bab iv deskripsi kerja praktek 4 -...

18

18

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4.1 Observasi

Melakukan pengamatan langsung di PT.Rancang Persada Surabaya

dengan cara survey dan wawancara. Setelah melakukan wawancara tersebut

diperoleh informasi secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan

ini adalah proses perhitungan persediaan masih dilakukan dengan cara manual

yaitu dengan mendatangi gudang dan melakukan pengecekan dan pendataan

barang, lalu data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk dimasukan

kedalam buku besar data barang yang ada didalam gudang, tanpa ada perhitungan

stok keluar masuknya barang. Informasi yang telah diperoleh ini dapat digunakan

untuk membuat sistem yang lebih baik dikemudian hari

.

4.2 Analisis Sistem

Sistem yang dibutuhkan pada di PT.Rancang Persada Surabaya

adalah pendataan dan monitoring barang inventaris. Pendataan berisi proses untuk

mencatat data barang yang masuk atau yang diterima oleh perusahaan, lalu

terdapat juga proses pencatatan untuk pemakaian barang-barang oleh para

pegawai perusahaan. Kemudian proses selanjutnya adalah pengembalian barang-

barang yang telah selesai dipakai oleh para pegawai perusahaan. Sedangkan untuk

proses monitoring itu sendiri berisi proses untuk melihat jumlah barang inventaris

dan juga dapat memeriksa keadaan barang yang ada masih dalam kondisi bagus

atau tidak.

19

Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus

mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah

document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi

tersebut. Penerimaan persediaan terjadi ketika pegawai dari bagian Perencanaan

Pengusahaan datang ke bagian administrasi dengan membawa nota yang berisi

data-data persediaan yang telah dibeli. Setelah dilakukan penerimaan persediaan,

kemudian bagian administrasi akan membuat surat pengadaan material persediaan

rangkap tiga, yang diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan,gudang

dan diarsipkan oleh bagian administrasi.

4.2.1 Document Flow

Document flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara

menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur – prosedur yang

terdapat didalam sistem.

a) Document Flow Proses Penerimaan Persediaan Inventaris

Transaksi pemakaian persediaan terjadi ketika bagian perencanaan

pengusahaan mendatangi bagian administrasi untuk memberikan surat pengadaan

dan nota barang barang inventaris. Bagian administrasi melakukan pencatatan

data barang inventaris yang diterima, lalu mencetak bukti penerimaan barang

inventaris sebanyak tiga rangkap. Satu diberikan kepada bagian perencanaan, lalu

satu lagi diberikan kepada bagian gudang dan yang terakhir diarsipkan oleh

bagian administrasi.

20

Selesai

Mulai

Bagian Perencanaan

PengusahaanBagian Administrasi

Menerima, Mencatat,

dan membuat bukti

Penerimaan

Inventaris

Tanda Terima

Penerimaan

Barang

Tanda Terima

Penerimaan

Barang

Data

Inventaris

Surat Pengadaan

Inventaris dan

Nota / Faktur

Barang

Bagian Gudang

Tanda Terima

Penerimaan

Barang

Gambar 4.1 Document Flow Penerimaan Persediaan Inventaris

b) Document Flow Pemakaian Persediaan Inventaris

Transaksi pemakaian atau peminjaman persediaan dilakukan ketika

pegawai membutuhkan barang inventaris yang akan dipakai atau dipinjam.

Pegawai mengisi form peminjaman barang yg sudah disiapkan dan diberikan

kepada bagian administrasi. Bagian administrasi melakukan pencatatan atau input

data terhadap barang yang akan dipakai atau dipinjam oleh pegawai. Transaksi

pemakaian persediaan tersebut dapat dilakukan atau tidak dapat dilakukan

berdasarkan stok persediaan yang tersedia cukup atau tidak. Bila stok persediaan

tidak mencukupi, maka user akan menawarkan alternatif yaitu pemakaian

persediaan dapat dilakukan dengan jumlah stok persediaan yang tersedia saja atau

transaksi dibatalkan, seperti terlihat pada gambar 4.2.

21

Mulai

Surat Peminjaman

Barang Inventaris

Selesai

Pegawai Bagian Administrasi

Mengecek

Data

Pegawai

Terdaftar ?

Mengecek

Data Barang

Inventaris1

Stok Inventaris

Tersedia ?

Mencetak Bukti

Pemakaian

Inventaris

Tanda Terima

Peminjaman

Barang Inventaris

Tanda Terima

Peminjaman

Barang Inventaris

1

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Surat Peminjaman

Barang Inventaris

Data

Pegawai

Data

Barang

Inventaris

Mengisi

Form

Peminjaman

Barang

Bagian Gudang

Tanda Terima

Peminjaman

Barang Inventaris

Gambar 4.2 Document Flow Pemakaian Persediaan Inventaris

c) Document Flow Proses Pengembalian Persediaan

Untuk transaksi pengembalian persediaan, dapat dilakukan jika pegawai

telah melakukan transaksi pemakaian persediaan. Dalam transaksi ini identitas

pengembalian transaksi harus sama dengan identitas pada pemakaian transaksi.

Jika data pegawai yang melakukan pengembalian persediaan tidak sesuai dengan

data pegawai yang melakukan pemakaian persediaan maka transaksi tidak dapat

dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan pada saat pencatatan.

22

Setelah itu bagian administrasi melakukan input data yang mana akan mengupdate

data barang inventaris yang ada. Kemudian bagian administrasi mencetak bukti

tanda penerimaan inventaris sebanyak tiga rangkap. Pegawai yang bersangkutan

dan bagian gudang masing-masing menerima satu tanda bukti penerimaan dan

sisanya diarsipkan oleh bagian administrasi, seperti terlihat pada gambar 4.3.

Tanda Terima

Peminjaman

Barang

Inventaris

Mulai


Mengecek Data

Pegawai

Terdaftar ?

Mengupdate Data

Inventaris dan

Mencetak bukti

pengembalian

barang

1Tidak

Ya

Tanda Terima

Pengembalian

Inventaris

Tanda Terima

Pengembalian

Inventaris

Selesai 1

Data

Pegawai

Data

Inventaris

Tanda Terima

Peminjaman

Barang

Inventaris

Bagian Gudang

Tanda Terima

Pengembalian

Inventaris

Gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Persediaan Inventaris

4.2.2 System Flow

a) System Flow Penerimaan Persediaan Inventaris

System flow yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali pegawai

dari bagian Perencanaan Pengusahaan datang ke bagian administrasi dengan

membawa surat pengadaan persediaan barang inventaris dan nota barang yang

23

berisi data-data persediaan yang telah dibeli, dalam hal ini dimaksudkan untuk

diserahkan kepada bagian administrasi. Dan setelah diterima oleh bagian

administrasi akan memasukkan seluruh data-data termasuk sumber suppliernya.

Jika data supplier belum terdaftar, maka akan dilakukan proses penyimpanan data

supplier baru terlebih dahulu. Kemudian bagian Perencanaan Pengusahaan akan

menerima tanda pengadaan material persediaan rangkap tiga. Tanda penerimaan

inventaris yang pertama disimpan oleh bagian administrasi dan tanda penerimaan

inventaris ke-dua diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan lalu tanda

penerimaan inventaris yang ke-tiga diserahkan kepada bagian gudang, seperti

yang terlihat pada gambar 4.4.

Selesai

Mulai

Barang

Inventaris

Bagian Perencanaan

PengusahaanBagian Administrasi

Mengupdate Stok Persediaan

Inventaris dan Mencetak Tanda

Penerimaan Inventaris

Mengecek Data Supplier

Supplier

Terdaftar ?Tidak

Ya

Menyimpan data

Supplier

Data Supplier

Surat Pengadaan

Inventaris dan

Nota / Faktur

Barang

Surat Pengadaan

Inventaris dan

Nota / Faktur

Barang

Bagian Gudang

Tanda

Penerimaan

Inventaris

Tanda

Penerimaan

Inventaris

Tanda

Penerimaan

Inventaris

Gambar 4.4 System Flow Penerimaan Persediaan Inventaris

b) System Flow Pemakaian Inventaris

Kemudian untuk memakai persediaan tersebut dapat dilakukan ketika

pegawai datang ke bagian administrasi untuk melakukan transaksi pemakaian

24

persediaan dengan membawa surat pemakaian persediaan. Kemudian pegawai

dari bagian administrasi yang juga bertugas sebagai user memasukkan data

pegawai tersebut untuk dicari oleh sistem. Kemudian user menginputkan seluruh

kebutuhan yang diperlukan dan mencatak tanda terima persediaan rangkap tiga.

Tanda terima persediaan pertama akan disimpan oleh bagian administrasi lalu

yang ke-dua diberikan kepada bagian gudang dan tanda terima persediaan yang

ke-tiga akan diserahkan kepada pegawai.

Mulai

Peminjaman

Inventaris

Mengecek Data Pegawai

Surat Pemakaian

Inventaris

Surat Pemakaian

Inventaris

Mengecek Data Inventaris

Stok Inventory

Mencukupi ?

Selesai

Tanda Terima

Peminjaman

Inventaris

Ya

Tidak

Pegawai

Inventaris

Pemakaian

Inventaris

1


1

Terdaftar ?Tidak

Ya

Tanda Terima

Peminjaman

Inventaris

Mengupdate Stok Inventaris &

Mencetak Tanda Terima

Peminjaman Inventaris

Bagian Gudang

Tanda Terima

Peminjaman

Inventaris

Gambar 4.5 System Flow Pemakaian Persediaan

25

c) System Flow Pengembalian Persediaan

Transaksi pengembalian persediaan terjadi ketika pegawai mendatangi

bagian administrasi dengan membawa tanda terima persediaan. User harus

memasukkan data pegawai untuk dilakukan pengecekan oleh sistem, jika data

sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan dan dicetak tanda

pengembalian persediaan rangkap tiga.

Tanda Terima

Peminjaman

Inventaris

Mengecek Data Pegawai yang

telah melakukan Transaksi

Pemakaian Inventaris

Mulai

Tanda Terima

Peminjaman

Inventaris

Selesai

Sesuai ?

Ya

Tidak


Pemakaian

Inventaris

Pengembalian

Inventaris

Barang Inventaris

Tanda Terima

Pengembalian

Inventaris

Mengupdate Stok Inventaris &

Mencetak Tanda Pengembalian

Inventaris

Tanda Terima

Pengembalian

Inventaris

Ya

Bagian Gudang

Tanda Terima

Pengembalian

Inventaris

Gambar 4.6 System Flow Pengembalian Persediaan

4.2.3 Context Diagram

Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram

(DFD). Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari

aplikasi inventarisasi pada PT. Rancang Persada Surabaya yaitu berupa data –

data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang

26

berpengaruh dalam setiap proses didalamnya. Adapun gambar context diagram

tersebut dapat dilhat pada gambar 4.5

Laporan Pengembalian Barang

Laporan Pemakaian Barang

Laporan Penerimaan Barang

Laporan Persediaan Inventaris

Informasi Laporan Persediaan Inventaris

Laporan Peminjaman Inventaris

Informasi Supplier

Informasi Laporan Penerimaan Inventaris

Informasi Laporan Peminjaman Inventaris

Laporan Penerimaan Inventaris

Bukti Peng embalian PersediaanBukti Pemakaian Persediaan

Bukti Penerimaan Persediaan

Surat Pengadaan Persediaan

Surat Pengembalian Persediaan

Surat Pemakaian Per sediaan

Informasi Pegawai

Informasi Bidang

Informasi Bag ian

Informasi Persediaan

0

Sistem Aplikasi Inventarisasi aset

PT Rancang Persada

+

Pegawai

Perencanaan

Pengusahaan

Bag ian Administrasi

Bag ian Gudang

Gambar 4.7 Context Diagram Aplikasi Invetarisasi

4.2.4 Hierarcy Input Proses Output (HIPO)

Berikut ini adalah struktur HIPO dari Aplikasi Inventarisasi pada PT.

Rancang Persada Surabaya. Dalam HIPO tersebut digambarkan secara global

proses – proses yang ada didalam sistem yang dibuat.

27

Aplikasi Inventarisasi

Master

Transaksi

Laporan

Pencatatan

Bagian

Pencatatan

Bidang

Pencatatan Data

Pegawai

Pencatatan Data

Barang

Pencatatan

Supplier

Penerimaan

Barang

Peminjaman

Barang

Pengembalian

Barang

Gambar 4.8 HIPO Aplikasi Inventarisasi

4.2.5 Data Flow Diagram

Berikut ini adalah Data Flow Diagram pada aplikasi inventarisasi pada PT.

Rancang Persada Surabaya. Data Flow Diagram dibawah ini terdapat dua level

yaitu data flow diagram level 0 dan level 1. Dalam Data Flow Diagram level 0

digambarkan secara global proses – proses apa saja yang ada didalam sistem

aplikasi inventarisasi seperti mengelola data, membuat laporan dan melakukan

transaksi.

Dalam data flow diagram level 1 digambarkan secara lebih detil proses-

proses yang ada dalam proses utama yang ada dalam Data Flow Diagram level 0

yakni proses mengelola data, melakukan transaksi, dan membuat laporan. Tabel

yang terlihat antara lain pegawai, persediaan, bagian, bidang, kota, supplier,

penerimaan persediaan, detil penerimaan persediaan, pemakaian persediaan, detil

pemakaian persediaan, detil pemakaian persediaan temp, pengembalian

persediaan, dan detil pengembalian persediaan yang ada pada PT. Rancang

Persada Surabaya.

28

[Laporan Pengembalian Barang ]

[Laporan Pemakaian Barang ]

[Laporan Penerimaan Barang ]

[Informasi Laporan Persediaan Inventaris]

[Laporan Persediaan Inventaris]

[Laporan Peminjaman Inventaris]

Data Detil Persediaan



Data Supplier

Data Supplier

Data Supplier Baru

[Informasi Supplier]

Data Persediaan

Data Persediaan Baru

Data Persediaan yang Diubah

Data Peg awai Bar u

Data Peg awai yang Diubah

Data Bidang yang Diubah

Data Bag ian yang Diubah

Data Bidang

Data Bag ian

Data Persediaan

Data Peg awai

Data Detil Pemakaian Persediaan

Data Pemakaian Persediaan

Data Detil Penerimaan Persediaan

Data Penerimaan Persediaan

Data Detil Peng embalian Persediaan

Data Peng embalian Persediaan

Data Pemakaian Persediaan

Data Detil Pemakaian Persediaan

Data Penerimaan Persediaan

Data Detil Penerimaan Persediaan

ID Persediaan

NID Peg awai

[Bukti Penerimaan Persediaan]

[Surat Pengadaan Persediaan]

[Bukti Peng embalian Persediaan]

[Bukti Pemakaian Persediaan]

[Surat Pengembalian Persediaan]

[Surat Pemakaian Persediaan]

Data Peg awai

Data Persediaan

Data Bidang Baru

Data Bag ian Baru

[Informasi Laporan Penerimaan Inventaris]

[Informasi Laporan Peminjaman Inventaris]

[Laporan Penerimaan Inventaris]

[Informasi Pegawai]

[Informasi Bidang ]

[Informasi Bagian]

[Informasi Persediaan]

Perencanaan

Peng usahaan

Perencanaan

Peng usahaan

Peg awaiPeg awaiPeg awaiPeg awai

Bag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian Administrasi

1

Meng elola Data

+

2

Melakukan Transaksi

+

3

Membuat Laporan

+

1 Peg awai

2 Persediaan

3 Bag ian

4 Bidang

5Penerimaan

Persediaan

6Detil Penerimaan

Persediaan

7Pemakaian

Persediaan

8Detil Pemakaian

Persediaan

9Peng embalian

Persediaan

10Detil Peng embalian

Persediaan

12 Supplier

14Detil

Persediaan

Bag ian Gudang

Gambar 4.9 DFD level 0 Aplikasi Inventarisasi

29

Pada DFD level 1 proses mengolah data terdapat 5 (lima) sub proses, yaitu

mengelola data bagian, bidang, pegawai, persediaan, dan supplier. Sub proses

mengelola data bagian berfungsi untuk mengelola data-data bagian. Sub proses

mengelola data bidang berfungsi untuk mengelola data-data bidang. Sub proses

mengelola data pegawai berfungsi untuk mengelola data-data pegawai yang telah

terdaftar. Sub proses mengelola data persediaan berfungsi untuk mengelola data-

data persediaan yang telah tersimpan. Dan sub proses mengelola data supplier

berfungsi untuk mengelola data-data supplier yang telah terdaftar.

[Data Detil Persediaan]

[Data Supplier]

[Data Supplier Baru]

[Informasi Supplier]

[Data Persediaan Baru]

[Data Persediaan yang Diubah]

[Data Persediaan]

[Data Pegawai Baru]

[Data Pegawai yang Diubah]

[Data Pegawai]

[Data Bidang Baru]

[Data Bidang yang Diubah]

[Data Bidang ]

[Data Bagian yang Diubah]

[Data Bagian Baru]

[Data Bagian]

[Informasi Pegawai]

[Informasi Bagian]

[Informasi Persediaan]

[Informasi Bidang ]Bag ian

Administrasi

Bag ian

Administrasi

Bag ian

Administrasi

Bag ian

Administrasi

3 Bag ian

1 Peg awai

4 Bidang

2 Persediaan

1.1

Meng elola Data

Bag ian

1.2

Meng elola Data

Bidang

1.3

Meng elola Data

Peg awai

1.4

Meng elola Data

Persediaan

12 Supplier

1.5

Meng elola Data

Supplier

14 Detil Persediaan

Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Mengolah Data

30

Pada gambar 4.17 tersebut digambarkan proses transaksi yang dapat

dilakukan oleh user. Ketika user yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka user

tersebut dapat melakukan penerimaan persediaan ketika pegawai dari bagian

Perencanaan Pengusahaan memberikan surat pengadaan persediaan. User tersebut

pun juga dapat melayani pegawai yang akan melakukan pemakaian dan

pengembalian persediaan.


[Data Persediaan]

[Data Detil Peng embalian Persediaan]

[Data Peng embalian Persediaan]

[Data Detil Pemakaian Persediaan]

[Data Pemakaian Persediaan]

[Data Detil Penerimaan Persediaan]

[Data Penerimaan Persediaan]

[ID Persediaan]

[NID Peg awai]

[Surat Pemakaian Persediaan]

[Surat Pengembalian Persediaan]

[Bukti Peng embalian Persediaan]

[Bukti Pemakaian Persediaan]

[Bukti Penerimaan Persediaan]

[Surat Pengadaan Persediaan]

Perencanaan

Peng usahaan

Perencanaan

Peng usahaan

Peg awaiPeg awaiPeg awaiPeg awai

1 Peg awai

6Detil Penerimaan

Persediaan

5Penerimaan

Persediaan

8Detil Pemakaian

Persediaan

7Pemakaian

Persediaan

9Peng embalian

Persediaan

10

Detil

Peng embalian

Persediaan

2.1

Melakukan

Penerimaan

Persediaan

2.2

Melakukan Pemakaian

Persediaan

2.3

Melakukan

Peng embalian

Persediaan

2 Persediaan2 Persediaan

14 Detil Persediaan

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Melakukan Transaksi

Pada DFD level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk mencetak

laporan penerimaan barang, laporan pemakaian barang, dan laporan pengembalian

barang. Proses ini berawal ketika bagian administrasi menentukan kriteria laporan

31

yang akan dicetak. Kriteria laporan yang dimaksud adalah jenis laporan yang

tersedia serta periode yang dipilih.

[Informasi Laporan Persediaan Inventaris]

[Laporan Per sediaan Inventaris]

[Laporan Peminjaman Inventaris]

[Informasi Laporan Penerimaan Inventaris]

[Informasi Laporan Peminjaman Inventaris]

[Laporan Penerimaan Inventaris]

[Laporan Penerimaan Barang ]

[Laporan Pemakaian Barang ]

[Laporan Peng embalian Barang ]


[Data Supplier]

[Data Detil Pemakaian Persediaan]

[Data Pemakaian Persediaan]

[Data Detil Penerimaan Persediaan]

[Data Penerimaan Persediaan]

[Data Persediaan]

[Data Pegawai]

5Penerimaan

Persediaan

6Detil

Penerimaan

Persediaan

7Pemakaian

Persediaan

8Detil Pemakaian

Persediaan

1 Peg awai

2 Persediaan

3.2

Mencetak Laporan

12 Supplier

14 Detil Persediaan

Bag ian Gudang

Bag ian Administrasi

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan

32

32

jumlah

nama_persediaan

id_persediaan

kondisi

id_transaksi_pakai

nid

id_supplier

id_bidang

id_bagian

Bag ian

id_bag ian

nama_bag ian

bidang

id_bidang

nama_bag ian

pegawai

nid

nama_peg awai

tang g al_masuk_peg awai

tang g al_lahir

jenis_kelamin

ag ama

alamat

email

telepon

status

persediaan

id_persediaan

nama_persediaan

jumlah

kondisi

pemakaian_persediaan

id_transaksi_pakai

nid_peg awai

id_persediaan

tang g al_transaksi

nama_persediaan

jumlah

supplier

id_supplier

jumlah

nama_supplier

alamat

kode_pos

telepon

fax

website

penerimaan_persediaan

id_transaksi_terima

tang g al_transaksi

id_persediaan

nama_persediaan

jumlah

peng embalian_persediaan

id_transaksi_kembali

nid_peg awai

id_persediaan

tang g al_transaksi_kembali

nama_persediaan

jumlah

kondisi

detil persediaan

id_persediaan

jumlah

kondisi

Gambar 4.13 CDM

33

ID_TRANSAKSI_KEMBALI = ID_TRANSAKSI_KEMBALI

ID_TRANSAKSI_PAKAI = ID_TRANSAKSI_PAKAI

ID_TRANSAKSI_TERIMA = ID_TRANSAKSI_TERIMA

ID_TRANSAKSI_PAKAI = ID_TRANSAKSI_PAKAI

NID = NID

ID_SUPPLIER = ID_SUPPLIER

ID_BIDANG = ID_BIDANGNID = NID

ID_BAGIAN = ID_BAGIAN

BAGIAN

ID_BAGIAN varchar(50)

NAMA_BAGIAN varchar(50)

BIDANG

ID_BIDANG varchar(50)

ID_BAGIAN varchar(50)

NID varchar(50)

NAMA_BAGIAN varchar(50)

PEGAWAI

NID varchar(50)

ID_BIDANG varchar(50)

NAMA_PEGAWAI varchar(50)

TANGGAL_MASUK_PEGAWAI datetime

TANGGAL_LAHIR datetime

JENIS_KELAM IN varchar(50)

AGAM A varchar(10)

ALAMAT varchar(100)

EMAIL varchar(50)

TELEPON varchar(50)

STATUS varchar(50)

PERSEDIAAN

ID_TRANSAKSI_PAKAI varchar(50)

ID_PERSEDIAAN char(7)

NAMA_PER SEDIAAN varchar(50)

JUM LAH2 numeric(25)

KONDISI varchar(25)

PEM AKAIAN_PERSEDIAAN


NID varchar(50)

NID_PEGAWAI char(7)


TANGGAL_TRANSAKSI datetime


JUM LAH numeric(25)

SUPPLIER

ID_SUPPLIER varchar(50)

JUM LAH2 numeric(25)

NAMA_SUPPLIER varchar(50)

ALAMAT varchar(100)

KODE_POS varchar(10)

TELEPON varchar(50)

FAX varchar(50)

WEBSITE varchar(50)

PENERIMAAN_PERSEDIAAN

ID_TRANSAKSI_TERIM A varchar(50)

ID_SUPPLIER varchar(50)

TANGGAL_TRANSAKSI datetime



JUM LAH numeric(25)

PENGEMBALIAN_PERSEDIAAN

ID_TRANSAKSI_KEMBALI varchar(10)


NID_PEGAWAI char(7)


TANGGAL_TRANSAKSI_KEM BALI datetime


JUM LAH numeric(25)

KONDISI varchar(25)

DETIL_PERSEDIAAN


JUM LAH numeric(25)

KONDISI varchar(25)

ID_PERSEDIAAN

ID_TRANSAKSI_TERIM A varchar(50)

JUM LAH

ID_TRANSAKSI_KEMBALI varchar(10)

Gambar 4.14 PDM

34

34

Struktur tabel pada Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset pada PT. Rancang Persada

Surabaya adalah sebagai berikut:

a. Tabel User

Primary Key : User_name

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk memulai menjalankan aplikasi

Tabel 4.1 Struktur Tabel User

Field Type Data Length Constraint

User_name Varchar 50 Primary Key

Password Varchar 50

b. Tabel Bagian

Primary Key : Id_bagian

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data bagian pekerjaan

Tabel 4.2 Struktur Tabel Bagian


Id_bagian Varchar 50 Primary Key

Nama_bagian Varchar 50

35

c. Tabel Bidang

Primary Key : Id_bidang

Foreign Key : Id_bagian reference dari Tabel Bagian, Nid reference Dari Tabel

Pegawai

Fungsi : Menyimpan data bidang dari bagian pekerjaan

Tabel 4.3 Struktur Tabel Bidang


Id_bidang Varchar 50 Primary Key

Id_bagian Varchar 5 Foreign Key

Nid Varchar 50 Foreign Key

Nama_bidang Varchar 50

d. Tabel Pegawai

Primary Key : Nid

Foreign Key : id_bidang reference dari Tabel Bidang, Id_kota reference dari

Tabel Kota

Fungsi : Menyimpan data pegawai

Tabel 4.4 Struktur Tabel Pegawai


Nid Char 7 Primary Key

36


Nama_pegawai Varchar 50

Tanggal_masuk_pegawai Datetime

Id_kota Char 7 Foreign Key

Tanggal_lahir Datetime

Jenis_kelamin Varchar 50

Agama Varchar 10

Alamat Varchar 100

Email Varchar 50

Telepon Varchar 50

Status Varchar 50

Id_bidang Char 7 Foreign Key

e. Tabel Supplier

Primary Key : Id_supplier

Foreign Key : Id_kota reference dari Tabel Kota

Fungsi : Menyimpan data supplier

Tabel 4.5 Struktur Tabel Supplier


Id_supplier Char 7 Primary Key

Nama_supplier Varchar 50

Jumlah Numeric 25

Alamat Varchar 100

37


Kode_pos Varchar 10

Telepon Varchar 50

Fax Varchar 50

Website Varchar 50

f. Tabel Persediaan

Primary Key : Id_persediaan

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data persediaan

Tabel 4.6 Struktur Tabel Persediaan


Id_persediaan Varchar 50 Primary Key

Nama_persediaan Varchar 50

Jumlah Numeric 25

Kondisi Varchar 50

g. Tabel Penerimaan_persediaan

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Id_supplier reference dari Tabel Supplier

Fungsi : Menyimpan data penerimaan persediaan

38

Tabel 4.7 Struktur Tabel Penerimaan_persediaan


Id_transaksi Varchar 50 Primary Key

Tanggal_transaksi Date

Id_supplier Varchar 50 Foreign Key

Nama_Persediaan Varchar 50

Jumlah Numeric 25

Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key

h. Tabel Pemakaian_persediaan

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Nid reference dari Tabel Pegawai

Fungsi : Menyimpan data pemakaian persediaan

Tabel 4.8 Struktur Tabel Pemakaian_persediaan


Id_transaksi Char 13 Primary Key

Tanggal_transaksi Date

Nid Char 7 Foreign Key

Id_Persediaan Char 7 Foreign Key


Jumlah Numeric 25

39

i. Tabel Pengembalian Persediaan

Primary Key : Id_transaksi_kembali

Foreign Key : Id_transaksi reference dari Tabel Pemakaian_persediaan

Fungsi : Menyimpan data pengembalian persediaan

Tabel 4.9 Struktur Tabel Pengembalian Persediaan


Id_transaksi_kembali Char 13 Primary Key

Tanggal_transaksi_kembali Date

Id_transaksi_pakai Char 13 Foreign Key

Kondisi Varchar 25

Nid_pegawai Char 7 Foreign Key


Jumlah Numeric 25

Id_persediaan Char 7 Foreign Key

o. Tabel Detil_persediaan

Primary Key : Nomor

Foreign Key : Id_persediaan reference dari Tabel Persediaan,

Fungsi : Menyimpan data detil persediaan yang ada

40

Tabel 4.10 Struktur Tabel Detil_persediaan


Id_persediaan char 7 Foreign Key

Jumlah Numeric 25

Kondisi Varchar 25

2. Desain Input Output

Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap

desain halaman aplikasi berbasis desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain

input output dari Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset pada PT. Rancang Persada

Surabaya.

a. Halaman Login

Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan

dijalankan. Pada halaman ini pegawai dari bagian Administrasi sebagai user

sistem memasukkan username dan password kemudian menekan tombol login.

Apabila username dan password tersebut sudah benar maka user dapat membuka

halaman yang lainnya.

41

Login

USER NAME :

Sistem Informasi Inventarisasi Aset

PASSWORD :

OK CANCEL

Gambar 4.15 Halaman Login

b. Halaman Utama

Halaman ini akan tampil ketika user berhasil masuk ke aplikasi. Menu

yang akan ditampilkan sesuai dengan kedudukan user yang masuk. Misalkan yang

masuk adalah seorang admin maka user tersebut dapat melihat seluruh menu yang

tersedia.

Aplikasi Inventarisasi AsetAplikasi Inventarisasi Aset

Main Menu

Master

Transaksi

Laporan

Barang

File

Master Kota

Master Bagian

Master Bidang

Master Pegawai

Master Supplier

Master Barang

Penerimaan Barang

Peminjaman Barang

Pengembalian Barang

Laporan Penerimaan Barang

Laporan Peminjaman Barang

Laporan Pengembalian Barang

Barang Tersedia

Barang Rusak

Ganti Password

Login

Logout

Exit

Gambar 4.16 Halaman Utama

42

c. Halaman Ganti Password

Halaman ini merupakan salah satu fitur tambahan yang berguna untuk

mengganti password milik user yang bersangkutan demi keamanan. Fitur ini

dapat diakses seteleh user berhasil masuk ke dalam aplikasi. Penggantian

password secara berkala akan membuat rumit pihak lain untuk mengetahui

password milik user yang bersangkutan.

Ganti Password

Password Lama :

Sistem Informasi Inventarisasi Aset

Password Baru :

OK CANCEL

Konfirmasi Password :

Gambar 4.17 Halaman Ganti Password

d. Halaman Penerimaan Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan

persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field

yang ada secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama

supplier secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama supplier lalu sistem

akan melakukan filtering secara otomatis dan memberikan pilihan nama supplier

yang dimaksudkan. Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan

langsung tersimpan ke dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field

43

yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal.

Sedangkan untuk mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan

dicetak tanda pengadaan material persediaan.

Transaksi

Penerimaan Inventaris

Jumlah :

SIMPAN

Tanggal :

BATAL

22/10/2010

Nama Supplier :

| v

v|

Unit

SELESAI

Nama Inventaris :

ID Transaksi :

Akhiri Transaksi :

Nama Supplier :

Alamat :

Telepon :

BARU

Gambar 4.18 Halaman Penerimaan Persediaan

Sedangkan untuk mengakhiri transaksi peminjaman persediaan ini, dapat

mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima persediaan.

e. Halaman Pemakaian Persediaan Inventaris

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian persediaan

inventaris. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field


atau nid pegawai secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama pegawai atau

nomor awal nid pegawai, lalu sistem akan melakukan filtering secara otomatis dan

memberikan pilihan nama pegawai atau nid pegawai yang dimaksudkan.

44

Transaksi

Pemakaian Inventaris

Jumlah :

SIMPAN

Tanggal :

BATAL KELUAR

22/10/2010

NID :

| v

v|

Unit

SELESAI

Nama Inventaris :

ID Transaksi :

Akhiri Transaksi :

Nama Pegawai :

Bagian :

Bidang :

Nama Pegawai :

NID :

Gambar 4.19 Halaman Pemakaian Persediaan

Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke

dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja

dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal. Sedangkan untuk

mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan dicetak tanda

terima persediaan. Sedangkan untuk mengakhiri transaksi peminjaman persediaan

ini, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima

persediaan.

f. Halaman Pengembalian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pengembalian

persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mencari data pegawai

yang memakai persediaan beserta detil-detilnya. Dalam hal pencarian data

tersebut, dilakukan filtering berdasarkan tahun, bulan, dan hari. Ketika tombol

view diklik, maka akan ditampilkan data transaksi pemakaian persediaan yang

dilakukan pegawai yang dimaksudkan. Ketika tombol batal sebelah kiri diklik,

akan membersihkan seluruh field dan view transaksi. Ketika tombol simpan diklik

maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam database. Apabila user

45

ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan

mengeklik tombol batal sebelah kanan.

Transaksi

Pengembalian Persediaan

Jumlah :

VIEW

Tanggal :

BATAL

KELUAR

22/10/2010

NID : | v

v|

Unit

Nama Persediaan :

No Trans Pakai :

Nama Pegawai :

Tahun : V| Bulan : V| Tanggal : V|V|

Kondisi: V|No Trans Kembali :

SIMPAN BATAL SELESAIAkhiri Transaksi :

Gambar 4.20 Halaman Pengembalian Persediaan Inventaris

Sedangkan untuk mengakhiri transaksi pengembalian persediaan ini, dapat

mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda penegmbalian

persediaan.

4.3 Mengimplementasi Sistem

Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan program Sistem

Aplikasi Inventarisasi Aset sebagai berikut.

a. Software Pendukung

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7

2. SQL Server 2005 / SQL Server 2008

b. Hardware Pendukung

46

1. Microprocessor Pentium IV atau lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau lebih tinggi dan mendukung

Microsoft Windows.

3. RAM 1Gb MB atau lebih tinggi.

4.4 User Interface

1. Halaman Login

Gambar 4.21 Halaman Login

Halaman login ini adalah halaman pertama kali aplikasi ini dijalankan.

Ketika tombol login diklik, maka akan dilakukan pengecekan terhadap user yang

masuk. Jika berhasil masuk, maka akan dihubungkan ke halaman utama.

47

2. Halaman Utama

Gambar 4.22 Halaman Menu Utama

Halaman utama ini adalah tampilan ketika seorang user telah berhasil

masuk ke dalam aplikasi. Apabila user berstatus sebagai admin, maka user

tersebut dapat mengakses seluruh menu-menu yang telah disediakan.

3. Halaman Ganti Password

Gambar 4.23 Halaman Menu Ganti Password

48

Halaman ganti password ini berguna untuk mengubah password user yang

pada saat itu sedang aktif. Jika user ingin mengubah password-nya maka user

tersebut harus memasukkan password yang sekarang digunakan dan memasukkan

password baru sebanyak dua kali. Jika password yang sekarang tidak sesuai,

maka akan tampil peringatan kesalahan. Jika sudah sesuai maka user dapat

mengubah password barunya dengan mengeklik tombol OK. Setelah diklik akan

tampil peringatan berhasil.

4. Halaman Penerimaan Barang

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan

persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field


supplier secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama supplier lalu sistem

akan melakukan filtering secara otomatis dan memberikan pilihan nama supplier

yang dimaksudkan. Jika data supplier yang akan dimasukkan belum terdaftarm

maka harus klik tombol baru untuk mendaftarkan data supplier yang baru. Ketika

tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam

database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan,

dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal.

Gambar 4.24 Halaman Menu Penerimaan Barang

49

5. Halaman Pemakaian Barang

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian persediaan.

Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field yang ada

secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama atau nid

pegawai secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama pegawai atau nomor

awal nid pegawai, lalu sistem akan melakukan filtering secara otomatis dan

memberikan pilihan nama pegawai atau nid pegawai yang dimaksudkan. Ketika

tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam

database. Setelah tombol simpan diklik, field nama persediaan dan field jumlah

pemakaian akan terhapus secara otomatis untuk pengisian data berikutnya.

Gambar 4.25 Halaman Menu Pemakaian Barang

6. Halaman Pengembalian Barang

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pengembalian

persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mencari data pegawai

yang memakai persediaan beserta detil-detilnya. Dalam hal pencarian data

50

tersebut, dilakukan filtering berdasarkan tahun, bulan, dan hari. Ketika tombol

view diklik, maka akan ditampilkan data transaksi pemakaian persediaan yang

dilakukan pegawai yang dimaksudkan. Ketika tombol batal sebelah kiri diklik,

akan membersihkan seluruh field dan view transaksi. Ketika tombol simpan diklik

maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam database. Apabila user

ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan

mengeklik tombol batal sebelah kanan.

Gambar 4.26 Halaman Menu Pengembalian Barang

bab iv deskripsi kerja praktek 4 -...

Documents