bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · 7. kaur kuangan pengelola keuangan. 8. kaur...
TRANSCRIPT
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin Di Kantor Pemerintahan Desa
Cibalongsari terdapat aturan yang telah ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi
yang menggambarkan garis besar perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-
fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan
menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis melakukan kegiatan
Riset untuk pembuatan Tugas Akhir (TA) ini, yakni sebagai berikut :
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pemerintahan Desa meliputi berbagai kedudukan yang strategis dalam
meningkatkan suatu kemampuan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan Desa
terhadap masyarakat setempat. Dalam melaksanakan tugas pokok serta fungsinya,
Desa mempunyai berbagai keterbatasan untuk menunjang kinerjanya yang baik pada
aspek kompetensi aparatur, sarana dan prasarana serta dukungan anggaran
pemerintahan Desa, berdasarkan pada peraturan pemerintahan Republik Indonesia
Nomor 72 Tahun 2005, tentang Pemerintahan Desa serta peraturan daerah Kabupaten
Karawang Nomor 6 Tahun 2006 tentang Desa.
Desa Cibalongsari, merupakan salah satu Desa yang terdiri dari tiga belas
Desa yang ada di wilayah kecamatan Klari. Desa Cibalongsari mempunyai luas
wilayah 467 Ha, terdiri dari luas tanah sawah 85 Ha dan tanah darat 486 Ha, meliputi
18
19
sebelas Dusun dan 109 RT. Jarak tempuh ke kantor Camat Klari kurang lebih sekitar
2 Km dan ke Kota Kabupaten Karawang sekitar 25 Km, dengan permukaan tanahnya
termasuk dataran rendah yang terdiri dari sebagian besar tanah datar dengan
ketinggian 24 Meter di atas permukaan laut. Suhu rata-rata maksimum 30 derajat
celcius dan minimumnya 24 derajat celcius.
Batas-batas Desa Kiarapayung adalah sebagai berikut :
Sebelah Utara : Desa Belendung
Sebelah Timur : Desa Duren
Sebelah Selatan : Gintung Kerta
Sebelah Barat : Klari
Tipologi Desa Cibalongsari merupakan Desa pertanian yang tercatat di lima
perusahaan besar dan Kecamatan yang berada di wilayah Desa Cibalongsari, dengan
jumlah sebanyak 34.954 Jiwa dengan Kepala Keluarga 11.473 KK.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi Kantor Pemerintahan Desa Cibalongsari adalah
sekelompok orang-orangyang bekerja sama serta sangat kompak dan solidaritas
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Berikut skema struktur organisasi pada
Kantor Pemerintahan Desa Cibalongsari :
20
Sumber : Kantor Pemerintahan Desa Cibalongsari, (2019).
Gambar III.1.
Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI PEMERINTAH DESA
Desa : Cibalongsari Kecamatan : Klari
BPD
Tja Tju
Sutedja
Kepala
Desa
Titi Hayati
LPM
Sekertaris Desa
Sodikin
PELAKSANA TEKNIS
Kaur Umum
Ajang JumatKaur
Pemerintahan
Amin
Au MurtopoH. Udin T
Kaur
Pembangunan
Kemen
Agus Jahidi
Kaur Keuangan
Tata Suminta
Nining
Winingsih
Kaur Kersa
Robi Nuryaman
Kepala Dusun
Redi Nuryadi
Kepala Dusun
Rasman
Kepala Dusun
Rasikun
Kepala Dusun
Hermanto
Kepala Dusun
Wina Wiyasari
Kepala Dusun
Budi Supriyono
Kepala Dusun
Nur Puji. W
Keterangan :
: Garis Komando
: Garis Koordinasi
21
Dalam struktur organisasi perusahaan masing-masing jabatan mempunyai
tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya, adapun
tugas dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1. BPD (Badan Permusyawaratan Desa)
Pengawasan dan penetapan keputusan desa dan kegiatan desa.
2. LPM (Lembaga Pemberdayaan Masyarakat) Pengawasan di dalam kegiatan desa.
3. Kepala DesaPemimpin di suatu wilayah desa, di bawah staff desa dan kedusunan/RT/RW.
4. Pelaksana TeknisMembantu kepala desa sebagian pelaksana tugas operasional.
5. Sekertaris DesaWakil Kepala desa mewakili kepala desa.
6. Kaur Pemerintah Dewan kegiatan desa serta kependudukkannya.
7. Kaur KuanganPengelola keuangan.
8. Kaur PembangunanPelaksana tugas-tugas pembangunan yang dilimpahkan oleh kepala desa.
9. Kaur UmumMembantu sekertaris desa dalam melaksanakan administrasi umum, tata usaha
dan kearsipan.10. Kaur Kesra
Menyusun program kebijakan pemerintah desa dalam rangka penyelenggaraan
kesejahteraan masyarakat.11. Kaur Dusun
Melakukan koordinasi terhadap jalannya pemerintahan desa.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan setiap proses kegiatan utama pada
sebuah sistem yang sesuai dengan tema yang di ambil dari Tugas Akhir ini, yaitu :
1. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Domisili.a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga).
22
Pemohon yang akan membuat surat keterangan Domisili, diharuskan untuk
meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat untuk
menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan
pembuatan surat keterangan domisili.b. Pembuatan Surat Keterangan Domisili.
Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT
tersebut beserta persyaratan pembuatan surat keterangan domisili lainnya,
seperti : Pas foto ukuran 3x4 sebanyak 1 lembar dan baground foto sesuai
tahun lahir (Genap berwarna biru sedangkan ganjil berwarna merah),
menyerahkan foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) sebanyak satu lembar.
Dan bagian administrasi akan memproses data tersebut, lalu mengeluarkan
print out-nya yang akan diserahkan kepada Sekertaris Desa untuk diberi cap
Stemple desa dan tanda tangannya dan kepada pemohon yang mengajukan.c. Pembuatan Laporan
Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian
menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.2. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro).
a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetanga).Pemohon yang akan membuat surat keterangan usaha, diharuskan untuk
meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat untuk
menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan
pembuatan surat keterangan usaha.b. Pembuatan Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro).
Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT
tersebut beserta foto copy KTP. Dan bagian administrasi akan memproses
data tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya yang akan diserahkan kepada
Sekertaris Desa untuk diberi cap stemple desa dan tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan
Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian
menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.
23
3. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Tidak Mampu.a. Pembuatan Surat Pengantar Pengantar RT (Rukun Tetangga).
Pemohon yang akan membuat SKTM (surat keterangan tidak mampu),
diharuskan untuk meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga)
setempat untuk menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan
permohonan pembuatan SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu).b. Pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu.
Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT
tersebut beserta foto copy KTP (untuk orang tua), foto copy akta kelahiran
(untuk anak), foto copy KK (Kartu Keluarga). Dan bagian administrasi akan
memproses data tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya yang akan
diserahkan kepada Kepala Desa dan Camat untuk diberi cap stemple dan
tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan
Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian
menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.
4. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Kematian.a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga).
Pemohon yang akan membuat surat keterangan kematian, diharuskan untuk
meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat untuk
menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan
pembuatan keterangan kematian pada kerabat/saudaranya.b. Pembuatan Surat Keterangan Kematian.
Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT
tersebut beserta foto copy KTP kerabat/saudaranya yang meninggal (Jenazah)
dan foto copy KTP pelapor. Dan bagian administrasi akan memproses data
tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya yang akan diserahkan kepada
Sekertaris Desa untuk diberi cap stemple desa dan tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan
Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian
menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.
24
5. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes).a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga).
Pemohon yang akan membuat surat keterangan izin rame-rame (rekes),
diharuskan untuk meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga)
setempat untuk menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan
permohonan pembuatan keterangan izin rame-rame (rekes).b. Pembuatan Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes).
Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT
tersebut beserta foto copy KTP sang penyelenggara keramaian, foto copy
surat undangan (Pernikahan, sunatan dan acara lainnya). Dan bagian
administrasi akan memproses data tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya
yang akan diserahkan kepada Sekertaris Desa, Camat, Kapolsek, dan Ramil
setempat untuk diberi cap stemple dan tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan
Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian
menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.
3.3. Use Case Diagram
Pemodelan use case diagram yang berkaitan dengan sistem administrasi pada
Kantor Desa Cibalongsari, Karawang. Pemodelan use case diagram ini dapat
digambarkan dengan use case diagram .
3.3.1. Use Case Diagram
25
1. Use Case Diagram Surat Keterangan Domisili
Gambar III.2.
Use Case Diagram Surat Keterangan Domisili
2. Use Case Diagram Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro)
Gambar III.3.
Use Case Diagram Surat Keterangan Usaha
3. Use Case Diagram Surat Keterangan Tidak Mampu
26
Gambar III.4.
Use Case Diagram Surat Keterangan Tidak Mampu
4. Use Case Diagram Surat Keterangan Kematian
Sistem Pembuatan Surat Keterangan Kematian
Gambar III.5.
Use Case Diagram Surat Keterangan Kematian
5. Use Case Diagram Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes)
27
Gambar III.6.
Use Case Diagram Surat Keterangan Izin Rame-rame
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini merupakan sebuah rancangan terhadap proses
jalannya permasalahan yang sedang terjadi, serta memerlukan beberapa dokumen
masukan yang menjadi pendukung terhadap setiap jalannya proses guna
menghasilkan dokumen keluaran.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
28
1. Nama Dokumen : Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga)
Fungsi : Sebagai bukti pernyataan pengantar untuk pengajuan
Sumber : RT (Rukun Tetangga)
Tujuan : Bagian Administrasi Desa
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Pas Foto ukuran 3x4 Backround sesuai tahun lahir (Ganjil :
Merah, Genap : Biru)
Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Administrasi Desa
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Foto Copy KTP (Kartu Tanda Penduduk)
Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Administrasi Desa
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
29
Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan
Bentuk : Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Foto KK (Kartu Keluarga)
Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Administrasi Desa
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan
Bentuk : Lampiran A.4
5. Nama Dokumen : Foto Copy Akta Kelahiran
Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Administrasi Desa
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan
Bentuk : Lampiran A.5
6. Nama Dokumen : Foto Copy Undangan
Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Administrasi Desa
30
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan
Bentuk : Lampiran A.6
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Domisili
Fungsi : Menerangkan status tempat tinggal dan data diri seseorang
(pendatang) di suatu wilayah atau daerah tertentu.
Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan administrasi berbagai aspek
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro).
Fungsi : Sebagai syarat mengajukan pinjaman modal ke bank.
Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengesahan secara resmi modal usaha
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian
31
Fungsi : Untuk kepentingan berbagai kalangan, seperti ahli waris,
statistik/sensus penduduk dan instansi tempat korban bekerja,
serta pengurusan saat penguburan jenazah
Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan administrasi beberapa aspek
Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Surat Keterangan Tidak Mampu
Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa keluarga tersebut kurang
mampu dan meminta bantuan pemerintah untuk meringankan
biaya pendidikan, kesehatan dan biaya yang lainnya
Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan administrasi berbagai aspek
Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes)
Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa seseorang tersebut akan
menyelenggarakan keramaian
Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)
32
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan penyelenggaraan keramaian
Bentuk : Lampiran B.5
3.5. Permasalahan Pokok
Dalam pembuatan surat menyurat di kantor Desa Cibalongsari, perlu adanya
pula pengawasan yang mesti dilakukan terhadap jalannya sebuah proses yang sedang
terjadi. Antara lain :
1. Selama ini, proses pembuatan surat menyurat tersebut masih menggunakan cara
yang manual seperti pengisian formulir yang masih menggunakan tulis tangan.2. Proses antrian pendaftaran yang tidak terstruktur. 3. Kurangnya informasi mengenai persyaratan pembuatan surat menyurat. 4. Jalannya proses pembuatan yang belum memadai serta warga yang masih kurang
teratur.5. Pengolahan data seperti penyimpanan file yang masih transparan sehingga
mudah diketahui oleh orang lain selain bagian administrasi.
3.6. Pemecahan Masalah
Dilihat dari segi perkembangan jaman yang semakin canggih maka dari itu,
dengan adanya semua kekurangan tersebut, maka bagian pengolahan administrasi
pada kantor Desa Cibalongsari perlu adanya pembenahan dalam sistem pengolahan
data agar lebih terkomputerisasi serta aman terkendali. Antara lain :
1. Demi mempersingkat waktu dan efisien dengan adanya pemecahan masalah
serta usulan dari penulis, maka pembuatan surat dilakukan secara online tanpa
pengisian formulir (Pembuatan surat secara langsung).
33
2. Karena masih adanya pemohon yang belum teratur dan patuh terhadap aturan
sehingga terkadang menjadi penghambat proses administrasi, maka para
pemohon diharapkan untuk lebih teratur dengan membuat surat secara online
tanpa mengantri pada saat pendaftaran.3. Masih banyak pemohon yang kurang mengetahui mengenai informasi tentang
persyaratan pembuatan surat, dengan adanya sistem pembuatan surat menyurat
secara online ini pemohon hanya tinggal mengikuti prosedur pengisian surat di
website.4. Banyaknya Pemohon yang selalu ingin menjadi yang terdahulu tidak sesuai
dengan antrian yang berlaku, maka pemohon diharapkan membuat surat secara
mandiri sehingga tidak perlu berdesakan lagi dan menimbulkan masalah.5. Pengolahan data diharapkan disimpan tanpa transparan dengan menggunakan
akun berprivasi milik bagian administrasi.