bab iii analisa sistem berjalan · kerja oleh pic (person in charge) consumable dengan membuat...
TRANSCRIPT
47
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Bentuk organisasi yang dilaksanakan pada PT Adient
Automotive Indonesia adalah staf dan lini. Dengan bentuk tersebut di
diharapkan dapat menunjukkan hubungan yang jelas antara pemimpin
dan bawahan, maupun antara bagian yang satu dengan yang lain
sehingga wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian tampak
jelas. Dalam struktur organisasi ini, pemilik usaha membawahi langsung
semua aktifitas karyawan, meskipun semua bagian memiliki tugas yang
berbeda antara satu dengan yang lainnya.
Dalam peninjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah
perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian
yang ada dalam perusahaan tersebut.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT Adient Automotive Indonesia merupakan Perusahaan
Penanaman Modal Asing (PPMA) dari negara United State America
yang bergerak dalam bidang industri komponen otomotif (fabricated
textile products) yaitu produksi seat mobil. Sebagai pemasok tempat
duduk otomotif global, mendukung semua produsen otomotif utama
48
dalam membedakan kendaraan melalui kualitas, teknologi dan kinerja
yang superior.
Sebelum perusahaan bernama Adient Automotive Indonesia,
awalnya pada tahun 2004 bernama Armada Johnson Controls yang
berdiri dibawah saham APM Armada Autoparts (AAA) yang bekerja
sama dengan NEW ARMADA GROUP yang bergerak dibidang
interior mobil. Kemudian ditahun 2006 saham dari AAA diakuisisi
sahamnya oleh JOHNSON CONTROLS GROUP yang memegang
sebagian besar saham 70% dari New Armada serta mengganti nama
perusahaan dari AAA menjadi AJC (Armada Johnson Controls) yang
memproduksi hanya pembuatan seat mobil. Lalu pada tahun 2016 secara
legal memisahkan diri dari Armada Johnson Controls dan melakukan
debut di New York Stock Exchange dan mengganti nama perusahaan
sebagai ADIENT AUTOMOTIVE.
AAI Memiliki kepemimpinan yang kuat yang berasal dari latar
belakang multinasional dengan jangkauan dan skala global, selalu
membawa misi: Kami akan menjadi pemasok tempat duduk otomotif
kelas dunia melalui kepemimpinan dalam biaya, kualitas, pelaksanaan
peluncuran dan kepuasan pelanggan. Kami akan memanfaatkan
kemampuan kami untuk mendorong pertumbuhan, baik di dalam
maupun di luar industri otomotif.
AAI memiliki lebih dari 1000 karyawan yang terlibat tersebar
di beberapa fungsi. AAI berkomitmen untuk tempat kerja dimana
49
karyawan terlibat dan pemimpin yang efektif. Komitmen ini tercermin
dalam nilai-nilai perusahaan kami dan pelatihan dan pengembangan
karyawan inisiatif.
Semua plants AAI adalah Bersertifikat dan sedang dalam
proses sertifikasi ISO 14000 penghargaan lingkungan dengan tingkat
tinggi dari pengiriman dan kualitas kinerja perusahaan. AAI secara
berkala penerima pengakuan pelanggan.
AAI mengikuti proses global IHSG dan terus meningkatkan
keterlibatan karyawan inisiatif meliputi :
1. Pelatihan teknis dan kepemimpinan
2. Perbaikan keselamatan kerja
3. Survey tahunan keterlibatan karyawan
4. Komunikasi karyawan periodic
5. Mendapatkan karyawan berkumpul.
Lokasi Perusahaan : Kawasan Industri Kota Bukit Indah Blok H-II
No.6-10 Purwakarta Jawa Barat 41181
Indonesia
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai
suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara
kedudukan dan hubungan dan peranan dalam suatu kerjasama.
50
Berikut adalah struktur organisasi yang terdapat di PT Adient
Automotive Indonesia:
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT Adient Automotive Indonesia
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada pada PT Adient
Automotive Indonesia adalah sebagai berikut :
Dilihat dari struktur organisasi diatas terlihat jelas adanya bagian
atau badan yang mempunyai fungsi berbeda, adapun fungsinya sebagai
berikut:
1. Presiden Direktur
Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, mengawasi
progress perusahaan.
2. Direktur Operasional
Berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja
dari setiap departemen.
Presiden Direktur
Direktur Operasional
Sekretaris
SCMQuality Assurance EngineeringHRD-GA ProduksiMarketing FinancePurchasing
StaffStaff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff
51
3. Marketing
Departemen khusus yang menghasilkan pemasukan bagi perusahaan
dengan cara memasarkan produk-produk perusahaan.
4. HRD-GA (Human Resources Development-General Affair)
Departemen menangani berbagai masalah pada ruang lingkup
karyawan perusahaan.
5. Quality Assurance (QA)
Bagian dari manajemen mutu di fokuskan pada penyediaan
keyakinan bahawa persatuan mutu akan dipenuhi.
6. SCM ( Supply Chain Management)
Departemen khusus menangani dari barang masuk (sebelum jadi)
sampai barang keluar (barang jadi).
7. Purchasing
Departemen yang menangani suatu proses pencarian sumber dan
pemesanan barang atau jasa untuk fungsi produksi dalam kegiatan
produksi.
8. Engineering
Departemen yang berkaitan dengan awal dari sebuah proyek
perusahaan.
9. Produksi
Departemen yang menghasilkan suatu output dari barang sebelum
jadi menjadi barang dan siap dikirim.
52
10. Finance & Accounting
Departemen yang mengawasi keuangan didalam perusahaan dan
bersifat rahasia.
3.1.3 Struktur organisasi departemen SCM / Logistic
Gambar III.2
Struktur Organisasi Departemen SCM / Logistic PT Adient
Automotive Indonesia
1. Manager SCM
Bertanggung jawab atas input dan output dari barang sebelum jadi
sampai barang jadi.
2. Supervisor logistic
Bertanggung jawab atas kinerja leader dan staff logistik serta
mengontrol sistem logistik.
3. Team Leader
Bertanggung jawab atas kinerja PIC logistik yang terkait atas bagian
masing-masing.
Manager SCM
Supervisor
Team Leader 2 Team Leader 1 Staff outgoing
dan consumable
53
4. Staff outgoing dan consumable
Bertanggung jawab atas outgoing(pengeluaran) barang baik barang
stok dan consumable serta menangani penerimaan dan pengeluaran
barang consumable.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Setiap perusahaan memerlukan prosedur sistem agar pekerjaan
dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena itu prosedur sistem berjalan
di PT Adient Automotive Indonesia yang berjalan terdapat beberapa
proses sebagai berikut :
1. Prosedur cek stok barang
Proses pengecekan stok barang dilakukan setiap hari di akhir jam
kerja oleh PIC (Person In Charge) Consumable dengan membuat
laporan stok barang yang masih dibuat menggunakan MS.Office
Excel berdasarkan data pengecekan stok barang minim maupun over.
Selanjutnya laporan stok barang tersebut diarsipkan.
2. Prosedur pemesanan barang
Setelah PIC Consumable melakukan pengecekan terhadap stok
barang dan membuat laporan stok barang, maka selanjutnya PIC
Consumable memberikan data laporan stok barang tersebut kepada
bagian purchasing untuk melakukan pemesanan barang kepada
supplier. Data pemesanan barang yang dibutuhkan berupa Purchase
Request (PR). Data pemesanan barang tersebut diajukan ke manager
54
logistik oleh purchasing untuk disetujui. Jika sudah setujui maka PR
yang sudah di Acc tersebut langsung dikirimkan oleh bagian
purchasing agar dibuatkan PO (Purchase Order) kepada supplier.
PO diarsipkan oleh bagian purchasing.
3. Prosedur penerimaan barang
Saat proses penerimaan barang, supplier memberikan Surat Jalan
(SJ) 3 rangkap yg berwarna putih, merah muda, dan hijau, sebagai
data bukti pengiriman barang sesuai pemesanan. SJ berwarna putih
lembar asli untuk supplier, surat warna merah muda untuk
perusahaan, sedangkan surat warna hijau untuk security. Lalu PIC
Consumable melakukan pengecekan dari SJ warna merah muda,
untuk memastikan tidak ada kesalahan pengiriman barang. Apabila
barang sudah sesuai dengan pemesanan maka PIC consumable
menandatangani SJ tersebut lalu diberikan stempel untuk 3 rangkap
surat tersebut. Dan SJ warna merah muda yang diarsipkan.
4. Prosedur penyimpanan barang
Proses selanjutnya saat barang sudah diterima dan sesuai dengan
aktual kemudian PIC Consumable menginputkan data yang sesuai
dari arsip SJ warna merah muda untuk proses rekap data laporan
input barang yang masih menggunakan MS.Office Excel. Laporan
tersebut diarsipkan untuk kebutuhan pembuatan laporan input dan
output mingguan kepada manager logistik.
55
5. Prosedur pengeluaran barang
Departemen yang membutuhkan barang consumable meminta data
barang yang diperlukan dengan menggunakan Form Request
Consumable (FRC) yang di isi secara manual oleh departemen
terkait dan diberikan kepada bagian logistik. FRC diarsipkan sebagai
data bukti permintaan barang departemen. Dan dari data FRC
tersebut selanjutnya akan diproses sebagai laporan output barang.
Laporan output akan diproses bersama dengan arsip laporan input
untuk pembuatan laporan input dan output mingguan kepada
manager logistik.
6. Prosedur penyerahan laporan input dan output barang
Saat memasuki akhir minggu kerja, PIC Consumable membuat
rekap data laporan input dan output barang berdasarkan dari data
arsip Laporan Input dan data arsip Laporan Output barang. Jika
sudah selesai maka laporan input dan output barang mingguan
tersebut dicetak dan ditandatangani juga diarsipkan. Selanjutnya
langsung diserahkan kepada manager logistik sebagai evaluasi
persediaan stok input dan output barang selama satu minggu.
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Diagram Alir Data merupakan rangkaian sombol-simbol yang
mengatur suatu prosedur yang menunjukan arus data dokumen pada
suatu sistem. Penjelasan dari sistem berjalan pada PT Adient
56
Autumotive Indonesia dapat digambarkan menggunakan diagram
alir data atau Data Flow Diagram seperti berikut ini :
3.3.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan
PR ACC
Purchasing
Supplier
PIC Consumable
Manager LogistikLIOPerancangan Sistem Informasi Inventory
0
FRC
LI
PR
SJPSJ3
FRCSJM
PO
LIODSM LO
PR ACC
PR
PODepartemen
LS
Gambar III.3
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
PR : Purchase Request
PO : Purchase Order
SJ3 : Surat Jalan 3 rangkap
SJP : Surat Jalan warna Putih
FRC : Form Request Consumable
DSM : Data Stok Minim
LS : Laporan Stok
LI : Laporan Input
LO : Laporan Output
LIO : Laporan Input Output
57
3.3.1. Diagram Nol Sistem Berjalan
PIC Consumable Proses pengecekan stok
Proses pemesanan barang
Proses penerimaan barang
Proses penyimpanan
barang
Proses pengeluaran barang
Proses penyerahan laporan
Purcashing
Supplier
Manager logistik
Departemen
Data stok minim/over
FRC
LS
PO
1
2
3
5
6
4
SJ3
LIO
Arsip SJM
Data LS
PO
PO
LI
Data LO
Arsip LI
Data LI
Data SJM
LO Arsip LO
Arsip LIO
Arsip LS
PR
PRPR ACC
PR ACC
SJP
D1
D3
D4
D6
D7
Arsip POD2
Arsip FRCD5
Data SJM
Gambar III.4
Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
PR : Purchase Request
58
PR : Purchase Request Acc
PO : Purchase Order
SJ3 : Surat Jalan 3 rangkap
SJP : Surat Jalan warna Putih
FRC : Form Request Consumable
LS : Laporan Stok
LI : Laporan Input
LO : Laporan Output
LIO : Laporan Input Output
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi dokumen sistem berjalan
adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam
proses penerimaan, penempatan sampai dengan pembuatan laporan.
Bentuk dokumen itu sendiri di golongkan dalam dua bagian, yaitu
dokumen masukan dan dokumen keluaran.
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Spesifikasi bentuk dokumen masukan adalah segala bentuk masukan
yang diperlukan dalam sistem data dan selanjutnya akan diolah sesuai
dengan kebutuhan.
1. Nama Dokumen : Surat Jalan
59
Fungsi : Untuk mengetahui data barang yang
sudah dipesan dan diterima
Sumber : Supplier
Tujuan : Supply Chain Departemen ( PIC
Consumable)
Frekuensi : Setiap adanya pengiriman barang
Jumlah : 1 Lembar (3rangkap)
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Form Request Consumable
Fungsi : Sebagai data permintaan barang
consumable
Sumber : Departemen yang membutuhkan barang
consumable
Tujuan : Bagian Logistik ( PIC
Consumable)
Frekuensi : Setiap adanya permintaan barang
consumable
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A.2
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
60
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen keluaran pada sistem
berjalan dapat berupa:
1. Nama dokumen : Laporan Stok
Fungsi : Untuk mengetahui stok barang minim
ataupun over di bagian logistik
Sumber : PIC Consumable
Tujuan : Purchasing
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pengecekan barang
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama dokumen : Purchase Order
Fungsi : Untuk data pemesanan barang
Sumber : Purchasing
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pemesanan barang
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama dokumen : Laporan Input
Fungsi : Untuk mengetahui data barang masuk
di logistik
Sumber : PIC Consumable
61
Tujuan : Manager Logistik
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap barang masuk
Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama dokumen : Laporan Output
Fungsi : Untuk mengetahui data barang keluar di
logistik
Sumber : PIC Consumable
Tujuan : Manager Logistik
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pengeluaran barang
Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama dokumen : Laporan Input Output
Fungsi : Untuk mengetahui data barang yang
masuk dan keluar di logistik
Sumber : PIC Consumable
Tujuan : Manager Logistik
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap satu kali dalam seminggu
Bentuk : Lampiran B.5
62
3.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil tinjauan yang penulis lakukan, analisa
permasalahan yang ada dalam sistem yang sedang berjalan di PT Adient
Automotive Indonesia adalah :
1. Penyimpanan Data
Seringnya terjadi kehilangan stok barang yang mengakibatkan
sulitnya pada saat perhitungan stok bahan baku. Karena proses
handling data memang sudah memakai komputer tetapi belum
dibuatkan program yang baik. Dan terkadang proses pencatatannya
bisa terjadi double penulisan data stok.
2. Keakuratan Data
Tidak akuratnya data karena tidak sinkron antara pencatatan barang
masuk dan keluar. User atau admin departemen kesulitan
menghitung jumlah transaksi saat pengeluaran barang. Sehingga
user hanya memprediksi keadaan stok barang secara visual. Juga
sering terjadi data barang duplikat yang menimbulkan
ketidaksamaan antara aktual dengan data yang ada dengan stok
barang yang berada digudang.
3. Akses Data
Untuk menuju pembuatan laporan stok input dan output mingguan
membutuhkan proses waktu yang cukup panjang. Dimulai dari
proses pengecekan stok barang, lalu proses order barang, lalu proses
63
penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang. Akan lebih efektif
dan efisien jika dibuatkan program aplikasi yang ada di inventory
ini untuk mempermudah proses pembuatan laporan persediaan
barang.
3.6 . Pemecahan Masalah
Dari uraian permasalahan yang ada di PT Adient Automotive
Indonesia, penulis memberikan solusi untuk pemecahan masalah
tersebut yang akan menjadi dasar untuk pembaruan sistem usulan di bab
selanjutnya yaitu dengan :
1. Mengubah proses handling data menjadi sistem terkomputerisasi
agar dapat mempermudah proses laporan yang lebih akurat. Dengan
pembuatan aplikasi program pengelolaan persediaan barang
(inventory) menggunakan MS. Visual Basic 6.0. Sehingga melalui
aplikasi program tersebut nantinya seorang admin atau user di
perusahaan dapat mengelola data dengan cepat, efektif dan efisien.
Back up data pun menjadi lebih aman dengan penyimpanan arsip-
arsip penting perusahaan bisa tersimpan rapih, dan memudahkan
saat pencarian data yang dibutuhkan.
2. Aturan pembuatan aplikasi program sistem pengelolaan persediaan
barang (inventory) ini dengan membuat database persediaan stok
barang menggunakan MS. Office Access agar lebih efisien dari segi
waktu, biaya, dan keakuratan data. Untuk menghindari data barang
64
yang duplikat dibedakan berdasarkan jenis part, sehingga pada saat
penghitungan stok persediaan barang pada akhir bulan
ketidakaktualan antara data dengan aktual bisa di akuratkan. Dan
dibuat form khusus untuk transaksi penyimpanan stok, baik
penyimpanan stok masuk maupun stok keluar serta dapat dengan
mudah melihat transaksi baik harian, mingguan ataupun bulanan
dari seluruh transaksi yang ada. Dengan begitu maka akan
mempermudah kinerja departemen SCM bagian logistik untuk
mengetahui informasi persediaan suatu barang.
3. Penulis mengusulkan perubahan nama data laporan Form Request
Consumable (FRC) dengan nama Request Slip (RS). Karena setelah
nanti dibuatkan program terkomputerisasi akan lebih baik juga
nama form tersebut diganti mengkuti pembaruan sistem yang sudah
terkomputerisasi.
4. Sebelumnya di prosedur sistem berjalan departemen SCM bagian
logistik ini ada proses pengecekan stok berdasarkan data stok minim
ataupun over, tetapi di sistem usulan nanti seorang user atau admin
departemen terkait langsung memberikan data Laporan Stok untuk
mengefisienkan waktu pemesanan barang ke departemen
purchasing.
5. Untuk laporan ke manager logistik di sistem usulan juga mengalami
perubahan nama laporan. Sebelumnya di prosedur sistem yang
berjalan bernama Laporan Input Output (LIO) maka untuk di sistem
65
usulan berganti nama menjadi Laporan Persediaan Barang (LPB).
Perubahan ini beralasan untuk mengikuti pembaruan sistem usulan
yang sudah terkomputerisasi.