bab ii landasan teori - sinta.unud.ac.id ii.pdf · dalam melakukan analisis terhadap permasalahan...
TRANSCRIPT
9
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam melakukan analisis terhadap permasalahan dan Sistem
Akuntansi dari Persediaan Material PT. PLN (Persero) Distribusi Bali,
diperlukan pemahaman-pemanahan terhadap sejumlah teori yang
mendukung terhadap aktivitas-aktivitas tersebut. Penulis mengkaji
sejumlah teori yang akan berguna untuk melakukan penelitian yang
dimana teori-teori tersebut merupakan kontribusi dari perkuliahan dan
hasil studi literatur.
2.1 Analisis
Dasar untuk dapat berpikir dan bernalar yang baik adalah dengan
menjalankan prinsip analisis atau pembagian. Analisis merupakan proses
menguraikan suatu masalah menjadi unsur yang lebih kecil dan terpisah
untuk memahami sifat, hubungan dan peranan masing-masing unsur.
Tujuan analisis diantaranya adalah untuk mendapatkan makna terbaru dari
hal atau konsep yang sama, yang selanjutnya dapat dikuasai konsep-
konsep atau pengertian-pengertiannya dan kemudian diungkapkan dalam
bentuk-bentuk term. Konsep dan term inilah yang sebenarnya digunakan
sebagai unsur dalam penalaran.
Secara umum, analisa atau analisis adalah kajian yang dilaksanakan
terhadap sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara
mendalam. Sedangkan pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau
10
analisis dapat juga berarti kegiatan yang dapat dilakukan di laboratorium
untuk memeriksa kandungan suatu zat dalam cuplikan.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa
kata analisis mengandung arti suatu kegiatan, tindakan dan proses yang
dilakukan seseorang atau lebih guna mencapai suatu informasi yang
diperlukan dari data yang tersedia dengan melakukan beberapa
pengamatan terhadap data tersebut, baik itu dengan cara mengamati,
membandingkan maupun menghubungkan data tersebut dengan data yang
lain. Sehingga dari analisis tersebut akan terciptalah suatu informasi
berupa kesimpulan.
2.2 Sistem
Sistem biasanya erat kaitannya pada suatu teknologi tertentu. Tetapi
dalam hal Siklus Kerja suatu organisasi, Sistem juga memiliki peranan
penting. Karena memang pada dasarnya, sistem merupakan hal yang saling
berkaitan satu sama lain dan memiliki hubungan timbal balik. Jika satu
dari komponen sistem tersebut rusak atau tidak berfungsi dengan baik
maka hal tersebut akan berdampak pula ke komponen sistem yang lainnya.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pengertian sistem menurut beberapa
ahli :
Menurut Jogianto (2005:2), “Sistem adalah kumpulan dari elemen-
elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti
tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.”
11
Menurut Prajudi (2006), “Pengertian sistem merupakan suatu
jaringan daripada prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain
menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi
yang utama dari suatu usaha atau urusan.”
Pengertian Sistem Menurut Poerwadarminta (2006) “yaitu
sekelompok bagian-bagian (alat dan sebagainya), yang berkerja bersama-
sama untuk melakukan sesuatu maksud. Apabila salah satu bagian saja
rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak
dicapai tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak
dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang sudah
terwujud akan mendapatkan gangguan.”
Jadi, berdasarkan pengertian dari beberapa ahli dapat disimpulkan
bahwa sistem adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian, yang
memiliki keterkaitan antara satu sama lain, baik antara bagian yang
memiliki peran besar maupun yang memiliki peranan kecil sehingga
rusaknya salah satu bagian akan mengganggu kestabilan sistem itu sendiri
secara keseluruhan dan akan menggangu proses kerja dari sistem tersebut.
2.3 Informasi
Informasi merupakan sesuatu yang sangat penting didalam suatu
organisasi. Suatu sistem yang kurang atau bahkan tidak mendapatkan
informasi akan menjadi sistem yang tidak dapat berfungsi dengan baik.
Sehingga informasi tersebut sangat memiliki peranan penting dalam
kehidupan suatu organisasi.
12
Adapun definisi Informasi menurut Al Fatta (2007: 07) adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya
dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
2.3.1 Karakteristik Informasi
Kualitas Informasi tergantung dari tiga hal yaitu :
1) Akurat
Informasi harus Akurat, yaitu informasi harus bebas dari kesalahan-
kesalahan dan tidak boleh menyesatkan
2) Tepat Waktu
Informasi harus tepat waktu, yaitu informasi yang datang pada
penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan
mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam
mengambil keputusan. Bila Informasi terlambat maka dapat berakibat
fatal bagi pengambilan keputusan.
3) Relevan
Informasi harus relevan, maksudnya informasi yang diperoleh harus
mempunyai manfaat bagi penggunanya
2.3.2 Nilai Informasi
Nilai suatu informasi ditentukan dari 2 (dua) hal yaitu manfaat dan
biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Selain itu, sebagian informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya
dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir efektifitasnya. Jadi, informasi
yang bermanfaat itu akan dinilai dari biaya yang digunakan untuk
13
memperolehnya dan keefektifannya dalam mempengaruhi pengguna
informasi tersebut.
2.4 Sistem Informasi
Secara umum Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-
orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian
yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses
tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang
lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal penting dan
menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM (2005) Sistem Informasi
adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi
yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi
untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan.
Dari beberapa penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
Sistem Informasi merupakan komponen-komponen yang saling berkaitan
dan secara bersamaan, bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran
aktivitas didalam perusahaan.
14
2.5 Sistem Informasi Akuntansi
Organisasi tergantung pada sistem informasi untuk dapat berdaya
saing. Informasi juga merupakan sumber daya, sama seperti pabrik dan
peralatan. Produktivitas, sebagai faktor yang penting untuk
mempertahankan daya saing perusahaan, dapat ditingkatkan dengan sistem
informasi yang lebih baik. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi,
mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengomunikasikan
informasi ekonomi mengenai suatu entitas ke berbagai kelompok orang.
Informasi merupakan suatu data yang diorganisasi yang dapat mendukung
ketepatan pengambilan keputusan. Sistem merupakan sekumpulan sumber
daya yang saling terkait untuk mencapai tujuan.
Sistem Informasi Akuntasi (George & Williaw, 3:2006) merupakan
kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang
untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.
Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.
Sistem Informasi Akuntansi tersebut dapat diaplikasikan dengan cara
manual ataupun terkomputerisasi.
2.5.1 Penggunaan Teknik Sistem
Teknik Sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis,
desain dan dokumentasi sistem serta memahami kaitan antar-subsistem.
Teknik sistem ini biasanya berupa diagram. Teknik sistem penting bagi
pihak manajemen. Teknik ini juga tidak dapat dipisahkan dari personel
yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang membuat sistem, entah membuat sistem
15
untuk perusahaannya sendiri atau untuk perusahaan lain, pada saat mereka
bertindak sebagai konsultan.
Seperti yang sudah dikatakan pada paragraph sebelumnya, Teknik
Sistem biasanya digunakan oleh pihak manajemen untuk melakukan
pengawasan terhadap sautu kegiatan perusahaan. Lazimnya, manajemen
dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama disebut
Manajemen Interim. Manajemen Interm bertujuan untuk menaksir
seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat
diandalkan. Manajemen semacam ini biasanya memerlukan uji kepatuhan
(Complience Test). Tujuan pengujian ini adalah untuk memastikan
kesesuaian proses produksi perusahaan sesuai dengan pedoman/ aturan
tertentu, memastikan eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek
kelangsungan operasi pengendalian internal yang akan menjadi dasar
penilaian.
Komponen Manajemen yang kedua adalah Manajemen Laporan
Keuangan. Manajemen Laporan Keuangan melibatkan pengujian
substantif. Pengujian substantif sendiri merupakan verifikasi angka dalam
laporan keuangan secara langsung. Sebagai contoh : pengujian substantif
kas akan melibatkan konfirmasi saldo bank secara langsung. Pengujian
substantif piutang dagang akan melibatkan konfirmasi saldo piutang
dengan pelanggan. Adapun kegiatan-kegiatan yang secara garis besar
dilakukan oleh Manajemen dalam penggunaan teknik sistem adalah
sebagai berikut :
16
1) Evaluasi Pengendalian Internal
Sebagaimana disampaikan sebelumnya, pihak Manajemen sering terlibat
dalam proses evaluasi pengendalian internal. Dalam hal ini, pihak
manajemen biasanya berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen
dan distribusi dokumen dalam sistem aplikasi. Mengingat pemisahan tugas
merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting, pihak
manajemen membutuhkan teknik yang memecah sistem untuk
mengevaluasi distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau
departemen. Flowchart analitis, flowchart dokumen, dan diagram distibusi
formulir dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk menganalisis
distribusi dokumen. Teknik sistem lain seperti kuisioner dan metode
matriks, juga digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal.
2) Pengujian Kepatuhan
Pihak manajemen menjalankan uji kepatuhan untuk mengkonfirmasi
eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian
internal. Jika pengendalian yang akan dievaluasi merupakan komponen
dari suatu sistem informasi organisasi, maka auditor perlu
mempertimbangkan teknologi yang digunakan dalam sistem informasi.
Oleh karena itu, Pihak manajemen perlu memahami teknik sistem yaang
biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti
input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur
data logika, tabel keputusan, dan metode matriks.
17
3) Kertas Kerja
Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang
dilakukan dalam proses manajemen, Informasi yang diperoleh dalam
pelaksanaan menajamen, dan simpulan yang ditarik dari hasil manajemen.
Pihak manajemen menggunakanan teknik sistem untuk
mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Kuisioner
pengendalian internal, flowchart analitis, dan flowchart sistem sering
tampak dalam kertas kerja karena mereka merupakan alat yang lazim
digunakan oleh pihak manajemen untuk mengevaluasi pengendalian
internal.
2.5.2 Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem
Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase, yaitu :
analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Berikut adalah
penjelasannya :
1) Analisis Sistem
Analisis Sistem adalah suatu pengamatan yang dilakukan untuk
menguraikan Sistem Informasi utuh yang dimiliki oleh suatu perusahaan
kedalam bagian-bagian komponen yang bertujuan untuk mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan
yang diperlukan sehingga diharapkan dapat diusulkan perbaikan-
perbaikannya. Adapun pembagian dari Analisis Sistem yang berkaitan
dengan persediaan adalah :
a) Analisis Unit
Analisis Unit adalah pengamatan yang dilakukan pada unit-unit yang
bergerak pada suatu perusahaan guna mengetahui unit-unit apa saja yang
18
terlibat dalam pengelolaan persediaan material dan untuk mengetahui apa
saja peranan unit tersebut dalam melaksanakan pengelolaan terhadap
persediaan material sehingga lebih mudah untuk melakukan analisis
sistem.
b) Analisis Dokumen
Analisis Dokumen merupakan uraian dokumen-dokumen apa saja yang
digunakan dalam suatu proses kerja yang berasal dari unit-unit tertentu.
Analisis ini dilakukan guna mengetahui apakah terdapat ketelitian oleh
perusahaan dalam melaksanakan proses/ sistem kerjanya. Contohnya
seperti mengetahui rangkap berapa dokumen yang diperlukan dalam suatu
proses kerja.
c) Analisis Metode Pencatatan
Pada sistem persediaan, terdapat Metode Pencatatan untuk mengetahui
menentukan nilai persediaan pada akhir periode. Pada analisis ini akan
dijelaskan mengenai metode pencatatan seperti apa yang digunakan oleh
perusahaan dan akan diidentifikasi apakah ada kelebihan atau kekurangan
dari metode pencatatan yang diterapkan.
d) Analisis Flowchart pada Sistem
Flowchart merupakan gambaran/ bagan alir yang menggambarkan arus
pekerjaan dari sistem persediaan secara keseluruhan, menjelaskan urutan-
urutan prosedur yang dijalankan, Unit-unit yang terlibat yang dimana
diungkapkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Dalam analisis
ini akan dilakukan pengamatan terhadap sistem yang sudah diterapkan
pada suatu perusahaan dan bilamana terdapat permasalahan, hambatan dan
19
kekurangan yang dirasa mengganggu keefisienan kinerja maka akan
diberikan evaluasi terhadap sistem persediaan material yang sudah
berjalan.
2) Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap
dan utuh. Yang dimana dalam hal ini adalah berupa perencanaan secara
menyeluruh mengenai kegiatan yang akan dilakukan. Sebagaimana
seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer
juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses. Alat tersebut
juga dapat berupa matriks input/ output, flowchart sistem, dan diagram
alur data.
3) Implementasi Sistem
Implementasi Sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat.
Aktivitas yang biasanya tercakup dalam implementasi adalah pemilihan
dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur,
desain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program komputer,
pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari
sistem lama ke sistem baru. Yang dimana, diantara semua aktivitas
tersebut, Dokumentasi merupakan bagian terpenting dalam implementasi
sistem. Karena teknik sistem seperti flowchart program dan tabel
keputusan, juga berfungsi sebagai alat dokumentasi, sekaligus alat analisis
bagi programer. Dokumentasi yang baik, sebagai akibat dari penggunanan
teknik sistem dalam proses analisis dan desain sistem informasi, sangat
membantu pelaksanaan pelatihan karyawan dan berguna untuk
memastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi.
20
2.5.3 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi
Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis mencakup
pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta
pemberian-pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan (Badan
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, 2002, p3)
Selain pengertian diatas, Evaluasi dapat diartikan juga sebagai suatu
kegiatan terencana untuk menilai suatu permasalahan yang terjadi dengan
menggunakan metode tertentu dan unsur-unsur yang terdapat pada
permasalahan tersebut sehingga nantinya akan diperoleh suatu kesimpulan
dan solusi mengenai cara mengatasai permasalahan yang dinilai.
Jika melihat pengertian Sistem yang sudah dijelaskan sebelumnya,
maka dapat disimpulkan pengertian dari Evaluasi Sistem adalah suatu
kegiatan terencana yang bertujuan untuk memeriksa dan menilai suatu
proses kerja, Sumber Daya, maupun unsur-unsur yang terletak pada proses
kerja suatu perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan hasil yang
nantinya dapat dibandingkan dengan tolok ukur seperti peraturan atau
pedoman tertentu untuk memperoleh informasi mengenai apa yang perlu
diperbaiki dan bagaimana kinerja sumber daya organisasi tersebut.
2.5.4 Flowchart Analitik
Flowchart Analitik merupakan Flowchart yang paling sering
digunakan untuk menjelaskan sistem kerja suatu perusahaan. Hal ini
dikarenakan Flowchart Analitik memiliki kelebihan-kelebihan tertentu
dalam penggunaannya, seperti lebih terperinci, lebih terstruktur, lebih
mudah dipahami, dan lebih mudah dalam melakukan evaluasi bila
diperlukan. Flowchart Analitik serupa dengan dengan flowchart sistem,
21
baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Terlihat pada
contoh Flowchart Analitik pada Gambar 2.5, Alur proses ditandai dengan
penggunaan simbol yang dihubungkan dengan garis. Flowchart Analitik
mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi, dengan
penekanan pada pemrosesan tugas. Pada Flowchart Analitik juga
ditekankan mengenai pemisahan peran perkelompok yang terlibat dalam
sistem kerja tersebut. Berikut adalah contoh dari Flowchart Analitik :
Gambar 2.1 Flowchart Analitik
Pembelian Pemasok
22
Sumber : George H. Bodnar & Wiliam S. Hopwood (2006:51)
Dalam pembuatan flowchart, khususnya flowchart analitik terdapat
beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam proses pembuatannya.
Proses pembuatan flowchart ini dibagi menjadi beberapa tahapan memiliki
tujuan agar nantinya dapat mempermudah proses pembuatan flowchart
analitik tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang harus diperhatikan yaitu :
1) Merencanakan Flowchart
Daftar Vendor Disahkan
Memilih
Vendor
Mempersiapkan permintaan untuk
komenttar
Permintaan
Untuk
Komentar
Permintaan
Untuk
Komentar
Komentar
Komentar
Memlih
Penawaran
Mempersiapkan Order
Pembelian
Order
Pembelian
Order
Pembelian
23
Pertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan. Jika
flowchart dibuat dengan menggunakan bantuan komputer, dibutuhkan
aplikasi perangkat lunak yang tepat. Jika flowchart akan digambar diatas
kertas, maka dibutuhkan template flowchart dan alat tulis yang sesuai.
Berikutnya perlu ditentukan jenis flowchart apa yang akan dibuat.
Pemilihan jenis ini biasanya didasarkan pada tujuan membuat flowchart.
Dalam Laporan ini Penulis mengambil Flowchart Analitik sebagai
pembahasan utama.
2) Memilih Simbol
Setelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk
memilih simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart.
Simbol standar ANSI X3.5, Sebagaimana telah dibahas, disarankan untuk
dipakai, tetapi dalam beberapa kasus, perusahaan memiliki simbol
tersendiri.
Gambar 2.2 Simbol untuk Prosedur Manual Membuat Flowchart
24
Input/ Output Dokumentasi
Proses Terminal
Garis Arus
Konektor
Anotasi, Komentar
Proses Manual Konektor Off-Page
Penyimpanan Offline
A = Alpabetik
N = Berdasarkan Angka
D = Berdasarkan Tanggal
Sumber : George H. Bodnar & Wiliam S. Hopwood (2006:54)
3) Analisis Sistem
Ketika menyiapkan berbagai tipe flowchart, penting untuk meninjau data
yang akan digambar untuk mendapat pemahaman yang baik mengenai
diskripsi sebuah sistem. Ketika mempersiapkan pembuatan flowchart
analitik, perlu untuk menentukan entitas apa yang akan digambarkan
sebagai kolom yang terpisah. Biasanya hanya entitas yang aktivitas
pengolahan datanya akan digambarkan secaara rinci. Tahap selanjutnya
dalam analisis adalah mengidentifikasi dokumen yang akan terlibat dalam
proses pengolahan. Yaitu menjabarkan kembali dokumen-dokumen apa
yang digunakan dalam Kegiatan Operasi tersebut, contohnya seperti :
Surat Pemberitahuan dari Pelanggan, Slip Setoran, Batch Control, Buku
Piutang dagang, dll.
25
4) Menggambar Flowchart
Pada tahapan ini mulailah untuk menggambar flowchart sesuai dengan
Alur pada Sistem Operasi tertentu.
5) Peraturan Sandwich
Dalam pembuatan Flowchart ada satu peraturan yang harus diperhatikan,
yaitu Peraturan Sandwich, yang dimana peraturan Sandwich ini adalah
suatu peraturan yang mengharuskan setiap simbol proses harus memiliki
input dan output yang jelas, jadi setiap simbol proses harus diapit simbol
Input dan simbol output.
Gambar 2.3 Contoh Penerapan Peraturan Sandwich
Sumber : George H. Bodnar & Wiliam S. Hopwood (2006:55)
6) Penggunaan Simbol Konektor
Penggunaan simbol konektor adakalanya menimbulkan pertanyaan
mengenai kejelasan flowchart. Satu manfaat penting dalam penggunaan
simbol konektor adalah simbol ini memberi fleksibilitas untuk membuat
modul-modul flowchart dan pembuatan garis yang panjang dan melintang
antarkolom yanng saling berjauhan dapat dihindarkan. Penambahan kolom
Pembayaran
Tunai
Mempersiapk
an Batch
Control Total
Bukti
Pembayaran
Pembayaran
Tunai
Bukti
Pembayaran
Batch Control
Total
26
dan pemindahan kolom dapat dilakukan tanpa harus menghapus garis dan
menggambar ulang garis. Karakteristik ini bermanfaat, khususnya pada
saat kita sedang memperbaiki flowchart yang sudah ada.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa ada banyak
pilihan yang harus dibuat pada saat mempersiapkan sebuah flowchart.
Flowchart yang dihasilkan harus dapat menggambarkan fungsi sebuah
sistem dengan jelas. Adapun lima panduan umum ketika menggambar
flowchart jika dijabarkan secara singkat adalah :
- Analisis Sistem untuk mengidentifikasi entitas dan dokumen, sebagaimana
telah dijelaskan dalam penjelasan tersebut
- Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengan panduan umum yang
sudah dijelaskan pada paragraph diatas
- Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom
entitas dan alur dokumen
- Review sketsa tersebut untuk memastikan tidak ada aktivitas yang
terlewatkan ataupun tidak ada kesalahan
- Akhirnya, pastikan flowchart tersebut telah menggambarkan sistem
dengan jelas, jika diperlukan, tambahkan komentar.
2.6 Persediaan
Persediaan, merupakan bagian dari Asset yang dimiliki oleh
perusahaan. Masing-masing jenis perusahaan memiliki persediaan yang
berbeda-beda. Contohnya seperti : perusahaan dagang memiliki persediaan
barang dagang yang dibeli dari pihak suplier/ pemasok dan kemudian
dijual kembali, yang kedua ada perusahaan manufaktur yang memiliki
27
beberapa jenis persediaan yaitu ada persediaan supplies pabrik yang
digunakan untuk membantu proses produksi, ada persediaan bahan baku,
persediaan barang dalam proses, dan persediaan barang jadi yang dimana
memang merupakan kegiatan utama dari perusahaan manufaktur itu
sendiri yaitu mengolah bahan baku (bahan mentah) sehingga menjadi
barang dalam proses dan kemudian pada akhirnya menjadi barang jadi,
yang terakhir adalah Perusahaan Jasa Kelistrikan seperti PT. PLN
(Persero) Distribusi Bali yang dimana memiliki persediaan Material yang
digunakan untuk membantu proses produksi.
Dalam hal ini Ikatan Akuntansi Indonesia (2007:14.3)
mengemukakan bahwa persediaan adalah Aset :
- Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
- Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan ; atau,
- Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suplies) untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberi jasa
Sedangkan menurut pendapat Kieso, Weygandt, Warfield
(2002:443) mengatakan bahwa “Persediaan (Inventory) adalah pos-pos
aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang
yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam mmproduksi barang yang
akan dijual”.
Jadi berdasarkan penjelasan diatas, persediaan yang dimaksud
disini memiliki arti suatu aset/ harta yang dimiliki oleh suatu entitas/
perusahaan tertentu yang memiliki peran dan fungsi sebagai penghasil
profit atau penunjang dalam kegiatan operasi suatu perusahaan, yang
28
dimana fungsi dari persediaan disini akan tergantung oleh jenis perusahaan
yang memiliki persediaan tersebut.
2.6.1 Jenis Persediaan
1) Persediaan Barang Dagangan
Yaitu Persediaan yang dimiliki oleh Perusahaan Dagang. Pada Perusahaan
Dagang, persediaan barang dagang memiliki arti barang-barang yang
dibeli oleh perusahaan dan kemudian dijual kembali tanpa merubah bentuk
dan kualitas barang, atau bisa diartikan tidak ada proses produksi sejak
barang dibeli sampai dijual kembali oleh perusahaan.
2) Persediaan Manufaktur
Yaitu Persediaan yang dimiliki oleh Perusahaan Manufaktur. Adapun yang
dimaksud dengan persediaan manufaktur adalah persediaan yang
digunakan oleh jenis perusahaan manufaktur untuk memproduksi suatu
barang sehingga menjadi produk yang siap dipasarkan. Persediaan
manufaktur dibagi menjadi 3 jenis yaitu :
- Persediaan Bahan Baku dan Bahan Penolong, bahan baku adalah
bahan-bahan yang menjadi komponen utama/ komponen dasar pada
produk jadi tertentu yang dengan mudah dapat diikuti biayanya.
Sedangkan bahan penolong adalah bahan-bahan yang juga menjadi bagian
dari produk jadi tetapi hanya sebagai pelengkap dari sutu produk tertentu
dan jumlahnya relatif kecil. Misalnya dalam perusahaan garment, bahan
bakunya adalah kain, sedangkan bahan pembantunya adalah kancing, dll.
29
- Barang Dalam Proses, adalah barang-barang yang sedang dikerjakan
(diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tersebut belum selesai
dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.
- Barang Jadi, yaitu barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam
proses produksi dan akan dijual atau didistribusikan pada saat tertentu.
3) Persediaan Rupa-Rupa
Yaitu persediaan yang dimiliki oleh Perusahaan Dagang maupun
perusahaan Manufaktur yang berupa alat-alat untuk membantu proses
kerja pada suatu perusahaan, seperti perlengkapan kantor yang biasanya
akan bisa habis pada periode kurang dari 1 tahun.
2.6.2 Metode Pencatatan Persediaan
1) Metode Perpetual
Dalam metode perpetual, fungsi akuntansi selalu mengkinikan nilai
persediaan setiap ada persediaan yang masuk maupun keluar. Pencatatan
selalu dilakukan ketika ada transaksi yang berkaitan dengan persediaan.
Metode ini digunakan untuk jenis persediaan yang berkaitan dengan
kegiatan operasional perusahaan dan membutuhkan pengendalian yang
kuat. Dalam metode perpetual, pengukuran pemakaian persediaan dihitung
berdasarkan catatan jumlah unit yang dipakai dikalikan dengan nilai
perunit sesuai metode penilaian yang digunakan.
Dalam metode perpetual, setiap jenis persediaan dibuatkan buku rekening
tersendiri yang disebut dengan Buku Pembantu Persediaan. Rincian dalam
buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang
dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan
30
ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat
pembelian, penjualan dan saldo persediaan. Setiap perubahan dalam
persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga
jumlah pesediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom
saldo dalam rekening persediaan dan masing-masing kolom dirinci lagi
untuk kuantitas dan harga perolehannya. Dalam manfaat penggunaannya,
metode pencatatan perpetual akan mempermudah penyusunan neraca dan
laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan
perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.
2) Metode Periodik/ Fisik
Dalam metode periodik, fungsi akuntansi tidak langsung mengkinikan
nilai persediaan ketika terjadi pemakaian. Jumlah persediaan akhir
diketahui dengan melakukan perhitungan fisik (stock opname) pada akhir
periode. Pada akhir periode inilah dibuat jurnal penyesuaian untuk
mengkinikan nilai persediaan. Metode ini dapat digunakan untuk
persediaan yang sifatnya sebagai pendukung kegiatan SKPD, contohnya
adalah persediaan barang dagangan. Dalam metode ini, pengukuran
pemakaian persediaan dihitung berdasarkan inventarisasi fisik, yaitu
dengan cara saldo awal persediaan ditambah pembelian atau perolehan
persediaan dikurangi dengan saldo akhir persediaan dikalikan nilai per unit
sesuai dengan metode penilaian yang digunakan.
Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang
masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Dalam metode ini
mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian
31
barang dicatat dalam rekening pembelian dan karena tidak ada catatan
mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat
diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan baru dapat dihitung
apabila persediaan akhir sudah dihitung.
Perhitungan harga pokok penjualan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Persediaan Barang (Awal) Rp xxx
Pembelian Rp xxx ( + )
Barang yang Tersedia untuk Dijual Rp xxx
Persediaan Barang (Akhir) Rp xxx ( - )
Harga Pokok Penjualan Rp xxx
Dalam penggunaannya, Metode fisik menimbulkan beberepa
permasalahan. Yaitu jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka
pendek (interim) misalnya bulanan, maka harus dilakukan perhitungan
fisik atas persediaan barang. Jika barang yang dimiliki memiliki jenis dan
jumlah yang banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu yang
lama dan akibatnya laporan keuangan yang diperlukan juga akan
terlambat. Tidak diikutinya mutasi persediaan dalam buku menjadikan
metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun
pada waktu melakukan pencatatan penjualan. Tetapi dilain hal, metode
pencatatan persediaan secara fisik juga bukan merupakan metode
pencatatan yang tepat jika suatu perusahaan menginginkan pencatatan
persediaan yang lebih terperinci.
32
Tabel 2.1 Perbandingan Ayat Jurnal Perpetual dengan Periodik
Sumber : Kieso, Donald E, dkk (2007:60)
33
2.7 Penilaian Persediaan
2.7.1 Penilaian Persediaan Dengan Sistem Fisik ( Periodik)
Untuk menentukan nilai persediaan barang pada akhir periode
menurut sistem fisik adalah sebagai berikut :
1) Metode Tanda Pengenal Khusus
Dalam metode tanda pengenal khusus ( specific identification ) setiap
barang yang dibeli atau yang masuk diberi kode / tanda pengenal yang
menunjukkan harga per satuan sesuai faktur yang diterima. Pada metode
ini sudah jelas harga per satuannya. Dengan demikian untuk mengetahui
jumlah atau nilai persediaan pada akhir periode tinggal mengalikan jumlah
barang yang masih ada dengan harga yang tercantum dalam etiket barang
tersebut.
2) Metode Rata-Rata
a. Metode Rata-Rata Sederhana
Dalam metode ini harga barang ditentukan dengan cara membagi
jumlah harga beli per satuan setiap transaksi pembelian dan
persediaan awal dengan frekwensi pembelian dan persediaan awal
periode.
b. Metode Rata-Rata Tertimbang
Dalam metode ini harga barang ditentukan dengan cara membagi
jumlah harga barang yang tersedia untuk dijual yakni jumlah
persediaan awal ditambah jumlah pembelian dengan kuantitas
barang tersebut.
34
3) Metode MPKP ( FIFO )
Dalam metode ini, barang yang lebih dulu masuk diaggap lebih dulu
keluar atau dijual sehingga nilai persediaan akhir terdiri atas persediaan
barang yang dibeli atau yang masuk belakangan. Jadi harga pokok barang
yang keluar (dijual) dihitung berdasarkan harga barang yang dibeli lebih
dahulu, sesuai dengan jumlah pembeliannya. Atau dengan kata lain nilai
persediaan akhir barang didasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir,
sesuai dengan jumlah unitnya.
4) Metode MTKP ( LIFO )
Dalam metode ini, barang yang terakhir masuk diaggap lebih dulu keluar
atau dijual sehingga nilai persediaan akhir terdiri atas persediaan barang
yang dibeli atau yang masuk lebih awal. Sehingga harga pokok barang
yang terjual dihitung berdasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir
sesuai dengan jumlah unitnya, atau nilai persediaan barnag didasarkan
pada harga barang yang dibeli pada awal, sesuai dengan jumlah unitnya.
5) Metode Persediaan Dasar ( Basic Stock )
Yaitu persediaan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk
menjaga likuiditas perusahaannya. Dalam metode Ini keterlambatan
masuknya barang yang disebabkan adanya kemacetan atau sebab-sebab
lain tidak mengganggu persediaan sehingga perusahaan masih dapat
melayani pelanggan atau pembeli.
Dalam metode ini persediaan akhir dihitung berdasarkan harga pokok yang
ditetapkan. Adapun selisih antara persediaan barang yang ada dengan
35
persediaan dasar dinilai dengan harga menurut metode yang dikehendaki (
Metode ratarata, MPKP, MTKP, harga pasar dll ).
2.7.2 Penilaian Persediaan Dengan Sistem Perpetual
Dalam sistem perpetual setiap terjadi mutasi persediaan dicatat
dalam akun persediaan. Metode penilaian persediaan digunakan pada saat
terjadi transaksi penjualan, dengan membuat Kartu Persediaan Barang
secara lengkap yang memuat kuantitas, harga satuan, jumlah harga baik
untuk lajur masuk, keluar, maupun sisa. Kartu persediaan tersebut sebagai
buku pembantu untuk tiap macam barang digunakan atau yang dijual.
Sehingga apabila perusahaan memiliki 15 jenis barang, maka harus
membuat Kartu Persediaan barang sebanyak 15.
Metode penilaian persediaan dalam pencatatan secara perpetual
sebagai berikut :
1) Metode Rata-Rata Bergerak ( Moving Average )
Dalam metode ini, harga beli rata-rata dihitung setiap terjadi transaksi
pembelian. Harga pokok penjualan per satuan didasarkan pada harga rata-
rata pada saat terjadi transaksi penjualan.
2) Metode FIFO
Pada Metode FIFO dengan sistem perpetual harga pokok barang yang
dijual dihitung dengan beranggapan bahwa barang yang pertama kali
masuk, dijual/ dikeluarkan terlebih dahulu dan jika terjadi kekurangan
maka kekurangan akan diambil dari persediaan yang masuk berikutnya.
Perbedaannya dengan sistem periodik adalah dalam metode perpetual
perhitungan harga pokok dilakukan pada saat terjadi penjualan.
36
3) Metode LIFO
Pada metode ini barang yang terakhir dibeli dianggap dijual lebih dahulu.
Harga pokok dihitung pada saat terjadi penjualan.
2.8 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem Informasi Akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat
mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini
berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem
pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi.
Selain itu, ada juga 3 tujuan dari sistem informasi akuntansi Persediaan,
yaitu :
1. Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan
sampai proses penerimaannya dengan prosedur yang baku.
2. Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga
pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang
diperlukan.
3. Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan
secara ekonomis keberadaannya.
Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan Sistem Akuntansi
Persediaan Material adalah:
1) Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
a. Deskripsi Prosedur
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem
akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok
37
persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik,
dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan
non produksi.
b. Dokumen
Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang digunakan oleh Bagian
Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian
intern.Bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk
mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena
pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber
dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian
bahan baku atau jurnal umum.
2) Prosedur Pengembalian Barang Gudang
a. Deskripsi Prosedur
Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan
menambah persediaan barang di gudang. Jurnal yang dibuat untuk
mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum adalah :
Persediaan Bahan Baku xxx
Persediaan Bahan Penolong xxx
Persediaan Bahan Habis Pakai Pabrik xxx
Persediaan Suku Cadang xxx
Barang Dalam Proses xxx
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xxx
Biaya Administrasi dan Umum xxx
Biaya Pemasaran xxx
38
b. Dokumen
Bukti Pengembalian Barang Gudang digunakan oleh Bagian Gudang
untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu
gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan
untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke
dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke
dalam kartu biaya, dan untuk mencatat pengembalian barang gudang
tersebut ke dalam jurnal umum.
3) Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
a. Deskripsi Kegiatan
Dalam sistem akuntansi persediaan dengan metode mutasi
persediaan (perpectual inventory), di Bagian Kartu Persediaan
diselenggarakan catatan akuntansi berupa kartu persediaan
(inventory ledger) yang digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis
persediaan yang disimpan di Bagian Gudang, Bagian Kartu
Persediaan bertanggung jawab atas terselenggaranya catatan
akuntansi yang dapat diandalkan (reliable) mengenai persediaan
yang disimpan di Bagian Gudang, sedangkan Bagian Gudang
bertanggung jawab atas penyimpanan fisik persediaan di gudang.
Karena kondisi barang yang kemungkinan terjadinya pencurian
terhadap barang yang disimpan di gudang, maka secara periodik
catatan persediaan yang secara fisik ada di gudang.
Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh
perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan
39
di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta
pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi
penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian kartu Persediaan
mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya,
serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan
persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Dalam bagian ini diuraikan
sistem penghitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu
unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan.
b. Dokumen
(1). Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag) digunakan untuk
merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan
fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara
independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker).
Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, bagian ke-3
kartu penghitungan fisik disediakan untuk merekam data hasil
penghitungan oleh penghitung pertama. Bagian ke-2 digunakan
untuk merekam hasil penghitunganyang dilakukan oleh penghitung
kedua (pengecek) kemudian dicatat ke dalam daftar hasil
penghitungan fisik setelah diperiksa kecocokannya dengan data yang
tercatat dalam bagian ke-3. Bagian ke-1 digunakan untuk memberi
tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara
menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan
barang yang bersangkutan.
40
(2). Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet)
digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian
ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin adalah: nomor kartu
penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan,
kuantitas, dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per
satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu
Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
Daftar hasil penghitungan fisik persediaan yang telah selesai
diproses kemudian ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan
Fisik dan diotorisasi oleh Direktur Utama. Daftar ini kemudian
digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari Bagian Gudang
mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan
pertanggungjawaban catatan akuntansi persediaan. Berdasarkan
informasi yang tercantum dalam kolom harga pokok total pada daftar
hasil penghitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data
kuantitas dan saldo harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan
yang bersangkutan.
(3). Bukti Memorial digunakan untuk melakukan adjustment rekening
persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan memorial ini
adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil
penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang
bersangkutan menurut kartu persediaan.
41
c. Catatan Akuntansi
(1). Kartu Persediaan digunakan untuk mencatat adjustment tarhadap
data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum
dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan
hasil penghitungan fisik persediaan.
(2). Kartu Gudang digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data
persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang
diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil perhitungan
fisik persediaan.
(3). Jurnal Umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment
rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang
dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut
penghitungan fisik.
d. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan
adalah:
(1). Panitia Penghitungan Fisik Persediaan berfungsi untuk
melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil
penghitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk
digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan
dalam kartu persediaan. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri
dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung, dan pengecek.
Pemegang kartu penghitungan fisik bertugas untuk menyimpan dan
mendistribusikan kartu penghitungan fisik kepada para penghitung,
42
melakukan pembandingan hasil penghitungan fisik persediaan yang
telah dilaksanakan oleh penghitung dengan pengecek, dan mencatat
hasil penghitungan fisik persediaan dalam daftar hasil penghitungan
fisik. Penghitung bertugas melakukan penghitungan pertama
terhadap persediaan, dan mencatat hasil penghitungan tersebut ke
dalam bagian ke-3 kartu penghitungan fisik, serta menyobek bagian
kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu
penghitungan fisik. Pengecek bertugas melakukan penghitungan
kedua terhadap persediaan yang telah dihitung oleh penghitung dan
mencatat hasil penghitungannya ke dalam bagian ke-2 kartu
penghitungan fisik serta menyobek bagian kartu tersebut untuk
diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik.
(2). Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk: (a) mencantumkan
harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil
penghitungan fisik, (b) mangalihkan kuantitas dan harga pokok per
satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c)
mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan
fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar
data hasil penghitungan fisik persediaan, (e) membuat bukti
memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal
umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
(3). Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment
data kuantitas persediaan yang diacatat dalam kartu gudang
berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
43
e. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Gambar 2.4 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Penghitung (Counter)
Ya
Tidak
Catatan : KPF : Kartu Penghitungan Fisik DHPF : Daftar hasil Penghitungan Fisik
Sumber : Mulyadi (2008)
Mulai
Membagikan
KPF kepada penghitung
KPF
1
2
KPF Bagian1
5
KPF
Bagian
2
Membandingkan
KPF bagian 1 KPF bagian 2
Cocok
Mencatat KPF
bagian 2 ke
dalam DHPF
DHPF
4
Menghitung
kembali
KPF
1
KPF
Melakukan
penghitungan fisik
persediaan
Mengisi KPF
bagian 3 dan
menyobek KPF
bagian 3 tsb
2
1
KPF bagian 3
KPF bagian 2
KPF bagian 1
2
N
N
44
DHPF
2
1
Gambar 2.5 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan)
Pengecek
(Checker)
Bagian Kartu
Persediaan Bagian Jurnal Bagian Gudang
Digunakan pd.
tempat
penyimpanan brg.
gudang sebagai
tanda barang telah
dihitung
Diterima dari
bagian produksi
Prosedur
Adjustment
Prosedur
penentuan
harga pokok
(pricing
procedure)
Sumber : Mulyadi (2008)
2 4
KPF bagian
1 KPF bagian 2
Melakukan
penghitungan fisik
Mengisi data hasil
penghitungan
pd.kartu
penghitungan fisik
bag.ke 2
KPF bagian 1
KPF bagian 2
3
DHPF
Mengisi harga
pokok per
unit&menghitung
harga pokok total
Meminta
otorisasi atas
DHPF
Membuat bukti
memorial
Bukti
Memorial
5 Kartu
persediaan T 6
5
Bukti
Memorial
Jurnal
Umum
N
6
DHPF
Kartu
Gudang Selesai
T
2
1
2
45
Jadi, pada intinya sistem akuntansi persediaan adalah formulir-
formulir, catatan-catatan prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan
untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dalam
mengelola perssediaan dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik
dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk
mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan
seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk
menilai hasil operasi.
Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan
dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Dibagian
gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan
danmutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu
gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi
informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu
gudang ini disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi
kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang
juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat
penyimpanan barang.
Kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan,
untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi
kuantitas barang. Dibagian kartu persediaan (fungsi akuntansi)
diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat
kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu
persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang
46
diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang
persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang
bersangkutan dalam buku besar.
2.9 Persediaan Material
Persediaan Material adalah persediaan yang dimiliki oleh
perusahaan jasa pelayanan listrik seperti PT PLN yang digunakan untuk
membantu kegiatan operasi, baik itu dalam hal pengembangan atau
perluasan bagi kepentingan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan proyek
(investasi) pemasangan sambungan baru atau penambahan daya listrik.
Contoh persediaan material yaitu seperti : Kabel, trafo, alat pengukur, dll.
2.9.1 Penerimaan Material
Persediaan material bisa diperoleh/ atau diterima dari Gudang Unit
Administrasi lain, dari pesanan kepada supplier/ rekanan, maupun dari sisa
proyek/ pekerjaan sebelumnya. Setelah diterima, Persediaan material akan
disimpan di gudang untuk digunakan pada proyek yang sudah
direncanakan.
2.9.2 Pengeluaran Material
Pengeluaran material adalah proses keluarnya persediaaan dari
gudang penyimpanan. Pengeluaran material dapat disebabkan oleh
peemintaan dari gudang unit administrasi lain, dari unit internal dalam
rangka pelaksanaan pekerjaan yang bersifat investasi maupun operasional.