bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · contoh tanda terima 3. pemilihan surat setelah...

17

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Kementerian Lingkungan Hidup dan

Kehutanan

Kementerian Lingkungan hidup dan Kehutanan Republik Indonesia adalah

kementerian dalam pemerintah Indonesia yang membidangi urusan lingkungan hidup

dan kehutanan. Kementerian lingkungan hidup dan kehutanan merupakan

penggabungan antara kementerian lingkungan hidup dan kementerian kehutanan.

Kementerian lingkungan hidup dan kehutanan berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada presiden. Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dipimpin

oleh seorang menteri yang sejak tanggal 27 Oktober 2014 dijabat oleh Siti Nurbaya

Bakar.

Pada masa pemerintahan Presiden Jokowidodo Kementerian Kehutanan di

gabungkan dengan Kementerian lingkungan Hidup menjadi Kementerian

Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Berikut nama Kementerian Lingkungan Hidup

dan Kehutanan sebelum di gabung :

1. Lingkungan Hidup

a. Kementerian Negara Pengawasan Pembangunan dan Lingkungan Hidup

(Kemeneg PPLH, 1978-1983)

18

b. Kementerian Negara Kependudukan dan Lingkungan Hidup (Kemeneg KLH,

1983-1993)

c. Kementerian Negara Lingkungan Hidup (Kemeneg LH, 1993-2005)

d. Kementerian Lingkungan Hidup (Kemen LH, 2005-2014)

2. Kehutanan

a. Direktorat Jenderal Kehutanan departemen Pertanian (sampai dengan tahun

1983)

b. Departemen Kehutanan (1983-1998)

c. Departemen Kehutanan dan Perkebunan (1998)

d. Departemen kehutanan (1998-2005)

e. Kementerian Kehutanan (2005-2014)

Dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi,

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan memiliki visi dan misi sebagai

berikut:

Visi

Visi Kementerian lingkungan hidup dan kehutanan adalah terwujudnya Indonesia

yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.

Misi

Untuk mewujudkan visi kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan tersebut,

maka misi yang digunakan adalah :

19

a. Melakukan koordinasi dan kemitraan dalam rantai nilai proses pembangunan

untuk mewujudkan integrasi, sinkronisasi antara ekonomi dan ekologi dalam

pembangunan berkelanjutan.

b. Mewujudkan pencegahan kerusakan dan pengendalian pencemaran sumber

daya alam dan lingkungan hidup dalam rangka pelestarian fungsi lingkungan

hidup.

c. Melaksanakan tata kelola pemerintahan yang baik serta mengembangkan

kapasitas kelembagaan dlam pengelolaan sumber daya alam dan lingkunga hidup

secara terintegritas.

3.1.2. Struktur Organisasi Kementerian lingkungan Hidup dan Kehutanan

Sumber: Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan

Gambar III.1

Struktur organisasi Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3

SUBDIREKTORAT

PERTAMBANGAN,

ENERGI, DAN MINYAK

DAN GAS

SUBDIREKTORAT

MANUFAKTUR

SUBDIREKTORAT

AGRO INDUSTRI

SEKSI

MINYAK DAN GAS

SEKSI

PERTAMBANGAN DAN

ENERGI

SEKSI

INDUSTRI HULU

SEKSI

PANGAN

DIREKTORAT

PENILAIAN KINERJA

PENGELOLAAN LIMBAH B3

DAN LIMBAH NON B3

Kelompok Jabatan

fungsional

SUBDIREKTORAT

PRASARANA DAN JASA

SEKSI

PRASARANA

SEKSI

JASA

SEKSI

INDUSTRI HILIR

SEKSI

NON PANGAN

SUBBAGIAN

TATA USAHA

20

Direktorat Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3

mempunyai tugas (Pasal 825) Melaksanakan penyiapan perumusan, pelaksanaan,

koordinasi dan sinkrinisasi kebijakan, bimbingan teknis, evaluasi bimbingan teknis,

supervisi pelaksaan urusan didaerah bidang penilaian kinerja pengelolaan limbah

bahan berbahaya beracun dan limbah non bahan berbahaya beracun.

Dalam mlaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 825,

Direktorat Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3

menyelenggrakan fungsi (Pasal 826):

a. penyimpanan perumusan kebijakan Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3

dan Limbah Non B3 pada sektor pertambangan, energy, migas, manufaktur,

agroindustry, prasarana dan jasa;

b. penyiapan pelaksanaan kebijakan Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3

dan Limbah Non B3 pada sektor pertambangan, energy, migas, manufaktur,

agroindustry, prasarana dan jasa;

c. penyiapan koordinasi dan sinkronisasi kebijakan Penilaian Kinerja Pengelolaan

Limbah B3 dan Limbah Non B3 pada sektor pertambangan, energy, migas,

manufaktur, agroindustry, prasarana dan jasa;

d. penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria Penilaian Kinerja

Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3 pada sektor pertambangan, energy,

migas, manufaktur, agroindustry, prasarana dan jasa;

e. pemberian bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan bimbingan teknis

Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Non Limbah B3 pada sektor

pertambangan, energy, migas, manufaktur, agroindustry, prasarana dan jasa;

21

f. supervisi atas pelaksanaan urusan Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3

dan Non Limbah B3 pada sektor pertambangan, energy, migas, manufaktur,

agroindustry, prasarana dan jasa didaerah; dan

g. pelaksanaan administrasi Direktorat.

Direktorat Penilaian Kinerja Limbah B3 dan Non Limbah B3 terdiri atas (pasal

827):

1. Subdirektorat Pertambangan, Energi, dan minyak dan gas;

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan, pelaksanaan,

koordinasi dan sinkronisasi kebijakan, bimbingan teknis, evaluasi bimbingan

teknis dan supervisi pelaksanaan urusan di daerah bidang Penilaian Kinerja

Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang pertambangan energy, minyak dan gas

Subdirektorat Pertambangan, Energi, dan minyak dan gas terdiri dari;

a. Seksi Pertambangan dan energi;

Mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan dan pengolahan bahan penyiapan

perusumusan, pelaksanaan, koordinasi dan sinkronisasi kebijakan, bimbingan

teknis dan evaluasi pelaksanaan bimbingan teknis, dan supervisi pelaksanaan

urusan didaerah bidang Penilaian Kinerja Limbah B3 dan Limbah Non B3

dibidang pertambangan energi.

b. Seksi Minyak dan gas;

Mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan pengolahan bahan penyiapan

perumusan, pelaksanaan, koordinasi dan sinkronisasi kebijakan, bimbingan teknis

dan evaluasi pelaksanaan bimbingan teknis, dan supervisi pelaksanaan urusan

22

didaerah bidang Penilaian Kinerja Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang

minyak dan gas.

2. Subdirektorat Manufaktur




Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang Manufaktur

Subdirektorat Manufaktur terdiri dari :

a. Seksi industi Hulu;





industri hulu.

b. Seksi Industri Hilir;





industri hilir..

3. Subdirektorat Argoindustri



23


Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang Argoindustri

Subdirektorat Argoindustri terdiri dari :

a. Seksi Pangan;





pangan.

b. Seksi Non Pangan;




didaerah bidang Penilaian Kinerja Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang Non

pangan.

4. Subdirektorat Prasarana dan Jasa




Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang Prasarana dan Jasa

Subdirektorat Prasarana dan Jasa terdiri dari :

24

a. Seksi Prasana;





prasarana.

b. Seksi Jasa;




didaerah bidang Penilaian Kinerja Limbah B3 dan Limbah Non B3 dibidang jasa.

5. Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan

ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, dan pelaporan

direktorat.

Subbagian Tata Usaha secara administratif dan fungsional dibina oleh kepala

Subdirektorat sektor Prasarana dan Jasa.

3.2 Hasil Penelitian

Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi atau riset. Pelaksanaan

indikator penilaian kearsipan terkait pada proses atau kegiatan yang dilakukannya,

yaitu prosedur pengelolaan arsip dinamis, kendala, dan cata mengatasi kendala

tersebut. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berukut:

25

3.2.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Bagian Tata Usaha Penilaian

Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3 Kementerian Lingkungan

Hidup dan Kehutanan

1. Penciptaan dan penerimaan

Proses pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam hal penciptaan suatu arsip

tergantung dari masalah atau informasi yang akan disampaikan. proses penciptaan

yang umum dilaksanakan di bagian Tata Usaha Penilaian Kinerja Pengelolaan

Limbah B3 dan Limbah Non B3 Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan

adalah:

a. Surat masuk

b. Dicatat di sistem web SIK

c. Lalu didisposisikan

berdasarkan hasil observasi prosedur yang dilaksanakan adalah prosedur

dalam menciptakan arsip korespondensi, khususnya surat. Surat-surat yang akan

diciptakan, telah disposisi oleh bagian Tata Usaha. Pencatatan atau pendistribusian

arsip di bagian Tata Usaha Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah

Non B3 menggunakan satu jenis yaitu sistem Web SIK (Sistem Informasi

Kearsipan). SIK digunakan untuk mencatat surat masuk, surat langsung, surat

penerus, surat pengantar, surat keluar, penomoran dan arsip.

Sebelum pendistribusian dimulai, surat yang dikirim oleh pos langsung

diterima di bagian Persuratan setelah itu dibagikan pada setiap tujuan surat itu di

tujukan untuk bagian mana.

26

Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjutnya yaitu mengklasifikasi

yang sesuai dengan pedoman klasifikasi Kementerian Lingkungan Hidup dan

Kehutanan.

Selanjutnya surat masuk mempunyai prosedur yaitu :

Bagian persuratan Tujuan surat arsip

YA TIDAK


Gambar III.2

Flow chart Penanganan surat masuk

Mulai

Penerimaan

surat masuk

Tanda terima

Pemilihan surat

Mengisi lembar

disposisi

Pencatatan surat

masuk

Pembagian

surat

Selesai Pemeriksaan

Surat

27

Prosedur Permulaan (penanganan surat masuk)

1. Penerima Surat Masuk

Surat yang diterima dari instansi atau organisasi lain diterima oleh petugas PKD atau

security yang bertugas untuk menerima surat, lalu oleh petugas PKD di serahkan ke

bagian perusahaan, sebelum kemudian surat didistribusikan kepada devisi yang

terkait. Jika surat berasal dari divisi lain maka langsung diantarkan oleh staff dari

devisi tersebut. Artinya surat tidak diterima melalui bagian persuratan.

2. Tanda Terima

Staff yang bertugas menerima surat meneliti asal surat sebelum memberikan tanda

terima berupa tanda tangan atau paraf pada buku ekspedisi, guna menghindari

kesalahan pendistribusian dari bagian persuratan.

Tanggal Tujuan Surat Asal Surat Tanda Tangan


Gambar III.3

Contoh Tanda Terima

3. Pemilihan surat

Setelah dibuka,surat-surat kemudian dibaca untuk dikategorikan menurut jenisnya

yaitu surat yang Amat Sangat Rahasia, Sangat Rahasia, Rahasia, Biasa atau Penting,

Sangat Segera dan Segera. Jika surat sangat rahasia atau rahasia staff agendaris tidak

28

boleh membuka dan langsung di serahkan kepada pimpinan. Jika surat berisikan

Sangat segera berarti surat tersebut harus segera di naikkan ke Unit pengolah.

4. Pemeriksaan Surat masuk

Surat yang sudah di buka satu persatu diteliti untuk memastikan apakah ada surat

yang sama atau tidak, alamat yang dituju benar atau salah, serta dilihat perihal

mengenai isi surat.

5. Mengisi Lembar Disposisi

Setelah surat selesai di teliti, segera staff mengisi lembar disposisi surat. Yang

kemudian dilampirkan dibagian depan surat.

Adapun hal yang perlu diisi dalam lembar disposisi adalah :

a. Asal surat

Pada bagian ini akan dicantumkan nama instansi atau organisasi dari pengirim

surat.

b. Tanggal Surat

pada bagian ini dicantumkan tanggal pembuatan surat. Tanggal sangat penting

untun dilampirkan karena bisa digunakan sebagai dasar untuk sistem

pengarsipan, supaya ketika surat yang sudah diarsipkan mudah untuk

ditemukan kembali

c. Nomor Surat

Pada bagian ini berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat dan tahun

pembuatan surat.

d. Tanggal Penerimaan surat

29

digunakan untuk megetahui waktu penerimaan surat

e. Nomor Agenda

untuk mngetahui nomor urut surat yang masuk agar mempermudah pencarian

surat ketika dikemudian hari surat dibutuhkan kembali.

6. Pencatatan surat masuk


Gambar III.4

Aplikasi SIK-KLHK dalam pengisian nomor agenda surat masuk

Setelah lembar disposisi terisi kemudian diberi nomor Agenda surat yang mana

nomor agenda didapat dari Aplikasi surat SIK KLHK.

7. Pembagian Surat

Setelah surat selesai diberi nomor agenda kemudian surat di berikan kepada kasubag

Tata usaha agar diperiksa kembali, untuk kemudian diserahkan kepada Pimpinan.

Setelah diterima oleh pimpinan dan di disposisikan, surat kemudian di scan serta

30

digandakan guna kepentingan kearsipan. Setelah itu didistribusikan kepada yang

bersangkutuan.

1. Berikut Hasil Surat masuk yang masuk pada Bulan Januari dan Februari 2019

Tabel III.1

Data Total Surat Masuk pada bulan Januari dan Februari

Bulan Tujuan Jumlah Operator

Januari 2019 Direktur PKPLB3 124 Maria

Februari 2019 Direktur PKPLB3 112 Maria


Tabel di atas adalah sekilas Perhitungan Surat Masuk pada bulan Januari dan

Februari. Surat masuk pada bulan Januari berjumlah 124, dan pada bulan Februari

berjumlah 112 dengan jenis surat seperti surat undangan rapat, surat permohonan,

surat edaran, surat tindak lanjut, dan lain-lain. Dengan tujuan ditujukan kepada

Direktur Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3, dan harus

melewati Staff bagian tata usaha.

Data lengkap surat masuk pada Bulan Januari dan Februari disertakan dalam

lampiran-lampiran.

31

2. Berikut Hasil Surat Keluar yang masuk pada Bulan Januari dan Februari 2019

Tabel III.2

Data Total Surat Keluar pada bulan Januari dan Februari

Bulan Jumlah Operator

Januari 2019 105 Maria

Februari 2019 128 Maria


Tabel di atas adalah sekilas Perhitungan Surat Keluar pada bulan Januari dan

Februari. Surat Keluar pada bulan Januari berjumlah 105, dan pada bulan Februari

berjumlah 112 dengan jenis surat seperti Undangan rapat, Surat Dinas, dan Nota

Dinas, dan lain-lain. Dengan Tujuan Surat berbeda-beda. Dan Operator tetap melalui

staff tata usaha.

Data lengkap Surat Keluar pada Bulan Januari dan Februari disertakan dalam

lampiran-lampiran.

32

Prosedur Pengelolaan Surat Keluar antara lain :

Tata Usaha Eselon II Tujuan Arsip


Gambar III.6

Prosedur pengelolaan surat keluar

1. Pengkonsepan Surat keluar

Konsep surat dipersiapkan terlebih dahulu oleh unit pengolah atau masing-masing

staff sub bagian penanggung jawab, dimaksudkan supaya dalam pengetikan surat

tidak terjadi kesalahan tujuan, isi, ataupun maksud dari tujuan penulisan surat

tersebut. Surat yang dibuat oleh staff pengolah terdiri dari bermacam-macam surat,

misalnya: surat undangan, surat keterangan, surat keputusan, surat pengantar, surat

kuasa, surat berita acara, nota dinas dan sebagainya.

Mulai

Pengonsepan

surat keluar

Pemrosesan

surat keluar Pengiriman

pendirtribusian

surat keluar

selesai

33

2. Pemrosesan Surat Keluar


Gambar III.6

Aplikasi SIK dalam pemrosesan surat keluar

Setelah pengkonsepan surat, yakni persetujuan konsep, dimaksudkan untuk

mengetahui apa yang akan diketik sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan.

Setelah itu unit pengolah mulai melakukan pengetikan. Kemudian seteleh itu diteliti

oleh kepala bagian sebelum surat diberikan kepada pimpinan atau pejabat yang

berwenang untuk ditandatangani dan diberikan cap dinas. Setelah itu surat diberikan

kepada agendris untuk penomoran surat. Penomoran surat disini menggunakan

sistem aplikasi SIK KLHK.

3. Pengiriman atau Pendistribusian Surat

Surat yang sudah diproses oleh staff agendaris kemudian digandakan dan di arsip.

Pengarsipan dilakukan di perangkat komputer dengan nama folder surat keluar.

Surat asli diserahkan kepada staf yang bertanggung jawab yang mengkonsep surat

34

keluar tersebut untuk dikirim, serta transaksinya dicatat dalam buku ekspedisi surat

keluar. Pengiriman surat ektern biasanya dilakukan oleh staff Kementerian

lingkungan hidup itu sendiri.

Demikian prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar di Subbagian Tata Usaha

Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3 di Kementerian

Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

a. Penyimpanan

Dalam lingkup organisasi dapat menggunakan beberapa asas penyimpanan arsip

dinamis berdasarkan besar atau kecilnya organisasi tersebut. Mengenai asas yang

digunakan oleh administrasi perkantoran, penyimpanan arsip dinamis digunakan di

administrasi perkantoran di bagian Tata Usaha adalah asas desentralisasi. Dalam hal

ini pengelolaan arsip dinamis, Administrasi Perkantoran bagian kearsipan

mempunyai tanggung jawab.

Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis pada administrasi perkantoran di

Bagian Tata Usaha Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3. Informasi yang

didapatkan yaitu sistem tergantung dalam masa arsip aktif ataupun arsip inaktif.

Arsip aktif dapat mencari manual yang sesuai dengan klasifikasi. Sedangkan arsip

inaktif pun juga mencari dengan manual yang sudah klasifikasi.

Dalam penemuan kembali arsip dinamis pencarian arsip dapat dilihat di sistem

SIK yang bisa dilihat di website Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan

menggunalan user dan password dengan indentitas pegawai Tata Usaha. Dalam

pencarian arsip ini, arsip yang diinginkan bisa di buka di SIK agar mudah dapat

mencari arsip yang diinginkan.

35

Prosedur penyimpanan arsip dinamis telah dilaksanakan di administrasi

perkantoran yaitu dengan klasifikasi sesuai dengan pokok masalah.

b. Pemeliharaan

Indikator penilaian merupakan tahap ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis.

Indikator pemeliharaan ini, administrasi perkantoran di Bagian Tata Usaha

Pengelolaan Limbah dan Non B3 telah melakukan kegiatan agar arsip dinamis tetap

terpelihara, baik segi ini maupun luar. Dalam pemeliharaan administarsi perkantoran

di bagian tata usaha, melakukan kegiatan arsip aktif adanya penyimpanan ruang

untuk menyimpan surat yang masih aktif dan tertata rapih agar tidak terjadinya

tumpukan-tumpukan surat yang dimeja pegawai. Sedangkan arsip inaktif setiap dua

kali setahun melakukan kegiatan fumigasi agar tidak adanya terjadi kuman ataupun

ada binatang.

c. Penyusutan dan pemusnahan

Indikator penyusutan dan pemusnahan adalah tahap akhir dalam mengenai

pengelolaan arsip dinamis. Mengenai indikator penyusutan dan pemusnahan

melakukan penilaian arsip dinamis melakukan tim dari unit yang ingin melakukan

pemusnahan. Dari penilaian tim, menilai arsip dinamis itu sesuai dengan Jadwal

Retensi Arsip (JRA) dan dipilih arsip yang masih layak digunakan atau tidaknya.

3.2.2. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis yang dialami Bagian Tata Usaha

Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3 Kementerian

Lingkungan Hidup dan Kehutanan

Dalam pengelolaan arsip dinamis, ada beberapa kendala yang dihadapi oleh

lembaga atau organisasi. Keterbatasan dana, sumber daya manusia, manajemen yang

36

belum baik, perlengkapan dan tempat sering menjadi kendala dalam pengelolaan

arsip dinamis. Selain itu, ada beberapa kendala lain dalam pengelolaan arsip dinamis,

yaitu penemuan kembali arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang kurang

sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta

peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau unit lain dalam organisasi

yang tidak dikembalikan kembali ke unit pencipta arsip, bertambahnya arsip dinamis

tanpa disertai dengan penyusutan dan pemusnahan, pegawai kearsipan yang tidak

cukup dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para

ahli kearsipan, kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern karena kurangnya dana yang tersedia. Berdasarkan observasi ada

lima kendala yang dihadapi oleh Bagian Tata Usaha Penilaian Kinerja Pengelolaan

Limbah B3 dan Limbah Non B3 dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu:

1. Kendala pertama yaitu dana. Anggaran pada setiap tahunnya ada khususnya di

bagian arsip. Anggaran dalam keasripan sudah di kelompokkan sesuai dengan

kebutuhannya yaitu anggaran pengelolaan arsip, anggaran perawatan gedung,

anggaran pemeliharaan arsip.

2. Kendala kedua yaitu fasilitas. Penunjang pengelolaan arsip dinamis. Fasilitas

penunjang yang memadai yaitu rak pengimpanan box arsip, lemari besi arsip

tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip dan lain-lain. Dari

penjelasan diatas penunjang pengelolaan arsip dinamis masih sederhana dan

belum memadai serta ada beberapa fasilitas yang belum diberdayakan dengan

maksimal segingga mengakibatkan terjadinya penumpukkan arsip dinamis di

beberapa sudut ruangan.

3. Kendala ketiga, yaitu sistem pengamanan pengelolaan arsip dinamis. Sistem

pengamanan adanya duplikat kunci yang berlapis-lapis dan adanya satpam dan

37

petugas kebersihan. Dalam penjelasan diatas bahwa sistem pengamanan

sederhana, karena kurangnya pengamanan dalam kearsipan, tidak adanya

kamera tersembunyi diruangan itu.

4. Kendala keempat, yaitu perekrutan pegawai. Perekrutan pegawai tidak adanya

ahli di bidang kearsipan. Karena yang dibidang kearsipan disini mesti pegawai

negeri sedangkan setiap tahunnya tidak adanya pemasukan pegawai yang

dibidang kearsipan. Dalam hal ini kendala keempat kurangnya pegawai yang

dibidang kearsipan sehingga meminta bantuan petugas kebersihan ataupun

orang yang magang dibagian Tata Usaha Pengelolaan Limbah B3 dan Non B3.

5. Kendala kelima, yaitu kegiatan dalam mengoptimalkan SDM. Dalam

kegiatan ini untuk mengoptimalkan SDM adanya kegiatan pendiklatan. Acara

pendiklatan ini untuk menambah pengetahuan tentang kearsipan karena tidak

adanya keahlian bidang kearsipan.

3.2.3. Cara Mengatasi Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis yang dialami Bagian

Tata Usaha Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan

Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut diatas, perlu diadakan beberapa cara

antara lain:

1. Perlu diadakan pemisahan untuk ruang penyimpanan arsip diantara arsip aktif

dan inaktif. Hal ini dikarenakan Bagian Tata Usaha Penilaian Kinerja

Pengelolaan Limbah B3 dan Limbah Non B3 mengelola arsip sendiri. Namun

pemisahan penyimpanan arsip itu perlu supaya apabila diperlukan dapat

diketemukan kembali dengan cepat. Selain pemisahan penyimpanan arsip perlu

38

juga diadakan pemisahan alat-alat yang lain supaya tempat peyimpanan arsip

tersebut tidak kelihatan sempit.

2. Penataan arsip pada Bagian Tata Usaha Penilaian Kinerja Pengelolaan Limbah

B3 dan Limbah Non B3 dan fasilitas harus diatur sesuai dengan petunjuk

pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan supaya apabila arsip tersebut

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan kelihatan rapih. Apabila

arsip ditata dengan rapih maka pegawai tidak malas.

3. Perlu diadakan pelatihan Sumber Daya Manusia tentang kearsipan supaya

pegawai arsip mampu bekerja degan baik dan penyajian yang cepat, tepat,

lengkap dan menyeluruh berdasarkan kaidah penataan arsip.

4. Perlu adanya penyusutan arsip supaya tidak terjadi penumpukan arsip baik

arsip disnamis aktif maupun inaktif.

bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · contoh tanda terima 3. pemilihan surat setelah...

Documents