bab iii pembahasan 3.1 tinjauan perusahaan · 3 prosedur permintaan barang packing ke warehouse...
TRANSCRIPT
28
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
PT. Hasil Raya Industries (HRI) merupakan perusahaan yang berdiri pada
tahun 2007, berlokasi di Dusun Mangga Besar I Rt. 11 Rw. 03 Ds. Walahar, Kec.
Klari, Karawang Timur-Jawa Barat. Perusahaan ini memperoduksi Plastic
Packaging dengan kantor pusat berada di Pesingan, Jakarta.
HRI pertama kali berdiri pada tahun 1978, perusahaan ini didirikan oleh Bpk.
Kamil Sutanto, seorang berkebangsaan China. Awal pabrik ini berdiri hanya
memiliki satu mesin injection dan satu mesin blowing. Pada tahun 1992 membangun
plan kedua yang berlokasi di Tangerang. Tahun 1995 HRI menambah satu mesin
baru yaitu mesin PET. Tahun 2004 HRI mulai membuat tempat Packaging makanan
siap saji seperti Cup Pop Mie. Pada tahun 2009 Bpk. Kamil Sutanto menggabungkan
kedua plan tersebut menjadi satu dan berlokasi di Karawang, pada tahun ini juga
Bpk. Kamil Sutanto menyerahkan jabatannya kepada anaknya yaitu Bpk. Sugih
Sutanto. Dan pada tahun 2012 perusahaan ini dikhususkan membuat cup packaging
untuk makanan dan berbagai botol yang di produksi oleh Departemen PET. Selain
Departmen PET ada juga Departemen Clean Room departemen yang khusus
memproduksi produk kemasan plastik untuk produk farmasi . Sampai saat ini HRI
memberikan service terbaik kepada para customer, dan melesatnya penjualan dan
29
produksi produk HRI. Saat ini PT. HRI memiliki 2 pabrik yang berada di Karawang
dan Bandung.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: PT. Hasil Raya Industri Karawang(2016)
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Hasil Raya Industri Karawang
30
Berdasarkan struktur organisai tersebut dapat di jelaskan tugas dan tanggung
jawab masing-masig bagian sebagai berikut :
1. Presiden Direktur
Tugas dan tanggung jawab presiden direktur adalah mengatur perusahaan
secara keseluruhan untuk kelangsungan kehidupan perusahaan agar dapat terus maju
dan berkembang. Selain itu, tugas dan tanggung jawab presiden direktur sebagai
koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor
dalam menjalankam dan memimpin perusahaan Perseroan Terbatas (PT).
2. MR (Management Representative)
Seorang wakil manajemen (Management Representative) merupakan tokoh
sentral yang akan menemukan berhasil tidaknya penerapan sistem manajemen mutu
di dalam perusahaan. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan,
seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan
yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level untuk tetep fokus
dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu.
3. Document Control
Tugas dan tanggung jawab Document Control adalah mengurusi masalah
pengesaha, pendistribusian, penyimpanan, pengandalian, dan pemusnahan dokumen.
Tugas pengendalian dokumen pada dasarnya membantu management representative.
4. Plant Manager
Plant Manager bertugas memimpin, mengontrol, dan mengawasi keseluruhan
dari opersi yang berjalan di pabrik dan juga bertanggung jawab untuk semua
31
kegiatan di pabrik. Dalam melakukan suatu prosesoprasi baik di pabrik maupun di
luar lingkungan pabrik harus berdasarkan izin dari Plant Manager.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
1 Prosedur persiapan produksi
PPIC (Production planning and inventory control) memberikan JO (Job
Order) kepada Admin produksi, lalu JO (Job Order) di input ke ms.excel. setiap pagi
Admin melakukan permintaan bahan baku ke MPC (Material Process Control) dan
barang packing ke Warehouse material, permintaan di sesuaikan dengan jumlah JO
(Job Order) produksi.
2 Prosedur permintaan bahan baku ke MPC (Material Process Control)
Admin melakukan perhitungan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi
selama 3 Shift. setelah itu menulis bon permintaan bahan baku/material/bahan
pembantu dengan mengisikan nama mesin, nomer JO (Job Order), tanggal
pengambilan, dan jumlah pengambilan. Setelah itu admin menginput jumlah jatah
bahan baku yang di ambil untuk mengurangi jatah bahan baku pada JO(Job Order)
di ms.excel.
3 Prosedur permintaan barang packing ke Warehouse material
Admin produksi mengambil BAB (bukti ambil barang) dari warehouse
material. Kemudian admin poroduksi menghitung packing yang masih ada di
produksi, dan menghitung packing yang di butuhkan untuk 3 shift. selanjutnya
mengurangi jumlah packing yang di butuhkan dengan jumlah packing yang masih
ada, maka jumlahnya akan di buatkan bon pengambilan barang packing ke
warehouse material. Bon pengambilan barang di isi dengan nomer JO(Job Order),
32
nama barang, jumlah pengambilan. Setelah itu admin menginput jumlah pengmbilan
packing untuk mengurangi jatah packing pada JO(Job Order) di ms.excel.
4 Prosedur penyerahan barang jadi ke Warehouse finish good
Setelah melakukan persiapan produksi admin membuat BSB (Bukti Setoran
Barang). Sebelum membuat BSB admin menghitung fisik barang jadi, setelah itu
mencocokan LHP (laporan harian produksi) dengan jumlah fisik, dan jika belum
sesuai di lakukan Pengecekan ulang, jika sudah sesuai maka langsung di buatkan
BSB dengan mengisikan nomer JO(Job Order), nama barang, jumlah barang.
Kemudian admin menginput jumlah setoran barang jadi untuk mengurangi jumlah
JO (Job Order ) di ms. Excel.
3.3. Use Case Diagram
Gambar III.2 Use Case Persiapan Produksi
33
Gambar III.3 Use Case Permintaan bahan baku
ke MPC (Material Process Control)
Gambar III.4 Use Case Permintaan barang Packing ke Warehouse Material
34
Gambar III.5 Use Case Setoran barang jadi ke Warehouse Finish Good
Tabel III.1
Deskripsi Use Case Persiapan Produksi
Use Case Name Memberikan JO (Job Order), permintaan
bahan baku, permintaan barang packing.
Requirement Dokumen JO (Job Order)
Pre-Conditions PPIC memberikan JO(Job order) produksi
Admin produksi melakukan permintaan bahan
baku ke MPC dan permintaa barang packing
ke warehouse material.
Post-Conditions MPC menerima permintan bahan baku
Warehouse material menerima permintaan
barang packing
Failed end Conditions JO (Job order) terlambat diberikan
Actor PPIC, Admin produksi, MPC, Warehouse
35
Material
Main Flow/Basic Path 1. PPIC membuat JO(Job order)
2. memberikan ke admin
Alternate Flow/Invariant A 1. PPIC merubah (cut/stop) JO(Job order)
2. memberikan informasi ke admin
Invariant B Rekap JO(job order)
Tabel III.2
Deskripsi Use Case Permintaan bahan baku ke MPC (Material Process Control)
Use Case Name Menghitung bahan, membuat bon
pengambilan input jumlah pengmbilan bahan,
memberikan bon, nama mesin, nomer JO (Job
Order), tanggal pengambilan, jumlah
pengambilan bahan baku.
Requirement Bon Permintaan bahan baku/material/bahan
pembantu
Pre-Conditions Admin menghitung bahan, membuat bon
pengambilan bahan, input jumlah
pengambilan bahan, membrikan bon.
Post-Conditions MPC (Material Process Contro) menerima
bon.
Failed end Conditions Bahan baku habis
Actor Admin produksi, MPC (Material Process
Control)
Main Flow/Basic Path 1. Admin membuat bon
2. memberikan bon ke MPC
Alternate Flow/Invariant A 1. Admin merubah bon
2. memberikan informasi ke MPC
Invariant B Rekap Bon Permintaan bahan
baku/material/bahan pembantu
36
Tabel III.3
Deskripsi Use Case Permintaan barang Packing ke Warehouse Material
Use Case Name Menghitung barang packing, membuat bon
BAB, input jumlah pengmbilan barang
packing, memberikan bon ke warehouse
material, nomer JO (Job Order), nama barang
packing, jumlah pengambilan.
Requirement BAB (Bukti Ambil Barang)
Pre-Conditions Admin menghitung barang packing, Membuat
bon BAB , input jumlah pengambilan barang
packing, membrikan bon.
Post-Conditions Warehouse material menerima bon BAB.
Failed end Conditions Barang packing kosong.
Actor Admin produksi, Warehouse material.
Main Flow/Basic Path 1. Admin membuat bon
2. memberikan bon ke Warehouse material
Alternate Flow/Invariant A 1. Admin merubah bon
2. memberikan informasi ke Warehouse
material
Invariant B Rekap Bon BAB (Bukti Ambil Barang)
Tabel III.4
Deskripsi Use Case Setoran barang jadi ke Warehouse Finish Good
Use Case Name Pengecakan fisik barang, pencocokan data
LHP dan fisik barang, membuat bon BSB,
input jumlah setoran barang, membrikan bon
BSB, recheck, Nomer JO (Job Order), nama
barang, jumlah barang.
Requirement BSB (Bukti Setoran Barang)
Pre-Conditions Admin melakukan pengecekan fisik barang,
pencocokan data LHP dan fisik barang,
membuat bon BSB, input jumlah setoran
barang, memberikan bon.
37
Post-Conditions Warehouse Finish Good menerima bon BSB
Failed end Conditions Barang yang di setorkan tidak sesuain bon
Actor Admin produksi, Warehouse Finish Good.
Main Flow/Basic Path 1. Admin membuat bon
2. memberikan bon ke Warehouse Finish
Good
Alternate Flow/Invariant A 1. Admin merubah bon
2. memberikan informasi ke Warehouse
Finish Good
Invariant B Rekap Bon BSB (Bukti Setoran Barang)
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)
dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem
berjalan.
3.4.1 Spesifikasi Dokumen masukan
1. Nama Dokumen : Data JO (job order) produksi
Fungsi : Sebagai data master job order produksi
Sumber : Departemen PPIC (Production Planning and
Invetory Control),
Tujuan : warehouse material
Frekuensi : Perhari
Media : Kertas
Jumlah : 1 (lembar)
Bentuk : Lampiran A-1
38
2. Nama Dokumen : Bukti Ambil Barang
Fungsi : Sebagai data pengambilan barang packing
Sumber : Departemen warehouse material
Tujuan : Departemen warehouse material, PPIC, Finance
Frekuensi : Perhari
Media : Kertas
Jumlah : 4 (lembar)
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Bon Permintaan Pengambilan Bahan Baku
Fungsi : Sebagai data pengambilan Bahan Baku
Sumber : Departemen Produksi
Tujuan : Departemen Mpc
Frekuensi : Perhari
Media : Kertas
Jumlah : 1 (lembar)
Bentuk : Lampiran A-3
3.4.1 Spesifikasi Dokumen keluaran
1. Nama Dokumen : Bukti Setoran Barang jadi
Fungsi : Sebagai data penyetoran barang jadi
39
Sumber : Departemen produksi
Tujuan : Departemen warehouse finish good
Frekuensi : Perhari
Media : Kertas
Jumlah : 4 (lembar)
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Laporan Harian Produksi
Fungsi : Sebagai data laporan harian produksi
Sumber : Departemen produksi
Tujuan : Departemen PPIC (Production Planning and
Inventory)
Frekuensi : Perhari
Media : Kertas
Jumlah : 1 (lembar)
Bentuk : Lampiran B-2
3.5 Permasalahan Pokok
1. Terjadinya tidak kesesuaian data laporan barang dan fisik barang.
2. Kesalahan input data seperti double input, yang bisa membuat kesalahan
dalam perhitungan job produksi mengakibatkan kesalahan seperti kelebihan
ataupun kekurang produksi.
40
3. Dan pengolahan data laporan harian produksi lama yang mengakibatkan
penumpukan laporan, Karena masih menggunakan ms.excel.
3.6 Pemecahan Masalah
1. Dilakukan pencocokan data laporan pada sistem dan fisik barang setiap
hari,karena dengan adanya sistem yang terkomputernisasi ini dapat
menambah waktu admin untuk mencocokan data laporan dan fisik barang.
2. Mengatasi kesalahan produksi karena penginputan data dan dengan adanya
Validasi .
3. Dengan dibuatkannya sistem informasi yang terkomputernisasi agar dapat
mengolah data dengan cepat dan tepat. Sehingga dapat mempercepat proses
pengolahan data laporan.