11

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

3.1.1 Sistem Informasi

Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem

informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K.Roscoe

Bavis sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Difinisi umum sistem informasi adalah: “Sebuah sistem yang terdiri atas

rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan dataa untuk menghasilkan

informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.”

3.1.2 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang mampu

menyediakan informasi (merupakan hasil dari proses transaksi yang terjadi) di

mana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan oleh manajemen.

Sistem informasi manajemen mempunyai karateristik sebagai berikut:

1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang

telah mendefinisikan prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan dan arus

informasi secara tegas dan jelas.

2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.

STIKOM S

URABAYA

12

3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan

keputusan, dimana manajer akan menggunakan laporan dan informasi untuk

membuat berbagai kesimpulan dan akhirnya mengambil keputusan.

3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan

Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan

perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang

diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan

pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan

secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada

masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya.

Sedangkan Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi

untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi,

pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi

beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda

keterlambatan.

3.3 Klasifikasi

Salah satu tujuan utama semua perpustakaan adalah agar semua

pengunjung dapat secara mudah dan langsung memperoleh bahan yang

diperlukan.

Salah satu diantara alat-alat yang diciptakan orang untuk maksud tersebut

adalah klasifikasi. Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari STIKOM S

URABAYA

13

sejumlah objek, gagasan, buku, atau benda-benda lain ke dalam kelas atau

golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama.

Di dalam klasifikasi bahan pustaka digunakan penggolongan berdasarkan

beberapa ciri tertentu, misalnya oleh karena bentuk fisik berbeda, maka

penempatan buku perpustakaan dipisahkan dari surat kabar, majalah, piringan

hitam, maupun slides. Ada pula penggolongan berdasarkan penggunaan bahan

pustaka, seperti koleksi referensi dipisahkan dengan koleksi buku lain, koleksi

buku anak-anak atau buk bacaan ringan. Akan tetapi yang menjadi dasar utama

penggolongan berdasarkan isi atau subjek buku. Ini berarti bahwa buku-buku yang

membahas subjek yang sama akan dikelompokan bersama-sama.

3.4 Pengkatalogan

Pemakai perpustakaan menggunakan koleksi perpustakaan untuk mencari

bacaan rekreasional atau informasi dan melakukan penelitian sebagai alat bantu

belajar maupun kegiatan lainnya. Mungkin saja pemakai tidak menemukan buku

yang diinginkan dalam rak. Untuk mengetahui buku apa saja yang dimiliki

perpustakaan diperlukan alat bantu yang disebut katalog perpustakaan. Jadi,

katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam

sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu.

Menurut pustakawan Cutter pada tahun 1876, adapun tujuan katalog atau objek

katalog, ialah :

1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui

berdasarkan :

a) Pengarang

STIKOM S

URABAYA

14

b) Judul

c) Subjek

2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan

a) Oleh pengarang tertentu

b) Berdasarkan subjek tertentu

c) Dalam jenis literatur tertentu

3. Membantu dalam pemilihan buku

a) Berdasarkan edisinya

b) Bedasarkan karakternya(sastra atau topik)

3.5 Alat Analisis dan Rancangan

3.5.1 Block Chart

Block chart berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun

transaksi dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. Pembuatan block chart

harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari system atau

transaksi.

Adapun symbol-simbol yang sering digunakan dalam block chart dapat

dilihat pada table 2.1 dibawah:

Tabel 3.1 Simbol block chart

Simbol Keterangan

Menandakan dokumen , bisa dalam bentuk

surat, formulir, buku/bendel/berkas atau

cetakan.

STIKOM S

URABAYA

15

Multi Dokumen

Proses Manual

Simbol Keterangan

Proses yang dilakukan oleh computer

Menandakan dokumen yang diarsipkan

(arsip manual).

Data penyimpanan (data storage)

Proses apa saja yang tidak terdefinisi

termasuk aktivitas fisik.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu

untuk digunakan pada aliran lain pada

halaman yang lain.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu

untuk digunakan pada aliran lain pada

halaman yang sama.

Terminasi yang menandakan awal dan akhir

dari suatu aliran.

Pengambilan keputusan (decision).

Layar peraga (monitor).

Pemasukan data secara manual.

3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk

menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari

STIKOM S

URABAYA

16

system, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan

interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data

tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang

mentransformasikan data dan menunjukan hubungan antara data pada system dan

proses pada system. (Andri Kristanto, 2003:1-2).

Tabel 3.2 Simbol-simbol DFD

SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN PADA DFD

DeMarco and Yourdon

Symbols KETERANGAN

Gane and Sarson

Symbols

Anggota

Source

(Kesatuan Luar) Anggota

1

SIPERPUS

PROSES

1

SIPERPUS

DATA FLOW

(Arus Data)

Buku

DATA FLOW

(Arus Data) 1 Buku

Keterangan:

a. External Entity/Entitas Luar.

Anggota

Gambar 3.1 Notasi Entitas Luar STIKOM S

URABAYA

17

External Entity merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat

berupa orang, organisasi, dan sebagainya yang akan memberikan masukan

atau menerima keluaran dari sistem.

b. Proses

0

Sistem Informasi Perpustakaan

+

Gambar 3.2 Notasi Proses

Proses merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

menghasilkan arus data yang keluar dari proses.

c. Data Store/Simpanan Data

1 Buku

Gambar 3.3 Notasi Simpanan Data

Data Store merupakan simpanan dari data yang berupa file atau database dari

komputer, arsip dan catatan manual.

d. Data Flow/Arus Data

Gambar 3.4 Notasi Arus Data

STIKOM S

URABAYA

18

Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem

atau hasil dari proses sistem. Arus data ini mengalir diantara proses data store dan

external entity.

3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang

mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk

memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.

Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus

dilakukan.

ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary

key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan

keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya

mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan

oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung

dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang

paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu

departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa

macam pekerjaan sekaligus.

STIKOM S

URABAYA

19

3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record

pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya

satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan

dapat ditangani oleh banyak departemen.

3.5.4 Power Designer

Power designer merupakan salah satu macam software yang digunakan

untuk mengembangkan aliran data yang terjadi sehingga dapat dengan mudah

diketahui alur yang akan digunakan. Software lain yang juga dapat digunakan

adalah Microsoft Visio. Dengan Visio dapat dilakukan proses desain alur aliran

data, tetapi hanya terbatas penggambaran saja dan tidak ada proses lanjuyan.

Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh Power Designer jika dibandingkan dengan

software sejenis lainnya adalah adanya proses pengecekan terhadap kesalahan alur

analisa aliran data dan juga dapat dilakukan proses generate untuk dilakukan

proses selanjutnya

Power Designer dapat digunakan untuk membuat berbagai macam

diagram, pada umumnya adalah diagram aliran data (DFD) dan diagram relasi

dari tabel entity (ERD). Proses lanjutan yang dapat di-generate adalah penjabaran

aliran data menjadi lebih mendetil, serta merubah relasi antar table yang masih

berupa konsep menjadi ke berupa fisik.

3.5.5 Visual Basic .Net

Visual Basic.Net merupakan salah satu produk untuk pengembang

aplikasi dari Microsoft. Aplikasi yang dapat dikembangkan dengan Visual

STIKOM S

URABAYA

20

Basic.Net salah satunya adalah aplikasi database. Untuk aplikasi database ini,

Visual Basic.Net mempunyai komponen pendukung, yaitu ADO.NET.

ADO.NET adalah teknologi akses data universal terbaru berdasarkan

prinsip tanpa koneksi (connectionless principle) yang didesain untuk

mempermudah batasan koneksi yang dahulunya harus diperhatikan ketika

membuat aplikasi terdistribusi (Iyan, 2005). Aplikasi hanya terhubung ke database

untuk beberapa saat guna mengakses atau update data, kemudian diputus. Data

yang diakses dapat disimpan pada salah satu objek ADO.NET, yaitu pada DataSet

atau DataView. Keuntungan dari disconnected architecture ialah mampu

menangani lebih banyak pengguna. Kelebihan lain data yang disimpan di DataSet

berada di memori dan berformat XML.

Dalam ADO.NET tersedia beberapa provider yang dapat digunakan

unutk mengakses suatu database, contohnya SQL Data Provider untuk mengakses

database SQL Server, Oledb Data Provider untuk mengakses database Microsoft

Access, Oracle Data Provider untuk mengakses database Oracle.

3.5.6 Crystal Report

Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan

cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan

data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang

diinginkan.

3.5.7 Microsoft SQL Server 2005

Microsoft SQL Server 2005 adalah perangkat lunak relational database

management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2005

STIKOM S

URABAYA

21

merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya

dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat

RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator.

3.5.8 Database

“Database adalah sekumpulan data / informasi yang teratur berdasarkan

kriteria tertentu yang saling berhubungan” (Yuswanto & Subari, 2005). Dalam

dunia komputer, database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi

hal utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan. Ternyata ada

alasan tersendiri mengapa database menjadi prioritas utama dalam kinerja

manajemen perusahaan, antara lain :

• Database tidak hanya berisi data tetapi juga berisi rencana atau model data.

• Database dapat menjadi sumber utama yang digunakan secara bersama-sama

oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai dengan kebutuhan.

Pada sekitar tahun 1970 untuk pertama kalinya E.F Codd memperkenalkan

suatu database yang disebut dengan database relasional. Pada model relasional,

data dipresentasikan dalam tabel-tabel yang terbentuk dari baris-baris dan kolom-

kolom informasi. Tabel itu sendiri dibentuk dengan mengelompokan data-data

yang mempunyai subjek yang sama. Pada model ini, membuat database berarti

membuat suatu himpunan tabel dan menentukan hubungan antar tabel. Seluruh

operasi yang dikenakan atas database didasarkan atas tabel-tabel dan

hubungannya (Irpanirawan,2008). Dalam model relasional dikenal antara lain :

1. Tabel

Sebuah tabel atau entity dalam model relasional digunakan unutk mendukung

antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer. Dalam

STIKOM S

URABAYA

22

tabel itu sendiri sebenarnya merupakan matriks dari item – item data yang

diorganisir menjadi baris dan kolom.

2. Record

Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih suatu field. Pada

setiap baris – baris ini tersimpan data – data dari subyek tabel yang

bersangkutan. Disamping itu data – data yang ada dalam suatu record bisa

terdiri dari bermacam–macam tipe data.

3. Field

Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan

fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada tabel.

4. Indeks

Indeks merupakan tipe dari suatu tabel tertentu yang berisi nilai nilai field

kunci atau field(yang ditetapkan oleh pemakai) dan pointer ke lokasi record

yang sebenarnya. Nilai – nilai dari pointer ini disimpan dalam urutan tertentu

dan dapat digunakan untuk menyajikan data dalam urutan database.

5. Query

Query merupakan sekumpulan perintah SQL yang dirancangkan untuk

memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk

melakukan operasi pada tabel. Meskipun SQL dapat dijalankan langsung dari

program, query mengijinkan Anda menamai perintah dan menyimpannya

dalam database itu sendiri. STIK

OM SURABAYA