bab i pendahuluan - unair repositoryrepository.unair.ac.id/56668/49/kkc_kk_fv_si_25-16_rah_s...bab i...

1

BAB I PENDAHULUAN

1.2 Latar Belakang

Badan Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika

(BPPKI) Surabaya merupakan salah satu organisasi Eselon III di lingkungan

Kementerian Komunikasi dan Informatika, dan sebagai instansi pemerintah

dibawah lembaga Pemerintahan Kementerian Republik Indonesia. Tugas dan

Fungsi dari dari BPPKI Surabaya tersebut sebagaimana ditetapkan dalam

Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor

07/PER.M/KOMINFO/03/2011 tanggal 16 Maret 2011 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Bidang Pengkajian dan Pengembangan

Komunikasi dan Informatika adalah melaksanakan pengkajian dan pengembangan

komunikasi dan informatika dan bertanggung jawab kepada Menteri Komunikasi

dan Informatika. BPPKI Surabaya dalam melaksanakan tugasnya terdapat

jangkauan wilayah kerja untuk melakukan penelitiannya. Wilayah Kerja BPPKI

Surabaya antara lain JATIM, NTB, dan Sulawesi Barat.

BPPKI Surabaya dalam menjalankan tugas-tugas pokoknya terdapat

pendukung dari tugas-tugas pokok tersebut yaitu pada bagian Sub Bagian Tata

Usaha yang mempunyai sebuah perpustakaan. Jenis dari perpustakaan BPPKI

Surabaya adalah perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus ini dalam arti

koleksi pustaka yang tersedia disesuaikan dengan bidang BPPKI yaitu

Komunikasi dan Informatika.

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN ... INES DWI RAHAYU

2

Masalah pelayanan perpustakaan di BPPKI Surabaya yang dilakukan secara

manual membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga berdampak pada

pelayanan yang diberikan. Pustakawan BPPKI Surabaya dalam melayani para

peminjam dan pembaca pustaka mengalami masalah dalam pengelolaan data

administrasi di perpustakaan, permasalahan tersebut meliputi, kesulitan dalam

melakukan pengecekan pendataan peminjam yang sudah melakukan

pengembalian pustaka dan pendataan peminjam yang terlambat dalam

pengembalian pustaka karena pencatatan data yang bercampur jadi satu antara

peminjaman dan pengembalian, pencarian pustaka yang akan dipinjam jika harus

mencari pustaka tersebut di rak sedangkan informasi pustaka tersebut tidak

diinformasikan statusnya apakah buku tersebut masih ada atau sedang dipinjam,

padahal para peneliti yang sebagai aktor terbesar sebagai peminjam pustaka perlu

untuk mengetahui informasi koleksi pustaka yang ada di perpustakaan, serta

dalam pembuatan laporan yang harus menyalin ulang data-data yang ada di buku

besar ke dalam microsoft excel. Penambahan masalah lainnya yaitu BPPKI dari

pusat meminta pustakawan untuk melakukan pendaftaran anggota yang nantinya

mendapatkan kartu anggota dan kartu anggota tersebut digunakan sebagai bukti

seseorang telah menjadi bagian dari perpustakaan BPPKI Surabaya serta

membuatkan daftar pengunjung untuk mengetahui pengunjung yang telah

berkunjung di BPPKI Surabaya. Sedangkan sekarang ini pustakawan belum

pernah sama sekali meminta anggota pustaka untuk melakukan pendaftaran

anggota dan pendataan daftar pengunjung.



3

Dari berbagai masalah yang terjadi di perpustakaan BPPKI Surabaya, Untuk

mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu sistem yang otomatis dan

akurat yang dapat berguna untuk meningkatkan pelayanan kinerja perpustakaan

dan membantu pengelolaan data administrasi, maka perlu dibuatkan suatu aplikasi

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web yang terkomputerisasi. Hal ini

diharapkan dapat meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan menjadi lebih

akurat, waktu pencarian dan penyajian informasi yang lebih cepat, terhindar dari

terjadinya penyimpangan data serta kesalahan - kesalahan lain akibat keterbatasan

kemampuan manusia dalam memecahkan persoalan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut maka didapatkan

rumusan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Perpustakaan

Berbasis Web BPPKI di Surabaya?

2. Bagaimana mengolah dan menampilkan laporan data administrasi untuk

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya secara

otomatis dan akurat?

1.3 Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan aplikasi

sistem ini adalah sebagai berikut:



4

1.3.1 Tujuan

Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Perpustakaan berbasis web di BPPKI

Surabaya adalah untuk:

1. Merancang dan membangun Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web

di BPPKI Surabaya yang dapat mempermudah proses kinerja pelayanan

perpustakaan.

2. Mengolah dan menampilkan laporan data administrasi Sistem Informasi

Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya secara otomatis dan

akurat.

1.3.2 Manfaat

Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan di BPPKI Surabaya dapat

memberikan manfaat, antara lain:

a. Dapat membantu pustakawan untuk mempercepat dan mempermudah

proses pelayanan perpustakaan.

b. Dapat membantu pustakawan untuk mengelola data-data perpustakaan.

c. Dapat memberikan informasi mengenai daftar buku yang dipinjam.

d. Dapat membantu peminjam pustaka dalam mencari dan melihat koleksi

pustaka yang dimiliki perpustakaan BPPKI Surabaya melalui web.

e. Dapat mengetahui ketersediaan pustaka.

f. Dapat meminimalisir kehilangan pustaka.

g. Memberikan laporan data pelayanan perpustakaan secara cepat, tepat,

efisien dan akurat.



5

1.4 Batasan Masalah

Untuk memudahkan pekerjaan serta membatasi pekerjaan yang akan

diselesaikan guna menghindari adanya kegiatan di luar tujuan yang akan

dicapai,sehingga dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan berbasis web di

BPPKI Surabaya diperlukan suatu batasan masalah.

Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Proses Pendaftaran Anggota Perpustakaan.

2. Proses Pendataan Daftar Pengunjung Perpustakaan.

3. Proses Penerimaan Pustaka.

4. Proses Peminjaman Pustaka.

5. Proses Pengembalian Pustaka.

6. Proses Pembuatan Laporan.



6

BAB II

ANALISIS SISTEM

Tahap analisis sistem ini merupakan awal dalam membangun sistem

informasi perpustakaan berbasis web di BPPKI Surabaya. Dalam analisis sistem

dibutuhkan suatu metode untuk menganalisis dan desain sistem yang digunakan

dalam sebuah perancangan dan pembuatan aplikasi. Untuk menganalisis

kebutuhan sistem, metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan

analisis dokumen. Wawancara dilakukan dengan berbagai pihak diantaranya yaitu

Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Pustakawan. Tujuan wawancara untuk

mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan,

untuk mengetahui proses atau prosedur kerja dan untuk mendapatkan data yang

ada dalam proses sistem tersebut. Sehingga dapat menghasilkan suatu output

berupa kebutuhan fungsional untuk membentuk sistem proses kerja yang akan

datang.

2.1 Profil Instansi dan Perpustakaan BPPKI Surabaya

1. Profil Instansi BPKKI Surabaya

Balai Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika

(BPPKI) Surabaya adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan Badan Penelitian dan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Departemen Komunikasi dan Informatika

RI sesuai dengan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor :

22/PER/M.KOMINFO/6/2008 yang disahkan tanggal 4 Juni 2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Bidang Pengkajian dan

Pengembangan Komunikasi dan Informatika.



7

Kementerian Komunikasi dan Informatika memperjelas kembali mengenai

tugas dan fungsi dari BPPKI Surabaya dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan

Informatika Nomor 07/PER.M/KOMINFO/03/2011 tanggal 16 Maret 2011

tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Bidang Pengkajian dan

Pengembangan Komunikasi dan Informatika adalah melaksanakan pengkajian dan

pengembangan komunikasi dan informatika dan bertanggung jawab kepada

Menteri Komunikasi dan Informatika.

BPPKI Surabaya sebagai UPT berusaha mengkaji berbagai bentuk

perkembangan komunikasi dan informatika global terhadap perubahan dan

pembaharuan kehidupan masyarakat. Pesatnya kemajuan teknologi Informasi dan

Komunikasi dalam lingkup global telah mendorong perluasan jaringan akses

informasi dan komunikasi di dunia, sehingga komunikasi dan Informasi menjadi

seolah-olah tanpa batas kewilayahan, tanpa batas negara, tanpa batas jarak dan

waktu, sehingga BPPKI Surabaya harus mampu menerjemahkan semua bentuk

teknologi komunikasi dan informatika kepada masyarakat dalam cakupan

wilayahnya. Wilayah Kerja BPPKI Surabaya antara lain JATIM, NTB, dan

Sulawesi Barat. Lokasi Instansi Badan Pengkajian dan Pengembangan

Komunikasi dan Informatika Surabaya di Jl. Raya Ketajen 36, Gedangan,

Sidoarjo.

2. Profil Perpustakaan BPPKI Surabaya

Perpustakaan BPPKI Surabaya adalah sebuah ruangan untuk menyimpan

koleksi pustaka yang ada dalam instansi BPPKI Surabaya. Koleksi yang ada

sesuai dengan tema instansi yaitu komunikasi dan informatika. Beberapa kegiatan



8

yang ada dan dikerjakan pustakawan di perpustakaan BPPKI Surabaya ini masih

bersifat manual. Semua proses kegiatan yang dijalankan mulai dari penerimaan

pustaka, peminjaman pustaka, serta pengembalian pustaka masih dikerjakan

dengan menulis di buku besar perpustakaan BPPKI Surabaya. Proses penerimaan

pustaka ini dilakukan ketika Kepala Sub Bagian Tata Usaha menyerahkan pustaka

baru kepada pustakawan. Kemudian pustakawan mengadakan pengolahan pustaka.

Pengolahan pustaka ini dilakukan dengan dua cara yaitu melakukan verifikasi data

bibliografi dan katalogisasi. Jenis dari katalogisasi di perpustakaan BPPKI

Surabaya adalah katalogisasi sederhana. Katalogisasi sederhana ini berupa katalog

yang mencantumkan informasi bibliografi tingkat satu berdasarkan International

Standar Bibliographic Description (ISBD) untuk pangkalan datanya berupa : judul,

pengarang, edisi, penerbit, tahun terbit, dan nomor standar (ISBN/ISSN). Dalam

satu bulan sekali pustakawan melakukan pendataan pustaka BPPKI Surabaya.

Pustaka yang terdapat di koleksi perpustakaan BPPKI Surabaya mempunyai

empat macam kategori yaitu buku , jurnal , majalah , dan koran. Pustakawan juga

melakukan pencatatan usulan pengembangan pustaka untuk diajukan kepada

Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk dilakukan pengadaan pustaka baru. Untuk

proses peminjaman dan pengembalian pustaka, pustakawan hanya melakukan

pengisian data peminjaman dan pengembalian pustakanya di buku besar

peminjaman perpustakaan. Sedangkan kalau untuk peminjam yang berasal dari

luar instansi, pustakawan memperbolehkan bukunya di pinjam ketika peminjam

sudah memberikan surat resmi dari instansinya. Bukti yang akan diterima oleh

peminjam luar instansi dari pustakawan yaitu surat tanda terima peminjaman buku.



9

2.1.1 Visi dan Misi

Sebagai Unit Pelaksana Teknis dari Kementerian Kominfo di bawah

Badan Penelitian dan Pengembangan Kominfo, BPPKI Surabaya memiliki visi

dan misi yang sama dengan Badan Litbang SDM.

Adapun visinya adalah :

“Terwujudnya penelitian dan pengembangan komunikasi dan informatika yang

produktif dan terpercaya serta Sumber Daya Manusia yang profesional dalam

membangun masyarakat informasi”.

Untuk mencapai visi yang ditetapkan, akan dilaksanakan misi yang

dijabarkan sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas hasil penelitian dan pengembangan dalam

rengka penetapan kebijakan di bidang komunikasi dan informatika.

2. Membangun dan mengembangkan jaringan penelitian dan

pengembangan serta penyebarluasan hasil penelitian dan

pengembangan SDM di bidang komunikasi dan informatika.

3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas data hasil penelitian dan

pengembangan di bidang komunikasi dan informatika di daerah untuk

menuju masyarakat informasi.

4. Meningkatkan profesionalisme SDM peneliti kounikasi dan

informatika.

5. Menyebarluaskan hasil-hasil penelitian di bidang komunnikasi dan

informatika.



10

2.1.2 Struktur Organisasi

Keterangan : Bagian tempat survei yang dikerjakan

Gambar 2.1 Struktur Organisasi BPPKI Surabaya

Dari gambar 2.1 dapat diketahui struktur organisasi dari Instansi BPPKI

Surabaya dan Deskripsi Struktur Organisasi BPPKI Surabaya dapat dilihat dari

masing – masing jabatan yang ada pada struktur organisasi dengan peran sebagai

berikut :

1. Kepala BPPKI Surabaya

Kepala BPPKI Surabaya mempunyai tugas melaksanakan pengkajian dan

pengembangan Komunikasi dan Informatika, dalam melaksanakan tugasnya

menyelenggarakan fungsinya dibantu oleh Sub Bagian Tata Usaha , Seksi

Program dan Evaluasi, Seksi Publikasi, dan Kelompok Jabatan Fungsional.



11

2. Sub Bagian Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha,

kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan rumah tangga yaitu perpustakaan.

3. Kepegawaian

Bagian yang bertanggung jawab untuk merencanakan pelaksanaan

perencanaan, pengorganisasian, pendayagunaan, pengawasan, evaluasi dan

pelaporan terhadap semua kegiatan kepegawaian.

4. Keuangan

Bagian yang bertanggung jawab untuk pengelolaan biaya – biaya masuk

dan keluat yang terdapat pada operasional kerja di BPPKI Surabaya.

5. Rumah Tangga ( Perpustakaan )

Bagian yang bertanggung jawab untuk pengolahan aset – aset yang ada

pada perpustakaan BPPKI Surabaya. Bagian ini merupakan tanggung jawab dari

pustakawan untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit

perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang ada pada perpustakaan BPPKI

Surabaya.

6. Seksi Publikasi

Seksi Publikasi mempunyai tugas melakukan publikasi hasil pengkajian

dan pengembangan.

7. Seksi Program dan Evaluasi

Seksi Program dan Evaluasi mempunyai tugas melakukan penyusunan

rencana program dan anggaran, pelaksanaan evaluasi dan laporan dibidang

pengkajian dan pengembangan komunikasi dan informatika.



12

8. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan BPPKI mempunyai tugas

melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok Jabatan Fungsional

terdiri dari Peneliti, Litkayasa, dan Pranata Humas.

2.2 Sistem Kerja Saat Ini

Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan

prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini.

Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di

BPPKI Surabaya saat ini antara lain :

1. Buku Pengembangan Pustaka

Berisikan catatan usulan tambahan koleksi pustaka baru (Lampiran 1).

2. Buku Peminjaman Pustaka

Berisikan catatan data peminjaman, perpanjangan dan pengembalian pustaka

(Lampiran 2).

3. Agenda Penerimaan Koran

Berisikan catatan data penerimaan koran (Lampiran 3).

4. Buku Induk Majalah

Berisikan catatan data koleksi majalah (Lampiran 4).

5. Buku Induk Pustaka Untuk Buku Dan Jurnal

Berisikan catatan data koleksi buku dan jurnal (Lampiran 5).



13

6. Katalog Pustaka Buku dan Jurnal

Berisikan deskripsi data bibliografis bahan pustaka untuk buku dan jurnal

(Lampiran 6).

7. Bukti Katalog dalam terbitan yang tertera di buku

Berisikan deskripsi data bibliografis bahan pustaka dari buku itu sendiri

(Lampiran 7).

2.2.1 Bagian yang Terlibat

Dalam Sistem Perpustkaan Berbasis Web Di BPPKI Surabaya ada

beberapa pelaku atau pengguna yang terlibat sebagai berikut:

1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kewajiban dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah :

a. Menerima surat bukti yang akan melakukan peminjaman di instansi

BPPKI Surabaya dari pihak instansi luar.

b. Memberikan ijin pihak instansi luar untuk melakukan peminjaman.

c. Menerima laporan usulan pengembangan koleksi pustaka, penerimaan

koran, majalah, buku, dan jurnal, peminjaman.

2. Pustakawan

Kewajiban dari Pustakawan adalah :

a. Membuat data penerimaan pustaka yang terdiri dari koran, majalah, buku,

dan jurnal.

b. Melakukan pencatatan usulan pengembangan koleksi pustaka.

c. Mencatat peminjaman dan pengembalian.

d. Membuat Katalog Pustaka untuk buku dan jurnal.



14

e. Membuat laporan usulan pengembangan koleksi pustaka, penerimaan

koran, majalah, buku, dan jurnal, peminjaman dan pengembalian.

f. Menyimpan data yang terdiri dari usulan pengembangan koleksi pustaka,

penerimaan koran, majalah, buku, dan jurnal, peminjaman dan

pengembalian.

3. Peminjam

Peminjam di perpustakaan BPPKI Surabaya ini terbagi menjadi yaitu :

1. Peminjam Oleh Anggota Perpustakaan ( Pegawai BPPKI Surabaya )

Hak dan Kewajiban dari Peminjam Oleh Anggota Perpustakaan (Pegawai

BPPKI Surabaya) adalah :

a. Menyetujui data peminjaman dan pengembalian.

b. Memberi usulan pengembangan koleksi pustaka.

2. Peminjam Oleh Pihak Instansi Luar

Hak dan Kewajiban dari Peminjam Oleh Pihak Instansi Luar adalah :

a. Membuat surat bukti melakukan peminjaman dari instansi.

b. Menyetujui data peminjaman dan pengembalian.

c. Memberi usulan pengembangan koleksi pustaka.

2.2.2 Proses dan Prosedur Penerimaan Pustaka

Proses penerimaan pustaka adalah proses yang dilakukan untuk

mengembangkan dan mengolah aset – aset perpustakaan. Proses penerimaan

pustaka ini dibagi menjadi 2 yaitu proses usulan pengembangan koleksi pustaka,

dan proses pengolahan penerimaan pustaka.



15

1. Proses dan Prosedur Usulan Pengembangan Koleksi Pustaka

Proses usulan pengembangan koleksi pustaka adalah proses yang

dilakukan ketika peminjam memberikan usulan pustaka baru untuk

pengembangan koleksi pustaka yang ada di perpustakaan BPPKI Surabaya.

Pustaka yang boleh diusulkan sesuai tema bidang BPPKI Surabaya dan dalam

kategori pustaka buku dan jurnal. Usulan yang diberikan oleh peminjam akan

dicatat oleh pustakawan ke buku pengembangan pustaka. Dalam satu periode,

usulan pustaka yang telah tercatat akan direkap menjadi sebuah laporan dan

diajukan ke Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk dilakukan pengadaan pustaka.

Prosedur dari proses usulan pengembangan koleksi pustaka adalah sebagai berikut :

1. Pustakawan membuat form pengusulan pustaka baru.

2. Pustakawan memberikan form usulan pustaka baru kepada peminjam

yang menjadi anggota BPPKI Surabaya.

3. Peminjam melakukan pengisian form pengusulan pustaka baru.

4. Peminjam memberikan form usulan pustaka baru kepada pustakawan.

5. Pustakawan mencatat hasil pengusulan pustaka baru ke dalam buku

pengembangan pustaka.

6. Kemudian buku pengembangan pustaka disimpan oleh pustakawan untuk

dilanjutkan ke proses pembuatan laporan.

Dari prosedur diatas dapat digambarkan Document Flow Diagram proses

usulan pengembangan pustaka pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web

di BPPKI Surabaya mengacu pada gambar 2.2.



16

Gambar 2.2 Document Flow Diagram Proses Usulan Pengembangan Pustaka



17

2. Proses dan Prosedur Pengolahan Penerimaan Pustaka

Proses pengolahan penerimaan pustaka adalah proses yang dilakukan

ketika pustakawan menerima pustaka baru dari kepala sub bagian tata usaha

maupun oleh peminjam.Pengolahan untuk penerimaan pustaka baru berupa buku

dan jurnal itu dilakukan ketika Kepala Sub Bagian Tata Usaha telah melakukan

pengadaan pustaka atau menerima pustaka baru dari pusat. Peneriman buku yang

diperoleh dari peminjam terjadi ketika peminjam merusakkan dan menghilangkan

buku yang telah dipinjam. Penerimaan majalah diolah ketika pihak pustakawan

mendapat kiriman dari distributor majalah satu minggu sekali. Majalah yang ada

di perpustakaan BPPKI Surabaya adalah Tempo. Penerimaan koran diolah ketika

pihak pustakawan mendapat kiriman dari distributor koran setiap harinya. Koran

yang ada di perpustakaan BPPKI Surabaya adalah Jawa Pos, Surya, Kompas,

Surabaya Post, dan Bhirawa.

Prosedur dari proses pengolahan penerimaan pustaka adalah sebagai berikut :

1. Distributor koran dan majalah menyerhakan koran dan majalah ke

Kepala Sub bagian Tata Usaha.

2. Kepala bagian usaha menyerahkan pustaka yang diterima baik dari

distributor dan pusat yang terdiri dari koran, majalah, buku, dan jurnal

ke pustakawan.

3. Peminjam memberikan buku / jurnal baru baik yang merupakan

sumbangan maupun pengganti buku yang rusak / hilang ke pustakawan.

4. Pustakawan melakukan pengolahan pustaka. Pengolahan pustaka

berdasarkan kategori pustaka.



18

5. Jika kategori pustaka berupa buku / jurnal , pustakawan mendata

bibliografi buku / jurnal.

6. Dari Bibliografi buku / jurnal pustakawan membuatkan katalog pustaka

secara manual dengan mengetik ke Microsoft Word.

7. Pustakawan melakukan pencetakan katalog pustaka.

8. Jika kategori pustaka berupa majalah atau koran , pustakawan langsung

mencatat data majalah / koran ke buku induk sesuai kategori pustaka.

Pustakawan mencatat data buku/jurnal ke buku induk buku / jurnal,data

majalah ke buku induk majalah, dan koran ke buku agenda penerimaan

koran.

9. Pustakawan menyimpan buku induk buku/jurnal, majalah , dan agenda

penerimaan koran untuk dilanjutkan ke proses pembuatan laporan.


pengolahan penerimaan pustaka pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web

di BPPKI Surabaya mengacu pada gambar 2.3.



19

Gambar 2.3 Document Flow Diagram Proses Pengolahan Penerimaan Pustaka



20

2.2.3 Proses dan Prosedur Peminjaman Pustaka

Proses Peminjaman pustaka adalah proses ketika ada peminjam dari

anggota yang merupakan pegawai BPPKI Surabaya maupun dari pihak instansi

luar yang melakukan peminjaman pustaka dan perpanjangan masa peminjaman

pustaka. Peminjaman pustaka dilakukan pada saat jam operasional kerja BPPKI

Surabaya yaitu setiap hari senin – kamis pukul 08.00 – 16.00 wib dan jumat pukul

09:00 -16.00 wib dengan waktu istirahat pada hari senin – kamis pukul 12.00 -

13.00 wib dan jumat pukul 11.00 - 13.00 wib. Proses peminjaman ini hanya

mencatat data peminjaman untuk pustaka buku atau jurnal. Sedangkan untuk

pustaka koran dan majalah hanya sekedar dibaca di sekitar instansi BPPKI

Surabaya. Proses peminjaman pustaka ini mempunyai dua pelayanan yaitu

pelayanan untuk peminjaman pustaka baru dan perpanjangan masa peminjaman

pustaka pustaka. Proses peminjaman pustaka buku dan jurnal dicatat dalam satu

buku besar peminjaman pustaka, dan sebagai bukti peminjaman , pihak peminjam

diminta untuk menandatangani data peminjaman di buku besar peminjaman

pustaka oleh pustakawan. Sedangkan untuk peminjaman koran dan majalah tidak

dicatat dalam buku peminjaman . Proses perpanjangan dicatat dalam buku besar

peminjaman pustaka dengan menulis ulang tanggal perpanjangan di tabel tanggal

pinjam.

Aturan dalam proses peminjaman untuk anggota yang merupakan pegawai

BPPKI Surabaya maupun untuk pihak instansi luar BPPKI Surabaya adalah

sebagai berikut :



21

1. Maksimal peminjaman pustaka yaitu sebanyak 2 pustaka yang boleh

dipinjam.

2. 1 pustaka boleh diperpanjang sebanyak 2 kali perpanjangan pustaka.

3. Peminjaman hanya boleh dilakukan dalam jangka waktu 1 minggu.

4. Jika melakukan perpanjangan pustaka harus membawa pustaka yang

akan diperpanjang masa pinjamannya.

Aturan khusus proses peminjaman untuk pihak instansi luar BPPKI

Surabaya yaitu peminjam dari pihak instansi luar BPPKI Surabaya harus

membawa surat pengantar resmi dari instansinya sebagai bukti pengantar untuk

melakukan peminjaman pustaka di instansi BPPKI Surabaya. Kemudian surat

resmi dari instansi tersebut diserahkan kepada kepala sub bagian tata usaha untuk

memberikan ijin kepada pihak pustakawan BPPKI Surabaya agar menyerahkan

pustaka dari koleksi milik BPPKI Surabaya yang akan dipinjam dan pustakawan

membuatkan bukti surat peminjaman sebagai bukti peminjaman pustaka yang

dilakukan oleh pihak instansi luar BPPKI Surabaya. Jika pihak instansi luar ingin

melakukan perpanjangan pustaka harus membawa bukti surat peminjaman yang

telah diberikan oleh pihak pustakawan BPPKI Surabaya. Kemudian pihak

pustakawan akan mengubah tanggal kembali yang terdapat pada buku besar

peminjaman pustaka.



22

Prosedur dari proses peminjaman adalah sebagai berikut :

1. Transaksi peminjaman dibedakan menjadi 2 layanan yaitu

peminjaman baru dan perpanjangan masa peminjaman.

2. Jika Peminjam melakukan layanan peminjaman baru, maka ketika

yang melakukan peminjaman baru adalah peminjam yang berasal dari

pihak instansi luar. Pihak Instansi Luar memberikan Surat Instansi ke

Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Kemudian Kepala Sub Bagian Tata

Usaha akan memberikan ijin pustakawan untuk melayani peminjam

dari pihak instansi luar.

3. Ketika yang melakukan peminjaman baru adalah peminjam yang

merupakan anggota yang berasal dari pegawai BPPKI Surabaya dan

Peminjam dari Pihak Instansi luar sudah mendapat ijin dari Kepala

Sub Bagian Tata Usaha, maka pustakawan akan memberikan katalog

pustaka.

4. Peminjam menanyakan ketersediaan pustaka pada pustakawan.

5. Pustakawan melakukan cek ketersediaan pustaka, Apabila

ketersediaan pustaka kosong maka proses peminjaman buku baru

selesai dan apabila ketersediaan pustaka buku masih ada, pustakawan

mengambilkan pustaka yang diinginkan oleh peminjam.

6. Kemudian Pustakawan akan melakukan pengecekan tanggungan

peminjaman. Jika peminjam mempunyai tanggungan peminjaman,

maka pustakawan menolak peminjaman baru dari peminjam. Jika



23

peminjam tidak mempunyai tanggungan maka pustakawan akan

memberikan pustaka kepada peminjam.

7. Pustakawan akan membuatkan surat bukti peminjaman dan diberikan

kepada peminjam yang berasal dari pihak instansi luar.

8. Pustakawan melakukan pencatatan data peminjaman ke buku besar

peminjaman.

9. Buku besar peminjaman ditanda tangani oleh peminjam, dan buku

besar peminjaman disimpan oleh pustakawan.

10. Jika Peminjam melakukan pelayanan perpanjangan masa peminjaman

Pustaka, maka ketika yang melakukan perpanjangan masa

peminjaman adalah peminjam dari pihak instansi luar yang diberikan

ke pustakawan adalah pustaka yang akan diperpanjang dan surat

peminjaman. Tetapi jika yang melakukan peminjaman adalah

peminjam dari anggota yang merupakan pegawai BPPKI Surabaya

maka yang diberikan ke pustakawan hanya pustaka yang akan

diperpanjang.

11. Pustakawan melakukan pencarian data dibuku besar sesuai dengan

nama peminjam dan pustakawan akan melakukan pengecekan jumlah

perpanjangan yang telah dilakukan oleh peminjam untuk pustaka yang

akan diperpanjang. Jika Pustaka yang akan diperpanjang sudah dalam

batas maksimum maka pustakawan akan menolak perpanjangan

pustaka. Tetapi jika belum dalam jangka maksimum maka pustakawan

menyerahkan kembali pustaka ke peminjam yang menjadi anggota



24

dan menyerahkan kembali pustaka dan surat peminjaman ke

peminjam yang berasal dari pihak instansi luar.

12. Pustakawan akan melakukan pencatatan data peminjaman dengan

menambah tanggal pinjam ke buku besar peminjaman pustaka. Buku

besar peminjaman pustaka dengan data perpanjangan pustaka akan

diserahkan ke peminjam.

13. Peminjam melakukan bukti tanda tangan melakaukan perpanjangan ke

buku besar peminjaman.

14. Buku besar peminjaman dengan data perpanjangan akan di serahkan

kembali ke pustakawan dan pustakawan akan menyimpan buku besar

peminjaman dengan data perpanjangan.


peminjaman pustaka pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI

Surabaya mengacu pada gambar 2.4.



25

Gambar 2.4 Document Flow Diagram Proses Peminjaman Pustaka



26

2.2.4 Proses dan Prosedur Pengembalian Pustaka

Proses Pengembalian pustaka adalah proses dimana peminjam melakukan

pengembalian pustaka buku dan jurnal yang telah dipinjam. Pengembalian

pustaka dilakukan pada saat jam operasional kerja BPPKI Surabaya yaitu setiap

hari senin – kamis pukul 08.00 – 16.00 wib dan jumat pukul 09:00 -16.00 wib

dengan waktu istirahat pada hari senin – kamis pukul 12.00 - 13.00 wib dan jumat

pukul 11.00 - 13.00 wib. Proses pengembalian pustaka ini dicatat dalam satu buku

besar peminjaman pustaka, pengembalian yang dicatat dalam buku besar

peminjaman adalah pengembalian pustaka dengan kategori buku dan jurnal dan

sebagai bukti peminjam telah mengembalikan pustaka , pihak peminjam diminta

untuk menandatangani data pengembalian di buku besar peminjaman pustaka oleh

pustakawan .

Aturan dalam proses pengembalian untuk pegawai BPPKI Surabaya

maupun untuk pihak instansi luar BPPKI Surabaya adalah Apabila kondisi

pustaka dalam kondisi rusak / hilang, maka peminjam harus mengganti pustaka

yang baru dan sesuai dengan judul / tema pustaka yang dirusak / dihilangkan.

Pustaka yang dirusak / dihilangkan tidak boleh digantikan dengan uang melainkan

hanya menggantikan pustaka yang rusak dengan pustaka yang baru. Pustaka

dikatakan dengan kondisi rusak apabila pustaka yang dikembalikan sudah dalam

bentuk yang tidak layak untuk dibaca.

Aturan khusus proses pengembalian pihak instansi luar BPPKI Surabaya

yaitu melakukan pengembalian pustaka dengan mengikutsertakan surat bukti

peminjaman yang telah diberikan pustakawan saat proses peminjaman.



27

Prosedur dari proses pengembalian pustaka adalah sebagai berikut :

1. Ketika pengembalian pustaka ini dilakukan oleh peminjam dari pihak

instansi luar maka pihak instansi luar selain membawa pustaka juga

harus membawa surat bukti peminjaman dan ketika pengembalian

pustaka dilakukan oleh peminjam dari anggota yang merupakan

pegawai BPPKI Surabaya maka hanya membawa pustaka yang

dipinjam.

2. Pustakawan akan melakukan pencarian data peminjaman di buku

besar peminjaman sesuai dengan nama peminjam.

3. Pustakawan akan melakukan mengecek kondisi pustaka yang

dikembalikan. Apabila kondisi pustaka rusak / hilang maka

pustakawan akan membuat perjanjian penggantian pustaka baru

dengan peminjam dan mengembalikan pustaka yang rusak ke

peminjam dan peminjam akan melakukan pembelian pustaka baru

sesuai perjanjian dan setelah menemukan pustaka baru kemudian

peminjam datang kembali untuk mengganti pustaka baru dan diproses

di bagian penerimaan pustaka. Apabila kondisi pustaka tidak rusak

maka pustakawan akan mencatat tanggal pengembalian di buku besar

peminjaman.

4. Buku besar peminjaman dengan data pengembalian akan

ditandatangani oleh peminjam.

5. Buku besar peminjaman dengan data pengembalian akan disimpan

oleh pustakawan.



28


pengembalian pustaka pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di

BPPKI Surabaya mengacu pada gambar 2.5.

Gambar 2.5 Document Flow Diagram Proses Pengembalian Pustaka



29

2.2.5 Proses dan Prosedur Pembuatan Laporan

Proses pembuatan laporan adalah proses dimana pustakawan melakukan

rekapan dari buku pengembangan pustaka, buku induk majalah, buku, dan jurnal,

agenda penerimaan koran, dan buku besar peminjaman. Rekapan akan diolah

menjadi sebuah laporan usulan pustaka, laporan buku induk majalah, laporan

buku induk buku dan jurnal, laporan agenda penerimaan koran, dan laporan

peminjaman pustaka. Pustakawan yang nantinya akan memberikan laporan

tersebut kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha.

Prosedur dari proses pembuatan laporan adalah sebagai berikut :

1. Pustakawan melakukan pengumpulan buku pengembangan pustaka,

buku induk majalah, buku, dan jurnal, agenda penerimaan koran, dan

buku besar peminjaman.

2. Pustakawan merekap dan mengolah data – data yang ada pada buku

induk majalah, buku, dan jurnal, agenda penerimaan koran, dan buku

besar peminjaman. Perekapan ini dengan menyalin data – data ke

microsoft excel.

3. Pustakawan melakukan pencetakan laporan. Laporan yang dihasilkan

adalah laporan usulan pustaka, laporan buku induk majalah, laporan

buku induk buku dan jurnal, laporan agenda penerimaan koran, dan

laporan peminjaman pustaka. Laporan dibuat dengan rangkap 2.

4. Laporan akan diserahkan ke Kepala Sub Bagian Tata Usaha.



30

5. Kepala Sub Bagian Tata Usaha menandatangani lapporan dan

menyerahkan laporan rangkap 2 ke pustakawan dan pustakawan akan

menyimpan laporan tersebut.


pembuatan laporan pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI

Surabaya mengacu pada gambar 2.6.



31

Gambar 2.6 Document Flow Diagram Proses Pembuatan Laporan



32

2.2.6 Permasalahan Sistem Saat Ini

Pengelolaan data Perpustakaan BPPKI Surabaya saat ini masih dilakukan

secara manual dan penyimpanan data dalam melaksanakan kegiatan di

perpustakaan yang masih dilakukan dengan mengumpulkan dokumen–dokumen

menjadi satu dalam buku besar sehingga membuat pencarian pustaka, pencarian

data peminjaman dan pengembalian sangat sulit, memakan waktu dan apabila data

yang dicatat tidak sesuai maka akan membuat data selanjutnya menjadi

berantakan. Pengelolaan data di kegiatan perpustakaan yang berjalan tidak efisien

karena masih menggunakan media kertas untuk mencatat segala kegiatan yang

berlangsung. Terdapat 4 masalah utama dalam proses – proses pengelolaan yang

ada di perpustakaan BPPKI Surabaya antara lain :

1. Proses Pendaftaran Anggota

Sistem kerja perpustakaan BPPKI Surabaya yang sedang berjalan ini,

untuk proses pendaftaran anggota belum diadakan oleh pustakawan BPPKI

Surabaya sehingga menyebabkan kesulitan membedakan mana peminjam yang

berasal dari anggota dan mana peminjam yang dari pihak instansi luar.

2. Proses Pendataan Daftar Pengunjung

Sistem kerja perpustakaan BPPKI Surabaya yang sedang berjalan ini,

untuk proses pendataan daftar pengunjung belum diadakan oleh pustakawan

BPPKI Surabaya sehingga menyebabkan kesulitan mengetahui berapa banyak

pengunjung yang berkunjung di perpustakaan BPPKI Surabaya.



33

3. Proses Penerimaan Pustaka

Sistem kerja perpustakaan BPPKI Surabaya yang sedang berjalan saat ini,

pada proses penerimaan pustaka antara lain adanya perekapan usulan tanpa

dilakukan pengecekan sehingga mengakibatkan usulan pustaka menjadi berulang,

Pencatatan data di berbagai buku besar yang tidak terstruktur menyebabkan

seringnya terjadi kerusakan atau kehilangan dokumen, dan proses pembuatan

katalog yang manual menyebabkan proses pembuatan katalog menjadi lama dan

membutuhkan waktu yang banyak.

4. Proses Peminjaman Pustaka


pada proses peminjaman pustaka antara lain tidak adanya pencatatan ketersediaan

pustaka sehingga menyebabkan pencarian ketersediaan pustaka membutuhkan

waktu yang lama karena melihat stok pustaka yang ada dirak, katalog pustaka

yang masih manual menyebabkan penelusuran informasi pustaka membutuhkan

waktu yang lama, pencatatan masa perpanjangan peminjaman kurang akurat, tidak

adanya pencatatan data anggota dan absensi pengunjung, dan pencatatan

peminjaman hanya ditulis dibuku besar menyebabkan sulitnya pustakawan untuk

mencari data list peminjaman.

5. Proses pengembalian pustaka


pada proses pengembalian pustaka antara lain adanya pencatatan pengembalian

pustaka yang tidak akurat menyebabkan pengembalian pustaka banyak yang telat /



34

tidak sesuai jadwal pengembalian dan buku pencatatan antara pengembalian dan

peminjaman tidak dibedakan menyebabkan pencatatan data yang tidak efektif.

6. Proses pembuatan laporan


pada proses pembuatan laporan antara lain banyaknya data yang disalin dari

berbagai buku besar menyebabkan isi data laporan menjadi ganda dan tidak

beraturan dan penyalinan ulang data – data yang ada dibuku besar ke microsoft

word / excel menyebabkan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang sangat

lama.

Untuk penggambaran permasalahan yang terdapat di perpustakaan BPPKI

Surabaya digunakan Fishbone Diagram yang bisa dilihat pada gambar 2.7.



35

Gambar 2.7 Fishbone Diagram Perpustakaan BPPKI Surabaya



36

2.3 Sistem Kerja Baru

Sistem kerja yang akan dibuat tidak mengalami banyak perubahan pada

proses yang ada dan akan ada pertambahan proses untuk menunjang,

mempermudah dan mempersingkat dalam melakukan pelayanan yang ada di

perpustakaan meliputi pendaftaran anggota, pendataan pengunjung, penerimaaan

pustaka yang terdiri dari penerimaan buku dan jurnal, majalah, dan koran serta

pencatatan usulan pustaka, peminjaman yang meliputi perpanjangan pustaka,

pengembalian, dan pembuatan laporan.

2.3.1 Proses dan Prosedur Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Proses pendaftaran ini digunakan untuk mendata identitas dari calon

anggota yang merupakan pegawai BPPKI Surabaya. Proses pendaftaran ini juga

digunakan untuk mendata identitas dari pengguna perpustakaan (Bukan Anggota)

yang berasal dari pihak instansi luar BPPKI Surabaya. Syarat yang harus dipenuhi

untuk mendaftarkan diri menjadi Anggota yaitu dengan membawa softcopy foto

3x4 dan hasil scan KTP ( Kartu Tanda Pegawai ). Apabila pengguna perpustakaan

dari pihak instansi luar ingin meminjam pustaka, syarat yang harus dipenuhi yaitu

dengan membawa surat pengantar melakukan peminjaman dari instansi asalnya dan

softcopy foto 3x4 dan hasil scan kartu identitas dari pengguna. Proses ini dapat

diakses oleh pustakawan.

Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses

pendaftaran anggota perpustakaan sebagai berikut :

1. Pustakawan mendata identitas calon anggota perpustakaan yang berasal

dari pegawai BPPKI Surabaya.



37

2. Pustakawan mendata identitas calon pengguna perpustakaan dari pihak

instansi luar, setelah mendapat ijin dari pihak Kepala Sub Bagian Tata

Usaha.

3. Pustakawan melakukan penyimpanan data registrasi pendaftaran.

4. Anggota perpustakaan BPPKI Surabaya dan Pengguna dari pihak instansi

luar menerima username dan password hasil registrasi di email yang

telah di registrasikan oleh pustakawan. Username dan password

merupakan hasil generate otomatis dari sistem melalui email gateway.

5. Pustakawan melakukan pencetakan kartu anggota.

6. Peminjam yang telah terdaftar mendapatkan kartu peminjaman dari

pustakawan.

Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pendaftaran

anggota perpustakaan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang

akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :

1. Pustakawan dapat memasukan data registrasi calon anggota dan

pengguna perpustakaan dari pihak instansi luar.

2. Anggota dan pengguna pihak instansi luar dari perpustakaan

mendapatkan username dan password untuk dapat menggunakan fitur

yang ada di website.

3. Pustakawan dapat mencetak kartu peminjam perpustakaan.

4. Pustakawan dapat melihat data peminjam.



38

2.3.2 Proses dan Prosedur Pendataan Daftar Pengunjung Perpustakaan

Proses pendataan daftar pengunjung ini digunakan untuk mendata

pengunjung yang datang berkunjung ke perpustakaan BPPKI Surabaya. Pendataan

pengunjung ini mencatat data pengunjung yang terdaftar menjadi peminjam

perpustakaan dan pengunjung dari pihak instansi luar. Pengunjung yang menjadi

peminjam perpustakaan hanya memasukkan nomor anggota dan pilihan kegiatan

yang dilakukan sedangkan pengunjung yang berasal dari pihak instansi luar

memasukan nama , no kartu identitas, no hp, identitas instansi dan pilihan kegiatan

yang dilakukan. Proses ini dapat diakses oleh pengunjung dan pustakawan.


pendataan daftar pengunjung perpustakaan sebagai berikut :

1. Pengunjung yang menjadi peminjam perpustakaan memasukkan nomor

anggota sedangkan pengunjung bukan peminjam yang sudah terdaftar

memasukkan no identitas dan pilihan kegiatan yang telah dilakukan.

2. Pengunjung bukan peminjam dan baru berkunjung di perpustakaan

memasukkan nama, no kartu identitas, no hp , identitas dari instansi, dan

pilihan kegiatan yang telah dilakukan.

3. Pustakawan melakukan pengecekan data pengunjung yang berkunjung di

perpustakaan BPPKI Surabaya.



39

Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pendataan

daftar pengunjung perpustakaan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem

baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :

1. Pengunjung dapat mengisi data kunjungan.

2. Pengunjung yang bukan peminjam dan belum terdaftar daftar mengisi

data pengunjung.

3. Pustakawan dapat melihat hasil daftar kunjungan tiap harinya.

4. Pustakawan dapat melihat data pengunjung perpustakaan.

2.3.3 Proses dan Prosedur Penerimaan Pustaka

Proses penerimaan pustaka ini dibagi menjadi dua yaitu proses usulan

pengembangan koleksi pustaka dan proses pengolahan penerimaan pustaka. Proses

usulan pengembangan koleksi pustaka digunakan untuk mencatat data pengusulan

pustaka baru yang dilakukan oleh peminjam dari BPPKI Surabaya. Pengusulan

pustaka ini dilakukan ketika pustaka yang dibutuhkan oleh peminjam tidak tersedia

di perpustakaan BPPKI Surabaya. Pengusulan pustaka ini mencatat data usulan

pustaka dalam kategori buku dan jurnal. Proses pengolahan penerimaan pustaka

digunakan untuk mencatat data penerimaan pustaka yang diterima oleh pustakawan.

Pustaka yang diterima pustakawan berasal dari kepala sub bagian tata usaha dan

peminjam yang menyumbangkan pustaka atau mengganti pustaka dengan judul

berbeda tetapi dalam satu tema yang sama dengan pustaka yang dirusak /

dihilangkan. Data yang akan dimasukkan untuk penerimaan pustaka berkategori

buku dan jurnal yaitu detail identitas pustaka, soft copy cover pustaka dan e-book

dari pustaka tersebut dan untuk penerimaan pustaka berkategori koran dan majalah



40

yaitu judul koran dan majalah, asal pustaka, tanggal terbit, dan tanda terima

pustaka. Proses penerimaan pustaka ini dilakukan oleh peminjam dan pustakawan.

1. Proses Usulan Pengembangan Koleksi Pustaka

Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari

proses usulan pengembangan koleksi pustaka sebagai berikut :

1. Peminjam memberikan usulan pengadaan pustaka baru dengan

memberikan isian identitas dari data pustaka yang diusulkan.

2. Pustakawan melihat usulan pustaka dari peminjam.

3. Pustakawan melakukan pengecekan data usulan pustaka yang telah

diusulkan oleh peminjam.

4. Pustakawan melakukan pemilihan buku atau jurnal dari usulan peminjam

untuk pengajuan pengadaan pustaka baru ke Tata Usaha.

Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses usulan

pengembangan koleksi pustaka, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem


1. Peminjam dapat memasukan data usulan pustaka.

2. Pustakawan dapat melihat data usulan pustaka.

3. Pustakawan dapat memilih usulan pustaka baru untuk diajukan.

2. Proses Proses Pengolahan Penerimaan Pustaka

Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari

proses pengolahan penerimaan pustaka sebagai berikut :

1. Pustakawan melakukan pencatatan data pustaka baru.

2. Pustakawan memilih kategori buku dan jurnal.



41

3. Pustakawan memasukan data pustaka berupa identitas lengkap dari data

pustaka yang diterima.

4. Pustakawan mengupload data soft copy cover dan e-book dari pustaka

tersebut. Data pustaka yang dimasukkan, otomatis dijadikan katalog

online dan e-book.

5. Pustakawan memilih kategori koran dan majalah.

6. Pustakawan memasukan judul koran atau majalah, asal pustaka, tanggal

terbit, dan tanda terima pustaka.

7. Pustakawan melakukan penyimpanan dari data penerimaan pustaka yang

telah dimasukkan.

Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses

pengolahan penerimaan pustaka, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem


1. Pustakawan dapat memasukan data penerimaan pustaka sesuai kategori

pustaka.

2. Pustakawan dapat mengupload cover dan e-book dari pustaka.

3. Pustakawan dapat mencetak katalog pustaka.

4. Pengguna website perpustakaan BPPKI Surabaya dapat melihat katalog

pustaka online.

5. Peminjam dapat membaca e-book.



42

2.3.4 Proses dan Prosedur Peminjaman Pustaka

Proses Peminjaman pustaka ini dibagi menjadi dua yaitu proses peminjaman

pustaka oleh anggota perpustakaan ( Pegawai BPPKI Surabaya ) dan peminjaman

psutaka oleh pihak instansi luar.

Proses peminjaman pustaka digunakan untuk melakukan pencatatan data

peminjaman yang dilakukan oleh pegawai BPPKI Surabaya yang telah terdaftar

menjadi anggota dan pengguna dari pihak instansi luar yang telah terdaftar menjadi

peminjam bukan anggota. Syarat untuk melakukan peminjaman adalah peminjam

yang telah terdaftar menjadi anggota perpustakaan maupun dari pihak instansi luar

harus membawa kartu peminjam.

Proses peminjaman ini dilakukan oleh pustakawan dan peminjam yang

menjadi anggota maupun pengguna dari instansi luar.


peminjaman pustaka sebagai berikut :

1. Peminjam menyerahkan kartu peminjam kepada pustakawan.

2. Pustakawan melakukan pengecekan status peminjaman dari anggota.

Jika masih dalam tenggang waktu peminjaman yang maksimal,

peminjaman tidak diperbolehkan.

3. Pustakawan melakukan pengecekan ketersediaan pustaka yang

dipinjam.

4. Pustakawan memasukan data peminjaman.

5. Pustakawan menyimpan data peminjaman yang telah dimasukkan.

6. Pustakawan melakukan pencetakan Bukti peminjaman.



43

7. Peminjam menerima bukti peminjaman.

8. Peminjam yang menjadi anggota melakukan pengecekan daftar

peminjaman yang dilakukan dengan memasukan nomor anggota.

Sedangkan peminjam yang berasal dari pihak luar memasukkan no

identitas yang terdaftar.

9. Jika melakukan perpanjangan, peminjam memberikan bukti

peminjaman.

10. Pustakawan mengecek status perpanjangan pustaka yang akan

diperpanjang. Apabila sudah termasuk batas maksimal yaitu 2 kali

perpanjangan untuk satu pustaka maka pustakawan menolak untuk

memperpanjang.

11. Jika belum termasuk batas maksimal perpanjangan, pustakawan

memasukan data perpanjangan pustaka.

12. Pustakawan menyimpan data perpanjangan peminjaman yang telah

dimasukkan.


peminjaman pustaka, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang


1. Pustakawan dapat mengisi data peminjaman.

2. Pustakawan dan peminjam dapat melakukan pengecekan daftar

peminjaman pustaka yang telah dilakakukan oleh peminjam.

3. Pustakawan dan peminjam dapat mengecek ketersediaaan pustaka

yang tersedia pada katalog pustaka secara online.



44

4. Pustakawan dapat mencetak bukti peminjaman.

5. Pustakawan dapat melakukan pengecekan status perpanjangan.

6. Pustakawan dapat memasukan data perpanjangan.

2.3.5 Proses dan Prosedur Pengembalian Pustaka

Proses Pengembalian pustaka ini digunakan untuk melakukan pencatatan

data pengembalian pustaka yang dilakukan dari peminjam yang berstatus menjadi

anggota maupun menjadi anggota. Syarat untuk mengembalikan pustaka ini yaitu

peminjam membawa kartu peminjaman pustaka dan membawa pustaka yang akan

dikembalikan. Jika pustaka mengalami kerusakan sanksi yang akan diterima oleh

peminjam yaitu mengganti pustaka yang dihilangkan dengan pustaka baru.

Kemudian pustaka yang baru akan dimasukkan ke proses penerimaan pustaka.

Proses pengembalian ini dilakukan oleh pustakawan.


pengembalian pustaka sebagai berikut :

1. Peminjam memberikan bukti peminjaman ke pustakawan.

2. Pustakawan memasukan nama peminjam.

3. Pustakawan melakukan cek data pengembalian.

4. Pustakawan memilih pustaka yang dikembalikan dan memberi status

kondisi pustaka yang dikembalikan. Apabila ada pustaka yang rusak /

hilang pustakawan meminta peminjam untuk mengganti pustaka

tersebut.

5. Pustakawan melakukan penyimpanan data pengembalian.



45

6. Pustakawan melakukan pencetakan bukti pengembalian pustaka. Di

dalam bukti pengembalian terdapat status kondisi pustaka yang

dikembalikan.

7. Peminjam menerima pesan dari perpustakaan BPPKI Surabaya berupa

peringatan untuk segera melakukan pengembalian pustaka. Pesan

tersebut di kirim sistem melalui sms gateway.


pengembalian pustaka, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang


1. Pustakawan dapat memasukkan data pengembalian.

2. Pustakawan dapat melakukan cek data pengembalian.

3. Peminjam dapat menerima bukti pengembalian.

4. Peminjam dapat menerima pesan di nomor teleponnya jika jadwal

pengembalian sudah jatuh tempo.

5. Peminjam dan Pustakawan dapat melihat data pengembalian

2.3.6 Proses dan Prosedur Pembuatan Laporan

Proses ini digunakan untuk mengelola pembuatan laporan data pengunjung,

data penerimaan pustaka, data peminjaman, dan pengembalian. Proses ini dilakukan

oleh pustakawan.


pembuatan laporan sebagai berikut :



46

1. Pustakawan memilih laporan yang akan dibuat. Laporan yang akan

dibuat terdiri dari laporan data pengunjung, penerimaan pustaka,

peminjaman, dan pengembalian.

2. Kemudian memilih rentang waktu laporan yang akan dikelola

Pustakawan melakukan pencetakan laporan.


pembuatan laporan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang


1. Pustakawan dapat mengelola laporan yang akan dibuat dengan

memasukkan rentang waktu laporan kemudian sistem akan

mengenerate data yang akan dilaporkan sesuai rekapan data yang telah

disimpan oleh sistem dan sistem juga akan mencetak data laporan.

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha juga dapat melihat laporan yang

dikelola oleh pustakawan.



47

BAB III

DESAIN SISTEM

Desain sistem adalah penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh

dan berfungsi. Desain sistem ini akan mengidentifikasi komponen - komponen

sistem informasi yang akan didesain. Sedangkan desain sistem yang akan

dijelaskan pada laporan berikut ini adalah menyangkut desain model, desain

database serta desain input dan output. Desain sistem ini dibuat berdasarkan dari

analisis kebutuhan sistem baru. Model pengolahan data yang akan digunakan pada

sistem ini adalah pengolahan data bersifat langsung yang digunakan untuk

menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.

3.1 Desain Proses

Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk

mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara

sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya. Memodelkan

proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan

informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan

diagram tentang keterhubungan antar data seperti, DFD sistem yang akan dibangun,



48

3.1.1 Diagram Jenjang

Diagram jenjang dalam Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di

BPPKI Surabaya dibuat berdasarkan hasil dari analisis kebutuhan sistem baru.

Dalam analisis kebutuhan sistem baru terdapat 6 proses utama, yaitu pendaftaran

anggota, pendataan daftar pengunjung, penerimaan pustaka, peminjaman pustaka,

pengembalian pustaka dan pengelolaan pembuatan laporan. Proses utama yang

terdapat pada analisis kebutuhan sistem baru dijadikan acuan untuk membuat bab

utama dan dari hasil analisis kebutuhan sistem baru dijadikan acuan untuk membuat

sub bab yang ada pada diagram jenjang.

Pada pendaftaran anggota dibagi menjadi 3 proses, yaitu input data

peminjam, cetak kartu anggota, dan email gateway login peminjam.

Pada pendataan daftar pengunjung dibagi menjadi 3 proses, yaitu input data

pengunjung, input data kunjungan, dan tampil hasil data pengunjung dan

kunjungan.

Pada penerimaan pustaka dibagi menjadi 2 proses, yaitu usulan

pengembangan koleksi pustaka dan pengolahan penerimaan pustaka. Pada proses

usulan pengembangan koleksi pustaka dan pengelolaan penerimaan pustaka masing

– masing memiliki sub proses. Pada sub proses usulan pengembangan pustaka

terdapat 3 sub proses, yaitu input usulan pustaka baru, tampil hasil data usulan

pustaka, acc pengajuan data usulan. Pada sub proses pengelolaan penerimaan

pustaka terdapat 6 sub proses, yaitu input data buku dan jurnal, cetak katalog

pustaka, input majalah, input, koran, tampil katalog online,dan tampil e-book.



49

Pada peminjaman pustaka dibagi menjadi 7 proses, yaitu cek peminjaman,

cek stok pustaka, input peminjaman baru, cetak bukti peminjaman, cek

perpanjangan, input perpanjangan masa peminjaman, dan tampil data peminjaman

dan perpanjangan masa peminjaman.

Pada pengembalian pustaka dibagi menjadi 5 proses, yaitu cek

pengembalian, input pengembalian, cetak bukti pengembalian, tampil

pengembalian, dan SMS gateway pengembalian.

Pada pengelolaan pembuatan laporan dibagi menjadi 4 proses, yaitu

pembuatan laporan daftar kunjungan , pembuatan laporan penerimaan pustaka,

pembuatan laporan peminjaman pustaka, dan pembuatan laporan pengembalian

pustaka. Pada proses pembuatan laporan penerimaan pustaka memiliki sub proses.

Pada sub proses pembuatan laporan penerimaan terdapat 2 sub proses, yaitu

pembuatan laporan usulan pustaka, dan pembuatan laporan pengelolaan penerimaan

pustaka.

Diagram jenjang untuk Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di

BPPKI Surabaya dapat dilihat pada gambar 3.1.



50

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB DI BPPKI SURABAYA

1

Pendaftaran Anggota

2Pendataan

Daftar Pengunjung

3

Penerimaan Pustaka

4

Peminjaman Pustaka

5

Pengembalian Pustaka

6Pengelolaan Pembuatan

Laporan

1.1Input Data Peminjam

1.3Email

Gateway login

peminjam

2.1Input Data

Pengunjung

2.2Input Data Kunjungan

1.2Cetak Kartu Peminjam

2.3Tampil Hasil

Data Pengunjung

dan Kunjungan

4.3Input

Peminjaman Baru

4.4Cetak Bukti Peminjaman

4.6Input

Perpanjangan Masa

Peminjaman

5.2Input

Pengembalian

5.3

Cetak Bukti Pengembalian

3.1Usulan

Pengembangan Koleksi Pustaka

3.1.1Input Usulan Pustaka Baru

3.1.2Tampil Hasil Data Usulan

Pustaka

3.1.3ACC

Pengajuan Data Usulan

4.7Tampil Data

Peminjaman dan Perpanjangan

Masa Peminjaman

5.4

Tampil Data Pengembalian

5.5

SMS Gateway Pengembalian

6.1Pembuatan

Laporan Daftar Kunjungan

6.2Pembuatan

Laporan Penerimaan

Pustaka

6.3Pembuatan

Laporan Peminjaman

3.2Pengolahan Penerimaan

Pustaka

6.4

Pembuatan Laporan

Pengembalian

3.2.1Input Buku dan Jurnal

3.2.3Input

Majalah

3.2.4

Input Koran

3.2.5Tampil Katalog Online

3.2.6Tampil E-

book

6.2.1

Pembuatan Laporan Usulan

Pustaka

6.2.2Pembuatan Laporan

Pengelolaan Penerimaan Buku

dan Jurnal

4.1

Cek Peminjaman

4.2

Cek Stok Pustaka

4.5Cek

Perpanjangan Masa

Peminjaman

5.1

Cek Pengembalian

6.2.3

Pembuatan Laporan Pengelolaan

Penerimaan Majalah

6.2.4

Pembuatan Laporan Pengelolaan

Penerimaan Koran

3.2.2Cetak

Katalog Pustaka

Gambar 3.1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di BPPKI Surabaya



51

3.1.2 DFD (Data Flow Diagram)

Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di

BPPKI Surabaya disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan

menggunakan Data flow diagram (DFD), yang sering digunakan untuk

menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang

dilakukan oleh sistem.

3.1.2.1 Context diagram

DFD level contex pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di

BPPKI Surabaya memiliki 6 external entity yaitu Pustakawan, Peminjam,

Pengunjung, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Email Gateway ,dan SMS Gateway.

Pustakawan bertugas dalam pengelolaan data yang ada pada sistem

informasi perpustakaan diantaranya yaitu data pegawai, data jabatan, data instansi,

data kota, data pengarang, data penerbit, data asal pustaka, data bahasa, data

bidang, data kategori pustaka, data peminjam, data buku dan jurnal, data majalah,

data koran, data peminjaman baru, data perpanjangan masa peminjaman, data

pengembalian, dapat melakukan filter data usulan, melihat katalog buku dan jurnal,

data usulan, kunjungan, data peminjaman, dan data pengembalian . External entity

selanjutnya ialah peminjam berhak melakukan pengolahan data kunjungan, usulan

pustaka baru, dan dapat melihat katalog buku dan jurnal, data peminjaman, dan data

pengembalian. External entity selanjutnya ialah pengunjung berhak melakukan

pengolah data pengunjung, data kunjungan, dan dapat melihat katalog buku dan

jurnal. External entity selanjutnya ialah Kepala Sub Bagian Tata Usaha berhak

mendapatkan data laporan daftar kunjungan, data laporan usulan pustaka, data



52

pengelolaan penerimaan pustaka, data laporan peminjaman, data laporan

pengembalian, dan dapat melihat katalog pustaka. External entity selanjutnya ialah

Email Gateway mendapatkan email peminjam dari data peminjam. External entity

selanjutnya ialah SMS Gateway mendapatkan no hp peminjam dari data peminjam

dan harus kembali dari data peminjaman.

Context diagram aplikasi Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan

Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat pada gambar 3.2.



53

Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya

Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman

Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman

Kode Buku Jurnal

Kode Anggota

Kode Anggota

Kode Anggota

Katalog Pustaka

Data Cek Pengembalian

Laporan Pengembalian

Laporan Peminjaman

Laporan Penerimaan Koran

Laporan Penerimaan Majalah

Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal

Laporan Usulan Pustaka

Laporan Kunjungan

Laporan Pengembalian

Generate Laporan Pengembalian

Laporan Peminjaman

Generate Laporan Peminjaman

Laporan Penerimaan Koran

Generate Laporan Penerimaan Koran

Laporan Penerimaan Majalah

Generate Laporan Penerimaan Majalah

Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal

Generate Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal

Laporan Kunjungan

Generate Laporan Kunjungan

Laporan Usulan Pustaka

Generate Laporan Usulan Pustaka

Tanggal Harus Kembali

Bukti Pengembalian

Data Pengembalian

Data Pengembalian

Data Peminjaman dan Perpanjangan

Data Cek Perpanjangan Masa Peminjaman

Bukti Peminjaman

Data Peminjaman

Data Cek Stok Pustaka

Data Cek Peminjaman

Data EBook

Katalog Pustaka Online




Data Koran

Data Majalah

Data Buku dan Jurnal

ACC Data Usulan Pustaka

Data Usulan Pustaka

Data Usulan Pustaka

Data Kunjungan

Data Pengunjung

Data Kunjungan

Data Kunjungan

Data Pengunjung

Data AnggotaKartu Anggota

Data Anggota0

SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB BPPKI SURABAYA

+

Pustakawan

Anggota

Email Gateway

Pengunjung

SMS GATEWAY

Kepala Bagian Tata Usaha



54

3.1.2.2 DFD Level 0

DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level 0

terdapat gambaran aliran data dari enam proses secara umum, yaitu pendaftaran

anggota, pendataan daftar pengunjung, penerimaan pustaka, peminjaman,

pengembalian dan proses pengelolaan pembuatan laporan.

DFD level 0 diagram Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan

Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat pada gambar 3.3.



55

Gambar 3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya

[Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman]


[Kode Anggota]

[Kode Buku Jurnal]

[Kode Anggota]

[Kode Anggota]

[Katalog Pustaka]

Data Pengembalian

Data Detail Pengembalian

Data Detail Peminjaman

Data Peminjaman

Data Detail Pengarang Buku Jurnal

Data Detail Pengarang Pustaka Usulan

Data Item Buku Jurnal

Data Buku Jurnal

Data Pustaka Usulan

Data Usulan

Data Pengunjung

Data Kunjungan

Data Anggota

[Data Cek Pengembalian]

Data Otoritas

Data Status Peminjam

Data Kunjungan

Data Pustaka Usulan

Data Detail Pengarang Pustaka Usulan

Data Usulan

Data Buku Jurnal



Data Majalah

Data Koran

Data Peminjaman


Data Pengembalian


Kode Pegawai

No Kartu Anggota


Data Pengembalian

Data Peminjaman


Data Buku Jurnal


Kode Pegawai

No Kartu Anggota


Data Peminjaman

Data Buku Jurnal


Kode PegawaiNo Kartu Anggota

Data Asal Pustaka

Data Koran

Data Majalah



Data Buku Jurnal

Data Instansi

Data Usulan

Data Detail Pengarang Usulan

Data Pustaka Usulan

Data Pengarang

Data Penerbit

Data Bahasa

Data Bidang

Data Kategori

Data Kunjungan

Data Pengunjung

No Kartu Anggota

Data AnggotaKode Pegawai

Data Instansi

Data Jabatan

Data Kota

Data Provinsi

[Kartu Anggota]

[Data Kunjungan]

[Data Pengunjung]

[Data Kunjungan]

[Data Usulan Pustaka]


[ACC Data Usulan Pustaka]

[Data Buku dan Jurnal]

[Data Majalah]

[Data Koran]

[Katalog Pustaka Online]



[Data EBook]

[Data Cek Peminjaman]

[Data Cek Stok Pustaka]

[Data Peminjaman]

[Bukti Peminjaman]

[Data Cek Perpanjangan Masa Peminjaman]

[Data Peminjaman dan Perpanjangan]

[Data Pengembalian]

[Data Pengembalian]

[Bukti Pengembalian]

[Generate Laporan Usulan Pustaka]

[Laporan Usulan Pustaka]

[Generate Laporan Kunjungan]

[Laporan Kunjungan]

[Generate Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal]

[Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal]

[Generate Laporan Penerimaan Majalah]

[Laporan Penerimaan Majalah]

[Generate Laporan Penerimaan Koran]

[Laporan Penerimaan Koran]

[Generate Laporan Peminjaman]

[Laporan Peminjaman]

[Generate Laporan Pengembalian]

[Laporan Pengembalian]

[Laporan Kunjungan]

[Laporan Usulan Pustaka]

[Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal]

[Laporan Penerimaan Majalah]

[Laporan Penerimaan Koran]

[Laporan Peminjaman]

[Laporan Pengembalian]

[Tanggal Harus Kembali]


[Data Kunjungan]

[Data Pengunjung]

[Data Anggota]

[Data Anggota]

Pustakawan

Email Gateway

Pengunjung

Anggota

Kepala Bagian Tata Usaha

SMS GATEWAY

1

Pendaftaran Anggota

+

2

Pendataan Daftar Pengunjung

+

3

Penerimaan Pustaka

+

4

Peminjaman Pustaka

+

5

Pengembalian Pustaka

+

6

Pengelolaan Pembuatan Laporan

+

1 Provinsi

2 Kota

3 Jabatan

4 Instansi

8 Anggota

7 Pegawai

9 Pengunjung

10 Kunjungan

11 Kategori

12 Bidang

13 Bahasa

15 Penerbit

16 Pengarang

17Pustaka Usulan

18Detail Pengarang Pustaka Usulan

19 Usulan

20Buku Jurnal

21Item Buku Jurnal

22Detail Pengarang Buku Jurnal

23 Majalah

24 Koran

14Asal Pustaka

5Status Peminjam

25Peminjaman

26Detail

Peminjaman

27Pengembalian

28 Detail Pengembalian

6 Otoritas



56

3.1.1.1 DFD Level 1 Proses Pendaftaran Anggota

DFD level 1 proses pendaftaran anggota merupakan proses detail dari DFD

level 0 proses pendaftaran anggota. Pada DFD level 1 proses pendaftaran anggota

ini, terdapat 3 sub proses, yakni input data anggota, cetak kartu anggota, dan email

gateway login anggota.

DFD level 1 diagram proses pendaftaran anggota Sistem Informasi Sistem

Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat pada

gambar 3.4.

Gambar 3.4 Level 1 Proses Pendaftaran Anggota Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya

[Data Anggota]

Data Anggota

[Data Anggota]

[Kartu Anggota]

[Data Anggota]

Data Anggota

Data Kartu Anggota

[Data Otoritas]

[Data Status Peminjam]

[Kode Pegawai]

[Data Anggota]

[Data Instansi]

[Data Jabatan]

[Data Kota]

[Data Provinsi]

Pustakawan

Email Gateway

1 Provinsi

2 Kota

3 Jabatan

4 Instansi

7 Pegawai

8 Anggota

1.1

Input Data Anggota

1.2

Cetak Kartu Anggota

1.3Email

Gateway Login

Peminjam

5 Status Peminjam

6 Otoritas



57

Berikut adalah spesifikasi proses dari proses input anggota :

Tabel 3.1 Proses Spesififikasi Input Anggota

Nama Proses Input Data Anggota

Input Data Anggota

Output Kartu Anggota

Algoritma 1. Mulai

2. Load Tabel Provinsi, Kota, Jabatan, Instansi,

Status peminjam, Otoritas, Pegawai, Anggota

3. Tampilkan Form Pendaftaran Anggota

4. Tampil Tanggal Pendaftaran Otomatis

5. Input Nama, Tempat Tanggal Lahir, Jenis

Kelamin, Provinsi, Kota, Alamat, Email,

Foto, No Kartu Identitas, Kartu Identitas

Cari Instansi dari tabel Instansi

Cari Jabatan dari tabel Jabatan

6. IF ( “ Klik Batal” ) Reset

7. ELSE ( “ Klik Simpan dan Cetak ” )

8. Then Periksa Data yang diinputkan

9. ELSE IF ( “ No Kartu Identitas sudah

terdaftar” ) Tampilkan pesan “Anggota sudah

terdaftar”



58

10. ELSE IF ( “ NO Kartu Identitas belum

terdaftar && Instansi == BPPKI Surabaya” )

Tampilkan pesan “Data Berhasil Disimpan”

11. Then Simpan database peminjam dengan

status peminjam “Anggota Perpustakaan”

12. ELSE IF ( “ NO Kartu Identitas belum

terdaftar && Instansi != BPPKI Surabaya” )

Tampilkan pesan “Data Berhasil Disimpan”

13. Then Simpan database peminjam dengan

status peminjam “Pihak Instansi Luar”

14. ELSE IF (“ Field ada yang kosong ” )

Tampilkan Pesan “required”

15. ELSE IF ( “ Data Terisi Semua ” )

16. Simpan database peminjam

17. Tampilkan Pesan “Data Anggota berhasil

disimpan

18. Otoritas Otomatis “Anggota”

19. Endif

20. Selesai



59

Berikut adalah spesifikasi proses dari proses cetak kartu anggota :

Tabel 3.2 Proses Spesifikasi Cetak Kartu Anggota

Nama Proses Cetak Kartu Anggota

Input -

Output Kartu Anggota

Algoritma 1. Mulai

2. Load Tabel Anggota

3. IF ( “Klik Simpan dan Cetak” )

4. Then Cetak Kartu Anggota

5. Kartu Peminjam Tercetak

6. Endif

7. Selesai

3.1.2.4 DFD Level 1 Proses Pendataan Daftar Pengunjung

DFD level 1 proses pendataan daftar pengunjung merupakan proses detail

dari DFD level 0 proses pendataan daftar pengunjung. Pada DFD level 1 proses

pendataan daftar pengunjung ini, terdapat 3 sub proses, yakni yaitu input data

pengunjung, input data kunjungan, dan tampil hasil data kunjungan.

DFD level 1 diagram proses pendataan daftar pengunjung Sistem Informasi

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat

pada gambar 3.5.



60

Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pendataan Daftar Pengunjung Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya.

[Data Pengunjung]

[Data Kunjungan]

No Pengunjung

[Data Kunjungan]

[Data Kunjungan]

[Data Pengunjung]

[Data Kunjungan]

No Identitas

[No Kartu Anggota]

[Data Kunjungan]

[Data Pengunjung]

[Data Instansi][Data Pengunjung]Pengunjung

Anggota

Pustakawan

8 Anggota

9 Pengunjung

10 Kunjungan

4 Instansi2.1

Input Data Pengunjung

2.3

Tampil Hasil Data Pengunjung dan

Kunjungan

2.2

Input Data Kunjungan



61

Berikut adalah spesifikasi proses dari proses input data pengunjung dan

kunjungan :

Tabel 3.3 Proses Spesifikasi Proses Input Pengunjung dan Kunjungan

Nama Proses Input Data Pengunjung

Input Data Kunjungan

Input Data Pengunjung dan Kunjungan

Output Data Pengunjung dan Kunjungan

Algoritma 1. Mulai.

2. Load Tabel Instansi, Pengunjung, Anggota

dan Kunjungan

3. Tampilkan tampilan buku kunjungan

4. IF ( “ Klik Saya Pengunjung baru ” )

5. Then Tampilkan Form Pengunjung dan

Kunjungan

6. Tampil Tanggal Kunjungan Otomatis

7. Input Nama, No Telepon, No Identitas.

8. Input Jumlah Orang Dalam Kunjungan,

Kegiatan Yang Anda Lakukan, dan Saran

Untuk Perpustakaan.

Cari Instansi dari tabel instansi



62

9. ELSE ( “Klik Saya Pengunjung yang pernah

berkunjung sebelumnya atau memilliki kartu

peminjam” )

10. Tampilkan Form Kunjungan

11. Tampil Tanggal Kunjungan Otomatis

12. Input No identitas atau no kartu anggota,

Jumlah orang dalam kunjungan, kegiatan

yang dilakukan, dan saran untuk

perpustakaan.

13. ELSE IF ( “Klik Kembali” ) Tampilkan ke

form tampilan buku kunjungan

14. ELSE IF ( “Klik Simpan” )

15. Then Periksa data yang di inputkan oleh

pengunjung baru

16. ELSE IF ( “Pengunjung baru && No

Identitas pengunjung sudah terdaftar” )

Tampilkan pesan “Anda Sudah Terdaftar

sebagai pengunjung”.

17. ELSE IF ( “Field ada yang kosong” )

Tampilkan pesan “ required ”.



63

18. ELSE IF ( “Pengunjung baru && No

Identitas pengunjung belum terdaftar &&

Data Terisi Semua” ) Tampilkan pesan “Data

Kunjungan berhasil disimpan”.

19. Simpan Database Pengunjung dan Kunjungan

20. Then Periksa data yang di inputkan oleh

pengunjung lama dan pengunjung dari

peminjam

21. ELSE IF ( “Saya Pengunjung yang pernah

berkunjung sebelumnya atau saya memiliki

kartu peminjam && tidak terdaftar ” )

Tampilkan pesan “ No yang anda masukkan

tidak terdaftar ” .

22. ELSE IF ( “Saya Pengunjung yang pernah

berkunjung sebelumnya atau saya memiliki

kartu peminjam && terdaftar ” ) Tampilkan

Pesan “Data Terdaftar”.

23. ELSE IF ( “Field ada yang kosong” )

Tampilkan pesan “ required ”.

24. ELSE IF ( “Data Terisi Semua” )

25. Simpan Database Kunjungan.

26. ENDIF

27. Selesai



64

3.1.2.5 DFD Level 1 Proses Penerimaan Pustaka

DFD level 1 proses penerimaan pustaka merupakan proses detail dari DFD

level 0 proses penerimaan pustaka. Pada DFD level 1 proses penerimaan pustaka

ini, terdapat 2 sub proses, yakni usulan pengembangan pustaka, dan pengolahan

penerimaan pustaka.

DFD level 1 diagram proses penerimaan pustaka Sistem Informasi Sistem


gambar 3.6.



65

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Penerimaan Pustaka Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya

[Katalog Pustaka]

[Data Detail Pengarang Buku Jurnal]

[Data Detail Pengarang Pustaka Usulan]

[Data Item Buku Jurnal]

[Data Buku Jurnal]

[Data Pustaka Usulan]

[Data Usulan]

Data Anggota

[Data Asal Pustaka]

[Data Koran]

[Data Majalah]

[Data Detail Pengarang Buku Jurnal]

[Data Item Buku Jurnal]

[Data Buku Jurnal]

[ACC Data Usulan Pustaka]

[Data Buku dan Jurnal]

[Data Majalah]

[Data Koran]



[Data EBook]

Data Kategori

Data Bidang

Data Bahasa

Data Penerbit

Data Pengarang

Data Pegawai

[No Kartu Anggota][Kode Pegawai]

[Data Usulan]

[Data Detail Pengarang Usulan]

[Data Pustaka Usulan]

[Data Pengarang]

[Data Penerbit]

[Data Bahasa]

[Data Bidang]

[Data Kategori]





AnggotaPustakawan

Pengunjung

Kepala Bagian

Tata Usaha

11 Kategori

12 Bidang

13 Bahasa

15 Penerbit

16 Pengarang

17Pustaka Usulan

18Detail Pengarang Pustaka Usulan

19 Usulan

20 Buku Jurnal

21Item Buku

Jurnal

22Detail Pengarang Buku Jurnal

23 Majalah

24 Koran

14Asal Pustaka

8 Anggota

7 Pegawai

3.1

Usulan Pengembangan Koleksi Pustaka

+

3.2

Pengolahan Penerimaan Pustaka

+



66

3.1.2.6 DFD Level 1 Proses Peminjaman Pustaka

DFD level 1 proses peminjaman pustaka merupakan proses detail dari DFD

level 0 proses peminjaman pustaka. Pada DFD level 1 proses peminjaman pustaka

ini, terdapat 9 sub proses, yakni cek peminjaman, cek stok pustaka, input

peminjaman baru, cetak bukti peminjaman, tampil data peminjaman, cek

perpanjangan input perpanjangan masa peminjaman, cetak bukti perpanjangan

masa peminjaman, dan tampil data perpanjangan masa peminjaman.

DFD level 1 diagram proses peminjaman pustaka Sistem Informasi Sistem


gambar 3.7.



67

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Peminjaman Pustaka Sistem Informasi Sistem

Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya



[Kode Anggota]

[Kode Buku Jurnal]

[Kode Anggota]

[Data Detail Peminjaman]

[Data Peminjaman]

Data Perpanjangan Belum Maksimal

Data Peminjaman

Data Pustaka Tersedia

Data Tanggungan Tidak Ada

Data Detail item Buku Jurnal

Data Buku Jurnal


Data Peminjaman

Data Pegawai

Data D

bab i pendahuluan - unair repositoryrepository.unair.ac.id/56668/49/kkc_kk_fv_si_25-16_rah_s...bab i...

Documents