bab i pendahuluan - e-sakip.kaltaraprov.go.idorganisasi dan tata kerja sekretariat daerah provinsi...

LKjIP Biro Umum dan Perlengkapan Tahun 2018

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Tahun 2018 1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Gambaran Umum

Provinsi Kalimantan Utara sebagai provinsi pemekaran terbaru telah

berkomitmen untuk menjadi yang terdepan. Untuk itu ditetapkan Visi dan Misi sebagai

berikut:

Visi Gubernur:

“BERPADU DALAM KEMAJEMUKAN UNTUK MEWUJUDKAN KALTARA 2020

YANG MANDIRI, AMAN, DAN DAMAI, DENGAN DIDUKUNG

PEMERINTAHAN YANG BERSIH DAN BERWIBAWA”

Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, ada tiga misi yang akan

dilaksa-nakan lima tahun ke depan yaitu:

1. Mewujudkan Provinsi Kalimantan Utara yang Mandiri

2. Mewujudkan Provinsi Kalimantan Utara yang Aman dan Damai

3. Mewujudkan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Utara yang bersih dan berwibawa

Berdasarkan visi dan misi Gubernur Kalimantan Utara periode 2016 -2021

tersebut di atas, Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi

Kalimantan Utara secara umum ikut bertanggung jawab dalam pencapaian visi dan

misi Pemerintah Provinsi Kalimantan Utara. Adapun Biro Umum dan Perlengkapan

mempunyai tugas :

1. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, dan keuangan yang cepat, tertib

dan akuntabel ;

2. Memberikan pelayanan yang maksimal kepada Gubernur, Wakil Gubernur,

Sekretaris Daerah, dan Para Asisten dan Staf Ahli ;



2

3. Menyiapkan dan memfasilitasi pelayanan perlengkapan kepada seluruh unit kerja

di lingkungan Sekretariat Daerah untuk mendorong terciptanya pencapaian target

kinerja yang telah ditetapkan.

Biro Umum dan Perlengkapan merupakan unit kerja yang berada dalam

lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Utara dan berfungsi sebagai

supporting team bagi Gubernur dalam ketersediaan data terkait seluruh pekerjaan

secara umum yang menjadi wewenangnya. Dalam menjalankan tugasnya Biro Umum

dan Perlengkapan berada dibawah koordinasi Asisten Bidang Administrasi ( Asisten III

) dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah, yang dalam tugas dan

kewenangannya di Bidang Umum dan Perlengkapan.

Dalam melaksanaan tugas dan fungsinya sebagai unsur staf di Sekretariat

Daerah Provinsi Kalimantaan Utara, dievaluasi melalui pencapaian indikator kinerja

dan target yang telah ditetapkan dalam dokumen rencana strategis Biro Umum dan

Perlengkapan. Untuk mempertanggungjawabkan peelaksanaan kegiatan –

kegiatannya maka perlu dibuat Laporan Kinerja Tahun 2018 sebagai supporting data

untuk penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Tahun 2018 Pemerintah

Provinsi Kalimantan Utara.

Laporan ini sebagai bentuk pertanggunggungjawaban terhadap pelaksanaan

kegiatan rutin berdasarkan tugas pokok dan fungsi Biro Umum dan Perlengkapan

Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Utara serta pelaksanaan Anggaran

Pendapatan dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2018.

Laporan ini juga dimaksudkan sebagai media untuk meningkatkan kinerja

secara optimal dengan sumber daya yang memadai serta mengkomunikasikan

pencapaian kinerja Biro Umum dan Perlengkapan pada akhir tahun periodik agar dapat

mendorong instansi pemerintah dalam meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan

efektifitas dari kebijakan program dan kegiatan yang telah dilaksanakan dan sekaligus

sebagai umpan balik bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka

meningkatkan kinerja instansi pemerintah di masa masa yang akan datang.

1.2 Maksud dan Tujuan



3

Maksud dari penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Tahun 2018

pada Biro Umum dan Perlengkapan Setda Provinsi Kalimantan Utara adalah sebagai

bentuk pertanggungjawaban sebagai Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan evaluasi

kinerja sebagaimana kontrak kerja yang telah ditandatangani / disepakati.

Adapun tujuan dari penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang baik (Good

Governance) dalam pelaksanaan pelayanan masyarakat.

2. Mengetahui capaian kinerja program yang telah dilakukan oleh Biro Umum

Perlengkapan dalam melaksanakan indikator program sesuai rencana strategis

yang telah ditetapkan;

3. Menyediakan satu tolok ukur untuk mengukur dan melakukan pengendalian

pelaksanaan kegiatan setiap tahun agar dapat melakukan perbaikan kedepannya;

4. Memberikan evaluasi dan umpan balik dalam rangka penyempurnaan berbagai

kebijakan yang diperlukan untuk peningkatan kinerja Biro Umum dan

Perlengkapan.

1.3 Tugas dan Fungsi

Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Utara di

bentuk berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Utara Nomor 18 Tahun 2016 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Utara.

Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, sebagaimana dimaksud pada pasal 36,

Biro Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas merumuskan kebijakan, koordinasi

pembinaan dan pemberian bimbingan serta pengendalian teknis di Bidang Umum dan

Rumah Tangga, Keuangan Sekretariat, dan Perlengkapan.

Dalam melaksanakan tugas dan kewajiban sebagaimana dimaksud pada pasal 37,

Biro Umum dan Perlengkapan menyelenggarakan fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis di Bidang Umum dan Perlengkapan sesuai dengan

Rencana Strategis (Renstra) yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Daerah;

2. Perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan pengendalian teknis di Bidang

Umum dan Rumah Tangga;



4


Keuangan Sekretariat Daerah;


Perlengkapan;

5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 01 Tahun 2013 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Utara yang disempurnakan dengan

Peraturan Gubernur Nomor 18 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Daerah Provinsi Kalimantan Utara, struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan

Sekretariat Daerah Propinsi Kalimantan Utara terdiri atas :

I. Bagian Umum dan Rumah Tangga, membawahi :

a) Subbagian Tata Usaha Biro dan Perjalanan Dinas

b) Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli;

c) Subbagian Rumah Tangga;

II. Bagian Perlengkapan, membawahi :

a) Subbagian Perencanaan Kebutuhan dan Pengadaan;

b) Subbagian Inventarisasi, Pemanfaatan, dan Pemeliharaan;

III. Bagian Keuangan, membawahi :

a) Subbagian Anggaran;

b) Subbagian Akuntansi;

c) Subbagian Verifikasi dan Perbendaharaan;

Namun dikarenakan kekurangan tenaga pegawai pada bidang Akuntansi, maka

saat ini Sub Bagian Akuntansi masih kosong dan masih menunggu penempatan pegawai

yang sesuai dengan pendidikan dan kemampuannya.

Dalam meningkatkan capaian kinerjanya 5 (lima) tahun kedepan, Biro Umum dan

Perlengkapan dalam mendukung tugas dan fungsi dimaksud, diperlukan kinerja pelayanan

yang terdiri dari :

1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :



5

a. Mengkoordinasikan penyusunan rencana program kerja Biro Umum dan

Perlengkapan dengan mengarahkan dan memberi petunjuk pada masing-masing

Bagian agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan;

b. Merumuskan, merencanakan, dan melaksanakan pembinaan dan pengendalian

administrasi Biro Umum dan Perlengkapan berdasarkan program kerja untuk

mewujudkan keterpaduan dan keserasian kerja;

c. Menyusun pedoman kerja berdasarkan rencana kerja kegiatan agar pelaksanaan

kegiatan dapat terlaksana sesuai program kerja;

d. Mendistribusikan tugas kepada Kepala Bagian sesuai dengan tugas pokok dan

fungsinya agar kegiatan berjalan sesuai dengan program kerja masing-masing;

e. Mengendalikan pelaksanaan tugas administrasi Biro Umum dan Perlengkapan

dengan cara mengarahkan, membimbing dan mengawasi bawahan untuk

kelancaran pelaksanaan tugas;

f. Menandatangani naskah dinas berdasarkan kewenangannya untuk kelancaran

pelaksanaan tugas serta keabsahan naskah dinas;

g. Melakukan kerja sama dengan perangkat daerah termasuk Kabupaten/ Kota dan

Instansi vertical dengan cara melakukan koordinasi untuk optimalisasi pelaksanaan

program kerja;

h. Melakukan pengawasan dan penilaian kepada bawahan dengan cara memberikan

pengarahan dan pembinaan sesuai dengan peraturan/ pedoman dalam rangka

meningkatkan kinerja bawahan;

i. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan tugas Biro Umum dan Perlengkapan

berdasarkan realisasi tingkat pencapaian pelaksanaan kegiatan untuk menentukan

program kegiatan yang akan datang.

j. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugas dan melaporkan kepada

pimpinan.

2. Kepala Bagian Umum dan Rumah Tangga mempunyai uraian tugas sebagai

berikut :

a. Mengarahkan penyusunan rencana kegiatan Bagian Umum dan Rumah Tangga

berdasarkan tugas dan usulan Subbagian Tata Usaha Biro, Subbagian Tata Usaha



6

Pimpinan dan Staf Ahli, Subbagian Keuangan agar rencana kegiatan dapat

tersusun sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Bagian Umum Rumah Tangga

berdasarkan program kegiatan sehingga kegiatan dapat terlaksana tepat waktu;

c. Mendistribusikan tugas kepada bawahan berdasarkan bidang tugasnya agar

kegiatan terlaksana sesuai dengan program kerja;

d. Memberi petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis untuk

menghindari penyimpangan dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas;

e. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan

perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang

berlaku;

f. Merumuskan tujuan, sasaran dan program kerja tahunan Bagian Umum Rumah

Tangga dalam melaksanakan tugas pokok;

g. Merencanakan dan melaksanakan operasional urusan Tata Usaha Biro dan

Perjalanan Dinas, Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli, Rumah Tangga Pimpinan

sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

h. Mengoordinasikan pelaksanaan program kerja Biro Umum dan Perlengkapan

berdasarkan Renstra Biro untuk mewujudkan keterpaduan dan keserasian kerja

penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Kerja;

i. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

j. Menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang Tata Usaha Biro dan

Perjalanan Dinas, Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli, dan Rumah Tangga

Pimpinan;

k. Mengendalikan, mengawasi dan memberikan pembinaan pelaksanaan tugas staf di

lingkungan Bagian Umum dan Rumah Tangga Sekretariat Daerah;

l. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas

Bagian Umum dan Rumah Tangga berdasarkan realisasi tingkat pencapaian

pelaksanaan kegiatan untuk menentukan program kegiatan yang akan datang;

m. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan keputusan;



7

n. Melaksanakan dan melaporkan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

2.1. Kepala Subbagian Tata Usaha Biro dan Perjalanan Dinas mempunyai uraian

tugas sebagai berikut :

a. Menyiapkan dan menyusun bahan Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana

Kinerja (RENJA), LPPD, LKPJ, LAKIP dan segala bentuk pelaporan lainnya pada

Subbagian Tata Usaha Biro dan Perjalanan Dinas;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha Biro dan

Perjalanan Dinas berdasarkan program kegiatan sehingga kegiatan dapat

terlaksana tepat waktu;





e. Memeriksa hasil pekerjaan bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha Biro dan

Perjalanan Dinas dengan membandingkan antara hasil kerja dengan petunjuk kerja

untuk penyempurnaan hasil kerja;

f. Memberikan pelayanan, pengaturan dan pengelolaan surat-menyurat kepada

seluruh satuan kerja di lingkungan Sekretariat Daerah;

g. Mengoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dan surat keluar

dengan sistem kartu kendali untuk memperlancar penerimaan informasi;

h. Mengatur penggunaan stempel jabatan dan stempel dinas untuk kelancaran proses

administrasi;

i. Melakukan pembinaan bawahan di Bagian Umum dan Perjalanan Dinas untuk

meningkatkan disiplin dan kinerja pegawai;

j. Meneliti berkas tagihan biaya langganan listrik, telepon dan air untuk mendapatkan

penyelesaian pembayaran;

k. Mengelola administrasi dan registrasi perjalanan dinas di lingkup Sekretariat

Daerah Provinsi Kalimantan Utara agar tertib administrasi;



8

l. Melaporkan pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha Biro dan Perjalanan

Dinas baik secara tertulis maupun lisan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai

bahan informasi bagi atasan;

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.

2.2 Kepala Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli mempunyai uraian tugas

sebagai berikut :

a. Menyiapkan rencana kegiatan berdasarkan tugas, permasalahan dan kebijakan

Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli sebagai bahan penyusunan Renstra

Biro;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan

Staf Ahli berdasarkan program kegiatan sehingga kegiatan dapat terlaksana tepat

waktu;





e. Memeriksa hasil pekerjaan bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha

Pimpinan dan Staf Ahli dengan membandingkan antara hasil kerja dengan petunjuk

kerja untuk penyempurnaan hasil kerja;

f. Mengadministrasi dan mendistribusikan naskah dinas yang bersifat rahasia maupun

biasa kepada Gubernur/Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten, dan Staf Ahli;

g. Menerima dan mencatat naskah dinas dari pimpinan dan mendistribusikan kepada

unit yang dituju agar tertib administrasi;

h. Mengatur penerimaan tamu Gubernur/Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten,

Staf Ahli dan acara lainnya di kantor Gubernur;

i. Mengatur penggunaan ruang kantor, ruang pertemuan/ rapat, dan kendaraan dinas

Gubernur/Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten dan Staf Ahli di lingkungan

Kantor Gubernur;

j. Menyediakan dan menyiapkan konsumsi rapat-rapat dan tamu Pemerintah Provinsi;



9

k. Melaksanakan koordinasi pengamanan Kantor Gubernur bersama dengan Satuan

Polisi Pamong Praja;

l. Melaporkan pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli

baik secara tertulis maupun lisan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai bahan

informasi bagi atasan;

m. Mempersiapkan, memfasilitasi dan merencanakan agenda kegiatan Gubernur,

Wakil Gubenur, Sekretaris Daerah, Asisten dan Staf Ahli dalam melaksanakan

kegiatan di dalam daerah maupun di luar daerah;

n. Mengarahkan dan memberikan pembinaan kepada Ajudan, Walpri, Sespri dan Staf

Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli;

o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.

2.3 Kepala Subbagian Rumah Tangga Pimpinan mempunyai uraian tugas sebagai

berikut:


Subbagian Rumah Tangga Pimpinan sebagai bahan penyusunan Renstra Biro;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Subbagian Rumah Tangga Pimpinan






e. Merencanakan kegiatan program kerja per tahun Subbagian Rumah Tangga

Pimpinan berdasarkan prioritas target sasaran yang akan dicapai sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan;

f. Membagi tugas kepada bawahan Subbagian Rumah Tangga Pimpinan sesuai

dengan bidang tugasnya baik secara lisan maupun tertulis agar tugas segera

diproses lebih lanjut;



10

g. Merencanakan kebutuhan barang di rumah dinas Gubernur/Wakil Gubernur dan

Sekretaris Daerah;

h. Melakukan urusan rumah tangga dan rumah jabatan Gubernur/Wakil Gubernur dan

Sekretaris Daerah serta mengurus barang-barang keperluan Gubernur/Wakil

Gubernur dan Sekretaris Daerah;

i. Mengatur penerimaan tamu dan acara lainnya di rumah Dinas Gubernur/Wakil

Gubernur dan Sekretaris Daerah;

j. Mengatur penggunaan pendopo dan kendaraan dinas di rumah dinas

Gubernur/Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah;

k. Melaksanakan kegiatan kebersihan lingkungan rumah dinas Gubernur/Wakil

Gubernur dan Sekretaris Daerah serta pendopo agar tercipta lingkungan yang

bersih, indah dan nyaman;

l. Melaporkan pelaksanaan kegiatan Subbagian Rumah Tangga Pimpinan Baik

Secara Tertulis maupun lisan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai bahan

informasi bagi atasan;

m. Melaksanakan dan melaporkan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

3. Kepala Bagian Perlengkapan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :

a. Mengarahkan penyusunan rencana kegiatan Bagian Perlengkapan berdasarkan

tugas dan usulan Subbagian Perencanaan Kebutuhan dan Pengadaan serta

Inventarisasi, Pemanfaatan Pemeliharaan agar rencana kegiatan dapat tersusun

sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Bagian Perlengkapan berdasarkan

program kegiatan sehingga kegiatan dapat terlaksana tepat waktu;





11





berlaku;

f. Merumuskan tujuan, sasaran dan program kerja tahunan Bagian Perlengkapan

dalam melaksanakan tugas pokok;

g. Merencanakan dan melaksanakan operasional urusan Perencanaan Kebutuhan

dan Pengadaan serta Inventarisasi, Pemanfaatan Pemeliharaan sebagai pedoman

pelaksanaan tugas;

h. Mengoordinasikan pelaksanaan program kerja Biro Umum dan Perlengkapan





j. Menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang Perencanaan

Kebutuhan dan Inventarisasi, Pengadaan serta Pemanfaatan Pemeliharaan;


lingkungan Bagian Perlengkapan;


Bagian Perlengkapan berdasarkan realisasi tingkat pencapaian pelaksanaan

kegiatan untuk menentukan program kegiatan yang akan datang;




bidang tugasnya.

3.1 Kepala Subbagian Perencanaan Kebutuhan dan Pengadaan mempunyai uraian

tugas sebagai berikut :



12


Subbagian Pemanfaatan dan Pemeliharaan sebagai bahan penyusunan Renstra

Biro;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Subbagian Pemanfaatan dan

Pemeliharaan berdasarkan program kegiatan sehingga kegiatan dapat terlaksana

tepat waktu;





e. Merencanakan kegiatan program kerja per tahun Subbagian Pemanfaatan dan

Pemeliharaan berdasarkan prioritas target sasaran yang akan dicapai sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan;

f. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Subbagian Pemanfaatan dan

Pemeliharaan sesuai dengan bidang tugasnya baik secara lisan maupun tertulis

agar tugas segera diproses lebih lanjut;

g. Merencanakan kebutuhan barang unit kerja di lingkungan Sekretariat Daerah,

rumah dinas Gubernur/Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah;

h. Melakukan administrasi perencanaan dan penentuan kebutuhan perlengkapan

sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan;

i. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan

Peraturan Perundang-undangan;

j. Mengumpulkan dan menghimpun data, informasi serta mengikuti perkembangan

harga sekaligus menilai mutu perlengkapan/perbekalan yang diperlukan;

k. Mengelola administrasi pembelian dan pengadaan perlengkapan/barang;

l. Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas;

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.



13

3.2 Kepala Subbagian Inventarisasi, Pemanfaatan dan Pemeliharaan mempunyai

uraian tugas sebagai berikut :


Subbagian Pemanfaatan dan Inventarisasi, Pemeliharaan sebagai bahan

penyusunan Renstra Biro;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Subbagian Inventarisasi, Pemanfaatan

dan Pemeliharaan berdasarkan program kegiatan sehingga kegiatan dapat

terlaksana tepat waktu;





e. Merencanakan kegiatan program kerja per tahun Subbagian Inventarisasi,

Pemanfaatan dan Pemeliharaan berdasarkan prioritas target sasaran yang akan

dicapai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;

f. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Subbagian Inventarisasi,

Pemanfaatan dan Pemeliharaan sesuai dengan bidang tugasnya baik secara lisan

maupun tertulis agar tugas segera diproses lebih lanjut;

g. Menyelenggarakan pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan

dapat dilayani dengan cepat dan tepat;

h. Melakukan pendistribusian barang dari gudang kepada satuan kerja pemakai;

i. Memelihara semua aset Sekretariat Daerah agar selalu dalam keadaan baik dan

siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna;

j. Melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan

data dan pelaporan barang inventaris Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan;

k. Memanfaatkan barang milik/dikuasai Sekretariat Daerah tanpa merubah pemilikan

sesuai dengan peraturan perundang-undangan;



14

l. Mengamankan barang milik/dikuasai Sekretariat Daerah secara fisik, administratif

dan tindakan hukum;

m. Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap pengelolaan barang inventaris

Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

n. Menyelenggarakan pemeliharaan alat perlengkapan kantor dan gedung kantor

sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan;

o. Melaporkan pelaksanaan kegiatan Subbagian Inventarisasi, Pemanfaatan dan

Pemeliharaan baik secara tertulis maupun lisan sesuai hasil yang telah dicapai

sebagai bahan informasi bagi atasan;

p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.

4. Kepala Bagian Keuangan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :

a. Menyiapkan rumusan rencana strategis dan rencana operasional urusan keuangan

Sekretariat Daerah dalam melaksanakan penyelenggaraan anggaran,

perbendaharaan dan akuntansi;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Bagian Keuangan Sekretariat Daerah








berlaku;



15

f. Merumuskan tujuan, sasaran dan program kerja tahunan Bagian Keuangan

Sekretariat Daerah dalam melaksanakan tugas pokok;

g. Merencanakan dan melaksanakan operasional urusan anggaran, perbendaharaan

dan akuntansi sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

h. Mengkoordinasikan pelaksanaan program kerja Biro Umum dan Perlengkapan





j. Menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang anggaran,

perbendaharaan dan akuntansi;


lingkungan Bagian Keuangan Sekretariat Daerah


Bagian Keuangan Sekretariat Daerah berdasarkan realisasi tingkat pencapaian

pelaksanaan kegiatan untuk menentukan program kegiatan yang akan datang;




bidang tugasnya.

4.1 Kepala Sub Bagian Anggaran mempunyai uraian tugas sebagai berikut :

a. Menyiapkan usulan anggaran berdasarkan RKA-SKPD sesuai peraturan yang

berlaku;

b. Menyiapkan bahan sarana prasarana dalam rangka entry DPA-SKPD program

tahun berikutnya agar kegiatan dapat terlaksana tepat waktu;

c. Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan jabatannya agar semua

pekerjaan dapat terselesaikan;

d. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan berdasarkan peraturan untuk optimalisasi

tugas;

e. Menyiapkan bahan penyusunan RKA, DPA, sesuai peraturan yang berlaku sebagai

acuan kegiatan;



16

f. Menyusun rencana anggaran SKPD berdasarkan data dari masing-masing SKPD

untuk pelaksanaan tugas;

g. Membuat perencanaan strategis berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya untuk

usulan tahun berikutnya;

h. Melakukan pembinaan dan penilaian kepada bawahan dengan cara memberikan

pengarahan sesuai dengan peraturan dan pedoman dalam rangka meningkatkan

kinerja bawahan;

i. Menyiapkan bahan koordinasi kegiatan perencanaan program dengan instansi

terkait beradasarkan peraturan perudang-undangan yang berlaku untuk optimalisasi

tugas;

j. Mengevaluasi dan menyiapkan bahan laporan realisasi anggaran secara periodik

berdasarkan rencana dan realisasinya untuk mengetahui tingkat pencapaian

program dan permasalahan yang dihadapi serta upaya penyelesaian masalahnya;

k. Menyusun laporan anggaran bulanan, triwulan, dan tahunan sesuai dengan sumber

data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan

sebagai bahan masukan;

l. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya dan melaporkannya

kepada pimpinan.

4.2 Kepala Sub Bagian Akuntansi mempunyai uraian tugas sebagai berikut :

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program Sub Bagian Akuntansi

berdasarkan peraturan yang berlaku sebagai bahan acuan;

b. Menyiapkan bahan penyusunan pelaksanaan kegiatan berdasarkan program agar

kegiatan dapat terlaksana tepat waktu;

c. Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan jabatannya agar semua

pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik;

d. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan Sub Bagian Akuntansi berdasarkan

peraturan untuk optimalisasi tugas;

e. Mengkoordinir kegiatan pengumpulan, penyaringan data, pengolahan dan

penyajian bahan pelaporan Akuntansi belanja sebagai bahan informasi pengolahan

pelaporan;



17

f. Melakukan koordinasi dengan sub-sub bagian di lingkungan Biro Umum dan

Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi dan SKPD agar dalam melaksanakan

tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai

efektifitas pelaksanaan tugas;

g. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan untuk mengetahui tingkat pencapaian

kegiatan, permasalahan yang dihadapi serta upaya pemecahan;

h. Melakukan pembinaan dan penilaian kepada bawahan sesuai peraturan dengan

cara memberikan pengarahan sesuai dengan peraturan dan pedoman dalam

rangka meningkatkan kinerja bawahan;

i. Menyusun laporan kegiatan sub bagian akutansi dari hasil pelaksanaan tugas

setiap bulanan, triwulan, dan tahunan sesuai dengan sumber data yang ada dan

berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan

masukan atasan;

j. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya dan melaporkannya

kepada pimpinan.

4.3 Kepala Sub Bagian Verifikasi dan Perbendaharaan mempunyai uraian tugas

sebagai berikut :

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program Sub Bagian Perbendaharaan

berdasarkan peraturan yang berlaku sebagai bahan acuan;

b. Menyiapkan bahan penyusunan pelaksanaan kegiatan berdasarkan program agar

kegiatan dapat terlaksana tepat waktu;

c. Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan pembagian SKPD agar

semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik;

d. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan penerbitan SP2D untuk optimalisasi tugas

SKPD;

e. Melakukan verifikasi terhadap pengajuan dana dan pertanggungjawaban

bendahara pengeluaran Sekretariat Daerah;

f. Menyiapkan verifikasi terhadap pengajuan dana dari bendahara pengeluaran

Sekretariat Daerah.

g. Melaksanakan penatausahaan keuangan Sekretariat daerah.



18

h. Melakukan pembinaan dan penilaian kepadai pegawai dengan cara memberikan

pengarahan sesuai dengan peraturan dan pedoman dalam rangka meningkatkan

kinerja bawahan;

i. Menyusun laporan kegiatan sub perbendaharaan dari hasil pelaksanaan tugas

setiap bulanan, triwulan, dan tahunan sesuai dengan sumber data yang ada dan

berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan

masukan atasan;

j. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya dan melaporkannya

kepada pimpinan.

Gambar 2.1.

Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan

Bagian

Keuangan

Bagian Umum

Rumah Tangga

Bagian

Perlengkapan

Kepala Biro Umum dan

Perlengkapan



19

1.4 Sumber Daya Biro Umum dan Perlengkapan

Sumber daya manusia merupakan komponen penting dalam menjalankan kinerja

organisasi secara keseluruhan. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia perlu

dirancang sesuai dengan kebutuhan terutama dalam menciptakan Biro Umum dan

Perlengkapan Setda Provinsi Kalimantan Utara sebagai unit kerja perumus kebijakan bagi

pimpinan daerah dan Pemerintah Daerah.

1. Sumber Daya Manusia

Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta struktur

organisasi di atas, maka Komposisi jabatan dalam struktur organisasi Biro Umum dan

Perlengkapan saat ini adalah : 1 (satu) orang Eselon II; 3 (Tiga) orang Eselon III yaitu

Jabatan Kepala Bagian, dan 7 (Tujuh) orang Eselon IV yaitu Jabatan Kepala Sub Bagian.

Potensi Sumber Daya Aparatur merupakan kondisi riil yang dimiliki oleh suatu

instansi pemerintah dalam kurun waktu tertentu. Kondisi tersebut menyangkut jumlah

pegawai yang dimiliki untuk kemudian dipetakan berdasarkan jenis kelamin, tingkat

pendidikan, jenjang kepangkatan, dan termasuk pula persebaran pegawai tersebut dalam

berbagai Biro/Unit Kerja. Komposisi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Biro Umum dan

Perlengkapan, baik yang memangku jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu dan

jabatan fungsional umum menurut golongan akan tergambar dalam beberapa grafik di

bawah ini.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, jumlah pegawai pada Biro

Umum dan Perlengkapan Setda Provinsi Kalimantan Utara, sepanjang tahun selalu

berubah. Pada akhir bulan Desember tahun 2018 sebanyak 42 orang terdiri dari:

1. Golongan IV sejumlah 2 orang

2. Golongan III sejumlah 27 orang

3. Golongan II sejumlah 13 orang



20

Sumber data: DUK Biro Umum Perlengkapan Tahun 2018

Jumlah Pegawai Berdasarkan Eselon/Jabatannya:


2

27

13

Grafik keadaan pegawai menurut golongan

Gol. IV

Gol. III

Gol. II

No Eselon/Jabatan Jumlah

1. Eselon II 1 Orang

2. Eselon III 3 Orang

3. Eselon IV 8 Orang

4. Staf 30 Orang


2% 7%

19%

72%

Berdasarkan Eselon

Eselon II

Eselon III

Eselon IV

Staf



21

Jumlah Pegawai Berdasarkan Pendidikan Formalnya:


Jumlah Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin:


Sumber Daya Manusia pada Biro Umum dan Perlengkapan tidak hanya Aparatur

Sipil Negara, namun juga terdapat Pegawai Tidak Tetap (PTT). Berikut data pegawai tidak

tetap berdasarkan Tingkat Kualifikasi Pendidikan :

Jumlah PTT berdasarkan Tingkat Pendidikan

No Tingkat Pendidikan Jumlah Persentase

1 S2 1 0,95 %

1. Pasca Sarjana (S.2) 4 Orang

2. Sarjana (S.1/D.IV) 23 Orang

3. Diploma (D.3) 7 Orang

4. SLTA 8 Orang


1. Perempuan 11 Orang

2. Laki-laki 31 Orang

Pasca Sarjana ( S2 )

Sarjana ( S1 )

Diploma ( D3 )

SLTA

Berdasarkan Pendidikan Formalnya

Pasca Sarjana ( S2 ) Sarjana ( S1 ) Diploma ( D3 ) SLTA



22

2 S1 49 46,66 %

3 D3 5 4,76 %

4 SMA 49 46,66 %

5 SD 1 0,95 %

Berdasarkan Jenis Kelamin Pegawai Tidak Tetap di lingkungan Biro Umum dan

Perlengkapan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Jumlah PTT berdasarkan Jenis Kelamin

No Jenis Kelamin Jumlah Persentase

1 Laki - Laki 75 72,64 %

2 Perempuan 30 27,36 %

Sumber : Data Absensi dan SPK Pegawai Tidak Tetap, 2018

Sinergisitas antara atasan dan bawahan, antar pegawai dan antar pegawai tidak

tetap selalu menjadi perhatian dari Biro Umum dan Perlengkapan untuk dapat menjadikan

seluruh kegiatan bisa berjalan dengan lebih baik dan lancar.

Sejalan dengan konteks pembangunan di suatu daerah, maka daerah sebagai

bagian dari subsistem yang terintegrasi secara nasional juga memiliki kontribusi terhadap

pola pembangunan nasional. Menghadapi dinamika lingkungan strategis baik regional,

nasional, maupun global serta memperhatikan perencanaan sebagai alat manajerial untuk

memelihara keberlanjutan dan perbaikan kinerja lembaga, maka Sekretariat Daerah

Provinsi Kalimantan Utara dalam mengemban tugas dan perannya harus memperhatikan

isu-isu strategis yang berkembang saat ini dan lima tahun ke depan.

Hal tersebut sejalan dengan amanat RPJMD Provinsi Kalimantan Utara, sehingga

menuntut terjadinya perubahan peran Sekretariat Daerah dalam orientasi dan pendekatan

yang digunakan dalam perencanaan dan koordinasi pembangunan sebagai upaya

mendukung tercapainya visi dan misi pemerintah daerah Provinsi Kalimantan Utara tahun

2016-2021.



23

1.5 Isu Strategis dan Permasalahan

Berdasarkan pendekatan seperti diamanatkan dalam Undang-Undang No.25 Tahun

2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional serta peluang dan ancaman

yang terkait dengan dinamika lingkungan strategis juga memperhatikan kekuatan dan

kelemahan lembaga/institusi Sekretariat Daerah dalam melaksanakan tugas pokok dan

fungsi, maka permasalahan dan isu-isu strategis penyelenggaraan tugas fungsi menjadi

rujukan penting dalam menentukan program dan kegiatan yang diprioritaskan selama lima

tahun ke depan (2016-2021).

1.5.1 Permasalahan Biro Umum dan Perlengkapan, antara lain :

a Kurangnya efektivitas dan efisisiensi pengelolaan ketatausahaan Biro dan pimpinan

yang berbasis e-government

b Kurangnya Kualitas SDM yang profesional

c Kurangnya efektivitas kinerja berdasarkan kelengkapan sarana dan prasarana

d Kurangnya efektivitas kinerja berbasis nilai-nilai budaya luhur

e Kurangnya efektifitas pelayanan Informasi

1.5.2 Penentuan Isu-isu Strategis

Setelah memperhatikan berbagai faktor utamanya seperti capaian kinerja

rencana strategis, peluang dan tantangan yang dihadapi, permasalahan terkait dengan

tugas pokok dan fungsi PD dan telaah terhadap visi dan misi Gubernur maka Isu-isu

strategis di lingkungan Sekretariat Daerah terutama di Biro Umum dan Perlengkapan yang

perlu mendapatkan perhatian dan penanganan ke depan meliputi:

1. Koordinasi dan sinkronisasi dalam perencanaan dan pelaksanaan program/ kegiatan

belum berjalan optimal;

2. Sistem, prosedur dan mekanisme kerja birokrasi belum terlaksana secara efisien dan

efektif;



24

3. Kompetensi dan distribusi sumber daya aparatur belum merata

4. Masih rendahnya disiplin dan budaya kerja Aparatur dalam melaksanakan tugas

pengabdiaanya sebagai pelayan masyarakat.

5. Belum optimalnya koordinasi antar PD, sehingga pelaksanaan tugas antar PD

kurang sinergis dan tidak terkoordinir dengan baik; dan

6. Sarana dan prasarana kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi belum

sesuai dengan standar kebutuhan;

1.6 Sistematika Penyajian Laporan Kinerja

Pada dasarnya laporan kinerja ini untuk mengkomunikasikan pencapaian kinerja Biro

Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Prov. Kalimantan Utara Tahun 2018 dengan

bentuk sajian seperti berikut :

Bab I. Pendahuluan, menguraikan gambaran secara garis besar tentang Biro Umum

dan

Perlengkapan

Bab II. Perencanaan Kinerja Biro Umum dan Perlengkapan yang berisikan antara

lain;

a. Reviu Rencana Strategis 2015-2019;

b. Rencana Kinerja Tahunan 2018;

c. Perjanjian Kinerja ( Dokumen Penetapan Kinerja ) Tahun 2018.

Bab III. Akuntabilitas Kinerja, menguraikan tentang capaian kinerja Biro Umum dan

Perleng-

kapan yang terdiri dari; a. Capaian Kinerja Organisasi; b. Realisasi Anggaran.

Bab IV. Penutup, menguraikan kesimpulan dari seluruh sajian laporan tentang kinerja

(LKjIP)

serta harapan adanya koreksi untuk peningkatan kinerja Biro Umum dan Perleng-

kapan di masa – masa yang akan datang.



25

BAB II

PERENCANAAN KINERJA

Pada perumusan Rencana Strategis (Renstra) periode 2016-2021, visi dan misi

Biro Umum dan Perlengkapan mengacu pada visi dan misi Gubernur, sehingga Rencana

Strategis (Renstra) Biro Umum dan Perlengkapan ini tidak memuat visi dan misi dan yang

dijadikan pedoman merupakan pembangunan visi dan misi Gubernur, hal ini sejalan

dengan amanat Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan daerah

pasal 272 ayat (2) menyebutkan bahwa Rencana Strategis (Renstra) Perangkat Derah

memuat tujuan, sasaran, program dan kegiatan pembangunan dalam rangka pelaksanaan

urusan pemerintahan wajib dan/ atau urusan pemerintahan pilihan sesuai dengan tugas

dan fungsi setiap perangkat daerah.

2.1 Tujuan dan Sasaran

Penentuan tujuan dan sasaran perlu mempertimbangkan permasalahan

pembangunan dan visi, misi dan program Gubernur terpilih. Penetapan tujuan dan

sasaran perlu mempertimbangkan kompetensi yang dimiliki segenap sumber daya dalam

organisasi. Seluruh sumber daya dalam organisasi harus mempunyai kompetensi daya

saing tinggi untuk mencapai tujuan.

Sebagai salah satu komponen dari perencanaan strategis, tujuan yang dirumuskan

merupakan gambaran tentang keadaan yang diinginkan oleh Biro Umum dan

Perlengkapan selama kurun waktu lima tahun ke depan, berdasarkan tugas pokok dan

fungsinya, serta sebagai upaya mendukung pencapaian Pembangunan Pemerintah

Daerah Provinsi Kalimantan Utara seperti yang tertuang dalam RPJMD Provinsi

Kalimantan Utara 2016-2021.



26

Adapun Tujuan dan Sasaran Biro Umum dan Perlengkapan, adalah sebagai berikut

:

Misi Biro Umum dan Perlengkapan Tujuan

Misi 1 : Melakukan perumusan,

perencanaan, pembinaan,

koordinasi dan pengendalian

teknis pengelolaan urusan

umum dan rumah tangga

Meningkatkan kualitas pengelolaan urusan

umum dan rumah tangga dalam rangka

menunjang kinerja Pimpinan dan Unit Kerja




teknis penyelenggaraan

urusan Keuangan Sekretariat

Daerah

Meningkatkan penyelenggaraan Keuangan

Sekretariat Daerah dalam mendukung

kelancaran tugas




teknis pelaksanaan urusan

perlengkapan

Meningkatkan pelaksanaan perlengkapan dalam

rangka mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan

Sekretariat Daerah

2.2 Strategi dan Kebijakan

Strategi adalah keseluruhan cara atau langkah dengan penghitungan yang pasti

untuk mencapai tujuan atau mengatasi persoalan. Cara atau langkah yang dirumuskan

lebih bersifat makro dibandingkan denganteknik yang lebih sempit dan merupakan

rangkaian kebijakan, sehingga strategi merupakan cara mencapai tujuan dan sasaran

yang dijabarkan de dalam kebijakan-kebijakan dan program-program.

Berdasarkan tujuan dan sasaran yang telah dijabarkan sebelumnya, strategi yang

diterapkan Biro Umum dan Perlengkapan antara lain :



27

Misi 1 : Melakukan perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan

pengendalian teknis pengelolaan urusan umum dan rumah tangga

Strategi Kebijakan Program Kegiatan

Meningkatkan

efektivitas dan efisiensi

pengelolaan

ketatausahaan Biro dan

Pimpinan yang berbasis

e-government

Meningkatkan

kualitas pelayanan

ketatausahaan Biro

dan Pimpinan

Program

Administrasi

Perkantoran

Peningkatan

Kelengkapan

Kantor

Meningkatkan

Kualitas SDM yang

profesional dalam

pelayanan

kerumahtanggaan

Pimpinan

Meningkatkan

kualitas

pengelolaan

urusan umum

dan rumah

tangga dalam

menunjang

kinerja Pimpinan

yang baik

Program

Peningkatan

Disiplin

Aparatur

Pengadaan Pakaian Dinas

Meningkatkan

Kualitas Pelayanan

Tata Naskah Dinas,

Manajemen

Keuangan yang

responsif

Meningkatkan

kualitas

pelayanan Tata

Naskah dan

Manajemen

Keuangan

Program

Peningkatan

Kapasitas

Sumber Daya

Aparatur

Diklat dan Bimbingan Teknis

Misi 2 : Melakukan perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan pengendalian

teknis penyelenggaraan urusan Keuangan Sekretariat Daerah



28


Meningkatkan kualitas

pengelolaan keuangan

yang transparan dan

akuntabel

Meningkatkan

pengembangan

sistem pelaporan

keuangan

Program

peningkatan

pengembangan

sistem

pelaporan

capaian kinerja

dan keuangan

Penyusunan laporan dan

pemgadaan sistem pelaporan

keuangan

Meningkatkan

pengelolaan

keuangan daerah

Program

Peningkatan

dan

Pengembangan

Pengelolaan

Keuangan

Daerah

Penyusunan Standar Satuan

Harga

Misi 3 : Melakukan perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan pengendalian

teknis penyelenggaraan urusan perlengkapan


Meningkatkan

efektivitas kinerja

berdasarkan

kelengkapan

sarana dan prasa-

rana

Pemenuhan

perlengkapan

pada pelaksa-

naan kegiatan

Sekretariat

Daerah

Program Peningkatan

Sarana dan

Prasarana Aparatur

Pengadaan, Pemeliharaan

Kendaraan dan Perlengkapan

dinas

2.3 Perjanjian Kinerja

Perjanjian Kinerja antara Kepala Biro Umum dengan Sekretaris Daerah Provinsi

Kalimantan Utara adalah sebagai komitmen Kepala Biro untuk dampat melaksanakan

tugas pokok dan fungsinya dalam mewujudkan misi – misi organisasi.



29

Dalam Perjanjian Kinerja Biro Umum dan Perlengkapan ditekankan pada

Peningkatan kualitas pelayanan terhadap pimpinan ( Kepala Daerah / Wakil Kepala

Daerah ). Selain itu juga melaksanakan perencanaan kebutuhan, pengadaan dan

pengelolaan sarana dan prasarana baik di kantor maupun di rumah jabatan / dinas.

Perjanjian Kinerja dilaksanakan di awal tahun sebagi komitmen awal pelaksanaan

semua kegiatan – kegiatan yang telah direncanakan dalan Renstra dan Renja Biro Umum

dan Perlengkapan. Target yang diharapkan bisa tercapai hingga di akhir tahun anggaran

2018 adalah 80%.

Dengan kekompakan dan kerja keras dari semua bagian, Biro Umum dan

Perlengkapan mampu melaksanakan semua kegiatan dengan baik. Kegiatan baik di

lingkungan Sekretariat Daerah, Lingkungan Pemerintah Provinsi maupun di acara – acara

nasional bisa dilaksanakan dengan baik dan lancar.

BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

3.1 Akuntabilitas Kinerja



30

Program kerja yang dilaksanakan oleh Biro Umum dan Perlengkapan berdasarkan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah ( DPA SKPD ) Tahun

Anggaran 2018 dengan nomor : 4.01.03.07

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi Kalimantan Utara di Biro Umum

dan Perlengkapan pada tahun 2018 pada belanja langsung adalah sebesar Rp.

65.366.727.470,00, yang dibagi oleh 3 Bagian dan 7 Sub Bagian dengan program dan

kegiatan yang telah disusun.

Adapun rincian program dan kegiatan Biro Umum dan Perlengkapan adalah sebagai

berikut :

a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

- Penyediaan Jasa surat menyurat

- Penyediaan Jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik

- Penyediaan Jasa peralatan dan perlengkapan kantor

- Penyediaan Jasa jaminan barang milik daerah

- Penyediaan Jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas operasional

- Penyediaan Jasa administrasi keuangan

- Penyediaan Jasa kebersihan kantor

- Penyediaan Jasa perbaikan peralatan kerja

- Penyediaan Alat tulis kantor

- Penyediaan Barang cetakan dan penggandaan

- Penyediaan Komponen instalasi listrik penerangan bangunan kantor

- Penyediaan Peralatan dan perlengkapan kantor

- Penyediaan Peralatan rumah tangga

- Penyediaan Makanan dan minuman

- Rapat-Rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah

- Rapat-Rapat koordinasi, pembinaan dan pengawasan di dalam daerah

- Perjalanan Dinas Luar Negeri

- Penyediaan Aplikasi/ Sistem Perkantoran



31

b. Program Peningkatan Sarana Prasarana Aparatur

- Pengadaan Mobil jabatan

- Pengadaan kendaraan dinas/ operasional

- Pengadaan perlengkapan rumah jabatan/dinas

- Penyewaan rumah/gedung/gudang parkiran kantor dinas

- Pengadaan pakaian dinas beserta perlengkapannya

- Pengadaan Pakaian Khusus Hari-Hari Tertentu

- Pemeliharaan rutin/ berkala rumah dinas

- Pemeliharaan rutin/ berkala gedung kantor

- Pemeliharaan rutin/ berkala mobil jabatan

- Pemeliharaan rutin/ berkala kendaraan dinas/ operasional

- Pemeliharaan rutin/ berkala peralatan rumah jabatan/ dinas

- Pemeliharaan rutin/ berkala peralatan gedung kantor

- Rehabilitasi sedang/ berat gedung kantor

c. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

- Diklat Tata Naskah Kedinasan

- Bimbingan Teknis/Seminar dan Sosialiasi

d. Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah / Wakil Kepala

Daerah

- Penerimaan kunjungan kerja pejabat negara/ departemen/ lembaga pemerintah

non

departemen/ luar negeri

- Pelayanan kesehatan kepala daerah/ wakil kepala daerah

- Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah



32

Ada beberapa kegiatan yang ada ada tahun 2017 tidak dimasukkan lagi

dikarenakan untuk efisiensi kegiatan yang hampir saling tumpang tindih. Beberapa

kegiatan juga dilimpahkan ke OPD lain yang lebih sesuai bidang tugasnya.

Untuk lebih jelasnya uraian PAGU Anggaran Tahun 2018 Biro Umum dan

Perlengkapan diatas dapat dilihat pada lembar lampiran.

3.2 Alokasi dan Realisasi Kegiatan

Pada pelaksanaan DPA SKPD Tahun Anggaran 2018 untuk anggaran murni,

Belanja Tidak Langsung Biro Umum dan Perlengkapan terpusat di Sekretariat Daerah

Provinsi Kalimantan Utara sebesar Rp. 41.473.242.382,00 diperuntukkan untuk

penganggaran Belanja Gaji Pegawai dan Belanja Tambahan Penghasilan PNS sedangkan

untuk Belanja Langsung sebesar Rp. 65.366.727.470,00 dipergunakan untuk membiayai

seluruh kegiatan yang telah disusun berdasarkan RKPD dan Renja Biro Umum dan

Perlengkapan.

Selanjutnya dalam Perubahan Anggaran pada Bulan Oktober, Biro Umum dan

perlengkapan mendapatkan tambahan dana maupun pergeseran untuk beberapa kegiatan

pada Belanja Langsung menjadi sebesar Rp. 68.266.727.470,00.

Adapun anggaran tersebut dibagi oleh 3 Bagian dan 7 Sub bagian dan dijabarkan

dalam beberapa program dan kegiatan yang antara lain :

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran sebanyak 17 kegiatan

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur sebanyak 10 kegiatan

3. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur sebanyak 2 kegiatan

4. Program peningkatan pelayanan kedinasan kepala daerah / wakil kepala daerah

sebanyak 3 kegiatan

Seluruh kegiatan tersebut dilaksanakan oleh masing - masing PPTK yang

bertanggungjawab terhadap kegiatannya masing masing. Tentunya untuk memberikan

hasil realisasi yang maksimal pada setiap kegiatannya, Kepala Biro sering memberikan

pengarahan – pengarahan yang tegas terkait semua kegiatan di Biro Umum dan

Perlengkapan.



33

Untuk capaian realisasi anggaran pada Biro Umum dan Perlengkapan hingga

tanggal 31 Desember 2018 telah tercapai sebesar 83,91 % seperti yang terlampir dalam

lampiran realisasi akhir tahun 2018.

Dalam pelaksanaan kegiatan Biro Umum dan Perlengkapan, anggaran yang ada

dapat diefiensikan sebagai berikut :

Analisis Atas Efisiensi Penggunaan Sumber Daya

No Program / Kegiatan Anggaran ( Rp ) Realisasi ( Rp ) Efisiensi ( Rp )

1 2 3 4 5

A. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

40.785.197.400

33.227.257.740,39

7.557.939.659,61

B. Program Peningkatan Sarana Dan Prasarana Aparatur

19.219.700.000 17.084.073.108 2.135.626.892

C. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

1.042.800.000 527.626.033 515.173.967

D.

Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Pejabat Pemerintahan Daerah

7.219.030.070 6.441.499.950 777.530.120

JUMLAH 68.266.727.470 57.280.456.831,39

10.986.270.639,61

Sumber : LRA Biro Umum dan Perlengkapan Bulan Desember 2018

Realisasi ini tidak lepas dari kekompakan tim Biro Umum dan Perlengkapan yang

telah bekerjasama dengan baik dalam melaksanakan semua program dan kegiatan yang

telah direncanakan dari awal. Hal ini tentunya akan selalu menjadi acuan bagi Biro Umum

dan Perlengkapan dalam meningkatkan kinerja pada tahun 2019.

Selama masa kerja Tahun Anggaran 2018, capaian kinerja dari Biro Umum dan

Perlengkapan sudah cukup mampu melaksanakan kegiatan sesuai dengan indikator –



34

indicator kinerja yang telah ditetapkan. Pelaksanaan kegiatan dengan satu instansi yang

bersifat supporting dan melayani pimpinan berjalan dengan baik.

Selama pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 12 bulan selama tahun 2018,

Biro Umum dan Perlengkapan realisasi kegiatan fisik dan keuangan telah berjalan dengan

lebih seimbang karena :

1. Telah terlaksanakan pembayaran – pembayaran SPJ kegiatan yang telah

dilaksanakan.

2. Pencairan pembayaran pada pihak ke 3 telah berjalan dengan lancar.

3. Terlaksananya kegiatan – kegiatan yang dimasukkan dalam anggaran perubahan

tahun 2018

Dalam rangka peningkatan kinerja dan kelembagaan Biro Umum dan Perlengkapan

telah dilaksanakan beberapa upaya penguatan sistem dan akuntabilitas terutama antara

lain :

1. Bagian Umum dan Rumah Tangga

- Membuat perencanaan yang lebih matang dan melaksanakan kontrak – kontrak

kerjasama dengan Pihak ke III atau rekanan, terutama dalam urusan fasilitasi

kegiatan pemerintah daerah.

- Memberikan tugas yang merata kepada seluruh staff secara bergantian sehingga

semua mampu untuk melaksanakan pekerjaan umum terutama yang bersifat

fasilitasi kegiatan pemerintah daerah maupun kepala dan wakil kepala daerah.

- Mengendalikan penggunaan anggaran sesuai dengan anggaran kas yang telah

ditetapkan sehingga akan memberikan pelayanan dan realisasi yang seimbang.

2. Bagian Keuangan

- Mempersiapkan sistem pelaporan yang terintegrasi, baik dari sisi penyerapan

anggaran ( fisik dan keuangan ) maupun dokumen penunjang lainnya.

- Memberikan pelatihan dan ketrampilan tentang pengelolaan keuangan yang lebih

cepat dan efektif.

3. Bagian Perlengkapan

- Membuat regulasi ( peraturan gubernur ) untuk menunjang pelaksanaan fungsi

pengadaan barang/jasa

- Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan lelang dengan lebih cepat dan efektif



35

- Melaksanakan pengadaan kebutuhan sarana dan prasarana aparatur, kantor,

rumah jabatan/dinas dengan lebih baik

- Mengkoordinasikan kegiatan kegiatan di lingkungan Sekretariat Provinsi

Kalimantan Utara dengan pihak – pihak yang terkait, agar semua pekerjaan bisa

lebih tertata dan berjalan dengan lebih baik

3.3 Capaian – capaian di Perjanjian Kinerja

Secara umum target yang telah ditetapkan pada awal perjanjian kinerja antara

Kepala Biro Umum dan Perlengkapan dengan Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan

Utara telah terlaksana dengan baik. Semua kegiatan telah berhasil dilaksanakna sesuai

dengan perencanaan yang ada.

Adanya perkembangan kebutuhan di tengah tahun anggaran juga telah bisa

diakomodir di anggaran perubahan tahun 2018. Pelayanan kepada pimpinan dapat

berjalan dengan baik dan lancar.

Secara keseluruhan, realisasi kegiatan anggaran bisa tercapai lebih dari 80%. Hal

ini menunjukkan bahwa kinerja Biro Umum dan Perlengkapan dapat berjalan dengan baik

sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing – masing.

3.4 Permasalahan dan Solusi

Selama tahun 2018 dalam setiap pelaksanaan kegiatannya akan selalu ditemukan

permasalahan – permasalahan dan solusi yang akan terus menjadikan pembelajaran

untuk menjadi lebih baik, efektif dan efisien.

Permasalahan yang dijumpai pada setiap bagian terkait dengan penyerapan

anggaran pada dasarnya hampir sama meskipun pada setiap bagian memiliki

permasalahan tersendiri, akan tetapi secara garis besar permasalahan-permasalahan

tersebut adalah sebagai berikut :



36

1. Adanya keterlambatan penetapan APBD yang mengakibatkan serapan anggaran

untuk triwulan pertama menjadi lamban;

2. Beberapa bagian sudah melaksanakan kegiatan, namun masih ada kegiatan

mengalami perlambatan saat melakukan proses pembayaran dikarenakan masih

dalam proses pengerjaan pihak Ke III ;

Seringkali di lapangan menemukan peluang dan tantangan yang merupakan faktor

eksternal yang akan mempengaruhi organisasi dalam mencapai tujuan. Peluang yang ada

kedepannya dapat memberikan kesempatan pada Biro Umum dan Perlengkapan untuk

terus berkembang.

Peluang-peluang tersebut antara lain :

1. Komitmen Pimpinan;

2. Kebijakan Pemerintah dalam mengembangkan Good Governance;

3. Sarana dan Prasarana yang tersedia telah didukung dengan teknologi yang sudah

maju

4. Pelatihan dan sertifikasi keahlian dalam rangka peningkatan kapasitas sumber daya

aparatur

Biro Umum dan Perlengkapan sebagai unit pendukung pelayanan pimpinan dan

kesekretariatan kedepannya juga akan menghadapi tantangan yang cukup berat dalam

memberikan dukungan terhadap kesuksesan tugas-tugas Kepala Daerah dan Wakil

Kepala Daerah. Adapun tantangannya antara lain :

1. Perubahan zaman menuntut organisasi untuk bergerak cepat, mudah dan

transparan;

2. Pelayanan publik dengan standar pelayanan prima;

3. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang masih rendah;

4. Sarana dan prasarana yang masih terbatas;

5. Pemanfaatan teknologi yang belum optimal.

Berkenaan dengan permasalahan - permasalahan diatas maka Biro Umum dan

Perlengkapan akan melakukan beberapa alternatif penyelesaian masalah yang antara

lain :



37

1. Meningkatkan pembinaan dan pengawasan yang lebih intensif terhadap pihak ke III

yang berhubungan langsung dengan pengelolaan kegiatan;

2. Melakukan kordinasi yang erat dengan pihak ke III penyelesaian pekerjaan telah

sesuai dengan peraturan yang ada di sekretariat daerah guna melancarkan proses

pencairan dan pertanggungjawaban;

3. Melaksanakan evaluasi terhadap semua kegiatan terkait penjadwalan pelaksanaan

kegiatan ;

4. Mensinergikan sumber daya yang ada untuk mendukung pelaksanaan kegiatan

lingkup Biro Umum dan Perlengkapan ;

5. Melaksanakan pengadaan kebutuhan sarana dan prasarana yang lebih baik

6. Memberikan pelatihan, bimbingan dan pendidikan formal demi peningkatan kapasitas

sumber daya aparatur

Rencana tindak lanjut dan solusi ini diharapkan akan dapat meningkatkan kinerja

Biro Umum dan Perlengkapan kedepannya, sehingga mampu mewujudkan Visi dan Misi

Organisasi. Biro Umum dan Perlengkapan tetap berkomitmen untuk melaksanakan fungsi

kerjanya dengan lebih optimal dan lebih baik di masa yang akan datang dalam rangka

mewujudkan Kaltara Terdepan.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kegiatan – kegiatan yang sudah dianggarkan di program kegiatan Biro Umum dan

Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Utara telah terlaksana dengan

capaian rata – rata diatas 80% untuk setiap kegiatan. Kegiatan – kegiatan terealisasi baik



38

fisik pekerjaan maupun realisasi keuangannya. Capaian kinerja ini didukung oleh

kebijakan pejabat Kepala Biro Umum dan Perlengkapan yang telah menginstruksikan

kepala seluruh staf untuk dapat memaksimalkan penyerapan pagu anggara secara efisien

dan terencana.

Dengan Anggaran Belanja Biro Umum dan Perlengkapan pada Tahun Anggaran

2018 sebesar Rp. 65.366.727.470,00 ( Enam puluh lima miliar tiga ratus enam puluh

enam juta tujuh ratus dua puluh tujuh ribu empat ratus tujuh puluh rupiah ) pada anggaran

murni dan sebesar Rp. 68.266.727.470,00 (Enam puluh delapan miliar dua ratus enam

puluh enam juta tujuh ratus dua puluh tujuh ribu empat ratus tujuh puluh rupiah ) pada

anggaran perubahan sampai akhir Bulan Desember 2018 terealisasi sebesar Rp.

57.280.456.831,39 ( Lima puluh tujuh miliar dua ratus delapan puluh juta empat ratus lima

puluh enam ribu delapan ratus tiga puluh satu koma tiga puluh sembilan rupiah ) atau

sekitar 83,91 % sementara realisasi fisik dapat tercapai sebesar 85,37 %.

Hal – hal yang berkaitan dengan kendala dan hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan – kegiatan pada Biro Umum dan Perlengkapan pada tahun 2018 akan selalu

menjadi catatan bagi setiap pengguna anggaran di setiap bagian. Hal ini penting sebagai

bentuk evaluasi untuk proses sinkronisasi dengan keseluruhan bagian pada tahun –

tahun berikutnya agar bisa mewujudkan kinerja yang lebih efektif, akuntabel dan efisien.

Demikian Laporan ini disampaikan sebagai wujud pertanggungjawaban

penyelenggaraan program dan kegiatan yang telah direncanakan pada Biro Umum dan

Perlengkapan pada Tahun Anggaran 2018. Semua hal yang menjadi evaluasi dan kritik

akan diterima dengan lapang dada demi peningkatan kinerja pada masa mendatang.

.



39

LAMPIRAN - LAMPIRAN

bab i pendahuluan - e-sakip.kaltaraprov.go.idorganisasi dan tata kerja sekretariat daerah provinsi...

Documents