1

BAB IPENGENALAN SPREAD SHEET/MICROSOFT EXCEL

Instruksi PengajaranTujuan instruksionalumum

Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa akan memiliki pengetahuanpenggunaan alat bantu aplikasi, proses pengolahan data dan analisis kuantitatifuntuk membantu dalam pengambilan keputusan

Tujuan instruksionalKhusus

Setelah mengikuti kuliah ini, mahasiswa akan memiliki pengetahuan dankemampuan dalam menggunakan komputer dengan aplikasi microsoft excellsebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan

Pokok Bahasan Pengenalan Spreadsheet/Excell:Menjelaskan tentang Cell;Worksheet; dan Jenis DataMenjelaskan bagaimana menyusun suatu Formula dan Fungsi sederhanaMelakukan editing file yaitu menyimpan File ; menghapus; memindahkan data sertamelakukan pengkopian data

Program spreadsheet di banyak perusahaan sangat sering dipakai dalam kalkulasikeuangan dan akuntansi. Contoh program spreadsheet yang dikenal saat ini adalah Lotus123, Microsoft Excel, Quattro Pro, dsb. Namun program spreadsheet yang paling banyakdigunakan di Indonesia pada saat ini adalah program spreadsheet berbasis Windows yangbernama Microsoft Excel. Microsoft Excel (biasa disebut Excel) sendiri adalah salah satuprogram spreadsheet yang merupakan salah satu paket program yang dikeluarkan olehMicrosoft yaitu Microsoft Office.

Dalam suatu program spreadsheet biasanya terdapat workbook/buku kerja/dokumenutama (sheet). Dalam suatu workbook terdapat beberapa worksheet/lembar kerja. Setiapworksheet terdiri dari beberapa kolom dan beberapa baris. Nama masing-masing kolomdibuat sesuai urutan huruf A, B, C, … dan seterusnya. Sedangkan nama baris dibuat sesuaiurutan angka 1, 2, 3, ... dan seterusnya. Setiap pertemuan kolom dan baris akan membentuksuatu sel yang penamaannya dibuat berdasarkan lokasi kolom dan barisnya, misalnya untuksel yang berada pada kolom C dan baris 31 disebut sel C31.

Range adalah sekumpulan sel yang terletak diantara dua sel, yang penulisannyaharus dibatasi dengan tanda titik dua. Misal : range A5:B8. Maka yang dimaksud adalah selyang berada di A5, A6,A7,A8,B5,B6,B7,B8.

Cara Mengaktifkan Microsoft Excel1. Klik tombol Start.2. Klik menu Program - Microsoft Excel atau Program - Office 2000 - Microsoft Excel

3. Klik tombol New (pada toolbar standard) bila tidak muncul lembar dokumen.

Di bawah ini adalah tampilan Excel setelah diaktifkan.

name box

baris/rowkolom/column

sel/cell

formula bar

toolbar formattingtoolbar standard

menu bartittle bar

minimize/maximize

restore/maximize

closeWorhsheet/lembar kerja

Programspreadsheetterdapatbanyak merkprogramdiantaranyaMicrosoftexcell

Programspreadsheetdalam 1 fileterdiri daribanyaklembar kerja(worksheet)

2

Menyimpan file workbook

1. Dari menu File pilihlah Save /2. Kemudian kotak dialogakan muncul, pastikan directory dan drive yang telah sesuai

(drive A atau C), telah anda pilih3. Dalam kotak File name, tuliskan nama file yang anda inginkan4. Diakhiri dengan me-klik tombol Save

Membuka file workbookBila telah mempunyai file, anda dapat membukanya dengan cara :

1. Klik tombol open pada tools bar.2. Pilih file yang anda simpan pada directory yang tepat.3. Tekan OK4. Klik maximize bila file anda belum diperbesar.

Bila belum mempunyai file; Anda memulai dengan membuat suatu workbook padalembaran kosong. Setelah selesai anda mengerjakan, maka anda dapat menyimpanworkbook baru tersebut dengan nama baru dengan cara:Dari menu File pilihlah Save As. Kemudian kotak dialog muncul. Pastikan directory dandrive yang telah sesuai (drive A atau C), telah anda pilih.Dalam kotak File name, tuliskan nama file yang anda inginkan, misal : pratika 1. Diakhiridengan me-klik tombol Save.

ENTRY DATA PADA EXCELSetiap sel dapat diisi dengan data yang berupa:1. Data Numerik atau Value, dari suatu formula atau fungsi, yakni data yang diawali oleh :

Angka 0,1,2,..9.Tanda +,-, =,$,@,#, (, ), tanda titikData ini bisa berupa :BilanganBilangan ilmiah misal : 2e6=2000000Bilangan prosentase, misal : 15 %Data tanggal atau date, misal 12-6-1999 atau 12 Jun 1999Data yang didapat dari suatu formula antar sel yang dibuat oleh user dari suatufungsi, yang penulisannya harus diawali dengan tanda =.

Data numerik dalam sel atau rage yang tampilanya muncul ### berarti lebar kolomnyakurang. Kolom ini harus dilebarkan dengan cara : pilih menu format, pilih kolom dan ubahlebar kolom tersebut.

3

2. Data Text atau LabelAdalah data alfabet atau data angka yang digabung dengan alfabet. Perataan data

text pada alamat sel adalah pada rata kanan.

EDITING DATA PADA EXCEL1. Menghapus dan Memperbaiki Data Pada Suatu Sel Atau RangeJika kita ingin menghapus data pada suatu sel atau range, sel atau range tersebut kita bloklalu kita tekan tombol delete. Untuk memperbaiki data, setelah data masuk dalam sel makaklik sel tersebut lalu tekan tombol F2, maka sel tersebut siap untuk diperbaiki maka tekantombol enter. Cara yang lain adalah dengan melakukan perbaikan melalui formula bar.

CARA MENGCOPY DAN MEMINDAHKAN DATA PADA SUATU SELDengan Menu Mouse Icon

Copy

Data yang akan di-copy diblokPilih menu edit-copyTentukan Destination-nyaPilih menu edit-paste

Data yang akan di-copy diblokKlik kanan, pilih copyTentukan Destination-nyaKlik kanan, pilih paste

Idem

Klik

Klik

Cut

Data yang akan di-cut diblokPilih menu edit-cutTentukan Destination-nyaPilih menu edit-paste

Data yang akan di-cut diblokKlik kanan, pilih cutTentukan Destination-nyaKlik kanan, pilih paste

Idem

Klik

Klik

2. Penulisan Tanda Absolut Atau Semi Absolut Pada SelSuatu alamat sel yang biasa kita tulis disebut sel relatif. Penulisan tanda string ($) di

depan huruf maupun angka berfungsi untuk mengunci kolom ataupun baris agartempatnya tidak akan berpindah pada saat dilakukan peng-copy-an. Pemberian tandastring ini untuk keperluan perhitungan dalam pembuatan formula atau fungsi yang akandicopy, tanda ini dapat dicantumkan secara otomatis dengan menekan tombol F4.

Contoh :Sel relatif B2Sel semi relatif/semi absolut $B2 atau B$2Sel absolut $b$2

MENULIS RUMUS/FORMULASyarat penulisan rumus/formula:(i) Penulisan rumus/formula diawali dengan tanda “=” tanpa spasi. (ii) Jika rumus yangakan digunakan menggunakan tanda kurung maka banyaknya kurung buka harus =banyaknya kurung tutup (perhatikan penggunaan tanda kurung dalam penulisanrumus/formula). (iii) Tidak boleh memuat nama sel yang ditempati oleh formula tersebut.Jika pengetikan suatu formula atau fungsi salah maka akan muncul eror di sel tersebut,seperti #num#, #value#, atau yang lain. (iv) Setiap komponen fungsi dipisahkan dengantanda “,” (koma) atau “;” (titik koma). Perhatikan di Tools Bar icon Currency (di sebelahkiri icon Percent Style). Jika icon Currency bergambar uang gunakan “;” tapi jika iconCurrency bergambar $ gunakan “,”.Perhatikan penulisan fungsi berikut:=SUM(A1;A2;A3;A4) dan =SUM(A1,A2,A3,A4) atau =SUM(A1:A4)Anda dapat melakukan perhitungan matematis pada data anda dengan menggunakan rumus.MS Excel menyediakan ratusan fungsi yang dapat anda gunakan sebagai rumus, termasukfungsi otomatis, misalnya autosum ( ∑ ) yang berfungsi menjumlahkan data dalam barisatau kolom yang dipilih.

Terdapatbanyak carauntuk editdata.Perhatianyang utamapada menubar.

Pemahamantentang selakanmembantumempercepatpenyelesaianpekerjaan.

Penulisanformulafungsi, padasetiapkomponennyadibatasidengan tandakoma atautitik komatergantungregionalsettingkomputer

Penulisanformulaharusdimulaitanda “=”atau “+”.

4

Khusus untuk penulisan fungsi harus memperhatikan syarat penulisan argumen darifungsi tersebut, bahkan yang tidak mempunyai argumen masih harus diikuti oleh tandakurung buka dan atau kurung tutup, misal =today (…), =PI(...), =now(...) Pada penulisanfungsi yang argumennya adalah fungsi, maka tanda = hanya boleh ada satu kali yakni padaawalan penulisan fungsi, misalnya =SUM(MAX(...)+MIN(...)).Perhatikan urutan tingkat operasi hitung, yakni urutan terendah sampai urutan tertinggi:Tanda +, Tanda * ( kali ) dan / ( bagi ), Tanda ^ ( pangkat ), Operasi kurung (..)Contoh : =B3*(C5-D5)/$F$3 atau = INT(2345/14))

FUNGSI- FUNGSI DALAM EXCELSeringkali kita membutuhkan suatu fungsi atau formula yang dapat mempercepatpekerjaan. Misalkan menjumlah suatu range tertentu, menghitung rata-rata suatu data,menggabung data dan sebagainya, semua itu dapat dilakukan dengan bantuan function (fx)dalam program excel. Untuk mengaktifkan function dapat melalui menu insert functionatau langsung melalui toolbar bergambar fx sehingga akan muncul dialog box sepertiberikut (catatan: versi office 2000 kebawah tampilannya berbeda dengan tampilan dibawah(office 2002 keatas)

Beberapa Fungsi statistik sederhana Dalam ExcelPerhatian: unsur fungsi dengan huruf tebal berarti harus diperhitungkan (dimasukkannilainya) sedangkan unsur fungsi dengan huruf biasa berarti tidak harus diperhitungkan.Hasil fungsi keuangan selalu negatif (dianggap pengeluaran kita).

Fungsi StatistikSebagian fungsi statistik sederhana disajikan sebagai berikut:=MAX(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai maksimal dari range data.=MIN(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai minimal dari range data.=AVERAGE(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari range

data.=MEDIAN(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai tengah dari range data.=MODE(number1,number2,...) digunakan mencari nilai yang sering muncul dari range

data.

Carapenulisan danurutasn tandahitung akanmempengaruhi hasil.Sehinggaharapdiperhatikantingkatanoperasihitung

TerdapatbanyakformulaFungsi yangdapatmembantuuntukkeperluanstatistik,keuangandsb

Dalam setiapfungsiterdapatketeranganmengenaikegunaannyaBila kurangjelas bisalihat padamenu help

Selain fungsistatistik yangdiajarkan inimasih banyakfungsi statistikyang lain yangdapat andapelajarimelalui bukuexcell.

5

Contoh 1 Laporan penjualan tahun 2013

1 Persentase potongan harga 15%

2 Persentase tunai 7,5%3

BulanNilai Persentase Potongan Harga Bayar

Sisa4 Penjualan Penjualan Harga Jual Tunai

5 Januari 21.000.000

6 Februari 26.500.000

7 Maret 45.000.000

8 April 58.000.000

9 Mei 70.000.000

10 Juni 69.000.000

11 Juli 36.000.000

12 Agustus 55.000.000

13 September 35.000.000

14 Oktober 48.000.000

15 Nopember 67.000.000

16 Desember 72.000.000

17 Jumlah

18 Maksimum

19 Minimum

20 Rata-rata

Keterangan soal :

1.Persentase penjualan adalah penjualan per bulan dibagi dengan jumlah penjualan

2.Potongan harga sama dengan persentase potongan harga dikalikan dengan nilai penjualan per bulan

3.Harga jual sama dengan nilai penjualan dikurangi dengan potongan harga

4.Bayar tunai adalah persentase tunai dikalikan dengan harga jual

5.Sisa adalah harga jual dikurangi dengan bayar tunai

6.Jumlah, maksimum, minimum, rata-rata menggunakan fungsi :SUM,MAX,MIN, AVERAGE