22

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Penelitian ini didasarkan pada kebutuhan pengelompokan email pada

Fakultas Kedoteran Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin yang selama

ini masih belum tersusun dengan rapi pada email masuknya, berikut merupakan

tahapan-tahapan yang dilakukan oleh peneliti dalam melakukan penelitian

sehingga dapat diperoleh suatu hasil akhir. Perancangan klasifikasi surat masuk

pada email Fakultas Kedokteran ini meliputi tahap persiapan data testing,

klasifikasi menggunakan algoritma naive bayes. Analisa sistem desain dan

implementasi ini meliputi desain data, deskripsi sistem, desain proses dan

implementasi desain dan semua yang diperlukan dalam aplikasi pengklasifikasian

surat masuk pada email Fakultas Kedokteran.

3.1 Metodologi Penelitian

Metodologi merupakan tahapan yang dilakukan oleh peneliti guna mencapai

tujuan dari penelitian yang dilakukannya, dalam hal ini adalah kerangka konsep

yang digunakan untuk sistem pengelompokan, pengarsipan dan desposisi pesan

pada akun Google Mail Fakultas Kedokteran Universitas Lambung Mangkurat,

dengan adanya metode penelitian ini dapat memberikan petunjuk yang jelas

mengenai alur penelitian yang dilakukan oleh peneliti, berikut ini adalah

tahapannya :

3.1.1 Identifikasi Masalah

Pada tahap ini akan mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi dan

dialami oleh pihak yang bertugas menerima e-mail masuk pada Fakultas

23

Kedokteran Universitas Lambung Mangkurat, masalah yang terjadi adalah

pengelompokan surat masuk pada e-mail masih menggunakan cara sortir manual

dan terkadang ada surat yang lupa belum diteruskan ke pihak yang seharusnya

menerima surat tersebut. Dengan mengidentifikasikan masalah secara terarah

maka penelitian yang dilakukan akan memperoleh hasil yang sesuai dengan tujuan

yang telah dipaparkan.

3.1.2 Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data dilakukan untuk mengetahui parameter apa saja

yang dapat digunakan dalam penelitian ini, data yang akan digali oleh peneliti

adalah semua e-mail masuk dan yang tersimpan di akun tersebut e-mail tersebut,

berikut merupakan gambaran dari data yang akan diklasifikasikan.

Tabel 3.1 Model Pengklasifikasian Pesan

No Kelas Klasifikasi Surat pada

Akun Google Mail

fkunlam@gmail.com

Klasifikasi

yang diharapkan

1 Admin Program Studi

Pendidikan Dokter

Kelas yang sesuai dengan kesamaan

isi pesan yang merujuk ke Program

Studi Pendidikan Dokter.

2 Admin Program Studi Ilmu

Keperawatan

Kelas yang sesuai dengan kesamaan

isi pesan yang

merujuk ke Program Studi Ilmu

Keperawatan.

3 Dekan Kelas yang sesuai dengan kesamaan

isi pesan yang merujuk ke Dekan

4 Wakil Dekan 1 Kelas yang sesuai dengan kesamaan

isi pesan yang merujuk ke Wakil

Dekan 1

24

5 Wakil Dekan 2 Kelas yang sesuai dengan kesamaan

isi pesan yang merujuk ke Wakil

Dekan 2

6 Wakil Dekan 3 Kelas yang sesuai dengan kesamaan

isi pesan yang merujuk ke Wakil

Dekan 3

Data yang diperoleh berupa:

Data primer yang diperoleh dari wawancara dan pengambilan semua pesan

pada akun tersebut, pada proses ini akan diperoleh data klasifikasi pesan

yang diklasifikasikan oleh admin dan menjadi acuan dalam pemrosesan

menggunakan naïve bayes.

Data sekunder merupakan data yang dihasilkan dari pemprosesan aplikasi

berupa hasil klasifikasi dan pengarsipan.

3.1.3 Alur Penelitian

Pada tahap ini akan dijelaskan alur serta langkah-langkah yang ditempuh

guna menjawab tujuan penelitian dan agar tidak menyimpang dari tujuan maka

perlu didefinisikan perancangan yang jelas.

25

Gambar 3.1. Alur Penelitian

Pada Gambar 3.1. dijelaskan langkah-langkah yang dilalui oleh penulis

sehingga penelitian dapat dikerjakan, dimulai dari penggumpulan data testing

yang berisi email yang belum diberi label, kemudian mempersiapkan data training

yang berisi email terlabel yang diperoleh dari admin pengelola email, perancangan

database menggunakan tools excel to MySQL dan MySQL database pada Xampp

Apache Web Server, perancangan program meliputi bagian pendefinisian alur

program dimana akan dijelaskan runtutan proses yang dilakukan sehingga didapat

data dari akun google mail kemudian perancangan flowchart agar detail program

dapat lebih dijelaskan, kemudian dilanjutkan kebagian pembuatan program dan

pengujian hingga diperoleh suatu kesimpulan.

26

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem akan menggambarkan proses kegiatan yang akan

diterapkan dan mejelaskan kebutuhan yang diperlukan sistem agar sistem dapat

berjalan dengan baik.

3.2.1 Use Case Diagram

Berikut use case diagram yang digunakan untuk proses pendataan surat

masuk pada Fakultas

Gambar 3.2 Use Case Klasifikasi Surat Masuk Email

Berdasarkan gambar 3.1 Use Case Diagaram surat masuk pada email yang

berjalan digambarkan sebagai berikut:

1. 1 (satu) admin mencakup seluruh proses klasifikasi surat masuk email.

2. 6 (enam) Usecase diantaranya: mengupdate data token, mengupdate

data stopword, mengupdate data stemming, mengunduh email yang

27

belum terlabel, mengupdate data email terlabel, klasifikasi email

dengan naive bayes text mining.

3.2.2 Activity Diagram

Activity diagram merupakan gambaran aktivitas apa saja yang dilakukan

user dan sistem pada perangkat lunak ini. Berikut adalah gambaran usulan

aktivitas dari sistem tersebut :

Gambar 3.3 Activity Diagram Klasifikasi Surat Masuk Email

Dari gambar 3.3 dapat dilihat aktivitas yang dapat

dilakukan user mulai dari login dan sistem akan mengecek login,

selajutnya user mendapatkan hak akses dan melakukan aktivitas

sesuai tahapan pada use case dan memprosesnya.

28

3.2.3 Class Diagram

Class Diagram adalah gambaran dari class-class yang ada

pada suatu sistem, didalamnya terdapat atribut maupun operasi

yang menghubungkan class yang akan digunakan nanti.

Gambar 3.4 Class Diagram Klasifikasi Surat Masuk Email

29

3.2.4 Diagram Konteks

Gambar 3.5. Diagram Konteks

30

3.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram (ERD

31

3.3 Alur Data dan Klasifikasi

Gambar 3.7. Alur Data dan Klasifikasi

Pada Gambar 3.7. merupakan alur data yang akan diproses meliputi

data training yang akan melalui proses preprocessing antara lain removing

stopwords yang bertujuan menghapus kata hubung dalam suatu kalimat

sehingga diperoleh inti dari suatu kalimat, stemming bertujuan untuk

mengembalikan kata ke bentuk awal tanpa tambahan awalan, akhiran atau

sisipan dengan ini kata dalam suatu kalimat akan kembali ke bentuk

dasarnya sehingga lebih mudah diproses, tokenizing yang bertujuan untuk

menghilangkan karakter yang tidak dibutuhkan dan case folding yang

bertujuan untuk membentuk semua huruf dalam kalimat pada suatu

paragraph ke bentuk huruf kapital atau huruf kecil.

32

3.4 Perancangan Alur Kerja Program

Gambar 3.8. Perancangan Alur kerja Program

Pada Gambar 3.8. dijelaskan bahwa aplikasi pengelompokan pesan

menggunakan Naïve bayes Classifier ditempatkan pada server dengan

menggunakan bahasa pemrograman web PHP dan Javascript serta

Framework yang sesuai dengan bahasa pemrograman yang dipakai. Data

diambil dari server menggunakan Google Mail Application Program

Interface mengunakan protocol Hyper Text Transfer Protocol HTTP

sehingga dapat diperoleh pesan dari folder spam dan inbox kemudian

disimpan pada database server agar dapat diproses dengan metode Naïve

Bayes Classifier agar pesan terkelompokan sesuai dengan isi pesan

kemudian pesan yang dikelompokan diteruskan ke pihak yang seharusnya

33

menerima pesan tersebut. Implementasi dan pengujian program ini

dilakukan secara langsung ditempat studi kasus agar diketahui sejauh

mana pengelompokan yang berhasil dilakukan.

3.5 Flowchart Program

Suatu bagan yang menggambarkan urutan proses secara mendetail

dan hubungan antara suatu proses (intruksi) dengan proses lainnya dalam

suatu program. Dan dibawah ini merupakan flowchart program klasifikasi

email masuk menggunakan metode naive bayes.

Gambar 3.9. Flowchart Program

34

kemudian stemming bahasa Indonesia menggunakan metode Sastrawi

dalam bentuk library bahasa pemrograman PHP[9] lalu pattern discovery guna

menemukan pola pada pesan yang telah di preprocessing kemudian ke klasifikasi

dengan Naïve Bayes Classifier.

3.6 Rancangan Database

Rancangan sistem basis data (database) ini merupakan rancangan sistem

informasi berbasis web yang menghubungan setiap data. Database ini di dapat

dari pemetaan entitas yang telah digambarkan pada class diagram sebelumnya.

Berikut adalah table-tabel database usulan:

1. Tabel Surat Belum Terlabel

Tabel 3.2 Tabel Surat Belum Terlabel

No Field Type Length/

Value

Keterangan

1 id_surat Int 10 Berisikan angka yang

menandakan id suatu

surat

2 Nomor varchar 100 Menandakan nomor

surat

3 lampiran int 3 Menandakan jumlah

lampiran

4 Perihal varchar 100 Perihal surat

5 Kepada varchar 100 Tujuan surat kepada

6 tembusan text Tembusan surat

7 Isi text Isi surat

8 tanggal_surat date Tanggal surat

9 atas_nama varchar 100 Atas nama pengirim

surat

35

2. Tabel Surat Terlabel

Tabel 3.3 Surat Terlabel

No Field Type Length/

Value

Keterangan

1 id_surat int 10 Berisikan angka yang

menandakan id suatu

surat

2 Nomor varchar 100 Menandakan nomor

surat

3 lampiran int 3 Menandakan jumlah

lampiran

4 Perihal varchar 100 Perihal surat

5 Kepada varchar 100 Tujuan surat kepada

6 tembusan text Tembusan surat

7 Isi text Isi surat

8 tanggal_surat date Tanggal surat

3. Tabel Data Admin

Tabel 3.4 Data Admin

No Field Type Length/

Value

Keterangan

1 nama_admin varchar 100 Berisikan nama admin

yang digunakan

sebagai Username

2 password varchar 100 Berisikan password

yang digunakan

username admin

3 data_admin text Berisi data tambahan

yang dimiliki admin

36

4. Tabel Token

Tabel 3.5 Token

No Field Type Length/

Value

Keterangan

1 id_token int 10 Berisikan id yang

digunakan untuk

menandai token

2 token varchar 10 Berisikan token

berupa karakter atau

huruf atau kata

5. Tabel Stopword

Tabel 3.6 Stopword

No Field Type Length/

Value

Keterangan

1 id_stopword Int 10 Berisikan id yang

digunakan untuk

menandai stopword

2 stopword varchar 10 Berisikan stopword

berupa kata

6. Tabel Stemming

Tabel 3.7 Stemming

No Field Type Length/

Value

Keterangan

1 id_stemming int 10 Berisikan id yang

digunakan untuk

menandai stemming

2 stemming varchar 10 Berisikan stemming

yang digunakan untuk

mengembalikan kata

ke bentuk awal

37

3.7 Rancangan Interface

Rancangan antarmuka mempunyai tujuan mempermudah interaksi antara

sistem dan pengguna. Dan berikut adalah rancangan tampilan antarmuka yang

diusulkan pada pada sistem.

1. Rancangan Interface Awal

Gambar 3. 10 Interface Awal

2. Rancangan Interface Login

Rancangan Antarmuka Login Rancangan ini digunakan untuk

melakukan login dan proses autentifikasi pengguna dan akan masuk

sesuai hak akses user.

Gambar 3.11. Form Login

38

3. Rancangan Interface Menu Utama

Rancangan ini merupakan tampilan menu admin yang memiliki semua

hak akses.

Gambar 3.12. Menu Utama

Pada Gambar 3.12. digambarkan bentuk menu utama aplikasi yang akan

dibangun oleh penulis, pada gambar tersebut terdapat beberapa tombol yang

berfungsi sebagai pengambil pesan dari akun Google Mail kemudian bila

ditekan tombol pengelompokan akan dikelompokan pesan-pesan yang telah

diunduh dan disimpan di database.

4. Rancangan Interface Klasifikasi

Gambar3.13 Interface Klasifikasi

39