17

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan merupakan pembahasan mengenai perusahaan yang

menjadi objek dari penyusunan tugas akhir. Tinjauan perusahaan meliputi :

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Apollo Aneka Persada yang sekarang perusahaan utamanya terletak di

Kara Industrial Park Blok C4 No.2, Batam Centre, Batam, sebagai bahan

hukum resmi didaftarkan tahun 2009, namun sebagai pembuat barang-barang

plastik pendukung industri perminyak dan gas, usaha ini telah dirintis PT.

Apollo Aneka Plasindo yang dulunya merupakan perusahaan afiliasi namun

sekarang telah berganti menjadi perusahaan cabang yang beralamat di Jl Raya

Kalimalang No. 3, Cibitung, Bekasi sejak tahun 1996.

Untuk mendukung kegiatan PT. Apollo Aneka Persada, produksi barang

jadi lainnya seperti End Cap, Econowrap, Stopper dan Spacer dibuat oleh PT.

Apollo Aneka Plasindo di 3 (tiga) lokasi pbrik yaitu Cibitung Bekasi Jawa

Barat, Komplek Industri Duta Wisata, Cikarang Jawa Barat, serta di Ruko Duta

Muara Kapuk Jakarta.

18

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Apollo Aneka Persada

Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT Apollo Aneka Persada talah

menggambarkan susunan dan jumlah departeman yang dimiliki dan terlibat

dalam setiap kegiatan perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Operational Director

a. Memastikan semua kegiatan operasional sudah berjalan di perusahaan dapat

berlangsung sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan diketahui

bersama.

b. Mengontrol semua aktivitas yang berjalan di perusahaan melalui kepala

departemen yang ditunjuk dari setiap departemen.

c. Memantau dan mengawasi pelaksanaan pengelolaan kegiatan pengendalian

mutu yang berjalan di perusahaan.

d. Melakukan evaluasi kinerja setiap bagian yang barada di bawah otorisasi.

19

e. Mengotorisasi dokumen-dokumen penting seperti Receiving Voucher,

Purchase Order serta dokumen penting lainnya.

f. Memonitor kebutuhan material di dalam kelancaran operasional.

2. Marketing Director

a. Bertanggung jawab terhadap pemasaran produk perusahaan.

b. Melakukan penjualan terhadap produk perusahaan.

3. Finance & Gen. Admin Services Director

a. Membawahi finance, human resource, admin &sevices.

b. Melakukan evaluasi kinerja setiap bagian yang berada di bawah otorisasi.

c. Mengotorisasi dokumen-dokumen penting perusahaan yang berada di bawah

fungsi otorisasi.

4. Production

a. Berkoordinasi dengan setiap bagian agar proses produksi berjalan sesuai

dengan aliran produksi.

b. Mengamati produksi secara berkesinambungan agar pencapaian target

terpenuhi sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

c. Melakukan pengawasan atas kegiatan produksi apakah telah sesuai dengan

prosedur dan peralatan yang terkontrol dengan benar.

d. Bertanggung jawab terhadap kegitan produksi perusahaan.

e. Membuat laporan produksi untuk periode tertentu.

f. Membawahi proses injection, metal, threading, dan painting.

20

5. Quality Control

a. Mengecek setiap produk yang telah selesai diproduksi untuk memastikan

bahwa produk tersebut telah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan.

b. Menjaga dan menjamin kualitas produk pada waktu proses dan setelah

proses produksi.

c. Menerima dan menolak produk yang tidak sesuai dengan standard yang

telah ditetapkan.

6. Finance

a. Memimpin fungsi keuangan PT Apollo Aneka Persada termasuk manajemen

keuangan, akunting, pajak, audit, bendahara dan persediaan.

b. Bertanggung jawab atas perencanaan dan analisis pengeluaran modal dan

pengendalian internalnya.

c. Menjamin pelaksanaan seluruh kebijakan perusahaan, mengatur pelaporan

lokal dan corporate, serta memberi saran pada manajemen tentang strategi

keuangan.

d. Membuat budget serta perkiraan dalam kebutuhan keuangan.

e. Menangani penerimaan uang, pengeluaran uang serta yang berhubungan

dengan utang dan piutang perusahaan.

f. Membuat laporan pajak setiap bulan.

g. Melakukan pembayaran terhadap supplier berdasarkan invoice, laporan

penerimaan barang dan purchase order.

21

7. Material

a. Mencatat keluar masuknya barang di gudang.

b. Melakukan aktivitas kontrol stok barang di gudang.

c. Mengawasi pengiriman barang ke atau dari perusahaan.

d. Melakukan pemeriksaan dan pengecekan terhadap jumlah barang yang

dipesan.

8. Maintenance

a. Melakukan perbaikan atas kerusakan fasilitas perusahaan seperti mesin,

kendaraan serta peralatan produksi lainnya.

b. Bertanggung jawab atas perawatan fasilitas perusahaan untuk kegiatan

produksi seperti mesin-mesin, listrik serta kendaraan pendukung produksi.

9. Purchasing

a. Mengawasi segala bentuk perencanaan dan pembelian bahan baku.

b. Melakukan pembelian bahan baku dan bahan baku pendukung

(consumables)

c. Memilih supplier yang menguntungkan perusahaan.

10. PPC (Planning Production Control)

a. Mengontrol rencana produksi perusahaan.

b. Mengawasi sistem pengendalian dan perencanaan produksi.

c. Menjamin ketetapan schedule fabrikasidan kebenaran dalam menyelesaikan

produk proyek sesuai standard dan persyaratan pelanggan.

22

11. Human Resource & Services

a. Menyeleksi, menerima dan mengangkat karyawan sesuai dengan kebutuhan.

b. Menghitung dan membuat daftar gaji untuk semua karyawan.

c. Membuat laporan karyawan tentang kehadiran, cuti, pengunduran diri, serta

jumlah karyawan untuk kepentingan jamsostek.

d. Membuat sertifikat pengalaman kerja.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Proses Penerimaan Bahan Baku

Proses penerimaan bahan baku dilakukan oleh bagian gudang, dimulai dari

kedatangan bahan baku dari supplier. Supplier akan memberikan barang

beserta bukti penerimaan barang kepada bagian gudang.

2. Proses Pengeluaran Bahan Baku

Proses pengeluaran bahan baku dimulai saat menerima nota permintaan

bahan baku (Store Requistion) untuk produksi dari bagian produksi. Setelah

menerima nota tersebut, kemudian bagian gudang mengelurkan bahan sesuai

dengan permintaan yang kemudian akan disetujui oleh kepala material/gudang.

3. Proses Pembuatan Laporan

Setelah mengeluarkan bahan baku, bagian gudang akan menginput semua

data pengeluaran dan pemasukan ke dalam kartu stok, selanjutnya bagian

gudang akan membuat laporan yang dilakukan setiap akhir bulan yang akan

ditunjukan kepada accounting.

23

3.3. Activity Diagram Berjalan

1. Activity Diagram Bahan Baku Masuk

Gambar III.2

Activity Diagram Bahan Baku Masuk

act Activ ity bahan masuk

Bagian GudangSupplier

mulai

Mengirimkan Bahan

Baku

Menerima Bahan Baku

Mengelola data bahan

baku yang masuk

selesai

24

2. Activity Diagram Bahan Baku Keluar

Gambar III.3

Activity Diagram Bahan Baku Keluar

act activ ity bahan keluar

Bagian GudangBagian Produksi

mulai

Melakukan permintaan

bahan baku

menerima permintaan

bahan baku

Proses

Mengirimkan bahan baku

sesuai permintaanMenerima bahan baku

Mengelola data bahan

baku keluar

selesai

acc

tidak acc

25

3. Activity Diagram Laporan Bahan Baku

Gambar III.4

Activity Diagram Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

A. Spesifikasi Bentuk Masukan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan yang terdapat dalam persediaan bahan

baku pada PT. Apollo Aneka Persada adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Barang

Fungsi : Untuk pemberitahuan barang yang telah diterima

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Gudang

act Activ ity Laporan

Bagian GudangAccounting

mulai

Membuat laporan bahan

baku masuk dan keluar

Menyerahkan laporan

bahan baku masuk dan

keluar

Menerima laporan bahan

baku masuk dan keluar

selesai

26

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap Penerimaan Bahan Baku

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Nota permintaan Bahan Baku Untuk Produksi (Store

Requistion)

Fungsi : Untuk Permintaan Bahan Baku

Sumber : Produksi

Tujuan : Bagian Gudang

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap ada Permintaan Bahan Baku

Bentuk : Lampiran A.2

B. Spesifikasi Bentuk Data Keluaran

Spesifikasi dokumen sistem berjalan yang terdapat dalam persediaan bahan

baku pada PT. Apollo Aneka Persada adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Stock Card

Fungsi : Untuk mengelola stok persediaan bahan baku

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Accounting

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap Mencatat stok bahan baku

Bentuk : Lampiran B.1

27

2. Nama Dokumen : Laporan Bahan Baku Masuk dan Keluar

Fungsi : Laporan untuk Mengetahui Hasil Pengeluaran dan

Pemasukan Bahan Baku

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Accounting

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap Membuat Laporan Pengeluaran dan

Pemasukan tiap Bulan

Bentuk : Lampiran B.2

3.5. Permasalahan Pokok

Sistem persediaan pada PT. Apollo Aneka Persada secara keseluruhan

masih dilakukan dengan mengunakan buku dan komputer berupa aplikasi

Microsoft Exel sebagai alat bantu. Sehingga dapat dikatakan proses pengolahan

data masih dilakukan secara manual. Hal tersebut menimbulkan beberapa

masalah, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem berjalan masih dilakukan secara manual, dimana data-datanya

disimpan dalam arsip atau dokumen, sehingga sering terjadinya kesalahan

dalam pencatatan data dan pengelolahan datanya menjadi terhambat.

2. Dalam pencatatan perhitungan persediaan masih banyak menggunakan

media kertas sehingga terjadinya penumpukan dokumen dan ketidak

sesuaian perhitungan persediaan pada bahan baku.

28

3. Pada saat pengecekkan stok persediaan bahan baku membutuhkan waktu

yang cukup lama karena pengecekan masih dilakukan secara langsung atau

melihat dari kartu stok.

3.6. Pemecahan Masalah

Agar sistem persediaan bahan baku dapat tertata dan terdata dengan rapih

maka penulis membuat perancangan sistem persediaan bahan baku untuk

membantu proses pengolahan data persediaan bahan baku pada PT. Apollo

Aneka Persada dan memperbaiki sistem persediaan bahan baku yang masih

manual tersebut menjadi sebuah sistem berbasis website.