bab iii analisa sistem berjalan · bidang mekanikal & elektrikal kontraktor, perdagangan dan...

25

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Dalam pembangunan proyek kontruksi, pembelian material merupakan

bagian terpenting dalam kelangsungan berjalannya suatu proyek. Jenis material

konstruksi yang digunakan akan mempengaruhi kualitas dan dana anggaran yang

telah ditetapkan untuk suatu proyek. Untuk itu dalam melakukan pembelian

material proyek, PT. Jaya Teknik Indonesia harus melalui beberapa proses,

dimana pengawasan pembelian tetap diawasi oleh Direksi dengan melakukan

pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan pembelian.

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. Jaya Teknik Indonesia terdapat

aturan yang telah ditetapkan, dalam hal ini struktur organisasi yang

menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi

pelaksanaan sehingga semua dapat berjalan dengan lancar.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahan ini berisi tentang sejarah perusahan, struktur

organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahan

tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Jaya Teknik Indonesia didirikan pada tanggal 27 Agustus 1970,

bergerak dalam bidang perdagangan, kontraktor/pemborongan dan jasa. Berlokasi

di Jln. Johar No.10 Kebon Sirih Menteng Jakarta Pusat. Dalam melaksanakan

26

kegiatan usaha perdagangan, PT. Jaya Teknik Indonesia juga bertindak sebagai

distributor untuk memasarkan produk-produk dari York International, Avaya

Communication, Emerson Network Power dan Nohmi Bosai di wilayah

Indonesia. PT. Jaya Teknik Indonesia memiliki Motto ”Quality & Reliability”.

VISI:

Menjadi perusahaan nomor satu yang mengintregrasikan pelayanan di

bidang Mekanikal & Elektrikal Kontraktor, Perdagangan dan pemeliharaan

Mekanikal & Elektrikal.

MISI:

1. Menyediakan layanan pemeliharaan terbaik yang terintegrasi dari produk-

produk unggulan yang berkualitas untuk mencapai kepuasan pelanggan.

2. Meningkatkan kerjasama strategis dengan produk kelas dunia agar dapat

mencapai pertumbuhan perusahaan.

3. Pengembangan peluang bisnis baru secara berkesinambungan diikuti melalui

inovasi dan teknologi.

4. Membangun lingkungan kerja yang sehat untuk para pekerja sehingga dapat

tumbuh berkembang bersama atas dasar nilai dan budaya dari Jaya.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan pembagian kerja yang menunjukan hirarki

dan menunjukan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan

pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan

sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah dan terawasi

27

serta hasil-hasilnya tersaji akurat. Berikut merupakan struktur organisasi yang ada

pada PT. Jaya Teknik Indonesia:

Sumber : PT. Jaya Teknik Indonesia

Gambar.III. 1.

Struktur Organisasi PT. Jaya Teknik Indonesia

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :

Dewan Direksi, dibantu oleh:

1. Management Representative & System Procedure

a. Management Representative

Adalah perwakilan Manajemen yang bertugas mengawasi,

mengembangkan dan menjamin dilaksanakannya ISO sesuai dengan

standard yang telah ditetapkan.

28

b. Sistem dan Prosedur

Bagian ini membantu perusahaan dalam penetapan prosedur sesuai dengan

sasaran mutu perusahaan untuk dapat mendukung Visi & Misi dan nilai-

nilai perusahaan.

2. Manajemen Kesehatan Keselamatan dan Lingkungan Kerja

Adalah perwakilan manajemen yang bertanggung jawab terhadap

pengembangan sistem dan sosialisasi atas Kesehatan, Keselamatan dan

Lingkungan Kerja.

3. Business Development

Bagian ini bertanggung jawab atas kegiatan pengembangan bisnis

perusahaan, mulai dari perencanaan, implementasi, pemasaran dan evaluasi

hingga pengembangan ide atau pemikiran bisnis yang akan dijalankan oleh

perusahaan. Business Development mengeskplorasi, melakukan riset pasar,

menganalisa, dan membuat studi kelayakan kemudian memberikan

rekomendasi atas peluang bisnis baru untuk memperkuat struktur bisnis

perusahaan.

4. 6 (enam) Divisi, terdiri dari :

a. Air Conditioning & Refrigeration Division ( Produk ACR)

Merk YORK. Air Conditioning dan Refrigration System, USA

b. Data Center & Network Power Division (Produk UPS dan AC Precission)

Merk LIEBERT. Computer Support System – Precission AC, Power

Conditioner UPS dan Site Scan, USA

29

c. Fire Safety & Control, Pump & Mechanical Division (Produk Fire Alarm

System dan Pompa)

1. Merk NOHMI. Fire Protection Equipment & Fire Alarm System,

Japan

2. Merk FLYGT. Water and Wastewater Solutions

d. Information & Communication Technology Division (Produk

Telekomunikasi )

1. Merk Voice Cyber. Voice Recording and Quality Monitoring

2. Merk VAN DERLANDE. Baggage Handling System

3. Merk TELTRONIC. Radio Trunking Komunikasi

e. Lift and Electrical Division ( Produk Lift dan Elektrikal )

Merk SANEI. Lift and Elevator

f. Finance, Human Resourcesand General Affairs Division terdiri dari :

1. Bagian Treasury, mengelola keuangan perusahaan dan dokumen yang

berkaitan dengan perbankan dan mengelola stok gudang.

2. Bagian Cost Control, melakukan pengendalian dan monitoring

pelaksanaan kegiatan usaha agar tetap berjalan sesuai ketentuan yang

berlaku.

3. Bagian Accounting, melakukan pembukuan dan menyiapkan laporan

keuangan untuk keperluan Manajemen, Pemegang Saham dan pihak

luar.

4. Bagian Sumber Daya Manusia yang menangani proses rekrutmen,

pelatihan, mutasi dan fungsi kepersonaliaan lainnya serta

perpustakaan.

30

5. Bagian Rumah Tangga menangani pengadaan inventaris kantor dan

kelengkapan kerja kantor maupun proyek.

6. Bagian Legal, mengurus/mengamankan kontrak kerja perusahaan dan

dokumen-dokumen perusahaan.

7. Bagian Logistik, membantu Divisi maupun Bagian lain untuk

melakukan pengadaan barang/material baik untuk proyek maupun unit

kerja lainnya termasuk pengurusan gudang.

8. Bagian Penentuan dan Pengendalian Pembelian, membantu Divisi

untuk menentukan Supplier dan Subkontraktor untuk proyek. Selain

itu, bagian ini juga melakukan klarifikasi pekerjaan Subkontraktor

apabila dibutuhkan.

5. Direksi

a. Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan perusahaan,

termasuk melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

b. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan.

c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan dan melaporkan laporan pada

pemegang saham.

6. Kepala Divisi

a. Menyetujui segala bentuk dokumen yang berkaitan dengan divisi.

b. Menyiapkan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat waktu.

c. Menyelenggarakan kegiatan rapat kerja mengenai pekerjaan yang

bersangkutan dengan proyek yang dijalankan.

d. Melakukan pengecekan serta pengawasan dalam pekerjaan di proyek

maupun di pusat.

31

7. Project Coordinator

a. Melakukan koordinasi dan mengawasi semua kegiatan dan memastikan

bahwa tujuan dapat tercapai.

b. Memiliki pemahaman yang baik mengenai tujuan proyek secara

keseluruhan, output yang akan dicapai dan kegiatan yang akan

dilaksanakan proyek.

c. Bekerja sama dengan semua pihak dan personil yang terlibat dalam

proyek tersebut, dan bertanggung jawab atas dana yang diterapkan pada

suatu proyek.

8. Engineering

a. Memberikan petunjuk kepada tim, dalam melaksanakan pekerjaan

pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik ditandatangani.

b. Bertanggung jawab atas pengujian dan penyelidikan material/bahan di

lapangan.

c. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam

mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik

sehubungan dengan teknis maupun permasalahan kontrak.

9. Project Manager

a. Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga pekerjaan

proyek dapat berjalan sesuai rencana.

b. Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul

agar dapat diantisipasi secara dini.

c. Mengontrol proyek yang ditanganinya agar dapat selesai sesuai dengan

budget sesuai dengan spesifikasi dan waktu.

32

10. Admin divisi/purchasing

a. Membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB).

b. Mencari supplier yang menjual barang yang sesuai dengan kebutuhan

lapangan.

c. Mengkordinasi kepada supplier mengenai pengiriman barang ke

lapangan.

d. Melakukan negosiasi harga kepada supplier.

11. Estimator

a. Membuat daftar rincian pekerjaan secara lengkap.

b. Melakukan perhitungan volume dari setiap item pekerjaan.

c. Melakukan kontrol terhadap pemakaian bahan yang dilakukan

dilapangan atau proyek.

d. Membuat Bill of Quantity (BQ) untuk penawaran harga kepada customer.

12. Site Manager

a. Membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek.

b. Mengatur dan melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek.

c. Menganalisa kebutuhan dan pemakaian material maupun peralatan di

proyek.

d. Menyiapkan detail materi laporan bulanan bersama Project Manager.

13. Admin Proyek

a. Surat menyurat.

b. Mengarsip surat jalan.

c. Mengarsip data lembur karyawan dan data absen karyawan proyek.

d. Membuat berita acara pekerjaan proyek.

33

14. Gudang

a. Mencatat material masuk dan material keluar yang ada di proyek.

b. Mengontrol ketersediaan barang yang ada di proyek agar tidak terjadinya

kekurangan material.

c. Mengkoordinasikan kepada bagian Site Manager mengenai stok material

yang ada di dalam gudang.

d. Membuat Material Requirement Planning (MRP).

e. Membuat Rencana Anggaran Proyek (RAP).

15. Pelaksana

a. Memahami gambar desain dan spesifikasi teknis sebagai pedoman dalam

melaksanakan pekerjaan diproyek.

b. Mengadakan evaluasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan pekerjaan

dilapangan.

c. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program kerja mingguan, metode

kerja, gambar kerja dan spesifikasi teknik.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem permintaan pembelian material proyek di PT. Jaya Teknik

Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Proses Permintaan Pembelian Material

Bagian gudang proyek memberikan memo permintaan material atau Material

Requirements Planning (MRP) sesuai dengan kebutuhan dilapangan kepada

admin divisi. Kemudian admin divisi mencari supplier yang menjual barang

sesuai dengan type atau merk yang dibutuhkan lapangan, dengan melakukan

34

perbandingan harga dengan beberapa supplier lain untuk menentukan harga

yang termurah serta tetap memperhatikan kualitas dari material yang akan

digunakan. Jika nilai barang lebih dari 250 juta, maka dilakukan proses tender

oleh bagian Penentuan dan Pengendalian Pembelian (P3). Kemudian bagian

admin divisi membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)

berdasarkan permintaan material dari proyek dan penawaran harga yang

diberikan supplier, setelah itu Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)

ditandatangani oleh manager.

2. Prosedur Mendistribusikan SPPB

Setelah membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB), admin divisi

menyerahkan kepada bagian cost control untuk di periksa berdasarkan

lampiran. Kemudian bagian cost control mencatat SPPB dalam Analisa Biaya

Proyek dan dibandingkan dengan Rencana Anggaran Proyek (RAP). Jika

nilai SPPB overbuget atau kontribusi menurun, bagian cost control

memberikan catatan atau komentar pada kepala divisi terkait, kemudian

ditandatangani. Setelah dari cost control, SPPB ditandatangani oleh kepala

divisi untuk disetujui dan menyerahkan kepada bagian logistik untuk

dibuatkan SPB.

3. Prosedur membuat Surat Pemesanan Barang (SPB)

Surat Pemesanan Barang (SPB) digunakan sebagai lampiran supplier untuk

menagih pembayaran barang yang telah dikirim ke proyek. Setelah SPB

dibuat, bagian logistik menyerahkan kepada kepala logistik untuk di

tandatangani, setelah itu bagian logistik menyerahkan kepada kepala divisi,

35

dan wajib di tandatangani oleh Direksi jika nilai SPB diatas seratus juta

rupiah.

4. Prosedur pembuatan Bukti Penerimaan Barang (BPB)

Setelah SPB ditandatangani oleh kepala divisi ataupun dengan direksi. Admin

divisi mengirimkan SPB tersebut kepada supplier melalui email maupun fax

agar supplier dapat memproses dan mengirim barang ke lapangan. Setelah

barang dikirim, supplier mengambil SPB asli, dan memberikan surat jalan,

invoice dan faktur pajak untuk menagih. Kemudian bagian logistik membuat

Bukti Penerimaan Barang (BPB) sesuai dengan nomor Surat Pemesanan

Barang (SPB) dan surat jalan yang terlampir dari supplier.

5. Prosedur pembayaran dan membuat laporan

Kemudian bagian logistik menyerahkan Bukti Penerimaan Barang beserta

lampiran invoice, faktur pajak dan SPB asli kepada bagian keuangan untuk

dibuatkan Tanda Terima Kuitansi (TTK). Kemudian bagian keuangan

memproses pembayaran dan menyerahkan bukti setor bank kepada bagian

accounting untuk dibuatkan bukti pembayaran dan dibuatkan laporan.

3.4 Unified Modelling Language (UML)

Penulis menggunakan Unified Modelling Language (UML) sebagai

gambaran dalam sistem permintaan pembelian material proyek yang ada pada PT.

Jaya Teknik Indonesia.

3.4.1 Diagram Activity Berjalan

Berikut ini merupakan diagram activity pada sistem berjalan permintaan

pembelian material proyek yang ada pada PT. Jaya Teknik Indonesia.

36

Gambar.III. 2.

Diagram Activity Berjalan pada PT. Jaya Teknik Indonesia

act Diagram Activ ity Berj lan

DireksiAccountingKeuanganKepala

Logistik

SupplierBagian P3 dan

logistik

Gudang

Proyek Kadiv

ACR

Cost ControlManagerAdmin Div isi

Mulai

Membuat

SPPB

Acc

SPPBcek

SPPBACC

SPPB

MRP

Memproses

memo

Membuat

SPB

Acc

SPB

ACC

SPB

SPB yang

sudah di

ttd

email/fax

SPB

memproses

dan

mengirim

material

menerima

barang &

sj copy

membuat BPL

mencari

supplier

penawaran

harga

SJ Asli

PO asli, SJ

asli, Faktur

Pajak

TTK

laporan

pembyAcc

Lap.pembyAcc

lap.pemy

Arsip

end

bukti

pemby

>250jttender

acc

SPPB

37

Keterangan :

MRP : Material Requirement Planning

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Barang

SPB : Surat Pemesanan Barang

BPL : Bukti Penerimaan Barang (Local)

Acc : ACC

Kadiv ACR : Kepala Divisi ACR

TTK : Tanda Terima Kuitansi

Bukti Pemby : Bukti Pembayaran

Acc Lap.pemby : ACC Laporan Pembayaran

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-

dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen

tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Material Requirements Planning

Fungsi : Untuk permintaan pemesanan material

Sumber : Gudang Proyek

Tujuan : Admin divisi

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap lapangan membutuhkan material

Format : Lampiran A-1

38

2. Nama Dokumen : Surat Penawaran Harga

Fungsi : Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk yang

ditawarkan dari supplier

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin divisi

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap marketing melakukan penawaran harga material

dan menawarkan produk


3. Nama Dokumen : Data Supplier

Fungsi : Mengetahui informasi mengenai data supplier

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin divisi dan Logistik

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya nama supplier


4. Nama Dokumen : Material Masuk

Fungsi : Daftar nama barang yang diterima diproyek


Tujuan : Admin Proyek dan Site Manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya material yang masuk ke gudang proyek


39

5. Nama Dokumen : Bon Pengambilan Material

Fungsi : Daftar nama barang yang dikeluarkan proyek


Tujuan : Admin Proyek dan Site Manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya material yang keluar dari gudang proyek


6. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Gudang Proyek dan Logistik

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya pengiriman barang


7. Nama Dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Sebagai bukti penagihan

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian keuangan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap supplier melakukan penagihan


8. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai bukti penagihan

Sumber : Supplier

40

Tujuan : Bagian keuangan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap supplier melakukan penagihan


3.5.2 Spesfikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat Permintaan Pembelian Barang

Fungsi :Untuk permintaan pembuatan SPB (Surat Pemesanan

Barang) kepada bagian Logistik

Sumber : Admin Divisi

Tujuan : Logistik

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya permintaan pembelian material

Format : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Surat Pemesanan Barang

Fungsi : Untuk surat pemesanan kepada supplier

Sumber : Logistik

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya surat pemesanan material baru


3. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Barang

Fungsi : Untuk penerimaan material yang sudah dikirim ke proyek

Sumber : Logistik

41

Tujuan : Admin Proyek dan Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya penerimaan material yang dikirim


4. Nama Dokumen : Tanda Terima Kuitansi

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan kuitansi

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya penerimaan kuitansi


5. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran hutang


Tujuan : Accounting

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya pembayaran


6. Nama Dokumen : Bukti Setor Bank

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran


Tujuan : Bagian Accounting

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pembayaran

42


7. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran Hutang

Fungsi : Sebagai laporan pembayaran hutang

Sumber : Accounting

Tujuan : Kepala Divisi dan Direksi

Media : Kertas

Frekuensi : Akhir bulan


3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa PT. Jaya

Teknik Indonesia dalam mengelola proses permintaan pembelian material proyek

masih belum sepenuhnya efektif. Dikarenakan dalam melakukan pencatatan

material masuk dan material keluar pada lapangan masih melakukan pencatatan

melalui buku dan kertas. Maka beberapa hal yang mungkin dapat terjadi

diantaranya adalah :

1. Sistem kerja masih kurang efektif.

2. Membutuhkan waktu lama dalam pengecekan berkas/data.

3. Pemakaian kertas yang banyak.

4. Terjadinya Double permintaan pembelian material, dikarenakan tidak

adanya sistem yang terkompuetrisasi pada pencatatan material masuk dan

material keluar pada proyek.

5. Terjadinya kesalahan-kesalahan pada pencatatan material masuk maupun

material yang keluar dan dapat terjadinya kehilangan atau kerusakan pada

43

data-data pembelian dikarenakan dalam proses penyimpanan data yang tidak

tersusun dengan baik.

3.7. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan

masalah yaitu dengan menggunakan sistem secara komputerisasi untuk

pengecekan material dan dalam pencatatan material masuk maupun material

keluar. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya double permintaan

pada material yang dipesan dan agar penggunaan material dalam proyek dapat

terkontrol dengan baik.

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi

program pada komputer yaitu:

1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga

tidak memerlukan waktu lama untuk melakukan pengecekan material.

2. Menghindari terjadinya double permintaan pada material yang dipesan ke

supplier, yang akan menyebabkan overbuget pada dana proyek yang ada.

3. Berkurangnya resiko terjadinya kehilangan atau kerusakan data terutama

pada data pembelian yang sudah lama.

4. Berkurangnya resiko terjadinya kesalahan-kesalahan dalam melakukan

pencatatan material masuk dan material keluar.

5. Mengurangi penggunaan kertas yang ada diproyek.

bab iii analisa sistem berjalan · bidang mekanikal & elektrikal kontraktor, perdagangan dan...

Documents