BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum

3.1.1. Sejarah dan perkembangan Kementerian Perhubungan Direktorat

Jenderal Perhubungan Laut Jakarta

Kementerian Perhubungan telat ada sejak periode awal kemerdekaan

Indonesia, yang dibentuk berdasarkan periode Kabinet Republik Indonesia pada 2

September 1945. Sejarah Kementerian Perhubungan yang membentang dari tahun

1945 hingga kini. Bentuk awal Departemen Perhubungan yang lahir dalam kancah

perjuangan adalah gabungan antara Departemen Perhubungan dan Departemen

Pekerjaan Umum, namun hal ini tidak berlangsung lama. Karena, Departemen

Perhubungan dan Departemen Pekerjan Umum tidak lagi dijabat oleh orang yang

sama dan merangkap tugas seperti sebelumnya.

Sesuai dengan namanya yang disandangnya, Departemen Perhubungan

mengurusi masalah perhubungan dalam awal masa Orde Baru. Struktur Organisasi

Departmen Perhubungan dalamKabinet Pembangunan I, II, dan III adalah meliputi

Menteri Perhubungan, Sekretaris Jenderal Perhubungan Inspektorat Jenderal

Departemen Perhubungan, Direktorat Perhubungan Laut dan Direktorat Pariwisata

Pos dan Telekomunikasi.

Lembaga meteorologi dan Geofisika berada dibawah Direktorat Perhubungan

Udara. Sampai dengan tahun 1972 karena pada tahun 1973 dipindahkan dari

Direktorat Perhubungan Udara ke Departemen Perhubungan.

Penataan demi penataan dilakukan dalam Kementerian Perhubungan dengan

menyesuaikan struktur dan citranya, sehingga menjadi lebih baik dan bermanfaat

16

17

bagi bangsa dan negara. Konsolidasi yang dilakukan sejak tahun 1945 hingga sekarang

menghasilkan sebuah Kementerian yang besar.

Sejarah Kementerian Perhubungan yang menyangkut perkembangan transportasi

dari masa ke masa telah berhasil membawa Kementerian Perhubungan Indonesia, pada

tahapan yang lebih baik. Inilah hikmah yang dapat dipetik dari sejarah Kementerian

Perhubungan yang dalam kesehariannya mengatur transportasi hingga pelosok Indonesia.

Visi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut sebagaimana dinyatakan dalam

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2008 tantang Pelayaran adalah “Terwujudnya

penyelenggaraan transportasi laut nasional yang efektif, efisien, dan berdaya saing serta

memberikan nilai tambah sebagai infrastruktur dan tulang punggung kehidupan berbangsa

dan bernegara.

Sedangkan Misi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut adalah:

1. Menyelenggarakan kegiatan angkutan diperairan dalam rangka memperlancar arus

perpindahan orang dan barang melalui perairan dengan selamat, aman, cepat, lancar,

teertib, dan teratur serta nyaman dan berdaya guna.

2. Menyelelenggaran kegiatan kepelabuhan yang andal dan berkemampuan tinggi,

menjamin efisiensi dan mempunyai daya saing global untuk menunjang pembangunan

nasional dan daerah yang berwawasan nusantara.

3. Menyelenggarakan keselamatan dan keamanan angkutan perairan dan pelabuhan

4. Menyelenggarakan Perlindungan lingkungan maritim diperairan nusantara

5. Melaksanakan konsolidasi peran masyarakat, dunia usaha dan pemerintah melalui

restrukturisasi dan reformasi peraturan

18

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan Direktorat Jenderal

Perhubungan Laut Jakarta

Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang bagian yang

satu dengan bagian lainnya agar tercipta koordinasi dan kerjasama yang baik antara semua

bagian departemen. Dengan adanya pengorganisasian, maka semua bagian yang terlibat

akan mengetahu apa yang harus mereka kerjakan dan kepada siapa mereka harus

bertanggung jawab, dengan kata lain dengan adanya pengorganisasian, setiap pelaksanaan

dari rencana akan terdapat suatu kesatuan dalam mencapai tujuan.

Direktorat Jenderal Perhubungan Laut merupakan salah satu sub Direktorat yang

berada dalam Kementerian Perhubungan. Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

mempunyai struktur organisasi yaitu terbagi 1 (satu) Sekretariat Direktor Jenderal 5 (lima)

Direktorat Teknis. Dan Unit Pelaksanan Teknis (UPT) yang tersebar diseluruh wilayah

Indonesia. Adapun struktur organisasi pada kantor pusat Direktorat Jenderal Perhubungan

Laut terbagi atas Sekretariat Direktorat Jenderal yang membawahi 5 (lima) Direktorat

Teknis yang masing-masing membawahi sub Direktoratnya.

19

Bagan struktur organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut bagian umum dan

perlengkapan dapat dilihat pada gambar III. 1, berikut ini:

Sumber : Direktorat Jenderal Perhubungan Laut bagian Umum dan Perlengkapan Urusan

Pengelolaan Persediaan Barang

Gambar III.1

Struktrur Organisasi

Sumber : Direktorat Jenderal Perhubungan Laut bagian Umum dan Perlengkapan urusan Pengelolaan Persediaan barang

Berdasarkan struktur organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut Bgian

Umum dan Perlengkapan dan Sub Bagian Tata Usaha maka dapat dijelaskan tugas masing-

masing bagian, sebagai berikut:

1. Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

Tugas dan tanggung jawab jabatan:

20

Direktorat Jenderal Perhubungan Laut mempunyai tugas menyelenggarakan

perumusan dan pelaksanaan dan kebijkan dibidan trnsportasi laut. Dalam

melaksanakan tugas sebaimana dimaksud dalam Direktorat Jenderal Perhubungan

Laut menyelenggrakan tanggung jawab:

a. Perumusan kebijakan dibidang penyelengaraan angkutan diperairan, kepelabuhan,

sarana dan prasarana pelayaran, perlindungan lingkungan maritim, serta

peningkatan keselamatan dan keamanan pelayaran.

b. Pelaksanaan kebijakan dibidang penyelenggaraan angkutan diperairan,

kepelabuhan, saran dan prasarana pelayaran, perlindungan lingkungan maritim,

serta peningkatan keselamatan dan keamanan pelayaran.

c. Penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria dibidang penyelenggaraan

angkutan diperairan, kepelabuhan, saran dan prasarana pelayaran, perlindungan

lingkungan maritim, serta peningkatan keselamatan dan keamanan pelayaran

d. Pelaksanaan pemberian bimbingan teknis dan supervisi dibidang penyelenggaraan

angkutan diperairan, kepelabuhan, saran dan prasarana pelayaran, perlindungan

lingkungan maritim, serta peningkatan keselamatan dan keamanan pelayaran

e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan dibidang penyelenggaraan angkutan

diperairan, kepelabuhan, saran dan prasarana pelayaran, perlindungan lingkungan

maritim, serta peningkatan keselamatan dan keamanan pelayaran

f. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri

21

2. Sekretariat Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

Tugas dan tanggung jawab jabatan:

Sekretariat Direktorat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi

pelaksanaan tugas dan pemberian pelayaran dukungan teknis dan administrasi kepada

seluruh satuan organisasi dilingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Laut dalam

melaksankan tugas sebagimana dimaksud dalam Sekretariat Direktorat Jenderal

menyelenggarakan tanggung jawab:

a. Penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana strategis, program dan anggaran

kegiatan, pentarifan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan serta anggaran Direktorat

Jenderal Perhubungan Laut

b. Penyiapan koordinasi dan pengelolaan keuangan dan penyusunan laporan

keuangan, penelahan dan koordinasi terhadap pelaksanaan tindak lanjut temuan

hasil pemeriksaan aparat fungsional ekstern dan intern dilingkungan Direktorat

Jenderal Perhubungan Laut serta evaluasi dan pelaporan

c. Pelaksaan perencanaan dan pengembangan, mutasi, disiplin, pemberhentian, dan

kesejahteraan pegawai Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

d. Penyiapan koordinasi penyusunan rancangan peraturan prundang-undangan,

pemberian pertimbangan dan advokasi hukum, tindak lanjut laporan pengaduan

masyaraka, pelaksanaan dokumentasi hukum serta kerjasama luar negeri

subsektor Perhubungan Laut

e. Penyiapan koordinasi dan penyusunan pembinaan administrasi perkantoran dan

kearsipan, kebutuhan rumah tangga dan pemeliharaan, perencanaan dan penentu

kebutuhan, inventarisasi dan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)

Perhubungan Laut serta evaluasi dan pelaporan

22

f. Penyiapan koordinasi penataan organisasi dan tatalaksana, pelaksanaan hubungan

masyarakat dan pelayanan data informasi publik serta pengelolaan sistem

teknologi informasi dilingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

3. Bagian Umum dan Perlengkapan

Tugas dan tanggung jawab jabatan:

Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan

koordinasi dan penyusunan pembinaan administrasi perkantoran dan kearsipan,

kebutuhan rumah tangga dan pemeliharaan, perencanaan dan penentu kebutuhan,

inventarisasi dan penatausahaan Barang Milik Negara (BMN) Direktorat Perhubungan

Laut sertaevaluasi dan pelaporan

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Bagian Umum dan

Perlengkapan menyelenggarakan tanggung jawab:

a. Penyiapan bahan koordinasi dan pembinaan administrasi perkantoran,

perencanaan, peadaan barang dan jasa tingkat satker kantor pusat, pengurusan dan

peraturanbarang persediaan, penyusunan laporan Sistem Informasi Manajemen

Akuntansi Barang Mulik Negara tingkat satker kantor pusat dan wilayah DKI

b. Penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan rumah tangga, keperluan rapat,

pertemuan dinas, pemeliharaan gedung dan sarana prasarana kantor serta

inventaris kantor, pelayanan angkutan pegawai, perawatan kendaraan dinas,

keprotokolan, pelayanan kesehatan pegawai

c. Penyiapan bahan inventarisasi/penatausahaan Barang Milik Negara, serah terima

dan penetapan status penggunaan Barang Milik Negara, pemanfaatan Barang

Milik Negara, penghapusan BMN, pemindahtanganan Barang Milik Negara,

penataan rumah Negara

23

4. Sub Bagian Tata Usaha

Tugas dan tanggung jawab jabatan:

Sub bagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan

pembinaan administrasi perkantoran, kearsipan, pengendalian dan pengawasan

kearsipan, pengelolaan arus surat masuk dan surat keluar, memberikan pelayanan dan

pengaturan surat-menyurat, penyusunan, perencanaan dan penentuan kebutuhan

barang dan jasa, pengadaan barang dan jasa tingkat satker kantor pusat, pengurusan

dan peraturan barang persediaan, penyusunan laporan Sistem Informasi Manajemen

Akuntansi Barang Milik Negara tingkat satker kantor pusat dan wilayah DKI . Sub

bagian tata usaha menyelenggarakan tanggung jawab:

a. Melakukan koordinasi atas berjalannya proses surat menyurat

b. mengarsipkan data administrasi dan surat menyurat

c. Melakukan perencanaan, pengadaan dan pendistribusian barang

d. Pelaporan terkait BMN dan persediaan barang

5. Urusan Pengelolaan Persediaan Barang

Taugas dan tanggung jawab jabatan:

Urusan pengelolaan persediaan barang mempunyai tugas menerima barang hasil

pengadaan, mendistrikan barang sesuai permintaan user sesuai kondisi stok barang,

melakukan pengadministrasian barang masuk dan keluar, melakukan stok offname

persediaan barang Urusan Pengelolaan Persediaan Barang menyelenggarakan

tanggung jawab:

a. Memastikan ketersediaan stok barang persediaan

24

b. Laporan semesteran dan tahunan barang

c. Mengamankan dan menyimpan barang persediaan agar tidak hilang, rusak dan

usang.

3.1.3. Kegiatan Instansi

Kementerian Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Laut merupakan

lembaga yang bergerak pada bidang perhubungan, instansi ini memiliki divisi diantaranya

Sub bagian tata usaha yang mempunyai tugas melakukan bahan koordinasi dan pembinaan

administrasi perkantora, kearsipan, pengendalian dan pengawasan kearsipan, pengelolaan

arus surat menyurat, penyusunan perencanaan dan penentu kebutuhan barang dan jasa,

pengadaan barang dan jasa tingkat satuan kerja kantor pusat, pengurusan dan pengaturan

barang persediaan, penyusunan laporan Sistem Informasi Manjemen Akuntansi Barang

Milik Negara tingkat satuan kerja kantor pusat dan wilayah DKI

Sub bagian Tata Usaha memiliki sub-sub unit sebagai berikut:

1. Urusan pengelolaan surat masuk, surat keluar dan kearsipan

Yang mempunyai tugas menerima, mencatat surat masuk sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian. Memberi lembar pengantar pada

surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan

pengendalian, mengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai

dengan prosedur dan ketentuan berlaku agar memudahkan pendistribusian.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan

2. Urusan Umum dan BMN

25

Yang mempunyai tugas menerima surat yang dikirim melalui pos, kurir, penghubung

jasa angkutan ekspedisi atau petugas lainnya dengan menandatangani formulir atau

buku tanda terima sebagai bukti penerimaan. Membuka surat dan meneliti nomor,

tanggal, perihal serta memberi lembaran disposisi. Melaksanakan tugas kedinasan lain

yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis. Mengajukan surat/nota yang

sudah diagendakan untuk disposisi, mengumpulkan data dan membuatkan surat SP2D

terbaru

3. Urusan Perencanaan Barang atau Jasa

Yang mempunyai tugas menyusun perencanaan, penentu dan anggaran kebutuhan.

Menyusun rencana anggaran-Kementerian Lembaga (RKA-KL), membuat rencana

pencairan dana (RPD) dan realisasi anggaran pada tahun berjalan, membuat revisi

DIPA dan POK. Membuat spesifikasi teknis barang atau jasa

4. Urusan Pengelolaan Persediaan Barang

Menpunyai tugas menerima barang hasil pengadaan, mendistrikan barang sesuai

permintaan user sesuai kondisi stok barang, melakukan pengadministrasian barang

masuk dan keluar, melakukan stock offname persediaan barang.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Proses Pelaksanaan Administrasi Persedian Barang Pada Gudang Kantor

Pusat Direktorat Jenderal Perhubungan Laut Jakarta

Berdasarkan hasil penelitian berupa data yang penulis peroleh dari kantor Kementerian

Perhubungan Laut bagian Umum dan Perlengkapan Sub bagian Tata Usaha Urusan

Pengelolaan Persedian Barang serta wawancara dengan Bapak Wawan selaku Kepala

Urusan Pengelolaan Persediaan Barang Persediaan, tentang Pelaksanaan Administrasi

26

Persediaan Barang pada Gudang Kantor pusat Direktorat Jenderal Perhubungan

Laut Jakarta.

Maka proses penanganan Pelaksanaan Administrasi Persediaan Barang pada

Gudang Kantor Pusat Direktorat Perhubungan Laut, penanganan persediaan yang

dilaksanakan oleh UAKPB sesuai dengan PMK nomor 59/PMK.06/2005 tentang Sistem

Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah pusat. UAKBP bertugas mengecek

dokumen pemakaian persemester dan mengecek surat SP2D lalu konektor (menyatakan

sebuah pilihan dalam sebuah proses) dan proses itu adalah cek surat, jika benar pernyataan

melakukan pencatatan barang dan jika salah kembali mengecek dokumen pemakaian

persemester.

Kemudian UAKPB mengirimkan surat SP2D ke UAPPB, dan UAPPB menerima

surat SP2D lalu UAPPB melakukan validasi untuk mengecek kebenaran. Lalu UAPPB

memeriksa data barang yang tersedia (cek barang) dan konektor (menyatakan sebuah

pilihan dalam sebuah proses) jika salah UAKPB mengecek SP2D dan jika benar UAPPB

melakukan kearsipan data.

UAPPB melakukan pengiriman arsip keorganisasi BMN, dan organisasi BMN

menerima arsip data kemudian memeriksa sisa barang tersedia. Konektor bertugas kembali

untuk (menyatakan sebuah pilihan dalam sebuah proses) jika salah BMN memeriksa

kembali sisa barang dan jika benar BMN membuatkan surat SP2D baru.

BMN mengirim surat SP2D ke UAKPB, lalu UAKPB menerima suart SP2D dan

UAKPB menvalidasi surat SP2D. Kemudian konektor kembali (menyatakan sebuah

pilihan dalam sebuah proses) jika salah UAKPB kembali keorganisasi BMN dan membuat

surat sp2d yang baru, jika benar melakukan pencatatan penata usahaan dan pengelolaan

Barang Milik Negara (BMN).

27

28

3.2.2. Apa saja dokumen yang digunakan dalam proses Pelaksanaan Administrasi

Persediaan Barang pada Gudang Kantor Pusat Direktorat Jenderal Perhubungan

Laut Jakarta?

Dokumen yang digunakan dalam proses Pelaksanaan Administrasi Persediaan

Barang adalah sebagai berikut:

1. SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana)

Adalah keterangan mengenai data barang berupa jenis, total barang yang dibutuhkan

dan total harga yang harus dibayarkan kepada penjual barang ATK dimana surat ini

dibuatkan oleh bagian organisasi BMN ( Barang Milik Negara) dan diberikan kepada

bagian UAKPB bersamaan dengan kwitansi agar dana dapat dicairkan untuk proses

pembayaran pada barang tersebut

2. Buku Persedian

a. Buku persediaan dibuat dalam bentuk kartu untuk setiap item barang. Pada setiap

buku persediaan dicantumkan kode dan uraian sub-sub kelompok barang untuk

barang yang dapat diklarifikasikan

b. Setiap akhir tahun perlu diadakan pengecekan persediaan untuk menentukan

kuantitas dari setiap item persediaan dan selanjutnya buku persediaan disesuaikan

berdasarkan hasil pengecekan tersebut

c. Buku persediaan dikelola oleh petugas yang menangani persediaan

3. Laporan Persediaan

a. Laporan persediaan dibuat setaip akhir semesteran untuk melaporkan nilai

persediaan pada akhir semester

b. Laporan persediaan dibuat oleh petugas yang menangani persediaan dan diketahui

oleh penanggung jawab UAKPB

29

c. Laporan persediaan harus memberikan informasi jumlah persediaan barang yang

tersedia dan yang terpakai, agar dapat dilaporkan kepada bagian organisasi BMN.

3.2.3. Kendala dan cara mengatasi yang sering terjadi dalam Pelaksanaan

Administrasi Persediaan Barang pada Gudang Kantor Pusat Direktorat Jenderal

Perhubungan Laut Jakarta?

Dalam Pelaksanaan Administrasi Persediaan Barang pada Gudang Kantor Pusat

Direktorat Jenderal Perhubungan Laut Jakarta yang sering terjadi terdapat beberapa

kendala, seperti:

1. Perbedaan stok barang dengan catatan administrasi persediaan barangnya, baik jumlah

barang terpakai maupun sisa barang yang tersedia

2. Dalam pelaksanaan administrasi tersebut masih menggunakan cara manual, tidak

terkomputerisasi sehingga sering terjadi masalah

Adapun cara mengatasi kendala dalam Pelaksanaan Administrasi Persediaan

Barang pada Gudang Kantor Pusat Direktorat Jenderal Perhubungan Laut Jakarta, sebagai

berikut:

1. Dalam pengambilan barang ATK atau perlengkapan kantor sebaiknya disesuaikan

dengan setiap barang keluar atau masuk petugas segera mencatat agar tidak terjadi

perbedaan jumlah barang terpakai dan sisa barang tersedia dengan catatan yang sudah

ada

2. Setelah pencatatan dengan manual sebaiknya petugas membuat laporan dengan cara

komputerisasi menggunakan kode barang dan jumlah barang agar lebih mudah

merekap dan menghitungnya.