bab i pendahuluan 1.1latar belakang masalahstorage.jak-stik.ac.id/students/paper/penulisan...
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sebagai mana diketahui bahwa administrasi persediaan bahan baku mempunyai
arti penting bagi suatu perusahaan dengan didukung kemajuan dibidang komputer,
diharapkan informasi persediaan bahan baku yang ada dan tersedia dapat di ketahui
dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, dimana data–data bahan baku tersedia telah di
masukan kedalam suatu system komputer.
PT TUNTEX adalah sebuah perusahan yang bergerak di bidang tekstil untuk
mendukung kegiatan perusahaan maka dibuat sebuah aplikasi persediaan bahan baku
dengan menggunakan metode lifo, karena kegiatan yang ada di dalam perusahaan
masih menggunakan system manual hal ini jelas kurang maksimal untuk mendukung
kegiatan perusahaan yang kian maju dan berkembang.
Untuk diperlukan sebuah system persediaan bahan baku yang baik untuk
membantu pelaksanaan tugas dalam memberikan pelayanan dan kualitas yang baik
kepada konsumen, dengan cara melakukan pengolahan data persediaan bahan baku
dengan menggunakan program Visual Basic. 6.0
1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan.
Adapun maksud dan tujuan penulisan adalah untuk memecahkan kekurangan–
kekurangan yang ada pada PT. TUNTEX yang mendukung perusahaan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dari persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX.
1
1.3. Pembatasan Masalah
Adapun batasan masalah yang akan dibuat adalah berkisar mengenai proses
persediaan bahan baku PT. TUNTEX yaitu dengan cara membuat benang pilamen
menjadi kain jadi, sehingga erat hubungannya dengan bahan bakuyang ada digudang
dan untuk menganalisa sejauh mana system yang berjalan, apakah bekerja eceran
efisien dan optimal.
1.4. Metode Penulisan
Dalam menyusun penelitian ini penulis menggunakan dua metode penelitian
yaitu :
a) Studi Pustaka
Dalam studi pustaka yang dilakukan, penulisan membaca. Buku – buku dan
literature yang berhubungan dengan penulisan ini.
b) Studi Lapangan
Penulisan melakukan interview dan Tanya jawab kepada PT. TUNTEX untuk
mendapatkan data persediaan barang yang diperlukan dalam penulisan
penelitian.
1.5. SISTEMATIKA PENULISAN
Sebagai gambaran tentan penulisan laporan ini, penulis akan menguraikan
secara garis besar tentang bab-bab yang akan dibahas yaitu sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab I penulisan membuat bagaimana latar maasalah,
maksud, dan tujuan penulisan, pembatasan masalah, metode
penelitian dan sistematika penulisan.
2
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab II penulisan membuat penjelasan mengenai pengertian
system, basis data, perancang system konsep DFD, konsep ERD,
Normalisasi dan tentang dasar persediaan (inventori). Sekilas
tentang Microsoft Visual Basic 6.0.
BAB III ANALISA MASALAH
Dalam bab III menjelaskan sekilas tentang perusahaan, sejarah
perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem yang berjalan
yang ada pada sistem Persediaan bahan baku PT. TUNTEX. serta
kendala yang di hadapi.
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
Dalam bab IV penulisan membuat penjelasan tentang system
informasi persediaan, data flow Diagram (DFD), Entity
Realtioship Diagram (ERD), Normalisasi, Disain input, Output
program dan struktur program.
BAB V PENUTUP
Merupakan bagian akhir penulisan berisi tentang kesimpulan dan
sarana penulisan.
3
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Pengertian Sistem menurut Gordon B. Davis (1974:81) adalah kumpulan
elemen-elemen yang terinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Robert N. Anthony).
2.1.2. Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Robert A. Leiteh, dan K. Roscoe Davis Jogiyanto 1990)
adalah suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat
manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
2.2. Basis Data
Pengertian data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu
dengan yang lainnya yang tersimpan, disimpan luar komputer dan perangkat lunak
untuk memanipulasi. Tujuan dari basis data adalah mempermudah pemciptaan
struktur data dan membebaskan program dari masalah penyusunan file yang tidak
terstruktur, sehingga memudahklan dalam mendesain dan menyiapkan suatu data
base yang dapat dipergunakan oleh sejumlah program aplikasi yang berlainan.
4
2.3. Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan system adalah memberikan gambaran secara umum
kepada pemakai system yang baru akan dibuat. Rancangan ini secara umum
mengidentifikasikan komponen-komponen system yang dirancang secara rinci dan
detail, salah satu tehnik yang dirancang adalah desain system berbentuk diagram
kontek dan data flow diagram (DFD).
2.4. Data Flow Diagram (DFD)
Adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional system untuk
menggambarkan system sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan
satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun komputerisasi. Simbol-
simbol yang digunakan data flow diagram (DFD) yaitu :
Entitas (Entity) :
Digunakan untuk symbol keadaan eksternal untuk
menunjukkan tempat asal (sumber) data tempat dan tujuan
data.
Alur Data (Data Flow)
Digunakan untuk menunjukkan aliran data
PROSES
Digunakan untuk menunjukkan proses secara manual atau
otomatis.
5
PENYIMPANAN (Data Store
Digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan
informasi (objek).
2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu model jaringan yang menggambarkan susunan data yang
disimpan dalam sistem secara abstrak atau alat yang digunakan untuk
menggambarkan keterhubungan antara suatu entitas atau kesatuan dengan entitas
yang lain dimana masing-masing entitas mewakili atributnya sendiri-sendiri. Simbol-
simbol yang digunakan dalam ERD yaitu :
ENTITAS
Orang, tempat, kejadian atau konsep informasi yang
dicapai.
RELATIONSHIP
Relasi adalah hubungan yang terjadi antara entitas.
ATRIBUT
Atribut adalah cirri yang membedakan antara entitas
dengan entitas lain.
2.6. NORMALISASI
Normalisasi adalah sebuah upaya untuk memperoleh basis data dengan struktur
yang baik yang ruang penyimpanannya efisien dengan cara menerapkan sejumlah
6
aturan dalam bentuk normal satu, dua, tiga. Dimana aturan-aturan dari normalisasi
adalah sebagai berikut :
• Normalisasi satu (1NF) terpenuhi jika sebuah table memiliki atribut bernilai banyak
dari satu atribut dengan dominan nilai yang sama.
• Normalisasi dua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah table semua atribut yang tidak
termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional.
• Normalisasi tiga (3NF) merupakan criteria alternatif jika criteria BCNF yang ketat
tidak dapat terpenuhi.
2.7. Definisi Persediaan
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan
dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha tertentu atau persediaan barang
yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan barang baku
yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
2.7.1. Jenis-jenis Persediaan Menurut Fungsinya
• Batch Stock / Lot Size Inventory
Persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahan barang
dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan.
• Fluctuation stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang tidak dapat diramalkan.
• Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang
dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu
7
tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan
yang meningkat.
2.7.2. Jenis-jenis persediaan menurut posisi barang
• Persediaan bahan baku
• Persediaan bagian produk / komponen yang dibeli
• Persediaan bahan pembantu atau penolong
• Persediaan barang setengah jadi / barang dalam proses
• Persediaan barang jadi
2.7.3. Pengawasan Persediaan
Tujuan dari pengawasan persediaan
1. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan
2. Menjaga persediaan agar stabil
3. Menghindari pembelian kecil-kecilan
4. Pemesanan barang yang ekonomis
2.8. Biaya-biaya Persediaan
Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan biaya
variable berikut ini dipertimbangkan :
1. Biaya penyimpanan (Holding Cost / Carrying Cost) yang terdiri atas
biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan.
2. Biaya pemesanan/pembelian (Ordering Cost / procurement Cost) yaitu pada
umumnya biaya pemesanan diluar biaya bahan dan potongan kuantitas tidak
naik bila kuantitas pesanan bertambah besar.
3. Biaya penyiapan (Manufacturing Cost) set up cost yaitu apabila bahan tidak
dibeli tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik atau perusahaan.
8
4. Biaya kehabisan / kekurangan bahan (Shortage Cost) adalah biaya yang timbul
apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan barang.
2.9. Metode Dasar Gudang
Gudang adalah bagian dari proses alur perusahaan bukan hanya tempat
penyimpanan tetapi gudang yang benar-benar bisa dimanfaatkan. Dalam proses
industri gudang dapat dibedakan yaitu :
• Gudang operasional adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan segala
perlengkapan bahan baku / barang jadi.
• Gudang perlengkapan adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan
perlengkapan yang diperlukan tetapi tidak menjadi produk akhir.
2.10. Pengertian Visual Basic
Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk
membuat apikasi windows yang berbasis grafis GUI (graphical user interface).
Visual basic merupakan event driven programming (pemrograman terkendali
kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa
event atau kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih dan lain–lain). Ketika event
terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (procedure event) akan dijalankan.
2.10.1. Sejarah Singkat Visual Basic
• Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 yaitu
program Visual Basic untuk DOS dan untuk Windows.
• Visual Basic 3.0 diperkenalkan pada tahun 1993.
• Visual Basic 4.0 diperkenalkan pada tahun 1995.
• Visual Basic 6.0 diperkenalkan pada tahun 1998.
9
2.10.2. Struktur Aplikasi Visual Basic.
• Form – windows atau jendela untuk membuat user interface atau
tampilan.
• Control – tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk
membuat interaksi dengan pemakai.
• Properties – Nilai atau karateristik yang dimiliki oleh sebuah objek
visual basic.
• Metode – serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek
yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
• Prosedur kejadian – kode yang berhubungan dengan suatu objek.
• Prosedur umum – kode yang tak berhubungan dengan suatu objek.
• Modul – kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variable dan
definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi
2.10.3. Tampilan layar Visual Basic.
• Main windows (Jendela Utama) terdiri dari title bar (baris judul),
menu bar, dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi
visual basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu
drop-down yang dapat mengontrol operasi dari lingkungan visual
basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang mewakili perintah yang
ada di menu.
Gambar 2.1 Tampilan Toolbar
• Form
10
Jendela Form adalah daerah kerja utama,dimana akan dibuat program –
program aplikasi Visual Basic.
Gambar. 2.2. Jendela Form
• Project Explorer
Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file
didalam V isual Basic.
Gambar. 2.3. Project Explorer
• Toolbox
Toolbox adalah kotak peranti yang mengandung semua objek atau
kontrol yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi.
11
Gambar 2.4. Toolbox
• Jendela Properties
Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi
mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic.
Gambar 2.5. Jendela properties
• Form Layout Window adalah jendela yang menggambarkan posisi dari
form yang ditampilkan pada layar monitor.
12
Gambar 2.6. Form Layout
• Jendela Code
Jendela Code adalah salah satu jendela yang penting didalam Visual
Basic. Jendela ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-
instruksi untuk aplikasi Visual Basic.
Gambar 2.7. Code Windows
13
BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Sekilas Gambaran Umum Perusahaan
PT. TUNTEX adalah perusahaan yang bergerak di bidang textil, dalam proses
produksinya PT. TUNTEX mempergunakan tiga jenis bahan baku yaitu Wool, Foy
(FULL ORIENTED YARE) dan Poy (PREE ORIENTEDYARE) ketiga jenis bahan
baku tersebut mempunyai berbagai macam tipe yang nantinya akan digabungkan
dengan tiap tipe jenis bahan baku yang berbeda mejadi sebuah kain dengan sifatnya
yang lentur yang berpariasi.
Adapun jenis benang yang akan di gunakan adalah foy, karena jenis benangnya
tidak dapat ditarik-tarik atau mudah kusut sehingga dapat menghasilkan kain yang
kuat. Sedangkan jenis benang poy dapat diolah menjadi bahan yang lentur dan halus
tidak mudah panas, oleh karena itu kedua jenis bahan baku tersebut dapat disatukan
dalam pengolahan maka akan menghasilkan kain yang berkualitas bagus.
Dalam memenuhi persediaan bahan baku PT TUNTEX melakukan kerjasama
dengan supplier yang ada di dalammaupun di luar negeri, hal itu disebabkan tidak
semuan bahan baku didapatkan di dalam negeri, adapun bentuk kerjasama dengan
dua PT yaitu PT TUMYUNG dan PT HISOTIK Tangerang untuk mendapatkan jenis
benang tertentu dan PT. TUNTEX pun mendatangkan dari luar negeri seperti
Thailand untuk bahan baku TSSNYLON, dan Jepang bahan baku ASAHI dan
WOOL. Agar PT. TUNTEX dapat selalu menjaga kepercayaan konsumen dan
menjaga kualitas mutu, sehingga menjadi benang matang ke proses akhir menjadi
kain jadi, semua dikerjakan dengan teliti aga dapat mempertahankan keindahan
14
kualitas kain yang akan menghasilkan kain yang kuat tidak panas dan warnanya tidak
luntur.
Adapun pemasaran yang akan di produk PT. TUNTEX kepada konsumen yang
ada di dalam neregi karena selain memiliki konsumen PT. TUNTEX memiliki took
khusus yang menjadi produk kain, dan juga melayani pemesanan dari tiap pelanggan
yang ada di luar negeri seperti Singapore, Malaysia, Korea dan setiap pembeli
menggunakan mata uang dolar.
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Berdirinya perusahaan pada tahun 1986 di pimpin oleh Jimmy Lie sejak
awal berdirinya beliau sudah bertekad ingin membantu Pemerintah dalam hal
penanganan pengangguran yang semakin meningkat karena kurangnya
lapangan pekerjaan yang tersedia sehingga beliau membuat inisiatif untuk
mendirikan sebuah usaha di bidang textil yang berlokasi di Jl. Raya Serang
Km.20 Tangerang.
Disinilah usaha mulai dirintis yaitu dengan didatangkannya mesin-
mesin pengolah benang, cucu dan tenun dari luar negeri Korea. Berikut
adalah perkembangan PT. TUNTEX di jalan raya Serang Km.20 Tangerang
memiliki karyawan berjumlah 150 orang dan hanya memproduksi kain tenun,
jumlah mesin yang dibeli hanya 4 buah mesin FT (False Twist) yang
digunakan untuk mematangkan benang dan 15 buah alat pemintal :
1. Tahun 1989 : PT. TUNTEX mempunyai karyawan sebanyak 250
orang.
15
2. Tahun 1990 : PT. TUNTEX memiliki karyawan sebanyak 1400
orang dan menambah jumlah mesin FT yang semula
sejumlah 4 buah dan menjadi 20 buah dan untuk alat
pemintal yang semula berjumlah 15 bertambah menjadi
80 buah.
3. Tahun 1995 : PT. TUNTEX meningkatkan usaha dari produksi kain
tenun perluasan pabrik.
4. Tahun 1998 : PT. TUNTEX membeli mesin tambahan yaitu sebuah
mesin yang digunakan untuk pengolahan benang
dengan cara angin dan air sebanyak 20 buah, mesin
sizing (mesin pendingin benang sebanyak 20 buah,
mesin cucuk (mesin pemilihan benang) sebanyak 10
buah dan mesin deying/finishing (mesin pencelupan
kain ke dalam warna) sebanyak 20 buah.
5. Tahun 2000 : PT. TUNTEX memiliki karyawan sebanyak 1000
orang dan sudah mempunyai 15 toko yang tersebar di
Jakarta dan Tangerang.
3.1.2. Tujuan Dan Misi Perusahaan
1. Memenuhi kebutuhan kain industri textil
2. Meningkatkan reputasi perusahaan memberikan pelayanan kepada
pelanggan dengan kualitas produk yang baik.
3. Membantu Pemerintah dalam mengurangi masalah pengangguran
karena industri ini menyerap tenaga kerja.
16
4. Turut serta dalam memainkan peranan penting perdagangan di
Indonesia.
5. Selalu dinamis dalam mengikuti perkembangana bisnis yang potensial.
3.2. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan
hubungan-hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu
sasaran, secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk bagan yang
memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis wewenang yang ada.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. TUNTEX
3.3. Analisa Dan Perencanaan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
17
DIVISI III DIVISI IIDIVISI I
DIREKSI
ACCOUNTING GENERAL MANAGER
MANAGER PRODUKSI MANAGER PERSONALIA
Umum
Diesel
Water Treatment
Softcleaner
DeyingFinishing
Packing
Gudang Kain
Cucuk
Tenun
Gray
Gudang Benang
Falsetwist
Murata
Sizing
3.3.1 Perencanaan
Perencanaan merupakan proses awal dalam pengembangan sebuah
sistem. Oleh sebab itu dilakukan proses pengembangan sistem informasi.
Sistem informasi yang direncanakan akan dikembangkan adalah sistem
informasi persediaan bahan baku, tahap perencanaan bertujuan untuk
memberikan arah dari proses pengembangan sistem. Pada tahap ini akan
diketahui pengembangan yang hendak dilakukan dan bagaimana tampilannya
yang akan dihasilkan serta yang diinginkan dari sistem yang akan dibuat.
Alasan ditetapkannya suatu rencana pengembangan sistem informasi
pada PT. TUNTEX adalah dengan melihat kondisi yang ada dimana PT.
TUNTEX masih dirasakan adanya suatu kendala dalam pengolahan data,
sehingga perlu dilakukan pengembangan sistem informasi. Dengan
direncanakan pengembangan sistem informasi ini, diharapkan dapat
membantu proses kinerja PT. TUNTEX.
3.3.2. Analisa Sistem
Setelah tahap perencanaan dilakukan maka dilanjutkan dengan analisa
sistem. Analisa sistem dapat dilakukan untuk memberikan gambaran
mengenai prosedure sistem yang sedang berjalan, dan pada saat ini sistem
informasi persediaan bahan baku yang ada pada PT. TUNTEX meliputi
proses penerimaan, proses Stok Opname.
A. Prosedure atau system yang sedang berjalan pada PT. TUNTEX.
18
Sistem persediaan bahan baku yang ada di PT. TUNTEX saat ini
yang meliputi adalah :
1. Proses penerimaan dan penyimpanan barang (bahan baku)
2. Proses pengeluaran.
3. Proses Stok Opname
Proses penerimaan dan penyimpanan barang (bahan baku)
1. Bahan baku yang diterima terlebih dahulu diperiksa dan didata,
kemudian dimasukkan kedalam gudang penyimpanan.
2. Setelah bahan baku masuk kedalam gudang penyimpanan maka
akan di lakukan pengaturan.
3. Setelah bahan baku diatur maka akan dilakukan pemberian label.
4. Setelah semua proses dilakukan maka akan di laporkan ke
manager.
Proses pengeluaran
1. Dalam proses pengeluaran, bagian produksi melakukan perdataan
dan permintaan bahan baku.
2. Setelah itu akan dilakukan proses perhitungan.
3. Setelah semua proses dilakukan maka akan di laporkan ke
manager.
Proses Stok Opname
1. Dalam proses stok opname di lakukan pendataan di gudang
terlebih dahulu
2. Setelah itu akan dilakukan proses perhitungan.
3. Setelah semua proses dilakukan maka akan dilaporkan ke
manager.
19
3.3.3. Permasalahan pada Sistem yang sedang berjalan
Setelah melakukan analisa terhadap system yang sedang berjalan pada
PT. TUNTEX, maka dapat diketahui permasalahan yang terdapat didalam
system persediaan bahan baku yaitu :
1. Sistem informasi persediaan bahan baku yang ada di PT. TUNTEX saat
ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel sebagai pengolahan dan
penyimpanan datanya, sehingga menyulitkan proses pengolahan dan
penyediaan, disamping itu apabila dalam aplikasinya sudah terdapat
banyak data yang disimpan, maka akan menyulitkan pemakaian dalam
melakukan pencarian data yang dibutuhkan saat itu, dan tentu saja akan
memerlukan waktu yang lama sehingga kurang efektif.
2. Sistem Administrasi yang ada di gudang pada saat ini masih
menggunakan kartu persediaan. Kartu persediaaan ini digunakan untuk
mencatat barang yang tersedia digudang dan akan dikurangi jumlahnya
apabila terjadi mutasi keluar bahan baku. Didalam kartu persediaan juga
dicantum sisa bahan baku yang masih tersedia digudang hal ini. Kurang
efisien karena akan memerlukan banyak kartu persediaan sesuai jumlah
nama bahan baku yang ada di gudang. Disamping itu dalam menyiapkan
informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akan membutuhkan waktu
yang lama, hal ini mempengaruhi efektifitas proses produksi.
3.3.4. Pemecahan masalah
20
Dengan melihat permasalahan yang terdapat didalam system informasi
persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX maka akan diberikan pemecahan
masalah sebagai berikut :
1. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa Visual Basic 6.0 sebagai system
manajemen data basenya, yang diharapkan dapat melakukan pengolahan
dan penyimpanan data dengan lebih cepat dan efektif.
2. Untuk mengantisipasi tingginya kebutuhan pengolahan data transaksi
keluar masuk barang, sehingga mampu mendukung penyediaan
informasi akurat maka system persediaan bahan baku mesti didukung
oleh suatu system aplikasi komputer.
Diagram Aliran Data
Daftar_ord_brg F.Order_Barang
Jml_psn_brg Kirim_Barang+ Faktur_Tagih
Srt. PersetujuanPemesanan laporanBarang
Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
a. Diagram Level 1.
21
Departemen Produksi
ManagerProduksi
Suplier
SistemInformasiPersediaan
Bahan BakuTextile
Daft_Order_BrgData_brg
Barang
kd_brgLaporan
Jumlh_brg_ygdipesan
Faktur_order_brg dt_SupplierSupplier
Kd_SupplierF_kirim_brg
Dt_brg_yg_dipesan
Kd_kirimJmlh_brg + Faktur_Tagihanyg_dipesan
Lap_dat_brg_yg_diterimaSrt_persetujuan_pemesanan_brg
laporan
Gambar 3.3. DFD Level 1 Proses Persediaan Bahan Baku
1. Proses Cek Order Barang
Departemen Produksi melakukan pemesanan barang dengan terlebih
dahulu memeriksa status barang-barang yang akan dipesan, kemudian
membuat daftar pemesanan barang berdasarkan data barang yang ada
yang mengacu pada kode barang.
22
Departemen Produksi
Supplier
1Cek
OrderBrg
2Pemesanan
Barang
3Pengiriman
barang
4Pembuatan
Laporan Manajer_Produksi
2. Pemesanan Barang
Setelah daftar pemesanan barang telah di buat oleh Departemen
Produksi kemudian melakukan pemesanan pada Supplier, setelah
Supplier menerima faktur pemesanan barang selanjutnya Supplier
mengirimkan barang yang dipesan beserta faktur pengiriman barang.
3. Pengiriman Barang
Barang-barang yang dikirim oleh Supplier di masukkan dalam data
pengiriman barang oleh bagian Produksi.
4. Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan bagi manager produksi berdasarkan data barang
yang diterima.
3.4. Racangan Basis Data
Untuk merancang basis data yang baik, dalam arti bisa menyusun data
sesuai dengan pemakai, dapat dipakai analisa entity dan relationship diagram.
Metode ini merupakan cara yang mudah untuk membuat model dari persepsi
kita tentang keadaaan data yang sebenarnya, hasil dari permodelan dengan
menggunakan analisa entity dan relationship diagram tersebut dengan
Diagram-ER, yang dapat dengan mudah ditranformasikan ke bentuk struktur
file yaitu sebuah basis data, yang kaitannya dengan basis data relation
struktur file diatas dinamakan relasi/table.
Dengan demikian untuk merancang basis data yang baik, pertama-tama
dibutuhkan kemampuan untuk dapat memanfaatkan analisa dan relationship
diagram dengan baik kemudian dapat mentransformasikan kedalam struktur
file (table/relasi), dan akhirnya melakukan normalisasi terhadap relasi yang
23
ada untuk menghilangkan kemungkinan terjadinya onomaly pada saat basis
data rancangan tersebut dimanfaatkan.
3.4.3. Diagram E-R
I N
Gambar 3.4. Diagram E-R Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
3.4.4. Normalisasi
24
BarangKirimBaran
g
Supplier
Kode_Supplier
Nama_Supplier
Alamat
Tgl_kirim
No_Telp
Kd_Kirim
Quantity
Quantity
Nama_Barang
Kode_Barang
Harga_Barang
1 NF
2 NF = 3 NF
25
Kode_Supplier
Nama_Supplier
Alamat
Telepon
Tgl_Kirim
Kd_Kirim
Kode_Supplier
Kode_Barang
Jumlah
Harga
Kode_Barang
Nama_Barang
Quantity
Harga
Supplier KirimBarang Barang
Gambar 3.5. Skema Relasional Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
Nama Tabel : Data Supplier
Primary Key : Kode_Supplier
No Nama Field Tipe Data Size Keterangan1 KodeSupplier *) Text 8 Field kunci2 NamaSupplier Text 203 Alamat Text 504 Telepon Text 12
Nama Tabel : Barang
Primary Key : Kode_Barang
No Nama Field Tipe Data Size Keterangan1 Kode_Barang *) Text 8 Field kunci2 Nama_Barang Text 203 Quantity Number Long integer4 Harga currency 8
Nama Tabel : Kirim Barang
Primary Key : KodeKirim
26
*Kode_Barang
Nama_Barang
Quantity
Harga
*Kode_Supplier
Nama_Supplier
Alamat
Telepon
Tgl_Kirim
*Kd_Kirim
Kode_Supplier
Kode_Barang
Jumlah
Harga
Foreign Key : Kode_Supplier, Kode_Barang
No Nama Field Tipe Data Size Keterangan1 Tgl_Kirim Date/Time Medium Date2 KodeKirim *) Text 8 Field kunci3 KodeSupplier Text 5 Kunci acuan4 KodeBB Text 5 Kunci acuan5 Jumlah Number Long integer
3.4.5. Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-
ulang perlu diorganisasikan kembali, proses untuk mengorganisasikan
file untuk menghilangkan grup elemen-elemen yang berulang-ulang ini
disebut normalisasi.
a. Unnormalisasi
BahanBaku = {Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga}
Kirim_Barang = {Tgl_Kirim, Kd_Kirim, Kode_Supplier,
Kode_Barang, Jumlah, Harga}
Supplier = {Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}
b. Normalisasi Bentuk Pertama (1NF)
Tahap pertama melakukan normalisasi bentuk pertama yaitu
menghilangkan beberapa grup elemen berulang-ulang menjadi
satu tunggal yang berinteraksi pada suatu table.
Barang = {Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga}
Kirim_Barang = {Tgl_Kirim, Kd_Kirim, Kode_Supplier,
Kode_Barang, Jumlah, Harga}
Supplier = {Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}
c. Normalisasi Bentuk Kedua (2NF)
27
Normalisasi bentuk kedua yaitu menghilangkan beberapa
bagian ketergantungan fungsional atau dengan kata lain apabila
sudah berada pada 1NF setiap atribut yang bukan kunci tergantung
pada kunci utama.
Barang = {*Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga}
Kirim_Barang = {Tgl_Kirim, *Kd_Kirim, Kode_Supplier,
Kode_Barang, Jumlah, Harga}
Supplier = {*Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}
d. Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF)
Normalisasi bentuk ketiga yaitu menghilangkan beberapa
bagian ketergantungan transitif/dengan kata lain apabila sudah
berada pada 2NF setiap atribut yang bukan kunci tergantung pada
kunci utama.
1.2 Perancangan Sistem Secara Rinci
28
1.2.1 Perancangan Layar Dialog
1. Layar Password
Perancangan tampilan password sangat penting dalam suatu sistem,
password digunakan untuk membuka sistem.
Gambar 3.7. Tampilan layar Password
2. Layar Pembuka
Layar Pembuka yang dibuat sangat sederhana.
Gambar 3.9 Tampilan Selamat Datang
3. Layar Menu Utama
Layar Menu Utama yang dibuat juga sangat sederhana.
29
Gambar 3.9. Tampilan Menu Utama
1.2.2 Perancangan Masukan (input)
Rancangan masukan (input) dalam pemrogramman ini terdiri dari form data
barang, dll.
a. Tampilan input Data Barang
Gambar 3.10. Tampilan Input Data Barang
b. Tampilan input Data Supplier
30
Gambar 3.11. Data Supplier
c. Tampilan input data Faktur Pembelian
Gambar 3.12. Pembelian Barang
1.2.3 Rancangan Keluaran (output)
31
Rancangan keluaran (output) yang dibuat berupa laporan yang akan diberikan
kepada manajer.
a. Laporan Data Barang
Gambar 3.13. Laporan Data Barang
1.3 Konfigurasi Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
1.3.1 Perangkat Lunak
Keperluan minimal perangkat lunak untuk menjalankan program Sistem
Informasi Pembelian adalah Sistem Operasi Windows 9x, NT Workstation, Me,
2000 Profesional, Xp.
1.3.2 Perangkat Keras
Keperluan minimal perangkat keras untuk menjalankan Sistem Informasi
Pembelian adalah :
1. Prosessor 166
2. Memory Ram 32 Mb
3. Memoty VGA 2 Mb
4. Hard Disk tersisa 500 Mb
1.3.3. Menu Utama
32
Program yang akan dikembangkan untuk proses pelayanan administrasi
persediaan barang adalah dari menu-menu yang dimuat, yakni :
Gambar 3.6. Struktur Program Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
BAB IV
P E N U T U P
33
Layar Password
Layar Pembuka
Layar Utama
BarangSupplierKeluar
Laporan Barang Laporan SupplierLaporan
Retur
Hak Cipta
Tentang Pembuat
Laporan File Transaksi
PembelianBarangRetur Pembelian Barang
4.1. Kesimpulan
Setelah melakukan pengamatan langsung pada system informasi persediaan
bahan baku yang terdapat di PT. TUNTEX. Maka penulis mencoba melakukan
analaisa system dan dapat di simpulkan sebagai berikut :
1. Sistem pengolahan data persediaan bahan baku yang telah ada perlu di
tingkatkan karena masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan diantaranya
adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirim atau mendapatkan informasi
relatif lama sehingga kurang efektif dalam kelancaran kerja.
2. Proses pembuatan kartu gudang dan proses pembuatan surat jalan yang
dilakukan masih manual.
3. Sistem informasi persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX terdiri dari 3
prosedure yaitu proses penerimaan dan penyimpanan proses pemakaian dan
proses stok opname.
4.2. Saran
Adapun saran yang penulis ajukan setelah melakukan analisis system informasi
persediaan bahan baku yang terdapat pada PT. TUNTEX adalah :
1. Meningkatkan SDM yang ada dengan cara mengadakan pelatihan sehingga
tersedia tenaga yang trampil.
2. Mengikuti perkembangan teknologi dengan cara menyediakan berbagai produk
barang yang menggunakan kualitas yang baik untuk setiap konsumen.
34
DAFTAR PUSTAKA
Fransesco Balena, Programming Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Press, Washington DC,
1999
Fredy Rangkuti, Manajemen Persediaan, Raja Grafindo Persada, Jakarta, Tahun 1995
Gordon B. Davis , Sistem Informasi Manajemen, Tahun 1985
Harianto Kristianto, Konsep dan Perancangan DataBase, Yogyakarta
Tauri D. Manyuzir, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data, PT Elex Media
Komputindo, Jakarta, Tahun 1994
35