30

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Institusi

Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pengelolaan Persampahan Wilayah VI

adalah unit pelaksana operasional Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi yang

mempunyai wilayah kerja beberapa kecamatan ( Kecamatan Cikarang Selatan, Serang

Baru, dan Cibarusah) di bidang pelayanan jasa pengangkutan sampah. Dengan motto

“Bekasi Bersinar” UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI terus berusaha

mewujudkan Kabupaten Bekasi berdaya saing, sejahtera, indah dan ramah lingkungan.

UPTD ini berlokasi di Ruko Megah Cikarang Center No. 22, Pasir Sari, Cikarang

Selatan.

3.1.1 Sejarah Institusi

Terbitnya Peraturan Pemerintah No. 18 tahun 2016 tentang Peraturan Daerah,

membuat Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KLHK) berbenah dan

mempersiapkan panduan terkait pembentukan Dinas Lingkungan Hidup. Dinas

Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi merupakan lembaga hasil peleburan dari Dinas

Kebersihan. UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI adalah sub unit dari Dinas

Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi yang bergerak dibidang pelayanan jasa

pengangkutan sampah, yang dipimpin oleh Kepala UPTD. UPTD Pengelolaan

Persampahan Wilayah VI yaitu dipimpin oleh Wachyono Nadar, S.Sos. memiliki

jumlah tenaga harian lepas sebanyak 175 orang dengan wilayah keja meliputi Cikarang

Selatan, Serang Baru, dan Cibarusah. UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI

berdiri dibawah naungan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi yang memiliki

31

visi yaitu: Terwujudnya Kabupaten Bekasi BERSINAR (Berdaya Saing, Sejahtera

Indah dan Ramah Lingkungan). Selain itu UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah

VI memiliki misi sebagai berikut:

1. Mewujudkan Kabupaten Bekasi yang lebih nyaman dan asri melalui penataan

ruang dan pembangunan infrastruktur terpadu

2. Mewujudkan pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan yang

berkelanjutan

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI

Gambar III.1 Struktur Organisasi UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI

32

Didalam sebuah institusi perlu adanya struktur organisasi. Struktur organisasi

menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-

kegiatan berbeda yang dikordinasikan.

Berikut ini rincian tanggung jawab dan wewenang dari tiap bagian yang

terdapat pada struktur organisasi dari UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI

Kabupaten Bekasi:

1. Kepala UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI

Kepala UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI mempunyai tugas

penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis kebersihan, penyelenggaraan,

pembinaan sesuai dengan lingkup tugasnya sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Tanggung Jawab dan Wewenang Kepala UPTD:

a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan UPTD

b. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi

c. Menegur dan memberikan arahan kepada bawahan

d. Memantau pelaksanaan kegiatan kerja

e. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder

f. Menjaga seluruh barang/asset milik dinas

g. Keakuratan data barang/asset milik dinas

h. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis

i. Ketertiban dalam penatausahaan barang/asset milik daerah

j. Ketertiban/kelancaran dalam pengusulan kenaikan pangkat terutama dalam

kelengkapan persyaratan

k. Keharmonisan koordinasi antar stakeholder

l. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana

33

2. Kasubbag Tata Usaha

Kasubbag Tata Usaha mempunyai tugas Melaksanakan pengelolaan surat

menyurat, urusan keuangan, rumah tangga dan perlengkapan, pengelolaan

administrasi kepegawaian, penyusunan rencana dan program kerja serta

pelaporan.

Tanggung Jawab dan Wewenang Kasubbag Tata Usaha:

a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan subbagian Tata Usaha UPTD

b. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi

c. Menegur dan memberikan arahan kepada bawahan

d. Memantau pelaksanaan kegiatan kerja

e. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder

f. Menjaga seluruh barang/asset milik dinas.

g. Keakuratan data barang/asset milik dinas.

h. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis.

i. Ketertiban dalam penatausahaan barang/asset milik daerah.

j. Ketertiban/kelancaran dalam pengusulan kenaikan pangkat terutama dalam

kelengkapan persyaratan.

k. Keharmonisan koordinasi antar stakeholder

l. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana.

3. Staff

Staff mempunyai tugas yaitu: Melaksanakan pengelolaan surat menyurat,

Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan, Mengelola

Absensi Harian Pegawai lingkup UPTD, Mengelola Absensi Bulanan pegawai

lingkup UPTD, dan Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.

Tanggung Jawab dan Wewenang Staff:

34

a. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik

tertulis maupun lisan.

b. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia

c. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan di UPTD Pengelolaan

Persampahan Wilayah VI

d. Menjaga seluruh barang/asset milik dinas

e. Keakuratan data barang/asset milik dinas

4. Koordinator Lapangan

Koordinator Lapangan mempunyai tugas Melaksanakan kegiatan pengawasan

pengangkutan dan pembuangan sampah dari objek pelayanan dan TPS liar ke

TPAS.

Tanggung Jawab dan Wewenang Koordinator Lapangan:

a. Mengarahkan pelaksanan pengangkutan dan pembuangan sampah

b. Memberikan koreksi untuk perbaikan

c. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia

f. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan di UPTD Pengelolaan

Persampahan Wilayah VI

d. Kebenaran dan keakuratan hasil pengangkutan dan pembuangan sampah

e. Kelancaran pelaksanaan pengangkutan dan pembuangan sampah

f. Kelengkapan hasil pelaksanaan pengangkutan dan pembuangan sampah

g. Keefektifan penyajian data yang valid dan up to date

35

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Pada bagian ini penulis akan menjelaskan proses yang berjalan pada UPTD

Pengelolaan Persampahan Wilayah VI yang berhubungan dengan penggajian.

Prosedur sistem penggajian pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI adalah

sebagai berikut:

1. Prosedur Absensi

Staff membuat form absensi pada THL untuk ditandatangani setiap harinya

dalam kurun sebulan, setelah itu Staff akan membuatkan berkas pengajuan gaji

tenaga harian lepas yang akan diserahkan ke dinas. Sebelum membuat berkas

pengajuan gaji tenaga harian lepas, Staff terlebih dahulu menyerahkan berkas

absensi yang sudah diisi kepada Kepala UPTD dan kasubbag tata usaha untuk

di setujui atau ditandatangani. Sebelum diserahkan ke Kepala UPTD, berkas

terlebih dahulu dicek oleh Kasubbag Tata Usaha, jika sudah sesuai dilanjutkan

dan jika tidak sesuai maka diserahkan kembali ke Staff untuk diperbaiki.

Setelah berkas disetujui Kasubbag Tata Usaha, berkas ditandatangani oleh

Kepala UPTD. Berkas di buat 3 rangkap, yang dimana 2 berkas untuk

pengajuan ke dinas dan 1 berkas sebagai arsip

2. Prosedur Perhitungan Gaji

Setelah berkas absensi disetujui atau ditanda tangani oleh Kepala UPTD dan

Kasubbag Tata Usaha, Staff melanjutkan pembuatan berkas pengajuan gaji

tenaga harian lepas. Kemudian berkas pengajuan gaji tenaga harian lepas

diserahkan kepada Kepala UPTD dan Kasubbag Tata Usaha usaha untuk di

setujui atau ditandatangani. Sebelum diserahkan ke Kepala UPTD, berkas

terlebih dahulu dicek oleh Kasubbag Tata Usaha, jika sudah sesuai dilanjutkan

dan jika tidak sesuai maka diserahkan kembali ke Staff untuk diperbaiki.

36

Setelah berkas disetujui Kasubbag Tata Usaha, berkas ditandatangani oleh

Kepala UPTD dan diserahkan ke dinas untuk proses selanjutnya.

3. Prosedur Penerimaan Gaji

Pembayaran gaji pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI dilakukan

via transfer bank BJB oleh Kepala Bidang Dinas Lingkungan Hidup

Kabupaten Bekasi. Setelah gaji masuk di rekening tenaga harian lepas, staff

membuat daftar tanda terima gaji dan ditandatangani oleh tenaga harian lepas.

Selanjutnya berkas diserahkan kepada Kepala UPTD dan kasubbag tata usaha

sebagai laporan dan berkas diarsipkan.

4. Prosedur Laporan Perhitungan Gaji

Laporan Perhitungan gaji di terima oleh Kepada UPTD dan diarsipkan.

37

3.3 Activity Diagram

Adapun Activity Diagram pada prosedur sistem berjalan yang ada di UPTD

Pengelolaan Persampahan Wilayah VI sebagai berikut:

Gambar III.2 Activity Diagram

38

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah dokumen yang menunjang pemrosesan data dalam

sistem penggajian tenaga harian lepas pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah

VI. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Form Absensi Tenaga Harian Lepas

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran tenaga harian lepas

Sumber : Staff

Tujuan : Tenaga Harian Lepas

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu)

Frekuensi : setiap hari kerja

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama dokumen : Data Tenaga Harian Lepas

Fungsi : Sebagai bukti data tenaga harian lepas

Sumber : Kasubbag Tata Usaha

Tujuan : Staff

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu)

Frekuensi : setiap tenaga harian lepas baru

Bentuk : Lampiran A-2

39

3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah penguraian tentang dokumen yang keluar didalam

sistem penggajian tenaga harian lepas pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah

VI. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Rekap Absensi Tenaga Harian Lepas

Fungsi : Sebagai rekapan absensi tenaga harian lepas

Sumber : Staff

Tujuan : Kepala UPTD

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu)

Frekuensi : satu bulan

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama dokumen : Berkas Pengajuan Gaji Tenaga Harian Lepas

Fungsi : Sebagai bukti pengajuan gaji ke Dinas

Sumber : Staff

Tujuan : Kepala Bidang Dinas

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu)

Frekuensi : satu bulan

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama dokumen : Laporan Tanda Terima Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji tenaga harian lepas

Sumber : Tenaga Harian Lepas

40

Tujuan : Kepala UPTD

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu)

Frekuensi : satu bulan

Bentuk : Lampiran B-3

41

3.5 Permasalahan Pokok

Suatu sistem yang baik adalah sistem yang komponen-komponennya saling

berhubungan yang menciptakan keselarasan satu kesatuan untuk mencapai tujuan

sistem. Bentuk sistem yang baik akan sangat diperlukan dalam sebuah institusi

sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan harapan institusi tersebut.

Berdasarkan informasi permasalahan pokok yang terjadi di UPTD Pengelolaan

Persampahan Wilayah VI adalah proses sistem penggajian masih dilakukan secara

manual. Proses penggajian pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI masih

ditemukan beberapa permasalahan yang mengakibatkan tidak efisiennya proses

penggajian Tenaga Harian Lepas. Proses pengolahan data gaji Tenaga Harian Lepas

masih dilakukan secara manual dan tidak adanya sistem penggajian yang baik,

sehingga apabila terjadi kesalahan pembetulannya masih menggunakan cara manual

yang dapat mengakibatkan:

a. Informasi yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama

b. Keamanan dokumen belum terjamin

42

3.6 Pemecahan Masalah

Dengan melihat permasalahan yang ada pada proses penggajian UPTD

Pengelolaan Persampahan Wilayah VI, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut

penulis melakukan pemecahan masalah dengan mengajukan rancangan sistem usulan

proses penggajian mulai dari input data Tenaga Harian Lepas, input absen Tenaga

Harian Lepas, input data gaji Tenaga Harian Lepas, sampai dengan proses transaksi

gaji Tenaga Harian Lepas dan proses laporan gaji.

Proses tersebut dilakukan dalam satu sistem yang mendukung sistem

penggajian Tenaga Harian Lepas. Dengan rancangan sistem usulan yang dibuat

penulis, diharapkan dapat menciptakan proses sistem berjalan yang efisien dan efektif

serta penyimpanan data akan lebih baik.