17

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organiasai

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi

Sewatama berdiri di tahun 27 Maret 1992, dan kini memiliki 7 kantor

perwakilan, di samping kantor Pusat di Jakarta, dan 6 stasiun depot. Ini semua

diawali oleh lebih dari 1.800 tenaga terampil, serta kapasitas pembangkitan yang

melampaui 1.400 Megawatt. Saat ini, Sewatama menyediakan solusi kelistrikan

terintegrasi melalui 4 (empat) unit Bisnis Inti, Temporary Power, Operations &

Maintenance, Energy Efficiency Services, dan Independent Power Producer.

Operasional dan kegiatan mencakup seluruh Indonesia, dengan proyek-proyek

tersebar di sepanjang rangkaian kepulauan yang luas ini.

PT Sumberdaya Sewatama siap membantu mengatasi situasi darurat atau

situasi lain dimana diperlukan daya listrik. Perusahaan menyewakaan beragam

unit genset berjenis diesel genset, gas genset, medium speed genset, Gas Turbine

Genset, Bi-fuel Genset (berbahan bakar ganda), Pompa centrifugal, temperatur

control, load bank serta peralatan pendukung lainnya. Kapasitas genset yang

disewakan mulai dari 100 kvA hingga puluhan megawatt. Perusahaan juga

menyewakan tenaga operator untuk mengoperasikan pembangkit dan pompa.

Seluruh paket sewa didesain khusus untuk dapat diandalkan guna memenuhi

kebutuhan daya dari segmen pasar apapun seperti: migas (lepas pantai dan lepas

daratan), Industri atau Manufaktur, pertambangan, layanan umum, konstruksi,

18

properti komersial, acara dan pameran, perlautan, perkapalan, pembangkit listrik,

petrokimia dan lain-lain.

Pengalaman lebih dari 22 tahun dalam memberikan solusi kelistrikan telah

membuahkan suatu pengakuan yang layak bagi PT Sumberdaya Sewatama

sebagai pemimpin Industri. PT Sumberdaya Sewatama telah berkembang dan

tumbuh dengan pesat sejak awal yang sederhana yaitu sebagai penyedia jasa

penyewaan genset diesel untuk keperluan PLN dan Swasta energi yang

terintegrasi PT ABM Investama Tbk. sebagai induk merupakan bagian dari Grup

Tiara Marga Trakindo (TMT), sebuah kelompok Perusahaan yang mumpuni, yang

bergerak di berbagai macam kegiatan komersial. Dari penjualan dan penyediaan

jasa alat berat, investasi dalam berbagai macam usaha, jasa pembiayaan sampai

dengan penyedia solusi energi yang terintegrasi.

Disamping itu juga PT Sumberdaya Sewatama memiliki fleksibilitas,

pengetahuan teknis, dan pengalaman untuk memenuhi keinginan dari pelanggan.

Selain itu, praktik Good Corporate Governance yang kuat dan tanggung jawab

sosial Perusahaan yang sudah diakui, memberikan reputasi yang tak tertandingi

baik di mata Komunitas, Masyarakat Umum dan Pemerintah. Ini semua adalah

buah dari kerja keras PT Sumberdaya Sewatama selama bertahun-tahun.

1. Identitas Resmi Perusahaan

a. Nama Peruahaan : PT Sumberdaya Sewatama

b. Alamat : TMT 2 Building Floor 1 and 2

Jl Cilandakk KKO No 1, Jakarta 12560,

Indonesia

19

c. Website : www.sewatama.com

d. Phone : +62. 21. 6997 6712 (Hunting)

e. Fax : +62 . 21 . 2997 6725

2. Adapun Visi dan Misi PT Sumberdaya Sewatama adalah sebagai berikut:

a. Visi PT Sumberdaya Sewatama

Menjadi penyedia solusi kelistrikan terdepan dan sebagai pilihan utama di

Industri kelistrikan.

b. Misi PT Sumberdaya Sewatama

1) Secara terus–menerus menciptakan lapangan kerja yang layak dan

berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat Indonesia.

2) Selalu memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dan

menguntungkan yang memaksimalkan nilai pemegang saham.

3) Senantiasa menyediakan solusi-solusi bernilai tambah yang akan

mengoptimalkan kepuasan pelanggan.

4) Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga korporat yang baik.

3.1.2. Struktur Organisasi Department Sales pada PT Sumberdaya

Sewatama

Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, setiap organisasi memiliki

rencana atau strategi. Salah satu strategi untuk mencapai sukses pelaksanaan

strategi adalah struktur organisasi yang menunjukan seluruh kegiatan untuk

tercapainya tujuan melalui hubungan antar fungsi, serta wewenang dan tanggung

jawab maisng-masing fungsi tersebut.

20

Berikut Struktur organisasi pada Department Sales PT Sumberdaya

Sewatama Jakarta Selatan yaitu:

Sumber : PT Sumberdaya Sewatama Jakarta Selatan 2017

Gambar III. 1

Struktur Organisasi Department Sales

Berdasarkan struktur organisasi, tata kerja setiap setiap bagian sebagai berikut:

1. COO (Chief Operating Officer) of Temporary Power Bussines

Orang yang bertanggung jawab atas operasional Perusahaan, seperti

operasional kantor, karyawan, hingga bisnis. Tanggung jawab COO meliputi

a. Mengatur Perusahaan

b. Bertindak sebagai penghubung antara karyawan dan CEO

c. Mengatur bisnis inti

2. Manager Sales Utility

a. Tujuan Jabatan

Mengidentifikasi adanya pasar bisnis baru dan kesempatan bisnis utility

market untuk memenuhi SMK3 (Sistem manajemen Kesehatan dan

COO Of Temporary Power

Bussines

Manager Of Sales

Utility

Manager Of Sales Non

Utility Act. Supervisor

Admin Support

21

keselamatan kerja) sebagai kebutuhan pelanggan pada standar minimum

Sewatama.

b. Tanggung Jawab Utama

1) Mempertahankan dan membuat relasi dengan pelanggan baru

(menginisiasi pertemuan, menghubungi melalui telepon, dan e-mail)

dalam utility market.

2) Mengumpulkan utility market dan mengumpulkan informasi pelanggan

dengan cara mengunjungi pelanggan utility yang berpotensi untuk

prospek bisnis baru.

3) Bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dan utility market yang

berpotensi maupun utility market yang sudah ada.

4) Bernegosiasi mengenai persyaratan-persyaratan untuk persetujuan dan

penutupan penjualan

5) Mewakili perusahaan dalam menghadiri pameran kelistrikan, acara dan

pertemuan pelanggan utility.

6) Bernegosiasi mengenai variasi harga, jasa pengantaran dan berbagai

detail dengan manager.

7) Memberi saran perkembangan produk baru dan mendiskusikan promosi

khusus.

8) Mengawasi persediaan unit tersedia untuk memenuhi kebutuhan utility

market.

9) Mencatat penjualan dan informasi pemesanan dan kemudian

mengirimkan salinannya ke admin penjualan.

22

10) Mengecek kembali penjualan, untuk mencapai target atau melebihi

target yang diinginkan

11) Mendapatkan pengertian yang jelas mengenai pelanggan bisnis utility

dan syarat-syarat dalam bisnis penyewaan kelistrikan.

12) Membuat perhitungan biaya yang akurat dan menyediakan quotation

untuk pelanggan utility.

13) Mengatasi keluhan pelanggan, mengidentifikasi masalah pelanggan,

menyampaikan masalah tersebut ke pihak yang bersangkutan (teknisi,

dan engineer), hadir di lokasi pelanggan ketika proses penyelesaian

masalah atau dalam proses pengantaran (utility).

14) Berkoordinasi & bekerjasama dengan commercial, SCM (Supply Chain

Management), Product & Engineering, Finance, dan Legal.

Memastikan bahwa semua kegiatan penawaran dilakukan tepat waktu.

15) Memastikan semua proses sudah mempertimbangkan standar SMK3

(Sistem manajemen Kesehatan dan keselamatan kerja) untuk memenuhi

peraturan keselamatan pelanggan.

3. Manager Sales Non Utility

a. Tujuan Jabatan

Mengidentifikasi adanya pasar bisnis baru dan kesempatan bisnis non-utility

market untuk memenuhi SMK3 (Sistem manajemen Kesehatan dan

keselamatan kerja) sebagai kebutuhan pelanggan pada standar minimum

Sewatama.

b. Tanggung Jawab Utama

23

1) Mempertahankan dan membuat relasi dengan pelanggan baru

menginisiasi pertemuan, menghubungi melalui telfon, dan e-mail dalam

utility market.

2) Mengumpulkan non-utility market dan mengumpulkan informasi

pelanggan dengan cara mengunjungi pelanggan yang berpotensi untuk

prospek bisnis baru.

3) Bertindak sebagai penghubung antara Perusahaan dan non-utility

market yang berpotensi maupun non-utility market yang sudah ada.

4) Bernegosiasi mengenai persyaratan-persyaratan untuk persetujuan dan

penutupan penjualan.

5) Mewakili perusahaan dalam menghadiri pameran kelistrikan, acara dan

pertemuan pelanggan non-utility.

6) Bernegosiasi mengenai variasi harga, jasa pengantaran dan berbagai

detail dengan manager.

7) Memberi saran perkembangan produk baru dan memdiskusikan

promosi khusus.

8) Mengawasi persediaan unit tersedia untuk memenuhi kebutuhan non-

utility market.

9) Mencatat penjualan dan informasi pemesanan dan kemudian

mengirimkan salinannya ke admin penjualan.

10) Mengecek kembali penjualan, untuk mencapai target atau melebihi

target yang diinginkan.

11) Mendapatkan pengertian yang jelas mengenai pelanggan bisnis non-

utility dan syarat-syarat dalam bisnis penyewaan kelistrikan.

24

12) Membuat perhitungan biaya yang akurat dan menyediakan quotation

untuk pelanggan non-utility.

13) Mengatasi keluhan pelanggan, mengidentifikasi masalah pelanggan,

menyampaikan masalah tersebut ke pihak yang bersangkutan (teknisi

dan engineer), hadir di lokasi pelanggan ketika proses penyelesaian

masalah atau dalam proses pengantaran (non-utility).

14) Berkoordinasi & bekerjasama dengan commercial, SCM, PM, Product

& Engineering, Finance, dan Legal Memastikan bahwa semua kegiatan

penawaran dilakukan tepat waktu.

15) Memastikan semua proses sudah mempertimbangkan standar SMK3

untuk memenuhi peraturan keselamatan pelanggan.

c. Wewenang

1) Mengunjungi konsumen non-utility yang berpotensi untuk prospek bisnis

baru

2) Bernegosiasi mengenai persyaratan dari persetujuan dan penutupan

penjualan

3) Mengecek kembali penjualan yang telah berlangsung

4. Supervisor Sales Admin Support

a. Tujuan Jabatan

Membimbing pekerjaan terkait aktivitas penjualan untuk memenuhi SMK3

sebagai kebutuhan pelanggan pada standar minimum Sewatama.

b. Tanggung Jawab Utama

1) Membimbing dalam pengiriman brosur, berita promosi, koran, dan iklan

25

2) Mengisi inquiry record, call plan, call report, lost sale report,

competitive report, dan quotation kemudian membuat resume sebagai

laporan untuk manager penjualan.

3) Membimbing dalam penyediaan peralatan termasuk spech sheets, sliding

ruler, brochure, dan standard draft contract untuk penjualan.

4) Mengawasi proses penjualan berjalan dengan baik.

5) Menyediakan kebutuhan administrasi di area penjualan.

6) Mendapatkan ketersediaan unit fleet dari manejemen fleet kemudian

didistribusikan ke karyawan penjualan.

7) Mengatur dan mengirimkan catatan khusus, memo, dan laporan seperti

yang diperintahkan.

8) Bertindak sebagai cadangan untuk staf untuk menerima telepon ketika

ada pertemuan staf, pameran, liburan, dan acara-acara yang lain.

9) Berkoordinasi & bekerjasama dengan commercial, SCM, PM, Product &

Engineering, Finance, dan Legal. Memastikan bahwa semua kegiatan

penawaran dilakukan tepat waktu. Memastikan semua proses sudah

mempertimbangkan standar SMK3 untuk memenuhi peraturan

keselamatan pelanggan.

c. Wewenang

1) Mendapatkan ketersediaan unit fleet dari manajemen fleet kemudian

didistribusikan kepada karyawan penjualan.

2) Bertindak sebagai cadangan untuk staf penjualan untuk menerima

telepon selama ada pertemuan staf, pameran, liburan, dan acara-acara

yang lain.

26

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT Sumberdaya Sewatama bergerak dalam bidang penyewaan, adapun

berbagai produk dan layanan solusi kelistrikan terintegrasi tersedia melalui empat

unit usaha inti PT Sumberdaya Sewatama:

1. Temporary power

Temporary power menyediakan solusi handal dengan armada genset kelas

dunia yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebtuhuhan spesifik

dari sebuah proyek. Layanan ini mencakup penelitian tapak, instalasi, koneksi,

pemonitorian, dan dukungan manajemen proyek untuk kebutuhan listrik

Nasional maupun swasta.

2. Energy Effeciency Services

Energy Effeciency Services berada di garis depan pemberi solusi kelistrikan

yang membantu perusahaan mengontrol lebih baik biaya pengeluaran energi

mereka, melalui solusi efisiensi energi dan optimisasi kelistrikan. Berbagai

layanan ini disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan tersedia dalam

berbagai skema yang menjamin efektivitas biaya dan hampir tidak berpengaruh

pada operasional sehari-hari

3. Operations and Maintenances

Operations and Maintenances mengoperasikan dan memelihara aset kelistrikan

pembangkit listrik, pompa, dan turbin gas, serta berbagai jenis pembangkit

listrik, guna memfasilitasi peningkatan produktivitas. Berbagai jasa

pelayanannya secara ketat mematuhi standar Internasional, terutama dalam

aspek keselamatan, kesehatan dan lingkungan.

27

4. Independent Power Production

Platform pertumbuhan Independent Power Producer bertugas membawa

Sewatama ke jenjang yang lebih dari penyediaan genset bertenaga diesel. Unit

usaha ini secara menerus melakukan penelitian dan pengembangan untuk

mengidentifikasi inovasi kelistrikan energi yang relevan. Unit ini dibagi

menjadi dua bagian yaitu energi yang berbasis termal dan energi terbarukan.

Disamping itu, PT Sumberdaya Sewatama juga tengah berkiprah dalam

pembentukan dan akuisisi sejumlah anak.

Berikut program penyewaan generator set dan pompa sentrifugal yang di

tawarkan PT Sumberdaya sewatama antara lain:

1. 200 jam program (generator set) dan 300 jam program (centrifugal pumps).

Sewa paket lengkap berdasarkan 200 jam operasi atau 300 jam operasi per

bulan, sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan operasi normal.

2. Lump sump program

Lengkap sesuai paket sewa untuk kebutuhan pelanggan dengan 24 jam operasi

perhari.

3. Standby Program

Lengkap sesuai paket sewa dengan kebutuhan pelanggan yang memiliki

peralatan sendiri (generasi set, pompa sentrifugal, dan lain-lain) sebagai daya

cadangan.

4. Sewa dan Transfer

Sebuah kombinasi yang ideal antara sewa dan investasi pada sistem daya.

5. Sewa untuk Industri tertentu

28

Sewatama akan merancanng paket sewa sesuai berdasarkan kebutuhan spesifik

pelanggan.

Selain itu PT Sumberdaya Sewatama secara khusus disesuaikan untuk

memberikan kinerja penuh untuk memenuhi kebutuhan spesifik seperti:

1. Minyak dan Gas

2. Industri atau Manufaktur

3. Pertambangan

4. Fasilitas Umum

5. Konstruksi

6. Laut

7. Properti Komersial

8. Acara atau Pameran

9. Pembangkit Listrik

10. Petro Kimia

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Ketentuan Penyewaan pada PT Sumberdaya Sewatama

Terbentuknya suatu penyewaan di awali dengan adanya ketentuan-

ketentuan pada PT Sumberdaya Sewatama adanya ketentuan yang diberlakukan

tersebut disebutkan untuk kelancaran proses sewa yang dilakukan oleh PT

Sumberdaya Sewatama kepada customer, setiap ketentuan yang di keluarkan atau

yang diberlakukan wajib di penuhi customer.

Ada lima ketentuan yang harus di penuhi oleh customer dalam penyewaan

antara lain:

29

1. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

NPWP adalah nomor yang diberikan kepada wajib pajak sebagai sarana dalam

administrasi perpajakan yang dipergunakan sebagai tanda pengenal diri atau

identitas wajib pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakan.

Kegunaan NPWP dari pihak Customer yang akan melakukan penyewaan

genset pada PT Sumberdaya sewatama berfungsi untuk menunjukan bahwa

perusahaan yang menjadi customer mengikuti ketentuan yang telah di buat oleh

PT Sumberdaya sewatama sebagai jaminan atau agunan.

2. TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

Suatu bukti bahwa badan Usaha atau yang berbentuk Perusahaan telah terdaftar

pada departemen setempat.

3. SIUP (Surat Izin Pendirian Usaha)

Sebagai keterangan Perusahaan atas ijin usaha yang dijalankanya agar tidak

bersifat legal.

4. KTP (Kartu Tanda Penduduk)

Setiap penduduk Indonesia harus mempunyai Kartu Tanda Penduduk (KTP)

sebagai tanda bahwa orang tersebut asli orang Indonesia.

5. Domisili

Keterangan tempat perusahaan berdiri.

3.2.2. Prosedur Penyewaan Genset Pada PT Sumberdaya Sewatama

Prosedur ini dibuat dengan ruang lingkup meliputi, seluruh proses

penjualan sewa yang dilakukan oleh Departement Sales, yang melibatkan

30

Departement Operation, Departement Product & Commercial, dan Departement

Finance.

Dari setiap department diatas mempunyai fungsi masing-masing yang

berperan untuk mencapai tujuan dalam proses penyewaan genset pada PT

Sumberdaya Sewatama, berikut fungsi dari masing-masing department antara

lain:

1. Customer (Pelanggan)

Customer (Pelanggan) adalah individu ataupun kelompok yang membeli atau

menggunakan produk barang atau jasa tertentu pada periode tertentu secara

tetap dan berkala.

2. Department Sales

Sales yaitu bagian dari penjualan mereka berperan dalam pencapaian target

penjualan.

Tugas sales pada PT Sumberdaya Sewatama antara lain:

a. Menerima Permintaan Sewa (Inquiry) dari Customer

b. Memutuskan dan menentukan kelayakan permintaan prospect

c. Melakukan pengecekan Stock Availability (Unit & Attachment)

d. Mengirimkan Quotation kepada customer

e. Melakukan negosiasi dengan customer

f. Menyiapkan draft Kontrak

g. Melakukan Review kontrak

h. Menerbitkan dan mengirimkan Kontrak kepada Customer

31

3. Department Product & Commercial

berperan untuk melengkapi kebutuhan dari permintaan Customer.

Tugas yang dilakukan Product dan Comercial antara lain:

a. Melakukan Site Survey di lokasi customer

b. Menyampaikan hasil survey kepada Department Sales.

c. Melakukan pengecekan ketersediaan unit dan attachment dan

memberitahukannya kepada pihak Department Sales.

d. Melakukan kegiatan Outsourching, apabila Unit & Attachment yang

diminta tidak tersedia dalam data Stock.

e. Menyediakan quoatation, kemudian menyerahkannya kepada pihak

Commercial Dept.

4. Department Finance

Finance yaitu yang melakukan semua proses penerimaan dan pengeluaran

uang, pencarian, pengelolaan, dan pengalokasian dana (uang), serta

melakukan pembayaran-pembayaran yang harus dikeluarkan. Kegiatan

Finance pada PT Sumberdaya Sewatama dalam penjualan sewa antara lain:

a. Menerima copy kontrak dari Department Sales

b. Melakukan Penagihan, Tax, dan Collection

5. Department Operation

berperan dalam bidang penyiapan unit-unit yang dibutuhkan para Customer.

Tugas department Operation pada PT Sumberdaya Sewatama antara lain:

a. Mempersiapkan seluruh item-item yang diminta Department Sales sesuai

permintaan customer.

b. Menerima copy kontrak dari pihak Department Sales.

32

c. Melakukan pengiriman unit & attachment dan melakukan proses

installasi di lokasi customer .

d. Menyediakan BAST (Berita Acara Serah Terima).

Dokumen–dokumen yang harus dipersiapkan oleh PT Sumberdaya

Sewatama dalam proses penyewaan antara lain:

1. Contract (Kontrak)

Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih

mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka dengan ketentuan umum

mengenai kontrak yang diatur dalam kitab undang-undang hukum perdata

Indonesia.

2. Inquiry yaitu form permintaan sewa genset dari customer beserta jumlah dan

kapasitasnya genset yang akan disewa.

3. Quotation bentuk surat penawaran harga yang disertai dengan harga, spekulasi

kapasitas yang sudah di setujui oleh manager sales yang akan di berikan

kepada customer.

4. Invoice yaitu form yang berisi seluruh jumlah harga barang yang di sewa.

33

33

Berikut diagram alur prosedur penyewaan pada PT Sumberdaya Sewatama

PT Sumberdaya Sewatama

Sumber : PT Sumberdaya Sewatama 201

Gambar III.2.

Alur diagram prosedur penyewaan Genset pada PT Sumberdaya Sewatama Jakarta Selatan

\

s

Customer Sales P&C Finance Operation

Menerima

quotation

mulai

Membutuhkan

Genset

Mengirim

Quotation

Terima permintaan &

menyiapkan Inquiry

Mengirim

Quotation

Tanda tangan Kontrak

Tanda tangan

kontrak Pengiriman

Genset

Tanda tangan

kontrak

Tanda tangan

kontrak

Terima Unit

Pengoperasian unit

Penagihan Menerima Invoice

Pembayaran Menerima

pembayaran

Selesai

Genset

Quotation

Kontrak

Berita Acara

Menyiapkan

Quotation

Menyetujui

quotation

Invoice

34

Penjelasan detail prosedur sesuai alir diagram proses penyewaan sewa

dimulai dari langkah-langkah sebagai berikut :

1. Permintaan Kebutuhan

Customer membutuhkan unit genset dan mengirimkan permintaan kepada

sales PT Sumberdaya Sewatama untuk menyediakan dan memenuhi

permintaan unit genset yang di perlukan.

2. Menerima permintaan kebutuhan dan menyiapkan inquiry

Department sales menerima permintaan unit genset dari customer (Inquiry)

dan segera mempersiapkan Form Inquiry dan mengisi Inquiry lalu di submit

pada depatrment P & C (Product dan Commercial).

3. Penyiapan Quotation

setelah form inquiry di proses oleh sales, maka di submit ke P&C, lalu P&C

menetapkan harga dasar dan biaya tambahan lainya serta revenue yang

diharapkan maka dapat ditentukan harga jual sewa kepada customer.

4. Pengiriman Quatation

setelah pembuatan Quotation oleh P&C selanjutnya mengirim quotation ke

department sales untuk selanjutnya di lanjutkan ke customer.

5. Menerima Quotation

Customer menerima quotation yang dikirim oleh sales dengan harga yang

telah ditentukan oleh PT Sumberdaya Sewatama dan apabila pihak customer

menyetujui penawaran harga tersebut maka akan dilanjutkan dengan penyiapan

unit, namun apabila tidak menerima penawaran harga sewa tersebut, maka

permintaaan genset yang mereka minta akan berakhir dan tidak dilanjutkan.

35

7. Persiapan Unit

Setelah quotation di setujui selanjutnya Department Operation akan segera

mempersiapkan unit yang telah diminta oleh customer.

8. Kontrak

Department sales menyiapkan draft kontrak setelah menyetujui quotation

akan segera menyiapkan kontrak yang akan kirim ke customer.

9. Terima kontrak

Customer menerima kontrak dari department sales PT Sumberdaya sewatama

dan kontrak di tanda tangan oleh customer.

10. Pengiriman unit

Setelah kontrak di tanda tangani, maka department operation akan bertugas

mengirimkan unit genset kepada customer.

11. Unit diterima

Customer menerima unit genset yang dikirimkan dari PT Sumberdaya

sewatama

12. Pengoperasian Unit

Customer yang telah menerima unit akan mengoperasikan unit genset yang

telah diterima dari PT Sumberdaya Sewatama .

13. Berita Acara Serah Terima (BAST)

Setelah semua unit terpasang dilokasi customer dan telah melakukan

pengoperasian oleh customer maka department operation selanjutnya akan

membuat berita acara.

36

14. Penagihan (Billing)

Setelah berita acara dibuat dan unit telah di operasikan oleh customer, maka

department operation akan memproses penagihan tersebut.

15. Invoice

Setelah Proses penagihan telah diselesaikan oleh Department Operation,

langkah berikutnya Department Finance menerbitkan Invoice yang telah

dilengkapi Faktur Pajak, serta dokumen Pendukung lain seperti Kontrak,

BAST, untuk dikirim kepada Customer sebagai bukti penagihan (Invoicing).

16. Terima invoice

Customer menerima invoice dari department sales PT Sumberdaya Sewatama

dan memproses Invoice yang telah di terima.

17. Pembayaran

Invoice yang telah di terima dan telah diproses maka customer dengan segera

melakukan pembayaran pada PT Sumberdaya Sewatama.

18. Terima pembayaran

Setelah invoice diterima dan telah diproses oleh customer maka Department

finance menerima pembayaran dari customer.

3.2.3 Kendala penyewaan pada PT Sumberdaya sewatama

Dalam proses penyewaan yang terjadi pada PT Sumberdaya Sewatama ada

beberapa kendala-kendala yang dialami department sales dalam penyewaan

genset antara lain:

1. keterlambatan dalam pengiriman unit genset

37

keterlambatan dalam pengiriman unit disebabkan karena faktor unit yang

diminta oleh customer belum sepenuhnya untuk dikirim ke customer karena

masih dalam proses penyiapan ataupun masih dalam keadaan service.

2. Proses penerbitan kontrak lama

Terjadinya kelamaan dalam pembuatan kontrak disebabkan karena beberapa

faktor baik dari customer maupun dari PT Sumberdaya Sewatama sendiri.

Terutama keterlambatan ini di sebabkan dalam proses penandatanganan dan

pengadministrasian kontrak.

3. Pembayaran tagihan yang kurang tepat waktu

disebabkan customer kurang menepati janji dan tidak mengikuti peraturan

yang telah dibuat oleh PT Sumberdaya Sewatama dalam pembayaran

penyewaan.

Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala yang

dialami selama melakukan proses penyewaan pada PT Sumberdaya Sewatama

adalah:

1. Department operation yang bertanggung jawab dalam penyiapan unit yang

akan dikirim ke customer harusnya lebih sigap serta teliti dalam penanganan

mesin yang akan disewakan kepada para customer.

2. Adanya ketegasan peraturan dalam pembuatan kontrak serta dalam

penandatangan kontrak dengan sesegera mungkin oleh department terkait.

3. Bagian department finance mengkoordinasi pembayaran kepada para

customer terhadapa waktu yang telah di tentukan pada masa pembuatan

invoicing dan department finance perlu mengambil tindakan bagi yang

belum melakukan pembayaran.

38

Berdasarkan uraian diatas dapat dijelaskan bahwa prosedur Penyewaan

genset pada PT Sumberdaya Sewatama dimulai dari customer membutuhkan dan

menyampaikan permintaan kebutuhan permintaan genset pada PT Sumberdaya

Sewatama, setelah mengetahui permintaan dari customer PT Sumbedaya

Sewatama memproses inquiry dan sementara itu department Product dan

Comercial segera menyiapkan Quotation sebagai penawaran harga kepada

customer apabila telah menerima penawaran harga dari PT Sumberdaya

Sewatama dilanjutkan dengan pembuatan kontrak oleh Department sales PT

Sumberdaya Sewatama yang akan dikirim ke Customer dan ditandatangani oleh

customer. Setelah tanda tangan selesai maka department operation akan

menyediakan unit genset yang diminta oleh customer dan mengirim kelokasi

customer, setelah sampai dilokasi maka unit genset dioperasikan oleh customer

setelah pengoperasian maka segera department operation akan memproses berita

acara untuk penagihan pembayaran yang akan dikirim ke customer. Apabila

invoice telah diterima oleh customer, maka customer harus segera membayar

nominal jumlah yang telah ditetapkan sebagai harga sewa, dan setelah semuanya

berhasil proses penyewaan dinyatakan berhasil.