22

BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1 Analisis

4.1.1 Kondisi Perusahaan

Bagian kantor merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas

pengarsipan, perencanaan, dan penghitungan segala yang ada pada perusahaan.

Oleh sebab itu bagian kantor memiliki kebutuhan yang berbeda dari bagian

produksi dalam menjalankan tugasnya. Kebutuhan akan peralatan dan

perlengkapan kantor sering dianggap sepele terutama barang-barang yang kecil

seperti alat tulis, tanpa disadari bahwa barang-barang tersebut sangatlah penting

untuk menunjang tugas dan pekerjaan bagian kantor. Oleh karena itu perusahaan

memberikan anggaran untuk menyediakan berbagai kebutuhan kantor yang

dibelanjakan setiap bulannya untuk tiap-tiap bagian.

4.1.2 Prosedur Pembelian Perlengkapan dan peralatan Kantor

Sebagai upaya pengadaan kebutuhan kantor maka dilakukan pembelian

perlengkapan dan peralatan kantor yang diadakan setiap awal bulan dengan

prosedur sebagai berikut :

Prosedur Nota Permintaan

1. Setiap bagian mengajukan permintaan akan kebutuhan perlengkapan

dan peralatan kantor ke kepala bagian

2. Kepala bagian mencatat permintaan tersebut pada Nota Permintaan

23

sebanyak 3 rangkap, kemudian menyerahkan ke kepala departemen

untuk disetujui dan ditandatangani.

3. Kepala Departemen menerima Nota Permintaan kemudian mengecek,

Apabila kepala Departemen menyetujui maka Nota Permintaan

langsung ditandatangani dan diberikan ke Bagian Personalia,

Apabila Kepala Departemen setuju namun ada jumlah barang yang

harus diubah maka kepala Departemen akan mengembalikan ke

Kepala Bagian untuk diubah dan membuatkan Nota Permintaan lagi,

Apabila Kepala Bagian tidak setuju maka tidak akan ditandatangani

dan dikembalikan ke Kepala Bagian.

4. Bagian personalia menerima Nota Permintaan tiap-tiap bagian yang

telah disetujui oleh Kepala Departemen kemudian menyerahkan ke

Pimpinan Perusahaan untuk ditandatangani

5. Setelah semua Nota Permintaan ditandatanganioleh pimpinan

perusahaan, maka Bagian personalia akan menginput Nota Permintaan

tersebut ke Ms.Excel dan membuat Nota Permintaan Rekap 3 rangkap,

kemudian memberikan kepada bagian Logistik untuk dibelanjakan.

6. Bagian Logistik menerima Nota Permintaan 3 rangkap dan Nota

Permintaan Rekap 3 rangkap, kemudian menanadatanganinya. Nota

Permintaan dan Nota Permintaan Rekap rangkap 1 diarsip dan

digunakan sebagai catatan saat belanja, rangkap 2 dan 3 di serahkan

ke Personalia.

24

Prosedur Penerimaan Barang

1. Bagian Logistik membelanjakan barang sesuai Nota Permintaan,

kemudian membuat Bon Penerimaan Barang 5 rangkap. Rangkap 1

dan 2 dikirim ke Jakarta, rangkap 3 diarsip oleh bagian Logistik sesuai

tanggal, rangkap 4 diberikan ke bagian Akuntansi untuk dibuat

laporan pengeluaran kas, rangkap 5 diberikan bagian personalia

bersama dengan barang, Nota Permintaan serta Nota Permintaan

Rekap rangkap 2 dan 3.

2. Bagian Personalia menerima Bon Penerimaan Barang, barang, Nota

Permintaan serta Nota permintaan rangkap 2 dan 3 dari bagian

Logistik. Bon Penerimaan Barang, Nota Permintaan rangkap 3, serta

Nota Permintaan Rekap rangkap 2 dan 3 diarsip berdasarkan tanggal,

sedangkan barang dan Nota Permintaan rangkap 2 di distribusikan ke

masing-masing bagian.

4.1.3 Analisis Sistem Informasi

Pencatatan Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor yang diterapkan

di PT.Timatex masih menggunakan Microsoft Excel. Kemudian direkap dan

diinput oleh Bagian Logistik mengunakan aplikasi Foxpro. Namun Bagian

Logistik hanya mencatat pembelian kebutuhan kantor dengan nama Perlengkpan

dan Peralatan Kantor tanpa menjabarkan dengan lengkap nama barang, merk atau

jenis barang. Berbeda dengan pembelian bahan baku yang pencatatannya sangat

rinci dengan nama, merk, kode, dan jenis barang. Hal ini seringkali menyebabkan

salah input pembelian perlengkapan dan peralatan kantor ke aplikasi Foxpro.

25

4.2 Kebutuhan

Permasalahan yang dihadapi oleh bagian Personalia dan Logistik adalah

pencatatan pembelian yang masih menggunakan Ms.Excel sehingga data kurang

aman, dan sangat rentan dengan kesalahan input serta penghitungan sehingga.

Maka dari itu dalam mencatat dan menghitung pembelian perlengkapan dan

peralatan kantor perlu adanya sistem informasi yang lebih efisien. Sistem

informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam

laporan ini menggunakan sistem informasi berbasis web dengan PHP sebagai

bahasa pemrograman dan database MySQL. Dengan menggunakan aplikasi

berbasis web ini transaksi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor, mulai

dari pencatatan Nota Permintaan hingga input harga pembelian dan laporan akan

dimasukkan secara mudah dan menghasilkan laporan yang otomatis dan sesuai

kebutuhan.

4.3 Jadwal

Berikut jadwal perancangan sistem informasi pembelian perlengkapan dan

peralatan kantor dengan target mingguan :

Tabel 4.1 Jadwal Analisa dan Perancangan

Bulan Minggu Ke Target Pekerjaan

September 2016

1 Analisis kondisi perusahaan 2 Analisis Sistem Informasi yang digunakan 3 Desain struktur data 4 Desain Database

Oktober 2016

5 Rancangan DFD dan ERD 6 Rancangan Relasi dan Kamus data 7 Membuat database dan relasi tabel database 8 Membuat tampilan program

November 2016

9 Coding dasar (simpan, Edit, Hapus) 10 Coding Transaksi Nota Permintaan dan Laporan 11 Finishig Program dan Implementasi

26

4.4.1 Rancangan Data Flow Diagram

Gambar 4.1 Rancangan DFD Level 0

Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor

Secara garis besar pembahasan laporan dan analisis sistem informasi

mengenai pembelian perlengkapan dan peralatan kantor pada Gambar 4.1 dan

Gambar 4.2 merupakan proses penginputan Nota Permintaan oleh bagian

Personalia dan Logistik, seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa bagian

Personalia menginput Nota Permintaan dari masing-masing bagian ke dalam

Ms.Excel yang nantinya akan dikembangkan menjadi Sistem Informasi Pembelian.

Setelah diinput maka sistem informasi tersebut akan otomatis merekap data

berdasarkan kode dan nama barang. Apabila Bagian Logistik telah

membelanjakan barang maka bagian Logistik akan menginputkan harga.

27

Gambar 4.2 Rancangan DFD Level 1

Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor

4.4.2 Rancangan Entity Realtion Diagram (ERD)

Gambar 4.3 Rancangan ERD

28

Dari rancangan DFD dapat diketahui entitas-entitas yang terlibat dalam

sistem informasi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor. Dengan ini dapat

dibuat sebuah relasi antar entitas dalam ERD Gambar 4.3 diatas

4.4.3 Rancangan Kamus Data

Dalam suatu program pengolahan data tentu terdapat tempat penyimpanan

data yang disusun dalam suatu kumpulan tabel dan mempunyai relasi antara satu

dengan yang lain yakni database. Tabel-tabel program tersebut disusun

berdasarkan rancangan tabel atau kamus data, antaralain :

1. Nama Tabel : user

Tabel 4.2 Tabel User Field Name Type Size Description

Id varchar 11 Id user (primarry key) username varchar 11 Nama User password varchar 11 Kata Sandi Nama varchar 11 Nama Admin/pemilik id Level varchar 11 Level admin

2. Nama Tabel : bagian

Tabel 4.3 Tabel Bagian

Field Name Type Size Description Id varchar 11 Id bagian(primarry key) Nbagian varchar 11 Nama Bagian

3. Nama Tabel : barang

Tabel 4.4 Tabel Barang

Field Name Type Size Description Kode varchar 11 Kode Barang (primarry key) Nama varchar 20 Nama Barang

4. Nama Tabel : permintaan

Tabel 4.5Tabel Permintaan

Field Name Type Size Description Nonota varchar 11 Nomor Nota (primarry key) Tanggal date 11 Tanggal pembuatan Nota

29

5. Nama Tabel : nota

Tabel 4.6 Tabel Nota

Field Name Type Size Description Id Varchar 11 Id bagian (foreign key) Kode Varchar 11 Kode Barang (foreign key) Nama Varchar 11 Nama Barang Jumlah Int Jumlah barang Total Int Total Jumlah barang

6. Nama Tabel : notapermintaan

Tabel 4.7 Tabel Nota Permintaan

Field Name Type Size Description No Varchar 11 Nomor Urut Nota (primarry key) Nonota Varchar 11 Nomor nota (foreign key) Id varchar 11 Id bagian Kode varchar 11 Nama Barang Jumlah int Jumlah Barang Total int Total Jumlah barang Harga int Harga satuan

4.4.4 Rancangan Tampilan Pengguna

1. Login Aplikasi Pembelian

Gambar 4.4 Rancangan Tampilan Login

Gambar 4.4 merupakan tampilan yang pertama kali muncul saat aplikasi

dijalankan. Didalam tampilan ini user dan password harus diisi sebelum masuk ke

menu utama aplikasi. Login ini nantinya akan digunakan oleh dua user yang dapat

mengakses tugasnya masing-masing.

30

2. Tampilan Menu

Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Menu Utama

Setelah user telah berhasil login, maka gambar 4.5 merupakan tampilan

menu utama yang akan muncul. Pada tampilan ini berisi fungsi dari masing-

masing tombol diatas. Pada tombol Home berisi tentang visi, misi, serta gambaran

perusahaan, pada tombol Master terdiri dari 2 menu yaitu barang dan bagian yang

masing-masing berisi daftar barang dan daftar bagian/departemen, pada tombol

transaksi berisi form input transaksi.

3. Tampilan Input Barang

Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Input Data Barang

Gambar 4.6 merupakan tampilan form untuk menginput data barang yang

nanatinya apabila di klik tombol simpan maka akan secara otomatis masuk ke

daftar data barang.

31

4. Tampilan Input Transaksi

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Input Transaksi

Gambar 4.7 merupakan tampilan form untuk menginput transaksi pembelian

yang nanatinya apabila di klik tombol tambah maka akan secara otomatis masuk

ke daftar Nota Permintaan

4.4 Implementasi

1. Tampilan Login

Untuk dapat menjalankan program harus terlebih dahulu masuk atau

login.Sistem Informasi ini dapat diakses oleh dua bagian yang masing-masing

bagian memiliki akses yang berbeda. Bagian yang dapat mengakses adalah :

a. Personalia

Personalia memiliki username ‘personalia’ dengan password ‘admin1’

untuk dapat masuk ke aplikasi. Setelah login personalia hanya dapat megakses

menu data barang, daftar bagian dan Transaksi Nota Permintaan yang kemudian

dikirim ke Bagian Logistik. Transaksi Nota Permintaan inilah yang akan

menggantikan peran Ms. Excel dalam menginput Nota Permintaan.

b. Logistik

32

Logistik memiliki username ‘logistik’ dengan password ‘admin2’ untuk

dapat masuk dan menjalankan ke aplikasi. Setelah login logistik hanya dapat

megakses menu data barang, daftar bagian dan input harga pada transaksi Bon

Pembelian yang kemudian menjadi laporan pembelian.

Gambar 4.8 Tampilan Login

2. Data Bagian

Gambar 4.9 Tampilan Data Bagian

Data bagian berisi id bagian dan nama bagian/departemen. PT. Timatex

memiliki 3 bagian/dpartemen kantor antaralain PPC yang merupakan departemen

produksi bagian kantor atau administrasi, UPL yang merupakan bagian umum

seperti personalia dan logistik, serta PWR yang mengusrus segala sesuatu yang

diluar pengarsipan dan produksi.

33

3. Data Barang

Gambar 4.10 Tampilan Daftar Barang

Gambar 4.10 merupakan tampilan dari data barang yang masuk dalam

perlengkapan dan peralatan kantor.

Gambar 4.11 Tampilan Input Barang

Pada Gambar 4.11 merupakan form input barang untuk menambah barang

yang belum ada pada data barang.

34

4. Nota Permintaan

Gambar 4.12 Tampilan Transaksi Nota Permintaan

Gambar 4.12 merupakan data Nota Permintaan yang diurutkan berdasarkan

nomor urut nota yang sebelumnya diinput pada form Input Transaksi seperti pada

Gambar 4.13.

Gambar 4.13 Tampilan Input Transaksi

Pada Gambar 4.13 menggambarkan data Nota Permintaan yang teah direkap

dan keudian di jadikan sebagai catatan berbelanja bagian logistik.

35

5. Bon Pembelian

Gambar 4.14 Tampilan Transaksi Bon Pembelian

Setelah barang telah dibelanjakan, maka bagian logistik mengklik input

harga untuk memasukkan harga beli barang seperti pada tampilan Gambar 4.15.

Setelah dimasukkan dan klik Hitung maka akan otomatis menghitung jumlah dan

total harga seperti pada Gambar 4.16

Gambar 4.15 Tampilan Input Harga

Gambar 4.16 Tampilan Laporan Bon Pembelian