bab iv audit operasional atas fungsi penjualan, …thesis.binus.ac.id/asli/bab4/2009-2-00053-ak bab...
TRANSCRIPT
61
BAB IV
AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN
PENERIMAAN KAS PADA PT CHAROEN POKPHAN INDONESIA TBK
IV.1. Perencanaan dan Tujuan Audit Operasional atas fungsi Penjualan, Piutang
Usaha dan Penerimaan Kas.
Perencanaan pemeriksaan perlu untuk disusun terlebih dahulu sehingga dapat
digunakan sebagai panduan bagi auditor agar dalam pelaksanaannya tepat guna dan
sesuai tujuan yang ingin dicapai.
Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan,piutang dan penerimaan kas
pada PT.Charoen Pokphand Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Membuat perjanjian terlebih dahulu dengan pihak terkait mengenai waktu
pelaksanaan
• Pada pertemuan yang pertama kali, penulis melakukan wawancara dengan
Bapak Hadijanto Kartika, selaku general manager dari capital market operation
untuk memperoleh informasi umum mengenai perusahaan yang meliputi
struktur organisasi, prosedur operasional, serta uraian tugas secara garis besar.
• Pada pertemuan kedua, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Hedi
Pangestu selaku accounting manager dan Bapak Tama selaku sales manager
serta meminta untuk mengisi kuisioner yang berkaitan dengan bagian masing-
masing
62
• Pada pertemuan ketiga, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Filipus
Yunus selaku finance manager serta meminta untuk mengisi kuisioner yang
berkaitan dengan keuangan perusahaan.
• Pada pertemuan keempat, penulis meminta copy bukti-bukti dari setiap form
yang terdapat dalam standar operasional perusahaan kepada Bapak Hedi
Pangestu.
• Pada pertemuan kelima, penulis membahas hasil temuan yang diperoleh dengan
Bapak Hadijanto Kartika.
2. Membuat program kerja audit
Pogram kerja audit, meliputi :
a. Survei pendahuluan, yaitu survei yang dilakukan untuk mendapatkan atau
mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan dalam
waktu yang relatif singkat mengenai bisnis perusahaan, kegiatan operasional
perusahaan, program atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa,
sehingga diperoleh pengetahuan atau gambaran yang jelas secara umum
mengenai kegiatan perusahaan yang diaudit.
b. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen (SPM), yaitu melakukan pengujian
atas SPM yang ada apakah selama ini telah berfungsi dengan baik dan
mengidentifikasi kelemahan SPM tersebut, mengidentifikasi dampak dari
kelemahan SPM tersebut, serta mengubah Tentative Audit Objective (TAO)
menjadi Finding Audit Objective (FAO).
63
c. Pengembangan hasil temuan, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan dan
menetapkan unsur-unsur temuan yaitu kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan
rekomendasi.
Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas adalah
sebagai berikut :
1. Menilai apakah kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas yang
berlangsung sampai saat ini telah efektif, efisien dan ekonomis.
2. Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas
yang telah berjalan sampai saat ini telah sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan.
3. Menganalisa adanya kelemahan yang timbul dalam kegiatan penjualan, piutang dan
penerimaan kas untuk kemudian dicari upaya pemecahan atau penanggulangannya.
4. Memberikan saran untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan
agar kegiatan penjualan, piutang dan penerimaan kas dapat menjadi lebih efektif,
efisien dan ekonomis.
IV.2. Tahap-Tahap Audit Operasional
IV.2.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)
Tujuan dari adanya survei pendahuluan adalah untuk mendapatkan atau
mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan mengenai bisnis
perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, program atau sistem yang
dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahun atau gambaran yang
jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang akan diaudit.
64
Survei pendahuluan dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut :
1. Melakukan survei langsung ke PT. Charoen Pokphan Indonesia, Tbk yang diawali
dengan survei pendahuluan untuk persiapan dan perencanaan pemeriksaan, guna
mendapatkan data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional.
2. Melakukan wawancara langsung dengan pejabat berwenang yang akan
menghasilkan data dan informasi yang akurat mengenai kegiatan dan hal – hal yang
berkaitan dengan kegiatan yang akan diperiksa.
3. Membuat dan mengajukan daftar pertanyaan tertulis mengenai aktvitas penjualan,
piutang dan penerimaan kas dalam perusahaan kepada pihak-pihak yang terkait.
4. Mengumpulkan dokumen-dokumen transaksi penjualan yang telah terjadi dalam
perusahaan yang kemudian ditelusuri untuk diketahui apakah pencatatannya telah
sesuai dengan prosedur yang berlaku.
IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan, Piutang dan
Penerimaan Kas.
Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang usaha dan
penerimaan kas ini dilakukan untuk menilai kuat atau lemahnya suatu sistem
pengendalian intern, yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam
penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Bila pelaksanaan pengendalian intern
yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan kriteria pengendalian intern
dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern
tersebut sangat kuat. Namun apabila sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian
intern tersebut lemah.
65
Adapun unsur-unsur pokok yang akan dianalisa adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan rangka pembagian tanggung jawab fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam perusahaan ini
didasarkan dalam prinsip-prinsip berikut :
a. Harus dipisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Sedangkan fungsi operasi sendiri adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan (misalnya penjualan).
b. Suatu fungsi tidak diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua
tahapan suatu transaksi
Pada struktur organisasi PT. Charoen Pokphan Indonesia, Tbk telah dilakukan
pemisahan tanggung jawab fungsional dengan jelas. Dalam arti kata tidak adanya
tugas rangkap dalam menjalankan operasi perusahaan. Hal ini dapat dilihat dalam
Bab III (struktur organisasi).
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, pendapatan dan biaya
Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh sebab itu, dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan demikian
untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat
dilakukan dengan mengawasi semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan
66
dengan menggunakan pengawasan penggunaan formulir yang sebagai media
terjadinya transaksi.
Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia, Tbk telah dilakukan sistem yang jelas,
hal ini dapat dilihat dari adanya sistem otorisasi yang dilakukan oleh pejabat yang
berwenang. Misalnya, dalam fungsi penjualan. Sebelum barang pesanan dikirim,
maka Sales Order harus diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian finance.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit dalam
perusahaan
Sistem wewenang dan pembagian tanggung jawab fungsional serta prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak
adanya cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan
praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus bisa
dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
b. Setiap transaksi yang terjadi sejak awal sampai dengan akhir tidak boleh
dilaksanakan oleh satu pihak lain tanpa adanya bantuan atau campur tangan dari
pihak lainnya.
c. Adanya suatu bagian dalam perusahaan yaitu manajer dari tiap departemen yang
mengawasi unit-unit fungsional.
d. Pemberian reward akan mendorong seseorang bekerja dengan baik dan menjadi
lebih semangat sehingga keefektifan kerja dapat tercapai.
67
Dari segi praktik ini, penulis menganggap sudah baik. Penggunaan nomor
urut tercetak tentunya akan mencegah terjadinya suatu tindakan pencurian
ataupun kemungkinan adanya penjualan fiktif. Dengan adanya manajer untuk
setiap departemen, maka setiap kegiatan akan diawasi dengan ketat sehingga
untuk melakukan kecurangan ataupun pencurian pun kecil kemungkinannya.
4. Pegawai yang cakap
Pegawai yang cakap sangat menentukan apakah pengendalian internal atas
penjualan kuat atau lemah. Hal ini dikarenakan jika seorang pegawai bekerja
dengan baik sesuai dengan tugasnya dalam menangani penjualan maka
kemungkinan terjadinya kesalahan akan berkurang.
PT. Charoen Pokhand Indonesia,Tbk memiliki karyawan yang cukup cakap
dalam menjalankan tugasnya menangani penjualan, sebab :
a. Pada waktu penerimaan pegawai baru, dilakukan serangkaian tes tertulis dan
interview.
b. Pegawai diberikan training terlebih dahulu dan pelajaran tentang cara
menangani kegiatan penjualan.
Menurut penulis, pengendalian dalam pemilihan karyawan telah dilakuan
dengan baik. Karyawan yang diterima telah diketahui memiliki kemampuan dan
kemauan untuk melaksanakan tugas yang diserahkan kepadanya. Sehingga data –
data mengenai pesanan penjualan seperti berapa jumlah dan jenis barang yang
dipesan, harga per satuan barang, nilai jumlah keseluruhan pesanan, siapa yang
memesan, dapat diketahui dan dipercaya keakuratannya. Selain itu, dengan
68
meningkatnya kemampuan karyawan dalam bekerja telah menunjukkan bahwa
perusahaan mempunyai control yang kuat atas sistem penjualannya.
Untuk mendapatkan tambahan data-data yang berhubungan dengan fungsi
penjualan, piutang dan penerimaan kas maka dilakukan observasi atas kegiatan
operasional perusahaan, wawancara dan membuat kuisioner yang bertujuan untuk
membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data-data terkait.
Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan
disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan.
Kuesioner dapat dijawab “Ya” dan “Tidak”. Jawaban “Ya” menunjukkan adanya
kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian penjualan, piutang dan penerimaan kas yang
di lakukan perusahaan. Jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian
atas penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan dan dari kuisioner ini juga bisa
diketahui keterangan alasan dari jawaban tidak ini.
Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya
indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas penjualan, piutang dan
penerimaan kas yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan
akan dievaluasi dan diberikan saran – saran perbaikan. Hasil kuesioner dapat dilihat
dalam lampiran.
69
Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas
penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan, kemudian juga berdasarkan
jawaban-jawaban kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka dapat diketahui
beberapa hal postif berikut ini :
Secara Umum :
1. Penjualan selalu berdasarkan order penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian
penjualan.
2. Semua dokumen yang mendukung transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas
telah :
a. Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-
pihak yang berkepentingan.
b. Nama formulir sudah tercantum dengan jelas. Hal ini mempermudah untuk
mengidentifikasikannya.
c. Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna berbeda sehingga
mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan
3. Setiap pengiriman barang didasarkan pada delivery order sehingga menjamin tidak
ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
4. Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan sehingga perusahaan
dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan.
5. Perusahaan telah memiliki pemisahan divisi yang cukup jelas antara bagian
pemasaran (marketing), akuntansi (accounting), dan keuangan (finance).
70
6. Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab, hal ini dapat
dilihat dari adanya pemisahan tugas antara bagian piutang dan bagian penagihan.
7. Faktur yang batal tetap disimpan / diarsip untuk pemeriksaan.
8. Adanya rekonsiliasi secara rutin dan berkala antara Laporan Penjualan dengan
Laporan Pengeluaran Barang.
Secara Khusus :
1. Penjualan
a. Perusahaan memiliki petunjuk dan prosedur penjualan secara tertulis.
b. Adanya keterlibatan dari Manager Marketing perusahaan mengenai perubahan
daftar harga dan pesanan pembelian pelanggan.
c. Adanya pengecekan stock barang secara online dan status kredit pelanggan
sebelum menyetujui transaksi penjualan sehingga memudahkan kegiatan
transaksi sehari-harinya.
d. Pengiriman barang kepada pelanggan selalu disertai oleh surat jalan, faktur
penjualan dan faktur pajak yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
e. Adanya mekanisme komunikasi dengan pelanggan membahas persyaratan
produk dengan cara presentasi.
f. Internal auditor mengawasi prosedur pelaksanaan penjualan.
g. Laporan penjualan dilaporkan per bulan dan per kuartal oleh pejabat yang
berwenang dan bersangkutan.
h. Dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang.
i. Pengiriman barang didukung oleh surat jalan yang diotorisasi dan dikirim sesuai
pesanan pelanggan.
71
2. Piutang Usaha
a. Perusahaan menetapkan batas kredit tertentu untuk setiap pelanggan secara
berbeda-beda sesuai dengan kebijakan dari pihak yang berwenang.
b. Catatan piutang ter-update setiap harinya karena penggunaan sistem informasi
yang online.
c. Hasil penagihan langsung disetorkan ke kasir.
d. Bagian piutang secara rutin mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan.
e. Keterlibatan pejabat perusahaan yang berwenang mengenai potongan yang lebih
besar dan koreksi atas faktur.
3. Penerimaan kas
a. Perusahaan memiliki petunjuk dan prosedur penerimaan secara tertulis.
b. Bagian penerimaan kas hanya dilakukan oleh satu bagian saja, bagian lainnya
tidak diperbolehkan melakukan transaksi ini.
c. Fungsi penerimaan kas yang terpisah dari fungsi akuntasi dan fungsi penjualan.
d. Setiap bagian melakukan bagiannya masing-masing berdasarkan job desk-nya.
e. Perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan oleh
bank yang bersangkutan.
f. Pencatatan penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntasi.
Kemudian didapat pula beberapa hal negatif berikut ini :
1. Pemberian potongan harga (discount) tidak tertulis dan bisa berubah-ubah.
2. Pemenuhan pesanan pelanggan tidak selalu tepat waktu.
3. Tidak dibuatkan dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang
berubah.
72
4. Persyaratan pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas.
5. Tidak adanya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan.
6. Tidak adanya prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan
dilakukan oleh bagian finance.
7. Tidak ada survei kepuasan pelanggan.
IV.3. Program Audit atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas.
IV.3.1. Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan
Tujuan pemeriksaan
• Untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan telah ditangani dan dicatat oleh pihak
sales admin.
• Untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan yang telah diterima, telah disetujui
penawaran harganya oleh Marketing Manager.
Prosedur pemeriksaan
1. Mendapatkan informasi serta mempelajari proses penerimaan pesanan dari bagian
marketing.
2. Mengevaluasi apakah proses yang selama ini telah berjalan secara efisien, efektif dan
ekonomis.
3. Memeriksa data-data pelanggan dan kelengkapan otorisasi dokumen atas pesanan
pelanggan, yaitu:
a. Nama, alamat dan tujuan pengiriman barang sesuai dengan permintaan
b. Jenis barang, jumlah , unit satuan telah sesuai dengan pesanan
c. Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman barang yang di kehendaki
73
d. Besarnya potongan harga yang di berikan yang telah di setujui dalam penawaran
harga sebelumnya.
4. Memeriksa beberapa dokumen pengiriman barang yang diambil secara acak untuk
melihat apakah pesanan-pesanan pelanggan tersebut telah di penuhi atau belum.
5. Buat saran-saran berdasarkan temuan-temuan.
Hasil Pemeriksaan
1. Yang mengotorisasi penerimaan pesanan hanya 1 orang sales admin saja.
Hal ini dikarenakan banyaknya pesanan sehingga membuat satu orang sales admin
menangani beberapa pesanan tanpa diperiksa lebih lanjut oleh pihak yang berwenang,
sehingga dapat terjadi kemungkinan kesalahan pencatatan pesanan.
2. Bagian sales admin hanya bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan, mengecek
status piutang pelanggan dan mengecek stock gudang.
Bagian sales admin hanya bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan baik melalui
telepon atau pelanggan yang datang langsung ke perusahaan, tetapi tidak berhak
dalam penawaran harga.
IV.3.2. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk mengetahui pihak mana yang berwenang dalam membuat surat jalan dan
faktur.
2. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai
pembuatan surat jalan dan faktur.
74
3. Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dalam pembuatan surat jalan dan
faktur.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mendapatkan informasi serta mempelajari proses pembuatan surat jalan dan faktur
penjualan.
2. Memeriksa apakah surat jalan dan faktur yang dibuat sudah sesuai dengan pesanan
pelanggan, hal-hal yang harus diperhatikan antara lain:
a. Identitas Pelanggan (nama dan alamat)
b. Harga Barang
c. Kode Barang
d. Jenis Barang
e. Jumlah Barang
f. Potongan Harga Barang yang telah disepakati
g. Nomor dan tanggal pembuatan faktur
3. Memeriksa apakah faktur dan surat jalan telah diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang sebelum dikirimkan kepada pelanggan.
4. Memeriksa apakah ada kesalahan input data dalam pembuatan faktur dan surat jalan
yang akan mengakibatkan kesalahan pengiriman barang kepada pelanggan.
5. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan
tersebut.
Hasil Pemeriksaan
Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut:
1. Bahwa faktur penjualan dan faktur pajak digabung menjadi satu.
75
2. Bahwa surat jalan dan faktur tersebut dibuat berdasarkan pesanan pelanggan yang
telah diinput didalam sistem perusahaan.
3. Surat jalan dan faktur telah bernomor urut cetak (prenumbered) sehingga dapat
memudahkan perusahaan jika sewaktu-waktu surat jalan dan faktur tersebut
diperlukan untuk pemeriksaan.
4. Faktur yang batal, diarsip oleh perusahaan sehingga memudahkan dalam pemeriksaan
ketika indikasi adanya penyelewengan.
IV.3.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk mengetahui apakah pesanan yang dikirimkan sesuai dengan surat jalan dan
faktur penjualan yang telah di otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan dikirimkan dengan tepat waktu dan
diterima pelanggan dalam keadaan yang baik.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mendapatkan dan mempelajari informasi dengan seksama mengenai ketentuan
pengiriman barang dalam perusahaan.
2. Memeriksa apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan surat jalan dan faktur
baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
3. Memeriksa apakah surat jalan tersebut telah diotorisasi sebelumnya oleh pejabat yang
berwenang.
4. Memeriksa apakah surat jalan ditandatangani oleh pelanggan ketika pesanan tersebut
telah di terima dengan baik.
76
5. Memeriksa apakah pesanan pelanggan telah dikirim tepat waktu
6. Memeriksa apakah ada kemungkinan kesalahan yang terjadi pada saat pengiriman.
7. Buat kesimpulan dan memberikan saran-saran untuk peningkatan efisiensi apabila
dibutuhkan.
Hasil Pemeriksaan
1. Surat jalan diotorisasi oleh bagian gudang dan sales admin sebelum barang
dikirimkan kepada pelanggan.
2. Namun pada prakteknya, ketika penulis memeriksa beberapa surat jalan, ditemukan
adanya surat jalan yang tidak ditandatangani oleh pelanggan ketika barang tersebut
diterima. Hal tersebut bisa mengakibatkan pengiriman fiktif yang akan merugikan
perusahaan.
IV.3.4. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan
sebagaimana mestinya.
2. Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai penagihan
piutang.
3. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik dalam arti dapat
meningkatkan kolektibilitas piutang.
77
4. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan penagihan piutang mengalami
hambatan yang menyebabkan kerugian pada perusahaan akibat tingginya piutang
tak tertagih.
Prosedur pemeriksaan
1. Mendapatkan dan mempelajari prosedur perusahaan tentang penagihan piutang.
2. Melakukan pencocokkan atas beberapa faktur dan invoice telah dikirimkan, apakah
telah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Memeriksa apakah informasi dalam faktur yang akan dikirim telah benar.
4. Memeriksa apakah tanda terima pembayaran baik yang berupa uang, giro, cek
maupun bukti pelunasan telah diterima dengan semestinya oleh bagian piutang.
5. Memeriksa apakah semua penerimaan pembayaran pada kasir telah disetor
sepenuhnya ke rekening perusahaan.
6. Membuat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan kepada
perusahaan.
Hasil Pemeriksaan
1. Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penagihan piutang, maka ditemukan
bahwa perusahaan tidak memiliki perlakuan sanksi atas pembayaran piutang yang
telah jatuh tempo, namun apabila pelanggan terus-menerus melakukan penundaan
pembayaran hampir 6 bulan tanpa adanya itikad baik untuk melunasi, maka
permasalahan ini akan ditindaklanjuti oleh kantor pusat dan Departemen Legal.
2. Perusahaan seharusnya menetapkan kebijakan tentang pembayaran piutang oleh
pelanggannya sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan.
78
3. Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan penulis, terdapat faktur yang telah
dilunasi oleh pelanggan namun tidak dicap “lunas” sehingga bisa mengakibatkan
penagihan ulang kepada pelanggan
IV.3.5. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Penerimaan Kas
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk memeriksa apakah prosedur penerimaan dan pengeluaran kas atau bank
sudah dijalankan dan ditaati sepenuhnya.
2. Untuk memeriksa apakah setiap penerimaan kas telah didukung bukti – bukti yang
cukup.
Prosedur Pemeriksaan
1. Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah
berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis.
2. Melakukan pemeriksaan apakah bagian penagihan, bagian piutang, dan bagian
penerimaan kas telah dipisahkan.
3. Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan kontrak yang telah
ditetapkan sebelumnya.
4. Periksa apakah kas dan cek yang diterima langsung disetorkan ke bank pada hari itu
juga atau paling lambat keesokan harinya dan jumlah uang yang disetor sama
dengan jumlah uang yang ditagih.
5. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
Hasil Pemeriksaan
79
Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas
diketahui bahwa:
1. Hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan faktur
penjualan dan bukti penerimaan kas.
2. Hasil penerimaan dari penagihan piutang segera disetorkan secara utuh ke bank
paling lambat keesokan harinya dan apabila kasir berhalangan, maka akan ada pihak
internal control yang menggantikan.
3. Pencatatan atas penerimaan kas langsung dilakukan setiap ada transaksi
penerimaan.
4. Diketahui adanya pemisahan fungsi antara bagian piutang dengan bagian
penerimaan kas.
IV.4. Temuan Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan
Penerimaan Kas
Temuan yang di dapat :
1. Pemberian potongan harga (discount) tidak tertulis dan bisa berubah-ubah.
Kondisi : Tidak adanya pedoman tertulis tentang pemberian potongan harga
(discount)
Kriteria : Dalam hal pemberian diskon, perusahaan seharusnya mempunyai
pedoman. Sehingga tidak terjadi penyelewengan atau penyimpangan
harga.
Sebab : Perusahaan tidak membuat pedoman diskon secara tertulis sehingga
harga bisa berubah-ubah.
80
Akibat : Dengan tidak adanya pedoman tertulis pemberian potongan harga, maka
nanti akan terjadi penyimpangan ataupun penyelewengan harga.
Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat pedoman potongan harga secara
tertulis. Dengan tujuan agar tidak terjadi penyimpangan dan
penyelewengan harga di bagian penjualan.
2. Pemenuhan pesanan pelanggan tidak selalu tepat waktu.
Kondisi : Perusahaan sering kali tidak tepat waktu dalam menyelesaikan pesanan
pelanggan dari perjanjian yang telah disepakati bersama.
Kriteria : Seharusnya penyelesaian pesanan pelanggan harus dilakukan tepat
waktu sesuai dengan perjanjian bersama.
Sebab : Pemenuhan pesanan pelanggan yang tidak selalu tepat waktu disebabkan
karena salah perhitungan oleh estimator ataupun kesalahan perhitungan
dari bagian penjualan dan stok dari gudang. Selain itu juga
keterlambatan pengiriman bahan baku dari supplier ke perusahaan bisa
menjadi faktor yang sangat kritis.
Akibat : Akibat yang timbulkan adalah pelanggan akan kecewa dan akan
mengurangi kepuasaan pelanggan terhadap perusahaan. Pelanggan akan
mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhannya. Jika
pelanggan pada akhirnya memutuskan kerjasama dengan perusahaan
lain tentu saja perusahaan akan mengalami kerugian secara material.
Rekomendasi : Perusahaan seharusnya bisa menghitung dengan waktu, kapan
pesanan pelanggan bisa diselesaikan. Selain itu perusahaan harus
memperkirakan faktor-faktor yang dapat menghambat penyelesaian
81
pesanan pelanggan. Dari sisi supplier, perusahaan harus bisa memilih
supplier yang bisa membantunya dalam hal ketepatan waktu dalam
proses pengiriman sehingga pesanan pelanggan bisa dikerjakan
secepatnya dan dapat selesai dengan tepat waktu.
3. Tidak dibuatkan dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang
berubah.
Kondisi : Perusahaan tidak membuat dokumen baru yang relevan jika ada
permintaan pelanggan yang berubah.
Kriteria : Perusahaan harus membuat dokumen baru yang relevan untuk
dilaporkan ke bagian penjualan dan bagian finance atas perubahaan
permintaan pelanggan.
Sebab : Perusahaan menganggap bahwa dokumen baru tidak perlu dibuat karena
tidak adanya penambahan biaya dan hal sebagainya. Terlebih lagi
dengan tidak adanya perubahan dalam SPK (Surat Perintah Kerja) baru.
Akibat : Akan terjadi beberapa kesalahan dalam proses permintaan pelanggan
karena tidak ada nya laporan yang lebih lanjut. Selain itu juga akan
terjadi nya kesalahan pengiriman dan pencatatan stok barang yang ada
di gudang. Adanya kemungkinan perusahaan akan mengalami kerugian
material, yang seharusnya untung malah jadi rugi.
Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan pembuatan dokumen baru agar
perubahan atas permintaan pelanggan dapat di realisasikan. Selain itu
juga harus dilaporkan ke bagian finance untuk dicatat bahwa telah
terjadi perubahan dokumen baru. Dengan demikian permintaan dan
82
keinginan pelanggan dapat terpenuhi. Selain itu juga untuk menghindari
adanya keluhan atas kesalahan ataupun kejadian yang tidak diinginkan
apabila pelanggan menuntut atas ketidakpuasannya atas pelayanan yang
diberikan perusahaan.
4. Persyaratan pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas.
Kondisi : Perusahaan tidak melakukan identifikasi persyaratan terhadap
pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan
perusahaan dengan tujuan untuk menilai kemampuan pelanggan
tersebut
Kriteria : Setiap pelanggan yang baru melakukan trransaksi dengan perusahaan
harus dievaluasi dan dinilai kemampuannya untuk melunasi piutang
jangka panjangnya.
Sebab : Perusahaan tidak pernah mengidentifikasikan dengan jelas persyaratan
pelanggan baru.
Akibat : Jika perusahaan tidak mengidentifikasi secara khusus terhadap
konsumen baru, maka akan sulit bagi perusahaan untuk memberikan
penilaian sejauh mana pelanggan dapat melunasi piutangnya. Hal ini
dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar untuk perusahaan,
apabila pelanggan tidak mampu membayar piutangnya.
Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membentuk bagian baru yang khusus
menangani pelanggan-pelanggan yang baru. Dengan tujuan agar
bagian yang baru tersebut dapat menilai kemampuan pelanggan dalam
melunasi piutang. Dan memberikan penjualan kredit kepada pelanggan
83
yang tepat dan yang membutuhkannya. Selain itu juga jumlah
pelanggan yang sering terlambat dalam melunasi hutangnya dapat
berkurang.
5. Tidak adanya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan.
Kondisi : Tidak ada nya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada
perusahaan. Sehingga karyawan yang bekerja dibagian piutang yang
tugasnya menginput piutang selama lebih dari dua tahun dilakukan
oleh orang yang sama demikian pula pada bagian yang lainnya
Kriteria : Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan akan
membuat karyawan menjaga independensi dalam melaksanakan
tugasnya,sehingga kecurangan dan persekongkolan diantara karyawan
ataupun bagian-bagian dapat di hindari.
Sebab : Terkadang perusahaan beranggapan bahwa dengan adanya perputaran
jabatan tersebut akan mempersulit kegiatan yang terjadi di perusahaan.
Selain itu juga perusahaan beranggapan bahwa karyawan yang ada
dapat dipercaya karena karyawan tersebut merupakan karyawan lama.
Akibat : Akibat yang ditimbulkan karena tidak adanya perputaran jabatan adalah
karyawan akan merasa jenuh akan tugas yang dilakukannya. Selain itu
juga akan terjadi kecurangan dan persekongkolan. Kecurangan terjadi
karena karyawan sudah menguasai seluk belukdari kegiatan yang
dilakukannya tiap harinya.
Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan perputaran jabatan secara
tahunan. Dengan diadakannya perputaran jabatan akan menghindari
84
terjadi kecurangan dan persekongkolan. Dan seandainya kecurangan
dan persekongkolan terjadi karyawan yang lain dapat mencegahnya
bahkan mengungkapkannya.
6. Tidak adanya prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian
penagihan dilakukan oleh bagian finance.
Kondisi : Selain bagian penagihan piutang, sebagian penagihan piutang
dilakukan oleh bagian finance.
Kriteria : Semua tugas penagihan seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan
piutang tanpa terkecuali. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk
menghindari terjadi nya penyimpang dari proses penagihan selain itu
juga untuk mengatasi keterlambatan proses penagihan piutang.
Sebab: Tidak adanya prosedur yang jelas dan tertulis pada bagian penagihan
piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian finance.
Akibat : Penagihan yang dilakukan oleh bagian finance akan menimbulkan check
lapping atau cek ganda. Karena di satu sisi bagian penagihan piutang
mencek piutang yang mana saja yang belum ditagih, begitu pula
dengan bagian finance. Selain itu juga penagihan piutang perusahaan
akan menjadi sering terlambat karena bagian finance mempunyai
tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan.
Rekomendasi : Perusahaan harus membuat kebijakan tertulis mengenai uraian
tugas dan tanggung jawab pada bagian penagihan piutang dan bagian
finance secara detail dan jelas sehingga terdapat pengendalian atas
tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dengan benar.
85
Penagihan yang benar seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan
piutang dan dibantu oleh collector
7. Tidak ada survei kepuasan pelanggan.
Kondisi : Perusahaan tidak melakukan survei kepuasaan pelanggan.
Kriteria : Seharusnya setiap serah terima barang , perusahaan harus menyerahkan
questioner untuk pelanggan. Tujuan dari questioner tersebut adalah
untuk mengetahui kepuasan dari pelanggan, apakah pelanggan kurang
puas, puas dan sangat puas terhadap produk ataupun dari pelayanan
perusahaan.
Sebab : Perusahaan beranggapan bahwa produk dan pelayanan yang diberikan
kepada pelanggan sudah sangat bagus, sehingga perusahaan
mengasumsikan pelanggan sangat puas terhadap produk dan
pelayanannya.
Akibat : Akibat yang ditimbulkan karena asumsi tersebut adalah perusahaan
tidak pernah mencoba untuk membuat survei kepuasan pelanggan atau
pun tidak pernah mencari tahu tingkat kepuasan pelanggan.
Rekomendasi : Perusahaan seharusnya mencoba untuk membuat survei
kepuasaan pelanggan. Yang dimana survei ini pun merupakan suatu
nilai plus buat perusahaan untuk mencari tahu jika ada pelanggan yang
tidak puas terhadap produk ataupun pelayanan yang diberikan.