bab iii peranan bagian administrasi di food...
TRANSCRIPT
44
BAB III
PERANAN BAGIAN ADMINISTRASI DI FOOD AND BEVERAGE
PRODUCT DEPARTMENT SYARIAH HOTEL SURAKARTA
A. Sistem Kinerja Bagian Administrasi di Food and Beverage Product
Department Syariah Hotel Surakarta
1. Berikut bagan dari struktur organisasai Food and Beverage Product
Department
Bagan 1
Struktur Organisasi Food and Beverage Product Department
Sumber : Dokumen Syariah Hotel Surakarta
44
45
Keterangan :
a. Executive Chef adalah jawara tertinggi dalam kitchen yang mempunyai
wewenang penuh dalam menjaga stabilitasi berjalannya pekerjaan dan
tugas sesuai dengan standart operasional yang telah di tetapkan oleh hotel
tersebut. Executive Chef selaku pimpinan teratas dari instansi dapur, yang
memiliki berupa standar operasional, pemesanan barang, standar rasa,
standar penyajian, standar menu, dan standar yang lainnya pada dapur
sehingga semua operasional dapur dapat terlaksana dengan baik dan sesuai
dengan apa yang diharapkan. Tugas dari Executive Chef ini lebih banyak
bersifat Administrative yaitu :
Menciptakan menu yang berkreasi supaya menarik konsumen
Membuat anggaran tahunan untuk mempersipakan bahan-bahan
makanan yang akan dijual
Wajib menghadiri rapat antara kepala bagian Department yang telah
ditentukan oleh General Manager (GM)
Membuat rencana kerja tahunan sebagai work target atau revenue
tahunan untuk menjadi tatanan pencapaian target dimasa mendatang.
Mengatur dan mengawasi seluruh tugas-tugas kitchen, salah satunya
dalam proses pengadaan dan pengolahan makanan sesuai dengan
standar yang ditetapkan.
Menjaga kestabilan Food Cost (biaya pokok pengolahan makanan)
sehingga tingkat keuntungan tertentu bias dicapai dan dipertahankan
Bersedia menjalankan tugas atau instruktur dari atasan
46
Megawasi sepenuhnya tempat penyimpanan makanan dan peralatan-
peralatan yang akan digunakan untuk kelancaran operasional kerja
Sebagai advisor dan ketua yang menjadi pegajar, pengawas, dan
pengambil keputusan demi kelancaran operasional kitchen dengan
sebaik-baiknya.
b. Sous Chef
Menggantikan tugas-tugas didapur pada saat Executive Chef sedang
tidak ada di tempat
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung atau
karyawan
Memeriksa personel hygiene atau kerapian karyawan dalam
menjalankan pekerjaan masing-masing
Mengawasi kedisiplinan personel dengan memberikan absensi yang
akurat tanpa adanya manipulasi dalam daftar hadir karyawan
Mengawasi treatment , penggunaan Food Commodities yang tersedia
di dapur demi memperlancar tugas dari kerja team dapur tersebut.
c. Bagian Administrai Product / sekretaris
Berperan menjadi Assistant pokok dari Executive Chef / Sous Chef
Menjadi salah satu Perantara antar Depertment yang berhubungan
dengan Food and Beverage Product
Berperan sebagai ujung tombak yang mengatur semua section untuk
melaksanakan tugas sesuai dengan Banquet Event Order dan
instruksi dari Executive Chef atau Sous Chef
47
Menjadi tempat perputaran, pergerakan, serta penyimpanan file yang
berhubungan dengan Kitchen
Melakukan pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML )
dan Store Requestion ( SR )
d. Chef de Partie
Mengawasi kelancaran jalannya operasional pada salah satu seksi
yang menjadi tanggung jawab nya
Mengorganisasi, membagi tugas dan pekerjaan pada bawahan
Turun tangan secara langsung untuk mengolah makanan
e. Demi Chef
Demi Chef adalah wakil dari Chef de Partie, tugas dan tanggung
jawabnya pun sama
f. Commis atau Senior Cook
Seorang Cook yang mampu untuk mengambil alih tanggung jawab
atasannya dan untuk beberapa hal diberi wewenang untuk
bertindak sabagai Chef de Partie atau demi Chef apa bila yang
bersangkutan berhalangan untuk datang
g. Cook Helper
Yang bekerja atas perintah atasanya, kepangkatan dari Cook
Helper ini dinilai berdasarkan kecakapan atau kemampuan dan
lamanya bekerja.
48
h. Steward
Steward yaitu yang bertugas untuk mengurus alat-alat dapur dan
restoran di suatu hotel tersebut
Yang bertanggung jawab terhadap kebersihan khususnya di area
Food and Beverage Product Department
B. Peranan Bagian Administrasi di Food and Beverage Product Department
dalam menjalankan tugas pokok di Syariah Hotel Surakarta
1. Tiga Tugas Pokok bagian Administrasi Product yaitu :
a. Pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML )
b. Pengadaan barang berupa Store Requestion ( SR )
c. Mendistribusikan Banquet Event Order ( BEO ), semuanya akan
dijabarkan lebih detail sepeti dibawah ini :
a. Pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML ) adalah sebuah Formulir
yang digunakan kitchen dan restoran untuk prosedur permintaan khusus
makanan, snack, beef, daging ayam, sea food, sayuran, buah, bumbu dapur, dan
minuman (perishable). Formulir Daily Market List berisikan nama outlet yang
membuat, tanggal pemesanan, tanggal penerimaan, nama makanan atau
minumn yang dipesan beserta jumlahnya. Alur pengaadaan Daily Market List
yaitu :
Admin Product bertugas membuat atau mengisi form Daily Market List
(DML) yang telah disediakan, didalamnya harus disertakan apa yang akan
diorder, jumlah barang dalam bentuk satuan, dan dicantumkan nama
49
Department (Food and Beverage Product), hari tanggal pesan, dan hari
kedatangan barang. Jika sudah selesai mengisi Daily Market List maka
bagian Administrasi Product akan meminta tandatangan kepada Head Of
Department ( Executive Chef). Setelah ditandatangani oleh Executive Chef
maka akan dimintakan tandatangan kebagian Cost Control untuk
mengetahui dan meminimalkan, juga mengontrol pengeluaran biaya.
Setelah dari Cost Control, meminta tandatangan kembali kepada Finance
Controller untuk mengetahui barang apa saja dan berapa banyak yang akan
dipesan atau yang akan dibutuhkan.
1. Setelah semua tandatangan sudah lengkap maka Daily Market List bisa
dibawa ke bagian Purchasing untuk dipesankan.
2. Pemesanan barang dilakukan lewat telepon oleh bagian Administrasi
Purchasing kepada Supplier. Syariah Hotel Surakarta sudah memiliki
beberapa Supplier yang tepat, seperti harga yang rendah namun berkualitas
bagus dengan jenis-jenis barang yang biasa diorder oleh kitchen.
3. Bila sudah melakukan pemesanan kepada Supplier maka bagian
Administrasi Purchasing bertugas mensortir formulir Daily Market List
yang berangkap 3. Bagian atas berwarna putih atau asli diberikan kepada
Receiving Section, rangkap ke 2 berwarna kuning atau hijau untuk
Purchasing, dan rangkap terakhir berwarna biru atau pink yaitu untuk arsip
atau file Kitchen. Contoh bagan alur pengadaan barang dan Formulir Daily
Market List :
50
Bagan 2
Alur pengadaan Daily Market List di Food and Beverage Product
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
51
Gambar 1
Formulir pengadaan barang Daily Market List (DML) di Food and Beverage
Product
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
52
b. Pengadaan barang berupa Store Requestion ( SR ) adalah Formulir yang
digunakan untuk pengambilan barang di Store (gudang penyimpanan) yang
masih ada stocknya. Barang tersebut berupa bahan-bahan mentah yang
dibutuhan oleh kitchen untuk memasak. Seperti bumbu dapur, susu kental
manis, beras, tepung, gula pasir, kerupuk, agar-agar, minyak goreng ,kecap
manis, santan dan lain-lain. Pengadaan Store Requestion (SR) ini dilakukan
oleh Department yang akan melakukan Store Requestion (SR), dalam hal ini
contohnya Food and Beverage Product melakukan pengadaan barang, dari
Formulir Store Requestion (SR) tersebut memiliki 2 lembar, yaitu lembar
pertama atau lembaran asli berwarna putih diarsip oleh Cost Control atau
kepala gudang, dan lembaran kedua berwarna pink atau lembaran copy
diarsip oleh bagian Administrasi product (Department yang akan melakukan
SR) pengarsipan dilakukan menurut system tanggal dan ditempatkan
disebuah Filling Document Folder ( odneer ). Setelah semua Formulir Store
Requestion (SR) selesai maka tugas Cost Control untuk mengeluarkan
barang-barang dari Store (gudang) yang telah diorder oleh yang melakukan
Store Requestion. Selanjutnya salah satu karyawan kitchen yang akan
mengambil barang-barang tersebut untuk di simpan di tempat penyimpanan
barang sesuai dengan jenisnya. Store Requestion (SR) adalah tugas wajib
harian, di bagian Administrasi product karena pengadaan barang merupakan
salah satu tanggung jawab untuk memenuhi apa yang diminta oleh kitchen
atau keperluan dapur untuk dijadikan atau diolah menjadi makanan siap saji.
Berikut perbedaan pengadaan barang saat hotel ada event dan saat hotel tidak
ada event yaitu:
1. Saat hotel ada event maka bagian Administrasi Product akan melakukan
Store Requestion (SR) dengan jumlah lebih banyak dari hari biasa tetapi
masih tetap dengan arahan Executive Chef, dengan tujuan menjaga Food
Cost agar tetap stabil atau tidak melambung. Maka pengolahan makanan
sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
53
2. Saat hotel tidak ada event bagian Administrasi Product tetap melakukan
Store Requestion (SR) namun dengan jumlah lebih sedikit, karena kitchen
hanya mengolah makanan untuk yang ada di restoran, atau hanya
menyediakan untuk tamu yang hanya singgah di retoran saja maupun
untuk tamu yang menginap di Syariah Hotel Surakarta. Contoh Formulir
dan bagan alur pengadaan barang Store Requestion :
Bagan 3
Alur pengadaan Store Requestion di Food and Beverage Product
Sumber : Dokumen Syariah Hotel Surakarta
54
Gambar 2
Formulir pengadaan barang Store Requestion (SR) di Food and Beverage
Product
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
c. Alur pendistribusian Banquet Event Order ( BEO ) dari bagian Administrasi
Sales kepada bagian Administrasi Product adalah Banquet Event Order
merupakan Confirmation Letter yang telah disetujui pelanggan, BEO ini
merupakan perintah kerja di beberapa Department salah satunya Food and
Beverage Product dalam rangka mensukseskan suatu acara yang diminta oleh
pelanggan. Format yang berisi mengenai detail acara suatu perusahaan yang
akan dilaksanakan. Ditujukan untuk seluruh Department berupa informasi
ruang untuk memulai pekerjaannya. Setiap Department menerima BEO yang
berisikan acara yang sudah dipesan oleh tamu, biasanya dalam BEO tersebut
berisikan informasi nama pelanggan, jenis acara, tanggal, waktu, ruang,
55
jumlah pack, dan juga hal yang diinginkan atau di request oleh tamu untuk
dipersiapkan.
Fungsi seorang Sales dalam menjalankan tugasnya adalah untuk menjual
produk hotel, maka seseorang Sales harus memiliki kemampuan untuk bisa
berkomunikasi dengan baik kepada setiap orang yang berhubungan langsung
dengan produk hotel tersebut. Seorang Sales wajib menjaga hubungan baik
dengan travel agents, commercial accounts, dan pihak-pihak lain yang
berhubungan dan bekerjasama dengan hotel. Salah satu tugas pokok seorang
Sales yaitu mencari pelanggan agar menggunakan produk hotel, jika seorang
Sales telah berhasil mendapatkan client maka Sales telah berhasil menjual
produk tersebut, biasanya yang sering digunakan dari masyarakat umum yaitu
menyeleggarakan acara atau menyelenggarakan sebuah event. Baik
perusahaan dari kota Surakarta ataupun dari perusahaan luar Jawa. Jika suatu
perusahaan tersebut akan melangsungkan eventnya di Syariah Hotel Surakarta
maka client dan Sales akan bernegoisasi terlebih dahulu mengenai biaya atau
harga. Setelah client dan Sales selesai bernegoisasi maka kedua pihak ini
melakukan kesepakatan, setelah itu seorang Sales akan menghubungi bagian
Administras Sales untuk meminta dibuatkan Banquet Event Order (BEO).
Setelah bagian Administrasi Sales selesai membuat BEO maka di distribusikan
BEO tresebut kepada bagian Administrasi Product, sebelum di distribusikan
untuk Food and Beverage Product Department tanggung jawab bagian
Administrasi Product adalah mengecek kembali isi dari BEO tersebut.
Didalam BEO tersebut terdapat dua pilihan menu, yaitu BEO (Asper Chef) dan
BEO ( Request / Tamu yang memilih menu). Yang pertama, dimaksud Asper
56
Chef yaitu di dalam BEO sudah tersedia menu makanan, dan coffee break
semuanya telah dibuat oleh Executive Chef maka tamu tidak memilih untuk
menunya.
1. Berikut contoh Banquet Event Order ( Asper Chef ) di Syariah Hotel
Surakarta :
Gambar 3
BEO (Asper Chef) di Syariah Hotel Surakarta
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
57
Yang kedua yaitu BEO dengan menu pilihan tamu, maka tamu yang
membuat menu atau memesan makanan dan Coffe Break. Dalam arti tamu
bisa bebas memilih menu yang diinginkan namun sesuai dengan harga yang
telah disepakati atau disesuaikan. Jika Executive Chef tidak setuju dengan isi
BEO maka Executive Chef wajib menolak BEO tersebut, misalnya menu yang
di request oleh tamu tidak sesuai dengan harga perpacknya. Maka BEO akan
dirubah oleh bagian Administrasi Sales, namun sebelum dirubah, seorang
Sales akan menegoisasikan kembali kepada tamu untuk membicarakan lebih
lanjut. Setelah BEO yang sudah dirubah itu jadi, maka bagian Administrasi
Sales akan memberikan BEO tersebut kepada Executive Chef untuk
memastikan dan menyetujuin isi BEO yang baru.
2. Berikut contoh Banquet Event Order ( Request tamu ) di Syariah Hotel
Surakarta :
58
Gambar 4
BEO ( Request / Pilihan Tamu ) di Syariah Hotel Surakarta
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
2. Peranan bagian Administrasi Product dalam kinerja di Food and
Beverage Product Department
Di dalam struktur organisasi Food and Beverage Product Department
terdapat bagian Administrasi Product, yang dimakdsud yaitu seseorang yang
tugas pokoknya menjadi assistant dari Executive Chef ataupun Sous Chef.
Tugas harian Administrasi Product sangat berperan untuk kelangsungan
Department Kitchen, salah satu kegiatan dari Administrasi Product meliputi
catat mencatat, pembukuan, ketik mengetik, menyimpan semua file yang
berhubungan dengan kitchen, membuat schedule untuk seluruh karyawan
59
kitchen, menghitung Food Cost, tempat pergerakan perputaran serta
menyimpan file yang berhubungan dengan Kitchen, dan membuat agenda yang
telah di tentukan oleh Executive Chef. Berikut contoh peranan bagian
Adminidtrasi Product dalam kinerja di Food and Beverage Product :
a. Mengecek barang ataupun bahan yang dibutuhkan Kitchen, yang
dimaksud adalah setiap hari bagian Administrasi Product wajib mengecek apa
saja yang perlu di order untuk kelangsungan pengolahan Kitchen lalu
melaporkan kepada Executive Chef untuk melakukan pengadaan barang berupa
Daily Market List ( DML ) dan Store Requestion ( SR ). Banquet Event Order
(BEO) yang telah disetujui oleh Executive Chef maka akan di distribusikan di
bagian Administrasi Product untuk ditangani lebih lanjut. Maka dapat di
katakan bahwa salah satu peran Administrasi Product yaitu menjadi perantara
antar Department. Dalam bagian ini Administrasi Product berperan mulai dari
persiapan event akan di mulai, berlangungnya event, sampai event itu selesai.
Sebelum BEO di distrbusikan kepada seluruh karyawan kitchen maka tugas
dari Administrasi product yaitu untuk mengecek kembali isi dari BEO tersebut.
Mulai dari harga perpack, jumlah pack, waktu, hari, tanggal, nama event, dan
pilihan menu. Jika semua sudah sesuai maka tugas selanjutnya yaitu mengecek
lebih detail dari menu tersebut untuk melakukan pengadaan barang yaitu DML
(Daily Market List), yang dimaksud Daily Market List adalah sebuah formulir
yang digunakan kitchen dan restoran untuk prosedur permintaan khusus
makanan, snack, daging, ayam, sea food, sayuran, buah, bumbu dapur, dan
minuman (perishable). Formulir Daily Market List berisikan nama outlet yang
membuat, tanggal pemesanan, tanggal penerimaan, nama makanan atau
60
minumn yang dipesan beserta jumlahnya. Admin Product bertugas membuat
atau mengisi form Daily Market List (DML) yang telah disediakan, didalamnya
harus disertakan apa yang akan diorder, jumlah barang dalam bentuk satuan,
dan dicantumkan nama Department (Food and Beverage Product), hari tanggal
pesan, dan hari kedatangan barang. Jika sudah selesai mengisi Daily Market
List maka bagian Administrasi Product akan meminta tandatangan kepada
Head Of Departement (Executive Chef). Setelah ditandatangani oleh Executive
Chef maka akan dimintakan tandatangan kebagian Cost Control untuk
mengetahui dan meminimalkan, juga mengontrol pengeluaran biaya. Setelah
dari Cost Control, meminta tandatangan kembali kepada Finance Controller
untuk mengetahui barang apa saja dan berapa banyak yang akan dipesan atau
yang akan dibutuhkan.
Setelah semua tandatangan sudah lengkap maka Daily Market List bisa
dibawa ke bagian Purchasing untuk dipesankan. Pemesanan barang dilakukan
lewat telepon oleh Admin Purchasing kepada Supplier. Syariah Hotel Surakarta
sudah memiliki beberapa Supplier yang tepat, seperti harga yang rendah namun
berkualitas bagus dengan jenis-jenis barang yang biasa diorder oleh kitchen.
Bila sudah melakukan pemesanan kepada Supplier maka Admin Purchasing
bertugas mensortir formulir Daily Market List yang berangkap 3. Bagian atas
berwarna putih/asli diberikan kepada Receiving section, rangkap ke 2 berwarna
kuning atau hijau untuk Purchasing, dan rangkap terakhir berwarna biru atau
pink yaitu untuk arsip atau file Kitchen. Dan berikut adalah alur pengadaan
barang berupa Store Requestion (SR) di Food and Beverage Product. Pada
bagian Administrasi Product bertugas untuk menulis bahan atau bumbu siap
61
pakai yang dibutuhkan oleh kitchen untuk melakukan persiapan mengolah
makanan yang sesuai dari isi BEO tersebut. Maka Administrasi Product wajib
melakukan Store Requestion (SR). Store Requestion (SR) adalah formulir yang
digunakan untuk pengambilan barang di Store (gudang penyimpanan) yang
masih ada stocknya. Barang tersebut berupa bahan-bahan mentah yang
dibutuhan oleh kitchen untuk memasak. Seperti bumbu dapur, susu kental
manis, beras, tepung, gula pasir, kerupuk, agar-agar, minyak goreng, santan,
kecap manis dan lain-lain.
Pengadaan Store Requestion (SR) ini dilakukan oleh Department yang
membutuhkan Store Requestion (SR), dalam hal ini contohnya Food and
Beverage Product melakukan pengadaan barang, dari formulir Store
Requestion (SR) tersebut memiliki 2 lembar, yaitu yang pertama atau lembaran
asli berwarna putih diarsip oleh Cost Control atau kepala gudang, dan yang
lembaran copy atau lembar kedua berwarna pink diarsip oleh bagian
Administrasi Product (Department yang membutuhkan) pengarsipan dilakukan
menurut system tanggal dan ditempatkan disebuah filling document folder
(odneer). Setelah semua Formulir Store Requestion (SR) selesai maka tugas
Cost Control untuk mengeluarkan barang-barang dari store (gudang) yang
telah diorder oleh bagian Administrasi Product. Selanjutnya kitchen yang akan
mengambil barang-barang tersebut untuk di simpan di tempat penyimpanan
barang sesuai dengan jenisnya. Store Requestion (SR) adalah tugas harian
bagian Administrasi Product karena pengadaan barang merupakan tugas wajib
untuk memenuhi apa yang diminta oleh kitchen atau keperluan dapur untuk
dijadikan makanan siap saji.
62
b. Membuat menu, bagian Administrasi Product akan mengetik dan
membuat menu untuk event sesuai dengan BEO, namun jika mendapat perintah
dari Executive Chef, jika tidak maka tugas Administrasi Product hanya
mengetik saja karena menu tersebut telah dibuat oleh Executive Chef sendiri.
Berikut contoh menu untuk event :
Gambar 5
Membuat menu BEO (Asper Chef) di Syariah Hotel Surakarta
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
c. Ketik mengetik, yang di maksud yaitu mengetik agenda yang telah
ditetapkan oleh Executive Chef, misalnya saat Executive Chef mempunyai
recana untuk seluruh karyawan kitchen. Maka tugas bagian Administrasi
Product adalah mengetik lalu mendistribusikan untuk seluruh karyawan
kitchen. Contoh berikut adalah pengisian Formulir pembuatan seragam baru
yang diadakan Executive Chef yang telah dibuat :
63
Gambar 6
Formulir pengadaan seragam baru untuk seluruh karyawan Kitchen
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
d. Membuat Schedule untuk seluruh Food and Beverage Department, yang
di maksud adalah Executive Chef atau Sous Chef telah membuat Schedule
kedatagan atau jam kerja untuk seluruh karyawan kitchen, selanjutnya bagian
Administrasi Product yang akan mengetik Schedule tersebut dengan komputer
setelah itu mendistribusikan untuk seluruh karyawan kitchen. Berikut contoh
schedule :
64
Gambar 7
Membuat Schedule untuk seluruh karyawan di Food and Beverage Department
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
a. Menghitung Kalkulasi Standar harga pokok makanan, minuman dan
Food Cost
Dalam Food and Beverage Product Department harus ada bagian yang
mengawasi dan mengendalikan biaya dari hasil penjualan yang di sebut dengan
Cost Control ( pengendalian harga ) yang secara teknis bertanggung jawab kepada
Accounting Department dan secara operasional bertanggung jawab kepada Food
and Beverage Product Department. Suatu kebijakan yang diambil untuk menekan
65
suatu biaya produksi dan memperkecil biaya pengeluaran pada Food and
Bevergae Product Department.
Tujuan utama dari standart biaya makanan dan minuman adalah untuk
menolong sebagian besar persamaan atau perbandingan dalam mengevaluasi
biaya makanan dan minuman. Standar suatu biaya makanan dan minuman
ditetapkan dengan menganalisa percampuran penjualan untuk jangka waktu yang
telah ditetapkan atau periode tertentu dalam pengkalkulasian biaya-biaya
sebenarnya. Dari lembaran atau laporan hasil penjualan dan hasil rekapitulasi pada
table analisa penjualan dimulai sejak masa percobaan biaya, penjualan, dan biaya-
biaya porsi rasio makanan ataupun minuman yang telah dikalkulasikan. Dari
kertas kerja pengkalkulasian standar biaya makanan sebagai berikut:
1. Jenis menu / Menu Item
2. Nomor penjualan / The Number of Sales
3. Daftar biaya / Recipes Cost
4. Harga penjualan / Sales Cost
5. Julmah biaya / Total Cost
6. Jumlah penjualan / Total Sales
Keseluruhan presentase standar untuk seluruh menu diperoleh melalui hasil
akhir dan jumlah biaya dengan jumlah penjualan. Salah satunya yaitu kalkulasi
bulanan (Mounthly Calculation) dalam hal ini penting untuk mengetahui biaya
tersebut sehingga perbandingan antar bahan makanan dan minuman yang
digunakan dengan harga pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan
untuk dijual dapat dibuat.
66
Actual cost dihitung dari hari ke hari dan dijumlahkan pada akhir bulan,
mengetahui actual cost setiap hari merupakan gambaran dari operasional Food
and Beverage Product Departement. Jika biaya menyimpang dari yang telah
digariskan maka dapat dilakukan perbaikan. Laporan pertanggung jawaban
setiap akhir bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statement.
Food Cost adalah seluruh biaya (cost) yang dikeluarkan untuk dapat
menghasilkan suatu menu baik makanan atau minuman dengan standart resep
tertentu, mulai dari bahan, pengoalahan, hingga menjadi menu makanan dan
minuman yang siap untuk di jual. Pengendalian Food Cost dalam suatu
operasional sangat penting karena pengeluaran biaya khususnya untuk makanan
dan minuman sangat besar, hal tersebut dikarenakan adanya fasilitas penjualan
makanan dan minuman serta adanya beban makanan dan minuman yang
dikeluarkan yang tidak menghasilkan pendapatan. Seperti makanan untuk
karyawan, pemberian komplimen untuk menjamu rekan bisnis/rekan kerja dan
pihak-pihak yang akan memberikan manfaat kelangsungan terhadap kesuksesan
hotel. Pengendalian makanan dan minuman dilakukan dengan menghitung cost,
hal tersbebut bisa dilakukan setiap hari atau pada tiap akhir periode , yaitu
dengan membuat rekonsiliasi cost untuk makanan dan minuman.
Rekonsiliasi Cost adalah laporan resmi dari Food and Beverage Product
sebagai hasil dari pelaksanaan kegiatan penjualan makanan dan minuman yang
berlangsung selama satu bulan. Yang sangat dipengaruhi oleh :
1. Pendapatan dari penjualan makanan dan minuman
2. Harga jual dan Potensial Cost
3. Pembelian barang secara langsung ( Direct purchase )
67
4. Permintaan barang kepada gudang ( Store Requisition )
5. Penggunaan bahan dasar pada proses produksi
6. Pencatatan konsumsi di luar yang dijual kepada tamu
7. Pencatatan transfer barang kepada bagian lain
8. Pencatatan laporan barang-barang yang rusak/ hilang
9. Hasil inventory sisa barang pada akhir bulan
Rekonsiliasi Cost untuk makanan dan minuman dibuat untuk mendapatkan
besarnya cost yang dikeluarkan untuk makanan dan minuman pada waktu yang
nantinya dibandingkan dengan besarnya penjualan periode tersebut. Tentunya
setelah disesuaikan dengan pengeluaran-pengeluaran lain untuk makanan dan
minuman yang tidak menghasilkan pendapatan. Rekonsiliasi Cost disamping
untuk mengetahui harga pokok makanan dan minuman juga membantu dalam
pencatatan, khususnya jika ada transfer barang antar outlet yang terkait dengan
makanan dan minuman. Misalnya transfer makanan ke restoran, transfer
makanan untuk event dan lain-lain. Perbedaan Daily Flash Cost dengan
Rekonsiliasi Cost adalah sebagai alat control harian, sedangkan Rekonsiliasi
Cost adalah laporan resmi dari Food and Beverage Product sebagai hasil dari
pelaksaan kegiatan penjualan makanan dan minuman yang berlangsung selama 1
bulan. Jadi Daily Flash Cost merupakan tolak ukur dari Rekonsiliasi Cost yang
akan dikeluarkan pada saat tutup buku pada setiap bulannya. Tujuan
penghitungan Food Cost adalah :
a. Untuk mengetahui tingkat penjualan ( Food Sales ) pada setiap outlet,
contoh Food Cost untuk setiap outlet .
68
Food Cost and Sales Ratio
Departement Total Sales Total Cost Ratio
Food
01 Restaurant 256.050.638 77.238.389 30.17 %
02 Room Servis 20.500.500 6.145.431 29.98 %
03 Lobby Lounge 71.058 21.317 30,00 %
04 Banquet 569.069.631 167.716.349 28.28 %
TOTAL 869.691.827 251.121.486 28.87 %
Gambar 8
Tabel Food Cost and Sales Ratio
Sumber : Syariah Hotel Surakarta
Keterangan :
1. Department => Nama setiap outlet di Syariah Hotel Surakarta
yang berhubungan dengan makanan
2. Total Sales => Total Penjualan
3. Total Cost => Total Biaya
4. Ratio => Selisih / Perbandingan
Perbandingan tersebut di ambil dari ketentuan perbandingan di Syariah
Hotel Surakarta
69
b. Untuk menghitung atau menganalisa Food Cost Actual dengan Food
Cost yang potensial terjual
( Formula penghitungan Food Cost ) Food Cost % ( Beginning +
Purchase – Ending = Consume ) / Food Cost
70
Beginning Stock
55.746.642 +
251.786.666 =
307.530.308 -
37.270.356 =
270.259.952 -
19.138.465 =
251.121.487
Purchasing
Available Stock
Ending Stock
Consumption
Compliment / Credit to Cost
Net Consumption
Gambar 9
Journal Food Reconciliation
Sumber : Syariah Hotel Surakarta
71
Rumus Cost of Food = Net Consumption = Total Food Cost
Food Sales
= 251.121.487 = 28.87 %
869.691.827
Perhitungan tersebut menggunakan rumus ketentuan Syariah Hotel
Surakarta
Catatan :
Beginning Stock adalah nilai akhir pada periode sebelumnya
Purchasing atau Incoming Stock adalah total pembelian pada waktu
yang ditetapkan saat itu
Ending Stock adalah jumlah nilai hasil stock taking pada saat itu
Compliment Cost adalah niali biaya compliment yang digunakan pada
saat itu (Credit to Cost)
Net Consumption adalah total Consumption atau biaya yang digunakan
pada saat itu
Net Food Sales adalah total nilai penjualan Food pada saat itu (Food
Revenue)
Cost of Food adalah nilai Actual Food Cost yang diperoleh dari Net
Consumption dibagi dengan Net Sales dalam bentuk Persentase
c. Cara menghitung harga jual ( Price Cost ), Cost Value per pack &
Prosentase Cost
72
Contoh 1 : Cost Actual Soup Iga per porsi adalah Rp. 35.000
berapakah harga jualnya dengan asumsi Cost saat ini 30% ?
Jawab : Harga Jual = 35.000 x 100
30 %
= 3.500.000 = Rp. 116.666 / 116.700 / Porsi
30 %
Contoh 2 : Bila Budget Food untuk event, dan jumlah pesertanya
sejumlah 50 pack adalah sebesar Rp. 20.000.000 dengan Cost 30 % ,
maka berapa Cost Value perpack ?
Jawab : Rp. 20.000.000 x 30 % = 6.000.000 = Rp. 120.000 / Porsi
50 50
Contoh 3 : Harga dari Sunday Buffet adalah Rp.87.500 / pack dengan
cost / pack adalah 25.000 , berapa prosentase Cost / Pack ?
Jawab : Rp. 25.000 x 100 = 28.57 % / Pack
87.500
b. Sarana pendukung yang terdapat di Executive Chef Office
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan
kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Memfasilitasi kantor
dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas
pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun
waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang
tepat sangatlah penting dalam sebuah hotel. Di dalam Executive Chef Office
terdapat peralatan (Facilities) seperti pesawat telepon, papan tulis,
komputer, mesin print, mesin foto copy, alat penghitung (kalkulator), meja
kursi, kalender, jam dinding, pigen hold (untuk BEO), Rak untuk berkas-
berkas, kertas, dan juga alat-alat tulis. Mesin kantor merupakan salah satu
alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien.
73
Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk
menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun
keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat
mekanik, elektrik dan magnetik. beberapa fasilitas yang terdapat di
Executive Chef Office adalah :
Pesawat telepon yaitu mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat
untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan hotel (intern)
maupun dengan lingkungan luar hotel (ekstern). Dengan adanya mesin
komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh keuntungan, diantaranya:
Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien,
menghemat harga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan hotel,
mengingkatkan produktivitas kerja, mempercepat proses pekerjaan
Komputer, fungsi dasar dari sistem komputer ini adalah untuk
pengolahan data, penyimpan data, pemindahan data, operasi kontrol.
Mensin print / mesin cetak yaitu alat yang menambilkan data dalam
bentuk cetakan baik berupa lembaran teks maupun gambar. Alat ini
beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer.
Mesin Foto Copy adalah alat untuk penggandaan dokumen-dokumen
dengan ukuran sesuai pilihan ( memperbesar/ memperkecil) dari ukuran
aslinya.
Mesin Hitung ( Kalkulator ), mesin hitung ini menggunakan tenaga
baterai. Berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat proses
penghitungan atau penjumlahan.
74
Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dipindahkan dari satu
tempat ke tempat lainnya. Misalnya barang habis pakai, barang ini
hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu
fungsi dari barang tersebut akan habis. Seperti kertas, tinta, dan lain-
lain.
Barang lembaran misalnya amplop, formulir, kertas, map dan lain-lain.
Barang non lembaran seperti bolpoint, pensil, spidol, stepler, guntig,
penjepit kertas, lem, penggaris, pewarnas tulis, pengapus, pita perekat,
sandaran buku,rautan, stempel.
Barang berbentuk buku seperti buku catatatn, buku pedoman Food and
Beverage Product sersertifikat Halal, buku organisasi Food and
Beverage Product, buku telepon, buku tahunan, buku tamu, buku
agenda, surat masuk dan keluar.
Hiasan kantor bertujuan untuk menciptakan suasana yang kondusif pada
ruangan , dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa.
Misalnya : lukisan dinding, vas bunga, jam dinding, kalender, lampu-
lampu hias
75
C. Kendala dan Solusi yang di hadapi Kinerja bagian Administrasi
Product
1. Kendala :
Salah satu fungsi dari Banquet Event Order (BEO) untuk mengetahui
akan ada event di hotel khususnya di Syariah Hotel Surakarta. Maka di
distribusikanlah Banquet Event Order dari bagian Administrasi Sales kepada
bagian Administrasi Product, setelah itu bagian Administrasi Product akan
menditribusikan BEO tersebut kepada seluruh karyawan kitchen agar
mempersiapkan segala tugasnya masing-masing dengan baik. Namun di Syariah
Hotel Surakarta terdapat juga istilah BEO dadakan, yang di maksud dari BEO
dadakan yaitu BEO yang di didtribusikan dari bagian Administrasi Sales kepada
bagian Administrasi Product dalam jangka singkat dengan berlangsungnya event
tersebut. Misalnya BEO yang di kirim kepada Administrasi Sales terhadap bagian
Administrasi Product pada hari Senin tanggal 5 sedangkan event tersebut akan
berlangsung pada hari Selasa tanggal 6 maka event tersebut dapat dikatakan
dengan BEO dadakan. Maka BEO dadakan itu menjadi salah satu faktor kendala
saat menangani event, khususnya dalam Food and Beverage Product Department,
karena saat pengolahan bahan mentah menjadi siap saji memerlukan proses yang
tidak singkat. Dan pengadaan barang seperti Daily Market List dan Store
Requestion juga tidak bisa langsung. Semua harus melalui proses atau prosedur
yang telah ditetapkan oleh Syariah Hotel Surakarta. Saat menangani event dengan
BEO dadakan seperti ini salah satu tanggung jawab bagian Administrasi Product
yaitu segera menghubungi Supplier untuk mendatangan barang saat hari itu juga,
agar bisa segara dipersiapkan oleh kitchen. Dalam tugas ini bagian Administrasi
76
Product bertanggung jawab untuk mengecek bahan ataupun barang-barang yang
harus segera diorder dan segera di datangkan oleh Supplier. Mendatangkan
barang lebih awal bertujuan agar kitchen dapat mempersiapkan tugasnya dengan
baik yaitu untuk proses pengolahan makanan seperti memotong, mengupas,
membersihkan dan lain-lain.
Setelah barang didatangkan oleh Supplier maka bagian Administrasi
Product segera mengisi Formulir Daily Market List (DML) dan Store Requestion
(SR) yang telah dibuat yang berisi tentang menambahan bahan-bahan kitchen.
Setelah selesai mengisi Formulir Daily Market List dan Store Requestion maka
Administrasi Product meminta tandatangan kepada Executive Chef dan Account
Payable agar mengetahui dan menyetujui bahwa ada BEO dadakan dan harus
melakukan penambahan bahan. Alurnya pengadaan barang masih sama seperti
Daily Market List (DML) biasa, hanya perbedaanya bagian Administrasi Product
yang langsung menghubungi dengan menelpon kepada Supplier untuk meminta
bahan tambahan tersebut dan untuk segara didatangkan.
Masih sangat terbatas sarana kelengkapan untuk kelancaran proses kinerja
dalam Executive Chef Office. Contohnya di dalam Executive Chef Office hanya
mempunyai 1 komputer, belum memiliki mesin print (masih gabung dengan
Accounting Department).
2. Solusi :
Seharusnya bagian Sales lebih tegas lagi dalam menangani tamu saat akan
memakai jasa Syariah Hotel Surakarta khususnya saat menerima event, agar
77
bagian Food and Beverage Product khususnya Administrasi Product bisa
persiapan lebih baik lagi dalam melaksanakan tugas-tugaskan karena mulai dari
pengadaan barang sampai pengolahan makan menjadi siap saji memerlukan
proses yang lama dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dari Syariah
Hotel Surakarta.
Seharusnya dari pihak Syariah Hotel Surakarta dan Supplier mengadakan
perjanjian terlebih dahulu untuk menangani BEO dadakan. Jika dari pihak Syariah
Hotel Surakarta sudah melakukan perjanjian antar Supplier, maka salah satu dari
Supplier yang digunakan Syariah Hotel Surakarta bersedia mendatangkan barang
saat mendapat orderan mendadak dari Syariah Hotel Surakarta. Jika kedua pihak
sudah melakukan perjanjian tentang menangani BEO dadakan maka semua akan
berjalan dengan lancar.
Seharusnya pihak dari Syariah Hotel Surakarta itu sendiri harus lebih
memperhatikan sarana setiap Department yang berkerja di bagian Back Office,
demi kelancaran kinerja di Hotel tersebut.