25

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Pada saat ini manfaat komputer sudah dirasakan oleh banyak orang.

Komputer pada umumnya digunakan untuk membantu aktivitas manusia, dalam

bidang bisnis komputer berguna untuk kegiatan transaksi baik rutin maupun

periode. Selain itu dapat menyediakan informasi dengan cepat, tepat dan akurat

komputer juga sangat membantu dalam penyimpanan data.

Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti di Paldam XII/Tpradalah bagian

dari Kodam XII/Tpr yang bertugas memberikan pelayanan pemeliharaan materiil

kendaraan dan senjata daerah dengan tujuanperawatan materiil disatuan jajaran

kodam XII/Tpr yang beralamat di jalan Adi Sucipto km 7,5 Kecamatan Sui

RayaKabupaten Kubu Raya Provinsi Kalimantan Barat. Dalam proses pencatatan

penerimaan dan pengeluaran kas masih menggunakan sistem manual, pada proses

data yang manual ini memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan

resiko yang besar seperti hilang dan rusaknya suatu data, setiap kegiatan yang

terjadi masih disimpan didalam arsip hal ini mengakibatkan lambatnya

pengolahan informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu peran komputer sangat

berpengaruh besar bagi usaha ini karena tanpa adanya komputer kegiatan

pencatatan di koperasi belum berjalan cepat, tepat dan akurat.

26

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan kegiatan akan dijelaskan mengenai sejarah berdirinya

Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti, dan stuktur organisasi serta fungsi-

fungsi dari masing-masing bagian pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Rintisan organisasi TNI di kalbar berawal dari Proklamasi Kemerdekaan

RI 17 Agustus 1945 yang disebut oleh para pejuang Kalbar sejak September 1945

s.d 1949 sudah membentuk perjuangan : dari 10 organisasi tersebut

merupakan wadah kekuatan TNI di Kalbar sampai dengan diresmikan pada 2

Februari 1945 dengan nama Sub Territorium I Kalimantan Barat (STMI Kalbar)

yang berkedudukan di Pontianak dibawah pimpinan Mayor Firmansyah,

selanjutnya mengalami perubahan menjadi Brigade “A” Sub Territorium I kalbar

berubah lagi menjadi Brigade “G”Sub Territorium VI/Tpr. Berdasarkan keputusan

Kasad Nomor KPTS-1857/1958 tanggal 17 juli 1958 Resimen Infanteri 20

Territorium VI/Tanjungpura berubah menjadi Kodam Kalimantan Barat dengan

panglima pertama Letkol Inf Soeharto. Pada tanggal 12 Desember 1960 komando

daerah Militer Kalimantan Barat diubah menjadi Komando Daerah Milliter

XII/Tanjungpura. Kebijakan TNI AD Berdasarkan surat keputusan Kasad Nomor:

Skep/11/XII/1984 TANGGAL 19 Desember 1984 dalam rangka perampingan

organisasi Angkatan Darat, maka Kodam XII/Tpr dilikwidasi menjadi korem

121/Alambhana Wanawai Kalbar kodam VI/Tpr di Kaltim , dimana wilayah

Kalbar di bawah kendali Korem 121/Abw selama 25 tahn mulai tahun 1985 s.d

2010. Pada 2 Juli 2010 pengukuhan Kodam XII/Tpr oleh Kasad Jendral TNI

George Toisutta berdasarkan peraturan kepala staf Angkatan Darat Nomor:

27

Perskasad/17/V/2010 tanggal 27 Mei 2010 tentang pembentukan Kodam

XII/Tanjungpura.

3.2.2. Struktur Organisasi

Organisasi merupakan sekelompok orang yang menyatukan diri untuk

melaksanakan suatu kerjasama guna mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di

tentukan dan di sepakati bersama. Bagi suatu perusahaan, baik perusahaan kecil

maupun perusahaan besar dibutuhkan suatu struktur organisasi sehingga menjadi

jelas apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggotanya,

serta kedudukan masing-masing dalam hubungannya antara satu dengan yang

lainnya.

Dengan adanya pembagian kerja ini akan membantu perusahaan untuk

mempelancarkegiatan pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti, maka

perusahaan perlu menyusun suatu stuktur organisasi. Perusahaan dalam

melaksanakan kegiatannya selalu memerlukan kordinasi yang baik, agar apa yang

menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk mencapai tujuan tersebut,

diperlukan suatu stuktur organisasi yang dapat memberikan suatu pembatasan

terhadap tugas, wewenang, dan tanggung jawab bagi masing-masing individu

maupun kelompok, dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan Gambar

struktur organisasi Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti dapat dilihat sebagai

berikut :

28

Sumber : Koperasi Jasa Kartika DWI CAKTI BHAKTI Paldam XII/TPR ( 2017 )

Gambar III.1 Struktur Organisasi Kepengurusan Koperasi Jasa Kartika

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada stuktur

organisasi Koperasi Jasa Kartika DWI CAKTI BHAKTI adalah sebagai berikut:

KA.PRIM KOP

SEKERTARIS

UR. NIKKOP UR.USAHA UR. BENDAHARA

UNIT USAHA

29

1. KA. PRIM KOP ( Ketua )

KA. PRIM KOP bertanggung jawab dalam hal :

a. Memimpin,mengatur, mengawasi dan mengendalikan semua usaha,

pekerjaan dan kegiatan koperasi agar sesuai dengan program kerja

dan anggaran.

b. Bertanggung jawab mengendalikan dan meningkatkan keuntungan

koperasi.

c. Meningkatkan kesejahteraan anggota dan peningkatatn modal

koperasi.

2. Sekertaris

Sekertaris memiliki fungsi antara lain :

a. Mencatat surat-surat keluar dan masuk sesuai dengan Minu TNI AD

dan koperasi yang berlaku.

b. Menyusun dan menertibkan arsip-arsip sesuai dengan klasifikasi.

c. Mendistribusikan surat-surat masuk dan keluar kepada instansi

penjabat terkait.

3. UR. BENDAHARA

UR. BENDAHARA memiliki tugas antara lain :

a. Melaksanakan pencatatan terhadap penerimaan dan penyaluran dana

sesuai dengan rencana kerja dan RAPB koperasi.

b. Melaporekan posisi keuangan setiap akhir bulan secara tepat waktu

di lengkapi dengan penjelasan-penjelasan.

c. Menata dan menyimpan arsip dan dokumen yang menyangkut asset

perbendaharaan dan keuangan di atur secara tepat dan aman.

30

4. UR. USAHA ( Toko )

UR. USAHA memiliki fungsi antara lain :

a. Melayani kebutuhan sembako, kebutuhan primer dan sekunder.

b. Melaporkan hasil pendapatan kepada ketua koperasi dan

melampirkan data hasil penerimaan setiap bulannya kepada

bendahara.

5. UR. NIKKOP ( Simpan Pinjam )

UR. NIKKOP memiliki fungsi antara lain :

a. Meyani anggota koperasi khususnya yang memerlukan bantuan uang

tunai dengan jasa sebesar 1,5% perbulan.

b. Melaporkan hasil pendapatan kepada ketua koperasi dan

melampirkan data hasil penerimaan setiap bulannya kepada

bendahara

6. Unit Usaha

Unit Usaha memiliki tanggung jawab antara lain:

a. Memberi setoran setiap bulannya kepada koperasi.

b. Menjaga dan memelihara asset koperasi.

3.3 Proses Bisnis Sistem berjalan

Penulis yang melakukan riset di Koperasi Paldam XII/Tpr membahas

sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada anggota TNI-AD di Paldam XII/Tpr

dengan prosedur sebagai berikut:

31

1. Proses Tansaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Anggota koprasi mengisi blangko peminjaman USIPA, setelah itu

diserahkan kepada kaprin (ketua koprasi) dan di setujui oleh kertua koprasi

maka akan dikeluarkan oleh UR.NIKKOP simpan pinjam,setelah disetujui

anggota dapat menerima peminjaman dengan catatan bunga 1,5% dari

yang di pinjam.

2. Proses Pencatatan

Kaprin meyerahkan USIPA kebendahara dan bendahara akan mencatat

dibuku besar.

3. Proses Laporan

Berdasarkan buku besar maka bendahara akan merekap menjadi laporan

dan akan dilaporkan setiap triwulan dan diserahkan kepada kaprin berupa

bentuk laporan peminjaman.

3.3.1.UnifiedModelling Language (UML)

UML (Unified Modeling Language) menurut Rosa dan Shalahudin

(2015:133) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan didunia

industri untuk mendefinisikan requirement, membuat anlisis dan desain, serta

menggambarkan arsitektur dalam pemograman berorientasi objek.

3.3.2. Activity Diagram

Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari

sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.

Diagram aktivitas juga banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut:

a. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan

merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan.

32

b. Urutan atau pengelopokan tampilan dari sistem / user interface dimana

setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan

33

Sumber : Hasil Observasi(2017)

Gambar III.2Activity Diagram Sistem Berjalan Penerimaan dan Pengeluaran

Kas

34

3.4.Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapatkan dokumen yang

digunakan dalam proses pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut dapat meliputi

dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik yang

berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang mana dokumen itu akan

diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Adapun dokumen masukan yang terdapat dalam sistem Perancangan Sistem

Informasi Penerimaan dan pengeluaran kas pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti

Bhakti meliputi hal-hal sebagai berikut:

Nama Dokumen : USIPA

Fungsi : Sumber Informasi Data Peminjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setiap Transaksi

Bentuk : Lampiran A.1

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen organisasi berupa

dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen

hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran yang terdapat dalam

35

sistem Perancangan Sistem Informasi Peminjaman pada Koperasi Jasa Kartika

Dwi Cakti Bhakti meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Laporan Peminjaman

Fungsi : Melaporkan data peminjaman

Sumber : Bendahara

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setiap triwulan

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Buku besar

Fungsi : Mencatat data transaksi peminjaman

Sumber : Bendahara

Tujuan : Ketua Koperasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setiap 1 bulan

Bentuk : Lampiran B.2

3.5.Permasalahan Pokok

Dalam analisa Perancanga Sistem Informasi Peminjaman pada Koperasi

Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti, ada beberapa kendala atau permasalahan yang

dihadapi.

36

1. Pencarian data pada arsip sangat lama dengan memilah-milah tumpukan

arsip ketika ingin digunakan.

2. Masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan pencatatan

buku.

3. Penghitungannya masih menggunakan alat bantu.

3.6 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang di hadapi pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti

Bhaktilebih mendasar dan terletak pada sumber daya manusia serta sistem yang di

jalankan di koperasi tersebut. Sehingga koperasi tersebut harus melakukan efektif

dan juga efesien terhadap permasalahan yang timbul serta dapat mengambil

langkah-langkah yang sesuai dengan menejemen perusahaan agar kedepan

koperasi tersebut dapat lebih maju. Adapun alternatif pemecahan masalah adalah

sebagai berikut :

1. Melakukan analisa terhadap kebutuhan sistem informasi atau pengetahuan

para anggota dapat berkembang menjadi lebih baik.

2. Merancang suatu sistem yang digunakankhususnya dalam sistem

pengeluaran kas masuk dan kas keluar sehingga memudahkan dalam

melakukan pekerjaan

3. Beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi khusunya data

pengeluaran dan penerimaan kas agar efektif dan efesien serta

meminimalisir dari berbagai resiko.

4. Konsistensi data dengan akurat karena data yang di masukan akan selalu

sesuai dengan data yang akan di jadikan laporan

37

5. Pembuatan laporan hanya tinggal cetak tanpa menginnput ulang data per

laporan keuangan.