bab ii proses bisnis pt. indonesia power ubp...
TRANSCRIPT
BAB II
PROSES BISNIS PT. INDONESIA POWER UBP KAMOJANG
PT. Indonesia Power UBP Kamojang saat ini telah menerapkan sistem manajemen
terpadu, dengan tiga sub sistemnya yang terdiri dari Sistem Manajemen Mutu (ISO
9002), Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001), dan Sistem Manajemen Keamanan
dan Keselamatan Kerja. Proses bisnis yang dijalankan sehari hari pun mengacu kepada
ketiga sistem tersebut.
Sebagaimana dalam Manual Organisasi Sistem Manajemen Terpadu UBP Kamojang
(Indonesia Power UBP Kamojang, 2006), proses bisnis perusahaan pada dasarnya
terbagi menjadi empat proses sebagai berikut;
1. Proses Pengendalian Sistem, terdiri dari pengendalian dokumen, pengendalian
rekaman, audit internal, dan tindakan perbaikan serta pencegahan dan peningkatan.
2. Proses Manajemen, terdiri dari penetapan kebijakan, sasaran dan program, analisa
data, tinjauan manajemen serta pengelolaan sumber daya manusia.
3. Proses Realisasi, terdiri dari proses kontrak kinerja dengan kantor pusat PT
Indonesia Power, Perencanaan Pencapaian Target Kinerja, Produksi Unit yang
terkait dengan Pembelian Pasokan Uap, Proses Niaga yang merupakan penjualan
energi listrik kepada penyalur yaitu PLN P3B (Penyaluran dan Pusat Pengatur
Beban).
4. Proses Pendukung, antara lain Proses Pengadaan Barang dan Jasa, Proses
Pemeliharaan, Proses Pengelolaan Komunikasi dan Informasi, Proses Administrasi,
Proses Laboratorium/Kimia, Proses Pemantauan dan Pengukuran, Proses
Pengelolaan Keamanan, dan Proses Pengelolaan Sarana Umum.
Adapun tahapan‐tahapan dalam proses bisnis di atas dapat digambarkan sebagaimana
di bawah ini.
14
Gambar 2.1. Proses Bisnis PT Indonesia Power UBP Kamojang berdasar Sistem Manajemen Terpadu
Keuangan
15
2.1. Proses Pengendalian Sistem
2.1.1. Proses Pengendalian Dokumen
Proses pengendalian dokumen akan dilakukan untuk memberikan jaminan agar
dokumen‐dokumen yang ada di PT Indonesia Power UBP Kamojang yang digunakan
dalam penerapan sistem manajemen terpadu selalu terjamin isinya, keabsahannya dan
distribusinya sesuai dengan persyaratan yang ada.
2.1.2. Proses Pengendalian Rekaman
Proses pengendalian rekaman akan dilakukan untuk memberikan jaminan agar
rekaman‐rekaman yang mampu menunjukkan keefektifan sistem manajemen terpadu
terhadap persyaratan yang ada mampu dipenuhi.
2.1.3. Proses Audit Internal
Unit bisnis pembangkitan kamojang menetapkan dan memelihara program dan
prosedur audit sistem secara berkala minimum dua kali dalam setahun, dalam rangka :
• Menentukan sistem manajemen UBP Kamojang sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan untuk sistem dan persyaratan, telah ditetapkan dan dipelihara
dengan benar, dan peluang untuk peningkatan berkelanjutan, bila ada.
• Memberikan informasi hasil‐hasil audit kepada manajemen.
Program audit sistem manajemen mencakup jadwal audit, ditetapkan berdasarkan
pada pengaruh kesesuaian sistem dan mempertimbangkan hasil audit sebelumnya.
Audit sistem dilaksanakan minimum sekali dalam enam bulan.
2.1.4. Proses Tindakan Perbaikan, Pencegahan dan Peningkatan
Segala proses atau kegiatan yang berpotensi terjadi ketidaksesuaian harus
diidentifikasi dan dilakukan tindak lanjut untuk dilakukan pencegahan. Apabila
terjadi ketidaksesuaian harus segera dilakukan identifikasi dan menganalisa masalah
untuk dilakukan tindakan perbaikan. Apabila terjadi kejadian yang bersifat darurat
harus segera dilakukan penanganan yang sesuai untuk mengurangi dampak kerugian
16
yang ditimbulkan Hal‐hal yang mencakup kegiatan ini antara lain: Kecelakaan kerja;
Pencemaran lingkungan; Tumpahan bahan kimia dan B3; Kejadian darurat mencakup:
black out, kebakaran, gempa bumi, gunung meletus dsb; Kelainan unit atau kerusakan
unit; Temuan audit; Komplain dari P3B dan atau Masyarakat sekitar.
Proses tindakan perbaikan dan pencegahan akan selalu dilakukan oleh PT Indonesia
Power UBP Kamojang dalam rangka perbaikan berkelanjutan terhadap sistem yang
diterapkan agar selalu mampu memberikan kesesuaian pada persyaratan.
2.2. Proses Manajemen
2.2.1. Proses Penetapan Kebijakan, Sasaran, dan Program
2.2.1.1. Kebijakan Perusahaan
Sebagai tekad bersama dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu, maka General
Manager PT Indonesia Power UBP Kamojang menetapkan Kebijakan Perusahaan yang
mencakup aspek mutu, lingkungan dan K3. Kebijakan Perusahaan ini disosialisasikan
kepada seluruh pegawai PT Indonesia Power UBP Kamojang melalui media
komunikasi internal yang tersedia atau terbuka untuk umum di lingkungan PT
Indonesia Power UBP Kamojang dan pihak terkait lainnya. Kebijakan Perusahaan ini
akan ditinjau ulang minimal 1 (satu) tahun sekali. Agar supaya Kebijakan Perusahaan
dapat diterapkan pada aktifitas sehari‐hari, maka dibuatkan kerangka kerja yang
tertuang dalam sasaran organisasi ( target kinerja, lingkungan dan K3).
2.2.1.2. Sasaran Organisasi dan Program
Aspek yang penting bagi organisasi (proses, produk, lingkungan dan bahaya potensial
K3) di PT Indonesia Power UBP Kamojang diidentifikasi, dievaluasi dan diseleksi
hingga hasilnya dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk dibuatkan
pengendalian (sebagai sasaran organisasi dan program manajemen) yang berkaitan
dengan aspek penting. Program Manajemen Lingkungan dan K3 ini menjadi bagian
dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang dibuat setiap tahun. RKAP
ini ditetapkan sebagai dasar dalam melaksanakan kegiatan operasional yang
17
mencakup seluruh anggaran perusahaan. Pencapaian RKAP ini dievaluasi setiap
triwulan. Termasuk dalam kegiatan ini adalah penambahan prasarana/instalasi baru.
Jika ada penambahan prasarana atau instalasi baru, terlebih dahulu diidentifikasi
tingkat resiko yang terjadi untuk dilakukan pengelolaan yang sesuai dan menjadi
bagian dalam program organisasi.
2.2.2. Proses Tinjauan Manajemen
Minimal 2 kali sekali setelah dilaksanakannya audit internal, General Manager PT
Indonesia Power UBP Kamojang melakukan evaluasi secara keseluruhan mengenai
kinerja sistem. Evaluasi ini dihadiri oleh wakil manajemen, seluruh manajer dan ketua
auditor internal serta perwakilan dari karyawan. Adapun agenda yang dibahas adalah:
1. Hasil audit internal maupun eksternal
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses, kesesuaian produk, kinerja lingkungan dan K3
4. Status tindakan perbaikan dan pencegahan yang terakhir
5. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Terpadu dan/atau
Kebijakan Perusahaan.
7. Saran‐saran perbaikan dari pihak‐pihak terkait
8. Data kecelakaan kerja, insiden/nearmiss, penyakit akibat kerja dsb
9. Laporan pencapaian program manajemen yang meliputi RKAP, lingkungan
dan K3
10. Laporan P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja), dsb.
Hasil Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan
dengan:
1. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajemen Terpadu dan proses
prosesnya.
18
2. Perbaikan pada produk, prasarana dan proses yang berkaitan dengan
persyaratan pelanggan dan pihak terkait.
3. Sumberdaya yang diperlukan.
Tinjauan Manajemen ini harus dicatat dan disosialisasikan pada seluruh personel
melalui email, Kamojang Knowledge Centre (KKC) atau papan pengumuman.
2.2.3. Proses Pengelolaan Sumber Daya Manusia
2.2.3.1. Tanggung Jawab dan Wewenang
Proses pengelolaan SDM dilakukan untuk membina dan mengembangkan SDM yang
ada. Setiap personel yang bekerja di PT Indonesia Power UBP Kamojang memiliki
tanggung jawab dan wewenangnya sesuai dengan jabatan yang diembannya. Personel
harus memahami tanggung jawab dan wewenangnya. Tanggung jawab dan
wewenang ini disosialisasikan melalui media KKC. Disamping itu peran serta
tanggung jawab masing‐masing personel secara langsung (baik yang mengacu pada
mutu, lingkungan dan K3) didokumentasikan dalam prosedur dan instruksi kerja yang
ada.
2.2.3.2. Kompetensi Personel
Penetapan kemampuan yang diperlukan seluruh personel di PT Indonesia Power UBP
Kamojang dinyatakan pada uraian jabatan. Kemampuan ini ditetapkan atas dasar:
Pendidikan, Pengalaman kerja, Keterampilan, dan Pelatihan. Apabila terjadi
kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki oleh masing masing personel dengan
persyaratan jabatan yang dimiliki, maka Manajer terkait bersama Manajer SDM
menetapkan program pengembangan bagi personel dalam bentuk pelatihan. Program
pelatihan ini untuk memastikan bahwa semua personel yang kegiatannya
menimbulkan dampak pada keseluruhan aspek penting organisasi (mutu, lingkungan,
K3, value dan lain sebagainya) telah memperoleh pelatihan pelatihan yang memadai
sehingga menyadari pentingnya:
1. Pemahaman Kebijakan Organisasi dalam pekerjaan sehari‐hari
2. Dampak penting dari pekerjaannya pada kebijakan perusahaan
19
3. Peran serta mereka dalam menjunjung tinggi kode etik perusahaan.
4. Resiko yang ditimbulkan dari penyimpangan penerapan prosedur, instruksi
kerja.
2.2.3.3. Wakil Manajemen
General Manager PT Indonesia Power UBP Kamojang menunjuk Wakil Manajemen atau
Management Representative (MR) yang mempunyai tugas antara lain :
• Melakukan pengendalian dan pemeliharaan terhadap garis – garis besar
Kebijakan Organisasi serta dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran Sistem
Manajemen Terpadu.
• Membuat jadwal dan melakukan implementasi terhadap review manajemen dan
audit internal terhadap Kebijakan Organisasi serta tujuan, sasaran dan program.
• Melakukan fungsi koordinasi terhadap pelaksanaan review manajemen.
• Dalam kapasitasnya sebagai wakil manajemen, MR memegang tanggung jawab
tertinggi dalam menyelesaikan permasalahan yang menyangkut bidang mutu,
lingkungan dan K3.
• Memberikan laporan terhadap General Manager akan review manajemen selama
pelaksanaan Sistem Manajemen Terpadu.
• Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program peningkatan secara
berkelanjutan (continually improvement) dalam Sistem Manajemen Terpadu.
• Melakukan pembaharuan terhadap seluruh dokumentasi (Manual, Prosedur,
SOP dan Formulir) yang disesuaikan dengan kondisi yang ada serta
mendokumentasikannya, termasuk mendokumentasikan undang – undang dan
peraturan – peraturan pemerintah yang relevan.
• Melakukan sosialisasi kepada semua karyawan PT Indonesia Power UBP
Kamojang agar meningkatkan kepeduliannya terhadap penerapan Sistem
Manajemen Terpadu, termasuk diantaranya pencapaian kontrak kinerja unit.
Dalam pelaksanaannya, Management Representative dibantu oleh Tim Sekretariat Sistem
Manajemen Terpadu. Penunjukan Management Representative dan Tim Sekretariat
20
dinyatakan melalui Surat Keputusan General Manajer PT Indonesia Power UBP
Kamojang.
2.2.4. Proses Analisa Data
Untuk mengetahui kinerja sistem, Unit Bisnis Pembangkit Kamojang senantiasa
memastikan kelengkapan data dan keakuratan data yang disajikan. Data‐data tersebut
diolah dengan menggunakan teknik statistik yang sesuai. Hasil‐hasil pengolahan data
kemudian dianalisa untuk meninjau tingkat kesesuaiannya. Hasil analisa data ini
sekurang‐kurangnya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen. Proses analisa data ini
mencakup antara lain: Hasil kepuasan pelanggan, Kinerja mesin operasi, Hasil
pencapaian sasaran kinerja, Data kecelakaan kerja, Data pemantauan dan pengukuran
lingkungan dan K3, Kinerja pemasok, Komplain masyarakat, dan Hasil produksi listrik.
2.3. Proses Realisasi Produk
2.3.1. Proses Kontrak Kinerja
Kontrak kinerja merupakan pernyataan mengenai kesanggupan unit pembangkit PT
Indonesia Power UBP Kamojang terhadap pencapaian sasaran perusahaan dalam
jangka waktu satu tahun. Kontrak kinerja ini disepakati antara GM UBP Kamojang
dengan Direksi PT Indonesia Power. Penandatanganan kontrak kinerja dilaksanakan
setiap satu tahun sekali.
Kontrak kinerja tersebut akan sangat terkait dengan Keputusan Direksi nomor
30.K/010/ IP/ 2005 tentang Tata Cara Penilaian Kinerja Unit Bisnis Pada PT. Indonesia
Power. Di dalam keputusan tersebut unit yang diwakili oleh GM akan dinilai berdasar
empat aspek penilaian yaitu : Aspek Kinerja Operasional, Aspek Kinerja Keuangan,
Aspek Kinerja Tata Kelola, dan Aspek Stakeholder Benefit. Setiap aspek memiliki
indikator sebagaimana dalam tabel berikut.
21
Tabel 2.1. Indikator Kinerja Unit Bisnis Pembangkitan
Kinerja Operasional : 1. Pelayanan Kepada Pelanggan
• EAF, POF, EFOR, SOF dan SFF 2. Peningkatan Efisiensi
• Efisiensi Thermal dan Pemakaian Sendiri
3. Peningkatan Kreatifitas • Hasil Pengembangan Usaha dan Hasil Karya Inovasi
4. Realisasi Pemeliharaan
Kinerja Tatakelola : 1. Ketaatan Terhadap Peraturan 2. Penugasan dari Manajemen :
• Pelaksanaan Diklat, Ketepatan & Keakuratan Laporan, serta Pelaksanaan Hasil Rakor
3. Pemanfaatan Aplikasi
Kinerja Keuangan : 1. Kas Maksimum 2. Inventory Turnover 3. Efisiensi Biaya Kepegawaian 4. Efisiensi Biaya Administrasi 5. Harga Pokok Penyediaan Listrik
Stakeholder Benefit : 1. Kepuasan Stakeholder 2. Pelaksanaan Community Development 3. Pengelolaan Lingkungan dan
Keselamatan & Kesehatan Kerja
2.3.2. Proses Perencanaan Kapasitas Produksi
Perencanaan kapasitas meliputi perencanaan terhadap kemampuan masing masing
unit pembangkit (MW) yang dinyatakan dalam Rencana Daya Mampu (RDM).
2.3.3. Proses Pembelian Pasokan Uap
Proses pembelian Uap untuk produksi dilakukan oleh PT Indonesia Power UBP
Kamojang yang berkewajiban menerima dan memantau pemakaian uap dan
melaporkan kepada PT Indonesia Power Kantor Pusat. Apabila terdapat
ketidaksesuaian pada uap yang diterima segera dilaporkan pada Pihak Pertamina.
2.3.4. Proses Operasi Unit
Proses produksi adalah proses operasi dan menjaga keandalan unit pembangkit untuk
menghasilkan energi listrik. Dalam mengoperasikan peralatan untuk pembangkit
berpedoman pada Instruksi Kerja (ISK) yang berlaku. Personel yang memasuki area
pengoperasian unit harus menggunakan APD yang sesuai.
22
2.3.5. Proses Niaga
Kegiatan yang tercakup disini adalah proses penghitungan kWH, dimana setiap hari
dilakukan komunikasi dengan PT PLN (Persero) P3B perihal pencapaian tenaga listrik
yang dihasilkan. Hasil rekapitulasi kWH listrik yang dihasilkan pada setiap bulan
dikirim ke PT PLN (Persero) P3B melalui PT Indonesia Power.
2.4. Proses Pendukung
2.4.1. Proses Pemeliharaan
Untuk menunjang kehandalan unit pembangkit kamojang ditetapkan proses
pemeliharaan yang meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
pengendalian dan evaluasi serta membuat laporan terhadap hasil pelaksanaan
pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan dilakukan untuk seluruh prasarana dan fasilitas
yang ada di Unit Bisnis Kamojang.
Perencanaan pemeliharaan meliputi rencana pemeliharaan preventive, rencana
pemeliharaan predictive, dan rencana detail inspeksi. Pembuatan rencana pemeliharaan
ini dilakukan dengan berpedoman pada buku maintenance manual. Termasuk di dalam
pekerjaan ini adalah overhaul, pemeliharaan rutin, periodik dan pemeliharaan khusus
terhadap alat ukur dan peralatan yang dimiliki oleh PT Indonesia Power UBP
Kamojang.
Proses pengendalian pemeliharaan didukung dengan menggunakan program
PROHAR dan mengacu pada ISK yang ada. Selama proses pemeliharaan dilakukan
harus dipastikan penggunaan APD yang sesuai, pengamanan prasarana dan material
yang sesuai untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian (kecelakaan kerja dan
pencemaran). Dalam pelaksanaan pekerjaan pengendalian pemeliharaan dilakukan
dengan dokumen yang ada di bagian pemeliharaan.
23
2.4.2. Proses Pemantauan dan Pengukuran
Segala aktivitas yang mempengaruhi sistem senantiasa dipantau untuk memastikan
kesesuaian dan kinerja organisasi secara keseluruhan. Adapun proses yang dipantau
antara lain:
2.4.2.1. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Pelanggan PT Indonesia Power UBP Kamojang adalah P3B. PT Indonesia Power UBP
Kamojang akan selalu berusaha meningkatkan efektifitas Sistem Manajemen Terpadu
dengan selalu menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui peningkatan
pencapaian kontrak kinerja. Proses komunikasi dengan pelanggan dilakukan dengan
cara sebagai berikut; secara langsung, yaitu terkait dengan pengaturan beban sehari‐
hari yang dilakukan antar operator; dan secara tidak langsung, yaitu dalam hal
pembuatan kontrak pemasokan listrik, tingkat kepuasan pelanggan dilakukan dalam
bentuk rapat bersama dimana PT Indonesia Power UBP Kamojang diwakilkan oleh PT
Indonesia Power Kantor Pusat.
Salinan hasil kesepakatan kontrak pasokan listrik, tingkat kepuasan pelanggan dan
keluhan‐keluhan dari PT Indonesia Power Kantor Pusat diterima oleh General Manager
PT Indonesia Power UBP Kamojang untuk dilakukan tindak perbaikan sebagaimana
mestinya.
2.4.2.2. Pemantauan Proses Produksi
Untuk menjaga proses operasi berjalan sesuai dengan perencanaan maka dilakukan
pemantauan operasi yang dilakukan oleh Main Control Room, pemantauan dilakukan
dalam waktu yang terencana. Kriteria pemantauan dan pengukuran produk dan
proses tertuang dalam lembaran logsheet. Apabila hasil pengamatan melebihi batas
kriteria yang telah ditentukan tersebut maka diidentifikasikan sebagai produk yang
tidak sesuai, dan dilakukan tindakan perbaikan yang mengacu kepada proses
pemeliharaan.
24
2.4.2.3. Pemantauan Lingkungan dan Keselamatan Kerja
Pemantauan lingkungan dan K3 meliputi perekaman informasi untuk mengetahui
kinerja, pengendalian operasional yang berkaitan dengan lingkungan dan K3.
2.4.3. Proses Administrasi
Proses administrasi dan kesekretariatan dilakukan untuk mengelola surat surat dan
file‐file administrasi lainnya. Pelaksanaan pekerjaan administrasi dan kesekretariatan
dilakukan dengan panduan TLSK.
2.4.4. Proses Laboratorium/Kimia
Kegiatan di laboratorium dilakukan selain untuk memastikan mutu bahan bahan kimia,
dan bahan‐bahan proses sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Personel yang
melaksanakan kegiatan laboratorium harus menggunakan APD yang sesuai dan
menanggulangi dampak pencemaran yang terjadi.
2.4.5. Proses Pengelolaan Keamanan
Proses pengamanan dilakukan untuk memberikan jaminan keamanan terhadap
instalasi unit pembangkit dari gangguan kejahatan yang mungkin terjadi. Pelaksanaan
pekerjaan pengamanan menitikberatkan pada koordinasi pengamanan area, ketertiban
dan kesiagaan terhadap segala gangguan keamanan baik yang berasal dari dalam
maupun dari luar.
2.4.6. Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Proses ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa untuk kegiatan
bisnis UBP Kamojang. Dalam proses tersebut telah ditetapkan ketentuan terkait
dengan spesifikasi mutu, proses, dokumen, dan kriteria penerimaan barang dan jasa
termasuk aspek lingkungan dan K3. Setiap supplier/vendor pengadaan barang berupa
bahan kimia/B3 wajib melampirkan MSDS (Material Safety Data Sheet) yang sesuai
dengan spesifikasi bahan kimia/B3 yang dikirim. Termasuk dalam kegiatan ini
penanganan barang yang telah diterima di gudang sampai dengan digunakan.
25
2.4.7. Proses Pengelolaan Komunikasi dan Informasi
UBP Kamojang menetapkan metode proses komunikasi internal pada seluruh level
dan fungsi Unit Bisnis serta untuk menerima, mendokumentasikan dan menanggapi
komunikasi dari pihak terkait yang relevan dengan sistem di perusahaan. Organisasi
senantiasa mempertimbangkan proses komunikasi yang efektif untuk menindaklanjuti
segala masukan, masalah, keluhan dan saran‐saran dari pihak internal maupun
eksternal. Salah satu bentuk komunikasi yang dijalankan di Unit Bisnis Kamojang
adalah dalam bentuk rapat, terdiri dari Rapat Manajemen, Rapat Koordinasi, Rapat
Bulanan, Rapat Triwulan dan Rapat Insidentil.
2.4.8. Proses Pengelolaan Sarana Umum
Pengelolaan sarana umum di PT Indonesia Power UBP Kamojang terkait dengan
adanya penggunaan sarana dan atau fasilitas yang dimiliki oleh PT Indonesia Power
UBP Kamojang oleh pihak internal maupun eksternal. Sarana dan atau fasilitas
tersebut dapat berupa benda bergerak ataupun benda tidak bergerak. Pengelolaan
sarana umum termasuk juga dimaksudkan untuk memberikan pelayanan demi
kesejahteraan pegawai. Termasuk sarana umum adalah kendaraan dinas yang
keberadaannya sangat mendukung kesejahteraan karyawan.