM)SC430 • 2GB (2x1GB) DDR-2 533MHz ECC 1R Memory • 1.44MB 3.5” Floppy Drive • 2x80GB (7200 RPM) SATA Hard Drive • CD-ROM Drive, 48x MAX, EIDE

151

Operating System Microsoft Windows 2003 Server

Database Microsoft SQL Server 2000

OLAP Tools Microsoft Dynamics AX / Axapta

Tabel 4.17 Desktop Remote Client Specification

Desktop Remote Client Specification

Hardware • Processor Intel Dual Core E-5400 (2,7GHz) • Mainboard Asus P5KPLAM (Onboard Sound,

VGA, LAN) • Memory 1 GB V-Gen PC5300 • Harddisk 250GB SATA (Seagate Barracuda

7200RPM) • Keyboard + Mouse Scroll Logitech PS2 • Casing Simbadda C Series + 380 Watt

Monitor LCD Monitor 16” Samsung

Operating System Microsoft Windows XP

Untuk kebutuhan komunikasi data yang ada setiap gedung menggunakan

fasilitas email internal dan file sharing. Komunikasi data yang diterapkan oleh

perusahaan menggunakan konsep terpusat dengan jaringan intranet yang

menyambungkan antar kawasan antar gedung. Komunikasi data jaringan yang ada

digambarkan didalam gambar dibawah ini:

152

Gambar 4.14 Komunikasi Data Sistem Yang Sedang Berjalan PT. Sydna Farma

Gambar berikut ini menjelaskan lebih detail tentang komunikasi data untuk

tiap kawasan gedung yang ada :

Server BI192.168.1.3

Server ERP192.168.1.1

Server Data192.168.1.2

Ruang Server

Ruang Manager

Manager Supply Chain192.168.1.10

Manager Finance & Accounting192.168.1.4

Manager IT192.168.1.6

Staff Finance192.168.1.5

Staff Finance192.168.1.11

Staff Accounting192.168.1.7

Staff Accounting192.168.1.8

Ruang Bag. Keuangan

Staff Purchasing192.168.1.12

Ruang Bag. IT

Staff IT192.168.1.14

Staff IT192.168.1.17

Staff IT192.168.1.16

Ruang Direktur

Direktur192.168.1.13

Sekertaris192.168.1.15

Sekertaris192.168.1.9

153

Gambar 4.15 Topologi Jaringan Sistem yang berjalan di Kawasan Kantor

Gambar 4.16 Topologi Jaringan Sistem yang berjalan di Kawasan Pabrik

154

Gambar 4.17 Topologi Jaringan Sistem yang berjalan di Kawasan Maintenance

Dari hasil evaluasi yang telah dijalankan, menerangkan bahwa PT. Sydna

Farma menggunakan metode jaringan terpusat dimana semua komunikasi dan akses

data menggunakan fasilitas email internal dan file sharing yang dipusatkan dalam

server file dan email server. Dan sudah dapat mengatasi permasalahan yang terjadi

sehingga tidak ada perubahan metode yang dilakukan

4.3.2.1.1.2 EVALUASI DAN MEMILIH PRODUK BARU

Aplikasi sistem BI yang terpilih oleh PT. Sydna Farma yaitu Targit BI

memiliki sifat terpusat, dimana server akan melakukan pelayanan permintaan

informasi data yang dilakukan oleh setiap user dalam waktu yang bersamaan. Maka

dari itu dibutuhkan peningkatan kapasitas dari sisi server untuk implementasi aplikasi

BI.

155

Berikut ini adalah spesifikasi baru yang disarankan oleh konsultan Targit BI

Suite berupa penambahan – penambahan dari :

• Hardware server : dengan penambahan aplikasi baru PT. Sydna Farma

membutuhkan server baru karena dengan mengunakan server yang sudah ada

kemampuan kinerja aplikasi akan terhambat, untuk itu upgrade ke server yang

multicore dengan clock speed 2,3 – 2,4 GHz sangat diperlukan.

• Sistem operasi : untuk berjalannya Targit BI suite versi terbaru secara optimal

membutuhkan dukungan sistem yang lebih baik untuk itu upgrade sistem

operasi windows server dari windows server 2003 ke 2008 diperlukan.

Setelah melihat dari saran – saran dari konsultan targit BI suite dan dengan

melakukan konsultasi ke manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma maka

memutuskan untuk menyetujui atas saran – saran tersebut dengan pertimbangan

selain faktor kebutuhan untuk investasi adalah sebagai berikut :

• Penggunaan server datawarehouse yang ada pada saat ini kinerjanya tidak

mencukupi untuk memproses analisis data dan menampung data historycal

yang jumlahnya meningkat dari tahun ke tahun maka diperlukan kapasitas

penampungan yang lebih besar dan kualitas kinerja prosessor yang lebih baik.

• Upgrade sistem operasi dengan pertimbangan bahwa sistem operasi windows

server 2003 yang ada sekarang tidak bisa lagi mendukung aplikasi Targit BI

yang terbaru dimana ada fitur- fitur dari aplikasi BI yang hanya bisa berjalan

dengan baik di windows server 2008.

156

• Upgrade sistem database dari SQL Server 2000 ke 2008 dengan pertimbangan

SQL Server 2008 mempunyai sistem yang lebih baik dalam pengelolaan

database terutama untuk kapasitas yang besar dan mempunyai fitur yang

terbaru untuk menjadikan database lebih efisien dan efektif.

4.3.2.1.1.3 MENULIS LAPORAN EVALUASI INFRASTRUKTUR TEKNIS

Dari evaluasi yang telah dilakukan pada tahap – tahap sebelumnya tentang

teknologi yang digunakan oleh PT. Sydna Farma didapatkan hasil seperti yang

dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 4.18 Laporan Evaluasi Infrastruktur Teknis PT.Sydna Farma No Kategori Keterangan

1 Hardware Server • Dibutuhkan adanya penambahan server. • Karena kebutuhan Targit BI Suite ini

terpusat jadi transaksi yang sangat besar mungkin akan terjadi maka dibutuhkan peningkatan yang optimal menggunakan server multicore

2 Operating System Dibutuhkan sistem operasi windows server 2008 untuk dapat menjalankan Targit BI suite versi terbaru

3 DBMS • Dibutuhkan penggantian DBMS • Dibutuhkan upgrade SQL server 2000 ke

SQL server 2008 untuk mengakomodasi kemampuan Targit BI suite versi terbaru

4 Network Infrastructure

Penggunaan fiber optic diperusahaan sudah cukup untuk proses transaksi data yang stabil

157

4.3.2.1.1.4 MENGEMBANGKAN PLATFORM YANG BERJALAN

Pada tahap ini ternyata untuk proses uji coba membutuhkan perhatian yang

lebih dari pada tahap-tahap yang lainnya hal ini dikarenakan team yang ada belum

memiliki pengalaman yang baik dalam implementasi infrastruktur baru khususnya

pada saat uji coba di PT. Sydna Farma sehingga muncul kesalahan yang semestinya

bisa di minimalisir.

4.3.2.1.2 NONTECHNICAL INFRASTRUCTURE EVALUATION

Evaluasi non teknikal infrastruktur di PT. Sydna Farma dibagi menjadi

subtahap yang lebih terperinci yang dijabarkan dibawah ini :

4.3.2.1.2.1 MENILAI KEEFEKTIFAN KOMPONEN INFRASTRUKTUR NON

TEKNIS

Untuk dapat menjalankan Aplikasi BI dengan baik PT. Sydna Farma

membutuhkan juga evaluasi di infrastruktur non teknis mereka. Berikut hal-hal yang

dievaluasi dari PT. Sydna Farma :

• Memastikan bahwa standar penamaan dan singkatan yang masuk akal dan

nyaman.

Pada prosedur standarisasi PT. Sydna Farma sudah melakukannya sesuai

dengan prosedur perusahaan yang ada, dimana standarisasi tersebut sudah

dilakukan ketika perusahaan mengimplementasikan sistem ERP mereka.

Berikut hasil standarisasinya :

158

Tabel 4.19 Jenis data untuk standarisasi penamaan

No Kode Jenis

1 PP Account Receivable / Piutang Pelanggan

2 GL General Ledger

3 PL Profit Loss

4 COA Chart of Account

5 COH Cadangan Over Head

6 PB Persediaan Barang

• Menyempurnakan kualitas pengorganisasian data.

Saat ini data yang ada sudah teroganisasi dengan baik, hal tersebut

dikarenakan pada saat pengimplementasian sistem ERP PT. Sydna Farma juga

melakukan penataan dan pengorganisasian kembali data – data mereka.

Sedangkan yang kurang adalah cara untuk menjaga pengorganisasian data

tetap baik dan data diakses oleh orang yang berhak akses data tersebut. Untuk

itu diberikan level akses yang berbeda - beda disetiap jabatan. Contoh akses

rule yang sudah disempurnakan di bagian keuangan :

159

Tabel 4.20 akses rule bagian keuangan

No Jabatan Level Akses

Posting data Input data View data

1 Manager Keuangan

• COA • Budget keuangan

• Laporan Keuangan


2 Supervisor Finance

Jurnal Transaksi Bank


• Jurnal Transaksi Bank

• Budget keuangan

3 Staff Finance Jurnal Transaksi Bank

Jurnal Transaksi Bank

4 Supervisor Accounting

• Jurnal Transaksi GL

• Closing akhir tahun • COH • Fixed Aset



• COH • Fixed Aset • Jurnal Transaksi

GL • COA • Budget keuangan

5 Staff Accounting


• Fixed Aset • Closing bulanan • COH


• Fixed Aset • COH

• Periksa standar pengujian, dan memastikan bahwa rekonsiliasi sudah

dilakukan.

Proses pemeriksaan standart pengujian dan rekonsiliasi data telah dilakukan

oleh staff DBA ( Database Administrator ) yang dilakukan pada sejak saat

implementasi ERP di PT. Sydna Farma berjalan. Contoh hasil rekonsiliasi

data :

160

Pembulatan angka pecahan dengan maksimal tiga digit angka dibelakang

koma. Contoh: 3,4567 -> 3,457

Nett revenue adalah hasil kalkulasi dari pengurangan setelah pajak dan

diskon rate. Contoh: Rp 3.000.000 - ppn (10%) – diskon (3%) = Rp

2.650.000

• Meninjau pedoman untuk SLA dan keamanan

Revisi pedoman SLA ini tidak dilakukan karena dalam proses implementasi

aplikasi BI ini sedikit melibatkan pihak luar perusahaan. Namun revisi lebih

ditekankan kepada pedoman keamanan untuk proses dan data yang ada

dengan lebih memperhatikan pada hak untuk mengakses analisis data dari

aplikasi BI yang ada khususnya untuk analisis data yang bersifat pribadi dan

sensitif bagi perusahaan contohnya data keuangan.

4.3.2.1.2.2 MEMBUAT LAPORAN EVALUASI INFRASTRUKTUR NON

TEKNIS

Dari evaluasi yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya maka didapatkan

hasil seperti yang dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 4.21 Laporan Evaluasi Infrastruktur Non Teknis PT.Sydna Farma

No Kategori Keterangan

1 Standarisasi penamaan data

Sudah dilakukan pada saat implementasi ERP. Hasil standarisasi ada pada tabel 4.19, halaman 158.

161

2 Penyempurnaan kualitas organisasi data

• Pengorganisasian data sudah dilakukan pada saat implementasi ERP

• Dibutuhkan akses rule per jabatan untuk menjaga kualitas data. Contoh pada tabel 4.20, halaman 159.

3 Pemeriksaaan rekonsiliasi data

Sudah dilakukan pada saat implementasi ERP. Contoh rekonsiliasi pada halaman 159

4 Meninjau pedoman SLA

Tidak diperlukan karena tidak mengikutkan pihak eksternal.

4.3.2.1.2.3 MEMPERBAIKI INFRASTRUKTUR NON TEKNIS

Perbaikan infrastruktur non teknis dipusatkan kepada pemberlakukan prosedur

level akses rule di sistem ERP dan di sistem database yaitu di aplikasi SQL Server

dengan lebih detail sesuai yang dijelaskan dalam tabel 4.20 halaman 159. Prosedur ini

tidak mempengaruhi susunan waktu pengembangan aplikasi BI yang sudah dirancang

sebelumnya.

4.3.2.2 PROJECT PLANNING

Tahap Project Planning di PT. Sydna Farma dijelaskan lebih detail dalam

delapan point yang ada sebagai berikut :

4.3.2.2.1 MENENTUKAN KEBUTUHAN PROYEK

Dalam tahapan ini, proses pendefinisian ulang proyek dilakukan dengan

mengkaji ulang kebutuhan – kebutuhan yang sudah dijelaskan dalam sebelumnya

pada Business Case Assessment seperti kebutuhan data, fungsi-fungsi yang

162

diperlukan seperti laporan atau query, dan juga dari infrastruktur baik teknikal

maupun non teknikal (fase Business Case Assessment halaman 101).

Proyek pengembangan dan pengembangan sistem BI pada PT. Sydna Farma

ada didalam ruang lingkup yang sudah dipaparkan di Business Case Assessment

sebelumnya tercantum dalam halaman 101. Beberapa kebutuhan data, fungsi – fungsi

yang dibutuhkan seperti laporan dan juga infrastruktur teknikal maupun non teknikal

masih sama seperti yang dijelaskan pada Business Case Assessment pada halaman

101.

4.3.2.2.2 MENENTUKAN KONDISI DARI SUMBER FILE DAN DATABASE

Dari hasil analisis sistem yang berjalan pada PT. Sydna Farma yang

didapatkan dari sumber file yang ada dan database, maka hasilnya adalah seperti

berikut :

1. Star Schema yang sudah diimplementasikan mencakup data-data sebagai

berikut :

• Star Schema Keuangan

163

Gambar 4.18 Star schema keuangan sistem berjalan

• Star Schema Inventory

Inventory

ItemIdDataAreaLocationIdPackingSlipIdRecIdQtyDescriptionBacthNoIdTipeStokCreateDateCreateTimeCreateBy

Item

ItemIdNamaItem

Location

LocationIdLocationName

DataArea

DataAreaIdAreaName

PakcingSlip

PackingSlipId

Rec

RecIDDayMonthYear

BacthNo

BacthNoId

Gambar 4.19 Star schema inventory barang sistem berjalan

164

Dari star schema ada didapatkan kesimpulan bahwa pada bagian keuangan

perlu adanya field budget untuk dapat memunculkan data budget keuangan kedalam

aplikasi BI, sedangkan pada bagian inventory barang tidak ada perubahan.

2. Adapun data yang dibutuhkan didalam data warehouse kualitasnya sudah

cukup baik. Proses cleansing data data keuangan dan data persediaan

barang dilakukan setiap akhir bulan dengan melalui tahap pengecekan

kualitas data itu sendiri juga dilakukan pembandingan dengan data yang ada

di data warehouse. Berikut adalah schema data warehouse yang berjalan di

PT. Sydna Farma :

165

Gambar 4.20 Arsitektur data warehouse PT.Sydna Farma yang telah berjalan

Dari gambar diatas yang dimaksud dengan DBF File adalah data yang

dihasilkan oleh sistem ERP ( Axapta 2009 ), sedangkan file excel adalah data yang

dihasilkan dari data inputan manual yang sudah di rancang agar dapat terintegrasi

dengan database.

166

4.3.2.2.3 MENENTUKAN DAN MEREVISI PERKIRAAN BIAYA

Dari evaluasi yang dilakukan dari kebutuhan proyek pada tahap ini didapatkan

simpulan bahwa PT. Sydna Farma tidak perlu melakukan revisi terhadap estimasi

biaya yang dilakukan pada Business Case Assessment halaman 136, dimana biaya

yang dipaparkan masih sama.

4.3.2.2.4 MEREVISI MANAJEMEN RESIKO

Dari evaluasi yang dilakukan dari kebutuhan proyek pada tahap ini didapatkan

simpulan bahwa PT. Sydna Farma tidak perlu melakukan revisi manajemen resiko

yang dilakukan pada bagian risk assesment di Business Case Assessment halaman

143. Hal ini disebabkan baiknya kompatibilitas dari aplikasi BI yang dipilih dengan

sistem yang sudah ada juga terhadap ekspetasi pengguna.

4.3.2.2.5 MENGIDENTIFIKASI CRITICAL SUCCESS FACTORS

Critical Success Factors sangat diperlukan untuk menentukan kesuksesan dari

implentasi aplikasi BI di PT. Sydna Farma. Oleh karena itu ada beberapa Critical

Success Factor yang harus menjadi perhatian penting bagi perusahaan antara lain :

Tabel 4.22 Critical Success Factor

No Critical Success Factor Key Performance Indicator 1 Dukungan dari manajemen

perusahaan Meeting mingguan dilakukan setiap hari jumat dari jam 09:00 s.d. 11:00.

2 Budget proyek yang relevan Budget proyek telah disetujui oleh manajemen tingkat atas.

3 Jadwal proyek yang relevan Jadwal proyek implementasi ± 6 bulan

167

4 Tim proyek yang solid Memiliki kemampuan analisis kebutuhan bisnis yang baik untuk business user (mempunyai pengalaman sebagai sistem analis dalam develop sebuah sistem BI), dan memiliki kemampuan teknikal yang baik untuk developer (mempunyai sertifikasi training analisis database dan sistem BI dari Microsoft).

4.3.2.2.6 MEMPERSIAPKAN PROJECT PLAN

Dalam tahapan ini pelaksanaan proyek implementasi aplikasi BI pada PT.

Sydna Farma digambarkan dalam Project Charter ( dapat dilihat lampiran 1 ) dan

Gantt Chart ( dapat dilihat lampiran 2 ) .

4.3.2.2.7 MEMPERSIAPKAN PERENCANAAN PROYEK TINGKAT TINGGI

Perencanaan proyek ini dijelaskan secara detail didalam Gantt Chart pada

bagian lampiran 2. Dengan fokus pelaksanaan pada tahap Business Case Assessment

yang harus dijalankan sampai selesai terlebih dahulu dari semua tahap yang ada untuk

mencapai sasaran yang tepat dalam implementasi aplikasi BI ini.

4.3.2.2.8 MENJALANKAN PROYEK

Di tahap ini berjalan dengan baik karena hal - hal sudah dipersiapkan

sebelumnya, seperti :

• Persiapan source data yang tersedia.

168

• Timeline yang cukup relevan.

• Pelatihan yang dilakukan untuk seluruh anggota tim proyek.

• Infrastruktur yang menunjang untuk proyek ini, contoh : Komputer untuk

melakukan testing data atau aplikasi dipersiapkan sesuai spek yang

dibutuhkan.

Dari hal – hal yang telah dipersiapkan diatas tim yakin bahwa proyek ini bisa

selesai tepat waktu ditambah dengan komitmen dari tiap anggota tim.

4.3.3 FASE BUSINESS ANALYSIS

4.3.3.1 PROJECT REQUIREMENT DEFINITION

4.3.3.1.1 MENENTUKAN REQUIREMENTS UNTUK MENINGKATKAN

INFRASTRUKTUR TEKNIS

Pada tahap ini, dilakukan pendefinisian kebutuhan untuk infrastruktur teknis

seperti :

• Penambahan perangkat keras baru.

Ada penambahan perangkat keras baru dikerenakan perangkat yang

lama tidak dapat mendukung implenetasi sistem BI ini. Karena perangkat

yang ada seperti server sudah memiliki kinerja sendiri untuk operasional

Axapta 2009 apabila kita menambahkan aplikasi ini didalam server tersbut

maka kinerja server tersebut tidak dapat berkerja dengan baik dan mengalami

penurunan.

169

• Penambahan Database Management System (DBMS) baru atau melakukan

proses upgrade terhadap DBMS yang sudah ada.

Upgrade sistem database dari SQL Server 2000 ke 2008 dengan

pertimbangan SQL Server 2008 mempunyai sistem yang lebih baik dalam

pengelolaan database terutama untuk kapasitas yang besar dan mempunyai

fitur yang terbaru untuk menjadikan database lebih efisien dan efektif

• Penambahan development tools yang baru.

Penambahan ini dilakukan karena untuk optimalisasi kinerja sistem aplikasi

BI yang akan diimplementasikan.

• Penambahan kebutuhan infrastruktur jaringan yang baru.

Jaringan yang baru diadakan agar kualitas jaringan yang ada selama ini dapat

tetap effektif begitu juga karena ada penambahaan beberapa perangkat keras,

serta kebutuhan transfer data antar departemen yang cepat.

Pada tahap Enterprise Infrastructure Evalution sebelumnya, sudah dilakukan

evaluasi mengenai infrastruktur teknis yang sedang digunakan oleh PT. Sydna Farma.

Dari hasil evaluasi tersebut dan untuk memenuhi kebutuhan implementasi aplikasi

perangkat lunak BI, maka ada beberapa hal yang harus ditambahkan / dikembangkan

dari sisi infrastruktur teknis sebagai berikut :

170

Tabel 4.23 Penambahan kebutuhan infrastruktur teknis

No Kategori Keterangan

1 Hardware Untuk kebutuhan server BI di kantor pusat dengan spesifikasi sebagai berikut :

Quad-Core Model HP DL380G6 E5540

• Intel® Xeon® Processor E5540 (2.53 GHz, 8MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2).

• 8MB (1 x 8MB) Level 3 cache. • 6GB (3 x 2GB) PC3-1060R (DDR3-1333) Registered DIMMs. • Two HP NC382i Dual Port Multifunction Gigabit Server Adapters. • HP Smart Array P410i/256MB Controller. • Standard: 8 SFF SAS/SATA HDD Bays. • 460W Hot Plug Power Supply. • (N+1 redundancy standard). • Rack (2U), Height 3.38-inch (8.59 cm); Width: 17.25 (44.54 cm); Depth:27.25

inches(69.98 cm). • HP 4GB 2Rx4 PC3-10600R-9 Kit. • HP 2GB 2Rx8 PC3-10600R-9 Kit. • HP Slim SATA DVD RW Optical Drive. • HP 500GB 3G SATA 7.2K 2.5 in MDL HDD.

2 Operating System

Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Edition, yang akan diinstallkan di server BI.

3 Database System

SQL Server 2008 Enterprise Edition, yang akan diinstallkan di server BI.

Untuk kebutuhan infrastruktur jaringan baru, platform infrastruktur perangkat

keras yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi Business Intelligence adalah

sebagai berikut :

171

Gambar 4.21 Topologi Kebutuhan Jaringan PT. Sydna Farma

Untuk platform infrastruktur DBMS penggunaan aplikasi Business

Intelligence adalah sebagai berikut :

Gambar 4.22 Platform Infrastruktur DBMS Aplikasi BI Targit

172

4.3.3.1.2 MENENTUKAN KEBUTUHAN UNTUK MENINGKATKAN

INFRASTRUKTUR NON TEKNIS

Merujuk dari analisis yang telah dilakukan pada tahap evaluasi non teknis PT.

Sydna Farma pada tabel 4.18 halaman 156. Ada yang harus diperbaiki dari evaluasi

non teknis yaitu mengenai akses rule jabatan dikarenakan kebutuhan data dari setiap

jabatan yang ada berbeda – beda. Berikut ini adalah hasil perbaikan dari akses rule

yang telah diperbaiki :

Gambar 4.23 User group Permission Staff Accounting

173

Gambar 4.24 User group Permission Staff Finance

Dari gambar 4.23 dan gambar 4.24 terlihat akses rule untuk staff Accounting

dan keuangan lebih spesifik antara No access, view, edit, create, dan Full control.

Sehingga didapatkan hak akses yang lebih baik dan teratur yang dapat mempermudah

dimana tiap user yang nantinya akan menjalankan data yang berbeda sehingga

infrastruktur non teknis ini sangat perlu dilakukan. Dari sisi keamanan data user yang

tidak mendapatkan kan hak akses ( No Access ) mengakses data tersebut, jika uer

dapat akses akan tetapi tidak diberi hak untuk mengedit ataupun menambahkan data

maka cukup diberik hak view, jika user dapat menambahkan data baru akan tetapi

tidak dapat merubah data tersebut user cukup diberikan akses ( edit ). jika user yang

174

dapat merubah dan juga menambahkan data maka user tersbut dapat diberi akses full

control.

4.3.3.1.3 MEMBUAT LAPORAN REQUIREMENTS

Dari interview yang telah dilakukan kepada manajemen tingkat atas PT. Sydna

Farma berkaitan dengan harapan mereka terhadap aplikasi Business Intelligence yang

akan digunakan, juga dengan memperhatikan hasil analisis kebutuhan informasi yang

tertampil di halaman 122. Berikut adalah kebutuhan yang dinginkan :

a. Group keuangan

1. Bisa melihat rekapitulasi status keuangan.

2. Bisa melihat rekapitulasi keuangan aktual dengan budget.

3. Bisa melihat rekapitulasi keuangan profit & loss.

4. Bisa melihat rekapitulasi keuangan General Ledger

5. Bisa melihat rekapitulasi keuangan neraca (balance)

6. Bisa melihat rekapitulasi keuangan Arus kas (cash flow)

7. Bisa melihat rekapitulasi keuangan Per Fiskal Time.

Hal-hal yang harus ada pada masing-masing kinerja keuangan diatas adalah:

• Masing-masing rekapitulasi harus bisa menampilkan tren keuangan apakah

naik, turun, atau sama jika dibandingkan antara dua periode yang berbeda.

• Masing-masing rekapitulasi bisa ditampilkan dalam bentuk tabular maupun

grafik.

175

• Masing-masing dimensi yang ada bisa di-set security sehingga hanya user yang

memiliki otorisasi terhadap dimensi itu yang bisa melihat informasi yang ada

didalamnya.

b. Group Persediaan Barang

1. Bisa melihat Persediaan Barang secara keseluruhan.

2. Bisa melihat Persediaan Barang Per costumer

3. Bisa melihat Persediaan Barang Per Item.

4. Bisa melihat Persediaan Barang yang sudah mau expired.

5. Bisa melihat Persediaan Barang yang sudah mencapai minimum stock.

Hal-hal yang harus ada pada masing-masing informasi Persediaan Barang adalah

sebagai berikut:

• Masing-masing informasi Persediaan Barang harus bisa menampilkan tren

Persediaan Barang apakah naik, turun, atau sama jika dibandingkan antara dua

periode yang berbeda.

• Masing-masing informasi Persediaan Barang bisa ditampilkan dalam bentuk

tabular maupun grafik.

• Masing-masing dimensi yang ada bisa di-set security sehingga hanya user yang

memiliki otorisasi terhadap dimensi itu yang bisa melihat informasi yang ada

didalamnya.

176

4.3.3.1.4 MENENTUKAN KEBUTUHAN DARI SUMBER DATA

Setelah dilakukan pengkajian ulang terhadap kebutuhan dari sumber data yang

sudah terdefinisi pada bagian project planning di fase 4.3.2.2.2 Menentukan Kondisi

Dari Sumber File Dan Database halaman 162. Maka diputuskan untuk tidak

melakukan perubahan terhadap kebutuhan sumber data yang ada dengan

pertimbangan bahwa data sudah baik, valid dan cocok untuk bisa langsung

diterapkan.

4.3.3.1.5 MENGKAJI ULANG BATASAN PROYEK

Setelah dilakukan pengkajian ulang terhadap batasan proyek dengan cara

membandingkan detail kebutuhan laporan yang ada dihalaman 174 dengan jadwal

yang telah ditentukan pada Project Charter ( dapat dilihat lampiran 1 ) dan Gantt

Chart ( dapat dilihat lampiran 2 ) maka diputuskan tidak ada perubahan mengenai

batasan proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Dikarenakan hal – hal berikut ini :

• Kebutuhan user yang tidak mengalami perubahan

• Hasil evaluasi yang telah dilakukan tidak ada ditemukannya kekurangan.

Maka dari itu proyek ini dijalankan berdasarkan dari batasan proyek yang

sebelumnya telah dilakukan.

4.3.3.1.6 MENGEMBANGKAN LOGICAL DATA MODEL

Dari requirement yang didapat pada fase 4.3.3.1.3 Membuat Laporan Requirements

halaman 174, maka logical data model yang terdapat di gambar 4.10 halaman 131

177

perlu dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan. Logical data model yang

mengalami pengembangan adalah Logical Data Model untuk informasi keuangan

sedangkan Logical Data Model untuk informasi persediaan barang tidak mengalami

perubahan. Gambar Logical Data Model untuk informasi keuangan mengalami

perubahan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.25 Revisi Logical Data Model keuangan

Dari gambar diatas perubahan yang terjadi adalah penambahan tabel budget

model yang tidak terdapat pada gambar 4.10 halaman 131.

178

4.3.3.1.7 MENENTUKAN TAHAP AWAL SERVICE-LEVEL AGREEMENTS

(SLA)

Tabel 4.24 SLA aplikasi perangkat lunak BI

No SLA Detail 1 Availibility Informasi keuangan dan informasi persediaan

barang harus selalu ter-update dan bisa diakses dengan toleransi 1 hari delay.

2 Security Semua Informasi keuangan dan informasi persediaan barang hanya bisa dilihat oleh orang-orang berkepentingan saja.

3 Response time Setiap query yang dilakukan oleh pihak manajemen tingkat untuk mendapatkan informasi diberikan Toleransi response time atas rata-rata 5 detik

4 Data cleanliness Informasi keuangan dan informasi persediaan barang harus 100% terbebas dari data sampah.

5 Ongoing Support Pihak manajemen tingkat atas yang menggunakan aplikasi Targit BI Suite oleh pihak IT. diberi dukungan 100% .

4.3.3.1.8 MEMBUAT LAPORAN KEBUTUHAN APLIKASI

Pada tahap ini para analisis mendokumentasikan segala yang sudah dilakukan

pada masing – masing bagian dan melaporkannya pada saat meeting untuk dapat

dievaluasi. Hal yang terdokumentasi lebih menyorot masalah SLA yang terdapat pada

tabel 4.24 halaman 178 dan juga revisi data model pada gambar 4.25 halaman 177.

Dan keputusannya adalah untuk terus melanjutkan ke tahap selanjutnya.

4.3.3.2 DATA ANALYSIS

4.3.3.2.1 MENGANALISIS SUMBER DATA EKSTERNAL

Dari penjelasan pada tahap Project Requirement Definition bahwa perusahaan

membutuhkan adanya tambahan informasi tentang fluktuasi mata uang yang

179

mempengaruhi besaran nilai kontrak PT. Sydna Farma. Oleh karena itu aplikasi

perangkat lunak Targit BI Suite membutuhkan tambahan informasi keuangan dari

pihak perbankan sebagai sumber data eksternal.

Penggabungan data eksternal dan data internal membutuhkan proses data-

cleansing. Dalam proses data-cleansing biasa ditemukan kendala – kendala pada data

eksternal seperti kurang lengkapnya data, struktur data yang berbeda, dan format

yang berbeda dengan data internal.

Data eksternal yang diterima berupa informasi fluktuasi mata uang , informasi

ini sangat penting karena mempengaruhi investasi yang akan dilakukan oleh PT.

Sydna Farma tidak hanya menggunakan satu mata uang dan juga data eksternal yang

mempengaruhi besaran dari pemasukan atau pengengeluaran PT. Sydna Farma yaitu

Pajak Pemerintah. Data eksternal ini biasa diterima oleh PT. Sydna Farma pada awal

bulan atau tiap perubahan mata uang dan pajak terjadi, dan biasa didapat melalui

pemberitahuan pihak bank dan pemberitahuan Pemerintah. Tabel dibawah ini

merupakan struktur daya eksternal mata uang :

Tabel 4.25 Struktur Data eksternal PT. Sydna Farma ( Mata Uang)

Data Eksternal Mata Uang Bank Data Internal Mata uang PT. Sydna Farma Keterangan

Nama Atribut Format Data Tipe Nama Atribut Format Data Tipe

Kode Mata Uang 999 Char (3)

Kode Mata Uang XXX99 Char (5)

Perlu adanya Standarisasi dalam pencatatan kode bunga yang ada sekarang

Nama Bank XXXXXXX Varchar ( 20 )

Nama Bank XXXXXXX

Varchar ( 20 )

Harga Jual 999999.99 Number ( 6,2)

Harga Jual 999999.99

Number ( 6,2)

Harga Beli 999999.99 Number ( 6,2)

Harga Beli 999999.99

Number ( 6,2)

Periode DD/MM/YYYY DateTime Periode

DD/MM/YYYY

DateTime Tanggal Masa Berlaku

180

Tanggal Posting DD/MM/YYYY DateTime

Tanggal Posting

DD/MM/YYYY

DateTime

Tanggal Experied DD/MM/YYYY DateTime

Tanggal Experied

DD/MM/YYYY

DateTime

Tabel 4.26 Struktur Data eksternal PT. Sydna Farma ( Pajak Pemerintah )

Data Eksternal Pajak Data Internal Pajak PT. Sydna Farma Keterangan

Nama Atribut Format Data Tipe Nama Atribut Format Data Tipe

Kode Pajak 99999 Char ( 5 )

Kode Pajak XX999 Char (5)

Perlu adanya Standarisasi dalam pencatatan kode bunga yang ada sekarang

Jenis Pajak XXXXXXX Varchar ( 8 )

Jenis Pajak XXX

Varchar ( 3 )

Persentasi Pajak 99.99 Number ( 4,2)

Persentasi Pajak 99.99

Number ( 4,2)

Periode 9999 Char ( 4 ) Periode

DD/MM/YYYY

DateTime

Perbedaan pada letak jatuh tempo

Beban Pajak 99.99 Number ( 4,2)

Beban Pajak 99.99

Number ( 4,2)

Jenis persentasi dari beban pengeluaran yang ditanggung oleh perusahaan

Tanggal Posting DD/MM/YYYY DateTime

Tanggal Posting

DD/MM/YYYY

DateTime

Tanggal Experied DD/MM/YYYY

DateTime

Tanggal Experied

DD/MM/YYYY

DateTime

4.3.3.2.2 MENDEFINISIKAN ULANG LOGICAL DATA MODEL

Dengan adanya sumber data eksternal yaitu berupa informasi tingkat mata

uang dan pajak pemerintah, oleh karena itu logical data model keuangan akan

berubah menjadi :

181

Ledger_Trans

AccountNumPurchLedgerIdCurrencyIdPostingJournalIdRecIdItemIdDataAreaIdTaxRefIdVoucherTxtQtyPayModeAccountCorrectModelIdInterestId

Item

ItemIdItemGroupIdNamaItem

DataArea

DataAreaIdAreaName

Rec

RecIDDayMonthYearPriodid

AccountNum

AccountNumAccountName

PurchLedger

PurchLedgerIdPurchLedgerName

Currency

CurrencyIdCurrencyNameCurrencyRefId

TaxRef

TaxRefIdTaxRefNameTaxId

PostingJournal

PostingJurnalId

ItemGroup

ItemgrouIdNamaItemGroup

Priod

priodId

1 *

1 *

1*

1*

1*

1

*

*

**

1

1

BudgetModel

ModelIdModelName

1

1

Gambar 4.26 Revisi ulang Logical Data Model keuangan

4.3.3.2.3 MENGANALISIS KUALITAS DARI SUMBER DATA

Di tahap ini logical Data Model di analisis kembali dan disesuaikan dengan

kebutuhan pihak manajemen tingkat atas yang kemudian dianalisis mengenai kualitas

sumber data tersebut. Dan hasil yang didapatkan adalah sebagai berikut :

• Proses pembaharuan data dilakukan tiap ada perubahan tanpa adanya delay

yang ditolerasi.

• Sumber data yang lengkap dan juga konsisten yang dapat dipercaya karena

data tersebut dari pihak yang dapat dipertanggung jawabkan dan juga

perbankan yang memiliki sistem yang tertata dengan baik.

182

• Ditemukannya kesalahan dalam pencatatan maupun nilai tukar mata uang

yang berubah begitu cepat tanpa pemberitahuan sewaktu – waktu hal

tersebut menjadi kendala. Oleh karena itu harus ditemukan sebuah solusi

agar data tersebut dapat diolah kedalam data warehouse.

4.3.3.2.4 MEMPERLUAS LOGICAL DATA MODEL

Penggabungan logical data model dengan Enterprise logical data model yang

sudah direvisi digambarkan seperti gambar yang dibawah ini :

Ledger_Trans

AccountNumPurchLedgerIdCurrencyIdPostingJournalIdRecIdItemIdDataAreaIdTaxRefIdVoucherTxtQtyPayModeAccountCorrectModelIdCurrencyRefId

Item

ItemIdItemGroupIdNamaItem

DataArea

DataAreaIdAreaName

Rec

RecIDDayMonthYearPriodid

AccountNum

AccountNumAccountName

PurchLedger

PurchLedgerIdPurchLedgerName

Currency

CurrencyIdCurrencyNameCurrencyRefId

TaxRef

TaxRefIdTaxRefNameTaxId

PostingJournal

PostingJurnalId

ItemGroup

ItemgrouIdNamaItemGroup

Priod

priodId*

*

BudgetModel

ModelIdModelName

Inventory

ItemIdDataAreaLocationIdPackingSlipIdRecIdQtyDescriptionBacthNoIdTipeStokCreateDateCreateTimeCreateByMinimumStokExpiredDate

Location

LocationIdLocationName

PakcingSlip

PackingSlipId

BacthNo

BacthNoId

Gambar 4.27 Enterprise Logical Data Model PT. Sydna Farma

183

4.3.3.2.5 MEMPERBAIKI KETIDAK COCOKAN DATA

Data yang ada biasa didapatkan kurang sempurna. Ada data yang tidak terisi

dengan baik dan ada data yang tidak terisi dengan tepat. Hal ini dapat mempengaruhi

kualitas data yang akan diolah dan tentu saja hal ini harus dihindari.

Biasanya kesalahan yang ditemukan ada didata mata uang yang diterima dari

pihak perbankan. contohnya : ketika pihak perbankan memberikan pemberitahuan

tentang nilai mata uang yang berlaku biasanya ada tanggal yang tidak terisi dengan

baik, ataupun mata uang yang dapat berubah sewaktu – waktu.

Solusi yang diberikan untuk menanggulangi masalah ini adalah dilakukannya

standarisasi atas mata uang yang akan diambil keseluruhan currency yang berlaku

apabila akan dimasukan kedalam aplikasi di konversikan kedalam rupiah. Lalu

penentuan tanggal berlaku dan tidak berlakunya. Proses tersebut harus melakukan

konfirmasi ulang ke pihak perbankan.

Tabel 4.27 Tabel Standarisasi Data Eksternal Kompetitor dan Data Internal PT.

Sydna Farma

184

4.3.3.2.6 MENULIS SPESIFIKASI DATA-CLEANSING

Setelah dilakukannya proses memperbaiki ketidak cocokan data, tahapan

selanjutnya yaitu melakukan proses data-cleansing untuk menjaga agar kualitas dan

keakuratan data tetap terjamin.

Hal – hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut :

• memastikan proses standarisasi yang dilakukan (kelengkapan data, tanggal

berlaku, dan tidak berlakunya) sudah terisi dengan baik.

• Memperhatikan dengan baik data yang akan diolah dengan cara membaca tiap

data yang ada.

• mengecek data perbankan apakah sebelumnya sudah ada di data staging

keuangan atau tidak. Jika sudah ada maka untuk baris data tersebut tidak akan

disimpan kembali ke dalam data staging keuangan. Jika belum ada maka baris

data tersebut akan disimpan ke dalam data staging keuangan.

4.3.3.3 APPLICATION PROTOTYPING

4.3.3.3.1 MENGANALISIS KEBUTUHAN AKSES

Berdasarkan kebutuhan bisnis, kegiatan ini menentukan kebutuhan laporan dan

query yang akan dibutuhkan untuk keperluan prototyping. Laporan dan query yang

dibuat bersifat multidimensi sehingga bisa digunakan untuk menilai ketrampilan

business user dalam kegiatan prototype ini dan yang berpartisipasi dalam aplikasi

prototyping sudah ditentukan yaitu managemen tingkat atas terutama manager

keuangan, analisis sistem dan juga project manager.

185

4.3.3.3.2 MENENTUKAN RUANG LINGKUP DARI PROTOTYPE

Penentuan ruang lingkup dari prototype ditentukan oleh business user dan

project manager dan ruang lingkup yang ditentukan harus cukup kecil sehingga

prototype bisa dibuat dan dicoba dalam waktu yang tidak terlalu lama. Prototype

yang dibuat hanya memuat sebagian kecil data dimana data tersebut cukup untuk

mendukung fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite.

Adapun ruang lingkup dari prototype yang dibuat adalah prototype yang

berfokus pada laporan dan query keuangan PT. Sydna Farma. Hal ini sesuai dengan

keinginan manajemen tingkat atas yang ingin melihat perbaikan dari pelaporan dari

hasil analisis data warehouse mereka sebelumnya.

4.3.3.3.3 MEMILIH ALAT BANTU UNTUK PROTOTYPE

Prototype yang dirancang dan dibangun menggunakan aplikasi perangkat lunak

Targit BI Suite. Sebelumnya business user diberikan pelatihan untuk menggunakan

aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite tersebut sehingga business user tersebut akan

merasa nyaman menggunakan aplikasi tersebut.

Training aplikasi perangkat lunak Targit BI Sute sudah dilakukan kepada pihak

eksekutif PT. Sydna Farma dimana training tersebut dilaksanakan pada tanggal 13

Februari 2011 s.d. 14 Februari 2011.

186

4.3.3.3.4 MEMPERSIAPKAN PROTOTYPE CHARTER

Berikut adalah prototype charter yang dilakukan pada proses prototype aplikasi

perangkat lunak Targit BI Suite:

Tabel 4.28 Prototype Charter

Tujuan prototype • Memberikan gambaran kepada pihak eksekutif tentang cara penggunaan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite.

• Memberikan gambaran kepada pihak eksekutif tentang contoh laporan dan query yang bisa dihasilkan dari aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite.

Ruang lingkup prototype Ruang lingkup terbatas pada area keuangan. Platform prototype Menggunakan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. Jumlah Iterasi 3 kali Jadwal prototype 17 Juni 2011 s.d. 30 Juni 2011 Peserta prototype • Project Manager.

• Pihak eksekutif. • IT Programmer.

4.3.3.3.5 MERANCANG LAPORAN DAN QUERY

Laporan dan query yang dirancang untuk keperluan prototype adalah sebagai

berikut :

1. Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

Gambar 4.28 Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet

berdasarkan periode

187

2. Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

Gambar 4.29 Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

3. Analisis Financial Status

Gambar 4.30 Analisis Financial Status

188

4. Analisis Variance Actual dan Budget

Gambar 4.31 Analisis Variance Actual dan Budget

5. Analisis balance aset

Gambar 4.32 Analisis balance aset

189

4.3.3.3.6 MEMBANGUN PROTOTYPE

Berdasarkan laporan dan query yang sudah dirancang, prototype dibangun.

Waktu pembangunan prototype ini dilakukan dari tanggal 09 s.d. 13 Februari 2011

dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite.

Dari laporan dan query yang sudah dirancang sebelumnya, maka hasil laporan

dan query sebagai hasil dari prototype ini bisa ditampilkan sebagai berikut:

1. Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

Gambar 4.33 Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

2. Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

Gambar 4.34 Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

190

3. Analisis Financial Status

Gambar 4.35 Analisis Financial Status

4. Analisis Variance Actual dan Budget

Gambar 4.36 Analisis Variance Actual dan Budget

191

5. Analisis balance aset

Gambar 4.37 Analisis balance aset

4.3.3.3.7 MENDEMONSTRASIKAN PROTOTYPE

Setelah prototype selesai dibangun, maka hasil prototype tersebut kemudian

dipresentasikan kepada pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Waktu presentasi tersebut

dilakukan pada tanggal 14 Februari 2011. Hasil dari presentasi tersebut mendapatkan

feedback positif dan antusias dari pihak eksekutif karena prototype yang sudah

dibangun menurut mereka user friendly, memenuhi apa yang mereka butuhkan dalam

membantu keperluan analisis.

192

4.3.3.4 METADATA RESPOSITORY ANALYSIS

4.3.3.4.1 MENGANALISIS KEBUTUHAN REPOSITORY METADATA

Proses repository metadata sebelumnya pernah dilakukan pada proses

pengimplementasian Axapta. Pada proses tersebut kegiatan metadata yang dilakukan

sudah cukup detail dan juga lengkap dalam penulisan ini hanya mengulas kembali

repository metadata yang telah dilakukan. Dari analisis yang dilakukan dalam

metadata tersebut ada beberapa yang perlu ditambahkan seperti hal – hal berikut ini :

• Detailnya informasi metadata diperbanyak.

• Hasil yang akan dihasilkan HTML ( Hypertext Markup Language ) agar tidak

perlu ada tambahan aplikasi untuk membacanya.

• Query yang digunakan diperlihatkan

• Struktur data yang ada dan kegunaannya.

4.3.3.4.2 MENGANALISIS KEBUTUHAN INTERFACE UNTUK REPOSITORY

METADATA

Dalam menganalisis kebutuhan interface digunakan aplikasi Apex SQL

document dimana sebelumnya PT. Sydna Farma sudah mempunyai lisensi tersebut

sehingga dapat digunakan dalam tahap ini. Berikut ini interfase yang digunakan :

193

Database Detail :

Tabel 4.29 Detail Database Metadata

Tabel Detail :

Tabel 4.30 Detail Tabel Metadata

Hasil analisis interface ini menghasilkan kebutuhan tampilan yang diperlukan.

Informasi yang dihasilkan haruslah lengkap dan juga detail.

194

4.3.3.4.3 ANALISIS METADATA MENGAKSES REPOSITORY DAN

PERSYARATAN PELAPORAN

Dalam tahapan ini dilakukan batasan –batasan terhadap kebutuhn user akan

hal metadata itu sendiri. Data yang dihasilkan berbentuk HTML ( Hypertext Markup

Language ) hal ini dipilih bedasarkan agar memudahkan user agar dapat membaca

metadata tersebut tanpa harus bantuan aplikasi diluar dari kebutuhan ( tidak ada

penambahan aplikasi). Kemudian dalam hal level akses dari metadata ini hanya

business user dalam hal ini manajemen tingkat atas yang dapat melihat metadata

bisnis.

4.3.3.4.4 MEMBUAT LOGICAL DATA MODEL.

Logical data model sebelumnya pernah di perlihatkan Gambar 4.27 pada

halaman 182. Pada halaman tersebut tergambar secara detail logical data model

yang akan digunakan.

4.3.3.4.5 MEMBUAT DATA MODEL.

Data model yang dihasilkan adalah model yang akan di gunakan untuk proses

pembuatan metadata pada PT. Sydna Farma. Pada saat data model dibuat harus

diperhatikan bahwa database yang digunakan adalah database yang sudah bersih dan

tidak tercampur dengan database yang lain. Hasil akhir proses ternyata data model

sudah sangat baik untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.

195

4.3.4 FASE DESIGN

4.3.4.1 DATABASE DESIGN

4.3.4.1.1 MELIHAT ULANG KEBUTUHAN AKSES DATA

Adapun kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan review

terhadap akses data dan menganalisis kebutuhan (laporan dan query) yang sudah

dilakukan di kegiatan membuat laporan requirement pada tahap Project Requirement

Definition di bab 4.3.3.1 halaman 168.

Tugas tersebut diserahkan pada System Analyst, IT developer, dan Database

Administrator yang bertanggung jawab untuk melakukan review terhadap semua

kebutuhan akses data sebelum memulai merancang database BI.

Dari kesimpulan laporan yang ada kebutuhan akses data sudah tercukupi dan

bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya.

4.3.4.1.2 MENENTUKAN KEBUTUHAN AGREGASI / SUMMARY

Berdasarkan Enterprise Logical Data Model digambar halaman 182, maka data

yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif untuk keperluan summary dan agregasi adalah

sebagai berikut:

Tabel 4.31 Summary / agregasi dari Measurement

Fact Tabel Measurement Tipe

Ledger Trans Qty Sum

voucher Sum

196

Tax_Amt Sum

budget_Amt Sum

Inventory Qty Sum

CostPrice Sum

QtyMinStock Sum

4.3.4.1.3 MERANCANG DATABASE BI

Berdasarkan review terhadap akses data dan menganalisis kebutuhan (laporan

dan query) yang sudah dilakukan di kegiatan ‘membuat laporan requirement’ pada

tahap Project Requirement Definition di bab 4.3.3.1 halaman 168 dan juga

berdasarkan kebutuhan agregasi/summary yang sudah dilakukan di kegiatan

menentukan kebutuhan agregasi/summary pada tahap Database Design di bab 4.3.4.1

halaman 195, maka diperoleh kesimpulan bahwa database BI yang dirancang nanti

adalah database yang berbentuk multidimensional. Alasan tersebut diperoleh karena

kebutuhan dari pihak eksekutif PT. Sydna Farma untuk bisa melakukan kemampuan

analisis slice and dice terhadap informasi baik informasi keuangan dan persediaan

barang.

4.3.4.1.4 MERANCANG STRUKTUR DATABASE SECARA FISIK

Struktur database BI yang dirancang akan digambarkan dalam bentuk star

schema dengan pengelompokan sebagai berikut :

197

1. Star Schema untuk Informasi general ledger :

Gambar 4.38 Star Schema Informasi general ledger

2. Star Schema untuk Informasi Persediaan Barang :

Gambar 4.39 Star Schema Informasi Persediaan Barang

198

4.3.4.1.5 MEMBUAT DATABASE BI

Proses pembuatan database BI dilakukan melalui aplikasi ERP Microsoft

Dynamics Ax 2009, dimana aplikasi ERP Microsoft Dynamics Ax 2009 memiliki

kemampuan untuk berintegrasi dengan Microsoft SQL Server 2008 Analysis

Services dalam membuat database BI.

Adapun proses pembuatan database BI melalui aplikasi ERP Microsoft

Dynamics Ax 2009 adalah sebagai berikut :

1. Tentukan terlebih dahulu database server mana yang dipakai untuk membuat

database BI seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.40 Penentuan Server BI

2. Tentukan nama database BI seperti gambar di bawah ini :

199

Gambar 4.41 Penentuan Database BI

3. Tentukan time periods data yang akan digunakan dalam database BI seperti

gambar di bawah ini:

Gambar 4.42 Penentuan time periods database BI

200

4.3.4.1.6 MEMBUAT PROSEDUR PEMELIHARAAN DATABASE

Prosedur backup terhadap database BI dilakukan setiap hari oleh tim IT PT.

Sydna Farma secara otomatis yaitu dijadwalkan setiap hari pukul 21: 00 WIB seperti

yang terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 4.43 Schedule Backup Server BI

Pada gambar diatas backup database menggunakan fungsi yang sudah ada

didalam SQL server 2008 yaitu di menu maintenance plans pada Microsoft SQL

server management studio dimana setting proses backup dibuat per harinya sehingga

otomatis jalan. Sedangkan script T-SQL yang digunakan untuk membuat proses tiap

harinya terlihat pada gambar dibawah ini :

201

Gambar 4.44 Transact-SQL Schedule Backup Server BI

4.3.4.1.7 MEMPERSIAPKAN PERANCANGAN MONITORING DAN TUNING

DATABASE

Pada saat aplikasi BI selesai diimplementasi, database BI harus selalu di-

monitor dan di-tuning. Proses perancangan database BI tidak bisa menjamin kinerja

database secara terus menerus, karena penggunaan database BI selalu berubah-ubah

setiap saat. Oleh karena itu diperlukan adanya sebuah alat bantu untuk melakukan

monitoring terhadap database BI tersebut.

202

4.3.4.1.8 MEMPERSIAPKAN PERANCANGAN MONITORING DAN TUNING

QUERY

Alat bantu yang digunakan oleh PT. Sydna Farma untuk melakukan proses

monitoring terhadap query menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft SQL

Server 2008 Analysis Service, dimana dengan alat bantu ini setiap query yang

dijalankan bisa dimonitor dengan baik berapa response time yang dibutuhkan untuk

menjalankan setiap query dengan tahapan-tahapan dibawah ini :

1. Memilih tipe laporan yang dibutuhkan.

Gambar 4.45 Query Usage Analysis Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 1

2. Memilih tipe penyaringan query.

203

Gambar 4.46 Query Usage Analysis Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 2

Alat bantu yang digunakan oleh PT. Sydna Farma untuk melakukan proses

tuning terhadap query adalah fungsi yang terdapat pada Microsoft SQL Server 2008

Analysis Service, dimana dengan alat bantu ini setiap query yang dijalankan bisa di-

tuning sehingga response time yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap query bisa

lebih cepat dengan tahapan-tahapan dibawah ini :

1. Memilih tipe penyaringan query.

204

Gambar 4.47 Usage-Based Optimization Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 1

2. Memilih agregasi yang diinginkan terhadap query.


205

3. Proses agregasi.


4.3.4.2 EXTRACT/TRANSFORM/LOAD DESIGN

4.3.4.2.1 MEMBUAT DOKUMEN SOURCE-TO-TARGET MAPPING

Dokumen source-to-target mapping sangat diperlukan untuk melakukan

proses mapping antara sumber data dengan tabel yang ada di dalam database BI dan

yang paling penting dokumen tersebut harus mendeskripsikan logika transformasi

terhadap setiap kolom. Dokumen source-to-target mapping ini nantinya akan

digunakan untuk membuat spesifikasi kode pemrograman bagi developer IT dalam

membuat proses ETL.

206

Tahapan ETL dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

1. Tahapan ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging.

Pada tahapan ini data yang berasal dari sumber data dibersihkan terlebih dahulu

melalui proses data cleansing. Hasilnya kemudian dimasukkan ke dalam data

staging. Hal ini bertujuan agar data memiliki kualitas yang akurat dan baik.

Sumber data baik untuk informasi keuangan, maupun persediaan barang adalah

berupa file template dengan tipe dbf, dimana file template tersebut adalah file hasil

proses penarikan data melalui Microsoft Dynamics Ax 2009.

2. Tahapan ETL yang dilakukan dari data staging ke dalam data warehouse / data

mart.

Pada tahapan ETL ini, proses ETL dari data staging ke dalam data warehouse/

data mart dilakukan dengan menggunakan menggunakan standar proses ETL dari

Microsoft Dynamics Ax 2009.

4.3.4.2.2 MELAKUKAN UJI COBA TERHADAP FUNGSI ALAT BANTU ETL

Uji coba terhadap fungsi alat bantu ETL sudah dilakukan, dimana alat bantu

ETL yang digunakan oleh PT. Sydna Farma adalah alat bantu ETL yang terdapat

pada Microsoft Dynamics AX 2009.

Seperti yang sudah dijelaskan bahwa tahapan ETL dibagi menjadi 2 jenis

yaitu tahapan ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging dan tahapan ETL

yang dilakukan dari data stating ke data warehouse / data mart. Proses ETL yang

dilakukan dari sumber data ke data staging akan dirancang dan dibuat dengan

207

menggunakan bahasa pemrograman X++ yang merupakan kode pemrograman

bawaan dari Microsoft Dynamics AX 2009. Sedangkan proses ETL yang dilakukan

dari data staging ke data warehouse / data mart dilakukan dengan menggunakan

proses ETL bawaan dari Microsoft Dynamics Ax 2009.

4.3.4.2.3 MERANCANG ARUS PROSES ETL

Arus proses ETL harus dirancang dengan sebaik mungkin, sehingga proses

ETL tersebut tidak membebani server karena data yang akan masuk ke dalam proses

ETL biasanya dalam jumlah yang cukup besar. Untuk itu arus proses ETL harus

dibagi menjadi beberapa bagian yang bisa dijalankan secara paralel dan bisa

dijadwalkan.

Implementasi arus proses ETL pada PT. Sydna Farma dibagi menjadi 2

komponen dan prosesnya dijadwalkan:

1. Tahapan ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging.

Pada tahapan ETL ini, arus proses ETL dibagi menjadi beberapa komponen

sebagai berikut :

Tabel 4.32 Arus Proses ETL dari sumber data ke dalam Data Staging

No Informasi yang diproses Jadwal Proses

1. Keuangan : Setiap hari jam 22:00

2. Persediaan Barang Setiap hari jam 22:30

3. Keuangan Budget

Jika ada revisi budget

208

2. Tahapan ETL yang dilakukan dari data staging ke dalam data warehouse / data

mart.

Pada tahapan ETL ini, arus proses ETL dibagi menjadi beberapa komponen

sebagai berikut :

Tabel 4.33 Arus Proses ETL dari Data Staging ke dalam Data Mart

No Informasi yang diproses Jadwal Proses

1. Keuangan Aktual Setiap hari jam 00:00

2. Keuangan Aktual vs Budget Setiap hari jam 00:30

5. Persediaan Barang Setiap hari jam 01:45

4.3.4.2.4 MERANCANG PROGRAM ETL

Berdasarkan dokumen source-to-target mapping yang sudah dilakukan pada

tahap Extract/Transform/Load Design di bab 4.3.4.2 halaman 205 selanjutnya

dilakukan perancangan program ETL. Ada 4 hal yang harus dipenuhi dan yang harus

menjadi perhatian developer pada saat mengembangkan program ETL antara lain:

1. Pada saat mengembangkan program ETL dari sumber data ke dalam data staging,

proses loading data haruslah bersifat incremental load, artinya data yang

dimasukkan ke dalam data staging adalah data yang sesuai dengan parameter

tanggal yang diinginkan oleh user misalnya data yang dimasukkan ke dalam data

209

staging adalah data keuangan dari tanggal 1 Januari 2011 sampai dengan 31 juli

2011.

2. Pada saat mengembangkan program ETL dari sumber data ke dalam data staging

untuk informasi keuangan, tidak boleh terjadi duplikasi data. Oleh karena itu perlu

dilakukan pengecekan dalam proses data cleansing, sehingga data yang masuk ke

dalam data staging terjamin keakuratannya.

3. Pada saat mengembangkan program ETL dari sumber data ke dalam data staging

untuk informasi persediaan barang, tidak boleh terjadi duplikasi data. Oleh karena

itu perlu dilakukan pengecekan dalam proses data cleansing, sehingga data yang

masuk ke dalam data staging terjamin keakuratannya.

4. Pada saat mengembangkan program ETL dari data staging ke dalam data

warehouse / data mart, dimensi dan tabel fakta harus sesuai dan sama dengan yang

terdapat pada dokumen source-to-mapping.

4.3.4.2.5 SET UP ETL STAGING AREA

Pada fase ini team memutuskan untuk menggunakan data staging yang

terpusat pada di server, dimana database yang digunakan untuk keperluan data

staging menggunakan database yang sama dengan yang digunakan oleh Microsoft

Dynamics AX 2009. Adapun alasan digunakannya database tersebut dalam proses

data staging adalah sebagai berikut:

210

1. Proses ETL yang dilakukan dari sumber data ke dalam data staging

menggunakan kode pemrograman X++ yang merupakan kode pemrograman

bawaan dari Microsoft Dynamics AX 2009.

2. Sumber data yang berupa file template dbf dibuat dengan cara mengambil

data OLTP pada database yang digunakan Microsoft Dynamics Ax 2009.

Untuk memudahkan pengembangan proyek dengan menggunakan Graphical

User Interface (GUI) yang sama, maka program ETL dibuat dan

diintegrasikan dengan Microsoft Dynamics AX 2009 sehingga proses

pemeliharaan terhadap program ETL bisa lebih mudah.

3. Telah tersedianya alat bantu standar dari Microsoft Dynamics AX 2009 yang

bisa digunakan pada proses ETL seperti adanya alat bantu Batch Processing

dimana proses ETL bisa dilakukan secara batch dengan jadwal tertentu.

4.3.4.3 METADATA RESPOSITORY DESIGN

4.3.4.3.1 DESAIN META DATA RESPOSITORY

Desain meta data yang ada dihasilkan dari proses ini adalah sebagai berikut :

211

Gambar 4.50 Contoh Desain Tabel Metadata.

Gambar 4.51 Contoh Desain Database Metadata.

212

Desain meta data tersebut lanjutan dari analisis yang telah dilakukan dan juga

detail – detail yang diinginkan. Proses desain meta data ini harus disetujui oleh semua

pihak user agar di kemudian hari tidak ada kekurangan yang terjadi.

4.3.4.3.2 INSTALASI DAN TEST PRODUK META DATA REPOSITORY

Aplikasi – aplikasi yang disarankan ada 3 ( Tiga ) yaitu APEX SQL, SQL

Server ( Add-ins ), dan SEMANTIC METADATA berikut ini adalah ulasan dari

ketiga aplikasi berikut :

Tabel 4.34 Ulasan aplikasi Metadata.

Keterangan Apex SQL SQL Server ( Add-Ins )

Semantic Metadata

Teknologi Aplikasi ini menggunakan teknologi versi terbaru dan fitur – fiturnya yang sangat banyak

Aplikasi ini menggunakan versi terbaru yaitu 2010 akan tetapi fitur untu kelengkapan dan detailnya data kurang.

Aplikasi yang dikeluarkan versi terbaru ini dengan fitur – fitur tambahan sebagai pelengkapnya sangat memadai

Kompleksitas Langkah - langkah yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini sangat mudah

Langkah – langkah yang ada didalam aplikasi ini cukup rumit

Langkah – langkah yang akan dijalankan dalam aplikasi ini sangat rumit

Integrasi Intergrasi aplikasi ini ke SQL sangat mudah dan mendukung

Intergrasi dengan aplikasi SQL sangat mendukung karena memang dikeluarkan khusus untuk produk SQL

Aplikasi yang ada sebenarnya untuk mendukung ORACLE maka dari itu intergrasi untuk SQL harus dilakukan adanya adaptasi

Tim Proyek Sangat familiar tetapi belum ada pengalaman dengan aplikasi ini

Sangat familiar dan juga berpengalaman dengan aplikasi ini

Tidak berpengalaman dengan aplikasi ini

213

Dengan adanya alasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi APEX

SQL yang akan di implementasikan. Dalam hal ini dari sisi detailnya data yang

dibutuhkan, intergrasi dengan produk lainnya, dan juga tim proyek yang terbiasa

dengan aplikasi ini dan yang lebih utama lisensi untuk produk ini bisa disatukan

dengan APEX SQL Doc yang sudah dipunyai oleh PT. Sydna Farma sebelumnya.

4.3.4.3.3 DESAIN PROSES MIGRASI META DATA REPOSITORY

Melakukan penentuan terhadap proses yang akan dilakukan baik itu

pengolahan metadata itu sendiri dan juga proses – proses yang akan dijalankan. Hal

ini seharusnya sudah dijelaskan dalam langkah – langkah aplikasi APEX SQL yang

dipilih, dalam aplikasi tersebut langkah – langkah sudah sangat jelas dan cukup

sangat membantu.

4.3.4.3.4 DESAIN APLIKASI META DATA REPOSITORY

Desain aplikasi metadata (Gambar 4.50 dan Gambar 4.51 halaman 211) yang

dilakukan setelah melakukan instalasi dan test berikut hasilnya :

214

Gambar 4.52 Contoh desain aplikasi tampilan awal.

Gambar 4.53 Contoh desain aplikasi tampilan Pemilihan database.

215

Dari hasil aplikasi ini dihasil bahwa APEX SQL memenuhi kebutuhan – kebutuhan

yang diinginkan user dimana kebutuhan tersebut seperti berikut ini :

• Tampilan dari aplikasi tersebut user-friendly.

• Intergrasi dengan data yang ada harus mudah.

• Tools ataupun fitur yang ada dapat mendukung kegiatan meta data.

4.3.5 FASE CONSTRUCTION

4.3.5.1 EXTRACT/TRANSFORM/LOAD DEVELOPMENT

4.3.5.1.1 MEMBUAT DAN MENGUJI UNIT PROSES ETL

Proses ETL dari sumber data ke dalam data staging dibuat dengan

menggunakan kode pemrograman X ++, sebuah bahasa pemrograman bawaan dari

Microsoft Dynamics Ax 2009. Berikut adalah unit proses ETL yang dibuat :

1. Proses ETL informasi keuangan

void UploadKeuangan() { DataArea dataArea; Str strZipFile; Str strFileExists, strFile; Str strTanggal; Boolean bolKetemu; ; // LP = new LoginProperty(); LP.setDSN(strDSN); LP.setDatabase(strTabelName); // strZipFile = "Q:\\"+strTabelName+".dbf"; IF (!WINAPI::fileExists2(strZipFile)) { Warning("File di q:\\" + strTabelName + ".dbf tidak ada!!! "); } ELSE

216

{ //WINAPI::shellExecute("q:\\PKUNZIP.EXE ",strZipFile + " Q:\\"); // strFileExists = "Q:\\"+strTabelName+".dbf"; bolKetemu = FALSE; IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists)) { bolKetemu = TRUE; } // WHILE (!bolKetemu) { IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists)) { bolKetemu = TRUE; } } // C = new OdbcConnection(LP); S = C.createStatement(); RS = S.executeQuery('SELECT * FROM ' + strTabelName); bolNormal = TRUE; ttsbegin; // while (RS.next()) { try { _keuangan_Temp.clear(); _keuangan_Temp.LedgerTransNo = strLRTrim(RS.getString(1)); _keuangan_Temp.InvoiceNo = strLRTrim(RS.getString(2)); _keuangan_Temp.InvoiceDate = RS.getDate(3); _keuangan_Temp.ItemId = strLRTrim(RS.getString(20)); _keuangan_Temp.CurrencyId = strLRTrim(RS.getString(26)); _keuangan_Temp.StatusSales = strLRTrim(RS.getString(29)); _keuangan_Temp.DataMilikId = strLRTrim(RS.getString(30)); _keuangan_Temp.Qty = RS.getReal(32); _keuangan_Temp.SalesPrice = RS.getReal(33); // IF(!SalesGroup::find(_Customer.SalesGroupId)) { _SalesGroup.clear(); _SalesGroup.SalesGroupId = _Customer.SalesGroupId; _SalesGroup.NamaSalesGroup = strLRTrim(RS.getString(11)); _SalesGroup.insert(); } // IF(!CustomerGroup::find(_Customer.CustGroupId)) { _CustomerGroup.clear(); _CustomerGroup.CustGroupId = _Customer.CustGroupId; _CustomerGroup.NamaCustGroup = strLRTrim(RS.getString(13)); _CustomerGroup.insert(); } // IF(!Item::find(_keuangan_Temp.ItemId)) { _Item.clear(); _Item.ItemId = _keuangan_Temp.ItemId; _Item.NamaItem = strLRTrim(RS.getString(21)); _Item.ItemGroupId = strLRTrim(RS.getString(24)); _Item.insert(); }

217

// IF(!ItemGroup::find(_Item.ItemGroupId)) { _ItemGroup.clear(); _ItemGroup.ItemGroupId = _Item.ItemGroupId; _ItemGroup.NamaItemGroup = strLRTrim(RS.getString(25)); _ItemGroup.insert(); } // IF(!DataMilik::find(_keuangan_Temp.DataMilikId)) { _DataMilik.clear(); _DataMilik.DataMilikId = _keuangan_Temp.DataMilikId; _DataMilik.NamaDataMilik = strLRTrim(RS.getString(31)); _DataMilik.insert(); } // IF(!Keuangan::find( _keuangan_Temp.LedgerTransNo, _keuangan_Temp.ItemId)) { _Keuangan.clear(); _Keuangan.LedgerTransNo = (_keuangan_Temp.LedgerTransNo ? _keuangan_Temp.LedgerTransNo : _Keuangan.LedgerTransNo); _Keuangan.InvoiceNo = (_keuangan_Temp.InvoiceNo ? _keuangan_Temp.InvoiceNo : _Keuangan.InvoiceNo); _Keuangan.InvoiceDate = (_keuangan_Temp.InvoiceDate ? _keuangan_Temp.InvoiceDate : _Keuangan.InvoiceDate); _Keuangan.CustId = (_keuangan_Temp.CustId ? _keuangan_Temp.CustId : _Keuangan.CustId); _Keuangan.ItemId = (_keuangan_Temp.ItemId ? _keuangan_Temp.ItemId : _Keuangan.ItemId); _Keuangan.CurrencyId = (_keuangan_Temp.CurrencyId ? _keuangan_Temp.CurrencyId : _Keuangan.CurrencyId); _Keuangan.StatusSales = (_keuangan_Temp.StatusSales ? _keuangan_Temp.StatusSales : _Keuangan.StatusSales); _Keuangan.DataMilikId = (_keuangan_Temp.DataMilikId ? _keuangan_Temp.DataMilikId : _Keuangan.DataMilikId); _Keuangan.Qty = (_keuangan_Temp.Qty ? _keuangan_Temp.Qty : _Keuangan.Qty); _Keuangan.SalesPrice = (_keuangan_Temp.SalesPrice ? _keuangan_Temp.SalesPrice : _Keuangan.SalesPrice); // if (_Keuangan.validateWrite()) { _Keuangan.insert(); intinsert++; } // IF(!AktualDanTarget::find(, _keuangan_Temp.InvoiceDate, _keuangan_Temp.CustId, _keuangan_Temp.ItemId)) { _AktualDanTarget.clear(); _AktualDanTarget.TransDate = _Keuangan.InvoiceDate; _AktualDanTarget.ItemId = _Keuangan.ItemId; _AktualDanTarget.CurrencyId = _Keuangan.CurrencyId; _AktualDanTarget.QtyAktual = _Keuangan.Qty; // _AktualDanTarget.insert(); } else { SELECT FIRSTONLY forupdate _AktualDanTarget.TransDate == _keuangan_Temp.InvoiceDate &&

218

_AktualDanTarget.CustId == _keuangan_Temp.CustId && _AktualDanTarget.ItemId == _keuangan_Temp.ItemId; IF(_AktualDanTarget) { _AktualDanTarget.QtyAktual += _Keuangan.Qty; _AktualDanTarget.SalesAmountAktual += _Keuangan.SalesAmount; _AktualDanTarget.update(); } } } } catch (Exception::Error) { } } // IF(bolNormal == TRUE) { ttscommit; } ELSE { Info("Abnormal Invoice Date !!!"); ttsabort; } // RS.close(); s.executeUpdate("DROP TABEL " + strTabelName); S.close(); S = null; // Info("File berhasil diupload!!!"); } }

2. Proses ETL informasi Budget

void UploadBudget() { DataArea dataArea; Str strZipFile; Str strFileExists, strFile; Str strTanggal; Boolean bolKetemu; ; LP = new LoginProperty(); LP.setDSN(strDSN); LP.setDatabase(strTabelName); // strZipFile = "Q:\\"+strTabelName+".dbf"; IF (!WINAPI::fileExists2(strZipFile)) { Warning("File di q:\\" + strTabelName + ".dbf tidak ada!!! "); } ELSE { //WINAPI::shellExecute("q:\\PKUNZIP.EXE ",strZipFile + " Q:\\"); //

219

strFileExists = "Q:\\"+strTabelName+".dbf"; bolKetemu = FALSE; IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists)) { bolKetemu = TRUE; } // WHILE (!bolKetemu) { IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists)) { bolKetemu = TRUE; } } // C = new OdbcConnection(LP); S = C.createStatement(); RS = S.executeQuery('SELECT * FROM ' + strTabelName); bolNormal = TRUE; ttsbegin; // while (RS.next()) { try { _Budget_Temp.clear(); _Budget_Temp.BudgetDate = RS.getDate(1); _Budget_Temp.ItemId = strLRTrim(RS.getString(18)); _Budget_Temp.Currency_Code = strLRTrim(RS.getString(24)); _Budget_Temp.QtyBudget = RS.getReal(25); _Budget_Temp.SalesAmountBudget = RS.getReal(26); // IF(!SalesGroup::find(_Customer.SalesGroupId)) { _SalesGroup.clear(); _SalesGroup.SalesGroupId = _Customer.SalesGroupId; _SalesGroup.NamaSalesGroup = strLRTrim(RS.getString(9)); _SalesGroup.insert(); } // IF(!CustomerGroup::find(_Customer.CustGroupId)) { _CustomerGroup.clear(); _CustomerGroup.CustGroupId = _Customer.CustGroupId; _CustomerGroup.NamaCustGroup = strLRTrim(RS.getString(11)); _CustomerGroup.insert(); } // IF(!Item::find(_Budget_Temp.ItemId)) { _Item.clear(); _Item.ItemId = _Budget_Temp.ItemId; _Item.NamaItem = strLRTrim(RS.getString(19)); _Item.PrincipalId = strLRTrim(RS.getString(20)); _Item.ItemGroupId = strLRTrim(RS.getString(22)); _Item.insert(); } IF(!ItemGroup::find(_Item.ItemGroupId)) { _ItemGroup.clear(); _ItemGroup.ItemGroupId = _Item.ItemGroupId; _ItemGroup.NamaItemGroup = strLRTrim(RS.getString(23)); _ItemGroup.insert();

220

} // IF(!Budget::find( _Budget_Temp.BudgetDate, _Budget_Temp.ItemId)) { _Budget.clear(); _Budget.BudgetDate = (_Budget_Temp.BudgetDate ? _Budget_Temp.BudgetDate : _Budget.BudgetDate); _Budget.ItemId = (_Budget_Temp.ItemId ? _Budget_Temp.ItemId : _Budget.ItemId); _Budget.Currency_Code = (_Budget_Temp.Currency_Code ? _Budget_Temp.Currency_Code : _Budget.Currency_Code); _Budget.QtyBudget = (_Budget_Temp.QtyBudget ? _Budget_Temp.QtyBudget : _Budget.QtyBudget); _Budget.SalesAmountBudget = (_Budget_Temp.SalesAmountBudget ? _Budget_Temp.SalesAmountBudget : _Budget.SalesAmountBudget); // if (_Budget.validateWrite()) { _Budget.insert(); intinsert++; } // IF(!AktualDanBudget::find( _Budget_Temp.BudgetDate, _Budget_Temp.CustId, _Budget_Temp.ItemId)) { _AktualDanBudget.clear(); _AktualDanBudget. BudgetDate = _Budget.BudgetDate; _AktualDanBudget.CustId = _Budget.CustId; _AktualDanBudget.ItemId = _Budget.ItemId; _AktualDanBudget.Currency_Code = _Budget.Currency_Code; _AktualDanBudget.QtyBudget = _Budget.QtyBudget; _AktualDanBudget.SalesAmountBudget = _Budget.SalesAmountBudget; // _AktualDanBudget.insert(); } else { SELECT FIRSTONLY forupdate _AktualDanBudget.TransDate == _Budget_Temp.BudgetDate && _AktualDanBudget.CustId == _Budget_Temp.CustId && _AktualDanBudget.ItemId == _Budget_Temp.ItemId; IF(_AktualDanBudget) { _AktualDanBudget.QtyBudget += _Budget.QtyBudget; _AktualDanBudget.SalesAmountBudget += _Budget.SalesAmountBudget; _AktualDanBudget.update(); } } } } catch (Exception::Error) { } } // IF(bolNormal == TRUE) { ttscommit; } ELSE { Info("Abnormal Invoice Date !!!"); ttsabort; }

221

// RS.close(); s.executeUpdate("DROP TABEL " + strTabelName); S.close(); S = null; // Info("File berhasil diupload!!!"); } }

3. Proses ETL informasi Persediaan barang

void UploadPersediaan() { DataArea dataArea; Str strZipFile; Str strFileExists, strFile; Str strTanggal; Boolean bolKetemu; ; // LP = new LoginProperty(); LP.setDSN(strDSN); LP.setDatabase(strTabelName); // strZipFile = "Q:\\"+strTabelName+".dbf"; IF (!WINAPI::fileExists2(strZipFile)) { Warning("File di q:\\" + strTabelName + ".dbf tidak ada!!! "); } ELSE { // strFileExists = "Q:\\"+strTabelName+".dbf"; bolKetemu = FALSE; IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists)) { bolKetemu = TRUE; } // WHILE (!bolKetemu) { IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists)) { bolKetemu = TRUE; } } // C = new OdbcConnection(LP); S = C.createStatement(); RS = S.executeQuery('SELECT * FROM ' + strTabelName); bolNormal = TRUE; ttsbegin; // while (RS.next())

222

{ try { _Persediaan_Temp.clear(); _Persediaan_Temp.TransDate = RS.getDate(1); _Persediaan_Temp.ItemId = strLRTrim(RS.getString(2)); _Persediaan_Temp.Transaction_Type = strLRTrim(RS.getString(8)); _Persediaan_Temp.WarehouseId = strLRTrim(RS.getString(9)); _Persediaan_Temp.BatchNoId = strLRTrim(RS.getString(11)); _Persediaan_Temp.Qty = RS.getReal(13); _Persediaan_Temp.CostPrice = RS.getReal(14); _Persediaan_Temp.Inv_Valuation = RS.getReal(15); _Persediaan_Temp.KodeTransaksi = strLRTrim(RS.getString(16)); _Persediaan_Temp.QtyMinStock = RS.getReal(17); // IF(!Item::find(_Persediaan_Temp.ItemId)) { _Item.clear(); _Item.ItemId = _Persediaan_Temp.ItemId; _Item.NamaItem = strLRTrim(RS.getString(3)); _Item.PrincipalId = strLRTrim(RS.getString(4)); _Item.ItemGroupId = strLRTrim(RS.getString(6)); _Item.insert(); } // IF(!ItemGroup::find(_Item.ItemGroupId)) { _ItemGroup.clear(); _ItemGroup.ItemGroupId = _Item.ItemGroupId; _ItemGroup.NamaItemGroup = strLRTrim(RS.getString(7)); _ItemGroup.insert(); } // IF(!Warehouse::find(_Persediaan_Temp.WarehouseId)) { _Warehouse.clear(); _Warehouse.WarehouseId = _Persediaan_Temp.WarehouseId; _Warehouse.NamaWarehouse = strLRTrim(RS.getString(10)); _Warehouse.insert(); } // IF(!BatchNumber::find(_Persediaan_Temp.BatchNoId)) { _BatchNumber.clear(); _BatchNumber.BatchNoId = _Persediaan_Temp.BatchNoId; _BatchNumber.ExpiredDate = RS.getDate(12); _BatchNumber.insert(); } // IF(!Persediaan::find(_Persediaan_Temp.TransDate, _Persediaan_Temp.KodeTransaksi, _Persediaan_Temp.ItemId, _Persediaan_Temp.BatchNoId, _Persediaan_Temp.WarehouseId, _Persediaan_Temp.Qty)) { _Persediaan.clear(); _Persediaan.TransDate = (_Persediaan_Temp.TransDate ? _Persediaan_Temp.TransDate : _Persediaan.TransDate); _Persediaan.ItemId = (_Persediaan_Temp.ItemId ? _Persediaan_Temp.ItemId : _Persediaan.ItemId); _Persediaan.Transaction_Type = (_Persediaan_Temp.Transaction_Type ? _Persediaan_Temp.Transaction_Type : _Persediaan.Transaction_Type); _Persediaan.WarehouseId = (_Persediaan_Temp.WarehouseId ? _Persediaan_Temp.WarehouseId : _Persediaan.WarehouseId); _Persediaan.BatchNoId = (_Persediaan_Temp.BatchNoId ? _Persediaan_Temp.BatchNoId : _Persediaan.BatchNoId);

223

_Persediaan.Qty = (_Persediaan_Temp.Qty ? _Persediaan_Temp.Qty : _Persediaan.Qty); _Persediaan.CostPrice = (_Persediaan_Temp.CostPrice ? _Persediaan_Temp.CostPrice : _Persediaan.CostPrice); _Persediaan.Inv_Valuation = (_Persediaan_Temp.Inv_Valuation ? _Persediaan_Temp.Inv_Valuation : _Persediaan.Inv_Valuation); _Persediaan.QtyMinStock = (_Persediaan_Temp.QtyMinStock ? _Persediaan_Temp.QtyMinStock : _Persediaan.QtyMinStock); _Persediaan.KodeTransaksi = (_Persediaan_Temp.KodeTransaksi ? _Persediaan_Temp.KodeTransaksi : _Persediaan.KodeTransaksi); // if (_Persediaan.validateWrite()) { _Persediaan.insert(); intinsert++; } } } catch (Exception::Error) { } } // IF(bolNormal == TRUE) { ttscommit; } ELSE { Info("Abnormal Invoice Date !!!"); ttsabort; } // RS.close(); s.executeUpdate("DROP TABEL " + strTabelName); S.close(); S = null; // Info("File berhasil diupload!!!"); } }

Proses ETL dari data staging ke dalam data warehouse / data mart dibuat

dengan menggunakan alat bantu ETL bawaan dari Microsoft Dynamics Ax 2009. Hal

penting yang harus dilakukan sebelum proses ETL dilakukan adalah sebuah query

harus dibuat terlebih dahulu, dimana query tersebut harus menghubungkan relasi

antara tabel-tabel yang terdapat di dalam data staging.

224

Setelah query dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat kubus berdasarkan

masing-masing star schema. Proses pembuatan kubus untuk masing-masing star

schema meliputi pembuatan metrik / measurement dan pembuatan dimensi.

Ada metrik/measurement yang ditambahkan sebagai calculated member pada

kubus keuangan aktual yang bisa membantu pihak eksekutif dalam melakukan

analisis.

Last Month Gross Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai keuangan bulan

lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, 1, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Amount Aktual])

Last Month Qty Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty barang bulan lalu.

Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, 1, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Qty Aktual])

Last Year Gross Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai keuangan tahun

lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, 12, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Amount Aktual])

Last Year Qty Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty barang tahun lalu.

Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

225

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, 12, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Qty Aktual])

YTD Gross Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai keuangan Year To

Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

Sum(Ytd([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Amount Aktual])

YTD Qty Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty barang Year To

Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

Sum(Ytd([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Qty Aktual])

%Monthly Changed Gross Actual.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan

nilai keuangan per bulan. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[Amount Aktual]/[Measures].[Last Month Gross Actual])-1)*100

%Monthly Changed Qty Actual.


qty per bulan. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[ Qty Aktual]/[Measures].[Last Month Qty ])-1)*100

226

%Yearly Changed Gross Actual


nilai keuangan per tahun. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[ Amount Aktual]/[Measures].[Last Year Gross Actual])-1)*100

%Yearly Changed Qty Actual


qty per tahun. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[ Qty Aktual]/[Measures].[Last Year Qty Actual])-1)*100

%YTD Changed Gross Actual.


nilai keuangan Year To Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini

adalah :

(([Measures].[YTD Gross Actual]/[Measures].[Last Year YTD Gross Actual])-1)*100

%YTD Changed Qty Actual.


qty Year To Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[YTD Qty]/[Measures].[Last Year YTD Qty])-1)*100

• Tentukan dimensi dari kubus yang akan dibuat kemudian tentukan tipe

dimensi yang akan digunakan apakah tipe regular ataupun tipe

227

• Tentukan level dari masing-masing dimensi dari kubus yang akan dibuat,

dan tentukan dari tabel mana dan dari field mana level tersebut dibuat.

• Setelah kubus dibuat berdasarkan star schema, maka tugas selanjutnya

adalah melakukan transfer kubus yang dibuat melalui alat bantu ETL

Microsoft Dynamics Ax 2009 ini ke dalam Microsoft SQL Server 2008.

• Proses pembuatan kubus selesai dilakukan, dan tugas selanjutnya dalah

memproses kubus tersebut sehingga informasi yang berasal dari data

staging dilakukan proses ETL dan dimasukkan ke dalam data warehouse

/ data mart

Ada metrik/measurement yang ditambahkan sebagai calculated member pada

kubus persediaan barang yang bisa membantu pihak eksekutif dalam melakukan

analisis antara lain :

Last Month Qty.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty persediaan barang

bulan lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah:

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, 1, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Qty])

Last Month Amount.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai persediaan barang

bulan lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah:

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, 1, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Nilai Persediaan])

228

Last Year Qty.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty persediaan barang

tahun lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah:

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, 12, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Qty])

Last Year Amount.

Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai persediaan barang

tahun lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah:

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, 12, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Nilai Persediaan])

• Tentukan dimensi dari kubus yang akan dibuat, dan tentukan juga tipe dimensi

yang akan digunakan apakah tipe regular ataupun tipe time.

• Tentukan level dari masing-masing dimensi dari kubus yang akan dibuat, dan

tentukan dari tabel mana dan dari field mana level terebut dibuat.

• Setelah kubus dibuat berdasarkan star schema, maka tugas selanjutnya adalah

melakukan transfer kubus yang dibuat melalui alat bantu ETL Microsoft

Dynamics Ax 2009 ini ke dalam Microsoft SQL Server 2008.

• Proses pembuatan kubus selesai dilakukan, dan tugas selanjutnya dalah

memproses kubus tersebut sehingga informasi yang berasal dari data staging

dilakukan proses ETL dan dimasukkan ke dalam data warehouse / data mart.

229

4.3.5.1.2 MENCOBA INTEGRASI PROSES ETL

Pada tahapan ini, semua unit proses ETL yang sudah dibuat, dilakukan proses

testing sesuai dengan arus proses ETL yang sudah ditentukan. Dari proses testing

diperoleh kesimpulan bahwa setiap arus proses ETL berjalan dengan lancar sesuai

dengan arus proses ETL yang sudah dirancang sebelumnya.

4.3.5.1.3 MENGUJI PERFORMA PROSES ETL

Selama proses testing dilakukan, kinerja masing-masing proses ETL diuji

dengan cara menggunakan data testing dalam volume yang cukup besar. Masing-

masing proses ETL diukur kinerjanya, seberapa lama proses ETL berlangsung. Dari

proses testing tersebut, diperoleh kesimpulan bahwa kinerja setiap proses ETL

berjalan dengan baik seperti tabel berikut ini :

Tabel 4.35 Hasil pengujian performa proses ETL

No Informasi yang diproses Waktu yang dibutuhkan

1. Keuangan dari tanggal 1 Januari 2010 s.d. 31 Januari 2010

2 Menit

5. Persediaan Barang dari tanggal 1 Januari 2010 s.d. 31 Januari 2010

40 Detik

4.3.5.1.4 MELAKUKAN UJI COBA QUALITY ASSURANCE PROSES ETL

Kebanyakan perusahaan tidak mengijinkan sebuah proses dipindahkan ke

dalam lingkungan produksi sampai proses tersebut benar-benar sudah melewati

230

proses test Quality Assurance (QA) yang dilakukan oleh divisi QA di perusahaan

tersebut.

Uji coba QA proses ETL tidak dilakukan oleh PT. Sydna Farma akan tetapi

setiap proses ETL yang dipindahkan ke dalam lingkungan produksi telah dijamin

keakuratan dan kebenarannya karena adanya Service Level Agreement yang sudah

ditentukan dari awal seperti yang tertulis pada tabel 4.24 halaman 178.

4.3.5.1.5 MELAKUKAN UJI COBA PROSES ACCEPTANCE ETL

Jika business user secara aktif ikut terlibat sejak kegiatan integrasi proses

ETL, maka uji coba accpetance seharusnya bisa dilakukan pada saat tersebut. Akan

tetapi jika business user tidak ikut terlibat sejak kegiatan integrasi proses ETL, maka

semua fungsi proses ETL harus bisa dijamin kelengkapan dan keakuratannya karena

hal ini tentu saja akan mempengaruhi kualitas data ke depannya.

4.3.5.2 APPLICATION DEVELOPMENT

4.3.5.2.1 MENENTUKAN KEBUTUHAN PROYEK FINAL

Pada tahapan ini, semua kebutuhan dari para eksekutif PT. Sydna farma di

kaji ulang sampai masuk ke tahap final. Adapun hal-hal yang dikaji ulang adalah

kebutuhan seperti yang sudah dijelaskan pada Project Requirement Definition di bab

4.3.3.1 dihalaman 168, dan Data Analysis di bab 4.3.3.2 dihalaman 178.

231

Berdasarkan hasil kajian ulang terhadap kebutuhan dari para eksekutif PT.

Sydna Farma, diambil kesimpulan bahwa semua kebutuhan yang sudah diuraikan

pada bab 4.3.3.1 dihalaman 168 dan pada bab 4.3.3.2 dihalaman 178 sudah sesuai

dengan yang diperlukan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Dengan kata lain,

semua kebutuhan tersebut sudah mencapai tahap final dan sudah siap untuk dibuat.

4.3.5.2.2 MERANCANG PROGRAM APLIKASI

Seperti yang sudah dijelaskan pada bab 4.3.1 dihalaman 101 Fase Justification

tahapan Menulis Laporan evaluasi bahwa program aplikasi yang akan digunakan

untuk merancang dan memenuhi setiap kebutuhan analisis pihak eksekutif PT. Sydna

Farma adalah program aplikasi Targit BI Suite.

Program aplikasi Targit BI Suite dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Targit Management Studio.

Targit Management Studio digunakan untuk melakukan setup dan konfigurasi

awal sebelum aplikasi Targit BI Suite ini digunakan. Untuk bisa masuk dalam

proses setup dan konfigurasi ini hanya boleh dilakukan di level server yang berada

di komputer server. Dimana sebelumnya dibuatkan terlebih dahulu register server

untuk dijadikan sebagai server dari targit. Proses ini bisa dilihat seperti gambar di

bawah ini :

232

Gambar 4.54 Targit Management Studio

Adapun proses setup dan konfigurasi awal yang harus dilakukan pada aplikasi

Targit BI Suite ini antara lain :

System

Tahapan ini akan menampilkan informasi mengenai sistem server yang

digunakan untuk aplikasi Targit Bi Suite.

Gambar 4.55 Setup dan Konfigurasi Targit BI Suite

233

Setup

Digunakan untuk mengatur server properties. Salah satu alat bantu yang bisa

digunakan adalah setup Alerts And Notifications, dimana alat bantu ini bisa

digunakan sebagai peringatan atau notifikasi kepada pihak eksekutif jika salah

satu KPI yang terdapat pada format analisis yang sudah dibuat sebelumnya

mencapai titik terendah ataupun titik tertinggi. Dengan adanya notifikasi

tersebut tentu akan memudahkan pihak eksekutif PT. Sydna Farma untuk

mengambil langkah-langkah strategi secara cepat dan tepat. Adapun tampilan

setup Alerts And Notifications dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar 4.56 Setup dan Konfigurasi Alerts And Notifications

Connection

Digunakan untuk membuat koneksi ke database BI. Aplikasi Targit BI Suite

bisa melakukan koneksi ke multi-dimensional database seperti MS Analysis

234

Services 2008, MS Analysis Services 2005, MS Analysis Services 2000, dan

Prophix – MS Analysis Services 2000.

Database BI yang digunakan oleh PT. Sydna Farma adalah MS Analysis

Services 2008, dan koneksi yang dibuat bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.57 Setup dan Konfigurasi Koneksi Database BI

License

Digunakan untuk melihat dan mengubah license seperti gambar dibawah ini:

235

Gambar 4.58 Setup dan Konfigurasi License Targit BI Suite

Language

Digunakan untuk menentukan bahasa apa yang akan digunakan untuk

menggunakan aplikasi BI ini dan bahasa yang dipilih oleh PT. Sydna Farma

adalah bahasa Inggris. Berikut adalah beberapa bahasa yang didukung oleh

Targit BI Suite antara lain:

236

Gambar 4.59 Setup dan Konfigurasi Language Targit BI Suite

Resources

Digunakan untuk menyimpan gambar yang digunakan untuk keperluan analisis

seperti gambar peta. PT. Sydna Farma menambahkan gambar peta Indonesia

untuk keperluan analisis seperti gambar di bawah ini:

237

Gambar 4.60 Setup dan Konfigurasi Maps Resource Targit BI Suite

Scheduler

Digunakan untuk melakukan proses penjadwalan terhadap setiap pekerjaan

yang dilakukan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Dengan adanya

scheduler ini, akan sangat memudahkan pihak eksekutif PT. Sydna Farma

untuk memperoleh informasi analisis secara periodik dimana setiap informasi

yang dibutuhkan bisa diperoleh dan dibaca oleh pihak eksekutif melalui email.

Adapun proses scheduler pada aplikasi Targit BI Suite seperti pada gambar

dibawah ini :

238

Gambar 4.61 Setup dan Konfigurasi Scheduler Targit BI Suite

Security

Digunakan untuk mengatur hak akses pengguna aplikasi Targit BI Suite seperti

gambar dibawah ini :

Gambar 4.62 Setup dan Konfigurasi Security Targit BI Suite

239

2. Targit BI Suite

Targit BI Suite digunakan untuk melakukan proses analisis yang dibutuhkan oleh

pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Untuk bisa masuk ke dalam aplikasi Targit BI

Suite diperlukan proses otorisasi seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.63 Otorisasi Targit BI Suite

Adapun tampilan dari Targit BI Suite pada saat proses otorisasi berhasil adalah

sebagai berikut :

240

Gambar 4.64 Tampilan Targit BI Suite

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat perancangan format

analisis yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Proses pembuatan

format analisis dilakukan dengan menggunakan informasi yang sudah tersedia di

dalam datawarehouse / datamart.

4.3.5.2.3 MEMBUAT DAN MELAKUKAN UNIT TESTING TERHADAP

PROGRAM APLIKASI

Setelah semua analisis sudah dibuat, maka testing harus dilakukan terhadap

semua analisis yang sudah dibuat apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum

dan untuk memastikan bahwa semua analisis yang sudah dibuat tersebut sudah

dikompilasi dengan tanpa error dan sudah berfungsi dengan benar.

241

4.3.5.2.4 MELAKUKAN UJI COBA PROGRAM APLIKASI

Pada tahapan ini, lakukan uji coba terhadap semua analisis yang sudah dibuat

dengan menggunakan aplikasi Targit BI Suite dengan menggunakan development

database dengan “live” data yang sederhana. Lakukan test terhadap hasil aktual dari

masing-masing analisis tersebut dan bandingkan dengan hasil yang diharapkan dari

masing-masing analisis tersebut apakah sudah sesuai atau tidak. Berikut sample

analisis yang sudah di hasilkan :

1. Analisis status finansial

Gambar 4.65 analisis status finansial PT. Sydna Farma

2. Analisis profit loss per finished item per periode 2008 s/d 2010

242

Gambar 4.66 Analisis profit loss per finished item per periode 2008 s/d 2010PT. Sydna Farma

3. Analisis pendapatan dan biaya per item per periode 2008 s/d 2010

Gambar 4.67 Analisis pendapatan dan biaya per item per periode 2008 s/d 2010 PT. Sydna Farma

243

4. Analisis variance budget per account

Gambar 4.68 Analisis variance budget per account PT. Sydna Farma

244

5. Analisis kontrak customer per quantity per periode 2008 s/d 2010

Gambar 4.69 Analisis kontrak customer per quantity per periode 2008 s/d 2010 PT. Sydna Farma

Setiap proses analisis yang dibuat, bisa dilakukan proses notifikasi dimana

dengan adanya alat bantu ini, pihak eksekutif bisa mendapatkan peringatan awal

melalui email mengenai setiap kinerja baik itu kinerja keuangan, kinerja persediaan

barang. Adapun yang harus dilakukan untuk menggunakan proses notifikasi ini

sebagai berikut :

245

1. Tentukan terlebih dahulu analisis mana yang mau ditambahkan proses notifikasi,

dengan cara memilih Add Object Notification Agent.

Gambar 4.70 Proses Pengaktifan Notification Agent Tahap 1

246

2. Tentukan metrik / measurement yang akan digunakan sebagai tolak ukur proses

notifikasi :


3. Tentukan kondisi yang digunakan terhadap metrik / measurement yang dipilih:


247

4. Tentukan alamat email mana saja proses notifikasi akan dikirimkan :


4.3.5.2.5 MENYEDIAKAN AKSES DATA DAN MEMBERIKAN TRAINING

ANALISIS

Setelah semua analisis sudah selesai dibuat dan sudah selesai diuji coba dan

hasilnya sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka tahap selanjutnya adalah

memberikan training kepada para eksekutif PT. Sydna Farma. Tentukan jadwal

training yang akan diberikan dan user manual dibuat sebagai pedoman bagi pihak

eksekutif untuk menggunakan aplikasi Targit BI Suite.

248

4.3.5.3 DATA MINING

4.3.5.3.1 MENGETAHUI KEADAAN DARI PERMASALAHAN BISNIS YANG

ADA

Kondisi pada PT. Sydna Farma saat ini adalah mereka secara tidak langsung

sudah menerapkan konsep data mining dan sistem mereka dimana tujuan utamanya

adalah untuk lebih banyak mendapatkan costumer dan memang hal tersebut sedikit

banyak mempunyai andil yang cukup signifikan dalam hal tersebut.

Kemudian setelah proses impementasi BI ini dilakukan maka ada bebarapa

yang harus di selaraskan terutama pada saat analisis SWOT dimana tujuan utama

bisnis berubah yaitu menjadi meningkatkan kapasitas produksi dan meningkatkan

standar mutu produk dan melakukan diversifikasi produk dengan memproduksi

produk baru yang ada di halaman 121. Yang juga sudah disetujui oleh managemen

tingkat atas tujuan yang harus dicapai.

Sehingga beberapa meeting diadakan maka diambil keputusan untuk

mengikuti analisis BI yang sudah dilakukan.

4.3.5.3.2 MENGUMPULKAN DATA

Data yang dikumpulkan pada proses data mining sebelumnya dibuatkan dalam

suatu container database untuk menampung data tersebut sedangkan beberapa

element baru agar sesuai dengan bisnis goal yang ada disertakan juga. Pengumpulan

data baru pada PT. Sydna Farma menggunakan sistem kolektif dimana semua pihak

diharapkan ikut berkontribusi didalamnya.

249

Sedangkan data yang dikumpulkan sebagian besar didapat dari data

operasional yang sudah ada juga didalamnya termasuk datawarehouse yang mana

kekuatan historikalnya banyak berpengaruh pada baiknya data yang dihasilkan.

Penginputan data dilakukan oleh team IT PT. Sydna Farma dengan

menggunakan fitur yang ada di SQL Server 2008.

4.3.5.3.3 KONSOLIDASI DAN PEMBERSIHAN DATA

Data yang sudah dimasukkan dalam container maka akan dilakukan proses

normalisasi dan cleansing data. Ketika pengumpulan data yang terdapat di dalam

database operasional ternyata terdapat banyak sekali redundansi data dikarenakan

sistem ERP PT. Sydna Farma yaitu Dynamic Axapta 2009 ternyata menyimpan

banyak data yang tersembunyi dan menyebabkan redudansi data ketika data tersebut

di ungkapkan.Untuk itu team melakukan konsolidasi data untuk mencari mana data

yang benar dibutuhkan untuk proses ini.

Team juga melakukan proses cleansing data dari data – data yang sudah

dikumpulkan dan ternyata data tersebut tidak perlu digunakan. Prose cleansing data

dilakukan oleh staf DBA yang ahli dibidang tersebut.

4.3.5.3.4 MEMPERSIAPKAN DATA

Pada tahap ini data yang ada mulai dikelompokkan berdasarkan kecocokan

data tersebut misalkan tingkat pendidikan, pendapatan, kode pos, status bisa

dimasukkan dalam satu variabel profile yang ada. Persiapan data dilakukan bersama

250

– sama yaitu dengan melakukan meeting kecil untuk mencari permasalahan yang

dihadapi. Hal ini dirasa perlu karena pada tahap ini banyak sekali kalkulasi dan

perhitungan yang dilakukan untuk mempersiapkan data yang benar-benar bagus.

Para team ternyata ada yang menemui kendala dikarenakan konsep statistik

yang terlalu awam bagi mereka. Hal ini disebabkan ada beberapa perhitungan

dengan nalar matematika statistik misalkan median dan mean juga dengan konsep

analisis regresi yang menjadi kalkulasi dalam metode forecast data. Rumus yang

digunakan juga ternyata mempunyai efek juga kepada cepat atau lambatnya tahap ini

dapat diselesaikan. Dan dengan pembelajaran dan penerapan yang terkonsep team

bisa menyelesaikannya.

Untuk keseluruhan kerja pada tahap ini team berkesimpulan bahwa tidak ada

permasalahan yang cukup berarti yang bisa menyebabkan proses tahap ini berhenti.

4.3.5.3.5 MEMBANGUN ANALITIKAL DATA MODEL

Pada tahap ini merupakan inti dari fase data mining dan demikian juga

dirasakan oleh team yang ada dimana untuk melakukan data model yang bisa

direpresentasikan, struktur yang berkonsolidasi, terintegrasi dan mempunyai

kemampuan beradaptasi terhadap perubahan waktu yang ada ternyata sangat sulit.

Hal ini disebabkan karena jika sudah implementasikan maka model harus

mempunyai kemampuan untuk selalu belajar yang mana walaupun berulangkali data

di mining.

Dengan cara melakukan meeting kecil yang berkelanjutan team bisa melalui

251

tahap ini dengan sukses, sehingga data model dapat siap untuk digunakan dalam fase

yang selanjutnya.

4.3.5.3.6 MENGIMPRETASIKAN HASIL DATA MINING

Data model yang sudah siap maka dapat dilakukan proses data mining berikut

contoh yang bisa dihasilkan :

• Analisis data mining Net Income

Gambar 4.74 Analisis data mining forecast Net Income

• Analisis data mining forecast akumulasi

252

Gambar 4.75 Analisis data mining forecast akumulasi

• Analisis data mining berdasarkan periode

253

Gambar 4.76 Analisis data mining forecast berdasarkan periode

Dari hasil diatas maka bisa dibuat sebagai keputusan yang mempunyai konsep

bisnis oriented oleh managemen tingkat atas.

4.3.5.3.7 MELAKUKAN HASIL VALIDASI EKSTERNAL

Pada tahap ini team mencoba melakukan perbandingan terhadap data mining

yang sudah dihasilkan dengan data dari perusahaan lain yang sudah terpublikasi.

Mengidentifikasi dari beberapa deviasi dari statistik yang ada dan menentukan alasan

dari deviasi tersebut sehingga dihasilkan analisis yang baik.

254

Hasilnya haruslah mempunyai manfaat dan juga harus mewaspadai perubahan

ataupun pergerakan statistik dari perusahaan yang lain dimana data sering kali

berubah sehingga data tidak valid.

Team lebih fokus pada pemilihan data perusahaan dimana data yang baik

haruslah didapatkan dari data kompetitor sehingga bisa dicrosscek-kan ke data yang

dipunyai oleh PT. Sydna Farma. Dan dari hasil pemrosesan data tersebut pihak

managemen tingkat atas PT. Sydna Farma merasa puas karena mereka bisa

melakukan analisis forecasting data sehingga bisa memperkirakan hal yang akan

terjadi atas keputusan yang akan mereka ambil.

4.3.5.3.8 MELAKUKAN MONITORING ANALITIKAL DATA MODEL

SEIRING WAKTU

Team merasa perlu adanya monitoring analitikal data model yang ada

sehingga dibentuk suatu team kecil untuk memaintenance data yang ada agar selalu

valid dan hasil yang ada bisa bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan data

yang ada tidak menjadi sia-sia. Untuk itu pemilihan anggota team yang mempunyai

kompetensi baik sangat diperlukan.

4.3.5.4 METADATA RESPOSITORY DEVELOPMENT

4.3.5.4.1 MEMBANGUN META DATA RESPOSITORY DATABASE

Dalam membangun meta data repository database keseluruhan metadata

hanya bisa diakses oleh manajemen tingkat atas karena hal ini sangat rahasia dan

255

mempengaruhi keseluruhan kegiatan operasional. Adapun beberapa bagian yang

hanya dapat melihat data seperti level akses berikut ini :

Tabel 4.36 level akses Metadata.

Manajemen Tingkat atas

Bag. Finance

Bag. Akuntansi

Bag. Persediaan

Metadata Keuangan

C,R,U,D C,R,U,D R -

Metadata Akuntansi

C,R,U,D R C,R,U,D -

Metadata Inventory

C,R,U,D - - C,R,U,D

Hak akses ini diberikan sesuai persetujuan dari para user yang akan terlibat

dengan aplikasi ini di kemudian harinya.

4.3.5.4.2 MEMBANGUN DAN MELAKUKAN TESTING META DATA

RESPOSITORY DATABASE

Tahap ini hanya melakukan testing dari metadata yang dilakukan fungsi –

fungsi dari metadata itu sendiri juga ditest apakah metadata tersebut memenuhi

kebutuhan yang diinginkan. Hasil dari testing ini adalah sebagai berikut :

• Metadata yang diperlukan harus lengkap dan detail

• Hasil yang dikeluarkan harus berbentuk HTML ( Hypertext Markup

Language ).

4.3.5.4.3 MEMBANGUN APLIKASI META DATA RESPOSITORY DATABASE

256

Aplikasi yang dipilih pada tahapan sebelumnya adalag Apex SQL. Ditahap ini

hanya dilakukan instalasi pada server. Tidak ada fitur yang perlu ditambahkan karena

kebutuhan dengan melakukan fitur standart sudah memenuhi.

4.3.5.4.4 UJI COBA META DATA REPOSITORY

Melakukan uji coba terhadap metadata yang telah dilakukan. Hasil yang didapatkan

dari uji coba ini adalah :

• Apex SQL dapat diterapkan untuk proses metadata.

• Kebutuhan detailnya dan kelengkapan metadata yang di inginkan

terpenuhi.

• Tidak terdapatnya proses yang terhambat pada saat proses testing

4.3.5.4.5 MEMPERSIAPKAN METADATA UNTUK KEGIATAN

OPERASIONAL

Melakukan instalasi di server dan testing dilakukan agar tidak ada kejadian

yang tidak diinginkan. Pada tahapan ini team IT PT. Sydna Farma di bimbing dengan

vendor agar dapat mengurangi kesalahan dan juga agar team IT dapat melakukan

pemecahan permasalahan di masa mendatang.

Staf – staf PT. Sydna Farma yang akan menjadi user Apex SQL ini. Membuat

prosedur pengolahan metadata untuk kegiatan operasionalnya yang akan dijalankan

setelah implementasi ini dilakukan.

257

4.3.5.4.6 MENGADAKAN PELATIHAN

User dilatih untuk penggunaan dan penanganan aplikasi yang akan digunakan.

Pelatihan dilakukan setelah aplikasi ini terinstall dan dengan trainer dari vendor yang

telah ditunjuk sebelumnya untuk aplikasi ini.

Tabel 4.37 Jadwal Pelaksanaan Pelatihaan metadata

Pelatihan Peserta Waktu & Tempat Metadata ( Apex SQL ) Seluruh karyawan yang

akan menggunakan aplikasi ini.

Senin – rabu, jam 15.00 – 17.00 ( ruangan meeting)

4.3.6 FASE DEPLOYMENT

4.3.6.1 IMPLEMENTATION

Team melakukan tahap akhir dari proses yaitu implementasi dari aplikasi BI

yang telah dilakukan ditahapan sebelumnya. Proses yang ada didalam tahapan ini

adalah sebagai berikut melakukan pelatihan pada staff manajemen tingkat atas

dimana mereka yang akan sering berinteraksi dengan sistem selain itu

mempersiapkan bagian support yang akan membantu menyelesaikan permasalahan

pada sistem ketika sistem sudah berjalan dan melakukan maintenance pada database

BI, menjalankan proses ETL batch job yang akan dijalankan secara berkala, dan

pengawasan kinerja aplikasi BI.

258

4.3.6.1.1 MERENCANAKAN IMPLEMENTASI

Implementasi yang dilakukan pada pengembangan aplikasi perangkat lunak

BI di PT. Sydna Farma ini menggunakan langkah - langkah, sebeagai berikut :

1. Persiapan perangkat keras ( Server, dan CPU user) dan jaringan.

2. Instalasi perangkat lunak untuk mendukung aplikasi BI dan database.

3. Instalasi aplikasi BI dengan sistem data warehouse yang sudah berjalan

sebelumnya pada server pusat.

4. Instalasi aplikasi BI untuk di client.

5. Pelatihan penggunaan aplikasi terhadap para business user.

4.3.6.1.2 MEMPERSIAPKAN LINGKUNGAN OPERASIONAL

Dalam pengimplementasian aplikasi BI PT. Sydna farma ada beberapa yang

harus dipersiapkan,seperti berikut :

1. Menyiapkan aplikasi ( seperti ETL, Meta data respository, dan aplikasi BI).

2. Mempersiapkan Database untuk kegiatan operasional

3. Mempersiapkan kewenangan akses yang sesuai pada database operasional.

4. Mempersiapkan kewenangan akses yang tepat pada setiap user dalam aplikasi

BI.

5. Mempersiapkan Standart Operational Procedure (SOP) untuk staf

operasional yang menjalanankan proses ETL, dan juga kegiatan operasional

rutin.

259

6. Mempersiapkan acuan untuk staf help desk yang nantinya untuk mendukung

kegiataan operasional aplikasi BI dan memberikan instruksi kepada user (

manajemen tingkat atas) yang nantinya akan menggunakan aplikasi BI ini.

7. Penentuan tingkat kemanan untuk tiap komponen aplikasi BI.

4.3.6.1.3 INSTALASI KOMPONEN BI

Instalasi komponen aplikasi BI yang diperlukan PT. Sydna Farma melalui proses

– proses seperti berikut :

Instalasi yang dilakukan pada server :

1. Instalasi aplikasi Targit ANT Server.

2. Setting dan konfigurasi server, antara lain: menentukan koneksi database

BI, create user, create rule masing-masing user.

3. Instalasi aplikasi Targit BI Suite Client di workstation

4. Setting dan konfigurasi Targit BI Suite Client.

Instalasi yang dilakukan pada PC client :

1. Memenuhi minimum software requirement, antara lain: .NET Framework

3.5 dan Windows XP Service Pack 3

2. Instalasi aplikasi Targit BI Suite Client di workstation

3. Setting dan konfigurasi Targit BI Suite Client

260

4.3.6.1.4 SETUP JADWAL OPERASIONAL

Ditahap penjadwal ini PT. Sydna Farma melakukan beberapa tahapan untuk

kebutuhan implementasi aplikasi BI seperti berikut ini :

1. Melakukan proses pengumpulan data tiap – tiap bagian setiap 17.00

2. Melakukan proses ETL dalam server BI yang dimulai pada 18.00.

4.3.6.1.5 LOAD DATABASE OPERASIONAL

Load database operasional yang dilakukan melalui beberapa proses seperti

berikut :

1. Memindahkan initial database dari fase development ke fase operasional.

2. Melakukan impor data keuangan, budgeting, transaksi, nilai kontrak dan

persediaan barang dari tahun 2008-2011.

4.3.6.1.6 MEMPERSIAPKAN DUKUNGAN APLIKASI

Dukungan aplikasi yang dilakukan oleh PT. Sydna farma dalam implementasi

BI adalah sebagai berikut :

4. Periodical Back up

back up database yang dilakukan setiap hari diluar waktu kegiatan

operasional kantor.

5. Pelatihan

Mengadakan pelatihan untuk user ( manajemen tingkat atas) yang akan

menggunakan aplikasi BI dalam kegiatam operasionalnya. Dan

261

memberikan pelatihan untuk para staf help desk untuk troubleshooting (

keluhan dan masalah) yang didukung penuh nantinya oleh bagian IT

6. Petunjuk penggunaan

mempersiapkan petunjuk penggunaan agar para pengguna aplikasi BI

dapat membaca dan memahami secara perlahan.

7. Sosialisasi Prosedur yang berjalan.

Melakukan sosialisasi yang dilakukan kepada user. agar terbiasa

menggunakan aplikasi BI yang telah dipersiapkan.

4.3.6.2 FASE RELEASE EVALUATION

4.3.6.2.1 MEMPERSIAPKAN REVIEW PASCA IMPLEMENTASI

Review ini dilakukan dengan melakukan pembahasan strategi, rencana,

dokumen, desain, prosedur, hasil akhir dan infrastruktur dari aplikasi BI dengan cara

membagi quisoner atau pun wawancara kepada pihak yang terkait dalam proyek BI

ini. Bertujuan untuk mengetahui apakah proyek ini berjalan dengan baik atau tidak,

dan dapat mengettahui kekurangan dan kelebihan yang selanjutnya menjadi masukan

dimasa mendatang. Aspek – aspek yang yang dibahas seperti penjadwalan,

budgeting, kepuasan, ruang lingkup, perkerja kemampuan dan pelatihan ( Daftar

pertanyaan terlampir di lampiran 3 ).

262

4.3.6.2.2 MENGORGANISASIKAN REVIEW MEETING PASCA

IMPLEMENTASI

Meeting yang dilakukan setelah implementasi wajib dihadiri oleh stakeholder

yang bersangkutan sehingga meeting dapat menghasilkan sesuatu yang efektif.

Berikut adalah rincian dari meeting yang dilakukan oleh PT. Sydna Farma setelah

implementasi.

Tabel 4.38 Jadwal Meeting Pasca Implementasi

Tempat Kantor Pusat PT. Sydna Farma

Hari/Tanggal Kamis, 28 April 2011

Waktu Pk 08.30 - selesai

Tujuan • Melakukan review terhadap aplikasi BI dari tahap pengembangan hingga deliverable.

• Melakukan diskusi tentang hasil dari sistem BI yang telah diimplementasi sekarang

• Memberi feedback terhadap proyek BI Peserta • Pihak Eksekutif PT. Sydna Farma

• Divisi IT PT. Sydna Farma

Adapun pembahasan yang dilakukan seperti berikut ini :

Tabel 4.39 Review Pasca Implementasi

Topik Pertanyaan

Schedule • Apakah proyek mengalami hambatan ? • Apabila Iya, Apa penyebabnya ? Bagaimana

cara penyelesaian hambatan tersebut ? • Apakah tenggang waktu yang dibuat realistis ? • Cara apa yang anda gunakan untuk mencegah

hal yang dapat menghambat proyek di masa depan ?

Budget • Apakah proyek ini sesuai dengan budget yang dianggarkan?

263

• Apabila tidak, apa penyebabnya? Bagaimanna cara menyelesaikan permasalahan tersebut ?

• Apakah Budget tersebut realistis ? • Cara apa yang anda gunakan untuk mencegah

Overbudget proyek di masa depan ? Satisfaction • Apakah keuntungan yang kita sesuai yang

diharap kan? • Apakah tools dan analystic tool memenuhi

kebutuhan ? Scope • Apakah ada perubahan scope dalam proyek ?

perubahan apa saja yang terjadi selama ini ? • Apakah dampak yang terjadi karena perubahan

tersebut ? apakah dampak tersebut berpengaruh besar dalam proyek ini ?

• Cara apa yang digunakan untuk mencegah perubahan tersebut terjadi di masa depan?

Staffing • Apakah kita kehilangan staff kunci saat proyek ini berjalan ? jika ada, apa alasan staff tersebut keluar ?

• Permasalahan apa yang muncul ketika staff tersebut pergi ?

• Bagaimana anda mencegah hal ini terjadi lagi dimasa depan ?

• Apakah tim yang dibentuk tepat ? jika tidak,apa permasalahannya ?

• Apakah tanggung jawab dan wewenang yang diberikan tepat ?

• Bagaimana kerja sama yang terjadi didalam tim? • Permasalahan apa saja yang muncul dalam tim

tersebut ? • Bagaimana menyelesaikan dan mencegah

permasalah tersebut ? Skills dan Training • Apakah kemampuan tim yang ada memenuhi

kebutuhan proyek ? jika tidak, haruskah ada pelatihan untuk memenuhi kebutuhan proyek ? jika ada, pelatihan apa yang dibutuhkan ?

• Apakah pelatihan yang di sediakan tersebut efektif ?

Project Planning dan Reporting

• Apakah aktivitas yang dilakukan sesuai dengan yang diperkirakan ?

• Apakah prosedur untuk tracking waktu dan reporting status proyek efektif? Bagaimana kita bisa meningkatkannya?

264

4.3.6.2.3 MELAKUKAN MEETING UNTUK ME-REVIEW PASCA

IMPLEMENTASI

Hasil yang didapat setalah melakukan meeting dan me-review implementasi

dari daftar pertanyaan berikut adalah hasilnya :

Tabel 4.40 Hasil Review Pasca Implementasi

Development Approach

• Apakah tahapan, aktivitas, dan tugas – tugas sudah tepat dengan Business Intelligence Roadmap ? Jika tidak mengapa ?

• Adakah tahapan yang penting terlupakan? Atau tahapan yang tidak perlu sebaliknya malah dilakukan ?

Contractors, Consultants dan Vendors

• Apakah konsultan dan vendor yang kita pilih sudah tepat dan efektif ?

• Apakah mereka membagi ilmu kepada staff maupun tim ?

• Apakah vendor mematuhi aturan yang ada ? • Bagaimana mengontrol situasi di masa depan ?

General • Apakah ada komunikasi yang terjadi ? • Apakah para user ada pada saat dibutuhkan ?

Topik Hasil

Schedule • Proyek berjalan dengan tepat waktu tanpa ada yang melenceng dari timeline yang telah ditentukan.

• Waktu yang dibuat realistis mengingat tenggang waktu yang dibuat dilakukan denga konsultasi oleh orang yang berpengalaman.

Budget • Anggaran yang telah disediakan mencukupi dan sesuai.

• Budget tersebut realistis karena telah diperkirakan sebelumnya

• Adanya perkiraan permasalah kenaikan mata uang dan memperkirakan dana cadangan untuk menanggulangi masalah tersebut.

265

Satisfaction • Kebutuhan user telah terpenuhi dan sesuai yang diharapkan. Karena adanya pelatihan yang dilakukan dan juga melibatkan para user disetiap perkembangan user yang terjadi.

Scope • Tidak ada perubahan scope didalam pengembangan proyek yang berjalan selama ini.

• Adanya pendefinisian awal terhadap scope proyek yang akan berjalan dan pemberitahuan kepada user mengenai kekurangan – kekurangan yang akan terjadi.

Staffing • Ada, dikarenakan masa kontrak anggota tim tersebut telah habis.

• Tidak terlalu berpengaruh besar karena anggota tim yang pergi diwajibkan membagi pengetahuan untuk proyek ini dan juga dokumentasi yang baik membantu anggota tim yang lain atau pengganti dengan mudah dapat berjalan seperti biasa.

• Tepat, karena sesuai dengan kemampuan dan keahlian masing – masing anggota tim.

• Kerjasama yang terjadi cukup solid dikarenakan anggota tim sudah pernah berkerja didalam satu proyek yang sama sebelumnya.

Skills dan Training • Pelatihan yang diberikan pada staf sudah mencukupi.

• Perlatihan yang efekti karena dilakukan oleh para pengajar dari konsultan dan vendor yang akan berkerja sama.

Project Planning dan Reporting

Rencana proyek dan dokumentasi yan terjadi sesuai dengan metodologi yang ada untuk pengembangan proyek ini.

Development Approach

Proyek yang ada telah mengikuti tahapan Business Intelligence Roadmap. Ada beberapa tahapan yang tidak dilakukan karena telah dilakukan pada proyek sebelumnya.

Contractors, Consultants dan Vendors

• Konsultan dan vendor yang ada sudah efektif karena pengalaman yang sudah banyak dalam hal proyek implementasi BI

• Tim mendapatkan banyak ilmu dari konsultan dan vendor.

• Vendor selama proyek ini berjalan selalu sesuai dan mengikut peraturan yang ada.

266

Didalam proses review ini pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma

harus mengisi quisoner yang telah disiapkan. Tujuan dari quisoner tersebut agar

mengetahui apakah implementasi BI Targit suite ini sudah memenuhi kebutuhan

pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma atau tidak. Quisoner yang dibagikan

kepada pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma menggunakan quisoner

linkert scale dengan tiga skala yaitu setuju, netral, tidak setuju ( quisoner dapat

dilihat didalam lampiran di lampiran 3). Quisoner dibagikan ke 10 orang sebagai

sample untuk pihak manajemen tingkat atas.

Berikut adalah hasil quisoner yang telah dilakukan oleh pihak manajemen

tingkat atas PT. Sydna Farma :

Tabel 4.41 Hasil Kuesioner Pasca Implementasi

Name Sex Age Setuju Netral Tidak Setuju Agung M 30 9 1 0 Stefanus M 31 9 0 1 Sigit M 32 7 3 0 Budi M 40 8 1 1 Wulan F 37 7 1 2 Anggi F 35 8 2 0

General • Komunikasi antar tim sangat baik, dan juga komunikasi antar tim pengembangan proyek dengan user juga sangat baik Karena waktu yang diberikan oleh user dan permintaan user sangat realistis.

• User selalu terbuka mengenai permasalahan waktu. Karena jadwal yang telah diajukan telah disepakati sebelumnya. Apabila tidak bertatap muka bisa melalui fasilitas yang lain seperti video conference, melalui telepon, atau pun interaksi email.

267

Ruly M 33 8 2 0Jhonatan M 30 9 1 0Andri M 29 8 1 1Tantri F 32 6 3 1

Dari hasil quisoner diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa pihak eksekutif

PT. Sydna Farma sangat puas dengan hasil implementasi aplikasi Targit BI Suite.

4.3.6.2.4 MELAKUKAN FOLLOW-UP HASIL MEETING PASCA

IMPLEMENTASI

Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan oleh PT. Sydna Farma

dalam menindaklanjuti hasil dari evaluasi yang dilakukan:

• Pengembangan bagian produksi dan sistem CRM dalam pengembangan

aplikasi BI di versi selanjutnya.

• Penambahan/perubahan kebutuhan informasi untuk kepentingan BI harus

terus ditindaklanjuti.

bab iv hasil dan pembahasan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/tsa-2012-0048 bab...

Documents