BAB IIIANALISIS SITEM YANG BERJALAN

3.1 Tinjauan OrganisasiSetiap perusahaan memiliki visi, misi dan bentuk perusahaan yang berbeda. Pada bab ini menjelaskan tinjauan umum perusahaan tempat melaksanakan penelitian. Adapun penjelasan yang akan dibahas mengenai sejarah berdirinya perusahaan.3.1.1 Sejarah BAPAPSI Sebelum terbentuk Kantor Arsip Daerah sebagai sesuatu instansi yang khusus membidangi bidang kearsipan, kearsipan ditangani oleh Sub Bagian Arsip dan ekspedisi kemudian menjadi Sub Bagian Arsip berada di bawah Bagian Umum (Sub Bag TU Pimpinan). Keberadaan Kantor Arsip Daerah beru terbentuk setelah di terbitkannya Peraturan Daerah Kabupaten Bandung Nomor 7 Tahun 1994 dan disakan oleh Gubernur Provinsi Jawa Barat dengan Surat Keputusan tanggal 7 Februari 1995 Nomor 188.342/SK.347-Huk/1995 dan diundangkan dalam lembaran Daerah Kabupaten Bandung tanggal 15 Februari 1995 Nomor 3 seri D. Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bandung di atur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bandung Nomor 8 Tahun 1994 Tanggal 13 Juli 1994 yang di sahkan oleh Gubernur Provinsi Jawa Barat dengan Surat Keputusan tanggal 17 Februari 1995 Nomor 188.342/SK.348-Huk/1995 dan diundangkan dalam lembaran Daerah Kabupaten Bandung tanggal 15 Februari 1995 Nomor 4 Seri D. kantor Arsip Daerah Kabupaten Bandung mulai operasional pada tanggal 8 Februari 1996, setelah secara devinitive Kepala Kantor Arsip dilantik oleh Bupati Bandung, dan Pejabat Struktural lainya yaitu Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Seksi Program dan pengembangan dilantik pada tanggal 23 Mei 1996 oleh Bupati Bandung. Dalam rangka pelaksanaan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, eksistensi organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bandung tetap dipertahankan dengan tetap menjadi lembaga yang berdiri sendiri.Pada awalnya organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bandung dalam struktur Organisasi terdiri dari Sub Bagian Tata Usaha dan pada Seksi Program dan Pengembangan. Tugas-tugas program dan tugas-tugas pengembangan belum dapat terlaksana dengan baik sehingga di perlukan 2 (dua) seksi yaitu Seksi Pengumpulan dan Pengelolaan Arsip dan Seksi Pelayanan. Maka pada saat diberlakukan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah yang kemudian disempurnakan dengan Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 telah dilaksanakan restrukturisasi atau penataan kembali Organisasi Pemerintah Daerah yang meliputi kelembagaan dan kewenangan.Berdasarkan peraturan daerah nomor 21 Tahun 2007 tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Bandung dan Peraturan Bupati Bandung Nomor 6 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, dimana Kantor Arsip Daerah kabupaten Bandung dalam kelembagaan digabung dengan Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Bandung, Kantor Pengolah Data Elektronik Kabupaten Bandung dan Badan Pengembangan Informasi Daerah Kabupaten Bandung sehingga gabungan dari SKPD tersebut menjadi Badan Perpustakaan, Arsip, dan Pengembangan Sistim Informasi Kabupaten Bandung atau disingkat BAPAPSI, dimana bidang Kearsipan membawahi Sub Bidang Pengumpulan dan pengelolaan Arsip dan Sub Bidang pengembangan dan Pelayanan Arsip dengan eselon III untuk Kepala Bidang dan eselon IV untuk Kepala Sub Bidang. Pada saat berdiri Kantor Arsip Daerah belum mempunyai gedung sendiri, masih bersatu pada bagian umum, kemudian pindah ke gudang protokol, pindah lagi ke Gedung Satata Sariksa, pindah lagi ke Balkon bale swala. Dengan kerja keras dengan kegigihan dalam berkoordinasi dengan semua lini baik unsur pimpinan dan instansi-instansi terkait akhirnya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bandung mempunyai gedung sendiri dan mulai ditempati pada tanggal 1 Agustus 1999. Walaupun belum di lengkapi dengan depo arsip. Akan tetapi pada tanggal 12 Februari 2008 terjadi kejadian bencana kebakaran yang menghanguskan sebagian gedung tersebut, yaitu lantai dasar ruangan kerja Kantor Arsip Daerah tetapi Depo Arsip yang terletak di lantai atas bisa diselamatkan sehingga fisik arsip tetap utuh, walaupun DPA dan hasil kegiatan entry data ikut terbakar.Pada bulan April 2008 BAPAPSI menempati gedung eks Dinas Pendidikan sebagai Sekretariat dan Bidang Pemberdayaan Informasi berikut 4 (empat) gedung lainnya termasuk Depo Arsip. Tepat pada tanggal 7 April 2009 telah diresmikan Gedung Depo Arsip Kabupaten Bandung dengan luas 2000 m (meter persegi) terdiri dari 2 lantai oleh Bupati Bnadung.Dengan telah diselesaikanya pembangunan Depo Arsip Kabupaten Bandung, maka: 1.Terselamatkanya bahan pertanggung jawaban pemerintah.2.Terjaganya arsip dari kerawanan pencurian dan kerusakan arsip sebagai barang bukti karena mengandung resiko sangsi hukum.3.Arsip akan tertata dan dikelola dengan baik sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip.4.Tertampungnya arsip dari kecamatan dan SKDP.5.Terselenggarakanya program penataan arsip sesuai dengan Keputusan Bupati Bandung No.03 Tahun 2003 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bandung.

3.1.2VISI dan MISI BAPAPSI a.Visi Terwujudnya Pelayanan Kepada Masyarakat yang Optimal Melalui Informasi yang Berkualitas Tahun 2010.b. Misi 1. Menyelenggarakan Sistem Pelayanan yang efektif dan efisien melalui teknologi informasi dan multimedia komunikasi.2. Menyelamatkan dokumen/arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah.3.Menciptakan koordinasi dan kerja sama sinergis dengan berbagai pihak untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi4.Meningkatkan desiminasi informasi public yang transparan kepada seluruh lapisan masyarakat.5.Meningkatkan wawasan dan pengetahian masyarakat melalui GMB (Gerakan Minat Baca)6.Menyimpan, merawat dan menghimpun dokumen, koleksi bahan pustaka, sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan perkembangan teknologi.7.Mendorong pembelajaran kelompok atau forum komunikasi informasi masyarakat dalam mengakses dan mendesiminasikan informasi yang kondusif kearah berkembangnya kearah masyarakat madani.8.Mendorong peranan media masa dalam menciptakan informasi yang demokratis dan menjungjung tinggi nilai-nilai budaya bangsa melalu pengembangan informasi secara terpadu.9.Meningkatkan kualitas dan kuantitas SDM aparatur dan masyarakat yang berbudaya.3.2Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) Kab.BandungSebagai suatu sistem, maka upaya-upaya pencapaian visi dan misi serta tujuan yang telah ditetapkan maka di dukung pula dengan struktur organisasi yang berlaku pada akhir 2015 sebagaimana ditunjukan dalam gambar berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BAPAPSI 3.3Unit-unit Kerja dan Fungsi Bidang Kearsipan di BAPAPSI1. Kepala Bidang:a.Kepala Kearsipan mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas dibidang pelayanan dan pengelolaan kearsipan yang meliputi pengumpulan dan pengelolaan arsip serta pengembangan pelayanan arsip.b.Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana magsud pada ayat 2 Pasal 135 Kepala Bidang Arsip menyelenggarakan fungsi:1.Penetapan penyusunan rencana dan program kerja pelayanan dan pengelolaan kearsipan.2.Penyelenggaraan pelaksanaan tugas dibidang pelayanan dan pengelolaan kearsipan. 3.Pengkoordinasian sasaran perencanaan teknis dibidang pelayanan dan pengelolaan kearsipan.4.Perumusan sasaran pelaksanaan tugas dibidang pelayanan dan pengelolaan kearsipan.5.Pembinaan dan pengarahan pelaksanaan tugas di bidang pelayanan dan pengelolaan kearsipan.6.Pelaporan pelaksanaan tugas kearsipan.7.Evaluasi pelaksanaan tugas pelayanan kearsipan.8.Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. 9.Pelaksanaan koordinasi atau kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja atau instansi atau lembaga atau pihak ketiga dibidang pelayanan kearsipan.c.Kepala Bidang Arsip membawakan :1. Sub Bidang Pengumpulan dan Pengelolaan Arsip 2. Sub Bidang Pengembangan dan Pelayanan Arsip2.Kepala Sub Bidang Pengumpulan dan Pengelolaan Arsipa.Kepala Sub Bidang Pengumpulan dan Pengolahan Arsip mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan pengumpulan data dan pengelolaan arsip.b.Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimagsud pada ayat 2 Pasal 136 Kepala Sub Bidang Pengumpulan dan Pengelolaan Arsip menyelenggarakan fungsi:1.Penyusunan rencana dan program kerja operasional kegiatan pelayanan pengumpulan dan pengelolaan arsip.2.Pelaksanaan pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah, badan usaha milik daerah, kecamatan dan desa/kelurahan.3.Pelaksanaan pengelolaan arsip statis perangkat daerah, badan usaha milik daerah, perusahaan swasta dan perorangan.4.Pengawasan / supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah, kecamatan dan desa/kelurahan.5.Pelaksanaan perumusan kebijakan teknis operasional pengumpulan dan pengelolaan arsip in aktif.6.Pelaksanaan penyimpanan dan pengelolaan arsip.7.Pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip.8.Pelaksanaan penilaian jadwal retensi arsip.9.Pelaksanaan pernerbitan naskah sumber arsip.10. Pelaksanaan penilaian dan pemusnahan arsip yang telah habis retensinya.11.Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.12.Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.13.Pelaksanaan koordinasi pelayanan pengumpulan dan pengelolaan arsip dengan sun unit kerja lain dilingkungan badan.

3.Kepala Sub Bidang Pengembangan dan Pelayanan Arsip a.Kepala Sub Bidang Pengembangan dan Pelayanan Arsip mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pengelolaan pengembangan, peningkatan dan pelayanan sistem kearsipan.b.Dalam melaksanakan tugas pokok sebagai mana dimagsud pada ayat 2 Pasal 173 Kepala Sub Bidang Pengembangan dan Pelayanan Arsip menyelenggarakan fungsi :1.Penyusunan rencana dan program kerja oprasional kegiatan pengelolaan pengembangan dan pelayanan arsip.2.Penyusunan bahan pengkajian pengembangan sistem kearsipan dan peningkatan pelayanan kearsipan.3.Penyusunan Bahan pengkajian pengembangan sumber daya kearsipan.4.Pembinaan sumber daya kearsipan meliputi bimbingan teknis, penyuluhan dan apresiasi.5.Pelaksanaan fasilitas dan pengawasan sistem kearsipan.6.Pelaksanaan penelitian dan pengembangan aplikasi sistem kearsipan.7. penetapan standarisasi retensi arsip.8.Pelasanaan penyusunan kebijakan penilaian dan penetapan angka kredit jabatan fungsional arsiparis.9.Pelaksanaan publikasi dan pameran kearsipan.10. Pelaksanaan penyerahan arsip statis pada arsip nasional.11.Pelaksanaan pengembangan sistem jaringan informasi kearsipan.12.Pelaksanaan penanganan arsip media baru.13.Pelaksanaan penilaian dan akusisi arsip.14.Penyusunan dan pengkajian kebutuhan pendidikan dan pelatihan kearsipan.15.Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.16.Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya17.pelaksanaan koordinasi pengelolaan pengembangan dan pelayanan arsip dengan sub unit kerja lain di lingkungan badan.3.4Analisis Masukan Masukan atau input yang terjadi pada sistem yang berjalan terdiri dari empat yaitu kartu kendali, lembar disposisi, arsip data surat dan data visual yang masuk dan data surat keluar.

3.5Analisis KeluaranKeluaran atau output yang terjadi pada sebuah sistem yang berjalan terdiri dari dua. Yaitu, laporan data surat dinas dan data surat yang keluar, untuk data visual sama halnya pada data surat hanya saja untuk sifat yang berbau sejarah Indonesia tidak akan di keluarkan kepada instansi lain, melainkan hanya kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).3.6Analisi ProsesAnalisis proses dalam sistem ini menggambarkan proses-proses yang ada dalam pengarsipan surat dinas dan data visual yang masuk dan keluar. Berikut merupakan gambaran dari proses pengarsipan dari data-data surat dinas dan data visual yang masuk:

3.6.2 Flow Map Dalam melakukan analisa sistem informasi pengarsipan data penulis mengaplikasikan gambaran sistem yang ada dengan mengunankan Flow Map. Dimana Flow Map ini mendefinisikan dari sebuah sistem pengarsipan yang berjalan dimulai dari asal datang nya data tersebut Staf Tata UsahaPimpinanStaf Arsip

cek dataData surat+ visual masuk

Salah Arsip data masuk

BenarKirim lembar disposisilembar disposisiProses pembuatan surat disposisi

Laporan Arsip Kirim lembar pengesahan disposisiTanda tangan lembar disposisiProses pengesahan Lembar disposisi

Arsip tersimpanLaporan Arsip Buat laporan pengarsipan Tanda tangan lembar disposisi

Gambar 3.2 Flow Map Data Masuk3.7 Aliran Informasi ( Diagram Konteks)Diagram konteks atau di sebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data masukan dan keluaran yang ditunjukan oleh anak panah yang msuk dan keluar secara berurutan.

Staf ArsipStaf Tata Usaha

Data surat+visual Kelola Masuk tanda tangan Arsip disposisilaporanData arsip Sistem Informasi Pengarsipan Data

Masuk

Lembar DisposisiTanda tangan disposisi

Lembar DisposisiPimpinan

Laporan arsip data

Gambar 3.3 Diagram Konteks Data Masuk

3.7.1 Data Flow Diagram Data Masuk (DFD) Model proses yang digambarkan dengan diagram arus data. DFD menggambarkan secara ricnci urutan-urutan langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam arus data. Pada DFD data masuk ini menerangkan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Proses cek data masuk Ini bertujuan untuk mengklasifikasi data yang masuk apakah sah atau tidak sah, dan jenis data apakah itu surat atau data visual2. Proses pembuatan surat disposisiSetelah data di cek ke absahannya barulah dibuat lembar disposisi untuk selanjutnya di berikan kepada pimpinan arsip 3. Proses Pengesahan Setelah dibuatkan lembar disposisi langkah selanjutnya adalah mengesahkan data tersebut untuk masuk dan di arsipkan dilakukan oleh Pimpinan 4. Proses pengarsipan Setelah semuanya selesai barulah data yang masuk tersebut di arsipkan oleh Staf Arsip dan menyertakan laporan arsip kepada pimpinan. Staf Tata Usaha

Data masuk Surat+ visual Data surat (salah)1.1 Proses cek Data masuk

Data Arsip TersimpanData masukPimpinan1.4 Proses Pengarsipan

Lembar laporan1.2 Proses pembuatan lembar Disposisi

Laporan Arsip

Tanda tangan Lembar Staf Arsip1.3 Proses pengesahan

Lembar DisposisiDisposisi

Lembar Disposisi

Tanda tangan Lembar disposisi

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Data Masuk 3.8 Kamus Data Kamus data dibuat berdasarkan arus data di data flow diagram berikut adalah kamus data yang ada pada sistem :a. Data_masuk_surat_visual = No_surat + Kode_surat + tgl_surat + jenis_surat b. Lembar_disposisi = No_lembar_disposisi + keteranganc.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan identifikasi masalah serta pembahasan sistem yang dianalisis dan dirancang, maka dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut:1. Arsip data dinas diolah oleh bagian tata usaha dengan manual mengunakan beberapa kartu kendali serta lembar disposisi untuk surat masuk, setelah diisi semua kartu kendali dikirim kepada pimpinan dan kebagian kearsipan untuk di catat dan di simpan kedalam lemari arsip sesuai dengan jenis data nya (code)2. Untuk mempermudah pencatatan dan pencarian arsip surat pengolahan harus secara terkomputerisasi, dikarenakan sistem yang berjalan masih serba manual maka dari itu penulis menganalisa terlebih dahulu selanjut nya dibuatkan suatu aplikasi di kemudian hari dengan tujuan untuk mempermudah dalam pencarian.

Jadi sistem pengarsipan data dinas di BAPAPSI ini masih serba manual dan penulis akan merancang suatu aplikasi pendukung di kemudian hari untuk mengoptimalkan kinerja di BAPAPSI. Dengan demikian Arsip dapat terjaga dan terawat dengan baik di karenakan disimpan kedalam bentuk database. 4.2 SaranPenulis menyadari bahwa pada sistem yang berjalan masih banyak kekurangan. Untuk itu apabila di kemudian hari penulis membuat sistem dalam bentuk aplikasi dan akan dilanjutkat namun agar aplikasi dapat berjalan dengan optimal, maka penulis memberi beberapa saran yaitu :1. Hendaknya yang nantinya akan jadi pengelola harus memiliki pengetahuan tentang ilmu komputer sehingga dapat lebih mudah dalam pengoprasiannya.2. Adanya pengawasan secara rutin untuk tujuan pemeliharaan arsip yang sudah tersimpan.3. Adanya sistem back up database agar lebih aman jika sesuatu terjadi pada data base master.