BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Umum

2.1.1 Definisi Public Relations

Menurut Dr. Rex Harlow dalam Ruslan dalam (Leliyana, 2015) Public

Relations adalah:

Fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan

jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas

komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama, melibatkan manajemen

dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen

dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif. Bertindak

sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan

penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai

sarana utama.

Menurut Frank Jefkins (Gassing, Suryanto, 2016:9) “Public Relations

adalah suatu rangkaian kegiatan yang terdiri dari semua bentuk komunikasi

berencana (baik ke dalam/internal maupun ke luar/eksternal) antara organisasi

dengan masyarakat, dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuan khusus

mengenai pencapaian pengertian bersama (common understanding)”

Menurut J.C. Seidel dalam (Gassing, Suryanto, 2016:11) “bahwa Public

Relations adalah proses yang kontinu dari usaha manajeman untuk memperoleh

goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya, dan publik pada

umumnya”.

2.1.2 Peran Public Relations

Menurut Nova Nova dalam (Trisnawati, Syarah, 2017) menyatakan peranan

Public Relations dibagi menjadi empat bagian, yaitu:

13

1) Penasihat Ahli (Expert Prescriber). Seorang praktisi pakar Public Relations

yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu

mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya

(Public Relationship).

2) Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator). Dalam hal ini,

praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu

pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apang diinginkan dan

diharapkan oleh publiknya.

3) Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process

Fasilitator). Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan Public

Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen.

4) Teknisi Komunikasi (Communication Technician). Peranan communication

technician ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang

hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan method

of communication.

Menurut Widyaningsih dalam Fredian (2018) peran Public Relations adalah

sebagai berikut:

a) Membina hubungan ke dalam, ke luar, dan mempromosikan,

mempublikasikan kegiatan lembaga sebagai nilai positif.

b) Menjadi mediator antara organisasi dengan publiknya.

c) Sebagai komunikator, konseptor, mediator, problem solver yang tergantung

lembaga masingmasing.

14

d) Harus jeli melihat dan mendengar hal-hal yang berkaitan dengan image

institusi serta mampu menyampaikan berbagai informasi.

e) Sebagai mediator, juru bicara atau wakil institusi dalam menyampaikan

informasi kepada publik.

f) Sebagai mediator, komunikator, narasumber dari lembaga sebagai

pencitraan untuk menciptakan citra yang baik.

g) Secara umum adalah pencitraan instansi.

(Gassing, Suryanto, 2016) Menurut Dozier and Groom dalam (Rosady

Ruslan, 2006) dibedakan menjadi dua, yakni peranan manajerial (communication

manager role) dan peranan teknis (communication technician role). Peranan

manajerial dapat diuraikan menjadi tiga bagian yaitu:

1) Expert Preciber Communication

Praktisi PR diposisikan sebagai ahli dan menjadi penasihat bagi pimpinan

organisasi. Peran sebagai penasihat meliputi memberikan masukan dan

pertimbangan terkait proses pembuatan keputusan. Untuk menjalankan peran ini

secara maksimal, praktik PR harus "dekat" dengan top manajemen. Tujuannya,

supaya segala masukan dapat disampaikan secara langsung.

2) Problem Solving Process Facilitator

Praktisi PR menjadi fasilitator ketika menyelesaikan suatu masalah. Apabila

memungkinkan, praktisi PR dapat menjadi leader dalam penanganan krisis. Untuk

menjalankan peran ini, maka praktisi PR dituntut memiliki kualitas profesional,

baik secara teoritis maupun teknis lapangan.

15

3) Communicator Facilitator

Praktisi PR berperan sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara organisasi

dengan publik, baik internal maupun eksternal. Termasuk di dalamnya, praktisi PR

harus mampu menjadi penengah bila terjadi kesalahan persepsi. Praktisi PR harus

netral sehingga semua pihak sama-sama merasa diuntungkan.

2.1.3 Tugas Public Relations

Menurut A.W Widjaja dalam (Leliyana, 2015) Perincian tugas Public

Relations diantaranya:

1) Pengumpulan data dari pengolahan data

a) Mengumpulkan data untuk keperluan informasi

b) Mengolah data

c) Menyajikan data sehingga siap digunakan Lima pokok tugas Public

Relations sehari-hari

Menurut Mara Assumpta Rumanti (Leliyana, 2015) Tugas Public Relations

adalah sebagai berikut:

a) Menyelenggarakan data bertanggung jawab atas penyampaian

informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik,

supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi

dan perusahaan.

b) Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat

umum suatu masyarakat.

c) Memperbaiki citra organisasi.

16

d) Tanggung jawab sosial (Social Responsibility), Public Relations

merupakan instrumen yang bertanggung jawab terhadap semua

kelompok yang berhak mendapatkan tanggung jawab tersebut.

Terutama kelompok publik internal, publik eksternal dan pers.

(Trisnawati, Syarah, 2017) Menurut Cutlip, Center & Broom dalam

Kriyantono (2008) tugas Public Relations yaitu:

a) Menulis dan mengedit.

Menyusun rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran, cerita feature,

newsletter untuk karyawan dan stakeholder eksternal, korespondensi, pesan

website dan pesan media online lainnya, laporan tahunan dan shareholder,

pidato, brosur, film dan script slide show, artikel publikasi perdagangan,

iklan institusional, dan materi-materi pendukung teknis lainnya;

b) Hubungan Media & Penempatan Media.

Mengontak media koran, majalah, suplemen mingguan, penulis freelance,

dan publikasi perdagangan agar mereka mempubli-kasikan atau menyiarkan

berita dan feature tentang organisasi, Merespons permintaan informasi oleh

media, memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritas;

c) Riset.

Mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren, isu yang muncul, iklim

politik dan peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok

kepentingan dan pandangan-pandangan lain berkenaan dengan stakeholder

organisasi. Mencari data base di internet, jasa online, dan data pemerintah

17

elektronik. Mendesain riset program, melakukan survei, dan menyewa

perusahaan riset;

d) Manajemen dan Administrasi.

Pemograman dan perencana dengan bekerja sama dengan manajer lain,

menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik,

seting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik. Menata

personel, anggaran, dan jadwal program;

e) Konseling.

Memberi saran kepada menajemen dalam masalah sosial, politik, dan

peraturan, berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara

menghindari atau merespons krisis, dan bekerja sama pembuat keputusan

kunci untuk menyusun strategi untuk mengelola atau merespons isu-isu

yang sensitif dan kritis;

f) Acara Spesial.

Mengatur dan mengelola konferensi pers, lomba-lomba, konvensi, open

house, pemotongan pita dan grand opening, ulang tahun, pengumpulan

dana, mengunjung tokoh terkemuka, program penghargaan, dll;

g) Pidato.

Tampil di depan kelompok, melatih orang untuk memberikan kata sambutan

dan mengelola biro juru bicara;

h) Produksi.

Membuat saluran komunikasi seperti multimedia, termasuk seni, tipografi,

fotografi, tata letak, dan computer desktop publishing, perekaman audio

visual;

18

i) Training.

Mengadakan pelatihan untuk publik internal maupun eksternal;

j) Kontak.

Bertugas sebagai penghubung (liaison) dengan mediator antara perusahaan

dengan publiknya dengan sebaliknya.

2.1.4 Fungsi Public Relations

Menurut Kriyantono dalam (Trisnawati, Syarah, 2017) Menyatakan secara

garis besar fungsi Public Relations adalah:

1. Memelihara komunikasi yang harmonis antara perusahaan dengan

publiknya (maintain good communicaton).

2. Melayani kepentingan publik dengan baik (serve public’s interest).

3. Memelihara perilaku dan moralitas perusahan dengan baik (mantain

good morals & manners).

Menurut Edward L. Bernays dalam (Gassing, Suryanto, 2016)

Mengungkapkan ada tiga fungsi penting Public Relations dalam organisasi yaitu:

1. Memberikan penerangan kepada publik.

2. Membujuk publik untuk mengubah sikap dan tindakkan.

3. Berusaha merepresentasikan sikap organisasi terhadap publik dan

sebaliknya.

19

Menurut Suryanto dalam (Rahmawati, 2019) memberikan gambaran

tentang fungsi Public Relations, yaitu sebagai berikut:

1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh iktikad baik, kepercayaan, saling

adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada

umumnya.

2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang dapat diterima

dan menguntungkan semua pihak.

3. Unsur penting dalam menajemen untuk mencapai tujuan yang spesifik,

sesuai dengan harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi

atau perusahaan.

4. Menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau

perusahaan dan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai

efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau

perusahaan yang bersangkutan

2.1.5 Tujuan Public Relations

(Rahmawati, 2019) Menurut Ruslan dalam bukunya Suryanto (2015)

menjelaskan bahwa tujuan Public Relations adalah sebagai berikut:

1. Menumbuh kembangkan Citra perushaan yang positif untuk publik

eksternal atau masyarakat dan konsumen.

2. Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dan

perusahaan.

3. Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan Public Relations.

4. Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek.

20

5. Mendukung bauran pemasaran.

Menurut Frank Jefkins dalam (Ningsih, Puspitosari, 2018) mendefinisikan

beberapa tujuan Public Relations adalah sebagai berikut:

1. Mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanya

kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

2. Meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.

3. Menyebar luaskan cerita sukses yang dicapai oleh perusahaan kepada

masyarakat dalam rangka mndapatkan pengakuan.

4. Mempersiapkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka

pangsa pasar baru.

5. Mempersiapkan dan mengondisikan masyarakat bursa saham atas

rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham

tambahan.

6. Memperbaiki hubungan antara perusahaan dan masyarakatnya berkaitan

dengan terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan keamanan,

kesangsian, atau salah paham dikalangan masyarakat terhadap niat baik

perusahaan.

7. Mendidik konsumen agar lebih efektif dan mengerti dalam

memanfaatkan produk-produk perusahaan.

8. Meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau

bangkit kembali setelah terjadi sesuatu krisis.

9. Meningkatkan kembali kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam

menghadapi resiko pengambil alihan dari pihak lain.

21

10. Mencitptakan identitas perusahaan yang baru.

11. Menyebarluaskan innformasi mengenai aktivitas dan partisipasi para

pimpinan perusahaan / organsasi dalam kehidupan sehari-hari.

2.1.6 Ruang Lingkup Public Relations

Menurut Ruslan dalam (Leliyana, 2015) adapun ruang lingkup tugas Public

Relations dalam sebuah organisasi atau lembaga antara lain meliputi aktivitas

sebagai berikut:

1. Membina Hubungan Kedalam (Publik Internal)

Yang dimaksud publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit

atau badan perushaaan atau organisasi itu sendiri. seorang Public Relations

harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan

gambaran negatif di masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh

organisasi.

2. Membina Hubungan Baik Keluar (Publik Eksternal)

Yang dimaksud dengan publik eksternal adalah publik umum (masyarakat)

yang mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif

terhadap lembaga yang diwakilinya.

Menurut Widjaja dalam (Yusmawati, 2017) ruang lingkup Public Relations

meliputi antara lain:

22

1. Pengumpulan dan pengolahan data

Pengumpulan dan pengolahan data mempunyai tugas mengumplkan dan

mengolah data untuk keperluan informasi bagi masyarakat dan lembaga

serta informasi umpan balik dari masyarakat.

2. Penerangan

Penerangan mempunyai tugas mempersiapkan pemberian penerangan

kepada masyarakat tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan lembaga

melalui media massa

3. Publikasi

Publikasi mempunyai tugas mengurus publikasi tentang kebijakan dan

pelaksanaan kegiatan lembaga.

Menurut Frank Jeffkins dalam (Gassing, Suryanto, 2016:106)

Mengemukakan bahwa ruang lingkup Public Relations cukup luas mencakup:

1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak terkait kegiatan-kegiatan

baru yang dilakukan organisasi.

2. Untuk menyebarkan cerita sukses organisasi kepada masyarakat dalam

rangka mendapatkan pengakuan.

3. Untuk meningkatkan bobot kualitas calon pegawai.

4. Untuk memperbaiki hubungan antara organisasi dengan khalayak

terjadinya peristiwa yang mengakibatkan kecaman atau salah paham

5. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen supaya lebih peka dan

mengerti ketika memanfaatkan produk organisasi.

23

6. Untuk mendukung keterlibatan organisasi sebagai sponsor dari

penyelengaraan suatu acara.

7. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta

membuka pasar ekspor baru.

8. Untuk mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya

organisasi yang go public.

9. Untuk meyakinkan khalayak bahwa organisasi mampu bertahan atau

bangkit setelah krisis.

10. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan organisasi dalam

rangka menghadapi risiko pengambilalihan.

11. Untuk menciptakan identitas organisasi yang baru.

12. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi

Para pimpinan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

13. Untuk memastikan para politisi benar-benar memahami kegiatan atau

produk yang positif supaya organisasi yang bersangkutan terhindar

dari peraturan, undang-undang dan kebijakan yang merugikan

14. Untuk menyebarkan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan.

Menurut Kriyantono Ruang lingkup pekerjaan public relations secara

sederhana pekerjaan yang biasa dilakukan public relations dapat disingkat menjadi

PENCILS, yaitu:

1. Publication & Publicity

Yaitu mengenalkan perusahaan kepada public. Misalnya membuat tulisan

yang disebarkan ke media, newsletter, artikel, dan lainnya.

24

2. Events

Mengorganisasi event atau kegiatan sebagai upaya membentuk citra.

3. News

Pekerjaan seorang public relations adalah menghasilkan produk-produk

tulisan yang sifatnya menyebarkan informasi kepada public, seperti press

release, newsletter, berita, dan lain-lain. Karena itu, dituntut menguasai

teknik-teknik menulis (pubic relations writing).

4. Community Involvement

Public relations mesti membuat program-program yang ditujukan untuk

menciptakan keterlibatan komunitas atau masyarakat sekitarnya.

5. Identity-Media

Merupakan pekerjaan public relations dalam membina hubungan dengan

media (pers) sangat penting untuk memperoleh publisitas media.

6. Lobbyin,

Public relations sering melakukan upaya persuasi dan negoisasi dengan

berbagai pihak. Keahlian ini tampak dibutuhkan misalnya, pada saat terjadi

krisis manajemen untuk mencapai kata sepakat di antara pihak yang bertikai.

7. Social investement, pekerjaan public relations untuk membuat program-

program yang bermanfaat bagi kepentingan dan kesejahteraan sosial.

(Kriyantono, 2016)

Sedangkan menurut kasali dalam (Ali, 2017) ruang lingkup tugas public

relations ialah:

1. Governtment Relations (hubungan dengan pemerintah).

2. Community Realations (hubungan dengan komunitas).

25

3. Media Relations (hubungan dengan media).

4. Employee Relations (hubungan dengan karyawan).

5. Investor Relations (hubungan dengan pemegang saham).

6. Opinion Leader Relations (hubungan dengan pemimpin-pemimpin).

7. Academician Relations (hubungan dengan para akademis).

8. Crisis handling (mengatasi krisis).

2.2 Studi Literature

2.2.1 Media Komunikasi

(Sagiyanto, 2016) “Media komunikasi ialah perantara dalam penyampaian

informasi dari komunikator kepada komunikate yang bertujuan untuk efisiensi

penyebaran informasi atau pesan tersebut.(Suryanto, 2015) “Media komunikasi

adalah semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mereproduksi,

megolah, mendistribusikan atau menyebarkan dan menyampaikan informasi.

Media komunikasi sangat berperan dalam kehidupan masyarakat.

1. Jenis-Jenis Media Komunikasi

(Suryanto, 2015) jenis-jenis media komunikasi yang terbagi menjadi dua

berdasarkan fungsi dan bentuknya, yaitu:

a). Berdasarkan Fungsinya

1) Fungsi produksi, yaitu media komunikasi untuk menghasilkan

ionformasi, contohnya komputer pengolah kata (Word Processor).

2) Fungsi reproduksi, yaitu media komunikasi untuk memproduksi

ulang dan menggandakan informasi, contohnya audio tapes recorder

dan video tapes.

26

3) Fungsi penyampaian informasi, yaitu media komunikasi yang

dipergunakan untuk menyebarluaskan dan menyampaikan pesan

kepada komunikan yang menjadi sasaran, contohnya telepon, faksmili,

dan lain-lain.

b). Berdasarkan Bentuknya

1) Media cetak, yaitu segala jenis barang/media komunikasi yang

dilakukan melalui proses percetakan yang dapat dipergunakan sebagai

sarana penyampaian pesan/informasi. Contohnya: surat kabar, buku,

brosur, bulletin, majalah, dan lain-lain.

2.) Media visual atau media pandang, yaitu penerimaan pesan yang

tersampaikan menggunakan indra penglihatan. Contohnya: televisi

(tanpa suara), gambar, foto, dan lain-lain.

3) Media audio, yaitu penerimaan pesan yang tersampaikan dengan

menggunakan indra pendengaran. Contohnya: radio, tape recorder, dan

lain-lain.

4) Media audio visual aid (AVA), yaitu media komunikasi yang dapat

dilihat sekaligus didengar.Untuk mengakses informasi yang

disampaikan, digunakan indra penglihatan dan pendengaran sekaligus.

Contohnya: televisi dan film.

2.2.2. Newsletter

(Kriyantono, 2016) “Newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi

berbagai informasi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan atau anggota

perusahaan”. (Sopian, 2016) “Newsletter adalah laporan tercetak yang berisi berita

27

tentang kegiatan klub atau organisasi yang diterbitkan secara teratur dan

didistribusikan untuk semua anggotanya.”

1). Fungsi Newsletter

Newsletter (Buletin berkala) adalah intisari dari berita untuk pembaca yang sibuk,

misalnya manajemen dan teknis. Istilah newsletter terkadang digunakan untuk

menggambarkan house journal cetak secara umum. Organisasi keanggotaan seperti

Chartered Institute of Marketing (CIM), British Franchise Association, dan lainnya

menggunakan ini sebagai saluran utama menyampaikan informasi pada para

anggota mereka. Dalam beberapa tahun hir telah ada banyak perubahan dari buletin

cetak ke Hoists bentuk e-mail (Kriyantono, 2016) newsletter diharapkan berfungsi

untuk:

a). Dapat memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang

terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawankaryawannya. Antara

lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan.

b). Sebagai media komunikasi yang menjembatani manajemen dan karyawan,

sehingga terjadi komunikasi dua arah. Karyawan misalnya, bisa memperoleh

informasi tentang strategi dan tujuan perusahaan serta informasi yang dibutuhkan

untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

c). Sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau

apa saja yang berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain.

d). Sebagai wahana menjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal.

e). Sebagai representatif citra korporat dimata publik, baik buruknya kualitas

newsletter akan menunjukkan citra siapa pembuatnya.

28

2). Teknik Penulisan Newsletter

(Kriyantono, 2016) ketika merencanakan membuat newsletter, Public Relations

harus menguraikan terlebih dahulu poin-poin penting berikut ini:

a. Siapa Sasaran Newsletter

Penentuan khalayak sasaran ini sangat penting diuraikan karena berkaitan dengan

rencana isi atau materi informasi yang harus disesuaikan dengan kebutuhan

pembaca. Termasuk disini adalah cakupan pembaca. Selain itu juga sebagai dasar

penentuan anggaran serta tata bahasa yang dipilih.

b. Jenis Informasi Yang Ditampilkan

Apakah hanya menampilkan informasi yang bersifat “activity atau progress-report”

yaitu tentang aktifitas dalam perusahaan atau juga berisi artikel-artikel opini, karya

tulis ilmiah dan sebagainya. Akan lebih menarik jika newsletter bervariasi. Jenis

informasi ini tergantung pada jenis newsletter, apakah untuk eksternal atau internal

publik. Apakah jenis informasinya ditujukan untuk menjadi media komunikasi

interaksi antara karyawan dengan manajemen, membantu pemasok memahami dan

menjual produk perusahaan, dan sebagainya. Upayakan jenis informasinya yang

berbeda dengan media lainnya dan hanya ditemui di newsletter tersebut.

c. Anggaran

Semakin luas khalayak sasaran yang dijangkau tentu akan membutuhkan biaya

lebih besar. Anggaran juga ditentukan oleh bagaimana perwajahan newsletter.

Newsletter yang dikemas dalam format luks dan berwarna tentu semakin mahal.

Penentuan bentuk newsletter, seperti majalah, tabloid, atau beberapa lembar kertas,

juga memengaruhi besarnya anggaran.

d. Kontinuitas

29

Public Relations harus merencanakan kontinuitas waktu terbit. Diharapkan

newsletter bisa terbit secara berkala. Jika waktu terbitnya tidak konsisten akan

memengaruhi kepercayaan khalayak sasaran. Termasuk disini adalah penetapan

jalur distribusi kepada pembacanya.

e. Gaya Dan Format

Ini berkaitan dengan gaya bahasa, typografi huruf, layout, jenis kertas, jenis terbitan

(majalah, tabloid misalnya), perimbangan rubrik-rubriknya, dan sebagainya.

Termasuk membicarakan tentang proses percetakan, deadline, cara mencari berita

atau siapa sumber beritanya. Nama newsletter juga perlu ditata yang baik, yang

menarik, mudah diingat, dan representasi dasar filosofis perusahaan. Sebaiknya,

gaya bahasa newsletter dikemas semenarik mungkin, komunikatif, dan jauh dari

kesan formal. Kali ini agar tidak menghambat jalinan komunikasi antara

manejemen dengan karyawan. Gaya bahasa yang formal dan kaku sering dijumpai

pada newsletter yang dibuat oleh lembaga-lembaga pendidikan maupun

pemerintahan. Bahkan di intitusi swasta pun demikian. Ini karena pengaruh budaya

feodal dan birokratis di masyarakat kita.

3). Isi Newsletter Sebagai Media Internal

(Soegiharto, 2017) isi newsletter bervariasi. Beberapa jenis isi atau rubrik yang bisa

dimasukkan dalam terbitan newsletter antara lain:

a. Kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun insidental) yang dilakukan perusahaan,

baik yang sasarannya untuk publik internal maupun eksternal. Misalnya, rapat

pemegang saham, pameran dagang, menggelar seminar, dan sebagainya.

30

b. Kegiatan-kegiatan (rutin maupun insidental) yang dilakukan karyawan.

Misalnya, kegiatan karyawan dalam proses produksi, olahraga bersama, dan

sebagainya.

c. Tulisan khusus tentang profil karyawan dan pemberian penghargaan kepada

karyawan berprestasi. Misalnya, menulis profil pengabdian karyawan yang loyal

selama puluhan tahun atau profil karyawan terbaik bulan ini.

d. Artikel-artikel opini, baik dari Public Relations maupun dari manajemen dan

karyawan serta publik eksternal. Misalnya Public Relations menulis tentang

perlunya produktivitas kerja untuk meningkatkan kesejahteraan bersama.

e. Surat pembaca, berupa penyampaian ide, gagasan, kritik atau harapan-harapan

karyawan.

f. Artikel-artikel dari publik eksternal yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.

g. Artikel-artikel umum sebagai variasi dan daya tarik isi. Misalnya, berita tentang

kenaikan BBM atau tips-tips menyetir mobil.

4) Layout

Menurut (Setiawan, 2016) Layout dapat dijabarkan sebagai tataletak

elemen-elemen desain terhadap suatu bidang dalam media tertentu untuk mendukug

konsep/peran yang dibawanya. Desain dan layout yang di lihat masa kini

sebenarnya adalah hasil perjalaan dari proses eksplorasi kretif manusia yang tiada

henti di masa lalu. Menyalami proses itu akan memperkaya wawasan seseorang

desainer sekaligus membuatnya lebih bijaksana dalam berkarya.

1. Tipografi dalam Layout

Menurut Roy brewer tipografi dapat memiliki pengertian luas yang meliputi

penataan dan pola halaman, atau setiap barang cetak. Atau dalam pengertian

31

lebih sempit hanya meliputi pemilihan, penataan dan berbagai hal bertalian

pengaturan baris-baris susun huruf (typeset), tidak termasuk ilustrasi dan

unsur-unsur lain bukan susun huruf pada pada halaman cetak.

2. Memilih jenis huruf dan ukurannya

Di luar kecocokannya dengn tema/konsep desain yan di bawanya misalnya

jenis huruf berkesan modern cocok untuk perusahaan IT), dalam

menentukan jenis huruf yang cocok, perlu memahami beberapa hal berikut

: Jenis huruf yang berbeda mempunyai ukuran yang berbeda walaupun

menggunakan satuan ukuran yang sama (poin).

3. Menentukan letter spacing, word spacing dan leading

Letter spacing adalah jarak antara huruf/karakter, sedangkan istilah kernin

sebenarnya adalah pengaturan ruang/jarak anatara karakter yang satu dan

yang lain dengan tujuan untuk meningkatkan keterbacaan.

4. Lembar paragraph

Lembaran suatu paragraph juga merupakan factor yang menentukan tingkat

kenyamanan dalam membaca naskah. Bari yang terlalu panjang akan

elelahkan mata dan menyulitkan pembaca menemukan bari berikutnya.

5. Elemen layout

Elemen layout dibagi menjadi tiga, diantaranya elemen teks elemen visual

dan invisibel element.

a. Elemen teks

1) Judul

32

Sebuah atau beberapa kata singkat, judul diberi ukuran untuk

menarik perhatian pembaca dan membedakanya dari elemen layout

lainnya

2) Deck

Gambaran singkat tentang topik yang dibicarakan di Bodytext yaitu

pengantar sebelum orang membaca bodytext

3) Byline

Berisi nama penulis, kadang disertai dengan jabatan atau keterangan

singkat lainnya,letaknya sebelum bodytext.

4) Bodytext

Isi/naskah/artikel merupakan elemen layout paling banyak

memberikan informasi terhadap topik bacaan tersebut.

5) Subjudul

Artikel yang cukup panjang biasanya dibagi menjadi beberapa

segmen sesuai topiknya. Berfungsi sebagai judul segmen – segmen

tersebut

6) Pullquotes

Cuplikan perkataan atau tulisan seseorang namun kini telah

mengalami perluasan arti.

7) Caption

Keterangan singkat yang menyertai element visual dan inzet,caption

biasanya dicetak dalam beentuk ukuran kecil dan dibedakan gaya

atau jenis hurufnya.

8) Callouts

33

Menyertai elemen visual yang memiliki lebih dari satu keterangan.

9) Kickers

Satu atau beberapa kata pendek yang terletak di atas judul fungsinya

memudahkan pembaca untuk menemukan topik yang diinginkan

dan meningatkan lokasinya saat membaca artikel tersebut.

10) Initialcaps

Huruf yang berukuran besar dari kata pertama pada paragraf.

11) Indent

Baris pertama paragraf menjorok masuk ke dalam. Sedangkan

hanging indent adalah kebalikannya.

12) Leadline

Beberapa kata pertama atau seluruh kata di baris paling awal pada

tiap paragraf.

13) Spasi

Untuk membedakan paragraf yang satu dengan yang lainnya, antar

paragraf diberi spasi.

14) Header & footer

Header adalah area diantara sisi atas kertas dan margin atas. Footer

adalah area di antara sisi bawah kertas dan margin bawah.

15) Runninghead

Judul buku, bab/topik yang sedang dibaca, nama pengarang dan

informasi lainnya yang berulang-ulang ada pada tiap halaman dan

posisinya tidak berubah.

34

16) Catatan kaki

Berisi detail informasi dari sebagian tulisan tertentu si dalam

naskah,catatan kaki letaknya di footer.

17) Nomor halaman

Untuk materi publikasi yang memiliki lebih dari 8 halamandan

membuat banyak topik yang berbeda, sebaiknya kita gunakan

nomor halaman untuk memudahkan pembaca mengingat lokasi

artikel.

18) Jumps

Untuk artikel yang panjang atau halaman yang terbatas, terpaksa

kita membuat sambungannya di halaman lain.

19) Signature

Berisi alamat, nomer telepon atau orang yang bisa dihubungi atau

informasi tambahan lainnya.

20) Nameplate

Bisa dibuat dalam ukuran yang besar diletakkan pada bagian atas

halaman.

21) Masthead

Area pada halaman surat kabar/majalah/newsletter yang berisi

informasi tentang penerbitnya seperti nama nama staf. Kontributor,

cara berlangganan, alamat & logo penerbit, dan lainlain.

b. Element Invisible

Merupakan fondasi atau kerangka yang berfungsi sebagai acuan

penempatan semua layout lainnya.

35

1) Margin

Menentukan jarak antara pinggir kertas dengan ruang yang akan

ditempati oleh elemen-elemen layout.

2) Grid

Alat bantu yang sangat bermanfaat dalam melayout. Grid

mempermudah kita menentukan dimana harus meletakan elemen

layout dan mempertahankan konsistensi dan kesatuan layout

terlebih untuk karya desain yang mempunyai beberapa halaman Ada

4 macam jenis Grid yang digunakan Column grid, Modular grid,

manuscript grid, Hierarchical grid.

6. Jenis layout

a. Format Diagonal Merupakan format yang menghasilkan ruang kosong

terlalu banyak. Sehingga informasi kurang dapat tersampaikan karena

pesan tidak dapat tersampaikan seutuhnya.

b. Format Horisontal Merupakan format yang cukup dinamis. Komponen

elemen dapat tersusun dalam ruang yang cukup dan terlihat secara jelas.

c. Format Vertikal Merupakan format yang cukup dinamis seperti halnya

format horisontal. Format ini juga dapat menyampaikan pesan dengan

ruang yang cukup sehinggan dapat tersampaikan dengan baik.

d. Format Radial Merupakan format yang menghasilkan keseimbangan

yang dinamis yang membuat pesan dapat tersampaikan dengan jelas.

e. Format Acak Merupakan format yang menghasilkan sirkulasi ruang

gerak yang kurang terarah. Dari jenis-jenis layout yang sudah

disebutkan masih banyak kemungkinan lahirnya teori layout lain yang

36

dihasilkan dengan cara bereksperimen.

7. Template

Template diartikan sebagai sebuah alat bantu yang berfungsi untuk

memastikan bahwa semua dokumen memiliki layout yang standar. Secara

sederhana, keberadaan template memungkinkan kita untuk menghasilkan

dokumen yang seragam secara cepat. (Sunarya et al., 2017)

8. Warna

Menurut (Sunarya et al., 2017) menyimpulkan bahwa, “Warna memberikan

sebuah kesan yang elegan dan dinamis pada sebuah foto apabila

dikomposisikan dengan baik. Kadang kala komposisi warna dapat pula

memberikan kesan anggun serta mampu dengan sempurna memunculkan

mood color atau keserasian warnawarni dari sebuah foto yang ingin

menonjolkan unsur keindahan”.

Sedangkan warna adalah kesan yg diperoleh mata dari cahaya yang

dipantulkan oleh benda-benda yg dikenainya warna adalah sesuatu yang

melengkapi pada suatu desain identitas, yang memiliki arti dan makna dari

identitas entitas yang ditunjang dengan kualitas dan komposisi

Warna dibagi menjadi beberapa jenis warna diantaranya:

a. Warna Akromatik Adalah warna kombinasi gelap dan terang saja atau

biasa dikenal warna greyscale. Kombinasi ini terkesan artistik dan

klasik, yang kegunaannya sering dipakai dalam dunia surat kabar dan

fotograf.

Gambar III. 1 Warna Akromatik

(https://www.slideshare.net/princeofgiri/warna-46413990)

37

b. Warna Monokromatik

Adalah satu warna hue yang dikombinasi dengan gelap terang yang

sangat sederhana. Warna monokromatik memiliki sifat yang lebih

membosankan dan mudah ditinggalkan.

Gambar III. 2 Warna Monokromatik

(https://www.blogernas.com/2016/07/warna-monokromatis-polikromatis-dan.html)

c. Warna Komplementer

Adalah dua warna hue yang saling berlawanan. Kombinasi warna

komplementer memiliki warna yang menarik tetapi jika gagal dalam

menggabungkan dua warna hue tersebut, maka akan terlihat tidak

menarik (serasi).

Gambar III. 3 Warna Komplementer

https://www.blogernas.com/2016/07/warna-Komplementer-dan.html)

2.2.3. Media Informasi

(Arisandi, 2015) “media informasi adalah penyampaian informasi kepada

media agar dapat dipublikasikan atau disebarluaskan”.

(Ainiyah, 2017) “media informasi merupakan alat untuk memberikan informasi

utuh dengan tujuan penerima informasi memahami maksud dari informasi yang

diterima tanpa adanya perbedaan makna.”

38

Menurut (Zulkarnain, Riyanto, 2017) Media informasi merupakan saluran

komunikasi yang mampu memberikan berbagai kebutuhan informasi kepada

masyarakat. Menurut cara penyampaian dan bentuk berita media informasi terbagi

menjadi dua yaitu media cetak dan media elektronik. Perbedaannya tentu terlihat

dari cara penyampaian berita dan bentuk berita itu sendiri.

2.2.4. Publik Internal

(Nova, 2014) Publik internal adalah mereka yang berada di dalam

organisasi yaitu, karyawan, manajer, supervisor, serikat pekerja, dan dewan direksi.

(Sari, 2017) Publik internal adalah yang menjadi bagian dari

unit/badan/perusahaan/organisasi itu sendiri. PR harus mampu mengidentifikasi

atau mengenali hal-hal gambaran negatif di masyarakat sebelum menjalankan

kebijakan organisasi. (Hadi, 2018) Palapah dan Syamsudin dalam buku Studi Ilmu

Komunikasi mengatakan bahwa Internal Relations terdiri dari:

1) Employee Relations ialah relasi yang memelihara manajemen dengan pegawai

secara formal

2) Human Relations ialah relasi yang memelihara antara pegawai dengan pegawai

secara tidak formal, sebagai mahluk tuhan/ manusia

3) Labour Relations ialah relasi yang memelihara antara direksi manajemen dan

karyawan lembaga atau perusahan guna menyelesaikan permasalahan yang ada

diantara keduanya.

4) Stockholder Relations, Industrial relations dan sebagainya sesuai dengan sifat

dan kebutuhan institusi/perusahaan.

39

2.2.5. Publik Eksternal

(Gassing, Suryanto, 2016:98) Publik Eksternal adalah Hubungan dengan

publik eksternal, yakni hubungan antara organisasi dengan publiknya yang berada

di luar organisasi, terdiri dari:

1. Customer Relations

Menjaga hubungan baik dengan pelanggan sangat penting dalam tujuan organisasi.

Organisasi harus senantiasa memerhatikan terpenuhinya harapan dan kepuasan

pelanggan. Menjaga dan mempertahankan kepercayaan pelanggan sekaligus

menganalisis perubahan sikap adalah tugas krusial yang harus dilakukan oleh

praktisi PR.

2. Community Relations

Menjaga hubungan dengan komunitas masyarakat di mana organisasi berada.

Hubungan harmonis perlu dibangun, sebab eksistensi organisasi memerlukan

pengertian dan dukungan masyarakat. Bahkan, lewat hubungan yang terbangun

secara baik komunitas dapat menjadi "perisai" ketika menghadapi masalah. Bentuk

hubungan harmonis dapat dibangun, baik dilakukan melalui proses formal, non-

formal maupun personal.misalnya, melalui hubungan yang lebih menekankan pada

aspek kontak-psikologis.

Cara lain misalnya memberikan bantuan untuk kepentingan umum berupa sarana

dan prasarana lingkungan, merekrut anggota komunitas sebagai karyawan,

membantu perekonomian lingkungan, mengadakan kegiatan bersama dan

sebagainya.Dalam membangun hubungan ini sangat diperlukan kemampuan empati

dari PRO (Public Relations Officer). Kemampuan tersebut berhubungan dengan

menampung aspirasi masyarakat.

40

3. Government Relations

Keberadaan organisasi pasti tidak akan lepas dari interaksi dengan pemerintah.

Hubungan komunikasi yang baik dengan pemerintahan memudahkan organisasi

menyelesaikan berbagai kepentingan. Hubungan ini dapat diwujudkan dalam

bentuk ketaatan membayar pajak, memenuhi peraturan terkait AMDAL IMB, aspek

keamanan dan sebagainya.

4. Press Relations

Hubungan harmonis dengan pers harus diupayakan, baik secara personal maupun

institusional. Tujuannya, selain memudahkan alur informasi organisasi, hubungan

yang harmonis akan meminimalkan informasi yang cenderung negatif. Hubungan

secara personal berkaitan dengan berhubungan dengan insan pers secara langsung.

Hubungan personal menjadi landasan komunikasi institusional (manajemen pers).

Sebaliknya, hubungan komunikasi institusional dapat diperkuat dengan

meningkatkan hubungan komunikasi personal.

5. Supplier Relations

Biasanya, organisasi atau perusahaan yang bentuk usahanya adalah produk

konsumsi memiliki relasi dengan pemasok bahan baku. Hubungan harmonis

dengan pemasok sangat penting supaya kerjasama saling menguntungkan tetap

terjaga. Caranya berikan berbagai kemudahan, kesempatan untuk berkembang dan

yang pasti menguntungkan kedua pihak

6. Distributor Relations

Peran distributor sangat penting untuk organisasi atau perusahaan yang menjual

produk. Oleh sebab itu, hubungan harmonis dengan distributor harus selalu dijaga

Ciptakan rasa saling percaya, menghargai dan menguntungkan.

41

7. Market Relations

Pasar adalah suatu lembaga yang memungkinkan pembeli dan penjual berinteraksi

dan terlibat dalam pertukaran. Interaksi antara penjual dengan pembeli memiliki

lingkup, dari yang sederhana hingga yang rumit. Para pemasar memandang penjual

sebagai bagian yang membentuk industri, sedang para pembeli sebagai bagian yang

membentuk pasar (Kotler, 2000). Pertukaran8 merupakan konsep inti pemasaran.

Pertukaran akan terjadi jika penjual dan pembeli bersepakat atas persyaratan. Oleh

sebab itu, konsep PR untuk menjaga kepercayaan menjadi sangat penting

8. Educational Relations

Dewasa ini, organisasi dan perusahaan besar memiliki kepedulian yang besar

terhadap generasi muda. Oleh karena itu, program dan anggaran khusus untuk

meningkatkan mutu pendidikan biasanya sudah disiapkan. Pemberian beasiswa

menjadi salah satu bentuk nyata.

9. Banking Relations

Hubungan dengan lembaga perbankan merupakan sebuah fenomena keniscayaan,

baik sebagai tempat penyimpanan aset finansial maupun sebagai rekan pendanaan.

Dalam hal ini, pihak PR perusahaan harus senantiasa menjalin kerja sama yang

makin baik dalam rangka menjamin kinerja di antara kedua