19

BAB IV

ANALISA SISTEM DAN PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah

Di bawah ini gambar alur dokumen yang sedang berjalan pada Bengkel

Suzuki Cikini Jakarta :

20

Dari hasil analisa dokumen yang sedang berjalan pada bengkel Suzuki cikini

jakarta, terjadinya berbagai macam masalah pada sistem penjualan,

persediaan dan laporan keuangan, antara lain :

1. Pengendalian terhadap persediaan sparepart kurang terkontrol karena

pemasukan dan pengeluaran sparepart tidak terinci sehingga tidak di

ketahui dengan pasti berapa jumlah sparepart yang masih tersedia.

2. Data sparepart yang disimpan dalam bentuk arsip, dalam wujud faktur

pembelian. Sehingga untuk transaksi penjualan mengalami hambatan,

untuk mencari data sparepart yang dibutuhkan pun mengalami kesulitan.

3. Data pelanggan tidak di catat secara terinci sehingga hal-hal yang terkait

dengan pelanggan sulit didapatkan, seperti data alamat, nomor telepon,

dll.

4. Data hutang yang harus dibayarkan dan piutang yang akan ditagih

kadang juga sulit diketahui.

5. Tidak ada data pendapatan dan keseluruhan modal yang menjadi asset

perubahan.

Dari subyek-subyek masalah yang terjadi diatas dapat diidentifikasi bahwa

penyebab utama masalah yang terjadi, karena pengolahan datanya masih

dilakukan secara manual, yaitu dengan mengandalkan kertas untuk

pengarsipan data. Selain itu juga belum tersedianya program aplikasi yang

dapat membantu untuk mengolah dan menganalisis transaksi dan laporan.

4.2. Analisis Kelemahan Sistem

Analisis terhadap kelemahan sistem bertujuan untuk mengenali lebih jauh,

apakah sistem yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun

kelemahan sistem pengolahan data pada bengkel Suzuki cikini, sebagai

berikut:

21

1. Segi Keandalan.

Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem pengolahan

data yang dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan

terjadinya kesalahan menjadi sangat besar. Hal itu juga menyebabkan

pembuatan order atau penanganan transaksi menjadi tidak efektif.

2. Segi Teknologi

Bengkel Suzuki cikini belum manggunakan teknologi modern,

pengolahan data dilakukan secara manual, tidak menggunakan

komputerisasi. Perhitungan dilakukan dengan mengandalkan kalkulator.

3. Segi Dokumen

Dokumen-dokumen atau berkas-berkas yang ada semakin hari semakin

tinggi. Dokumen itu terdiri dari dokumen sparepart, pemasok,

pelanggan, penjualan, pembelian, service, persediaan dan hutang-

piutang.

4. Segi Laporan

Laporan persediaan, penjualan, pembelian, service serta yang lainnya.

Tidak dapat digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan. Belum

adanya laporan laba/rugi, neraca, perubahan modal serta arus kas, hal ini

mengakibatkan pimpinan bengkel sulit untuk mengetahui kondisi

keuangan bengkel yang sebenarnya.

4.3. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan

sistem baru, apakah sistem baru yang akan diterapkan itu sesuai dengan

kebutuhan perusahaan atau belum, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin

dicapai oleh perusahaan atau tidak. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk

membantu perusahaan dalam mengelola data transaksi keuangan guna

memperoleh informasi akuntansi manajerial dan keuangan dengan lebih

cepat, tepat dan akurat. Sehingga kualitas dan efektivitas kerja dapat

meningkat. Adapun hasil analisis kebutuhan sistem sebagai berikut:

22

1. Kebutuhan Perangkat Keras

Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini

dibutuhkan seperangkat komputer(hardware) yang mampu mendukung

pengoperasian program.

2. Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini

dibutuhkan juga perangkat lunak(software) yang mendukung

pengoperasian program, seperti sistem operasi Windows Xp, Microsoft

SQL server 2000 dan Crystal report.

3. Kebutuhan Pengguna Sistem

Sistem informasi akuntansi untuk bengkel ini merupakan sistem dengan

akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan 2 jenis

user, yaitu:

A. Admin

Admin memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem.

Dalam sistem ini tidak setiap user memiliki hak akses penuh untuk

menggunakannya.

B. Kasir/Bendahara

User ini mempunyai hak untuk menangani transaksi, seperti transaksi

pembelian, penjualan, service, hutang dan piutang. Juga bertindak

sebagai akuntan yang akan melakukan penjurnalan.

4.4. Perancangan Sistem

Adapun langkah-langkah berjalannya sistem yang diusulkan, antara lain :

4.4.1. Flowchart Sistem

23

24

25

4.4.2. Diagram Konteks

Gambar 4.4

Diagram Konteks Yang Diusulkan

Faktur PenjualanFaktur Service

Pelanggan

Pimpinan

Laporan Data PemasokLaporan Data SparepartLaporan PembelianLaporan HutangLaporan Data PelangganLaporan PiutangLaporan PenjualanLaporan KeuanganLaporan Service

Data Pelanggan

Sistem Informasi Akuntansi“Bengkel Suzuki Cikini”

Jakarta

0

26

4.4.3. Diagram Zero

Gambar 4.5

Diagram Zero Yang Diusulkan

Pelanggan

2.0TransaksiPembelianSparepart

4.0TransaksiPenjualanSparepart

Data Pemasok Data Sparepart

Data TransaksiPembelian

Data TransaksiPenjualan

DataPemasok

DataSparepart

DataSparepart

5.0Pengolahan

Data danLaporan

DataTransaksiPembelian

DataTransaksiPenjualan

DataSparepart

DataPemasok

DataPelanggan

Pimpinan

Laporan Data PemasokLaporan Data PelangganLaporan Data KendaraanLaporan Data Sparepart

Laporan Data Jasa ServiceLaporan Data Transaksi Service

Laporan Data Transaksi PembelianLaporan Data Transaksi Penjualan

Laporan Keuangan

Data Jasa Service

Data Kendaraan

3.0TransaksiService

DataKendaraanData

Jasa Service

Buku Besar

Jurnal dan Posting KeBuku Besar

Jurnal dan Posting

Ke Buku Besar

DataJasa Service

DataKendaraan

DataTransaksiService

Buku Besar

DataPelanggan

Data Pelanggan

Data Pelanggan

1.0 *Input

PelangganData

Pelanggan

DataPelanggan

Data TransaksiService

Jurnal dan PostingKe Buku Besar

27

4.4.4. Diagram Detail

4.4.4.1. Transaksi Pembelian

Gambar 4.6

Diagram Detail Transaksi Pembelian

4.4.4.2. Transaksi Penjualan

Gambar 4.7

Diagram Detail Transaksi Penjualan

2.1TransaksiPembelian

Tunai

2.2TransaksiPembelian

Kredit

2.3Pembayaran

Hutang

Data Trans Pembelian

Data Hutang

Data Pembayaran

Hutang

Buku Besar

Kasir

DataTrans Tunai

Kasir

DataTrans Kredit

DataHutang

DataPembayaran KreditData

Trans Kredit

DataTrans Tunai

Pengolahan DataPembayaran Kredit

Data User

Pelanggan

4.1TransaksiPenjualan

Tunai

4.2TransaksiPenjualan

Kredit

4.3Pembayaran

Piutang

Data Trans Penjualan

Data Piutang

Data Pembayaran

Piutang

Buku Besar

Pelanggan

DataTrans Tunai

Pelanggan

DataTrans Kredit

DataPiutang

DataPembayaran KreditData

Trans Kredit

DataTrans Tunai

Pengolahan DataPembayaran Kredit

28

4.4.4.3. Transaksi Service

Gambar 4.8

Diagram Detail Transaksi Service

Pelanggan

3.1TransaksiServiceTunai

3.2TransaksiServiceKredit

33Pembayaran

Piutang

DataTrans Service

Data Piutang

Data Pembayaran

Piutang

Buku Besar

Pelanggan

DataTrans Tunai

Pelanggan

DataTrans Kredit

DataPiutang

DataPembayaran KreditData

Trans Kredit

DataTrans Tunai

Pengolahan DataPembayaran Kredit

29

4.4.4.4. Pembuatan Laporan

Pim

pina

n

5.1

Pem

buat

anLa

p D

ata

Pem

asok

5.2

Pem

buat

anLa

p D

ata

Spa

repa

rt

5.3

Pem

buat

anLa

pP

embe

lian

5.4

Pem

buat

anLa

pP

emba

yara

nH

utan

g

5.5

Pem

buat

anLa

p D

ata

Pel

ang

gan

5.6

Pem

buat

anLa

pP

enju

alan

5.7

Pem

buat

anLa

p D

ata

Jasa

Ser

vice

5.8

Pem

buat

anLa

p D

ata

kend

araa

n

5.9

Pem

buat

anLa

pS

ervi

ce

5.10

Pem

buat

anLa

pP

emba

yara

n P

iuta

ng

5.11

Pem

bua

tan

Lap

Keu

ang

an

Dat

aP

emas

ok

Dat

aS

pare

part

Dat

a P

embe

lian

Tun

ai

Dat

aP

embe

lian

Kre

dit (

Hut

ang)

Dat

aP

emba

yara

nH

utan

g

Dat

aP

elan

ggan

Dat

aP

em

aso

k

Dat

aS

pare

part

Dat

aP

embe

lian

Tun

aiD

ata

Pem

belia

nK

redi

t

Dat

aP

emba

yara

nH

utan

g

Dat

aP

elan

ggan

Lap

Pem

belia

nD

an H

utan

g

Lap

Dat

a S

pare

part

Lap

Dat

a P

emas

ok

Lap

Pem

baya

ran

Hut

ang

Lap

Dat

a P

elan

gga

n

Lap

Keu

anga

n

Lap

Dat

a K

enda

raan

Lap

Dat

a Ja

sa S

ervi

ce

Lap

Se

rvic

e D

an P

iuta

ng

Lap

Pen

jual

anD

an P

iuta

ng

Lap

Pem

baya

ran

Piu

tan

g

Dat

aP

enju

ala

nT

unai

Dat

aP

enju

ala

nK

redi

t(P

iuta

ng)

Dat

aJa

sa S

ervi

ce

Dat

aK

enda

raan

Dat

aS

erv

ice

Tun

ai

Dat

aS

erv

ice

Kre

dit(

Piu

tang

)

Dat

aP

emba

yara

nP

iuta

ng

Buk

u B

esar

Buk

u B

esar

Dat

a P

enju

alan

Tun

ai

Dat

a P

enju

alan

Kre

dit

Dat

aJa

sa S

ervi

ce

Dat

aK

enda

raan

Dat

a S

ervi

ceT

unai

Dat

a S

ervi

ceK

redi

t

Dat

aP

emba

yara

nP

iuta

ng

Gam

bar

4.9

Dia

gra

m D

etai

l Pem

buat

an L

apor

an Y

ang

Diu

sulk

an

30

4.5. Diagram Struktur Database

31

4.6. Normalisasi

4.6.1. Bentuk Unnormalisasi dan Bentuk Normalisasi 1 NF

No_PolisiNm_PelangganAlamatKodeTahunNo_RangkaNo_MesinTelpNo_FakturServiceTanggalCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontServiceKeluhanNo_FakturJualNm_PartDiscontJualKd_PekerjaanJenis_PekerjaanKd_PartNm_PartSatuanHargaJualStockAwalStockMinStockMaxNo_FaktuBeliDiscontBeliNm_PemasokUraianKd_AkunNm_AkunSaldoAwalUserNamePasswordStatusUserType

No_Polisi *Nm_PelangganAlamatTahunNo_RangkaNo_MesinTelpKode *TypeNo_FakturService *TanggalCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontServiceKeluhanNo_FakturJual *Nm_PartDiscontJualKd_Pekerjaan *Jenis_PekerjaanKd_Part *Nm_PartSatuanHargaJualStockAwalStockMinStockMaxNo_FaktuBeli *DiscontBeliNm_PemasokUraianKd_Akun *Nm_AkunSaldoAwalUserNamePasswordStatusUser

Gambar 4.11Bentuk Unnormalisasi dan 1NF

32

4.6.2. Bentuk Normalisasi 2 NF

Gambar 4.12

Normalisasi Tahap Kedua

PELANGGAN

No_Polisi *Nm_PelangganAlamatKode **TahunNo_RangkaNo_MesinTelp

SERVICE

No_FakturService *TanggalNo_Polisi **Jenis_PekerjaanCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontServiceKeluhan

KENDARAAN

Kode *Type

PENJUALAN

No_FakturJual *TanggalNo_Polisi **Nm_PartCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontJual

JASASERVIS

Kd_Pekerjaan *Jenis_PekerjaanKode **Harga

SPAREPART

Kd_Part *Nm_Part SatuanHargaJualStockAwalStockMinStockMax

PEMBELIAN

No_FakturBeli *TanggalKd_PemasokCaraBayarJatuhTempoDiscontBeliUangMukaJumlahHutang

PEMASOK

Kd_Pemasok *Nm_PemasokAlamatTelp

JURNAL

No_Jurnal *TanggalNo_BuktiUraian

AKUN

Kd_Akun *Nm_AkunSaldoAwal

USER

UserNamePasswordStatusUser

TEMP

NomorSatuDuaTigaEmpatLimaEnamTujuhDelapanSembilan

DETAIL_SERVICE

No_FakturService **Kd_Pekerjaan **Kd_Part **JumlahBarang

DETAIL_PEMBELIAN

No_FakturBeli **Kd_Part **HargaBeliJumlahBarang

DETAIL_PENJUALAN

No_FakturJual **Kd_Part **JumlahBarang

DETAIL_JURNAL

No_Jurnal **Kd_Akun **DebetKredit

33

4.7. Perancangan Input dan Output Program Menggunakan Ms. Visio

4.7.1. Perancangan Input Program

Perancangan input merupakan bentuk tampilan program yang

berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program.

4.7.1.1 Login

Perancangan tampilan login merupakan syarat agar user

dapat menggunakan program sesuai dengan wewenang

yang telah diberikan, user harus memasukkan username dan

password yang telah dibuat. Apabila user salah dalam

memasukkan username atau password, maka user tidak

dapat menggunakan program. Jika dalam masuk ke

program sebanyak dua kali gagal, maka form login akan

hilang.

Gambar 4.13

Tampilan Login

4.7.1.2 Menu Utama

Apabila user telah berhasil masuk pada program, maka

akan tampil menu utama. Dan toolbar pada menu utama

akan tampil sesuai wewenang yang telah diberikan.

34

Gambar 4.14

Tampilan Menu Utama

4.7.1.3 Data Sparepart

Tampilan data sparepart digunakan untuk memasukkan data

sparepart, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab pertama

digunakan untuk memasukkan data sparepart pada program.

Gambar 4.15

Tampilan Input Data Sparepart

35

Sedangkan tab kedua digunakan untuk mencari data

sparepart yang telah dimasukkan kedalam program. Apabila

dalam memasukkan data sparepart belum lengkap dan

dalam memasukkan stok maksimal lebih kecil dari stok

minimal, maka akan tampil pesan.

Gambar 4.16

Tampilan Cari Data Sparepart

4.7.1.4 Data Pelanggan

Tampilan data pelanggan digunakan untuk memasukkan

data pelanggan, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab

pertama digunakan untuk memasukkan data pelanggan

pada program. Sedangkan tab kedua digunakan untuk

mencari data pelanggan yang telah dimasukkan kedalam

program. Apabila dalam memasukkan data pelanggan

belum lengkap, maka akan tampil pesan.

36

Gambar 4.17

Tampilan Input Data Pelanggan

Gambar 4.18

Tampilan Cari Data Pelanggan

37

4.7.1.5 Data Pemasok

Validasi pada rancagan input data pemasok sama dengan

validasi pada rancangan input data pelanggan.

Gambar 4.19

Tampilan Input Data Pemasok

Gambar 4.20

Tampilan Cari Data Pemasok

38

4.7.1.6 Data Jasa Service

Validasi pada rancagan input data jasa service sama dengan

validasi pada rancangan input data pelanggan.

Gambar 4.21

Tampilan Input Data Jasa Service

Gambar 4.22

Tampilan Cari Data Jasa Service

39

4.7.1.7 Data Kendaraan

Validasi pada rancagan input data kendaraan sama dengan

validasi pada rancangan input data pelanggan.

Gambar 4.23

Tampilan Input Data Kendaraan

Gambar 4.24

Tampilan Cari Data Kendaraan

40

4.7.1.8 Transaksi Pembelian

Tampilan transaksi pembelian digunakan untuk melakukan

transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit.

Adapun validasi yang dilakukan sebagai berikut:

1. Apabila jumlah stock sparepart tertentu kurang dari

stock minimal maka akan muncul pesan agar

melakukan pembelian.

2. Apabila jumlah stock sparepart yang dimasukkan lebih

dari stock maksimal, maka akan muncul pesan.

3. Apabila memasukkan harga beli yang lebih besar dari

harga jual, maka akan tampil pesan.

4. Apabila stock barang yang dipilih dalam keadaan

kosong, maka akan muncul pesan.

5. Apabila jumlah sisa bayar terlalu besar, maka akan

tampil pesan.

Gambar 4.25

Tampilan Transaksi Pembelian

41

4.7.1.9 Transaksi Penjualan

Validasi pada rancagan input transaksi penjualan sama

dengan validasi pada rancangan input transaksi pembelian.

Gambar 4.26

Tampilan Transaksi Penjualan

4.7.1.10 Transaksi Service

Validasi pada rancagan input transaksi service sama dengan

validasi pada rancangan input transaksi pembelian.

Gambar 4.27

Tampilan Transaksi Service

42

4.7.1.11 Pembayaran Hutang

Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran

hutang jika melekukan pembelian yang dibayar secara

kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada

pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang

lain.

Gambar 4.28

Tampilan Pembayaran Hutang

4.7.1.12 Pembayaran Piutang Penjualan

Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran

piutang penjualan jika melakukan transaksi penjualan yang

dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang

dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya

dengan tampilan yang lain.

43

Gambar 4.29

Tampilan Pembayaran Piutang Penjualan

4.7.1.13 Pembayaran Piutang Service

Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran

piutang service jika melakukan transaksi service yang

dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang

dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya

dengan tampilan yang lain.

Gambar 4.30

Tampilan Pembayaran Piutang Service

44

4.7.1.14 Data User

Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data user

beserta hak aksesnya. Tampilan ini hanya admin yang

berhak untuk mengaksesnya. Selain admin maka tidak

diperbolehkan.

Gambar 4.31

Tampilan Input Data User

4.7.1.15 Data Rekening

Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data rekening

atau akun. Tampilan ini hanya bendahara atau kasir yang

berhak untuk mengaksesnya. Selain bendahara atau kasir,

maka tidak diperbolehkan. Pada sistem ini, ada beberapa

rekening yang tidak bias dihapus ataupun diubah seperti,

kas keuangan, piutang usaha, utang usaha, modal,

penjualan, pembelian dan service.

45

Gambar 4.32

Tampilan Input Data Rekening

4.7.1.16 Jurnal Umum

Tampilan ini digunakan untuk menjurnal transaksi selain

pada jurnal khusus seperti pembelian, penjualan dan

service. Yang berhak menjurnal adalah bendahara. Apabila

jumlah debet dan kredit tidak seimbang, maka akan tampil

pesan tidak seimbang dan dipersilakan untuk menjurnal

ulang. Apabila jumlah debet atau kredit sudah seimbang,

maka akan muncul pesan seimbang.

Gambar 4.33

Tampilan Input Data Jurnal

46

4.7.2. Perancangan Output Program

4.7.2.1 Laporan Pemasok

Gambar 4.34

Tampilan Output Data Pemasok

4.7.2.2 Laporan Pelanggan

Gambar 4.35

Tampilan Output Data Pelanggan

47

4.7.2.3 Laporan Sparepart

Gambar 4.36

Tampilan Output Data Sparepart

4.7.2.4 Laporan Jasa Service

Gambar 4.37

Tampilan Output Data Jasa Service

48

4.7.2.5 Laporan Kendaraan

Gambar 4.38

Tampilan Output Data Kendaraan

4.7.2.6 Laporan Pembelian

Gambar 4.39

Tampilan Output Data Pembelian

49

4.7.2.7 Laporan Penjualan

Gambar 4.40

Tampilan Output Data Penjualan

4.7.2.8 Laporan Service

Gambar 4.41

Tampilan Output Data Service

50

4.7.2.9 Laporan Pembayaran Hutang

Gambar 4.42

Tampilan Output Pembayaran Hutang

4.7.2.10 Laporan Pembayaran Piutang

Gambar 4.43

Tampilan Output Pembayaran Piutang

51

4.7.2.11 Laporan Jurnal

Gambar 4.44

Tampilan Output Jurnal

4.7.2.12 Laporan Neraca Saldo

Gambar 4.45

Tampilan Output Neraca Saldo

52

4.7.2.13 Laporan Laba / Rugi

Gambar 4.46

Tampilan Output Laba / Rugi

4.7.2.14 Laporan Neraca

Gambar 4.47

Tampilan Output Neraca

53

4.7.2.15 Laporan Perubahan Modal

Gambar 4.48

Tampilan Output Perubahan Modal