5

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Prosedur

Dalam melakukan suatu kegiatan, organisasi memerlukan suatu acuan

untuk mengatur dan mengontrol semua aktivitas yang terjadi pada perusahaan

tersebut. Oleh karena itu, setiap perusahaan baik itu swasta maupun pemerintah

hendaknya memiliki prosedur dasar pelaksanaan kerja untuk menunjang

kelancaran operasioanal perusahaan. Dengan adanya prosedur yang memadai

maka pengendalian dan tujuan yang akan dicapai dalam suatu organisasi dapat

berjalan dengan baik. Menurut Mulyadi (2008:5), Prosedur adalah suatu urutan

kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen

atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap

transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang. Menurut Nafarin (2007:9),

Prosedur adalah urutan-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk guna

menjamin pelaksanaan kerja yang seragam. Menurut Azhar Susanto (2004:198),

Prosedur adalah rangkaian aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-

ulang dengan cara yang sama.

Berdasarkan uraian mengenai definisi prosedur diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa prosedur adalah adalah suatu urutan langkah-langkah

pemrosesan data atau urutan kegiatan secara sistematis dan jelas yang melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin

6

penanganan secara seragam terhadap suatu transaksi perusahaan yang terjadi

berulang-ulang.

2.1.2 Karakteristik Prosedur

Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi

(2008: 8), diantaranya adalah sebagai berikut:

a) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.

b) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan

menggunakan biaya yang seminimal mungkin.

c) Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.

d) Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.

2.1.3 Pengertian Kas

Kas merupakan aktiva yang paling mudah untuk dicairkan pada suatu

perusahaan, karena kas sebagai aktiva lancar terlibat langsung maupun tidak

langsung dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Kas selain digunakan untuk

membiayai operasi perusahaan, dalam sehari-hari juga diperlukan untuk

mengadakan investasi baru dari aktiva tetap.

Dalam susunan neraca, pos ini termasuk harta yang paling sering

mengalami mutasi dikarenakan hampir sebagian besar transaksi perusahaan akan

mengurangi jumlah kas, misalnya: pembelian bahan, jasa, penjualan, pembayaran

gaji dan upah serta biaya lain-lain. Oleh karena itu, kas adalah harta lancar yang

sangat penting yang merupakan alat pertukaran dan juga dipakai sebagai alat

pengukur dalan akuntansi atau dalam dunia perekonomian. Menurut Ely Suhayati

7

dan Sri Dewi Anggadini (2009:143), kas adalah uang tunai yang dapat digunakan

sebagai alat bayar atau alat tukar dalam transaksi keuangan. Menurut Zaki

Baridwan (2004:83), kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk

pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah

sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lainnya yang

dapat diambil sewaktu-waktu. Menurut Soemarso S.R (2009:296), kas adalah

segala sesuatu (baik yang berbentuk uang/bukan) yang dapat tersedia dengan

segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.

Dari bebarapa definisi yang telah dikemukakan diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa kas adalah uang dan surat berharga yang merupakan alat

pertukaran maupun pelunasan dalam transaksi keuangan dan juga dipakai sebagai

alat pengukur dalam akuntansi atau dalam dunia perekonomian.

2.1.4 Pengertian Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas adalah transaksi keuangan yang menyebabkan Asset

berupa kas yang dimiliki perusahaan berkurang. Transaksi pengeluaran kas dicatat

melalui formulir elektronik pengeluaran kas berdasarkan bukti-bukti transaksi

yang mendukung seperti bukti penerimaan barang, order pembelian dan yang

lainnya lalu dibukukan oleh komputer melalui jurnal pengeluaran kas.

Pengurangan kas yang disebabkan oleh beban usaha seperti bunga, selisih kurs

lainnya dicatat pada memorial.

Dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang

sering terjadi. Menurut Mulyadi (2008:543), pengeluaran kas adalah suatu catatan

yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun

8

dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut

Soemarso S.R (2009:297), Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang

menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang

diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi

yang menyebabkan berkurangnya kas. Menurut Azhar Susanto (2004:211),

pengeluaran kas adalah transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo kas

tunai dan atau rekening bank milik perusahaan, baik karena pembelian tunai,

pembayaran utang maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah

suatu hal yang melibatkan catatan-catatan atas transaksi-transaksi yang

mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank milik

perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang,

pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya.

2.1.5 Dokumen Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:510), dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian

kasir sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini

berfungsi juga sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur

dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya

utang.

9

2) Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang

namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek

untuk pembayaran yaitu cek atas nama dan cek atas unjuk. Cek atas nama

dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan

menerima pembayaran melalui cek. Cek atas unjuk merupakan cek yang

bisa langsung dicairkan ke bank.

3) Permintaan cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan

pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk

membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.

2.1.6 Catatan Akuntansi Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008: 513), adapun catatan akuntansi yang digunakan

dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah:

1) Jurnal Pengeluaran Kas

Dalam mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan

untuk pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen

sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran

kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.

10

2) Register Cek.

Dalam mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal yaitu register

bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan

untuk mencatat utang yang timbul dan register cek digunakan untuk

mencatat pengeluaran kas dengan cek.

2.1.7 Fungsi-Fungsi Terkait dalam Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:513), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pengeluaran kas dengan cek adalah:

1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas

Suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian

jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan

mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang).

Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi

yang bersangkutan.

2) Fungsi Kas

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini

bertanggung jawab dalam mengisi cek, dan memintakan otorisasi atas

cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur melalui pos atau membayar

langsung kepada kreditur.

3) Fungsi Akuntansi

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi

bertanggung jawab atas:

11

a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan

persediaan, fungsi ini berada di bagian kartu persediaan dan bagian

kartu biaya.

b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas

atau register cek. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal.

c) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada

fungsi kas dalam pengeluaran cek sebesar yang tercantum dalam

dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk

melakukan verifikasi kelengkapan dan keaslian dokumen

pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

4) Fungsi Pemeriksaan Intern

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini

bertanggung jawab untuk melaksanakan penghitungan kas (cash count)

secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas

menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar). Fungsi ini

bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan intern secara

mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan

membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

2.1.8 Formulir Pengeluaran Kas

Menurut Zaki Baridwan (2009:194), formulir-formulir yang digunakan

dalam pengeluaran kas adalah:

1) Voucher atau Voucher Check

12

Merupakan formulir yang digunakan sebagai surat perintah membayar

uang kepada kasir.

2) Voucher Register (Daftar Voucher)

Merupakan buku jurnal yang digunakan untuk mencatat voucher-voucher

yang dikeluarkan.

3) Check Register (Daftar Cek)

Merupakan buku jurnal yang digunakan untuk mencatat cek-cek yang

dikeluarkan.

2.1.9 Prosedur Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas juga memiliki prosedur yang dirancang

sedemikian rupa sehingga terhindar dari pencurian, kehilangan kas ataupun

pengeluaran-pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya, sehingga hanya

pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan

perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Prosedur pengeluaran

kas adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk melakukan

sebuah transaksi atau pembayaran biaya. Selain itu, prosedur pengeluaran kas

dapat diartikan pula sebagai prosedur pengeluaran cek untuk melunasi utang yang

sudah disetujui dan mencatat pengeluaran kas, serta pengeluaran-pengeluaran lain

yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Menurut Zaki Baridwan (2009:201), alur dalam prosedur pengeluaran

kas yaitu:

13

a) Bagian akuntansi (buku besar) menerima voucher lembar ke-3 dari

bagian utang. Voucher tersebut dicatat dalam voucher register dan

kemudian diserahkan ke pemegang kartu persediaan.

b) Bagian akuntansi (persediaan) mencatat voucher dalam kartu persediaan

dan kemudian mengarsipkan voucher tersebut urut nomor.

c) Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang menyerahkan voucher lembar

pertama dan kedua ke bagian pengeluaran uang.

d) Bagian pengeluaran uang memeriksa voucher dan bukti pendukungnya

kemudian menulis cek. Data tentang cek dituliskan dalam voucher

lembar pertama dan kedua. Cek beserta lembar kedua voucher diserahkan

pada supplier dan voucher lembar pertama di serahkan ke bagian

akuntansi (buku besar).

e) Bagian akuntansi (buku besar) mencatat voucher dalam check register,

menuliskan tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan

menyimpan voucher dalam arsip urut nomor.

f) Bagian akuntansi (buku besar) setiap periode (misalnya bulanan)

menjumlahkan voucher register dan check register dan mempostingnya

ke dalam buku besar.

g) Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor. Laporan ini

oleh internal auditor akan direkonsiliasi dengan catatan kas.

Prosedur pengeluaran kas diatas merupakan prosedur pengeluaran kas untuk

pembelian barang. Penjelasan mengenai prosedur pengeluaran kas diatas untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 sebagai berikut:

14

Voucher

register

Gambar 2.1

Prosedur Pengeluaran Kas

Supplier Pengeluaraan

uang

Akutansi Internal Auditor

Bank Buku Besar Kartu Persediaan

Sumber : Zaki Baridwan, 2009

Keterangan :

A : Voucher lembar pertama dan kedua dari Bagian Utang

B : Voucher lembar ketiga dari Bagian Utang

N : Arsip

B

A

Voucher Voucher

Voucher Voucher

Kartu

Persedia

an

Cek Cek

Voucher N

Cek

Register

N

Laoran

Bank Laporan

Bank Buku

Besar

15

2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya

Penelitian mengenai Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kepada Rekanan

pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali yang telah dilakukan oleh Oka Trisnayanti

(2008), yang menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana

sistem akuntansi pengeluaran kas kepada rekanan pada PT. PLN (Persero)

Distribusi Bali. Tujuannya adalah untuk mengetahui sistem akuntansi pengeluaran

kas kepada rekanan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali. Teknik analisis data

yang digunakan adalah deskriptif komparatif yaitu metode analisis data dengan

membandingkan teori yang ada dengan praktek yang berlangsung pada

perusahaan. Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan wawancara,

observasi dan dokumentasi. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian

sebelumnya adalah pada penelitian ini membahas mengenai prosedur pengeluaran

kas sedangkan penelitian sebelumnya membahas tentang sistem akuntansi

pengeluaran kas kepada rekanan. Perbedaan lainnya terletak pada metode

pengumpulan data serta lokasi penelitiannya.